EJERCICIO 3

INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por:

Karen Elena Colmenares

Aprendiz

Presentado a:

Luz Angelica Tovar Vargas

Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,

 Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que
se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala
que las entidades deberan elaborar programas de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán
observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar paso a
paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de documentos de diferente
contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa.
 Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe “Administración Documental”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado reflexionar,

contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar la
definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas
archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones
oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación
para recepción y despacho de documento y el embalaje de los mismos.

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas
Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de
la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es
decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado
en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de entrada

de entrada Día Mes Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su
emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con
el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 el número de registro
 la fecha
 el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto

de salida

Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para
las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la
empresa, éste puede ser:
 único
 o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida
Comunicaciones oficiales: según el articulo 2 del acuerdo 060/2001: “Son todas aquellas
recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.” Este grupo es conocido con el nombre de documento
radicables.
Comunicaciones personales: en el articulo 2 del acuerdo 060/2001 las definen como:
correspondencia, y son: “todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades,
a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan tramites para las instituciones”.
Es importante anotar que cada entidad por norma interna, autoriza o prohíbe el trámite de
comunicaciones personales.
Documentos contables

Folletos, revistas y publicaciones

propaganda
Estos últimos grupos reciben el nombre de documentos no radicables.

APERTURA: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la
extracción del documento y de sus anexos.

REVISIÓN: articulo 10 de acuerdo 060-2001: “las comunicaciones oficiales que ingresen a las
instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos
de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicaciones del mismo.”

RADICACIÓN: es ubicar. Decimos por ejemplo, que una persona está radicada en Bogotá cuando
vive en Bogotá, o en Medellín cuando vive en Medellín.

Para efecto de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa. Según el articulo

2 del acuerdo 060/2001: “radicación es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan
un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la ley.”

REGISTRO: una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se produce

el registro que consiste en la anotación de los datos mas significativos de la comunicación en un
formato de registro para su control y tramite dentro de la entidad
DISTRIBUCIÓN O REPARTO: una vez registradas las comunicaciones oficiales, se produce al
reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.
Ejemplos de registro de correspondencia:
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información,
será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

1. Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen el
Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el
Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsable(s) de la
ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta
y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del
Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo.
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de
información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado
anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al
asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
 CONCLUCION

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de
recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
“Administración Documental”

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf