INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación
y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje” Recuerde que éste va
dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas
de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para
su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear
o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por
parte del responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de
Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

3.2 Asistente – Practicante Profesional:
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se
aprueben nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los

documentos.
-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

 -El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar
y proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en

este documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A.,

dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir son los siguientes:
 Documento
 Politica
 Mapa de procesos
 Procedimientos-instructivos
 Manuales-matrices
 Protocolos-programas
 Formatos-Fichas y guias

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

Se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos
casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio
digital al proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente
reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación

la empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar
existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
  Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea

se adecuó al proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado

(salvo en casos especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias
de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.

 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar

lápiz o tinta lavable.

 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información

por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 Legible.

 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,

etc.

 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las

actividades o los resultados de los procedimientos.

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

 5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA