FORO: FORO TEMÁTICO AA3: “TIPOS DE DOCUMENTOS”

QUE ES LA NORMA GTC 185

Este documento se plantea como una guía, lo cual se adapta a cualquier

necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos,
instructores, asistentes administrativos y secretarios y todas aquellas personas
que estén involucradas con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos

de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar
una adecuada imagen corporativa.

OBJETIVO DE LA NORMA GTC 185

Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos

de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar
una adecuada imagen corporativa.

Tiene una cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta

un orden para las partes de cada tipo de documentos , con base en el estilo y
la presentación que demanda los protocolos organizacionales y que se
establecen en los manuales de procedimiento de cada organización , para la
producción de documentos.

Esta GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes

administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la
generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.
 San José de Cúcuta, 29 de julio de 2019

Señora
CAMILA DUARTE
Coordinadora de nómina
Universidad de Libre
Bogotá D.C.

Asunto: Confirmación Invitación.

Estimado señora Duarte

Me place informarle que la actividad de capacitación programada en días anteriores se

llevará a cabo el día 20 de agosto de 2019 a las 09:00 a.m. en el auditorio de la Universidad del
Norte.

Estaremos muy complacidos de contar con su presencia.

Cordialmente,

Kellin Becerra
Directora de Capacitación y Desarrollo

Copia: Departamento de Capacitación y Desarrollo

Transcriptor: Mariana Hernández

 Cooperativa de Profesionales de Colombia

Comité de Gerencia
Acta 022

FECHA: San José de Cúcuta, 29 de Julio de 2019

HORA: De las 8:00 a las 11:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Luis Francisco Ortiz, Gerente General

Luisa Castellanos Granados, Secretaria
Manuel Santamaría Lemus, Tesorero
Álvaro López García, Fiscal

S AUSENNTES: Carolina Álzate Barrios, Fiscal, por encontrarse fuera de la cuidad en

comisión de trabajo

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Nombramiento del presidente de la cooperativa a la asamblea nacional
4. Estudio y aprobación de nuevos afiliados
5. Varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum

reglamentario para deliberar.

2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el acta 010 de la reunión del 2 de julio de 2010 la cual fue aprobada
sin modificaciones.

3. Nombramiento del presidente de la cooperativa a la asamblea nacional

Después de una deliberación conjunta, teniendo en cuenta únicamente las personas

que se encontraban presentes en la reunión.

Una vez realizado la votación y posterior recuento de votos, quedo elegido el

compañero Luis Francisco Ortiz, quien acepto su designación.
 4. Estudio y aprobación de nuevos afiliados

La señora Luisa Castellanos Granados, leyó la lista de las nuevas solicitudes de

inscripción a la cooperativa; se aprobó por humanidad el ingreso de los compañeros
Juan Camilo Villa, Clara Rodríguez, Margarita Espinosa Araujo.

5. Varios

Se trató la posible solicitud de traslado de la cooperativa por estar ubicada en una

sede muy pequeña y distinta del centro de la ciudad.

CONVOCATORIA:

Se programó una próxima reunión para el 26 de agosto de 2019, a la misma hora y en

el mismo lugar.

CRISTIAN RINCON MICHAEL TORRES

Presidente Secretaria

Transcriptora: Maira Sánchez

 NFORME DE LA VISITA AL ARCHIVO DE SAN JOSE DE CUCUTA

FECHA: San José de Cúcuta, 29 de Julio de 2019

ELABORADO POR: Deisy Paola Sánchez Sequera

OBJETIVO: Conocer los documentos antiguos de mayor importancia, saber

cómo se conservan estos su proceso archivístico.

La visita a este archivo fue una buena alternativa de conocimiento puesto que
nos generó un gran interés de saber el cómo está dividido este lugar. Un señor
se presentó como nuestro acompañante para el recorrido, además nos enseñó
cosas yo y muchos del salón no sabíamos que existía.

En primer lugar en el recorrido vimos cómo se conservan los documentos de

hace 200 años atrás, como los protegían, y de cómo los analizaban para sacarle
las bacterias y después de esto protegerlos con bacterias futuras. En segundo
lugar vimos como guardaban lo archivos importantes como por decirlo en pastas
duras, cajas y en un papel duro para los planos de Bogotá. En tercer
lugar vimos cómo le agregaban un sistema alfa numérico a los documentos para
que sean más fáciles de ser encontrados. En cuarto lugar vimos cómo se hace
la pertinente copia a los documentos originales por medio de escáner y después
se enviaban a la microfilmadora. Y finalmente vimos como guardaban estos
documentos en una bodega muy grande con una temperatura de 18 grados
centígrados para su conservación.

Para finalizar entramos a un lugar donde ellos exhiben los documentos

importantes y las maquetas de planos de algunas construcciones que se
realizaron en Bogotá como el de la ciudad de la Colsubsidio.

CONCLUSION:

La ida a este archivo me enseño muchas cosas como: el cuidado que le dan
a un documento bastante viejo ya como de unos 100 o más años, proceso de
conservación y su forma archivística para que sea más rápido, practico y fácil la
búsqueda de algún documento en particular. Adicional a lo anterior puedo decir
que en todo lugar se ciudad empresa nación etc. Hay un archivo donde se guarda
todos los documentos importantes y el cual tienen cierta exigencia para su
organización.

DEISY PAOLA SANCHEZ SEQUERA

ARCHIVOLOGA Kellin Becerra
C.c 1.066.063.148