Trabajo de Grado

Análisis propositivo para la implementación del sistema de facturación electrónica en la
empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS.
Contenido
Resumen........................................................................................................................................... 5
Abstract ............................................................................................................................................ 6
1 Introducción .................................................................................................................................. 7
2 Planteamiento del Problema ....................................................................................................... 10
3 Justificación ................................................................................................................................ 12
4 Objetivos ..................................................................................................................................... 14
4.1 General ................................................................................................................................. 14
4.2 Específicos ........................................................................................................................... 14
5 Metodología ................................................................................................................................ 15
6 Marco Teórico ............................................................................................................................. 17
6.1 Antecedentes ........................................................................................................................ 18
6.2 Marco Conceptual ................................................................................................................ 19
6.3 Marco Legal ......................................................................................................................... 23
6.4 Marco Institucional .............................................................................................................. 27
6.4.1 OSP INTERNATIONAL CALA SAS (OSP, 2017) .................................................... 27
7 Propuesta para la Implementación de la Facturación Electrónica de la Empresa OSP
INTERNATIONAL CALA SAS. .................................................................................................. 31
7.1 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001 ............................................................. 32
7.2 Pasos para la implementación .............................................................................................. 53
7.3 Proceso de factura bajo el Ciclo PHVA ............................................................................... 55
7.4 Pros y contras de la implementación de la facturación electrónica ..................................... 59
7.4.1 Pros y contras de la implementación por intermedio de la DIAN ................................ 60
7.4.2 Pros y contras de la implementación para los emisores ................................................ 61
8 Estados Financieros de la empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS 2017 ...................... 63
9 Bibliografía ................................................................................................................................. 66
ii
Lista de Tablas
Tabla 1 Cronología Factura Electrónica en Colombia ................................................................... 18

Tabla 2 Cronología Comercio Electrónico .................................................................................... 19
Tabla 3 Resumen Normativo Factura Electrónica- Leyes y Decretos ........................................... 23
Tabla 4 Resumen Normativo Factura Electrónica - Resoluciones ................................................ 26
Tabla 5 Áreas de Negocio OSP International ................................................................................ 28
iii
Lista de Gráficas e Ilustraciones
Ilustración 1 Principales Clientes de OSP International ................................................................ 29

Ilustración 2 Modelo de operación de la factura electrónica ......................................................... 55
Ilustración 3 Procesos de factura electrónica ................................................................................. 57
Ilustración 4 Ciclo PHVA .............................................................................................................. 57
Ilustración 5 Proceso de Facturación ............................................................................................. 59
iv
5
Resumen
La implementación de las TICs vistas en escenarios de competitividad empresarial genera
diversos interrogantes respecto a su uso y ejecución, dichas inquietudes nos que permiten
cuestionar que tan conveniente es para nuestra economía una adecuada estructuración
tecnológica de la misma. Colombia, un país con alto crecimiento tecnológico y con gran
cobertura de banda ancha aún posee grandes falencias organizacionales que implican un sobre
costo en la inversión de capital financiero y humano. A nivel organizativo y operacional, los
sistemas como el de facturación electrónica son analizados de forma macro y en términos de
competitividad aprovechables por que permiten durante su adopción un proceso de
implementación paulatino cuya inversión sea menos costosa y satisfaga las necesidades de las
empresa y sus grupos de interés directo; esto permite la inserción en escenarios globales (e-
commerce) con garantías de seguridad y confiabilidad facilitando operaciones y fortaleciendo los
entornos de las empresariales.
Palabras claves: TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación), factura
electrónica, sistema de facturación electrónica, E-Commerce.

6
Abstract
The implementation of TICs seen in business competitiveness scenarios raises several
questions regarding their use and execution, these concerns that allow us to question how
convenient it is for our economy a proper technological structure of it. Colombia, a country with
high technological growth and broadband coverage, still has great organizational shortcomings
that imply an over cost in the investment of financial and human capital. At an organizational and
operational level, systems such as electronic invoicing are analyzed in a macro way and in terms
of profitable competitiveness because they allow a gradual implementation process during their
adoption, which investment is less expensive and satisfies the needs of the companies and their
groups of direct interest; this allows the insertion in global scenarios (e-commerce) with security
and reliability guarantees facilitating operations and strengthening the environments of the
companies.
Keywords: TIC (Information and Communication Technologies), electronic invoicing,
electronic invoicing system, E-Commerce.

7
1 Introducción
De acuerdo con el estudio de SERES (2017), para el 2017 el número de empresas que
estaban emitiendo facturas electrónicas en Colombia ascendía a 13 y existían unas 1.000
empresas que se habían registrado para pasar las pruebas de habilitación e incorporarse en la
facturación electrónicamente…y el Valor bruto de las ventas facturadas electrónicamente hasta
noviembre 2017 era de $7.02 billones. Con estas cifras, la DIAN ya había seleccionado los
primeros contribuyentes obligados a usar al nuevo modelo de factura electrónica establecido
por el Decreto 2242 de 2015, sin que esto excluyera las empresas que de manera voluntaria
quisieran implementar el nuevo modelo.
Bajo este contexto, cabe preguntarse por qué la tendencia, y cuáles son las ventajas para
las empresas que ofrecen este tipo de sistemas especialmente en un entorno empresarial como el
colombiano en donde hay un enorme porcentaje de PYMES y Mipymes1 cuyos intereses sobre
un sistema de facturación no litográfico suponen una enrome inversión.
Aunque parecieran saltar a vista, dentro de los beneficios se mencionan:
“…eliminación de riesgos de pérdida de documentos físicos; eficiencia en la gestión
documental; cuidado y protección del medio ambiente; consulta en línea; facilidad en las
transacciones; mejoras en la trazabilidad y seguridad de operaciones; mejoras en la gestión de
cobro; ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento; procesos administrativos
más rápidos y eficientes; integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y
administrativos; mejoras en la relación cliente/proveedor; entre otros. (Clenia Causil Vidal
mencionando a DIAN, s.f.)
1De acuerdo con el estudio de SERES de las 900 empresas que participación en la investigación, el 0% de las pequeñas, el 1,96
de las medianas y el 4% de las Grandes empresas utilizan el sistema facturación litográfica
8
Los beneficios más importantes de esta modalidad de facturación se pueden resumir en:
a) ahorro de costos, b) mayor eficiencia a reducir los tiempo de gestión y permitir la toma de
decisiones c) reducción del tiempo de envío y radicación de facturas, d) contribución al medio
ambiente, e) posibilidad de corregir errores en tiempo real y de esta manera evitar el rechazo de
las mismas, f) automatización no solo de las facturas envidados sino de las recibidas, g) retorno
de la inversión entre seis y ocho meses en la mayoría de los casos dependiendo del volumen de
facturas, h) control del recaudo y control de pagos, cuando los sistemas están enlazados a
servicios financieros en línea, i) control de impuestos en tiempo real y j) integración con las
aplicaciones de gestión internas de la empresa (Ramírez y Ballesteros, 2012).
Aunque el panorama es alentador y muy llamativo, siempre que se hable de
implementación de sistemas tecnológicos complejos, las dudas respecto de su implementación
giran en torno a los costos de software y/o por fallos en la tecnología que puedan generar
demoras o perdida de la información. Esto no puede ser el caso de una empresa de servicios
tecnológicos como lo es OSP INTERNATIONAL CALA SAS, conocedora del mercado y con
amplias posibilidades de implementar un sistema eficiente de facturación electrónica que
dinamice sus operaciones.
Llevar a cabo la implementación de la factura electrónica en esta empresa constituye el
principal objetivo de este trabajo y su resultado será el de verificar que en efecto genera
beneficios a un bajo costo y puede a largo mejorar los procesos financieros y ampliar sus
opciones de mercado. No solo se trata de establecer una propuesta de implementación, por
cuanto la norma es clara en estos aspectos, sino más bien de analizar como se llevan a cabo los
procesos relacionados con la facturación en la empresa y como la facturación electrónica
mejoraría los mismos, apoyados en un trabajo interdisciplinario con los diferentes profesionales
del área de contabilidad y presupuesto, con el fin de mejorar cada día más el perfil empresarial.
9
Para ello se analiza lo establecido por la normatividad respectiva, se hacen análisis
financieros a los principales ítems contables afectados por el modelo de facturación y se
establece un escenario financiero que pueda ser proyectado con un modelo de facturación
electrónica.
Estos resultados se estructuran en el presente documento en capítulos ordenados que parte
desde el contexto teórico y normativo y desembocan en el análisis financiero y de costo-
beneficio a fin de presentar como resultado una propuesta de implementación del sistema de
facturación electrónica definiendo las ventajas que trae para la empresa.

10
2 Planteamiento del Problema
Las tendencias mundiales de aprovechamiento tecnológico no solamente están
relacionadas con el uso de las TIC en áreas organizativas de mercadeo y publicidad. Hay una
importante inclinación a que las TIC permeen todos los aspectos gerenciales y administrativos
producto también de procesos mundiales que buscan organizaciones más flexibles y también más
estandarizadas de forma que puedan desenvolverse en ámbitos globales y no solo locales o
regionales particulares. En resumen, se busca una competitividad empresarial a través de las
facilidades que ofrece la tecnología.
El tránsito de un sistema convencional y en general, de uno que implica impresión en
papel, a uno digital o electrónico es un proceso lento por varios factores. Colombia aun es país en
donde el acceso a internet y en general a medios TIC es defectuoso. Por otro lado, los recursos
con los que funcionan las empresas son muy limitados y en algunos casos precarios haciendo de
la transición a lo electrónico un imaginario utópico, lejano, pero ante todo costoso y engorroso
que solo es posible para los grandes conglomerados. Las inversiones en estos cambios no solo
necesitan la inyección de recursos financieros, sino que demandan un recurso humano capacitado
que reduzcan los riesgos de fallo que afecten dicha inversión.
La empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS es una empresa de soluciones
tecnológicas que tiene presencia comercial a nivel nacional y latinoamericano, cuyos principales
clientes son empresas del sector de las telecomunicaciones y el gobierno. A pesar de tener un alto
volumen de facturación, durante los últimos 16 años y frente a la no obligatoriedad normativa, la
empresa no se había mostrado interés en implementar el sistema de facturación electrónica. Sin
embargo, en los últimos años se han presentado inconvenientes por cuanto muchos de sus
11
clientes son en su mayoría grandes contribuyentes que ya manejan un sistema de facturación
electrónica y que además poseen sistemas de gestión administrativa, operacional y financiera
caracterizada por la complejidad y la demora en los tramites en especial aquellos relacionados
con contratos y pago a proveedores, significando para la organización, perdidas económicas y de
rentabilidad por cuenta del recaudo de las cuentas por cobrar. Adicionalmente, presenta un
insuficiente manejo y control de clientes, producto de procesos administrativos que se apoyan en
un sistema de facturación convencional.
Siendo entonces esta empresa un proveedor de servicios tecnológicos bien podría
plantearse su facilidad para implementar un sistema de facturación electrónica a un bajo costo. El
análisis de esta posibilidad obedece a las condiciones y necesidades organizativas y por lo mismo
la pregunta problema se enfoca en determinar ¿Cuál es la relación costo-beneficio respecto de la
implementación del sistema de facturación electrónica en la compañía y/o la continuación del
registro por facturación convencional?

12
3 Justificación
La facturación electrónica es un proceso que se viene implementando de manera
acelerada en Colombia y América Latina y que es producto del avance tecnológico y de los
procesos de comercialización global. Así mismo, es producto también de un proceso aún más
antiguo que comprometió a los Estados con el medio ambiente y a la reducción de la huella
ambiental.
En el caso colombiano, la factura electrónica es esencialmente una iniciativa
gubernamental que busca la masificación del sistema por varias razones. Los sistemas de
comercio y facturación electrónica facilitan los procesos de estandarización de las empresas para
la economía global, incentivan la economía siendo amigables con el medio ambiente al reducirse
el uso del papel en las transacciones comerciales; generan competitividad por cuenta de valores
agregados que, al hacer uso de las TIC, permiten maximizar la productividad y generar mayor
rentabilidad por reducción de costos administrativos.
OSP INTERNATIONAL CALA SAS, es una empresa posicionada en el país desde hace
17 años, pertenece a un sector de la economía en constante auge y transformación. Como sector,
los servicios tecnológicos aportan un 1,6% del PIB (Restrepo Paola, mencionada por Alfonso
Katherin, 2017) y que para el caso de estudio no solo presta sus servicios al interior, sino que
además exporta sus servicios a la región moviéndose en las dinámicas de la economía global con
mucha facilidad por cuenta de su trayectoria y reconocimiento. Esto brinda un gran potencial de
beneficio frente al comercio y la facturación electrónica mucho más teniendo en cuenta las
características del negocio, los clientes y su optimización con los proveedores y contratistas y a
su vez las posibilidades de ampliación de mercado, puesto que mejorando el proceso de

13
facturación se generará mayor confianza, menor índice de error, control de seguimiento y
cumplimiento frente a tiempo de operación.

14
4 Objetivos
4.1 General
Realizar una propuesta de implementación voluntaria del sistema facturación electrónica
para la empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS, que permita garantizar un entorno
favorable y competitivo para la compañía en mediano y largo plazo.
4.2 Específicos
Calcular el costo tributario que implica la implementación o no del sistema de facturación
electrónica.
Identificar los beneficios en términos financieros y de gestión de la implementación del
sistema de facturación electrónica.
Elaborar un análisis financiero de las cuentas por cobrar de la compañía en los años 2017
y 2018, con los registros propios del sistema de facturación convencional.

15
5 Metodología
La metodología que soporta el desarrollo del tema corresponde a una investigación de
tipo descriptivo y mixto. No busca explicar ninguna relación de causa efecto, ni demostrar
ninguna hipótesis. Busca mostrar como son los procesos de facturación de una empresa de
servicios y cuales sus posibilidades de crecimiento por cuenta de un sistema electrónico de
facturación.
Las fuentes primarias de información corresponden a la normatividad nacional aplicable a
la factura electrónica, así como la información financiera y administrativa de la empresa OSP
INTERNATIONAL CALA SAS. Como fuentes secundarias se tienen tesis y artículos de opinión
pública que hablan de la implementación de la facturación electrónica en el país, beneficios y
desventajas.
Se realizan procesos de observación cuantitativa, específicamente financiera: cuentas por
cobrar, reducción de costos, beneficio y costos de implementación del sistema, etc. lo cual
permite contextualizar la metodología dentro de un estudio de caso al corresponder a los
procesos que se llevan a cabo en una organización especifica.
El tratamiento de la información se hace a través de una observación documental respecto
del proceso de facturación y recaudo, buscándose la evaluación de efectividad de los mismos. La
información financiera se analiza en términos estadísticos y cuantitativos determinando si el
sistema de facturación electrónica puede favorecer los resultados financieros a mediano y largo
plazo. Las técnicas de análisis serán las adecuadas y congruentes con un análisis financiero
común que calcula indicadores y razones de liquidez, crecimiento corporativo, estado de las
cuentas contables y estados financieros, etc.

16
Posterior a este análisis, se plantearán como resultados los análisis obtenidos frente a las
ventajas que ofrece el sistema de facturación electrónico con una proyección del costo de
implementación, deduciéndose la viabilidad de su implementación.

17
6 Marco Teórico
Desde el año 2015 en adelante, la factura electrónica ha sido un tema de mayor relevancia en la
actualidad colombiana, ya que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), planteo
un proyecto de mayor control. El cual consistía en un método de facturación digital dejando atrás
la factura impresa. Pero realmente este tema no ha sido del todo nuevo ya que se empleó en
Colombia desde el año 2007, teniendo una evolución y ocupando hoy en día un papel
protagonista en las empresas colombianas generando métodos modernos, tanto para el estado
como para ellas mismas.
El autor James A. Senn indica que, (1993, p.19), “Las organizaciones están conformadas
por varios sistemas”, sistemas que ayudan a optimizar las relaciones entre los diferentes
procesos con los que cuenta una organización, generando así que cada sistema esté integrado con
las diferentes áreas de la organización para lograr un adecuado funcionamiento del mismo. Para
Raymond Mcleod, Jr, (2000 p.12), un sistema es “un grupo de elementos que se integran con el
propósito de lograr un objetivo”.
Con esta nueva tecnología se espera que el estado pueda tener más control de los movimientos
financieros de las empresas, para así mismo evitar que los entes económicos evadan impuestos.
Garantizándoles una mayor eficiencia y sostenibilidad económica a las empresas en el mercado
como ha sido el caso de países entre los cuales esta México.
Las TIC según Zapata, Arango y Adarme, (2011), son herramientas tecnológicas las
cuales ayudan a que las empresas u organizaciones mejoren sus procesos integrando a cada una
de las áreas con las que cuentan las entidades, generando así información útil, y oportuna para la
toma de decisiones.
18
En la actualidad, las empresas están adecuando nuevas herramientas tecnológicas con el
fin de innovar en el mercado que abarcan, logrando ser más competitivos e innovadores. La
facturación electrónica es una de estas herramientas que va con el fin de que los mercados sean
prósperos en sus actividades, es la facturación electrónica según la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN) el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o
servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones
informáticas, esto con el fin de que las empresas puedan cumplir con los requisitos y condiciones
expuestos en la Ley.
6.1 Antecedentes
Los primeros antecedentes de la facturación electrónica en el país se remontan a las
recomendaciones internacionales, en este caso de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas
para el Derecho Mercantil Internacional), organismo que estableció en la década del 90 una Ley
Modelo de Comercio electrónico que promovió en el país el desarrollo legislativo (Ley 527 de
1999), a pesar de que para el momento ya existían algunas regulaciones sobre el tema. En
general, la literatura muestra que el desarrollo de este tipo de sistema ha tenido un origen
primordialmente jurídico y de iniciativa gubernamental.
Tabla 1 Cronología Factura Electrónica en Colombia

AÑO EVENTO
Entre los años 1989 Se introduce el concepto de factura electrónica como documento equivalente a la factura tradicional en la
y 1995 normatividad comercial y tributaria
1993 - Decreto 663 Actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero contemplando en su normatividad la posibilidad del
uso de sistemas electrónicos y de intercambios electrónicos.
1996 - Decreto Reglamenta el uso de la factura electrónica, los documentos equivalentes y establece la tecnología EDI
1094 como mecanismo de validez
2007 - Decreto Se establece, por iniciativa del gobierno nacional, el primer modelo de factura electrónica. Se reglamenta
1929 de 1999 el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales
2012 Se establece que el Gobierno Nacional podrá́ instaurar tecnologías para el control fiscal.
19
2015 - Decreto Se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad del nuevo modelo de factura electrónica
2242 con fines de impulsar su masificación y el control fiscal.
2016 Se implementa el Plan Piloto de la Factura Electrónica. Se adopta como título valor y se autoriza a la
DIAN para reglamentar su obligatoriedad inicial.
2017 - Resolución Se seleccionan los primeros obligados a usar la factura electrónica, contribuyentes que se amplían al año
000072 siguiente. Con la Ley 1819 se da un plazo perentorio de implementación para todos los responsables de
declarar y pagar IVA (1° de enero de 2019)
Tabla resumida por orden cronológico de eventos representativos de la facturación electrónica en el país.
Fuente: Elaboración propia a partir de la información encontrada
6.2 Marco Conceptual
Tratando de dar mayor claridad y entendimiento al tema a continuación desarrollamos los
conceptos claves que trataremos durante el desarrollo de este trabajo.
a. Comercio electrónico (e-commerce)
Es una herramienta tecnológica que permite la interacción entre clientes y proveedores
facilitando la comercialización de bienes y servicios a través de internet.
Tabla 2 Cronología Comercio Electrónico
AÑO EVENTO PAIS DESCRIPCION

Fue impulsado por las grandes tiendas mayoristas, Este
Venta por Catálogo permitía tener mejor llegada a las personas, ya que no
(consistía en un catálogo fue necesario atraer a los clientes hasta los locales de
1920 Estados Unidos
con fotos ilustrativas de venta. Esto posibilitó a las tiendas poder llegar a tener
los productos a vender) clientes en diferentes zonas y escoger sus productos
desde la comodidad y tranquilidad de sus casas.
Intercambio de Datos Da inicio al concepto eCommerce cuando Electrónic

Electrónicos el EDI Data Interchange crea el EDI permite a las empresas
1960 Estados Unidos
(Importante forma de realizar transacciones electrónicas e intercambio de
intercambio) información comercial.
Aparecieron las primeras relaciones comerciales que

Aparición de la
1970 Estados Unidos utilizaban un ordenador, pero aún ofrecían un servicio
computadora
muy limitado.
20
Tele ventas (mediante la

Se modernizó el comercio por catálogo con la ayuda de
utilización las llamadas
la televisión la cual proporcionó al comercio por
1980 telefónicas y el pago a Estados Unidos
catálogo un mayor realismo de los productos resaltando
través de las tarjetas de
sus atributos y características más importantes.
crédito)
Este método de transmisión de información entre
computadoras cambio por completo la forma de
comunicarse y también de comercializar. A finales de
WWW (World Wide
1989 Suiza los años 90 con Internet funcionado el comercio
Web)
electrónico creció como nunca antes lo había hecho. Se
crearon portales exclusivamente dedicados a esta
actividad, como eBay y Amazon.
Alemania, Canadá, Los integrantes del G7/G8 (Grupo de países con peso
Estados Unidos, político cuyas economías industrializadas son
Iniciativa de un mercado Francia, Italia, relevantes a escala global) crearon la iniciativa de un
1995
global para pymes Japón, Reino mercado global el cual consistía en una plataforma
Unido y la Unión cuyo objetivo era aumentar el uso del E-commerce
Europea. entre las empresas de todo el mundo.
Se destacó un gran avance con: Las redes sociales, las

comunicaciones móviles, la web 2.0., los teléfonos
inteligentes, las tablet han cambiado los hábitos de
2015 e-commerce Hecho Mundial consumo de nuestro mundo, provocando una tendencia
prevista en un futuro facilitando a las empresas que
quieran vender online una mejor adaptación a estos
nuevos hábitos y dispositivos.
Tabla resumida por orden cronológico de eventos representativos del comercio electrónico en el mundo.
Fuente: Elaboración propia a partir de la información encontrada
Dentro de las definiciones de comercio electrónico se encuentran:
b. Documentos electrónicos
Por su relación con el comercio electrónico se hace importante su definición, pero se
parte de una única concepción siempre que es la definición que maneja la norma colombiana y
que los define como “la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada
por medios electrónicos, ópticos o similares. (Ley 527 de 2009. Artículo 2°, en
programa.gobiernoenlinea.gov.co)
21
c. Tributación y sistema Tributario Nacional
i. Impuesto o Tributo
Las definiciones más adecuadas al tema el trabajo se encuentra las contenidas en el
trabajo de tesis de Bonilla López (2002), en donde se hace un recuento por varios autores y de los
cuales se destacan:
“Eherberg: Los impuestos son prestaciones en dinero, al Estado y demás entidades de
Derecho Público, que las mismas reclaman en virtud de su poder coactivo, en forma y cuantía
determinadas unilateralmente y sin contraprestación especial con el fin de satisfacer las
necesidades colectivas”.
“José́ Álvarez de Cienfuegos: “El impuesto es una parte de la renta nacional que el
Estado se apropia para aplicarla a la satisfacción de las necesidades públicas, distrayéndola de
las partes alícuotas de aquella renta propiedad de las economías privadas y sin ofrecer a éstas
compensación específica y recíproca de su parte…los impuestos son coercitivos, es decir que el
Estado los fija unilateralmente, limitan el poder de compra del consumidor y se destinan sin
ninguna especificación a cubrir la satisfacción de necesidades colectivas o a cubrir los gastos
generales del Estado… “
Jurídicamente, las obligaciones tributarias deben contener los siguientes elementos
(Orjuela Gladys, 2017):
ii. Sistema Tributario Colombiano
Método de recaudo de impuestos en el país, es la principal fuente de ingresos permitiendo
un mejor funcionamiento del estado colombiano.

22
Factura: Documento legal que permite al adquiriente poseer el derecho pleno de un bien
o servicio, cabe resaltar que la factura debe contener los requisitos contemplados art 617 del
estatuto tributario para que sea legalmente aceptada.
De manera informativa mencionaremos algunos tipos de factura aprobadas por la DIAN,
 Facturación en papel o tradicional
 Facturación mediante máquina registradora (sistemas POS y PLU)
 Facturación por computador
 Facturación mediante factura electrónica
iii. Factura electrónica
Este documento al igual que la factura tradicional representa las transacciones de bienes o
servicios, con obligatoriedad y pleno derecho sobre lo que se adquiere, a diferencia de la factura
convencional esta se expide mediante proveedores tecnológicos o sistemas computacionales.
Debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Un Contenido Fiscal contemplado en los ítems del Artículo 617:
b. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la
DIAN.
c. Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
d. Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
e. Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al
consumo cuando es del caso.
f. Facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas
tecnologías, de forma confiable y segura.

23
g. Permitir la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma
electrónica o digital para garantizar autenticidad e integridad, de acuerdo con la
política de firma adoptada por la DIAN.(ekomercio, s.f.)
6.3 Marco Legal
Las normas que enmarcan el tema del trabajo se encuentran inmersas tanto en
disposiciones de tipo comercial como de tipo tributario y se resumen en la Tabla 2 y 3.
Tabla 3 Resumen Normativo Factura Electrónica- Leyes y Decretos

NORMA OBJETO/DESCRIPCIÓN
CONSTITUCIÓN Artículo 15. Derecho del Habeas Data (aplicable al comercio electrónico).
POLÍTICA DE Artículo 333. La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los
COLOMBIA límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni
requisitos, sin autorización de la ley.
La libre competencia económica es un derecho de todos que supone
responsabilidades.
La empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica
obligaciones. El Estado fortalecerá las organizaciones solidarias y estimulará el
desarrollo empresarial.
Artículo 363. El sistema tributario se funda en los principios de equidad, eficiencia y
progresividad. Las leyes tributarias no se aplicarán con retroactividad.
La Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.”
Artículo 2°. DEFINICIONES. b. comercio electrónico, c) Firma digital.
Artículo 28. ATRIBUTOS JURÍDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL.

Equivalencia funcional entre: la firma electrónica y la autógrafa, y entre los mensajes
de datos y los documentos escritos.
Ley 633 de 2000. “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones sobre
el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se
introducen normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial.”
Artículo 91. Todas las páginas Web y sitios de Internet de origen colombiano que
operan en el Internet y cuya actividad económica sea de carácter comercial, financiero
o de prestación de servicios, deberán inscribirse en el Registro Mercantil y
suministrar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, la información
de transacciones económicas en los términos que esta entidad lo requiera.
DECRETO 410 DE 1971 “Por el cual se expide el Código de Comercio”
CAPÍTULO II. TÍTULOS NOMINATIVOS. SECCIÓN VII. FACTURAS

CAMBIARIAS
24
ARTÍCULO 772. <FACTURA>.
ARTÍCULO 774. REQUISITOS DE LA FACTURA.

DECRETO “Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la
ESTATUTARIO 624 DE Dirección General de Impuestos Nacionales”
1989 (Presidencia de la
Republica) Los artículos que más tienen relación con el tema se encuentran relacionados con la
obligatoriedad de la factura y las nuevas disposiciones de la Ley 1943 frente a la
factura electrónica y su entrada en vigencia.
Dentro del articulado, es importante resaltar las modificaciones de la ley en los
parágrafos del Artículo 616.
Artículo 511. DISCRIMINACIÓN DEL IMPUESTO EN LA FACTURA. Los

responsables del impuesto sobre las ventas deberán entregar factura o documento
equivalente por todas las operaciones que realicen
Artículo 615. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA. Para efectos tributarios,
todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan
profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes
producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento
equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que
realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de
los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Artículo 616-1. Factura o documento equivalente…
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La

factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los
efectos como una factura de venta.
PARÁGRAFO 1o. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario

deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN) o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica sólo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada

al adquirente…
PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá

reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los
requisitos del artículo 617 de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de
facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema
de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o
documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y
tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al
adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la
información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso
al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la
interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago,
el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, la retención en
la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información
tributaria que legalmente sea exigida.
PARÁGRAFO 5o. La plataforma de factura electrónica de la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá el registro de las facturas electrónicas
consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su
25
consulta y trazabilidad.
Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que
desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)…
PARÁGRAFO 6o. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las

operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es
aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones,
importaciones y los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas
(IVA).
PARÁGRAFO TRANSITORIO 1o. A partir del 1 de enero de 2020, se requerirá

factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos
deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:
Año Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica

2020 30%
2021 20%
2022 10%
PARÁGRAFO TRANSITORIO 2º. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

(DIAN) establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar
la implementación de la factura electrónica durante el año 2019, así como los
requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los
casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones,
pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras.
Artículo 617. Requisitos de la factura de venta
Artículo 618. OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO

EQUIVALENTE…Los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están
obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas
legales.
Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los
particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
CAPITULO II. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL EJERCICIO

DE ACTIVIDADES POR LOS PARTICULARES.
ARTÍCULO 26. FACTURA ELECTRÓNICA. Para todos los efectos legales, la

factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando
cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los
requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad
e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura

electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario
o consumidor del bien o servicio.
Decreto Nacional 2242 de “Por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la
2015 Min Hacienda factura electrónica con fines de masificación y control fiscal
Establece todas las definiciones, requisitos y parámetros que se incorporan y

modifican en el Estatuto Tributario respecto de la factura electrónica
DECRETO 1625 DE “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia
2016 Min Hacienda tributaria.”
26
CAPÍTULO 4. FACTURACIÓN
Si bien todo el articulado de este capítulo hace énfasis al proceso como tal, las
definiciones, requisitos, ámbitos de implicación, exclusiones y demás parámetros, en
especial la Sección I que solo se refiere a la factura electrónica, es importante resaltar
la diferencia entre la factura electrónica y la factura por computador.
ARTÍCULO 1.6.1.4.7. Factura por computador. La factura por computador es la

que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del
Estatuto Tributario que permiten al Software asociar la identificación del artículo o
servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que
interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a
la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito,
programación de departamentos, códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc.
ARTÍCULO 1.6.1.4.1.2. Definiciones. 1. Factura electrónica

Tabla con las principales disposiciones normativas relativas al comercio y la facturación electrónica.
Fuente: elaboración propia a partir de la revisión normativa
Tabla 4 Resumen Normativo Factura Electrónica - Resoluciones

Resolución “Mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica
000019 de 2016 acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben agotar y los
de la DIAN requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen otros
aspectos en relación con la factura electrónica”
Básicamente habla de requisitos de plataforma tecnológica, competencias de la DIAN frente al

control y la habilitación de la plataforma de expedición de facturas, etc.
Resolución 0055 “Por la cual se adoptan sistemas técnicos de control de facturación, se modifica el numeral
2016 de la DIAN 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 de 2016 y se establecen otras disposiciones.”
Establece el proceso de solicitud de la numeración de la factura electrónica y el proceso a

seguir en los casos de requerirse facturar con talonario por contingencia por pruebas o fallos
Resolución “Por la cual se seleccionan unos contribuyentes para facturar electrónicamente”
000010 del 2018
de la DIAN Se seleccionan los primeros obligados y que comprende el grupo de los Grandes
Contribuyentes en la Resolución 0076 de 1° de diciembre de 2016
Resolución “Por la cual se seleccionan unos contribuyentes para factura electrónicamente”
000072 de 2017
de la DIAN. A los grandes contribuyentes de la Resolución 010, le suma los contribuyentes que en los
últimos 5 años hayan solicitado numeración para facturación electrónica (voluntarios) y anexa
el listado de los mismos
Resolución ‘Mediante la cual se señalan las reglas y validaciones aplicables a la factura electrónica de
000001 de 2019 que trata el artículo 616-1 del estatuto tributario.”
DIAN
Hace referencia al Anexo Técnico Estructura UBL y Validaciones Factura Electrónica 2.1.,
que describe el formato de los documentos electrónicos a los que se refiere la Ley 1819 de
2016
Fuente: Elaboración propia a partir de la revisión normativa
27
6.4 Marco Institucional
El marco institucional lo compone la información de la organización caso de estudio.
6.4.1 OSP INTERNATIONAL CALA SAS (OSP, 2017)
Con funcionamiento desde el 2002, se conformó con aportes de capital mexicano,
americano y colombiano con el objetivo de desarrollo e integrar productos y servicios de
tecnología para el mercado de Latino América. Desde sus inicios la compañía, se ha concentrado
en las áreas de I+D a través de alianzas estratégicas con la Universidad de Antioquia.
En su trayecto, OSP International ha desarrollado soluciones tecnológicas de verificación,
inventario y diagnóstico de redes e infraestructura, soluciones de software para automatización
de procesos, con alto reconocimiento en Telcos de Latinoamérica (más de 15 operadores en 8
países) y presencia comercial en la mayoría de países de la región. De la misma forma, ha
integrado con socios tecnológicos de talla mundial como Consultronics/EXFO, AFC/Tellabs,
entre otros en áreas de transporte, acceso, gestión y planta externa, para operadores de
telecomunicaciones.
En el área de servicios, OSP International cuenta con conocimiento en infraestructura de
redes de telecomunicaciones y desarrollo de software (sistemas de información, automatización
de procesos), lo cual le ha permitido desarrollar numerosos proyectos de consultoría,
interventoría, acompañamiento tecnológico, verificación de infraestructura, etc. Gracias a su
trayectoria, ha participado en ferias tecnológicas, y la han hecho acreedora de varios
reconocimientos (primer puesto Innova 2006 y 2008, así como la orden Juan del Corral del
concejo de Medellín).
28
6.4.1.1 Misión
OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S provee soluciones y servicios en la industria de
tecnologías de la información y las comunicaciones, con énfasis en innovación, satisfaciendo las
necesidades y expectativas de sus clientes.
Con un equipo humano competente, a través de procesos eficaces y alianzas estratégicas,
desarrollando soluciones de alto valor agregado y estándares de calidad.
6.4.1.2 Visión
OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S será una organización líder del mercado, con alto
reconocimiento por sus soluciones y servicios en la industria TIC. Será promotor de la
investigación y desarrollo en la industria a través de alianzas tecnológicas, generará valor para
sus grupos de interés, con responsabilidad social.
Tabla 5 Áreas de Negocio OSP International

Investigación La compañía en conjunto con la Universidad de Antioquia participa en el desarrollo de
proyectos de investigación cooperativa, entre grupos de investigación de la Universidad y
de empresas privadas o públicas.
Transformación Consistente en soluciones tecnológicas en áreas de gestión documental, seguridad de la
digital información y carpeta ciudadana. Ha desarrollado un ambiente de transformación digital
que incluye desde las fases de digitalización de documentos, pasando por herramientas de
virtualización, gestión de procesos, aseguramiento y gestión de grandes volúmenes de
información.
Consultoría / En sistemas de información y plataformas de gestión, con proyectos desarrollados
servicios e exitosamente en varias compañías públicas y privadas.
Interventorías
Gestión / Amplio conocimiento en redes de telecomunicaciones y sistemas Scada. Desarrollo y
Automatización provisión de la plataforma de software SIPLEX MANAGEMENT
Software Desarrollado de soluciones de software incluyendo firmware para equipos, aplicaciones
informáticas para procesamiento de información de redes, integración con sistemas de
información y módulos de gestión en ambientes TI, con diagnóstico centralizado, manejo
de tiquetes, reportes e Indicadores. Alianzas estratégicas con Tableau, Splunk, Syncsort y
Trustwave
Resumen de las 5 áreas de negocio de compañía y sus principales productos.
Fuente: Elaboración propia
29
6.4.1.3 Política de Calidad
OSP International, como proveedor de soluciones tecnológicas, tiene el compromiso
permanente de satisfacer los requisitos de nuestros clientes mejorando continuamente nuestros
procesos para superar sus expectativas y cumplir con las metas establecidas por la organización,
manteniendo la integridad, confidencialidad, profesionalismo y contribuyendo a la generación de
progreso económico y social de la organización, los trabajadores, el cliente, proveedores y de la
infraestructura del país.
Para lograrlo, la organización cuenta con personal competente calificado, herramientas y
recursos necesarios para planear, desarrollar, controlar y poder retroalimentar nuestros procesos,
con el fin de brindar un mejor servicio a nuestros clientes.
Ilustración 1 Principales Clientes de OSP International
Conjunto de firmas y/o empresas a las que OSP provee sus servicios.
Fuente: http://www.ospinternational.com
30
6.4.1.4 Transformación Digital
La sostenibilidad y competitividad de las organizaciones están ampliamente ligadas al
concepto de TRANSFORMACIÓN DIGITAL. La digitalización, virtualización, gestión de
procesos y administración de grandes volúmenes de información, requieren herramientas
especializadas, flexibles, configuraciones a la medida, fácil integración, con altos estándares de
seguridad y gran capacidad de análisis de datos.
OSP cuenta con soluciones tecnológicas para atender los requerimientos de las
organizaciones en las áreas de gestión documental, transformación digital, seguridad de la
información y carpeta ciudadana. Con aliados de primer nivel, hemos desarrollado un ecosistema
de transformación digital que permite a las organizaciones cubrir sus necesidades, desde las fases
iniciales de digitalización de documentos, pasando por herramientas de virtualización, gestión de
procesos y aseguramiento, hasta la gestión de grandes volúmenes de información (OSP, 2017).

31
7 Propuesta para la Implementación de la Facturación Electrónica de la Empresa OSP
INTERNATIONAL CALA SAS.
Para la implementación del modelo de funcionamiento de la factura electrónica en
Colombia específicamente en pequeñas y medianas empresas, es así como se supone que los
contribuyentes no deberán complicarse con adquisiciones de tecnología, sino que podrán acudir a
los proveedores tecnológicos que la DIAN ha certificado para tal fin, son estas las personas que
se encargarán de generar las facturas por ellos, lo anterior es denominado proceso de outsourcing
(La recta final, 2017).
Por lo anterior es importante resaltar que la factura electrónica generará un gran impacto
en la economía colombiana pero sobre todo, es la oportunidad adecuada para la conformación de
nuevos negocios. Con esta implementación se podrán incluir pasarelas de pago, conciliación del
recaudo, servicios de comunicación con los receptores de las facturas por medio del correo
electrónico, mensajería y chat, para luego ser llevadas al mundo digital, con una gran ventaja que
es la posibilidad de la personalización para cada individuo que permiten las tecnologías de la
información. (La recta final, 2017).
Por lo anterior, se hace necesario identificar las características y principios de la
facturación electrónica de acuerdo a la normatividad estándar ISO 27001 exigido por la DIAN
relacionado a su vez con lo que establece el decreto 2242 de 2015 para medir la seguridad en el
proceso de implementación y durante su aplicación en los años siguientes.

32
7.1 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001
La presente norma se encuentra diseñada como modelo para la implementación,
operación, seguimiento, revisión, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión de la
seguridad de la información (SGSI), sistema relacionado con las necesidades y objetivos, los
requisitos de seguridad, los procesos, empleados, tamaño y estructura de la organización.
La organización debe mejorar continuamente la eficacia del SGSI mediante el uso de la
política de seguridad de la información, los objetivos de seguridad de la información, los
resultados de la auditoría, el análisis de los eventos a los que se les ha hecho seguimiento, las
acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
La norma ISO 27001 pretende dar cubrimiento a todas las organizaciones y resalta los
requisitos de un SGSI, con el fin de reconocer los riesgos globales de la organización, por otra
parte señala cuales son los requisitos que permitirán la implementación de controles de seguridad
adecuados para cada una de las organizaciones buscando proteger la información y brindar
confianza a las partes interesadas.
Es importante tener en cuenta que para la implementación de la factura electrónica, se
deben conocer las características y principios de la factura electrónica, los cuales se pueden
evidenciar dentro del siguiente análisis en el cual se verificará tanto la Norma ISO 27001, como
el Decreto 2242 de 2015.
Se debe tener en cuenta los Objetivos de control y controles de la NTC- ISO 27001, para
poder analizar adecuadamente la norma junto a los decreto ley y resoluciones expedidos por el
gobierno nacional.
33
Para la política de seguridad; En el Artículo 1 de la Resolución N° 000019, se encuentra
que el sistema técnico de control para la factura electrónica: comprende los elementos técnicos,
las condiciones y los procedimientos establecidos en el decreto 2242 de 2015 necesarios para
interoperabilidad, masificación y control fiscal.
Es importante resaltar que la resolución N° 000019 establece una serie de Anexos
técnicos que definen la funcionalidad de forma correcta, estos parámetros deben ser incluidos en
las políticas de seguridad de la empresa ya que definen el manejo del XML y la firma
electrónica.
Mientras que para la Organización interna, el artículo 12 del Decreto 2242 del 2015, fija
la autorización de proveedores tecnológicos: El obligado a facturar puede contratar los servicios

34
de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN por un periodo de 5 años. Lo anterior se
debe establecer según los acuerdos con los proveedores intermediarios, la DIAN exige que
cuenten con ISO 27001 pero no se estipula condiciones de confidencialidad cuando el proveedor
es quien resguarda la información de las facturas.
Consideraciones del decreto 2242 del 2015, considera que la factura electrónica podrá
expedirse, aceptarse y archivarse usando cualquier tipo de tecnología, que garantice su
autenticidad e integridad, a su vez el gobierno nacional podrá instaurar tecnologías para el

35
control fiscal con el fin de combatir el fraude y la evasión. Por ello el decreto resalta que la
factura electrónica se puede dar con cualquier tecnología, sin embargo, se debe garantizar que la
información sea autentica e integra; los sistemas técnicos den ser controlados para fines
tributarios.
Para las partes externas, el Artić ulo 8 decreto 2242 del 2015, señala que las medidas en
caso de inconvenientes técnicos y situaciones especiales: En caso de inconvenientes técnicos que
impidan la generación y/o entrega de la factura Electrónica entre el obligado a facturar y el
adquirente, y/o la entrega del ejemplar para la DIAN, o en situaciones de fuerza mayor o caso
fortuito, aplicarán las medidas que establezca la DIAN en relación con: Los servicios
informáticos electrónicos, los sistemas del adquiriente. Cada vez que el proveedor presente fallas
técnicas en su sistema para transmitir información a la DIAN o caso contrario la DIAN no tenga
disponibilidad del sistema se entrara en funcionamiento el sistema de facturación de
contingencia.
A su vez, en el Artić ulo 4 - 5 decreto 2242 del 2015, acuse de recibido de la facturación
electrónica y verificación y rechazo de la factura electrónica: los clientes deben informar al
obligado a facturar el recibo de la misma y podrá rechazarla si no cumple con las condiciones
señaladas. La confirmación de la factura electrónica estará dada través de los recursos
tecnológicos que se establecen permitiendo de esta manera tener el mecanismo de control en la
recepción de la factura.
Y en el Artić ulo 2, Punto 4: Proveedor Tecnológico: Es una persona natural o jurídica que
podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirientes que opten por
recibir la factura en formato Electrónico. A través de un estudio de datos la DIAN aprobara los
proveedores que participan en el proceso de generación de la factura electrónica teniendo en

36
cuenta los siguientes requisitos: 1. Certificación ISO 27001, 2. Patrimonio Liquidado superior a
20.000 UVT, 3. Activos fijos que representen el 50% del patrimonio liquidado.
Para la gestión de activos, se encuentra que el Artić ulo 5 de la resolución N°000019,
Numeración consecutiva autorizada para expedir factura electrónica: corresponde a un
consecutivo autorizado por la DIAN pagara garantizar la unicidad de la factura. Este código es
llamado CUFE e identifican que la factura sea única, irrepetible y autorizada por la DIAN.
Elementos del sistema técnico de control: 1: formato XML, 2: habilitación de
facturadores electrónicos, 3: numeración autorizada, 4: código único de factura, 5: firma. 6:
confirmación de entrega y rechazo. Para el uso y aceptación de la información contenida en la
factura electrónica se hace necesario cumplir con los elementos de control que se convierten en
las reglas sobre el uso aceptable de la información.

37
En relación a la Seguridad de los recursos humanos, en el Artić ulo 2 decreto 2242 del
2015, en el punto 5: Catalogo de participantes de Factura electrónica: es el registro administrado
por la DIAN de los obligados a facturar, los adquirientes y los proveedores tecnológicos. Y la
DIAN maneja los listados por separado para facilitar la clasificación y la operatividad;
permitiendo de esta manera controlar el perfil de la empresa registrada.
Antes de la contratación laboral, Artić ulo 2 del decreto 2242 del 2015, dentro del punto 4:
Proveedor Tecnológico: Es una persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a
facturar electrónicamente y/o a los adquirientes que opten por recibir la factura en formato
electrónico. La selección de los proveedores tecnológicos la realiza la DIAN cumpliendo con los
requisitos mencionados en el control A.6.2.3.
Dentro de la terminación o cambio de la contratación laboral, en su Artículo 3 del decreto
2242 del 2015, dentro del parágrafo 3: Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan
lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente
nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de
las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente. Para cada novedad mencionada en el
parágrafo 3 durante el proceso de generación de la factura debe existir un reporte que soporte
cualquier anormalidad en la factura.

38
Con relación a la Devolución de activos, el Artić ulo 3 del decreto 2242 del 2015, en su
parágrafo 3: Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones,
anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando
clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas
no podrán ser utilizados nuevamente. Para cada novedad mencionada en el parágrafo 3 durante el
proceso de generación de la factura debe existir un reporte que soporte cualquier anormalidad en
la factura.
39
Con Retiro de activos, el Artículo 11 Punto 4 resolución N°000019, hace relación a los
Inconvenientes ocasionados por la cancelación o no renovación de la autorización al Proveedor
Tecnológico: Cuando la DIAN cancele o no renueve la autorización al proveedor tecnológico, los
clientes de éste que sean obligados a facturar electrónicamente podrán registrar ante la DIAN un
nuevo proveedor tecnológico. Con la condición establecida en el punto 11 si el proveedor
decide retirar los servicios este podrá realizarlo con previa autorización, y la DIAN estar
sujeta a los cambios del proveedor sin afectar el proceso de facturación.

40
Con base a la Gestión de la prestación del servicio por terceras partes y su prestación del
servicio, el Artić ulo 13 del decreto 2242 del 2015, Obligaciones de los proveedores tecnológicos:
Loa proveedores deberán prestar los servicios de facturación contratados. La Resolución 000019
complementa con el articulo 15 la obligatoriedad que tiene el proveedor de presentar la
documentación para ser autorizado por la DIAN durante 5 años y debe informar la cancelación o
renovación como proveedor tecnológico para poder seguir operando. Las obligaciones que tienen
los proveedores con la DIAN facilitan el control de la prestación del servicio consultando el
catálogo de participantes y solicitando al proveedor el Backup de las facturas emitidas.
Por otra parte el monitoreo y revisión de los servicios por terceras partes, el Artić ulo 13
del decreto 2242 del 2015, Las obligaciones de los proveedores tecnológicos: Los proveedores
41
deberán prestar los servicios de facturación contratados. La Resolución 000019 complementa con
el articulo 15 la obligatoriedad que tiene el proveedor de presentar la documentación para ser
autorizado por la DIAN durante 5 años y debe informar la cancelación o renovación como
proveedor tecnológico para poder seguir operando. Las obligaciones que tienen los proveedores
con la DIAN facilitan el control de la prestación del servicio consultando el catálogo de
participantes y solicitando al proveedor el Backup de las facturas emitidas.
En la Gestión de los cambios en los servicios por terceras partes, el Artículo 13 decreto
2242 del 2015, las Obligaciones de los proveedores tecnológicos: Loa proveedores deberán
prestar los servicios de facturación contratados. La Resolución 000019 complementa con el
articulo 15 la obligatoriedad que tiene el proveedor de presentar la documentación para ser
autorizado por la DIAN durante 5 años y debe informar la cancelación o renovación como
proveedor tecnológico para poder seguir operando. Las obligaciones que tienen los proveedores
con la DIAN facilitan el control de la prestación del servicio consultando el catálogo de
participantes y solicitando al proveedor el Backup de las facturas emitidas.

42
Para el Control contra códigos maliciosos, la Resolución N° 000019, en la resolución se
definen los anexos técnicos para el manejo del XML, firma digital, CUFE y la clave técnica de
control. Se hace necesario establecer los controles de seguridad que impidan el ingreso de
códigos malignos y que puedan atacar vulnerabilidades establecidas en el proceso.
En el Respaldo de la información. En el Artículo 6 del decreto 2242 del 2015,
Conservación de la factura electrónica: Las facturas deben ser conservadas en el formato
electrónico por un periodo de 5 años, tanto por el obligado a facturar como por el adquiriente. Se
debe solicitar al proveedor copias de respaldo o establecer que la custodia sea propia.
43
Para el Manejo de medios, Según la Resolución N° 000019, En la resolución se definen
los anexos técnicos para el manejo del XML, firma digital, CUFE y la clave técnica de control.
Estos anexos técnicos nombrados en la resolución obligan a que el XML maneje como
validación adicional código QR, no pueden pasar facturas sin numeración autorizada por la
DIAN y se hace obligatoria la firma electrónica.
Para el Intercambio de la información, la Resolución N° 000019 articulo 9 y articulo 10,
ARTÍCULO 9. Acuse de recibo de la factura electrónica por parte del adquirente: El adquirente
44
que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación, deberá informar al
obligado a facturar electrónicamente el correspondiente acuse de recibo de la misma a través de
sus propios medios tecnológicos o de los que disponga para este fin el obligado a facturar.
ARTÍCULO 10. Rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente. El adquirente que
reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación, deberá rechazar cuando no
cumpla alguna de las condiciones señaladas en el artículo 5 del Decreto 2242 de 2015. Con el
acuse de recibo y el rechazo de la factura se avala el proceso de comunicación protegiendo la
información confidencial.
De igual manera la Resolución N°000019, anexo técnico 002, en el anexo técnico
establece el manejo de la firma digital y los certificados digitales, aclarando los actores
principales de la firma, los formatos y algoritmos de organización de datos. La protección de la
información de la factura electrónica a través de la firma digital asegura la integridad y
autenticidad del documento soportando el proceso, de igual manera el certificado que garantiza la
seguridad e interoperabilidad.
Para los Servicios de comercio electrónico, el Artículo 3 y 7 del decreto 2242 2015, el
articulo 3 habla de las condiciones de expedición de la factura electrónica, en donde para la
generación está el formato XML, numeración autorizada, información completa del obligado a
facturar y firma digital, y las condiciones de entrega de la factura con códigos de barras o
bidimensionales. El artículo 7 confirma que la factura es válida si tiene validez la información
del artículo 3 y que el tiempo de entrega a la DIAN es máximo 48 horas. El control de la
transacción en línea de la factura está reflejada en la condiciones técnicas solicitadas en el
artículo 3 protegiendo de divulgación, la complementación que tiene el artículo 7 es que la
factura no puede ser objeto de sesión, endoso o circulación, que no puede ser duplicada así este
45
anulada y que si no es entregada a la DIAN dentro del término establecido se aplicaran
sanciones.
En relación al Monitoreo, se generan las Consideraciones del decreto 2242 del 2015, El
contribuyente al utilizar un sistema de facturación deberá proveer los medios para su verificación
y auditoria. EL Software utilizado debe contener mecanismos de control para la emisión en caso
de ser solicitada una auditoria tal como lo define el decreto.
Mientras el contribuyente al utilizar un sistema de facturación deberá proveer los medios
para su verificación y auditoria. El Software utilizado debe contener mecanismos de control para
la emisión en caso de ser solicitada una auditoria tal como lo define el decreto.
46
Por su parte el Registro de fallas, la Resolución N°000019 Artić ulo11, Medidas en caso
de inconvenientes técnicos y situaciones especiales. En caso de presentarse fallas técnicas por
parte del Software del proveedor deberá informarse de forma inmediata a la DIAN para que sea
activado el plan de contingencia garantizando el resguardo de la información en proceso,
igualmente se deben reportar las fallas por parte del adquiriente al recibir la factura.
En el Requisito del negocio para el control de acceso, El decreto no habla del acceso a las
aplicaciones ya que corresponde a la política interna de la empresa, No se considera en el
decreto pero debe existir control de acceso tanto del software que emite factura como de la
aplicación de consultas en la DIAN.

47
En las Responsabilidades de los usuarios, El decreto no especifica ni da alcance a roles y
perfiles que va a manejar el usuario de la empresa o de la DIAN en sus software. No se aclara en
el decreto pero se considera importante el uso de contraseñas tanto del software que emite factura
como de la aplicación de consultas en la DIAN.
En el Control de acceso a las aplicaciones y a la información, la Resolución N°000019,
anexo técnico 003, el Mecanismo del sistema técnico del control fiscal para validar la integridad
y autenticidad de información del ejemplar de la factura electrónica por medio de la clave
técnica. El personal encargado del soporte a las aplicaciones de las organizaciones y de la DIAN
no tendrá ingreso a la información del proceso, de llegar a requerir esta información deberá
ingresar por medio de la clave asignada.
Los Controles criptográficos, en la Resolución N° 000019, anexo técnico 001 - 002 – 003,
En el anexo técnico 001 para el manejo del XML dentro del certificado digital se estipula que la
criptografía a utilizar debe ser P12, en el anexo técnico 002 aclara que la firma electrónica en los
48
formatos debe usar algoritmos Hash con codificación en Base64 y en el anexo 003 para la
generación del cufe y la clave técnica se nombra el código único One Way Hash con algoritmo
Sha1. La criptografía es la base fundamental del proceso, cada información relacionada en el
XML está protegida con el objeto de asegurar que no sea alterada por personal ajeno.
En la Seguridad de los archivos del sistema, la Resolución N°000019, anexo técnico 003,
Este anexo integra a las validaciones un código de seguridad del software que autorizo la DIAN
para facturar, se une un numero identificador formado con Sha-384 más un numero de pin que
hace referencia a la huella del software. Con el fin de evitar fallas en la instalación y el uso del
49
software se solicita la creación del código llamado huella del software estableciendo una revisión
permanente y evitando novedades futuras.
En el Artić ulo 10 del decreto 2242 del 2015, Una vez la DIAN seleccione los obligados a
facturar electrónicamente, directamente o a través de un proveedor tecnológico autorizado, deben
realizar las pruebas tecnológicas tendientes a demostrar el cumplimiento de condiciones técnicas
de expedición (generación - entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo, y demás
condiciones tecnológicas y operativas establecidas. La DIAN con la medida de selección y
notificación por medio del catálogo asigna un plazo de 3 meses para adoptar el proceso, no se da
inicio si las pruebas no son satisfactorias lo que ayuda a que el proceso en producción sea
transparente.
El decreto no especifica detalles ni controles al código fuente de los programas requeridos
por las empresas o la DIAN. El acceso al código fuente de los programas deberá ser restringido
con el fin de evitar amenazas en su funcionalidad evitando de esta manera la intervención de
terceros no autorizados y que estos no cuenten con las habilidades para obtener dicho acceso o
manipulación del código.

50
Los Aspectos de seguridad de la información, de la gestión de la continuidad del negocio,
la Resolución N° 000019 Artić ulo 11, PUNTO 3, Cuando por inconvenientes técnicos no haya
disponibilidad del Servicio informático de Factura Electrónica de la DIAN, que impida la entrega
del ejemplar de la factura electrónica a la Entidad, la Subdirección de Gestión de Tecnología de
Información y Telecomunicaciones expedirá un comunicado sobre tal situación, el cual dará a
conocer mediante publicación en la página web de la entidad. Una vez restablecido el Servicio
este evento se dará a conocer mediante comunicado publicado en la página web de la Entidad.
Con el fin de prevenir interrupciones que puedan afectar el desempeño de las actividades tanto de
la organización, proveedor tecnológico o la DIAN se llevara el manejo de los planes de
activación de factura de contingencia, con el objeto de reportar a tiempo la factura, se da un plazo
de 48 horas para entregar la factura una vez solucionado el inconveniente.

51
El Cumplimiento de los requisitos legales, en el Decreto 2242 del 24 de noviembre 2015,
Referencia los siguientes artículos: Art 615. 511, 616-1, 617, 618, 684-2, 657 del estatuto
tributario. Ley 1607 del 2012, articulo 26 de la ley 962 de 2005, articulo 183 de la ley 1607 de
2012, ley 527 de 1999, decreto 2364 de 2012. El decreto relaciona que se debe seguir al pie de la
letra la reglamentación del estatuto tributario debido a que el fin principal es el control fiscal y
también relaciona las leyes y decretos que contribuyen a la aplicación correcta de la tecnología
para garantizar la autenticidad e integridad de los mensajes.
En el Decreto 2242 artić ulo 2, La factura electrónica es el documento que soporta
transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas
computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características

52
y condiciones que se establecen en el Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y
conservación. El adquiriente deberá recibir, rechazar y cuando sea el caso conservar la factura
para su posterior exhibición, en cuanto al emisor no se establece en el decreto si el resguardo de
los 5 años es obligación del proveedor tecnológico, por lo que se deben solicitar Backups.
Por su parte las Consideraciones decreto 2242 del 2015, Que la ley 527 de 1999 define la
firma digital y el decreto 2364 de 2012 reglamenta la firma electrónica permitiendo la
autenticidad e integridad de los mensajes de datos, constituyendo tecnológicamente instrumentos
que pueden facilitar el control fiscal. El éxito del proceso de facturación electrónica es el
cumplimiento de los lineamientos del manejo de la firma digital y los certificados digitales que
garantizan la seguridad de la información.
La Resolución N° 000019, anexo técnico 001 - 002- 003, En el anexo técnico 001 para el
manejo del XML dentro del certificado digital se estipula que la criptografía a utilizar debe ser
P12, en el anexo técnico 002 aclara que la firma electrónica en los formatos debe usar algoritmos
Hash con codificación en Base64 y en el anexo 003 para la generación del cufe y la clave técnica
se nombra el código único One Way Hash con algoritmo Sha1. Los controles criptográficos
deben ser cumplidos a cabalidad con el fin de tener segura la información, estos deben ser
establecidos con la calidad de los algoritmos cifrados requeridos para la finalidad que exige el
proceso.
53
Entre tanto las Consideraciones de la auditoría de los sistemas de información, el
contribuyente al utilizar un sistema de facturación deberá proveer los medios para su verificación
y auditoria. Se hace necesario planificar las actividades con el fin de mitigar los posibles riesgos
que se puedan presentar en el proceso evitando interrupciones en la generación de la factura.
Para tener un uso adecuado en la protección de la información se crea la guía de auditoría
como herramienta de soporte para el proceso.
7.2 Pasos para la implementación
Para dar inicio al desarrollo del proceso de implementación deben seguirse los
lineamientos presentados a continuación, puesto que la intención de la DIAN es la que todas las
empresas lleguen a tener este nuevo modelo de facturación.
1) Buscar información sobre este sistema de facturación, que es, para que sirve,
como funciona, que países ya lo aplican al 100% y que ventajas y desventajas trae
facturar de esta manera.
2) Estudiar la normatividad vigente, leyes y decretos sobre la facturación electrónica
para no incurrir en errores que pueden acarrear sanciones.
3) Establecer que cambios requerirá implementar a nivel de procesos internos de la
empresa.
4) Socializar al interior de la empresa sobre el nuevo sistema de facturación.
5) Cotizar el costo de la prestación del servicio entre los diferentes proveedores
tecnológicos que encontrará en el catálogo de participantes de factura electrónica

54
que la DIAN pondrá a disposición del público, estos proveedores tecnológicos
estarán autorizados por periodos de 5 años.
6) Una vez determinado a facturar electrónicamente deberá ingresar al servicio
informático de facturación electrónica que diseñará la DIAN en su portal de
internet; ingresar la información solicitada para quedar registrado en el catálogo
de participantes.
7) Escoger como desea facturar: expidiendo directamente la factura electrónica o
contratando un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. De escoger hacerlo
directamente deberá hacer pruebas en el portal de la DIAN para que sea
autorizado para facturar en un software propio.
8) Actualizar el Registro Único Tributario Rut; dependiendo de la opción escogida,
es decir, si factura directamente o a través de un proveedor tecnológico.
9) Tramitar la resolución de facturación electrónica y tramitar el mecanismo de firma
con certificado digital.
10) Hacer las pruebas pertinentes antes de comenzar a facturar electrónicamente.
11) Establecer políticas de contingencias cuando no se pueda expedir las facturas
electrónicas por cualquier razón.
12) Enviar a la DIAN las facturas electrónicas, notas débito o crédito hasta máximo 48
horas después de su generación, de no hacerlo acarreara sanciones por no informar
(Guzmán, 2017).
55
Ilustración 2 Modelo de operación de la factura electrónica
Fuente: Dirección de Impuestos y Aduanas DIAN (2017
De lo anteriormente mencionado es importante establecer un plan de trabajo que tenga
consigo la integración de todas las áreas de la compañía, puesto que, se avecinan grandes
cambios porque se deberán modificar muchos procesos, políticas, sistemas de gestión, y por otra
parte debe preparase al personal por medio de capacitaciones.
7.3 Proceso de factura bajo el Ciclo PHVA
Por medio de este ciclo se llevan a cabo diferentes procesos en los que consiste
desarrollar períodos de mejora en todos los niveles, ejecutando las funciones y los procesos de
las organizaciones, aplicando a su vez una modalidad circular, obteniendo los resultados
esperados, para ello debe existir un responsable para cada proceso dentro de la empresa. Por otra
parte para evaluar el proceso de una implementación de la factura electrónica lo más adecuado
56
para ello es analizarlo por medio del ciclo PHVA por medio de la identificación de las
oportunidades de mejora utilizando para ello métodos simples y eficientes estableciendo
objetivos, y definiendo los métodos para alcanzarlos, trazando indicadores que permitan verificar
su cumplimiento.
Teniendo en cuenta lo anterior el ciclo PHVA se puede describir:
1) Planear: Establece los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados,
de conformidad con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.
2) Hacer: Implementa procesos para alcanzar los objetivos.
3) Verificar: Realiza seguimiento, mide los procesos y los productos en relación con
las políticas, los objetivos y los requisitos, reportando los resultados alcanzados.
4) Actuar: Realiza acciones para promover la mejora del desempeño de los procesos
(Guzmán, 2017).
El ciclo PHVA significa actuar sobre el proceso, resolviendo continuamente las
desviaciones a los resultados esperados. El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad
del proceso pueden lograrse aplicando el concepto de PHVA en cualquier nivel, y en cualquier
tipo de proceso, ya que está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control
y mejora del desempeño de los procesos (Gallo, 2017). La Ilustración 3 presenta una estructura
de la necesidad de generar facturar y como esto lleva a realizar el ciclo PHVA para el proceso de
generación de facturas electrónicas.

57
Ilustración 3 Procesos de factura electrónica
Fuente: (Guzmán, 2017)
Por lo anterior, se hace relación del ciclo PHVA con las características que señala la
norma ISO 27001 para la ejecución del proceso de facturación electrónica.
Ilustración 4 Ciclo PHVA
Fuente: Propia
58
MODELO PHVA APLICADO AL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
IDENTIFICACIÓN EN PHVA PROCESO FACTURACIÓN ELECTRONICA

 Se presentan los manuales técnicos que definen los parámetros del
proceso.
 Inclusión de políticas de seguridad, selección de los
Planificar proveedores.
 Aplicación de nuevas tecnologías (criptografía
 Sha1, XML, código QR y firma electrónica)
Emisión y transmisión de la facturación electrónica al proveedor

Hacer, verificar validando información como tipo de datos, valores de datos, cifras
con totales.
Construcción de XML, firma electrónica, calculo cufe y clave
Verificar, Actuar técnica.
Hacer Envió del XML y representación gráfica al adquiriente.
Aceptación o rechazo de la factura electrónica por parte del

Verificar, Actuar adquiriente.
Hacer Trasmisión de la factura a la DIAN
Verificar, Actuar Aceptación o rechazo de la factura electrónica por parte de la

DIAN
Se validan las características del decreto 2242 del 2015 y de los
manuales técnicos para verificar su cumplimiento. De acuerdo a lo
Hacer, verificar exigido por la DIAN se realiza la verificación de la seguridad ofrecida
por el proveedor de acuerdo a los controles establecidos en la norma
27001.
Con el fin de establecer las amenazas y vulnerabilidades que se
puedan presentar en el proceso de generación de factura se identifica
Hacer
el contexto interno, las áreas funcionales, los subprocesos, activos
principales y eventos.
Con la información obtenida en el paso anterior se crea una matriz
Hacer, Verificar de riesgos la cual nos permite identificar los eventos críticos que se
puedan presentar en el proceso de generación de factura electrónica.
Para tener mejor calidad en el proceso de factura electrónica se crea
Actuar una guía de auditoria que permite evaluar el proceso, logrando mitigar
los riesgos y garantizando la seguridad de la información.
Verificar Conservación de la factura electrónica por 5 años
Fuente: Elaboración propia, consultada en (Arias & Pelaez, 2017)

59
7.4 Pros y contras de la implementación de la facturación electrónica
Antes de llevar a cabo cualquier implementación deberá llevarse a cabo un análisis sobre
los pros y contras que puede llegar a causar el nuevo modelo de facturación, por ello es
importante establecer quienes son los encargados del proceso de implementación, para tener una
visión global del sistema.
Ilustración 5 Proceso de Facturación
Fuente: (Actualícese, 2016)
Tal y como puede verse en la gráfica la DIAN es el núcleo del proceso y aquel que
desarrolla y dirige el proceso; por lo tanto es el que determina las reglas de juego.
Tal y como puede verse alrededor están los demás participantes que serán el apoyo y
sostenimiento para que sea efectiva la implementación.
Dentro de los partícipes de la implementación se encuentran:

60
Emisores: son las personas jurídicas o naturales obligados a emitir las facturas
electrónicamente, también se incluyen los que participan en este proceso de manera voluntaria.
Proveedores de servicios tecnológicos: son las personas jurídicas o naturales que
prestaran los servicios tecnológicos de facturación a través de plataformas electrónicas, estos
deberán cumplir con una serie de requisitos para que sean autorizados por la DIAN, esta
autorización se dará por periodos de 5 años.
Adquirientes: son las personas jurídicas o naturales que adquieren el bien y/o servicio
que venden los emisores.
Todos los anteriores actores deben estar inscritos dentro del catálogo de participantes que
pone a disposición la DIAN en su página web.
Teniendo claro quiénes son los participantes del proceso de implementación se puede
decir decir que para todos ellos, este modelo de facturación representa retos muy importantes a
nivel de infraestructura, redes, recurso humano, recurso económico, entre otros aspectos
(Guzmán, 2017).
7.4.1 Pros y contras de la implementación por intermedio de la DIAN
Por ser la entidad encargada para la implementación del proceso, la DIAN deberá por su
parte realizar una gran inversión para infraestructura, redes, recurso humano, capacitación,
socialización, todo lo anterior con el fin de que el proyecto se logren cumplir y que exista un
mayor control a la evasión de impuestos especialmente el IVA y el impuesto al consumo y una
mejor calidad de la información recibida (Sierra, 2017).

61
7.4.1.1 Pros
 Mayor control de la evasión de impuesto
 Calidad en la información recibida
 Mayores niveles de eficiencia y eficacia
 Minimización del tiempo en obtener la información del contribuyente (Sierra,
2017).
7.4.1.2 Contras
 Gran inversión de recursos del Estado para infraestructura
 Perdida de información
 Aumento en las peticiones, quejas y reclamos de los contribuyentes
7.4.2 Pros y contras de la implementación para los emisores
Esta parte del eslabón, hacen parte de la fuente de información para la DIAN, puesto que
son los que por medio de las facturas electrónicas informarán sobre sus transacciones
comerciales. Para estos serán más los contras, dado que es en ellos en quien recae la
responsabilidad de la información reportada.
7.4.2.1 Pros
 Ahorro después de la implementación en los costos generados por el área de
facturación.
7.4.2.2 Contras
 Aumento del gasto por la implementación

62
 Aumento del gasto en el área de recursos humanos
 Cambios en las políticas de las empresas para adaptar y adoptar el nuevo
modelo.
 Riesgo de sanciones por no enviar las facturas a tiempo a la DIAN
 Perdida de la información o no envió a tiempo
 Poner en marcha un sistema de contingencia cuando por alguna razón no se
puedan emitir las facturas electrónicas
 Mayor control de la DIAN sobre los ingresos
Es entonces, el nuevo sistema de facturación muy beneficioso, pero para quien es una
herramienta de mayor ganancia es directamente para el Estado, pues es en él en quien recae la
responsabilidad de la información y es a quien se le sancionara si no cumple con lo establecido
(Sierra, 2017).
63
8 Estados Financieros de la empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS 2017
OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S.

ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES
Del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2018 y 2017
(Expresados en pesos colombianos)
Notas 31/12/2018 31/12/2017
Ingresos Operacionales
Ventas 18 $ 7.023.550.701 $ 6.212.523.987
Costo de venta 19 $ (860.190.189) $ (1.195.273.238)
Utilidad bruta $ 6.163.360.512 $ 5.017.250.749
Gastos de administración 20 $ (4.607.702.629) $ (3.011.796.329)

Gastos de ventas 21 $ (854.675.682) $ (1.052.515.872)
Utilidad Operacional $ 700.982.201 $ 952.938.548
Ingresos financieros 22 $ 1.715.218 $ 3.309.260

Otros Ingresos no operacionales 22 $ 9.677.383 $ 29.914.644
Gastos financieros 23 $ (100.076.453) $ (80.840.333)
Otros Gastos no operacionales 23 $ (75.425.786) $ (23.102.221)
Utilidad o pérdida antes de impuestos $ 536.872.563 $ 882.219.898
Impuestos Renta $ (66.534.699) $ (222.051.787)
UTILIDAD NETA AÑO $ 470.337.864 $ 660.168.111
Otro resultado integral
TOTAL RESULTADO INTEGRAL $ 470.337.864 $ 660.168.111
VEANSE LAS NOTAS QUE ACOMPAÑAN A LOS ESTADOS FINANCIEROS
JOSE H. FERNANDEZ GARCIA OLGA LUCIA CACERES CORONADO JACKELINE IBETT MAHECHA BARACALDO
Representante Legal Contador Público Reviso Fiscal
T.P.155.613 - T T.P. 87.666-T
Miembro de Astaf Colombia S.A.S
(Vease mi Dictamen del 27 de Marzo de 2018)
64
INDICADOR FORMULA 2018 OPTIMO

Capital suscrito y pagado
Reservas
Capital Real 4.287.136.125
Utilidades Retenidas
Utilidades del Ejercicio
Activo Corriente -
Capital de Trabajo = = 1.539.101.660
Pasivo Corriente
Activo Corriente - Inventarios

Capital Neto de Trabajo = = 1,30 >1.3
Pasivo Corriente
Activo Corriente
Liquidez = = 1,38 >1.3
Pasivo Corriente
Activo Total
Solvencia = = 2,10 >1.5
Pasivo Total
Activo Fijo
Riesgo = = 0,82 <2
Patrimonio Lìquido
Pasivo Total
Endeudamiento = = 47,57% <= 65%
Activo Total
Utilidad Operacional
Cobertura de interés = = 7,00
Gastos de Interés
Utilidad Neta
Rendimiento = = 9,21% >= 5%
Patrimonio
Utilidad operacional +
EBIDTA = = 1.150.951.103
Depreciaciòn + Amortizaciòn
EBIDTA 2017
Indicador Crecimiento EBIDTA = = 1,00 >0
EBIDTA 2016
Utilidad Bruta
Margen bruto de Utilidad = = 87,75%
Ventas Netas
Margen operacional de Utilidad = = 9,98%
Ventas Netas
Utilidad Neta
Rentabilidad Sobre Ventas = = 6,70% >= 5%
Ventas Netas
Rentabilidad Sobre Patrimonio = = 13,73% >= 5%
Patrimonio
Rentabilidad Sobre Activos = = 7,20% >= 5%
Activos Totales
65
INDICADOR FORMULA 2018 OPTIMO

Capital suscrito y pagado
Reservas
Capital Real -3.038.692.553
Utilidades Retenidas
Utilidades del Ejercicio
Activo Corriente -
Capital de Trabajo = = 1.539.101.660
Pasivo Corriente
Activo Corriente - Inventarios

Capital Neto de Trabajo = = 1,30 >1.3
Pasivo Corriente
Activo Corriente
Liquidez = = 1,38 >1.3
Pasivo Corriente
Activo Total
Solvencia = = 2,10 >1.5
Pasivo Total
Activo Fijo
Riesgo = = 0,82 <2
Patrimonio Lìquido
Pasivo Total
Endeudamiento = = 47,57% <= 65%
Activo Total
Cobertura de interés = = 7,00
Gastos de Interés
Utilidad Neta
Rendimiento = = 9,21% >= 5%
Patrimonio
Utilidad operacional +
EBIDTA = = 1.150.951.103
Depreciaciòn + Amortizaciòn
EBIDTA 2017
Indicador Crecimiento EBIDTA = = 1,00 >0
EBIDTA 2016
Utilidad Bruta
Margen bruto de Utilidad = = 87,75%
Ventas Netas
Margen operacional de Utilidad = = 9,98%
Ventas Netas
Utilidad Neta
Rentabilidad Sobre Ventas = = 6,70% >= 5%
Ventas Netas
Rentabilidad Sobre Patrimonio = = 13,73% >= 5%
Patrimonio
Rentabilidad Sobre Activos = = 7,20% >= 5%
Activos Totales
66
9 Bibliografía
Alfonso Katherine para el diario La república. Industria del software y tecnologías de la

información aporta 1,6% del PIB anual. Artículo publicado el 22 de septiembre de 2017.
67
Recuerdo de: https://www.larepublica.co/economia/industria-del-software-y-tecnologias-

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Arias, S. L., & Pelaez, C. (2017). Guía de Auditoria para la evaluación del proceso de generación
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http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0962_2005.html
Congreso de la Republica de Colombia. Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
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http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0527_1999.html
Constitución Política de Colombia, 1991. Documento digital recuperado de:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/constitucion_politica_1991.html
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Resolución 000001 de 2019. Mediante la
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artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Documento digital recuperado de:
https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Infor
macionTecnica/Documents/Resolución%20000001%20del%2003012019.pdf
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Resolución 000010 del 2018. Por la cual se
seleccionan unos contribuyentes para facturar electrónicamente. Documento digital
recuperado de:
https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Factu
ra%20Electrnica/Resolución_000010_06022018.pdf
68
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Resolución 000072 de 2017. Po al cual se

seleccionan unos contribuyentes para facturar electrónicamente. Documento digital
recuperado de:
ra%20Electrnica/Resolución_000072_29122017.pdf
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN Resolución 0055 de 2016. Por la cual se
adoptan sistemas técnicos de control de facturación, se modifica el numeral 1 del artículo
11 de la Resolución 0019 de 2016 y se establecen otras disposiciones. Documento digital
recuperado de:
ra%20Electrnica/Resolucion_000055_14_Julio_2016-1.pdf
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Resolución 000019 de 2016. Mediante la
cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el
Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos
que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen otros aspectos en
relación con la factura electrónica. Documento digital recuperado de:
http://facturacionelectronica.com.co/sites/default/files/resolucion000019.pdf
Gómez Víctor. Realidad Jurídica del Comercio Electrónico en Colombia. 2004. Proyecto de
Grado para optar al Título de Abogado, Pontificia Universidad Javeriana. Documento
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Guzmán, J. (2017). Hay 18 empresas que están autorizadas por la Dian para emitir factura
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electronico-definicion-tipos-tendencias
69
Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Decreto 1625 DE 2016. Por el cual se adiciona el
Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, para
adicionar un Título 5 a la Parte 5 del Libro 1 y reglamentar los artículos 221 y 222 de la
Ley 1819 de 2016. Documento digital recuperado de:
https://www.dian.gov.co/Prensa/HistoricoNovedades/Decreto%201625%20de%202016,
%20Decreto%20Único%20Reglamentario%20en%20Materia%20Tributaria.pdf?TSPD_1
01_R0=7c073ecee7da7f563157dc089d95895apC900000000000000000c103db5ffff00000
000000000000000000000005c5de4ca00f89ab093
Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Decreto Nacional 2242 de 2015. Por el cual se
reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica
con fines de masificación y control fiscal. Documento digital recuperado de:
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http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=41102
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http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=6533
Ramírez y Ballesteros, Francisco y Martha. Ventajas de la Implementación de la Factura
electrónica en Colombia, 2012. Documento digital recuperado de:
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Sierra, M. J. (2017). El camino hacia la masificación de la factura electrónica. Bogotá, Colombia:
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Vidal Clenia Causil, para el INCP. Generalidades de la factura electrónica en Colombia, sf.
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https://sites.google.com/site/webcelectronico/evolucion-del-comercio-
electronico/historia-y-origen
71

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Análisis propositivo para la implementación del sistema de facturación electrónica en la

empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS.

Tabla 1 Cronología Factura Electrónica en Colombia ................................................................... 18

Lista de Gráficas e Ilustraciones

Ilustración 1 Principales Clientes de OSP International ................................................................ 29

La implementación de las TICs vistas en escenarios de competitividad empresarial genera

costo en la inversión de capital financiero y humano. A nivel organizativo y operacional, los

sistemas como el de facturación electrónica son analizados de forma macro y en términos de

competitividad aprovechables por que permiten durante su adopción un proceso de

commerce) con garantías de seguridad y confiabilidad facilitando operaciones y fortaleciendo los

entornos de las empresariales.

Palabras claves: TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación), factura

electrónica, sistema de facturación electrónica, E-Commerce.

The implementation of TICs seen in business competitiveness scenarios raises several

Keywords: TIC (Information and Communication Technologies), electronic invoicing,

electronic invoicing system, E-Commerce.

estaban emitiendo facturas electrónicas en Colombia ascendía a 13 y existían unas 1.000

facturación electrónicamente…y el Valor bruto de las ventas facturadas electrónicamente hasta

primeros contribuyentes obligados a usar al nuevo modelo de factura electrónica establecido

quisieran implementar el nuevo modelo.

un sistema de facturación no litográfico suponen una enrome inversión.

Aunque parecieran saltar a vista, dentro de los beneficios se mencionan:

“…eliminación de riesgos de pérdida de documentos físicos; eficiencia en la gestión

transacciones; mejoras en la trazabilidad y seguridad de operaciones; mejoras en la gestión de

cobro; ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento; procesos administrativos

más rápidos y eficientes; integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y

administrativos; mejoras en la relación cliente/proveedor; entre otros. (Clenia Causil Vidal

mencionando a DIAN, s.f.)

decisiones c) reducción del tiempo de envío y radicación de facturas, d) contribución al medio

aplicaciones de gestión internas de la empresa (Ramírez y Ballesteros, 2012).

Aunque el panorama es alentador y muy llamativo, siempre que se hable de

implementación de sistemas tecnológicos complejos, las dudas respecto de su implementación

amplias posibilidades de implementar un sistema eficiente de facturación electrónica que

dinamice sus operaciones.

Llevar a cabo la implementación de la factura electrónica en esta empresa constituye el

opciones de mercado. No solo se trata de establecer una propuesta de implementación, por

procesos relacionados con la facturación en la empresa y como la facturación electrónica

Para ello se analiza lo establecido por la normatividad respectiva, se hacen análisis

financieros a los principales ítems contables afectados por el modelo de facturación y se

Estos resultados se estructuran en el presente documento en capítulos ordenados que parte

desde el contexto teórico y normativo y desembocan en el análisis financiero y de costo-

facturación electrónica definiendo las ventajas que trae para la empresa.

2 Planteamiento del Problema

Las tendencias mundiales de aprovechamiento tecnológico no solamente están

estandarizadas de forma que puedan desenvolverse en ámbitos globales y no solo locales o

regionales particulares. En resumen, se busca una competitividad empresarial a través de las

facilidades que ofrece la tecnología.

El tránsito de un sistema convencional y en general, de uno que implica impresión en

que reduzcan los riesgos de fallo que afecten dicha inversión.

La empresa OSP INTERNATIONAL CALA SAS es una empresa de soluciones

volumen de facturación, durante los últimos 16 años y frente a la no obligatoriedad normativa, la

empresa no se había mostrado interés en implementar el sistema de facturación electrónica. Sin

clientes son en su mayoría grandes contribuyentes que ya manejan un sistema de facturación

electrónica y que además poseen sistemas de gestión administrativa, operacional y financiera

caracterizada por la complejidad y la demora en los tramites en especial aquellos relacionados

con contratos y pago a proveedores, significando para la organización, perdidas económicas y de

insuficiente manejo y control de clientes, producto de procesos administrativos que se apoyan en

un sistema de facturación convencional.

Siendo entonces esta empresa un proveedor de servicios tecnológicos bien podría

plantearse su facilidad para implementar un sistema de facturación electrónica a un bajo costo. El

la pregunta problema se enfoca en determinar ¿Cuál es la relación costo-beneficio respecto de la

implementación del sistema de facturación electrónica en la compañía y/o la continuación del

registro por facturación convencional?

La facturación electrónica es un proceso que se viene implementando de manera