MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIA DISTRIBUIDORA LAP

Presentado Por:
Catherine López Cardona

Presentado A:
Instructor Albeiro León Garcés

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Especialización Gestión De Talento Humano Por Competencia
Mayo de 2019
 Tabla de contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................................... 2
OBJETIVOS ......................................................................................................................................... 3
ALCANCE Y APLICABILIDAD ................................................................................................................. 4
NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABLES. ................................................................................................ 5
COMO SE ESTRUCTURA ...................................................................................................................... 6
POLITICSA PARA BUSQUEDA DEL TALENTO HUMANO Y ETAPAS PROCESO .......................................... 7
NOTIFICACION /CREACION DE LA VACANTE ............................................................................................... 8
REVISION/ CREACION DEL PERFIL DEL CARGO ..................................................................................... 9
PERFILES DE COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES ............................................................................ 11
REVISION DE FUENTES DE RECLUTAMIENTO. ........................................................................................... 12
MECANISMOS DE PUBLICACION DE VACANTES ................................................................................. 13
MODELO DE HOJA DE VIDA PROPIA .................................................................................................. 14
DISEÑO DE AVISO DE PUBLICACION .................................................................................................. 16
REVISION DE HOJAS DE VIDA Y MECANISMO DE ANALISIS ................................................................ 17
CREACION DE BASE DE DATOS Y ELECCION DE INSTRUMENTOS ............................................................. 18
REFERENCIACION: LABORAL,ACADEMICA , PERSONAL Y FORMATO ................................................... 19
DECISION DE CONTRATAR / PROMOVER UN CARGO ............................................................................... 20
NOTIFICACION EN CASO POSITIVO , LISTADO DE DOCUEMENTOS VINCULACION ................................ 21
MODELO DE CARTA DE AGRADECIMIENTO. ....................................................................................... 22
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INTRODUCCION
El siguiente manual de selección se realiza con el propósito dar una herramienta a la Distribuidora
LAP, por petición del gerente para estandarizar el proceso de selección de personal a nivel nacional.

Esta actividad sirve a la empresa para conocer mejor el funcionamiento interno por lo que respecta
a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y puestos responsables de su ejecución,
permite auxiliar la inducción del puesto y la capacitación del personal ya que se describen en forma
detallada las actividades de cada puesto.

Es importante recalcar que lo que se pretende es minimizar la brecha existente entre los perfiles de
cargo y la evaluación de competencias convirtiéndolo en una ventaja competitiva sostenible en el
tiempo, siendo a su vez un reto para la organización que deberá enfrentarse al cambio y a un nuevo
aprendizaje y a su vez este manual permitirá que Distribuidora LAP optimice, mejore los procesos
y reduzca gastos.

De esta manera, teniendo todo un manual de selección bien estructurado se podrá tener eficiencia
y eficacia a la hora de reclutar o seleccionar el personal adecuado cumpliendo con los objetivos
que se tienen y sobre todo efectuando las políticas organizacionales establecidas.
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OBJETIVOS

Estructurar un manual de modelo de reclutamiento basado en competencias que cumpla con todas
las normas y políticas institucionales que requiere Distribuidora LAP para el correcto
funcionamiento de su organización y se trabaje en la consecución de los objetivos y metas de la
empresa.

 Recopilar información para determinar las políticas de selección y contratación de la

compañía.
 Especificar de manera concreta y fácil de manejar todos los procesos que llevara el manual
de selección por competencias.
 Establecer las normas que permitan llevar a cabo el proceso de reclutamiento y contratación
de Distribuidora LAP.
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ALCANCE
Este manual permitirá definir todas las normas que regirán el proceso de selección y contratación
de todas las áreas que requieran personal, cubriendo todos los tipos de vinculación, que desarrolle
la entidad, de acuerdo con los parámetros definidos en la normatividad vigente así como la creación
de nuevos perfiles de cargo.

APLICABILIDAD DEL MANUAL

Este manual será aplicado desde la Gerencia General de Distribuidora LAP a todos los cargos de
la compañía será supervisado desde el área de talento humano, además se ubicada en un formato
digital y físico compartido para la consulta general para que todos los jefes de área puedan conocer
las condiciones de ingreso del personal que requieran y se ajusten a cada una de las condiciones.
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NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMIA EN TOMA

DE DECISIONES PROCESOS DE SELECCIÓN,
PROMOCION Y VINCULACION.

El fundamento legal de este manual se basa en el Código Sustantivo del Trabajo, para crear un
nuevo cargo se debe diligencia r un formato el cual debe ser autorizado por el área financiera para
disponibilidad de presupuesto.

La Gerencia General a través del área de Gestión de Talento Humano tiene la responsabilidad de
vigilar todo el personal que ingrese a la Distribuidora LAP cumpla con los perfiles requeridos para
los cargos de la misma.

El área de Gestión de Talento Humano está autorizada ´por la Gerencia General para que tenga
los perfiles de los cargos para atender los requerimientos del personal que se solicite en cada área
ya sea selección, promoción o vinculación.

RESPONSABLES

El área de Gestión de Talento Humano es el responsable del reclutamiento de los candidatos que
se presenten a través de las fuentes ya sea externa o interna; Adicional cada jefe de área de la
organización debe velar por la correcta aplicación de las normas establecidas dentro del manual.

Durante el proceso de reclutamiento y selección la documentación que se genere será protegida por
el área de talento humano con el fin de garantizar su confidencialidad.
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COMO SE ESTRUCTURA
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas por gerencia se
tendrán en cuenta los siguientes aspectos evidencias:

Requerimiento de nuevo personal.

Consulta del perfil del puesto.
Revisión en la base de datos (banco de ofertas).
Comunicación de la vacante por medios de comunicación masivos para reclutamiento
externo y/o carteleras o circulares para procedimientos internos.
Recepción de ofertas y primera selección.
Realización de la entrevista preliminar.
Aplicación de la batería de pruebas.
Verificación de las referencias laborales y personales.
Elaboración de los informes de preselección.
Envío de las ternas preseleccionados a las áreas administrativas involucradas y/o
interesadas.
Entrevista de selección.
Seguimiento de los preseleccionados.
Contratación.
Carta de agradecimiento a los participantes.
Proceso de contratación y admisión.
Presentación del nuevo empleado a la unidad administrativa interesada y su posterior
traslado a la unidad de inducción.
NOTA: Cuando la selección se realiza de forma interna se omiten procesos como toma de
exámenes médicos o referencias personales y laborales.
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POLITICAS PARA LA BUSQUEDA DE TALENTO

HUMANO

El área Gestión de Talento Humano de la Distribuidora LAP tiene como finalidad el mejoramiento
continuo en los procesos de Reclutamiento, Selección, Promoción, Inducción y capacitación del
personal para enriquecer la calidad del trabajo.

ETAPAS DEL PROCESO

A continuación de se enumera las distintas etapas del proceso de selección es necesario darle la
importancia que tienen a cada una de ellas para encontrar el candidato ideal y conseguir que su
adaptación a la empresa sea la idónea para que se encuentra cómo en su puesto de trabajo y rinda
al nivel que se espera.

 Notificación /creación de la vacante.

 Revisión / creación del Perfil del cargo.
 Perfil de las competencias organizacionales.
 Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas
(vinculación)
 Mecanismos de publicación de vacantes.
 Modelo hoja de vida propia.
 Diseño aviso de publicación.
 Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.
 Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
 Creación bases de datos de candidatos.
 Elección de instrumentos de medición.
 Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.
 Formato de referenciación.
 Decisión de contratar / promover a un cargo.
 Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
 Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el
proceso.
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NOTIFICACION / CREACION DE VACANTE

Esta se crea de acuerdo a la necesidad de cada área y lo reportan los jefes de estas si tiene
características especiales como: cargos temporales, practicantes asensos, terminación de contrato,
retiros voluntarios o muerte del colaborador.

Los requerimientos que deben cumplir los candidatos deben coincidir con el perfil del cargo
autorizado por la gerencia de la distribuidora.

Ciudad: Donde se desarrollará la actividad laboral

Área a la cual dependerá el cargo

Competencias y Habilidades que debe tener el candidato que se postule a la vacante.

Conocimientos requeridos para el cargo.

Dedicación laboral o tiempo que tendrá la persona seleccionada.

Tipo de contrato con el que quedará vinculado la persona seleccionada.

Tiempo de experiencia mínima que se requiere para postularse a la vacante.

Formación académica: Técnica, profesional, posgrado

Fecha límite en la que los candidatos podrán postularse a la vacante.

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REVISION / CREACIACION DEL PERFIL DEL CARGO

Es importante tener en cuenta que estos requerimientos deben estar alineados con el manual del
perfil de cargo

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN:
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA:
CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

II. PROPOSITO PRINCIPAL: (Describa la misión del cargo, mediante un enunciado con un verbo,
un objeto de la acción y una condición evaluable, que responda a la pregunta ¿Para qué existe el
cargo en la Organización?

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

(Escriba los nombres de las Normas de (Escriba los nombres de los Elementos de
Competencia correspondientes a este cargo) Competencia de cada Norma de Competencia)

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS (Relacione las funciones para las cuales no se

encontraron NCL, pero que inciden en el cumplimiento del propósito principal, recuerde utilizar la
estructura gramatical verbo+objeto+condición)
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V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES (Especifique los conocimientos correspondientes con el

cargo)

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS ( títulos, certificaciones, constancias relacionadas con el cargo)

DE DESEMPEÑO (Enuncie experiencia, logros y evidencias que el trabajador debe demostrar

para ejercer este cargo.)

Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

CIUDAD:

FECHA DE APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

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PERFIL DE COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

En este punto se describen un conjunto de características, habilidades, actitudes que deben tener
los aspirantes al cargo que ocuparan.

Es importante que esas competencias sean medibles ya que contribuyen al logro de los objetivos
de la Distribuidora, estos deben ser actualizados de manera constante por lo menos 1 vez al año
Dependiendo del entorno del mercado.

Ejemplo:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

 Análisis de situación y manejo de datos.
 Iniciativa.
 Creatividad.
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REVISION DE FUENTES DE RECLUTAMIENTO

INTERNO O EXTERNO

El área de Gestión de talento Humano es el responsable de constituir las técnicas y fuentes de

reclutamiento que utilizara para para integrar del personal a seleccionar esta podría ser
INTERNA O EXTERNA.

INTERNA: (PROMOCION O ASCENSO)

Se Invitan a todos los postulantes dentro de la empresa que estén interesados en

aplicar para dicha vacante, otorgando así una reubicación o ascenso.

EXTERNA: (VINCULACION)

En este proceso la búsqueda se realiza en el exterior. Existen varias posibilidades

en fuentes externas como las bolsas de trabajo, agencias de empleo, empresas de
trabajo temporal, universidades, medios publicitarios y demás .

Se reciben hojas de vida en físico o al correo electrónico quedando en una dase de

datos como aspirantes potenciales.
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MECANISMOS DE PUBLICACION DE VACANTES

Para publicar la solicitud de vacantes ya sean internas o externas se deben tener en cuenta ciertos
mecanismos así:

MECANISMO DE RECLUTAMIENTO INTERNAS:

 Sistemas de registro
 Carteleras internas
 Correos masivos a nivel de empresa
 Publicaciones internas
 Propuesta directa al personal

MECANISMO DE RECLUTAMIENTO EXTERNO:

 Anuncios de empleo en periódicos, redes sociales páginas web de la Distribuidora.

 Agencias públicas de empleo del SENA.
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FORMATO HOJA DE VIDA

1. DATOS PERSONALES

NOMBRE: CATHERIN LOPEZ CARDONA

CÉDULA DE CIUDADANÍA: 29.676.390
ESTADO CIVIL: Casada
DIRECCIÓN: Calle 16 33ª 10 Palmira (Valle Cauca)
TELÉFONOS: 092 2873943
Cel. 3117151725
E-MAIL Catk_10@hotmali.com

2. PERFIL PROFESIONAL

 Genero soluciones por medio de los recursos de oficina disponible.

 Diseño y administro base de datos.
 Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
 Organizar eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo
en cuenta el objeto social de la empresa.

3. ESTUDIOS REALIZADOS

TÉCNOLOGO
TITÚLO OBTENIDO Tecnólogo en Gestión Administrativa

INSTITUCION
CBI SENA PALMIRA
FECHA
Enero 2018
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ESTUDIOS
COMPLEMENTARIOS Administrador en recursos humanos
INSTITUCION CBI SENA
FECHA 2015

3. EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: GESTIONES Y ASESORIAS GH

CARGO: Auxiliar Administrativa
Servicio al Cliente
JEFE INMEDIATO: Diana Patricia González H.
TIEMPO TRABAJADO: 8 meses
TELÉFONO: 092 2813494

EMPRESA: DISECOM INGENIERIA SAS

CARGO: Asistente Administrativa

JEFE INMEDIATO: Noel de Jesús Rivas Zuluaga

TIEMPO TRABAJADO: 5 años
TELEFONO: 3122669646

4. REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRE: Ana Patricia Manrique Vásquez

CARGO Asesora “Excursiones Fidel García”
TELÉFONO: 3336437 Armenia

NOMBRE: Carlos Arturo Valdés

CARGO: Coor Comercial Eje Cafetero
“alimentos friko”
TELÉFONO: 3347495 Pereira Cel. 300 6187283

NOMBRE: Martha Liliana Martínez B.

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DISEÑO DE AVISO PUBLICACION

SOLICITA:

ASESOR COMERCIAL JR

CONOCIMIENTOS EN:

Habilidades comunicativas *Manejo de Mercado *Capacidad de liderazgo

ESCOLARIDAD:
Tecnólogo o Profesional en gestión de mercado

EDAD:
25 a 35 años

EXPERIENCIA MINIMA:
2 años

INTERESADOS ENVIAR HOJAS DE VIDA AL CORREO:

lap@lapsas.com.co
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REVISION DE HOJA DE VIDA/ POSTULACION

INTERNA

La postulación interna es un proceso que busca que los colaboradores de la organización aquellos
que tienen las capacidades y conocimientos que pueden llegar ser ascendido o promovidos a un
nuevo cargo.

Se requiere que el aspirante lleve laborando en la distribuidora por lo menos (6) meses comprobar
por el área de gestión de talento humano la hoja de vida sus conocimientos, educación y experiencia
en dicho cargo; informar al jefe de área el intereses de participar en la convocatoria para contar con
los permisos para el proceso.

El área de Gestión de Talento Humano será el encargado de revisar la hoja de vida del aspirante y
solicitar exámenes si así lo requiere o ser promovido automáticamente.

MECANISMO DE ANALISIS CUMPLE/ NO CUMPLE

LISTA CHEQUEO EVALUACIÓN HOJA DE VIDA
ELEMENTO CUMPLE NO
CUMPLE
DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.
PERFIL PROFESIONAL:
Destaca las habilidades y fortalezas tanto personales como de la carrera.
EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Incluye el nombre de la empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros y
fecha de ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el perfil.
FORMACION:
Incluye título adquirido, Institución Educativa, Fecha de inicio y finalización de
los estudios a los que está haciendo referencia y además ciudad.
FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos que no tengan
una antigüedad mayor a 2 años. Es importante tener en cuenta las materias
complementarias, idioma que maneja y el nivel que tiene en ellos. De igual forma
el manejo de herramientas de sistemas (Programas especializados).
OTROS DATOS DE INTERÉS:
Información sobre deportes, aficiones y distinciones.
REFERENCIAS:
Revise tanto las referencias laborales como las laborales.
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CREACION DE BASE DE DATOS DE CANDIDATOS.

Esta es una herramienta que permite a la empresa ahorrar tiempo de selección, tener una fuente
de almacenamiento de toda la información de los perfiles de los candidatos por tal motivo esta
información debe de estar organizada y custodiada para realizar la mejor toma de decisiones que
sea asertiva y cuantificable

ELECCION DE INSTRUMENTOS DE MEDICION

*Que se quiere medir? Como serán entrevistados?
Todos ellos son instrumentos para obtener información del solicitante al empleo y pueden ayudar
a la organización a decidir si las habilidades, conocimientos y capacidades del solicitante son
adecuados para el cargo solicitado
Algunos de los instrumentos de selección más importantes.

HOJA DE VIDA
PRUEBAS:
 Pruebas de conocimiento.
 Pruebas de desempeño.
 Pruebas psicológicas o de personalidad.

ENTREVISTAS
 Entrevista no dirigida.
 Entrevista estructurada.
 Entrevista situacional.
 Entrevistas para describir comportamientos.
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REFERENCIACION: LABORAL, ACADEMICA,

PESONAL EN COMPETENCIAS

Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.

En este parte se realizan los indicadores de gestión, que le permitirán a la organización llevar un
informe de las habilidades, capacidades, estudios de todos los participantes a ejercer el cargo.

FORMATO DE REFERENCIACION

EMPRESA:
TELÉFONO:
NOMBRE DEL CONTACTO:
PUESTO:
RELACIÓN LABORAL:
TIEMPO LABORADO:
PUESTOS OCUPADOS:
CAUSA DE SEPARACIÓN:
¿CÓMO DESCRIBE SU DESEMPEÑO?

INFERIOR BAJO PROMEDIO ALTO SUPERIOR

INICIATIVA
PUNTUALIDAD
ASISTENCIA
ADAPTABILIDAD
CALIDAD DE TRABAJO
HONRADEZ-RECTITUD
COLABORACION
RESPONSABILIDAD
PROYECCION
ACTITUD HACIA JEFE
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DECISION DE CONTRATAR / PROMOVER A UN

CARGO
La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección, habiendo evaluado
los resultados obtenidos en todo el proceso se elegí el candidato idóneo para el cargo dentro de la
distribuidora. Se debe tener en cuenta el tipo de contrato a utilizar.

 CONTRATO TIEMPO COMPLETO

 CONTRATO TIEMPO PARCIAL

 CONTRATOS POR OBRA

PROMOVER A UN CARGO

Si el candidato elegido es interno, y se realiza la promoción de puesto, esto implica un ascenso a

un puesto superior que conlleva a mayores responsabilidades y un mayor ingreso salarial, por lo
tanto, el análisis de resultados debe estar ligado a todos los factores internos que se puedan medir
de su desempeño durante el tiempo laborado en el desempeño de sus funciones previas, adicional
se debe renovar el contrato con el nuevo cargo y salario.
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NOTIFICACION EN CASO POSITIVO

Se le notifica al aspirante de forma telefónica y por correo electrónico que fue aceptado adicional
se le solicita los documentos de ingreso como los especifico a continuación.

 3 Fotocopias de la Cédula ampliadas al 150%.

 2 fotos fondo azul
 Antecedentes Disciplinarios Policía y Procuraduría.
 2 Certificados Laborales.
 2 Referencias Personales.
 Fotocopia Acta y Diploma de Bachiller \ Profesional \ Técnico y demás.
 Certificado de EPS y AFP vigente (inferior a 30 días).

DOCUMENTOS PARA AFILIAR A BENEFICIARIOS EN EPS Y CAJA DE

COMPENSACIÓN

AFILIACION A HIJOS

 Hijos menores de 7 años: Registro civil legible con Nuip numérico

 Hijos mayores de 7 años: Registro civil legible y copia de la tarjeta de identidad
 Hijos mayores de 12 años: Registro civil legible, copia de la tarjeta de identidad y
certificado de escolaridad

AFILIACION CONYUGUE

 2 fotocopias cédula ciudadanía al 150%

 Registro civil de matrimonio o extrajucio firmado por los dos indicando convivencia y
dependencia.

AFILIACION A PADRES:

 Fotocopia cédula ciudadanía del trabajador y de los padres al 150%

 Registro Civil del colaborador COTIZANTE donde conste el parentesco
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NOTIFICACION EN CASO NEGATIVO

Palmira, 29 de Mayo de 2019

Señorita
Catherine López Cardona
La Ciudad

En nombre la Distribuidora LAP S.A.S queremos agradecerle su interés y participación en el

proceso de selección adelantado en nuestra empresa.

Si bien por las necesidades actuales de la Distribuidora y para este cargo en específico no fue
seleccionada, estamos seguros que por sus cualidades personales y laborales podemos contar con
usted en futuros procesos.

De nuevo muchas Gracias

Cordialmente,

Carolina Prieto
Coordinadora de Talento Humano