Código. VC.P.

01
PROCEDIMIENTO
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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Identificación de las modificaciones

Ver 01: Versión inicial, creada para su implementación en el sistema de gestión.

Cargo Nombre Firma

Elaborado por Consultor S&ST Andrés Gonzales

Supervisor de Seguridad y Salud

Revisado por Andrés Valdivia
en el Trabajo

Aprobado por Gerente General Luis Freyre

REVISIONES SIN CAMBIOS

Firma y sello Fecha

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ÍNDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES ...................................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 3
5. PROCEDIMIENTO ................................................................................................. 4
5.1. Creación y Propuesta de Modificación ........................................................... 4
5.2. Legibilidad ........................................................................................................ 4
5.3. Estructura de la Información Documentada ............................................... 4
5.3.1. Manuales: ............................................................................................... 4
5.3.2. Procedimientos: .................................................................................... 4
5.3.3. Instructivos: ........................................................................................... 4
5.3.4. PETS: ...................................................................................................... 4
5.3.5. Formatos: ............................................................................................... 4
5.4. Específicos de Control de Documentos ..................................................... 4
5.4.1. Revisión y Actualización:...................................................................... 4
5.4.2. Modificación: ......................................................................................... 5
5.4.3. Aprobación: ........................................................................................... 5
5.4.4. Registro y Control de Información Documentada: .............................. 5
5.4.5. Distribución y versiones: ...................................................................... 5
5.5. Identificación ................................................................................................ 6
5.6. Documentos Externos .................................................................................. 6
5.7. Específico de Control de Registros............................................................. 6
6. ANEXOS ................................................................................................................ 7
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1. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene como objetivo principal la definición de los controles para la
revisión, actualización, identificación de cambios y aprobación de los documentos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. ALCANCE

Se aplica a toda la información documentada (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, etc.) generados por la organización, con relación directa a los procesos dentro del
alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. DEFINICIONES

 SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Supervisor de S&ST: Es el trabajador designado y escogido democráticamente por los
trabajadores de la organización que se encarga de velar por la seguridad y la salud de
los trabajadores.
 Documentos Externos: Son normas y manuales de origen externo que la organización
ha determinado necesarios para su Sistema de Gestión y/o son aplicables a sus
procesos involucrados. El control de los documentos externos es responsabilidad del
Supervisor de SST y del Gerente General.
 Documentos Internos: Son documentos elaborados por y para VERTICE
CONSTRUYE S.A.C., relacionados con procesos que forman parte del SGSST.
Ejemplos: Manuales, Instructivos, Procedimientos, Formatos, entre otros.
 Documentos Obsoletos: Son documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que, por tanto, deben ser claramente
identificados como tal en el SGSST.
 Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.
 Registros: Son documentos que proveen evidencias objetivas de las actividades
efectuadas o de los resultados obtenidos. Se mantendrán legibles, identificables y
recuperables.
 Copia Controlada: Documentos asignados (físico o virtual) a un usuario específico e
identificado que se hace responsable de uso y aplicación.
 Copia No Controlada: Todo documento impreso o virtual que no se pretende el control
de cambios.

4. RESPONSABILIDADES

 Gerencia General: Es el responsable de aprobar el presente procedimiento y velar por

el cumplimiento de las directrices, gestionando que los documentos sigan un patrón de
identificación que distinga a VERTICE CONSTRUYE S.A.C.

 Supervisor de Seguridad: Es el encargado de la revisión del presente procedimiento,

además se encarga de realizar la revisión de los documentos y que estos sigan el patrón
establecido en el presente procedimiento. Cuando se necesario realizará la revisión y
modificación del contenido del documento.
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5. PROCEDIMIENTO

5.1. Creación y Propuesta de Modificación

Todo personal de la empresa puede proponer modificaciones a los documentos existentes

en el Sistema y crear nuevos documentos, solicitando al Supervisor de Seguridad o al
Gerente General la evaluación de la propuesta, los cuales en caso de aprobar la modificación
procederán según el punto 6.4.2.

5.2. Legibilidad

La información documentada será impresa por computadora, en un formato notablemente

legible, tomando como ejemplo este procedimiento (letra tipo Arial en tamaño 10).

5.3. Estructura de la Información Documentada

Toda documentación perteneciente al SGSST debe mantener la siguiente estructura:

5.3.1. Manuales: El VC.M.01 Manual de Organización y Funciones y demás

manuales seguirán la estructura propuesta y mostrada a continuación:

1. Objetivos
2. Alcance
3. Áreas intervinientes
4. Definiciones
5. Responsabilidades
6. Contenido del Manual
7. Anexos

5.3.2. Procedimientos: Este tipo de documentos debe tener el siguiente orden en sus
estructuras:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Responsables
5. Procedimiento
6. Anexos
7. Flujograma (solo si es necesario).

5.3.3. Instructivos: Se genera las tablas o cuadros necesarios, en función a las

necesidades.

5.3.4. PETS: Seguirán la estructura que el creador considere necesaria.

5.3.5. Formatos: La estructura está ligada a la necesidad de la empresa y lo

especificado en cada procedimiento o manual al que está asociado.

5.4. Específicos de Control de Documentos

5.4.1. Revisión y Actualización: El Supervisor de SST y el Gerente General son

responsables de la continua revisión de los documentos y formatos que se
manejan, detectando cualquier posible cambio. Adicionalmente se realizará una
revisión periódica en la que se actualizará la información documentada de ser
necesario, incluida la Política de SST, de la cual se encargará directamente el
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Supervisor de SST. Se realizan las modificaciones pertinentes (ver ítem 5.4.2.)

y determinando la disposición final de las versiones anteriores, esta revisión será
programada e incluida en el VC.P.02.F.02 Programa Anual de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

En este proceso, el Supervisor o trabajador asignado solicitará a todo el

personal, mediante comunicado o de manera verbal, que entregue aquellos
documentos obsoletos o cuya legibilidad haya disminuido; luego de lo cual se
procederá a determinar su eliminación. Si por cualquier motivo un usuario
conserva algún documento que haya perdido vigencia o haya sido reemplazado,
este debe ser marcado como “OBSOLETO” en la primera cara.

5.4.2. Modificación: Los cambios efectuados en los manuales y procedimientos

deberán figurar en los mismos de manera expresa (conservando la última
modificación), así como la fecha de la última revisión y la versión del documento
vigente. Esto figurará en la primera hoja de cada documento.

Los instructivos, se evidenciará la revisión o cambios respecto a la última versión

en el reverso del mismo, en el cuadro implementado para evidenciar los cambios
y revisiones periódicas obligatorias por parte de los responsables.

Los formatos que sean modificados deberán ser evidenciados en el mismo

cuadro de modificaciones del procedimiento o manual al que están asociados.

5.4.3. Aprobación: Los documentos deberán contar con la revisión y aprobación por
parte del Supervisor y Gerente general respectivamente de VERTICE
CONSTRUYE S.A.C. La revisión y aprobación será representada por la firma de
los trabajadores antes mencionados.

5.4.4. Registro y Control de Información Documentada: Se llevará un control

general en el formato VC.P.01.F.01 Lista Maestra de Información
Documentada, donde figurará el listado de todos los documentos del SGSST,
los usuarios de los mismos y las versiones vigentes. En este VC.P.01.F.01 se
registrarán las versiones, vigencias y otros datos del documento.

5.4.5. Distribución y versiones: La recepción de los documentos y/o formatos en su

versión vigente, serán controladas por el Supervisor de SST; quien mediante el
VC.P.01.F.01 Lista Maestra de Información Documentada efectuará la
distribución de los documentos, los procedimientos, manuales e instructivos que
sean entregados y que contarán con el sello de “COPIA CONTROLADA” en la
primera hoja, estos documentos no requerirán firma de aprobación ya que son
copias de la versión original (en digital) ya aprobadas.

5.4.6. En caso sean necesarias las reuniones para revisión de documentos o registros,
así como para las capacitaciones que se imparten en VERTICE CONSTRUYE
S.A.C. en temas de seguridad y salud en el trabajo, o para evidenciar la
asistencia del personal a convocatorias por parte del Gerente General, los
asistentes dejarán constancia de su participación en el VC.P.01.F.02 Lista de
Asistencia.
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5.5. Identificación

La información documentada interna del SGSST contará con una nomenclatura general para
su fácil identificación. Adicionalmente al nombre del documento, se nombrará con una letra
representando la naturaleza del documento en cuestión, posterior a las iniciales de la
empresa (VERTICE CONSTRUYE S.A.C.), seguida de un número según la cronología de la
elaboración. Se utilizarán:

 Para todos los documentos: VC

 Para el tipo de documento:
 (P) Procedimiento
 (F) Formato
 (M) Manual
 (I) Instructivo
 (PETS) Procedimientos Estándar de Trabajo Seguro

Ejemplos:

- VC.M.01 Manual de Organización y Funciones

- VC.P.01 Control de la Información Documentada

En el caso; se trate de un formato que esté relacionado a un documento será codificado

como VC.W.YY.F.XX, donde:

W: Corresponde a la inicial del documento asociado (Procedimiento, Manual,

PETS, Instructivo).

YY: Corresponde al número correlativo del documento asociado.

F: Hace referencia al formato.

XX: Corresponde al número correlativo del formato.

Ejemplo: VC.P.01.F.02 Lista de Asistencia.

 Encabezado de Documentos: En todos los documentos, el encabezado deberá llevar el

logo de VERTICE CONSTRUYE S.A.C., el tipo de documento, el título principal del
documentos, por el lado derecho se encontrarán las cuatro (04) casillas en donde se
registran el código, la versión, la fecha de elaboración y el correlativo de páginas.

5.6. Documentos Externos

La información documentada externa será controlada en VC.P.01.F.01 Lista Maestra de

Documentos. En este formato se indicará de modo claro si los documentos son externos o
internos.

5.7. Específico de Control de Registros

 Identificación: Los registros que se generen en formatos del sistema, se identificarán

por el mismo código y nombre del formato, debiendo utilizarse rótulos en los
archivadores que los contienen. Los registros digitales se identificarán por el nombre
del archivo digital, que deberá ser el mismo que el nombre del formato de registro.
Otros registros de procedencia externa serán identificados por nombre.
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 Almacenamiento: Cuando son archivos físicos, deberán asignar un archivo de

registros para asegurar su obtención y sencilla identificación. Estos archivos deberán
conservarse debidamente rotulados y en lo cual será responsabilidad del personal
que los conserva en su punto de uso.

Cuando los archivos se encuentran en medios digitales, son almacenados en el

servidor o en rutas específicas según sea el caso del usuario que desea acceder a
dicha información documentada.

 Protección: El personal responsable de realizar algún registro deberá velar por la

integridad del mismo. Deben mantener los registros bajo su control dentro de los
archivadores asignados en ambientes libres de humedad y otro agente que lo pueda
deteriorar. Para la protección de los archivos digitales, se cuenta con programas
antivirus.

 Preservación: Al igual que el punto 5.2. Legibilidad, los archivos tienen un custodio
quien es el responsable de los estantes de cada área y/o ambiente donde se
encuentra la información documentada en medio físico. En el caso de la preservación
en medio virtual o digital, se establecen accesos a las personas autorizadas.
Estableciéndose permisos específicos para proteger la información documentada
contra modificaciones no intencionadas.

 Recuperación: Para asegurar la recuperación de registros del SGSST, está

prohibido retirar los registros de su punto de uso, toda revisión de registros deberá
llevarse a cabo in situ. Opcionalmente, se pueden sacar fotocopias de registros que
se quieran examinar en detalle fuera de su punto de uso. Para asegurar la
recuperación de archivos digitales, se cuenta con copias de respaldo.

 Disposición: Cada usuario debe eliminar los registros físicos, disponiéndolos como
residuos sólidos, al término del periodo de tiempo de retención de los mismos, según
tiempo que la empresa destine su custodia. Se admite tachar la primera cara de los
registros y utilizar la segunda cara como hoja de borrador, para el mejor
aprovechamiento del papel.

6. ANEXOS

 Formato VC.P.01.F.01 Lista Maestra de Información Documentada