FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Administración:

 Asume responsabilidad en la planificación, coordinación, control,

organización y operaciones.
 Tiene la obligación de comunicar todas las novedades o cambios a su
superior inmediato.
 Debe mantener al día los programas de trabajo de su departamento.
 Debe supervisar el cumplimiento de las tareas de organización, trabajo
cotidiano y los sistemas de control.

FUNCIONES DE LAS ÁREAS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN.

Compras:

 Archivar y mantener los expedientes de compras, los cuales pueden estar

conformados por:
 Requisición
 Formatos Solicitud de Cotización
 Cotizaciones del Proveedor
 Orden de Compras
 Aviso de Recepción
 Nota de envío o transferencia interna
 Contemplar la elaboración, seguimiento y control de cualquier Orden de
Compra o de Trabajo, desde su requerimiento hasta el pago de la misma.

 Enviar a Oficina Central las diferentes Requisiciones o Proposiciones donde

se requieran bienes y servicios, ya que la misma es que se encarga de
gestionar dichas compras.

 Solicitar (02) Cotizaciones como mínimo para cada compra, para que Oficina
Central analice cual es la que más les conviene.

 Esperar a que Oficina Central emita la Orden de Compra al Proveedor.

 Realizar compras internas de acuerdo al monto contemplado en el

presupuesto vigente, con previa autorización del Director de Fábrica.

 Enviar a Oficina Central factura original y la Orden de Compra, para que se

le efectúe el pago en caso de ser compras a crédito.
  Determinar las necesidades de compras internas como (materiales de
limpieza, papel higiénico, toallín, servilletas, combustibles, azúcar, café.) y
solicitar la autorización de su compra ante la Dirección de Administración.

 Contactar de ser necesario los diferentes proveedores autorizados para la

adquisición de productos y solicitar su despacho a la fábrica, de acuerdo con
lo autorizado por Oficina Central.

 Recibir las muestras, el certificado de análisis entregado por los proveedores

y luego, enviar éstos con la solicitud de análisis a la Gerencia de
Aseguramiento y Control de Calidad.

 Envío y recepción de correos electrónicos, ya que la comunicación entre

Fábricas y Oficina Central es vía telefónica o correos.

 Hacer llegar las cotizaciones a los diferentes proveedores vía fax.

Nómina:

 Realizar cálculos de vacaciones, primas de suplencias, prestaciones sociales

(liquidaciones), e intereses sobre prestaciones sociales y servicio de ahorro.

 Llevar el control de los préstamos solicitados por los trabajadores.

 Revisar y/o corregir la nómina mecanizada.

 Preparar nómina, de acuerdo a las tarjetas de presencia y hoja de

novedades.

 Llevar el control de las medicinas: revisión de facturas de farmacias.

 Revisar listados mecanizados y enviar a Oficina Central, anexo a la nómina,

para la deducción del 10%, a cada trabajador.

 Entregar recibos de pago tanto de obreros, empleados y ejecutivos, de la

fábrica.

 Llevar un control mensual de horas de presencia en el área de llenaje.

  Determinar a través de un listado que emite Oficina Central, los (05) días de
antigüedad para cada trabajador.

 Realizar ingresos de personal a la fábrica.2

 Envío y recepción de correos electrónicos, ya que la comunicación entre

Fábricas y Oficina Central es vía telefónica o correos.

 Procesar solicitudes de pago para pensiones alimenticias, servicio funerario,

entre otros.

 Dejar respaldo de todos los movimientos realizados, y archivarlos hasta que

sea necesario.

Caja:

 Realiza los pagos de una compra o la cancelación de algún servicio que haya
solicitado la empresa.

 La Caja Chica maneja un fondo de XXXXXX, del cual se extraen los gastos
del día y de pequeña cuantía.

 Realiza los comprobantes de ingresos por concepto de ventas de leche

fresca, cremas, desperdicios e insumos para los ganaderos.

 Registra todos los pagos menores efectuados por la Caja Chica.

 Realiza los arqueos de Caja y Caja Chica.

 Realizar la previsión de gastos ante la oficina central semanalmente.

 Realizar los depósitos bancarios del dinero de las ventas.

 Control de préstamos a ganaderos y transportistas.

 Realiza las solicitudes de pagos por gastos menores incurridos en las

diferentes dependencias de la fábrica.

 Control de anticipos entregados a los empleados por diferentes conceptos.

  Cancelación de los servicios que recibe la empresa para su normal
funcionamiento: Electricidad, agua, entre otros.

Seguro:

 Solicitar Seguro de Vida para todos los trabajadores con carácter obligatorio
y gratuito.

 Proveer al personal de la fábrica de un seguro de responsabilidad patronal.

 Servir de intermediario entre el trabajador y la compañía aseguradora para

las distintas pólizas de seguro como accidentes personales y colectivos,
accidentes personales con aeronaves, el seguro de hospitalización, cirugía y
maternidad.

Coordinación de Computación:

 Supervisar a los usuarios en el manejo de los terminales de acuerdo a las

instrucciones del manual de procedimientos para garantizar el adecuado uso
y manejo de los equipos.

 Solicitar asesoramiento a la Gerencia Informática de la Oficina Central en los

casos que el sistema presente problemas fuera de su alcance implícito.

 Introducir los programas creados por la Gerencia de Informática y verificar el

desenvolvimiento para su uso en la Fábrica.

 Controlar el stock de artículos necesarios en el departamento (papel para

impresión, diskettes, tinta) con el fin de que se cumpla el cometido del mismo
sin ninguna interrupción.

 Genera toda la información relevante requerida por los departamentos, a los

fines de suministrar los listados, reportes y diskettes que respalden dicha
información para la toma de decisiones y garantizar los procesos
mecanizados en forma oportuna.

RRHH:
Está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación,
capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la
empresa.
 Administración

Recepción de
venta

Presupuesto

Revisar Inventario

Hay Material
Disponible para NO Compras
pedido?

SI

Abastecer
inventario

Planificar

Realizar orden de
producción

Producción