Código: SGSST-PR

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO Versión: 0

PROCEDIMENTO DE CONTROL DE Fecha:31-05-18

DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS SG-SST

1. Objetivos
Establecer parámetros a seguir para la debida realización, y actualización de los diferentes
documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, dando
cumplimiento a la prevención de incidentes, accidentes y enfermedades labores a todo el
personal de la organización, incluyendo contratistas y demás partes interesadas de la
compañía.

2. Alcance :

Este procedimiento aplica para toda la documentación del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo de Soluciones Mecánicas e Ingeniería sas.

3. Descripción de las actividades

3.1 Identificación de los documentos:

Para la elaboración del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se tendrán en

cuenta los siguientes parámetros.
3.2 Encabezado

 Logo de la empresa: en la esquina superior de la derecha se ubica el logo de la empresa

XXXXXXXXXXXX, y el NIT de la compañía. De manera que al imprimir el documento se note
claramente.
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DOCUMENTOS

 Nombre del documento: en el espacio del centro se detallara claramente el nombre del
proceso y actividad que se pretende estandarizar.

 Código de identificación: en la esquina superior de la izquierda se ubica el código el

código del documento de acuerdo a los siguientes criterios.

Tabla 1: codificación de documentos del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

XX ZZ YY VERSIÓN
Corresponde a la Corresponde a la Corresponde al Indica la versión y
identificación del identificación del tipo consecutivo del vigencia del
proceso al cual aplica de documento. documento. documento.
el documento

Tabla 2. Codificación del proceso.

Nombre Código del proceso

Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST

Tabla 3. Codificación tipos de documentos

Nombre Código Nombre Código

Programa PG Procedimiento PR
Instructivo IN Formato FO
Plan PL Evaluación EV
Otro documento OD

3.3 Pie de página

Se describe la dirección de la empresa, los números telefónicos, la dirección de la página de la
empresa, y el correo electrónico de la persona encargada de seguridad y salud en el trabajo, y la
firma de la persona quien lo elaboro, reviso y aprobó.

Elaboro Reviso Aprobó

Fecha: Fecha: Fecha:
Cargo: Cargo: Cargo:
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Nombre: Nombre: Nombre:

Firma: Firma: Firma:

4. Control de documentos

Elaborar o No
Inicio modificar Fin
documentos.

Divulgar y
mantener los
Si cambios

Realizar o
Revisar
revisar
borrador de
documento
documento

Retirar
documentos
¿Se aprueba? Si obsoletos

No Revisión del
Establecer
gerente
controles
general

Fin
N° ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABL DOCUMENTO
E
 Programas
Se realiza los documentos de  Procedimien
Elaborar o acuerdo a la implementación tos
1 modificar del sistema de gestión de SST, Líder SST  Formatos
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DOCUMENTOS

documentos. y se adecuan los documentos  Planes, etc.

existentes de acuerdo a la
legislación vigente.

Revisión y El gerente general de la Gerente Documento en

2 aprobación del compañía revisa el documento general - borrador.
gerente general y da recomendaciones ,y la Líder SST.
aprobación
Se ejecutan los controles
divulgados anterior mente
donde se realiza la
identificación: por medio de
los códigos anteriormente Líder SST-
divulgados. Auxiliar  AZ
3 Establecer el Almacenamiento: la persona contable  Archivadore
control de los encargada de realizar el debido s
registros almacenamiento deberá se  Carpetas
archivarlos en carpetas de  Digital.
acuerdo a la dependencia del
documento.
Tiempo de retención y
disposición: lo define cada
responsable teniendo en
cuenta la importancia de los
registros, los documentos de
los empleados debe tener una
conservación de 20 años.

Retirar Para el retiro de documentos Gerentes –  Acta

4 documentos obsoletos se debe informar a líder SST
obsoletos la gerencia para realizar la
debida disposición.

Realizar la actualizaciones y Adecuaciones de los

5 Revisar y realizar realizar los cambios Líder SST documentos.
los cambios pertinentes para la publicación
Se divulgara al personal
Divulgación y correspondiente y se deben  Fotografías
6 mantener los mantener los cambios Líder SST  Listado de
cambios. efectuado para el debido asistencia
control.
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Cargo: Cargo: Cargo:

Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma: