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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA COMPRAS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS
II- INDICE
I- TITULO…………………………………………………… 1
II- INDICE……………………………………………………. 2
III- ALCANCE………………………………………………… 3
V- POLITICAS………………………………………………… 3
VI- RESPONSABLES…………………………………………. 4
X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 10
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS
III- ALCANCE
El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los
departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas
de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa
Emprendimientos Forestales S.R.L.
IV- OBJETIVO
Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presente
documento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las
tareas específicas del sector solicitante .
V- POLITICAS
1- Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual de
gastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras de
todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración,
Producción, Coordinación y Ventas, donde cada jefe de departamento debe realizar el
cálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos de
dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administración y
Finanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa.
3- En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acción
que podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de
“ejecutar” y “actualizar” los valores de las compras, y la ultima verificación y visto bueno
lo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara
“Administrador”.
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5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar
registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra.
VI- RESPONSABLES
Encargado de Compras
Encargado de Deposito
Jefes de Departamentos
Jefe de administración y finanzas
Director Administrativo
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VII- PROCEDIMIENTOS
1- El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (Cada sector debe
contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y
argumentar el gasto.
2- Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto esta
disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado con
firma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado.
3- En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberá
remitir el duplicado de la OP al Encargado de compras marcando como pendientes los ítems
para proceder a la compra.
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1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una
factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la
necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa
posteriormente con la Orden de Compra.
2- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la
autorización por escrita de la compra.
3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero
al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone
de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago.
4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura
legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de
comprobante legal.
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Establecidos en el anexo
Orden de Pedido
Orden de Compra
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X- GLOSARIO DE TERMINOS
OP =Orden de Pedido, utilizado por los jefes de sectores para solicitar insumos,
herramientas, materiales, bienes, cualquier elemento necesario para realizar algún servicio o
trabajo. Tendrá tres vías, el original para deposito, duplicado para compras y triplicado para el
solicitante.
OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras
solicitadas por los sectores via OP. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado archivo
contable y triplicado por talonario para archivo de compras.
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XI- ANEXOS
JEFATURAS DEPOSITO COMPRAS CONTABILIDAD
INICIO
Orden de
Pedido
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Verificación
De Stock
3
Existencia
Compra
Salida
de Stock
Entrega y
4 conformidad
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Registro
FIN Contable
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Si existe en depósito: El Encargado de Deposito, completa la OP, de acuerdo a los ítems que
entregara, registrara la fecha y hará firmar la conformidad de la recepción de los bienes, si no
existen items pendientes, archiva el original y duplicado en deposito.
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