TECNICAS DE DOCUMENTACION.

Documento es todo aquello que contiene información,

independientemente de su soporte físico y que abarca todo lo que puede
transmitir el conocimiento humano. Documento es todo aquel objeto utilizado
por los seres humanos para fijar una información y que actúa como la memoria
de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imágenes. Se le llama documentar
a el proceso de recibir, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los
documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y
protegerlos de pérdidas o deterioros.

Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la

asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización
del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos
tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de
los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una
ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la
respuesta justa.

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente

clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados
con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.

La importancia radica en que esto representa la memoria de la empresa

o de algún negocio, o conservación de los documentos. Solo se guarda los
documentos importantes.

DESARROLLO Y USO DE TECNICAS DE DOCUMENTACION.

Las técnicas de documentación son:

 Resguardar
 Clasificar
 Ordenar

4
  Resguardar: Se conoce como resguardo a la custodia o
preservación que se hace de algo.El concepto de resguardo de información, por
lo tanto, está vinculado a la protección de ciertos datos. La información en
cuestión puede ser física o digital, al igual que el resguardo que se realiza.

 Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes

grupos que forman el archivo:
 a) Las secciones, división que se establece a partir de las
principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable,
fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
 b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos
como resultado de un mismo procedimiento administrativo o
jurídico.

Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer

lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental

empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta
operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden
(cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o
expedientes) dentro de las series constituidas.
- La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en
prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la
secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más remoto, los
documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada
año por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o
los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.

- La ordenación alfabética suele tener como referente principal los

apellidos de una persona o la razón social de una empresa y utiliza las
letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo, por
ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del
personal contratado de una empresa.

5
- La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de
códigos que permiten identificar inequívocamente un documento
concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo,
el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida
de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas
más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.

- La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de

elementos en función de su situación en una zona o territorio; sería el
sistema empleado por un agente de la propiedad inmobiliaria para
ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia
localidad, barrio o distrito, calle, etc.

- La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y

refleja los asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante
documentación es preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es
un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y
memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.

CARACTERISTICAS DE TECNICAS DE DOCUMENTACION

 Deben ser aprobados, firmado y fechados por las personas

apropiadas y autorizadas.
 El contenido de los mismos no puede ser ambiguo
 Debe ser legibles
 Evitar tachaduras y/o enmendaduras.
 Los documentos deben estar donde se les necesita.

ELEMENTOS DE TECNICAS DE DOCUMENTACION

Entre los elementos de las técnicas de documentación, tenemos:

 Código

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  Lugar de origen y fecha de elaboración
 Datos del destinatario:
- Denominación o título académico
- Nombre del Destinatario
- Cargo
 Asunto
 Cuerpo del texto
 Datos del remitente
 Anexos

ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier

otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos,
las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas
y competenciales de vigor.El organigrama es un modelo abstracto y sistemático
que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una
organización:

 Desempeña un papel informativo.

 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la
relación entre ellos.

En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para

conocer cómo es la estructura total de la empresa.Todo organigrama tiene el
compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables

CLASIFICACIONY TIPOS ORGANIGRAMA

7
 Microadministrativos
Por su Naturaleza
Microadministrativos

Informativo

Por su finalidad Analìtico

Formal
Clasificacion
y Tipos de
Organigramas Generales
Por su Àmbito
Especìficos

Vertical
Horizontal
Mixto
Por su Estructura Circular
Por Bloques
Escalar
Tabular

Por su naturaleza:

Este hace referencia a la organización de la cual emana, conforme a este se

pueden distinguir tres tipos.

 Microadministrativos: También conocidos como los más básicos, ya que

estos refieren a una sola empresa.
 Macroadministrativos: Estos son los que refieren a más de dos empresas,
por lo general, este refiere cuando ambas organizaciones reconocen una
misma figura de liderazgo (incluimos este término porque en las
sociedades organizativas actuales no se emplea el término jefe).

8
 Por su finalidad:

Estos se deben a al motivo por el cual fueron crearon, tratándose de una

herramienta ilustrativa, el mismo obedece a una razón de ser como veremos a
continuación.

 Informativo: Son aquellos que se realizan con la finalidad de enseñar los

puestos de trabajo y no guardan mayor complejidad, de aquí el lenguaje
sencillo que se emplea en el mismo y su disposición a la vista de todos los
empleados y del público en general.

 Analítico: Como su nombre lo indica el mismo refiere a la exposición de

ciertos aspectos de comportamiento organizacional, con el fin de evaluar
la eficacia de los procesos llevados dentro de la empresa. Estos
solamente colocados a la vista de los conocedores del tema, por lo
general corresponden al departamento de gerencia y al departamento de
recurso humanos.

 Formal: Es aquel que se diseña con el objetivo de estructurar un

determinado proceso que amerite una comprobación legal, de aquí su
denotación como formal, ya que el mismo debe cumplir con una serie de
formalismos legales que afectan su desarrollo, ya que el mismo debe
llevar a cabo la aprobación de la institución correspondiente con la
finalidad de que la empresa pueda funcionar.

Por su ámbito:

 Generales: Más que todo refieren a la estructura en sí misma del

organigrama, los generales refieren a toda la organización, en cuanto a
los puestos a desempeñar,

 Específicos: Se refieren a un departamento específico.

Por su estructura:

 Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

 Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

9
  Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
 Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se
forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes.
 Por bloques: Se trata de una variante del organigrama tradicional basado
en una pirámide.
 Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la
sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
 Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que
unen los mandos de autoridad.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o

invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de
una organización en un momento determinado.

DISEÑO DE ORGANIGRAMAS

En un organigrama debe aparecer claramente la estructura jerárquica, los

órganos que componen dicha estructura, y los canales de comunicación entre los
órganos y los cargos.El objetivo de los organigramas es proporcionar un cuadro que
sintetice aspectos como la articulación de las diversas funciones al interior de la
estructura organizativa; los puestos de trabajo, las unidades y su posición dentro de
la estructura; las relaciones jerárquicas, funcionales, consultivas y auxiliares, que

10
vienen a ser las relaciones formales; las líneas de comunicación y las conexiones
entre los diversos puestos y unidades de la organización.

El organigrama debe permitirnos ver quién es quién en la organización y

cómo se articulan para el cumplimiento de sus funciones (así como quién reporta a
quién). La utilidad y eficacia del organigrama radica en formar parte de un manual
de organización que establezca con claridad los deberes, objetivos, autoridad,
requisitos, responsabilidades, relaciones y procedimientos de los distintos puestos.

Antes de diseñar un organigrama se debe estudiar cómo se efectúan las

distintas funciones y relaciones interpersonales al interior de la empresa, para lo
cual se debe entrevistar a los jefes. A estos se les preguntará por la denominación y
ubicación de su unidad, su calificación y nombre; el número de integrantes de su
unidad, sus cargos, calificaciones, funciones y tareas; y la calificación de su superior
inmediato.

Terminadas las entrevistas, se procede a integrar y comparar la información

recogida, lo que permitirá diseñar un primer borrador del organigrama. Este será
contrastado con los jefes para que se pueda establecer un organigrama definitivo
con la aceptación de directivos y subordinados.

Para hacer un organigrama se suele emplear rectángulos, cuadrados o

círculos, los cuáles son unidos por líneas horizontales y verticales. Las figuras
geométricas representan los órganos o cargos de la organización; y las líneas
representan los canales de comunicación o relaciones formales entre los órganos o
cargos.Cuando las líneas son trazadas de arriba hacia abajo, los canales de
comunicación indican autoridad; cuando las líneas se representan de abajo hacia
arriba, indican responsabilidad. Cuando las líneas se trazan entre dos figuras
ubicadas en forma paralela, se indica colaboración dentro de un mismo nivel
jerárquico.

La representación de las relaciones de autoridad se hace mediante tres

formas:

 autoridad de línea,
 autoridad de asesoría (o staff)
 autoridad funcional.

11
 Autoridad de línea o jerárquica: el poseedor de dicha autoridad imparte
órdenes directas a los subordinados y delega directamente parte de su autoridad.

Autoridad funcional: desde un cargo determinado se puede actuar sobre

colaboradores no ligados directamente, considerando asuntos específicos de su
función en la organización.

Autoridad de asesoría (o de staff): se da cuando una persona es autorizada

para hacer investigaciones y trabajos en áreas específicas o para asesorar en
determinados temas. Nunca dan órdenes directas a los niveles jerárquicos
inferiores. Por ejemplo: un asesor de la alta dirección es destacado
provisionalmente a un área para brindar soporte con sus conocimientos.

Un organigrama bien elaborado contribuye a dejar con claridad las relaciones

entre los distintos órganos de la empresa, y también permite hacer un análisis crítico
y objetivo de la estructura organizativa, exhibiendo las imperfecciones existentes y
proponiendo cambios organizacionales.

EJEMPLO DE ORGANIGRAMAS

1. Organigrama General:

2. Organigrama Especifico:

12
3. Organigrama Micro-Administrativo:

4. Organigrama Macro-Administrativo:

13
5. Organigrama Vertical:

6. Organigrama Horizontal:

14
 FLUJOGRAMAS

Un flujograma o diagrama de flujo es una representación gráfica que

desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en
empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas
de su estructura organizativa.

Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que

representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución
mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso.

15
 FUNCION DE LOS FLUJOGRAMAS

1. Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El

cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de
flujo reemplaza varias páginas de texto.

2. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del

proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los re-procesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, y los puntos de decisión.

3. Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en

ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

4. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados

y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.

5. el diagrama de flujo con fines de análisis de algoritmos de

programación puede ser ejecutado en un ordenador.

UTILIDAD DE LOS FLUJOGRAMAS

Los flujogramas consisten en representar gráficamente hechos,

situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Las
principales utilidades del flujograma son:

 El proceso se entiende más fácilmente que leyendo un texto, incluso

para personas no familiarizadas con él.
 Los agentes involucrados al observar visualmente el proceso pueden
llegar más fácilmente a un acuerdo sobre los métodos a seguir.

16
  Se puede utilizar para mejorar, identificar problemas, establecer
recursos, coordinar acciones, delimitar tiempos….
 Deja bien definidas las responsabilidades y funciones de cada uno de
los agentes que intervienen.
 Es útil para establecer indicadores operativos.
 Facilita el diseño de nuevos procesos.
 Apoya en la formación personal.
 Permite mejorar la gestión de la organización.


IMPORTANCIA DE LOS FLUJOGRAMAS

En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las

empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas.

Los diagramas de flujo son muy relevantes es distintas áreas técnicas en

donde es necesario dejar asentado de forma comprensible una determinada
secuencia de pasos. En efecto, de esta manera es fácilmente esquematizable un
determinado proceso lógico que puede ser de utilidad para algún tipo de tarea.
Así, actividades como la ingeniería industrial o la programación suelen hacer uso
de este tipo de herramientas con cierta recurrencia dada la utilidad que tiene
para estos propósitos. Cuando alguien genera una determinada estructura lógica
que resuelve un determinado problema, pueden existir trabas a la hora de
mostrar a un tercero esta secuencia debido a su complejidad; los diagramas de
flujo ayudan a solucionar esta circunstancia.

TIPOS FLUJOGRAMAS

Los diagramas de flujo permiten resumir la información referente a un

proceso en una o pocas hojas. Una característica fundamental de los diagramas

17
de flujo es que poseen un inicio y un final. Para ello es necesario que antes de
realizarlo se establezca el objetivo del proceso que se quiere describir.

A continuación se presentan los distintos tipos de diagrama de flujo de

acuerdo a su presentación, su propósito y a su formato.

1.- De de acuerdo a su presentación:

1.a- Diagrama de flujo en forma de bloques: Este tipo de diagrama es
aquel que representa un procedimiento a base de bloques. Existen diversos tipos
de diagramas de flujo de bloque, entre ellos:

-El diagrama de bloques de procesos de producción: Este tipo de

diagrama es utilizado solamente para describir cómo se elabora un
determinado producto. En él se especifica la materia prima que es
utilizada, así como los procesos que se llevaran a cabo para poder
presentar el producto terminado.

-El diagrama de bloques de modelo matemático.

1.b- Diagrama de flujo detallado: Este tipo de diagramas de flujo

muestran todos los detalles de cada actividad del proceso, las pausas, los puntos
donde se debería tomar una decisión, la retroalimentación, entre otros.

2- Clasificación de acuerdo a su propósito:

2.a- Diagrama de representación con ilustraciones y texto: Este tipo de
diagrama representa las actividades de un procedimiento por medio de
imágenes (ilustraciones o dibujos). Permite que todos los usuarios lo puedan
entender fácilmente, ya que pueden relacionar el dibujo con algo físico.

2.b- Diagrama de flujo de labores: Estos son los diagramas que especifican
el quién, el qué y en qué consisten las actividades. Un ejemplo de este tipo de
diagramas son los diagramas de formato panorámico, tabular y los de detalle.

18
 3- Clasificación de acuerdo a su formato:
3.1- Diagrama de flujo en formato vertical: Como su nombre lo indica, en
este tipo de diagramas se describen las actividades en forma vertical. Teniendo
el punto de inicio en la parte de arriba de la hoja (en la parte superior central) y
de allí se van desglosando las actividades hacia abajo. En ellos las actividades
son representadas casi en forma de lista.

3.b- Diagrama de flujo en formato horizontal: En este tipo de diagrama se

describen las secuencias de izquierda a derecha. Para realizarlo se debe colocar
la hoja orientada de manera horizontal, entonces el inicio estaría en la parte
superior izquierda de la misma y de allí se comienza a detallar el proceso hacia
la derecha.

3.c- Diagrama de flujo en formato panorámico: El diagrama de flujo en

formato panorámico representa las actividades tanto en forma vertical como
horizontal. Permite describir acciones simultáneas al mismo tiempo que se
observa la participación de más de un departamento de la empresa.

3.d- Diagrama de flujo de tipo arquitectónico: En el diagrama de flujo

arquitectónico se describen las actividades sobre el plano arquitectónico del
área de trabajo. En él se representa a la empresa, los puestos de trabajo, las
personas y todos los elementos que integran el proceso que se quiere explicar.

3.e- Diagrama de flujo de documento o tabular: Estos diagramas

describen cómo es el flujo de documentos entre los departamentos de una
empresa u organización (muestra como los documentos se deben mover). Por
consiguiente, en este tipo de diagramas aparecen las gerencias, los
departamentos u oficinas que intervienen en el proceso, los cuales son
representados mediante columnas. En él se detalla el movimiento del
documento en cada oficina.

4- Otros tipos de diagramas:

4.a- Diagrama sinóptico de los procesos o cursograma sinóptico de los
procesos: Este tipo de diagrama sólo permite representar de forma general las
operaciones principales del proceso.

19
 4.b- Diagrama analítico del trabajador o cursograma analítico del
trabajador: Este tipo de diagrama muestra la trayectoria de un procedimiento,
diagramando lo que debe hacer la persona que trabaja, cómo se debe emplear el
equipo o maquinaria que interviene y como debe manipularse el material.

METODOS DE LOS FLUJOGRAMAS

El diagrama de flujo o Flujo del proceso es un diagrama usado para

representar gráficamente un proceso, sin complicaciones. De este modo queda
claro el flujo de información entre los agentes que componen el proceso, su
secuencia de tareas y actividades, lo que permite una visión general de lo que
sucede con el fin de agilizar el flujo, intentando lograr más productividad y
mejores resultados. El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de
trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva
completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional
y multi-jerárquico. Para construir adecuadamente un flujograma se deben
realizar los siguientes pasos:

 Listar las actividades que conforman el proceso.

 Describir las actividades uniformemente y anotar puntos de decisión y
actividades que deriven de las alternativas.
 Identificar los agentes que ejecutan cada actividad.
 Dibujar la secuencia de actividades.
 Añadir entradas y salidas.
 Revisión final y reflexión.
 Retroalimentación para mejora del proceso.

En el proceso de elaboración de los flujogramas es importante respetar

las siguientes reglas:
1. Todos los símbolos han de estar conectados
2. A un símbolo de proceso pueden llegarle varias líneas

20
 3. A un símbolo de decisión pueden llegarle varias líneas, pero sólo
saldrán dos (Si o No, Verdadero o Falso).
4. A un símbolo de inicio nunca le llegan líneas.
5. De un símbolo de fin no parte ninguna línea.

Los errores más frecuentes a la hora de construir un flujograma y que

habría que evitar son:

 Flujograma incompleto.
 No hay armonía en la presentación de los símbolos.
 Definir actividad sin incluir un verbo de acción.
 No comenzar o terminar con él símbolo adecuado.
 Utilizar entradas y salidas como si fueran actividades.
 Flujograma en sube‐baja.
 Entrecruzar líneas.
 Olvidarse de las flechas.

Símbolos fundamentales en la elaboración de los flujogramas:

21
EJEMPLOS FLUJOGRAMAS

1.- Flujograma del proceso de recepción de mercancía:

22
2.- Flujograma del proceso de venta de mercancía:

MANUALES

23
 Un manual de procedimientos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además
los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo
de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información

básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita
las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o
no adecuadamente.

TIPOS DE MANUALES

Se presentan varios tipos de manuales de aplicación en las organizaciones

empresariales:

De Organización:
Los manuales de organización son aquellos que se encargan de detallar
de forma los procesos, procedimientos y gestión de las empresas. Es decir, se
expone la jerarquía de la organización, detallando la estructura y los roles y
actividades que se desarrollan en las diferentes áreas.

24
 Departamental:
El manual departamental incide y profundiza en cómo han de realizarse
las diferentes labores que se llevan a cabo en cada departamento. Es decir, es un
tipo de manual que está dirigido a los empleados y que busca regular las tareas
que debe realizar el personal en función a su puesto, para que quede totalmente
claro y se pueda asignar el trabajo a cada departamento de la forma más
eficiente posible. Es un manual que se emplea con la finalidad de que la
asignación de tareas se realice de una forma mucho más ágil y eficiente.

De Política:
El manual de política no es totalmente formal en cuanto a su contenido, y
su objetivo es determinar la forma en la que se dirige y controla la empresa. Es
decir, podemos entender el manual de política como aquel que regula la
dirección de la organización.

De Finanzas:
El manual de fianzas es aquel que se encarga de controlar los bienes
pertenecientes a una empresa. Este manual suele corresponder al departamento
de contabilidad, generalmente va dirigido al tesorero de la propia empresa.

De procedimientos:
Dentro de la empresa de manera correcta o siguiendo el protocolo, ética
o valores de la empresa.

De técnicas:
Los manuales de técnicas son parecidos a los de procedimientos, solo que
en este caso se encargan de detallar de forma meticulosa la forma en la que
deben desempeñarse o realizarse las diferentes tareas de cada departamento. Es

25
decir, es un compendio de técnicas para poder desarrollar tareas concretas de
manera adecuada.

Manuales múltiples:
Los manuales múltiples, cómo bien expones nombre se dedican a
cuestiones de diversa índole. Algunas de estas cuestiones exponen las normas
generales de la empresa de forma clara y concisa o, también, pueden explorar el
sistema organizativo de la empresa.

De puesto:
Los manuales de puesto son todos aquellos qué explican de forma
específica cuáles son las funciones y características que le corresponden a cada
puesto de la empresa en concreto. Es otras palabras, es un manual que detalla las
funciones, características y responsabilidades de un puesto de trabajo dentro de
una empresa.

Sistema:
Este se desenvuelve a medida que se crea el sistema, muchos atribuyen
que estos vienen siendo un subtipo de manual de los procedimentales y de
técnicas, pero que en la práctica son más específicos. En muchas ocasiones, estos
son creados para los departamentos de informática y manejo de la información
de las organizaciones.

Calidad:
Es un manual que presenta un conjunto de parámetros para medir los
niveles de productividad y eficiencia en toda la organización, tanto en los
procedimientos como en los resultados, de modo tal, que este contempla el
avalúo del personal, procesos y productos.

26
 Bienvenida:
Comprende la historia, misión y visión de la corporación, estos se crean
con la idea de transmitir y mantener los valores institucionales de la empresa, y
que de este modo los empleados y socios se sientan identificados plenamente
con la misma. La mayoría de las veces, estos manuales comprenden un conjunto
de normas de conductas y deberes que el personal debe de adoptar, por el bien
de las relaciones interpersonales dentro del lugar.

REQUISITOS DE MANUALES

 Carátula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el

contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización
responsable.
 Portada: Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del
manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la
fecha de edición.
 Índice general: Es la presentación resumida y ordenada de los
elementos Constitutivos del documento.
 Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del
manual y la exposición de la estructura del documento; incluye un
mensaje y la autorización del titular.

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los
distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Estos manuales
contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos,

27
grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y
coordinación de una organización. También incluyen una descripción de puestos
cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

ESTRUCTURAS DE LOS MANUALES

Las partes principales de los manuales en forma general, pueden ser las
siguientes:

 Tabla de contenido
 Introducción
 Instrucciones para el uso del manual
 Cuerpo del manual
 Flujo gramas
 Glosario de términos
 Conclusiones
 Recomendaciones
 Anexos

Es importante resaltar que cada uno de los tipos de manuales tiene,

además de los ya mencionados, otras partes específicas a cada caso.

VENTAJAS Y PROPOSITOS
Toda organización que oriente sus esfuerzos a dar respuesta oportuna a
las necesidades de los usuarios de sus servicios requiere identificar, mejorar y
documentar sus procesos y procedimientos. Es preciso registrar, analizar y
simplificar las actividades, generando acciones que favorezcan las buenas
prácticas que lleven a la eficiencia y eficacia, que eliminen el desperdicio de

28
tiempo, esfuerzo y materiales, y conduzcan a sostener una cultura de calidad
enfocada hacia el cliente. Las ventajas que se obtienen al utilizar este manual de
procesos son entre otras:

1. Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.

2. Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

3. Auxiliar en la inducción del puesto y en el adiestramiento y

capacitación del personal.

4. Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.

5. Apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema y emprender

tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de
autoridad, etc.

6. Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procesos y métodos.

7. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su

vigilancia.

8. Permitir la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad

y Control Interno.

9. Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales al cumplir

con los parámetros normativos de la institución.

10. Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren

los procedimientos.

LIMITACIONES DE LOS MANUALES

 Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los
problemas administrativos que se puedan presentar.

29
  Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
 Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado
los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es
notoria.
 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
los integrantes.
 Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.

ELABORACION DE UN MANUAL

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes

pasos:

 Definir el contenido:
 Introducción
 Objetivos.
 Áreas de aplicación.
 Responsables.
 Políticas.
 Descripción de las operaciones.
 Formatos.
 Diagramas de flujo.
 Terminología.
 Recopilación de información.
 Estudio preliminar de las áreas.
 Elaboración de inventario de procedimientos.
 Integración de la información.
 Análisis de la información.
 Graficar los procedimientos.

30
  Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas
responsables.
 Implantación y recomendaciones para la simplificación de los
procedimientos.

MANUALES DE CONTABILIDAD

Se denomina manual de contabilidad al documento contable que describe

claramente la naturaleza de las cuentas. Cuando nos referimos a la naturaleza de
las cuentas, incluimos los siguientes componentes:

 Código
 Título de la cuenta
 Concepto de la cuenta,
 Movimiento de la cuenta
 Saldo que debe presentar
 Exposición en estados financieros

Código: Se denomina código a la identificación numérica, alfabética o

alfanumérica asignada a una cuenta para su identificación.

Titulo de la cuenta: El título de cuenta representa el nombre específico

asignado a una determinada partida contable.

Concepto de la cuenta: Se denomina concepto de una cuenta, a la

descripción de las transacciones u operaciones comerciales similares que
agrupa.

Movimiento de la cuenta: Se denomina movimiento de la cuenta, a la

descripción de casos cuando ésta podrá ser debitada o acreditada con sus
respectivos valores en términos de unidades monetarias expresados en
cantidades.

Saldo que debe presentar: Se denomina saldo al sobrante o residuo de

una cuenta, determinado por diferencia entre e' Debe y el Haber, razón por la
cual las cuentas tendrán la posibilidad de presentar saldos deudores o saldos

31
acreedores en términos de unidades monetarias y expresados en cantidades,
según su clasificación.

Exposición en estados financieros: Se denomina así, al lugar donde una

cuenta con su respectivo saldo e importe en términos de unidades monetarias
deba ser presentada. Es decir, para esta parte tomaremos en cuenta la
clasificación de cuentas y la estructuración de los estados financieros.

32