Ofimática II

Manejo intermedio de Excel

Usos de Tablas Dinámicas
 TABLAS DINAMICAS

Su hoja de cálculo tiene muchos datos, pero ¿sabe lo que todos esos números significan? Sus datos ¿responden
a todas sus preguntas? Los informes de tabla dinámica pueden ayudar a analizar datos numéricos y responder a
preguntas al respecto.
En cuestión de segundos puede ver quién ha vendido más, y dónde. Vea qué trimestres han sido los más
rentables, y qué producto ha sido el más vendido. Haga preguntas y vea las respuestas.
Con los informes de tabla dinámica, puede ver la misma información de maneras distintas con tan solo unos clics.
Los datos se ponen en su sitio, contestan a sus preguntas y le dicen lo que significan los datos.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, etc...

Se denominan tablas dinámicas debido a:

 Una vez creadas se pueden cambiar las estadísticas.
 Se puede cambiar los datos.
 Se puede variar lo que es fila por columna y viceversa.
 Se puede compactar la tabla, hacerla más pequeña si tiene muchos datos distintos en un campo.
Crear una tabla dinámica

Cuando los datos están listos, coloque el cursor en cualquier lugar. Eso incluirá todos los datos de la hoja de
cálculo en el informe. O simplemente seleccione los datos que quiere utilizar en el informe. A continuación, en la
ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, vuelva a hacer clic en Tabla
dinámica. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
Seleccione una tabla o un rango ya está seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rango muestra el rango de los
datos seleccionados. Nueva hoja de cálculo ya está seleccionada como lugar en el que se ubicará el informe
(puede hacer clic en Hoja de cálculo existente si no desea que el informe se coloque en una hoja de cálculo
nueva).

1. Haga clic en una celda de la lista antes de ejecutar el Asistente para tablas dinámicas.
2. En el comando Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en botón Tabla dinámica.
3. Volver a hacer clic en Tabla dinámica, como lo muestra la figura:
4. Aparecerá la siguiente ventana:

 Seleccionar los datos o rango y luego elegir nueva hoja de cálculo. Acepta r
5. Aparecerá en una nueva hoja el diseño para la tabla dinámica y la lista de campos
Empecemos averiguando cuánto ha vendido cada vendedor? Para obtener la respuesta, se necesita datos
sobre los vendedores. Para ello, seleccionar con un clic la casilla de verificación Vendedor de la Lista de campos
de la tabla dinámica. También se necesita datos sobre cuánto han vendido?, para ello seleccionar con un clic la
casilla de verificación Costo del pedido. Tener en cuenta que no es necesario utilizar todos los campos de la lista
de campos para elaborar un informe. De esta forma la tabla dinámica quedará como lo muestra la figura.
Cambiar el diseño de la tabla dinámica
1. Hacer clic en cualquier dato del rótulo de fila con el botón derecho del mouse, en el menú contextual hacer clic en
mover y luego elegir “mover vendedor a columnas”.
Eliminar una tabla dinámica

Para el eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar las filas que abarca la tabla dinámica y
eliminarlas, esto provocará que se elimine la tabla y la lista de campos.

Agregar un campo o más a una tabla dinámica

Así, otra pregunta podría ser: ¿Cuáles son las cantidades de ventas para cada vendedor por país?. Para
obtener la respuesta, puede agregar el campo País al informe de tabla dinámica como filtro de informe. Utiliza el
filtro de informe para centrarse en un subconjunto de datos del informe, a menudo una línea de producto, un
período de tiempo o una región geográfica.

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el campo País de la Lista de campos de la tabla dinámica
2. Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el campo País en la lista de campos y luego otro clic en
Agregar a filtro del informe. El nuevo filtro de informe País se agrega a la parte superior del informe. La flecha
junto al campo País muestra (Todo), y ve los datos de ambos países. Para ver solamente los datos de EE.UU
o de Reino Unido, haga clic en la flecha y seleccione un país o el otro. Para volver a ver los datos de ambos
países, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en (Todo).
La tabla dinámica quedará como muestra la figura:
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los
datos que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es
importante.
Supongamos que se desea ver sólo los costos de pedidos de algunos vendedores.
1. Para filtrar el informe, haga clic en la flecha junto a Rótulos de fila. Al hacer clic en dicha flecha, aparece el
siguiente menú:
2. En este menú hay una lista que muestra que todos los vendedores están seleccionados. Para filtrar el informe,
desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Esto desactiva las casillas de verificación
situadas junto a cada elemento de la lista.
3. A continuación, active la casilla de verificación que hay junto Callahan y Fuller. Ahora, el informe de tabla
dinámica sólo muestra los datos de esos vendedores

4. La tabla dinámica quedará de la siguiente forma:

Cambiar el tipo de estadística de la tabla dinámica

1. Hacer doble clic en la estadística de la tabla dinámica (Suma del Costo del pedido).
2. Aparecerá la siguiente ventana en la cual se hace clic en la estadística que se desea y se presiona Aceptar.
También en esta ventana se puede presionar el botón Formato de número y se puede aplicar un formato
numérico para la estadística.
Ejemplo: La estadística calculada suma se cambio por el promedio de Costo del pedido.
Agregar varias estadísticas para un campo

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el campo para el cual se necesitan varias estadísticas, aparecerá el
siguiente menú:
2. Haga clic en Agregar valores tantas veces como estadísticas distintas se necesiten para el campo (ó arrastre el
campo nuevamente a la sección valores). La tabla quedará como muestra la figura.
3. Hacer clic sobre la estadística repetida (Ejemplo: Suma de Costo del pedido2), en el menú que aparece hacer
clic en configuración de campo de valor… y aparecerá la misma ventana descrita en el proceso de cambiar
estadística. En esta ventana puede cambiar el tipo de estadística y el nombre del campo en la sección nombre
personalizado
4. Finalmente aceptar.

En el ejemplo la tabla resultante sería:

Actualizar una tabla dinámica
Los datos en la tabla dinámica no se actualizan automáticamente, ante cualquier cambio producido en la base de
datos original. Si se modifican o se introducen nuevos registros en la base de datos original, se debe actualizar la
tabla.

Para actualizar una tabla dinámica siga los siguientes pasos:

1. Hacer clic en cualquier dato al interior de la tabla dinámica.
2. En el comando Opciones, en el grupo Datos hacer clic en el botó actualizar

Obtención de subtotales
Cuando se crea una tabla dinámica la estadística constituye un resumen de una cantidad de registros creando un
subtotal.

Si la tabla dinámica está creada y se desea saber la cantidad de registros agrupados a través de esa estadística,
basta con:
1. Hacer doble clic sobre el número de la estadística en el área de valores, de la cual se desea ver los
registros.
2. Se creará una nueva hoja con el detalle de los registros que la estadística resumió.
Ejemplo: Al hacer doble clic sobre el promedio del costo del pedido de Buchanan, se verá en una hoja nueva el
siguiente resultado:
Crear un grupo trimestral
En una tabla dinámica se podría querer comparar las ventas trimestrales de cada vendedor individual, teniendo
en cuenta que el campo que se tiene es fecha de pedido.

Ejercicio: Crear una tabla dinámica que muestre el total del costo del pedido por país, vendedor y fecha de pedido.

La tabla queda de la siguiente forma:

Para agrupar las fechas de los pedidos por trimestre, en una tabla dinámica ya creada realice lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier celda del informe que tenga una fecha de pedido,
del menú que aparece elegir Agrupar
Luego aparecerá la siguiente ventana, hacer clic en trimestres. Si también está seleccionado Meses, haga clic en
él para borrarlo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
 GRAFICOS DINAMICOS

Realice los siguientes pasos para graficar los resultados de la tabla dinámica:
1. Ubique el cursor al interior de la tabla dinámica
2. En el comando Opciones, en el grupo Herramientas, hacer clic en el botón Gráfico dinámico
3. Aparecerá automáticamente la ventana para elegir un tipo de gráfico, se elige y se obtiene el gráfico con el panel
de filtros del gráfico dinámico.
Cambiar el tipo de gráfico

1. Hacer clic al interior del gráfico, en el comando Diseño, en el grupo Tipo, hacer clic en el botón Cambiar tipo de
gráfico, aparecerá la siguiente ventana:

2. Buscar el tipo de gráfico que desea, hacer un clic en él y aceptar.

Formato para áreas del gráfico

1. Hacer un clic con el botón derecho del mouse en cualquier parte del gráfico que se desea dar formato
2. Hacer clic en dar formato a….(puede ser el eje, serie de datos, etc.)
3. Dar el formato y aceptar.

Efecto de color y relleno en el gráfico

1. Hacer un clic al área a colorear (una barra, fondo del gráfico, área del gráfico, área de trazado)
2. Hacer un clic en el botón de relleno