Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

EBS
Entersoft Business Suite

Efecte de comert
 Operare efecte de incasat
 Operare retur la client a efectelor de incasat
 Inventar efecte de incasat existente in portofoliu
 Operare anulare efecte de incasat

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 1/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Operare efecte de incasat.....................................................4

Facturi in sold......................................................Error! Bookmark not defined.

Definire efect de incasat...........................................................................4

Inregistrare efect de incasat si corelare cu facturi de vanzare............................6

Evidenta si Rapoarte................................................................................7

Transfer efect de plata de la Sediu la sucursala X............................................8

Transfer efect de plata de la sucursala la banca..............................................9

Incasare (partiala) a efectului...................................................................10

Evidenta si Rapoarte...............................................................................11

Operare retur la client efecte de incasat.................................14

Facturi in sold......................................................Error! Bookmark not defined.

Definire efect de incasat..........................................................................14

Inregistrare efect de incasat si corelare cu facturi de vanzare..........................14

Returnare la client a efectului de incasat....................................................15

Evidente si Rapoarte...............................................................................15

Inventar efecte de incasat existente in portofoliu......................17

Definire efect de incasat in noul sistem......................................................17

Inregistrare document de inventariere efecte de comert.................................17

Evidente si Rapoarte...............................................................................19

Tranzactii ulterioare...............................................................................19

Operare anulare efecte de incasat.........................................20

Definire efect de incasat in noul sistem......................................................20

Inregistrare efect de incasat si corelare cu facturi de vanzare..........................20

Anulare efect de incasat..........................................................................20

Evidenta si Rapoarte...............................................................................21

Returnare la client a efectului de incasat....................................................22

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 2/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Evidente si Rapoarte................................................................................23

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 3/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Operare efecte de incasat

In cele ce urmeaza vom simula inregistrarea unui efect de incasare (CEC), transferul acestuia dintr-
o locatie in alta, transferul acestuia la banca si incasarea lui.

Presupunem ca avem doua facturi emise catre client, facturi care nu au fost platite. Putem vedea
aceste facturi de pe cardul clientului, optiunea Creante neachitate:

Simulam incasarea facturilor prin CEC.

Definire efect de incasat

In momentul in care operatorul (agent, contabil, etc.) detine informatii ca facturile unui client se
vor incasa printr-un anumit efect, acesta poate introduce in sistem informatiile referitoare la
efectul de incasat.

In sistem, efectele se definesc in meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Administrare efecte

de comert – optiunea Adauga .

In cardul efectului de comert se completeaza urmatoarele campuri:

 Cod – specificati un cod pentru efect; in functie de cum este setat sistemul, codul poate fi
introdus manual (caz in care puteti folosi numarul efectului) sau automat (prin contorul
setat in sistem pe cardul efectului);
 Tip efect – alegeti dupa caz, CEC, BO, etc; pot fi adaugate si alte noi tipuri;
Atentie! La crearea unui nou tip de efect trebuie sa existe corelare intre Tipul efectului si
Natura acestuia. Adica, un efect Tip CEC de plata trebuie sa aiba Natura Platibil; un efect
Tip CEC de incasat trebuie sa aiba Natura Creanta.
 Natura – in cazul nostru natura este creanta;
 Numar efect, data emiterii, data scadenta – completati dupa caz;
 Valoare – specificati valoarea documentului;
 Moneda – specificati moneda documentului;

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 4/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

 Cedent – este clientul de la care primiti efectul;

 Stare – selectati starea 1 (Deschis)
 Detinator – selectati locatia in care se afla efectul; este foarte important acest lucru,
pentru organizatiile care au mai multe sucursale, deoarece astfel putem stii in orice
moment unde se afla un efect.
Mai puteti completa contul de lichiditati in care se va efectua incasarea (daca acesta se cunoaste la
momentul introducerii efectului in nomenclator).

Odata introduse in sistem, efectele pot vi vizualizate intr-o lista (scroller) de efecte. Scrollerul va
afisa informatii in acord cu sortarile si filtrarile realizate in antet sau in zona campurilor de filtrare.
Totodata, in scroller este prezentata si Starea efectului (Deschis, Returnat la client, La banca...),
precum si informatia daca efectul este scadent sau nu.

Trebuie specificat faptul ca inregistrarea acestor documente nu are, momentan, nici un efect
asupra conturilor implicate (cont de lichiditati si cont comercial).

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 5/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Inregistrare efect de incasat si corelare cu facturi de vanzare

Presupunem ca, desi facturile de vanzare au fost emise din sucursala X, CEC-ul a fost primit la
Sediul companiei. Pentru a pastra evidenta clara a locatiei in care se afla CEC-ul, acesta va fi
inregistrat in locatia Sediu, apoi se va transfera in sucursala X.
Inregistrarea receptionarii efectului se realizeaza in meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert –
Incasari. Adaugam o noua incasare – document de tip ICC (Incasare de la clienti).
Pe acest document completam clientul, data, etc (la fel ca la orice incasare). Diferenta este ca
sumele incasate nu le specificam in tab-ul Conturi de lichiditati, ci in tab-ul Efecte de comert,
unde alegem Efectul de comert din efectele de comert definite anterior; sistemul va aduce
automat restul informatiilor, cum ar fi banca, data scadenta si valoarea de plata.
Trebuie mentionat ca Sucursala pe care se inregistreaza efectul va fi afisata automat pe
documentul ICC in functie de Seria de document selectata.

In functie de setarile sistemului la nivel de client, corelarea intre efectul inregistrat si facturile de
vanzare se realizeaza automat sau manual. Folosind optiunea [Actiuni – Corelare] pot fi vizualizate
sau realizate corelarile (se specifica facturile din sold pe care le acopera acest efect).
Nota contabila obtinuta la contarea documentului este de forma 413 = 4111, cu valoare efectului.

Pe cardul efectului de incasat, daca apelam meniul Actiuni – Istoric efect de comert putem vizualiza
informatii referitoare la starea efectului si la miscarile efectuate cu acesta.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 6/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Evidenta si Rapoarte

Pe cardul clientului, in raportul [Creante neachitate], observam ca facturile corelate apar ca fiind
incasate (suma deschisa 4,76 LEI fata de 54,76 LEI).

Tot pe cardul clientului, in meniul [Imagine de control] observam informatii privitoare la soldul
contabil (facturile din sold) si soldul comercial (sold facturi + sold efecte):

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 7/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

In meniul [Management] – [Financiar] – [Rapoarte efecte de comert] avem o serie de rapoarte

privitoare la efectele de plata/incasare avute in evidenta:

De asemenea, in meniul Prezentare rapida a afacerii – Verificare financiara - raportul Previziunea

fluxului de numerar, efectul de incasat va aparea pe coloana Previziune flux intrari.

Transfer efect de incasat de la Sediu la sucursala X

Efectul va fi transferat fizic de la Sediul firmei la sucursala X a acesteia. In sistem, operatiunea se

realizeaza in meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Transfer efecte.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este TES (Transfer efect la sucursala).
Se selecteaza locatia sursa si locatia destinatie a efectului, precum si numarul acestuia.

Transferul efectului dintr-o locatie in alta va fi evidentiat pe cardul acestuia, in meniul Actiuni –
Istoric efecte de comert.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 8/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Transfer efect de incasat de la sucursala la banca

Odata ajuns la sucursala, efectul este depus in banca. In sistem, operatiunea se realizeaza in meniul
Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Transfer efecte.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este TEB (Transfer efect la banca).
Se selecteaza locatia sursa (Pozitie) si locatia destinatie (Banca) a efectului, precum si numarul
acestuia.

Nota contabila obtinuta la contarea documentului este de forma 5113 = 413, cu valoare efectului.

Transferul efectului in banca va fi evidentiat pe cardul acestuia, in meniul Actiuni – Istoric efecte de
comert.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 9/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

In scrollerul Efecte de comert, se observa ca starea efectului s-a modificat din Deschis in La banca.

Incasare (partiala) a efectului

Se incaseaza (partial) efectul. In sistem, operatiunea se realizeaza in meniul Inregistrari –

Casa/Efecte de comert – Plati/Alte modificari efecte de comert.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este AMI (Achitare in masa a efectelor de
incasat).
Se selecteaza contul de lichiditati care va fi incarcat cu valoarea incasata. Totodata, trebuie
selectat efectul si valoarea incasata din acesta.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 10/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Nota contabila obtinuta la contarea documentului este de forma 5121 = 5113, cu valoare incasata.

Transferul efectului in banca este evidentiat pe cardul acestuia, in meniul Actiuni – Istoric efecte de
comert.

Evidenta si Rapoarte

Pe cardul clientului, in meniul [Imagine de control] observam ca valorile campurilor Sold comercial
si Efecte de comert s-au diminuat cu valoarea incasata.

Tot pe cardul clientului, in raportul Fisa cu sold comercial putem vizualiza inregistrarea facturilor
de vanzare, achitarea partiala a acestora si diminuarea soldului clientului.

Alt raport util, tot pe Card client, este Analiza tranzactiilor – Efecte scadente, unde vedem ca CEC-
ul a fost achitat partial.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 11/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Avem un raport centralizator cu efecte si unde se afla ele?

In meniul Management – Financiar – Rapoarte efecte de comert – Lista expirare efecte de primit
putem vizualiza lista tuturor efectelor scadente. Astfel, avem o imagine de ansamblu a efectelor
scadente, pe toti clientii.

De asemenea, in meniul Prezentare rapida a afacerii – Verificare financiara - raportul Previziunea

fluxului de numerar, efectul incasat va aparea pe coloana Intrari, iar valoarea din campul
Previziune flux intrari va contine valoarea neincasata a efectului.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 12/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Operare retur la client efecte de incasat

In cele ce urmeaza vom simula receptia / inregistrarea unui efect de incasare (CEC) si returul
acestuia la client.

Presupunem ca avem doua facturi emise catre client, facturi care nu au fost platite integral de
acesta.

Definire efect de incasat

Clientul emite un CEC pentru achitarea facturilor scadente.

Meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Administrare efecte de comert – optiunea Adauga .

Inregistrare efect de incasat si corelare cu facturi de vanzare

Efectul se inregistreaza in sistem.

Meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Incasari. Tip doccument ICC (Incasare de la clienti).

Pe cardul clientului, in Fisa cu sold comercial vizualizam inregistrarea efectului

Returnare la client a efectului de incasat

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 13/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Din diferite motive, efectul primit se returneaza la client. In sistem, operatiunea se realizeaza in
meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Incasari.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este REC (Returnare efecte la client).
Se selecteaza clientul caruia i se returneaza efectul, precum si numarul efectului.

Nota contabila obtinuta la contarea documentului este de forma 413/89.99 = 4111 (in rosu), cu
valoarea efectului. Aici trebuie sa-mi arati, 89.99 nu e cont; trebuie sa faca in rosu exact ceea ce
face la achitarea facturii; - Trimis la Maria in 19.07.10.

Returul efectului la client este evidentiat pe cardul acestuia, in meniul Actiuni – Istoric efecte de
comert.

Evidente si Rapoarte

In lista de efecte putem vizualiza starea efectelor de comert.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 14/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Pe cardul clientului, in raportul Fisa cu sold comercial putem vizualiza inregistrarea primirii si a
returnarii efectului de incasare.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 15/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Inventar efecte de incasat existente in portofoliu

La implementarea unui nou sistem informatic intr-o companie, efectele comerciale deschise care se
afla in portofoliul societatii trebuie preluate din vechiul sistem si introduse in cel nou.
In procedura descrisa mai jos vor fi cuprinse efectele detinute de societate, efecte aflate intr-o
locatie (sediu sau sucursala) a societatii. Nu vor fi cuprinse efectele detinute de societate care au
fost deja transferate la banca sau la terti. Pentru aceste cazuri exista tipuri de documente speciale
(Inventar efecte de incasat existente la Banca, respectiv Inventar efecte de incasat existente la
Furnizor).

Definire efect de incasat in noul sistem

Se defineste in sistem efectul emis de client pentru achitarea facturilor scadente.

Meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Administrare efecte de comert – optiunea Adauga .

Inregistrare document de inventariere efecte de comert

In sistem, efectele detinute de societate (care nu au fost transferate la banca sau la terti) se
inregistreaza in meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Documente de inventariere efecte de
comert.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este IEI (Inventar efecte de incasat existente in
Portofoliu).
In campul Efecte de comert scriem *, apoi apasam tasta F3.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 16/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Sistemul afiseaza un tabel cu toate efectele deschise, definite anterior in sistem. Deoarece
intocmim documentul de inventariere pe sucursala, din lista generala de efecte trebuie sa selectam
numai efectele ce sunt detinute la sucursala respectiva (vezi coloana Denumire detinator).

Astfel, creem un document de inventariere prin care inregistram in sistem efectele deschise,
detinute la sucursala x.

Nu creaza Nota contabila.

Inregistrarea efectelor in documentul de inventariere este evidentiata pe cardul fiecarui efect, in
meniul Actiuni – Istoric efecte de comert.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 17/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Evidente si Rapoarte

Pe cardul clientului, inregistrarea efectelor in documentul de inventariere nu actualizeaza Fisa cu

sold comercial, nici raportul Creante neachitate, dar actualizeaza Imagine de control (deci este
diferenta fata de ICC).
In Management – Financiar – Rapoarte efecte de comert – rapoartele sunt actualizate cu efectele
inregistrate.
In Prezentare rapida a afacerii – Verificare financiara – Previziunea fluxului de numerar
- Este ceva ciudat cu efect 7003 REC val 112. Apare de 3 ori. – Trimis la Maria in 19.07.10

Tranzactii ulterioare

NU inteleg de ce efectele inreg in doc de inv apar disponibile pt ICC (Primire efecte de incasat). –
Trimis la Maria in 19.07.10
Odata ce efectele au fost definite si inregistrate in sistem, acestea pot fi preluate in tranzactii
ulterioare. Astfel, putem:
- Transfera efectul la banca (vezi tipul de document TEB)
- Transfera efectul intre sucursale (vezi tipul de document TES)
- Returna efectul la client (vezi tipul de document REC)

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 18/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Operare anulare efecte de incasat

In cele ce urmeaza vom simula receptia / inregistrarea unui efect de incasare (CEC), anularea si
returul acestuia la client.

Definire efect de incasat in noul sistem

Se defineste in sistem efectul emis de client pentru achitarea facturilor scadente.

Meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Administrare efecte de comert – optiunea Adauga .

Inregistrare efect de incasat si corelare cu facturi de vanzare

Efectul se inregistreaza in sistem.

Meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Incasari. Tip doccument ICC (Incasare de la clienti).

Pe cardul clientului, in Fisa cu sold comercial vizualizam inregistrarea efectului.

Anulare efect de incasat

Din diferite motive, se decide anularea efectului comercial de incasat. In sistem, operatiunea se
realizeaza in meniul Inregistrari – Casa/Efecte de comert – Plati/Alte modificari efecte de comert.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este AIN (Anulare efecte de incasat).

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 19/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Se selecteaza clientul pentru care anulam efectul, precum si numarul efectului.

In campul Argumentare putem mentiona motivul anularii efectului.

Nota contabila obtinuta la contarea documentului este de forma 4118 = 413 not funny !!!, cu
valoarea efectului.
Anularea efectului este evidentiata pe cardul acestuia, in meniul Actiuni – Istoric efecte de comert.

Evidenta si Rapoarte

Anularea efectului de comert nu are implicatii asupra soldului clientului sau asupra previzionarii
fluxului de numerar. Pai si atunci de ce il anulam? – Trimis la Maria in 19.07.10.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 20/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

In meniul Management – Financiar – Rapoarte efecte de comert inregistrarile sunt actualizate,

cuprinzand si efectul anulat.
Pentru ca efectul sa fie anulat si din fisa clientului trebuie sa introducem un document de retur
efect la client.

Returnare la client a efectului de incasat

Efectul primit se returneaza la client. In sistem, operatiunea se realizeaza in meniul Inregistrari –

Casa/Efecte de comert – Incasari.
Tipul de document utilizat pentru aceasta actiune este REC (Returnare efecte la client).
Nota contabila obtinuta la contarea documentului este de forma 89,99 = 4111 (in rosu), cu valoarea
efectului. Incorect, 413 = 4111

Returul efectului la client este evidentiat pe cardul acestuia, in meniul Actiuni – Istoric efecte de
comert.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 21/22

Financiar Procedura de lucru cu efecte de incasat

Evidente si Rapoarte

Datele se actualizeaza in toate rapoartele, fisele clientului, previziuni ale fluxului de numerar.

Modificat la: 2010.07.15 Versiune: ES.02 Persoana: Ejo Pag. 22/22