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SENA
Actividad 4
Guía de Aprendizaje 04
Instructora
ADIELA ORTIZ JIMENEZ
Aprendiz
ANTONIO AGUILERA SANCHEZ
Fecha de Entrega
07 ago. 19
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1. OBJETIVO
El seguimiento y control a la entidad, se inició con el envío a cada una de las dependencias
con el radicado N° 3-2014-001964 del día 7 de febrero de 2014 de parte de la Secretaría
General, informando a los funcionarios que durante los días 11,12, 13, 14, 17, 18, 19, 20 y
21 de febrero de 2013 se llevaría a cabo la reunión y visita respectiva.
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Se dio inicio a cada una de las visitas realizando la presentación por parte de la archivista
Vianney Lucía Garzón C. donde se expuso la metodología a desarrollar durante la visita,
dando inicio a las preguntas sobre el estado de la administración del archivo de gestión;
posteriormente la archivista Diana Carolina Sánchez S. realizó preguntas relacionadas con
la estructura de la tabla de retención documental y la ingeniera Angie Gordillo formulo
preguntas relacionadas con la aplicación en el SUPERCOR.
En el año 2012, se expidieron normas de carácter nacional (Decretos 2578 y 2609), los
cuales reglamentan la gestión documental de manera técnica y asignan al Comité Interno
de Archivo de las Entidades la responsabilidad por la administración de la gestión
documental institucional y por la conformación de los planes institucionales de archivos,
suministrando las directrices técnicas para ejecutar esa función institucional.
Por otra parte, si bien la entidad tiene conformado el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo con sus funciones por medio de la Resolución No. 001038 del 28 de junio de
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2013, tal como lo estipulan los artículos 14 y 15 del Decreto Nacional 2578 de 2012 del
Ministerio de Cultura, la programación de reuniones se realizaran por lo programado por el
líder una vez al mes.
a. PLANEACIÓN
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b. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
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d. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
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e. TRANSFERENCIA:
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f. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:
g. PRESERVACIÓN:
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h. VALORACIÓN:
Proceso permanente y continuo por medio del cual se determinan los valores
primarios y secundarios del documento, y se define su destino final. (Selección,
eliminación, reprografía, conservación total). Combinado correspondientemente con
los procesos de organización, transferencia y disposición de documentos.
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Después del análisis de las condiciones óptimas que se requieren en cumplimiento de este
apartado, y comparando el grado de avance que presenta la Supersalud, el cumplimiento
es de 0,32 sobre 1 para este punto.
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ESCALA
Nivel
Rango Nivel
entidad
0,0 - 5,9 Bajo Bajo
6,0 - 8,9 Medio
9,0 - 10 Alto
Calificación
Aspecto Evaluado Calificación
general
Información dependencia responsable de la
1 0,100
G.D.
G.D.
2 Producción 0,750
3 Gestión y trámite 0,450
Documental
4 Organización 0,670
5 Transferencia 0,440 4,000
6 Disposición final de documentos 0,000
7 Preservación de documentos 0,370
8 Valoración documental 0,500
9 Acceso a la documentación de archivo 0,320
TOTAL 4,600
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Revisar, ajustar y formular los procesos, los procedimientos, las guías, los
manuales, etc. de la Gestión Documental, acorde a los lineamientos del Archivo
General de la Nación y la normativa vigente.
Traslado del archivo central a unas instalaciones con infraestructura adecuada para
depósitos de archivo, en conformidad con lo dispuesto en el acuerdo 049 de 2000
del AGN.
Cordialmente,
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