Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la
comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso. Proceso de Compras Fase 1 - Concienciación La primera fase que tiene lugar en un proceso de compra es aquella en la que el usuario se da cuenta que tiene una necesidad, problema o motivación que quiere solucionar. Fase 2 - Investigación A partir de que el usuario se da cuenta de que tiene esa necesidad, comienza una investigación para conocer y recopilar información sobre su problema, necesidad o motivación. Planificación de las compras: Consiste en realizar un análisis de las carencias que necesitan ser cubiertas en una empresa, en este caso se debe tener en cuenta cuales son los productos que pueden cubrir dicha carencia. En el proceso se deben identificar cuáles son los proveedores adecuados a los que se le debe realizar la compra y en cuanto tiempo es necesario que la mercancía sea traída, evaluando relativamente el precio y la calidad que poseerá la misma. Desarrollo de las especificaciones: Son aquellas características establecidas por el comprador de la mercancía, es uno de los detalles que todo proveedor debe tomar en cuenta, para evaluar que su producto cubre la necesidad del cliente. Generalmente muchos proveedores piden a detalle las especificaciones que quiere que cumpla el producto para mantener al cliente satisfechos con lo adquirido. La investigación y selección de proveedores: Consiste en una búsqueda exhaustiva de los suministradores de mercancía, para comenzar con una investigación seria, se debe empezar preguntado a conocidos, amigos, revistas o internet, de las empresas más importantes. Tener presentes como criterios la calidad, los precios y los plazos de solicitud y entrega del producto. Al finalizar la búsqueda, se emplea un análisis de las referencias que posee el proveedor, así como una visita a las instalaciones estableciendo una idea clara de si la empresa es fiable o no. Análisis de valor: Es la evaluación del precio que posee una mercancía o producto. Este procedimiento se lleva a cabo a partir de las opiniones o criterios que existe entre el fabricante y el cliente. De tal manera, que se pueda establecer el obtener un producto con un valor mayor o menor al preestablecido por el fabricante. Optimizando las funciones y el coste que posee el mismo al final en una nueva venta o utilización. Fase 3 - Decisión Tras la fase de investigación, se produce la fase de decisión en el proceso de compra. En esta etapa, el usuario ya conoce y comprende su problema, necesidad o motivación y hace una investigación en profundidad sobre qué alternativas existen en el mercado para solucionarlo. Esta fase termina cuando, entre todas las alternativas, el usuario selecciona aquella que le encaja mejor. La negociación de precios: Consiste en obtener los precios deseados a partir de una discusión entre proveedor y cliente, de tal forma que se llegue a un convenio que satisfaga a una de las partes. Para conseguir esto se debe tener en cuenta una preparación, evaluando los objetivos y descuentos que pretendes conseguir en el acuerdo. Fase 4 - Acción La última de las fases del proceso de compra implica que el usuario ya tiene claro qué producto va a comprar y recopila información sobre empresas que le ofrecen este producto o servicio. Finalmente, va a pasar a la acción y va a comprarlo. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA INTERNOS EXTERNOS Documento donde se recopila las Requisitos legales, y normas características específicas del internacionales, donde acoplan las producto o servicio. características estándares que debe tener cada producto. Documento cargado con las Catálogos de los equipos, necesarios metodologías del proceso de compra y para obtener el producto o/y servicio a subcontrataciones. realizar. Documentos de los datos y resultados Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la selección y evaluación de de la materia prima o insumos, con las proveedores. cuales se obtendrá el producto o/y servicio. Documento que contengan la Orden de compra, facturas y registros realización de los pedidos, como el de los productos comprado o el proceso de la aprobación del pedido. servicio. Documentos de las órdenes de compra/subcontratación. Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor