MICROSOFT PUBLISHER

USO DE PLANTILLA DE DIPLOMAS

Podemos aprovechar, por ejemplo, una plantilla de las que Publisher incluye por defecto, y
que son de uso libre. Es la forma más fácil y sencilla de hacer un diploma con Publisher.

1. Abrimos Publisher.
2. En la pantalla que aparece, seleccionamos la plantilla de Diploma que más nos guste.
3. Escribimos lo que queramos, ponemos fotografías, dibujos… Esto a vuestro gusto.
4. Imprimimos o guardamos.

Como veis, esta parte no tiene ninguna complicación. Pero vamos a ir más allá: imaginad que
estáis dando un curso a 60 personas. ¿De verdad queréis hacer un diploma, individualmente,
para cada uno? Vamos a aprovechar otros programas para que los diplomas se generen
automáticamente.

1. Entendiendo que el diploma tiene solo una página, pulsamos Control+E (o Control+A si
usamos una edición en inglés de Publisher). Así seleccionaremos todo. Luego lo copiaremos
(Control+C).
2. Abrimos Microsoft Word.
3. Pulsamos el menú desplegable debajo de “Pegar” y marcamos “Pegado especial” (o
buscamos esa opción en el menú “Editar” si usamos Word 2003 o anteriores).
4. Marcamos “Formato HTML”.

Con esto, hemos puesto el diploma en Microsoft Word, y con suerte no habremos perdido
formatos por el camino. Vamos a hacer la magia. Supongamos que tenemos una hoja de
Excel con una única columna, y un nombre en cada fila. La primera fila, eso sí, debe tener el
nombre de la columna (digamos ”Nombre”).

HERRAMIENTAS DE CONBINAR

1. Pulsamos en la ficha “Correspondencia”, y pulsamos en “Iniciar combinación de

correspondencia”, marcando que queremos un conjunto de cartas modelo.
2. Pulsamos “Seleccionar destinatarios”, y marcamos “Usar lista existente”, para luego buscar el
archivo Excel.
3. Luego añadimos “campos” al documento. Para ello debemos pulsar el botón “Insertar campo
combinado”, y marcar el campo que vamos a insertar a la altura del cursor. Luego le daremos
el formato que queramos.
4. Finalmente pulsamos “Finalizar y combinar”, y luego “Imprimir documentos” para imprimir
todos los diplomas a la vez.
LAS HERRAMIENTAS DE CORRESPONDENCIA DE COMBINAR
Menú Correspondencia

El menú correspondencia sirve para enviar un correo desde word con orden y rapidez, sin
necesidad de entrar a un navegador de internet.
Se divide en cinco: Crear, Iniciar combinación de correspondencia, escribir e insertar campos,
vista previa de resultados y finalizar.

Sobres: Sirve para realizar un sobre de un texto e imprimirlo o enviarlo.

Etiquetas: Es donde se coloca el texto que se crea para el interior del sobre, puedes
imprimirlas directamente después de crearlas.

Iniciar combinación de correspondencia: En esta opción se crea un preliminar de la carta de

correspondencia que va a enviarse a el o las personas que desees.

Seleccionar destinatarios: Esta opción sirve para designar a quien o quienes va dirigida la
carta de correspondencia.

Editar lista de destinatarios: Con esta opción se puede editar los destinatarios a los que va la
carta

Resaltar campos de combinación: Sirve para resaltar campos de combinación insertados en el

documento, con el objetivo de conservar la correspondencia pero intercambiarlo por la lista de
destinatarios seleccionada.

Bloque de direcciones: Sirve para agregar una dirección a la carta, especificando el formato y
ubicación word lo cambiara por la dirección de los destinatarios.

Línea de saludo: Sirve para empezar la carta con un saludo como "Estimado <<Nombre>>"

Insertar campo combinado: Sirve para agregar cualquier tipo de campo del destinatario como
"Apellido o numero de teléfono"

Reglas: Permite al usuario especificar reglas de envío hacia el destinatario, se puede usar "Si,
No, sino, entonces"

Asignar campos: Sirve para configurar el word con palabras clave, para que se de cuenta de
como utilizas el lenguaje, con el campo que sea necesario.

Actualizar etiquetas: Sirve para actualizar la carta ya realizada haciendo los últimos detalles.
Vista previa de resultados: Sirve para revisar los resultados de la carta ya terminada o casi
terminada.

Registro: Es para revisar todo el documento y lo que va a ir para cada destinatario.

Buscar destinatario: Sirve para ver la persona a la que va a ir el documento o carta.

Comprobación de errores: Aquí se comprueban los errores cometidos y se los corrigen para
que llegue al destinatario sin error alguno.

Finalizar y combinar: Sirve para al terminar con la carta enviar a los destinatarios asignados.
PASOS E ILUSTRACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR UN DIPLOMA EN EL
PROGRAMA UTILIZANDO EL PROGRAMA DE MICROSOFT PUBLISHER.
Al abrir el programa nos aparecerá el tipo de plantillas más comunes para seleccionar en lo que deseamos
trabajar, como por ejemplo boletines, calendarios, correos electrónicos, etiquetas, folletos, etc.

Para realizar nuestro diploma seleccionamos la carpeta de página en blanco y buscamos el tamaño que
necesitamos para nuestro, en este caso escogemos blanco horizontal de 11 x 8,5 pda que es el tamaño
de una hoja tamaño carta, damos clic.

Se abrirá la hoja en blanco y en las pestaña DISEÑO DE PÁGINA y en el apartado de márgenes damos
clic y seleccionamos sin margen para poder trabajar con mejor orden.

Observamos el
diploma y vamos colocando los elementos que deseamos insertar. Comenzaremos por el marco que
encierra nuestro documento; en la pestaña INSERTAR ubicamos el apartado “Formas” y buscamos el
rectángulo que es el que vamos a insertar o utilizar como marco.
Ubicamos la cruz del puntero del mouse en la parte superior izquierda y dando clic sin soltar jalamos a
todo el resto de la página centrando dicho rectángulo.

Nuevamente ubicamos la cruz de flechas que nos aparece en cualquier objeto que insertamos y damos
clic derecho para abrir el menú para editarlo en grosor, color y mandarlo hacia atrás el objeto para que
podamos insertar los demás objetos sin que este nos estorbe en la opción “Formato de Autoforma”.
Seguimos con los logos de la S.E.P. y en la pestaña INSERTAR elegimos “imagen” al darle clic nos
aparecerá las carpetas de imágenes de deseamos seleccionar para buscar dicha imagen que
deseamos elegir en este caso sería el primer logo de la SEP.

Al insertar la imagen la acomodamos en el lugar, orden y tamaño que deseamos colocarla. Haciendo
esto con las otras dos imágenes de los logos. Se les recomienda agrandar o hacer más pequeña la
vista para no sobrepasar el borde del marco. Esto en la pestaña VISTA.
Continuaremos insertando cuadros de texto para el texto que deseamos, ingresar esto en la pestaña de
menú INSERTAR nuevamente y elegimos cuadro de texto y de igual forma que el primer rectángulo que
insertamos colocamos la cruz del puntero del mouse donde deseamos que inicie y jalamos hasta donde
deseamos que termine nuestro cuadro y posteriormente escribimos en este cuadro el texto que
deseemos, editando como en Word el tipo de fuente, tamaño y color. Estos cuadro se pueden insertar
en el orden de nuestro gusto y los que deseemos.

Ordenamos nuestros objetos de la manera o forma de nuestro gusto para poder obtener nuestro
diploma y si deseamos color imágenes detrás del texto la insertamos y damos clic derecho a la imagen
y la mandamos al fondo para que no nos oculte nuestro cuadro de texto y si no llega a funcionar
entonces damos transparente a nuestro cuadro de texto con click derecho igual que con los otros
objetos. No olvides jugar con las imágenes como si fueran recortes que queremos color en una simple
hoja.

EXPLICA CÓMO SE UTILIZA LA FUNCIÓN DE CAMBIAR Y COMBINAR CORRESPONDENCIA

Elija la combinación de correspondencia o combinación de correspondencia

Lo primero que hay que hacer es elegir si desea crear una combinación de correspondencia para
imprimir o una combinación de correspondencia para la distribución en línea.
 Haga clic en la pestaña envíos y elija la combinación de correspondencia o Combinación de correo
electrónico.

Crear o conectarse a la lista de destinatarios

Para realizar una combinación de correspondencia, debe abrir una publicación nueva o existente y, a
continuación, conectarse a un origen de datos (un archivo que contiene la información exclusiva que
desea incluir). Un archivo de datos puede contener una lista de nombres y direcciones, datos de
productos o imágenes. El archivo de datos puede estar en una variedad de formatos, incluidos:

 Lista de contactos de Outlook

 Hojas de cálculo de Excel
 Tablas de Word
 Tablas de base de datos de Access
 Archivos de texto en los que tabulaciones o comas separan las columnas y retornos de párrafo separan
las filas

Puede conectarse a un origen de datos o lista existente o puede crear una nueva lista de destinatarios.
Si desea utilizar sólo algunas entradas en la lista, puede filtrar la lista por un criterio específico. También
puede ordenar los elementos en orden alfabético.

Nota: Si desea combinar imágenes en las páginas de publicación, el origen de datos debe incluir
nombres de archivo o rutas de acceso para los archivos de imagen que desea combinar. No incluya la
real imágenes en el origen de datos.

Usar una lista existente

1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Usar lista existente.

De forma predeterminada, Publisher almacena los orígenes de datos en la carpeta Mis orígenes de
datos. Debe examinar para buscar el origen de datos.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el origen de datos que desee y
haga clic en Abrir.

Según el tipo de origen de datos que seleccione, otros cuadros de diálogo pueden aparecer solicita
información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Excel con información en varias
hojas de cálculo, debe seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información que desee.

Seleccionar contactos de Outlook

1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Seleccionar contactos de Outlook.
 Si le pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil que desee y, a continuación, haga clic
en Aceptar.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar

correspondencia, donde puede filtrar y ordenar la lista de destinatarios que desee incluir en la
combinación.

Escribir una lista nueva

Si no tiene una lista existente para conectarse a, puede crear una nueva lista.

1. Haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > Escribir nueva lista.
2. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de la primera entrada en
los campos relevantes para el envío de correo.

Nota: Para cambiar las columnas de forma predeterminada, haga clic en Personalizar columnas y
agregar, eliminar, cambiar el nombre y reorganizar las columnas en la lista.

3. Cuando haya terminado de especificar información de la primera entrada, haga clic en Nueva entrada.
4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que haya terminado de agregar entradas y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones
en el cuadro nombre de archivo y guárdelo.

Nota: De forma predeterminada, Publisher guarda las listas de direcciones en la carpeta Mis orígenes
de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones aquí porque también es la carpeta predeterminada
donde Publisher busca orígenes de datos.

Todos los contactos de la nueva lista aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, donde puede filtrar y ordenar la lista de destinatarios que desee incluir en la
combinación.

Seleccionar destinatarios

En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, puede seleccionar a los

destinatarios que desea incluir en la combinación. Seleccione las casillas de verificación junto a los
destinatarios que desea incluir y desactive las casillas de verificación junto a los destinatarios que
desee excluir.

Si desea utilizar sólo algunas entradas en la lista, puede filtrar la lista por un campo o criterio
específicos. Después de filtrar la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir
registros.

Filtrar elementos en la lista:

1. Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento que desea filtrar.
2. Haga clic en uno de estos procedimientos:
o (Espacios) muestra todos los registros en el que está en blanco el campo correspondiente.
o (Sin espacios) muestra todos los registros con información en el campo correspondiente.
o (Avanzado) abre el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, que puede usar para filtrar por varios criterios.
También puede hacer clic filtro en Restringir lista de destinatarios en el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para abrir el cuadro de diálogo filtrar y ordenar.
o Para activar o desactivar todos los elementos rápidamente, active o desactive el encabezado de
columna de la casilla de verificación.

Sugerencia: Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay diez o
menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si han varias
direcciones en las que aparece Australia como el país o región, puede filtrar por Australia.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia muestra sólo los registros

seleccionados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todo).

Si desea ver los elementos en orden alfabético, puede ordenar los elementos en la lista.

Ordenar los elementos de la lista:

 En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el encabezado de

columna del elemento que desea ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por
apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellidos.
 Para ordenar mediante varios criterios, en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, haga clic en Ordenar. En el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, seleccione los
criterios que desee ordenar.