PROCESO: GESTION DE LA CALIDAD VERSIÓN: 3

CÓDIGO: CAR-GC-001
PÁGINA: 1 DE 6
TIPO DE PROCESO: ESTRATEGICO
FECHA: 07-10-2013

RECURSOS:
Jefe Oficina de Planeación -
RESPONSABLE: OBJETIVO: ALCANCE:
Representante de la Dirección HUMANOS FISICOS
REQUISITOS:
4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, Mantener un Sistema Aplica a todo el Sistema Equipos e implementos de
5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.2, 5.5.3, Integrado de Gestión de la Integrado de Gestión de la oficina.
NTC GP 1000:2009: 8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4 , 8.5.1, 8.5.2, Calidad que mejore calidad, desde la Equipos de cómputo.
8.5.3 permanentemente la presentación del servicio,
eficacia, eficiencia y hasta su medición,
efectividad en la prestación evaluación, auditoría y la
Ley 827 de 2003 del servicio y la posterior aplicación de las
Ley 30 de 1992 satisfacción de las acciones necesarias.
Estatuto General de la necesidades de las partes
Universidad. de interés.
MECI 100::2005
Decreto 1295 de 2010
LEGALES:
Lineamientos de Acreditación
Institucional. 2006 CNA
Lineamiento de Acreditación de
Programas de pregrado. 2013 CNA
Lineamientos para la Acreditación
de Alta Calidad de Programas de
Maestría y Doctorado. 2009 CNA

EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR

Plan estratégico
Requisitos de la
Direccionamiento norma NTCGP 1000 Programa de
estratégico
Todos los procesos,
ICONTEC. El Estado
y MECI.
Necesidades de
todos los procesos y
P Planear y diseñar el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
Calidad.
Sistema de gestión
establecido
Todos los procesos

de la Comunidad
Universitaria

Direccionamiento
Estratégico
Plan Estratégico
P Definir y planificar el Plan de Acción del Proceso.
Plan de Acción
Direccionamiento
Estratégico
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Plan Estratégico,
Direccionamiento Plan de Acción
Proyecto de
Estratégico

Gestión Financiera
Solicitud Proyecto de
Presupuesto
P Formular el proyecto de presupuesto del proceso presupuesto del
proceso
Gestión Financiera

Solicitud de
Plan Estratégico,
Direccionamiento
Estratégico
Plan de Acción,
Estatutos
P Solicitar contratación y desarrollo de personal
contratación y
capacitación y
bienestar laboral
Gestión del Talento
Humano

Todos los Procesos

Solicitud
Auditorías Internas
de
P Programar las Auditorías Internas de Calidad
Programa de
Auditorías Internas
Todos los
Procesos

Plan Estratégico,
Cronograma de Vicerrectoría de
Plan de Acción de
Direccionamiento
Estratégico
las
Renovación
Facultades,
de P Programar ciclos de autoevaluación institucional y de programas
actividades
proceso
autoevaluación
del
de
Docencia y Oficina
de Planeación y
Facultades
registros calificados,

Lineamientos del
Sistema Integrado
de Gestión de la
Calidad,
modificaciones
Comunidad
Todos los procesos, documentales y Sensibilizar y concientizar a la Comunidad Universitaria en una cultura de Comunidad
Comunidad Universitaria. legales internas y
externas,
P calidad y de autocontrol.
Universitaria
concientizada.
Universitaria.

necesidades de
toma de conciencia
en la Comunidad
Universitaria.
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Solicitudes de
creación,
Documentos y
Todos los procesos
modificación
eliminación
documentos
y
de
y
H Controlar y administrar la documentación del sistema Registros
controlados.
Todos los procesos

registros.
Información de
Informe de
Todos los procesos
ejecuciones
actividades de los
procesos.
de
H Realizar auditorías internas
Auditoria Internas y
externa
Todos los procesos

Plan Estratégico,
Plan de acción,
Lineamiento de
autoevaluación
Informe de
Todos los procesos
institucional,
Procedimiento
autoevaluación,
de H Realizar autoevaluación institucional Autoevaluación
institucional
Todos los procesos

sistemas de
información
institucional.
Plan Estratégico,
Plan de acción,
Lineamiento de Direccionamiento
autoevaluación de estratégico,
Informe de
Direccionamiento
Estratégico, MEN, CNA.
programas,
Procedimiento
autoevaluación,
de H Realizar autoevaluación de programas Autoevaluación de
programas
procesos
misionales,
Aseguramiento de
sistemas de la calidad
información
institucional.
Medición del
estado de
implementación y
Programa de Informe
cumplimiento del
de auditorías
Control Interno, Ente Sistema Integrado
Auditor Externo, todos los
procesos.
internas, de Control
Interno y externa. H Realizar medición al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
de Gestión de la
Calidad.
Todos los procesos

Plan de mejora.
Plan de auditorias
Acciones correctiva
y preventivas

Directrices para el
Procesos Misionales
Productos
Conformes
No
H Definir el procedimiento para identificar, tratar y controlar el Producto No
Conforme.
control de Producto
No Conformes
Procesos
Misionales
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Proyecto del Plan Comunidad

Direccionamiento
Estratégico
Plan de Acción
Plan Estratégico H Ejecutar los proyectos asociados al proceso contenidos en el Plan de
Acción
de Acción
Ejecutado
Universitaria
Todos los procesos
Solicitud de
divulgación
Infraestructura Gestión
Gestión Tecnológica y
comunicaciones
tecnológica y medios
de comunicación H Solicitar soporte de infraestructura tecnológica, comunicación y
divulgación, conforme a las necesidades del proceso
comunicación,
infraestructura
tecnológica y
Tecnológica y
Comunicaciones
soporte
Solicitud de bienes, Gestión de Bienes,
Gestión de Bienes,
Suministros y Servicios
Bienes, Servicios y
Suministros H Solicitar bienes, suministros y servicios, conforme a las necesidades del
proceso
suministros y
servicios
Suministros y
Servicios
Documentos y Tabla
Gestión Documental de Retención
Documental
H Recibir y administrar los archivos de Gestión y Solicitar documentación
institucional
Solicitud y entrega
de documentación
Gestión
Documental
Informes de gestión-
Informes de
Todos los procesos
medición de
indicadores-informes
de auditorías.
V Efectuar seguimiento a procesos. seguimiento
procesos
a
Todos los
procesos.

Comité de
Direccionamiento
Estratégico y Facultades
Informes
autoevaluación
de
V Verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad programas Acto administrativo
autoevaluación y
acreditación
institucional
MEN, CNA, Guía para los
Direccionamiento
Estratégico.
Informes de Pares
Externos V Recibir visita de verificación de condiciones de calidad
Informe de visita de
pares, Autos
Pares del MEN

Direccionamiento
Estratégico
Matriz de
Seguimiento V Comparar y controlar la información para determinar la ejecución del Plan
de Acción
Informes de
Gestión
Direccionamiento
Estratégico
Comunicación de Documentación
Control Interno Auditoria
programada V Preparar y presentar la documentación para las auditorias entregada y
auditada
Control Interno

Informes o quejas
Manual de Control Interno y
Gestión del Talento
Humano
Funciones y Código
de Ética
V Reportar las conductas contrarias al Código Único Disciplinario. Ley 734
de 2002
de desempeño de
los servidores
públicos
Control
Disciplinario
Direccionamiento Planes de Mejora del Sistema
Estratégico. control interno
Todos los procesos
Ente certificador
mejoramiento.
Resultados revisión
por la Dirección.
A Gestionar el mejoramiento continuo.
Integrado
Gestión
calidad.
de
de
la
Todos los
procesos.
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DOCUMENTOS INDICADORES
REGISTROS PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO
SOPORTE TIPO DESCRIPCIÓN
 Manual de calidad.  Informes de auditorías.  Auditorías internas y externas a todos los
 Procedimiento de  Resolución rectoral procesos. EFICIENCIA  Porcentaje de
elaboración y control de  Acta de compromiso de  Control de Documentos y Registros. acciones
documentos. implementación del SIG  Estado de las acciones correctivas y preventivas
 Documentos Del Sistema  Formato de creación de documentos. preventivas. realizadas
Integrado de Gestión de la Programa de auditorías Interna.  Seguimiento del desempeño de los procesos.  Porcentaje de
Calidad. acciones
 Plan de auditorías.
 Código de ética correctivas
 Formatos de acciones correctivas y
 Programa de capacitación preventivas. realizadas
 Procedimiento de Control  Informe de auditoría Internas y  Porcentaje de
de Registro. Externas. auditorías
 Procedimiento de control efectuadas
 Tablero de Indicadores.
del Producto No  Numero de no
 Cuadro de Acciones correctivas y conformidades
Conforme.
preventivas. del SIG
 Procedimientos de
 Informe de autoevaluación
Acciones correctivas y
institucional.
Preventivas.
 Informe de autoevaluación de
 Procedimiento de programa.
Auditorias Interna.
 Plan de mejoramiento proceso de
 Procedimiento de autoevaluación.
autoevaluación.
 Información de seguimiento al plan de
 Instructivo de mejoramiento.
autoevaluación
institucional.  Evaluación de plan de mejoramiento.
 Instructivo de  Ejecución de las actividades de plan
autoevaluación de de mejoramiento.
programa de pregrado  Informe de seguimiento de auditorías
 Instructivo de programa de Control Internos.
de posgrado.  Plan de acción de la gestión ética
 Mapa de procesos. Actas de Comité de Calidad.
 Caracterizaciones.
 Cronograma.
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PUNTOS DE CONTROL RIESGOS

 Publicar los documentos en la página web del SIG.  Manejo de documentos obsoletos en los diferentes procesos.
 Comunicar a la comunidad los cambios de los documentos.  Demora en la presentación de informes de auditorías.
 Seguimiento al Cronograma y programa de Auditorías.
 Seguimiento al Cronograma de autoevaluación.