Sunteți pe pagina 1din 28

Charisma Business Suite

 principalul produs al companiei Totalsoft


 soft 100% romanesc
 folosit in peste 35 de tari

Inceputurile companiei TotalSoft:


1994: Compania a fost infiintata in luna decembrie de catre Liviu Dragan, absolvent al facultatii de
Electroenergetica, impreuna cu alte 5 persoane. In prezent, Firma are peste 470 de angajati si o
cifra de afaceri de peste 20 de milioane de euro. Solutiile lor software sunt folosite pe 4 continente.

1995: Compania dezvolta sistemul informatic pe baza caruia unul dintre cele mai importante
lanturi medicale private din tara a crescut si si-a dezvoltat activitatea

1996: TotalSoft isi extinde activitatea pe instalari de retele de fibra optica

2001: Liviu Dragan a vandut 40% din actiunile companiei. Banii din aceasta tranzactie – 1 milion de
euro- au fost investiti in crearea produsului Charisma, devenind rapid bijuteria coroanei

2002: Produsul Charisma este lansat

Printre clientii companiei se numara: Volvo, Mercedes, Mega image, Auchan, Noriel, Impuls
Leasing, BRD, BCR, Carrefour, Zara, H&M, Optiblu, MAN, Tiriac Auto, Toyota, Lukoil,Porsche, GSK,
Continental, Ford, Regina Maria, MedLife, Gral, HelpNet, Synevo, Sensiblu, Fan Courier, Vodafone,
Antena 1, Ibis, Bosch, Federatia Romana de Fotbal, EA, Petrom, Enel, etc.

Prin Charisma ERP, TotalSoft este furnizorul de soluţii de tip ERP nr. 1 în România, conform
ultimelor 3 studii “ERP România. Analysis and trends of the ERP software products and related
services” realizate de PAC.
Charisma ERP este un sistem multi-modul, destinat managementului resurselor companiilor,
care standardizează şi optimizează procesele decizionale sau productive, prin introducerea celor
mai bune practici specifice fiecărui sector de activitate în parte.

Sistemul software integrat Charisma Business Suite este structurat pe trei niveluri:

 LEVEL 1. CORE - aplicaţii care susţin procese universale în companie: managementul


resurselor materiale, financiare și umane

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


 LEVEL 2. INDUSTRY SPECIFIC - aplicaţii specifice unei industrii (Leasing, Credit,
Distributie, Productie, Energie, Retail, Agricultura, Medical, Constructii)
 LEVEL 3. EXTENDED - aplicaţii care administrează relația cu angajaţii, clienţii,
furnizorii și partenerii (CRM, Mobility, Business Intelligence, Intranet, Achizitii si Cost
Control, Document Management, Self service portals, Ecomerce)

Charisma WMS (Warehouse Management System) , parte a Charisma Business Suite,


este o soluţie avansată de gestionare a activităților din cadrul unui depozit, având ca principal
obiectiv planificarea, controlul și eficientizarea acestor activități. Sistemul este nativ integrat cu
Charisma ERP, permițând gestionarea optimă a fluxurilor din depozit (receptie, mutare produse,
livrare, inventariere).

Charisma WMS:

 modul nou in Charisma care completeaza modulele de Achizitii, Depozit, Vanzari


 gestioneaza si controleaza toate tranzactiile din interiorul depozitului
 obiectivul principal: eficientizarea si controlul activitatii in depozit
 integrare nativa in Charisma

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


 Posibilitate de integrare cu alte sisteme
 Directioneaza operatiunile in depozit (picking, livrare, inventariere, replenishment)
 foloseste algoritmi configurabili pentru a eficientiza si restrictiona operatiunile in
depozit
 poate gestiona orice proprietate de stoc (lot, data de expirare, serie, etc.)
 inregistreaza istoricul actiunilor utilizatorilor

Într-o organizaţie modernă, sănătoasă, o componentă de bază a strategiei de dezvoltare


operaţională se bazează pe gestionarea stocurilor şi pe un managment eficient al costurilor directe
sau indirecte. Charisma ERP aduce beneficiul gestionării independente şi în paralel a stocurilor
companiei din punct de vedere contabil şi logistic, oferind un suport excepţional managementului
pentru a detecta cu exactitate fluctuaţiile din lanţul de aprovizionare

Beneficii:

 Productivitate crescută a angajaților;


 Optimizarea spațiului în depozit;
 Reducerea timpului de pregătire a mărfii pentru livrare;
 Creșterea acurateții datelor și disponibilitatea în timp real a acestora;
 Flexibilitate care permite implementarea în orice industrie;
 Creșterea capacității depozitului, prin optimizarea depozitării produselor aflate în stoc;

Caracteristici:

 Definirea structurii depozitului (depozit, cameră, rând, coloană, celulă) și asocierea de


caracteristici specifice spațiilor de depozitare (ex: înălțime, capacitate paleți, rol
funcțional, temperatura de depozitare);
 Definirea unei hărti vizuale a depozitului și posibilitatea de a iniția acțiuni din cadrul
acestui ecran;
 Asocierea de caracteristici de produse cu zone de depozit (ex: zona de refrigerat,
congelat);
 Culegerea datelor pe dispozitive mobile cu cititor de cod de bare încorporat;
 Gestionarea proprietăților de stoc (lot, termen de expirare, serie, culoare etc.) și
asigurarea acurateții culegerii de date prin metode specifice;
 Optimizarea procesului de recepție prin implementarea unor algoritmi de determinare
a celulei optime de depozitare;
 Optimizarea procesului de culegere din depozit prin implementarea unor algoritmi
specifici naturii produselor gestionate (order picking, batch picking, wave picking);
 Asigurarea automată a regulilor de picking (FEFO, asigurarea cerințelor specifice
clienților de tip key account - termen minim de expirare, lot unic la o livrare etc.);
 Asigurarea acurateții datelor permite implementarea corectă a trasabilității loturilor
specifice industriei alimentare;
 Generarea automată a ordinelor de replenishment funcție de diverși algoritmi (stoc
optim la raft, comenzi de livrat etc.);
 Gestionarea rezervărilor de stoc pe proprietăți efective de stoc (ex: lot, termen de
expirare) sau generic, la nivel de articol;

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


 Gestionarea în paralel a produselor proprii și a celor în custodie;
 Integrarea în mod configurabil a fluxurilor de livrare, funcție de nevoi: exemplu: picking
– livrare, picking – verificare – livrare etc.;
 Planificarea comenzilor de livrat pe rute (întocmirea ordinelor de parcurs) și
posibilitatea de integrare a acestora în procesul de livrare;
 Integrare cu firmele de curierat – generare automată AWB.

Funcționalitățile standard, împreună cu modulele specializate, se potrivesc depozitelor de


dimensiuni mici și cu complexitate medie către redusă, în timp ce caracteristicile avansate
și algoritmii de proces optimizați pot gestiona eficient cerințele depozitelor mai complexe
și mai mari.

Programul software:

Definitie: Un modul grupeaza o serie de nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte


formand un intrument eficient pentru gestionarea unei anumite functiuni din companie.

De exemplu, modulul Achizitii este destinat activitatii de aprovizionare si receptiei a diverselor


bunuri din cadrul unei companii oferind posibilitata gestionarii fluxului de documente plecand de la
cererea de aprovizionare, comanda, factura pana la nota de intrare-receptie. Tinand cont de
diversitatea activitatii desfasurate de o companie, numarul de module utilizate poate fi mai mare
sau mic, aspect care se rezolva prin configurarea sistemului.

Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a parolei atasata utilizatorului respectiv:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Dupa completarea numelui de utilizator si a parolei asociate utilizatorului se apasa butonul
<Confirma>. Se va deschide meniul principal al aplicatiei. In partea de sus vor aparea modulele din
sistem: Depozit, Financiar, Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Mijloace Fixe, General (pot sa para mai
multe/putine module, in functie de profilul companiei si de licentele cumparate).

Fiecare modul are un submeniu propriu care contine documente, functionalitati si rapoarte
specifice.

Pentru gestiunea unui depozit, se va alege din program modulul Depozit.

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Modulul Depozit este destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea stocurilor:

 Intrari (Note de predare, Bonuri de retur)


 Iesiri (Bonuri de consum, Note de casare)
 Transferuri (Note de transfer in cadrul aceleiasi locatii sau intre locatii diferite)
 Inventar (Procese verbale de inventar – initial, periodic, de +/- etc.)
 Rapoarte pentru urmarirea stocurilor
 Intrari-Iesiri (Ordin de compunere/Ordin de descompunere)

Dintre rapoartele existente la modulul Depozit se evidentiaza:

 Balanta stoc: stoc initial, intrari, iesiri si stoc final pe o anumita perioada
 Stoc la data: stoc final la o anumita data
 Fisa de magazie: stoc initial, miscari (intrari sau iesiri) cu evidentierea documentului sursa, stoc
curent dupa fiecare miscare
 Miscari de stoc valorice ( pe cont, pe tip de document…)
 Consumuri pe comanda: consumuri de materiale, materii prime… urmarite pe comenzi

Parametri de initializare
La General > Administrare > Parametri de initializare sunt stabiliti o serie de parametri, grupati in
general pe module. Cei mai multi dintre acesti parametri sunt generali, aceiasi pentru toate firmele;
ei sunt deja configurati in momentul in care se incepe lucrul in Charisma. Exemple de parametri
care pot diferi de la o firma la alta:

 Modalitate implicita de descarcare stoc: este cea propusa automat cand se creaza un articol
nou ( poate fi Identificare directa, CMP, CMP lunar…)
 Stoc disponibil dupa proprietati: Daca acest paramentru are valoarea [DA] atunci
disponibilul va tine cont de valorilor proprietatilor (din documentul sursa).

Intrari in stoc
Nota de intrare – receptie (NIR) este principalul tip de document prin care articolele intra in
gestiune.

Alte tipuri de documente care pot realiza intrare in stoc:

 Nota de predare
 Bon de restituire
 Nota de transfer (articolele ies din gestiunea sursa si intra in gestiunea destinatie)
 Proces verbal de inventar (face intrare cand scripticul e mai mic decat fapticul)

Nota de predare

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Se foloseste pentru intrari de produse finite, produse reziduale… rezultate in urma procesului de
productie.

Se opereaza la Depozit > Note de predare.

Ecranul de editare a unei Note de predare arata astfel:

In antetul documetului se introduc date ca: Numar, Data, Gestiune…

Adaugarea detaliilor pe document se face prin butonul din partea dreapta; apare astfel
ecranul de editare a detaliilor:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Se alege articolul si se scrie cantitatea si pretul de intrare in stoc.

Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu , daca se doreste adaugarea unui


nou detaliu).

Dupa salvarea detaliului (detaliilor) documentul ar putea arata astfel:

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate
fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat
timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri /
modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat
cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut
gresit el trebuie anulat.

Iesiri din stoc


Tipuri de documente care pot realiza iesire din stoc:

 Bon de consum
 Nota de casare
 Nota de transfer (articolele ies din gestiunea sursa si intra in gestiunea destinatie)
 Proces verbal de inventar (face intrare cand scripticul e mai mare decat fapticul)

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Bon de consum

Bonurile de consum se introduc la Depozit > Bon de consum materiale.

Ecranul de editare a unui bon de consum arata astfel:

In antetul documentului se introduc date ca: Numar, Data, Gestiune (este propusa cea stabilita la
“Configurare statie de lucru”), Comanda.

Adaugarea detaliilor pe document se face cu butonul din partea dreapta; apare ecranul
de editare a detaliului:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


In partea de sus a ecranului se alege articolul. Intrucat tranzactia “Emitere Bon de consum” e
configurata sa faca iesire din stoc, in partea de jos a ferestrei exista un panou denumit “Cantitate
disponibila” – se afiseaza disponibilul curent la articolul selectat.

Se scrie cantitatea care iese din stoc in rubrica ; aceasta cantitate va fi preluata
automat si in rubrica .

Salvarea detaliului se face cu butonul (sau cu , daca se doreste adaugarea unui


nou detaliu).

Dupa salvarea detaliului (detaliilor) documentul ar putea arata astfel:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Se observa ca pretul nu apare pe detalii; el se va completa dupa validarea documentului.

Exista 2 coloane de pret (Pret de stoc si Pret de iesire din stoc) deoarece in anumite cazuri acestea
doua pot diferi (la articole cu CMP, de exemplu).

Dupa ce se fac anumite verificari asupra corectitudinii datelor introduse in document, acesta poate
fi salvat prin apasarea butonului . In urma salvarii, documentul trece in starea Draft. Atat
timp cat este in aceasta stare, se pot face anumite modificari in cadrul documentului – stergeri /
modificari ale detaliilor. Pentru a se putea genera alte documente din el, documentul trebuie validat
cu butonul . Dupa validare nu se mai poate modifica documentul; in caz ca a fost facut
gresit el trebuie anulat.

Validarea unui Bon de consum are urmatoarele efecte:

 Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc pentru cantitatile respective)
 Documentul poate fi alocat pe centre de cost
 Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru)

Alocarea cheltuielilor pe centre de cost se face cu butonul din dreapta; apare ecranul
de alocare:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Se alege sistemul de analiza curent; mai jos se aleg pe rand centrul de cost (cu ), articolul de
calculatie si procentul (sau valoarea) ce corespunde fiecarui centru de cost.

Butonul se poate folosi atunci cand se doreste preluarea modului de alocare facut
pe primul detaliu de document (atat centre de cost cat si procente) la toate celelalte detalii din
document.

Transferuri

Nota de transfer = documentul cu care se transfera articole (materiale, materii prime…) de la o


gestiune la alta (in cadrul unei locatii sau intre locatii diferite).

Notele de transfer se introduc la Depozit > Nota de transfer.

Validarea unei Note de transfer are urmatoarele efecte:

 Se modifica fisa de magazie (se face iesire din stoc la gestiunea sursa si intrare in stoc la
gestiunea destinatie)
 Documentul poate fi contat (daca tranzactia respectiva permite acest lucru)

Inventar

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Proces verbal de inventar = document prin care se calculeaza stocul scriptic la un moment dat si se
compara cu stocul faptic.

Procesele verbale de inventar se introduc la Depozit > Inventar>Inventar de numarare.

In Charisma Enterprise, procesul verbal de inventar are urmatoarele utilizari:

 Introducerea stocului initial (cand se incepe lucrul cu Charisma)


 Generarea inventarului periodic (si compararea scripticului cu fapticul)
 Inregistrari ocazionale: “+” sau “-“ de inventar la anumite articole
Ecranul de editare a unui Proces verbal de inventar arata astfel:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


In antetul documentului se inregistreaza date generale: Numar, Data, Gestiune, precum si Tipul de
inventar (care comporta doua valori: total sau partial caz in care se pot selecta articole ce urmeaza
a se inventaria)

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


In cazul in care se face inventar – pentru evidentierea stocului scriptic, se apasa pe butonul
; in urma apasarii acestui buton se vor afisa linii cu articolele in stoc din gestiunea
respectiva:

Daca se doreste modificarea datelor la un anumit articol (de exemplu la ultimul articol avem
Cantitate scriptica = 1, dar Cantitate faptica = 0) se alege acel articol si se completeaza manual in
colocana de Cantitate Faptica:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


In cazul in care se doreste un inventar pentru toate articolele ce se regasesc in gestiunea respectiva,
si se constata stoc la un articol ce nu este se regaseste in procesul de inventar, introducerea lui se

realizeaza cu butonul , urmand sa stabilim cantitatea si proprietatile acestuia:

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Daca la inventar exista diferente intre scriptic si faptic, acestea se vor reflecta in:

 Intrari in stoc: cand Scriptic < Faptic


 Iesiri din stoc: cand Scriptic > Faptic

Pentru ca documentul sa fie corect intocmit, pe tabul de Comisie se completeaza membri comisiei
ce au participat la procesul de inventariere.

Atat timp cat documentul este in starea Draft, se pot face anumite modificari in cadrul
documentului – stergeri / modificari ale detaliilor. Dupa validare nu se mai poate modifica
documentul; in caz ca a fost facut gresit el trebuie anulat. Atata timp cat avem un inventar in
desfasurare nu putem opera intrari – iesiri din acea gestiune.

Validarea unui Proces verbal de inventar are ca efecte modificarea fisei de magazie (la articolele cu
diferente intre Scriptic si Faptic) si generarea unui proces verbal de diferente la inventariere,
document care are implicatii in contare (corecteaza stocul din punct de vedere contabil cu valorile
articolelor gasite ca fiind diferite)

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Dupa generare, se intra in document si se completeaza motivul corectiei si eventual pretul unitar
(in cazul intrarilor in stoc), urmand validarea documentului.

In cazul in care dorim ca pe parcursul anului sa facem corectii ale stocului, se utilizeaza documentul
Proces verbal corectie stoc, ce va cuprinde articole la care se doreste coectarea cantitativa cat si
valorica.

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


In tabul Rezumat se completeaza de catre utilizator motivul corectiei precum si pretul
unitar pentru acele articolelor gasite ca plus la inventariere, pentru care sistemul nu are o
valoarea de referinta.

Rolul documentului Proces verbal de corectie stoc este de a corecta stocul si din punct de
vedere contabil pentru acele articolele ce prezinta diferente la inventar.

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Clienti

1. Carturesti

“De multe ori ne punem probleme pe care nu și le pune nimeni în piață, însă și le pun
companiile similare din alte țări. Lucrul cu Charisma, un produs customizabil, ne permite să
gândim și să acționăm out of the box, oferindu-ne un parteneriat unic, pe care nu știu unde l-am
mai fi putut găsi în altă parte”

- Director General Librăriile Cărturești

Compania

Librăriile Cărturești, brandul sub care este cunoscută compania Direct Client Services, oferă
publicului românesc mai mult decât cărți, oferă o experienţă în sine. Cele douăzeci de librării,
fiecare având un concept arhitectural unic şi spaţii interioare elegante, pune la dispoziția
iubitorilor de cultură și literatură o selecție foarte bogată de cărţi, muzică şi filme de artă.

Situația
În 2011, managementul companiei a decis implementarea unui sistem informatic care să
urmărească activitatea firmei cu raportare în timp util, integrarea funcționalităților de vânzare
(retail) cu cele de backoffice, management al depozitului, BI și CRM, sistem capabil să susțină
creșterea numărului de magazine păstrând un nivel ridicat al serviciilor.

“Customer Experience la Cărturești este o provocare continuă pentru noi, înseamnă să fim
întotdeauna un pic mai bine decât se așteaptă oamenii, în condițiile unor așteptări globalizate.
În acest context, informația este vitală. Ca să putem oferi o experiență frumoasă clienților este
important ca lucrurile să funcționeze cât mai eficient în backoffice. Tehnologia trebuie să poată
prelua din ce în ce mai multe lucruri. Acesta este motivul pentru care am ales Charisma” a
declarat Directorul General, Direct Client Services.

Soluția
Soluția oferită de TotalSoft a adus, în primul rând, integrarea activității de backoffice cu cea de
depozit, raportare si vânzare, susținând eficientizarea întregului flux. Selectarea automată a

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


produselor, printr-o simplă scanare a codului de bare, a dus la derularea rapidă a vânzărilor și
la actualizarea automată a stocului, eliminând situaţiile de tip “out-of-stock”, precum şi pe cele
de management defectuos al inventarului.

Iar provocarile nu se opresc. În 2016, Librariile Carturesti, cu sprijinul Charisma, punea deja la
dispozitia clientilor Infochioscuri pentru căutarea titlurilor și autorilor preferati și se pregătea
de lansarea unui sistem de carduri. “Oamenii își doresc ca atunci când ajung într-o librărie să
afle imediat dacă există cartea în stoc sau în ce altă librărie o găsesc. O provocare destul de
mare cand ai 100.000 de articole, cu valori mici, care se ruleaza în descursul unui an. Aici, rolul
Charismei este primordial pentru că ne ajută să eficientizăm, să fluidizăm cât mai mult
procesele din spate, permițându-ne să dăm răspuns rapid și corect clientului” apreciază
Directorul General.

Procesele operaționale susținute de Charisma sunt completate de instrumentul de analiză și


raportare de business, Charisma Analyzer, care oferă informații detaliate privind indicatorii de
performanţă financiari sau non-financiari. Pe baza acestor date, compania poate dezvolta
acțiuni care să creasca permanent calitatea serviciilor și ofertei și să susțină procesul de
expansiune a business-ului.

“De multe ori ne punem probleme pe care nu și le pune nimeni în piață, însă și le pun
companiile similare din alte țări. Lucrul cu Charisma, un produs customizabil, ne permite să
gândim și să acționăm out of the box, oferindu-ne un parteneriat unic, pe care nu știu unde l-am
mai fi putut găsi în altă parte” conchide dl. Director General.

2. Profipet

In martie 2013, compania a ales Charisma ERP atât pentru activitatea de distribuție, cât
și pentru cea de retail. Un accent deosebit s-a pus pe optimizarea procesului de reaprovizionare
a stocului în vederea vânzării şi, implicit, pe îmbunătăţirea vitezei de răspuns la schimbările
apărute în cererile clienților.

- Profipet

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Compania

Înființată în anul 1995, PROFIPET este cea mai mare companie de import și distribuție a
produselor destinate animalelor de companie și echitației din România și Bulgaria. Compania
deține 6 depozite și 24 petshop-uri, sub brandul Zoomania, prin intermediul cărora
comercializează cca 10.000 de produse. Cu cei cca 100 de angajați pe care îi are, Profipet a
reușit să depășescă 12 mil Euro cifra de afaceri în 2013.
Compania se adresează magazinelor specializate (pet shop-uri), cabinetelor veterinare,
crescătorilor, cabinetelor cosmetice, magazinelor online, cluburilor de echitație și oricăror alte
puncte de comercializare a produselor ce se adresează animalelor de companie.

Situația

Conform datelor Euromonitor, piața produselor pentru animalele de companie se ridica în anul
2013 la cca 170 milioane euro, din care 96% reprezintă hrană, mărcile proprii ale retailerilor
având o contribuţie din importantă la această evoluţie.
O piață aflată în creștere atrage noi competitori care pot amenința portofoliul de clienți ai
jucătorilor consacrați. În acest context, un rol important îl are oferta de produse și de preț,
diversitatea, dar și previzionarea și sincronizarea cererii cu oferta. Obținerea unei informații
corecte, centralizate și în timp real necesită utilizarea unui sistem informatic care să permită o
integrare a activității financiar contabile cu cea de stocuri, vânzări, să permită raportări
detaliate etc.
Pentru a-și gestiona cât mai bine creșterea și pentru a rămâne mereu cu un pas în fața
competiției, Profipet a decis schimbarea celor două soluții cu care își gestiona activitatea cu un
sistem informatic integrat care să aibă deja implementări în domeniul produselor pentru
animale.

Soluția

În martie 2013, compania a ales Charisma ERP atât pentru activitatea de distribuție, cât și
pentru cea de retail. Un accent deosebit s-a pus pe optimizarea procesului de reaprovizionare a
stocului în vederea vânzării şi, implicit, pe îmbunătăţirea vitezei de răspuns la schimbările
apărute în cererile clienților.
De asemenea, pentru a îmbunătății viteza de reacție a celor 20 de agenți de vânzări, Profipet a
optat și pentru implementarea Charisma SFA, soluție perfect integrată cu partea financiar-
contabilă (Charisma ERP). Profipet a urmărit în mod deosebit automatizarea şi eficientizarea
procesului de vânzare, prin punerea tuturor informaţiile necesare la dispoziţia agenților din
teren, în orice moment, din orice loc. Soluţia permite preluarea comenzilor, urmărirea şi
controlul inventarului, fluxurile comenzilor, administrarea clienţilor, previzionarea vânzărilor,
precum şi evaluarea performanţei angajaţilor.
Prin implementarea componentei Charisma WMS, Profipet a dorit o automatizare si implicit
eficientizarea fluxurilor de produse, recepţia lor în gestiune, structurarea geometrică şi logică a
zonelor de depozitat, prelucrarea şi dispunerea logistică a ambalajelor, precum şi alegerea şi
livrarea pachetelor, în mod optim, către clienţii finali.
Prin componenta de business intelligence (Charisma Analyzer), compania și-a dorit să poată
gestiona, prin rapoarte și analize inteligente, strategia de dezvoltare și de vânzare.

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Rezultate

 principalul beneficiu a fost integrarea tuturor informațiilor într-un singur sistem


informatic, cu o singură bază de date atât pentru activitatea financiar-contabilă, cât și
pentru cea de vânzare (retail), stocuri (depozit), analiză (raporate inteligente);
 a crescut acurateţea informaţiilor legate de depozite și operațiunile logistice;
 a crescut eficiența operaţiunilor de distribuţie şi de logistică derulate de companiei;
 prin anticiparea cererilor, posibilă datorită înregistrării istoricului datelor de vânzare,
s-a îmbunătățit în mod evident previzionarea stocurilor și procesul de aprovizionare;
 creșterea satisfacției clienților datorată disponibilității permanente a produselor;
 prin calculul optim al stocului sau eliminat shortage-urile de stoc și bani blocaţi în
stocuri prea mari;
 a crescut productivitatea forţei de vânzare și s-a îmbunătățit ciclul de vânzare al
companiei prin transmiterea automată a comenzilor din teren;
 s-a obținut o imagine consistentă și intuitivă a vânzărilor, a segmentelor de business
performante și neperformante putându-se lua rapid decizii în consecință.

3. Daw Benta

Am reușit să creăm un flux de lucru clar care automatizează întrega activitate de


aprovizionare și livrare dintre sediul central, depozite, puncte de lucru și furnizorii externi
astfel încât să știm în fiecare moment care este situația vânzărilor și a stocurilor.

- Information Technology Project Manager Daw Benta

Compania
Daw Bența România a luat ființă în anul 2001 ca urmare a asocierii companiei DAW Germania

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


cu grupul de firme Bența. Compania s-a specializat rapid pe activități de import, producție,
distribuție şi export de materiale profesionale pentru finisaje în construcţii, toate derulate sub
mărcile CAPAROL, CAPATECT, ALPINA, DISBON, NERCHAU. În numai câțiva ani de la debut,
Daw Bența a reușit să se poziționeze în topul principalilor jucători ai pieței de lacuri și vopsele
decorative din România. În anul 2011, conform Ziarului Financiar, Daw Bența ocupa locul 7, cu
o cifră de afaceri de peste 17 mil Euro și o echipă de 252 angajați.

Afacerea Daw Bența este susținută de 2 fabrici care produc tencuieli, vopsele și polistiren și 4
depozite de distribuție aflate în București, Sancraiu de Mureș, Cluj Napoca și Timișoara. De
asemenea, compania a introdus pe piața românească conceptul de Showroom CAPAROL care
numară astăzi 30 de magazine, prezente în principalele orașe ale țării. Prin intemediul acestora,
oferta de produse pentru finisaje în construcţii și ideile inovative de decorare a spatiilor
interioare și exterioare bazate pe materialele sale ajung la clienții finali.

Situația
Până în anul 2006, Daw Bența utiliza pentru gestiunea activității sale un software al carui
principal dezavantaj era acela de a nu putea fi integrat cu aplicația care rula pe mașinile de
colorat vopseaua. În lipsa unui modul care să prelucreze rețetele și să le importe în baza de
date, orice actualizare a rețetelor era extrem de greu de realizat și implica asistență din partea
furnizorului de software. Fiecare produs putea avea 3 forme de ambalare și, în funcție de
paletarul de culori, pentru fiecare dintre acestea se puteau genera 100 de rețete. Pe un singur
produs se putea deci ajunge la 300 de rețete care, neputând fi stocate în sistem, dădeau
complet peste cap lista de prețuri. “Ajunsesem la o listă de prețuri care cuprindea 80 000 de
articole, din care 70 – 80% erau inutile, nu le foloseam niciodată”, apreciază dl. Ioan Lazslo Dan,
Manager Proiecte Informatice, Daw Bență.

Odată cu dezvoltarea firmei și înființarea departamentului de coloristică, numărul rețetelor


aflate în paletarele de culori Caparol, dar nu numai, a crescut simțitor și continuarea derulării
activității fără o integrare a sistemului financiar cu cel de producție risca să blocheze activitatea
companiei.

Deoarece sistemul software utilizat la acel moment era incomplet și avea lacune în ceea ce
privește evidența stocurilor companiei sau corelarea prețurilor cu fiecare produs / rețetă s-a
luat decizia schimbării întregului sistem.

Soluția
Charisma ERP a fost preferată în detrimentul unei soluții internaționale din rațiuni de
personalizare (dezvoltarea unui modul de producție pe specificul activității sale), dar și de
costuri de implementare. “În alegerea soluției TotalSoft a contat foarte mult și disponibilitatea
companiei de a personaliza întreg procesul de implementare conform specificului nostru”
mărturisește dl Ioan Laszlo-Dan, Manager Proiecte Informatice.

Soluția implementată de Daw Benta are mai multe componente, fiecare gestionând o anumită
parte a business-ului ca în final, informația să se regăsească într-o singură baza de date.
Astfel Charisma ERP acoperă prin modulele specifice activitatea financiar-contabila, de
gestiune stocuri, achiziții, vânzări și mijloace fixe, pe cea de producție, printr-un modul dedicat
care comunică cu aplicația funcțională pe mașinile de colorare automatizând gestionarea

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


rețetelor și corelarea lor cu lista de prețuri.

În plus, activitatea de distribuție poate fi urmărită îndeaproape prin modulul de management al


depozitelor care, integrat în Charisma, permite gestionarea unitară a produselor, indiferent de
locația depozitului, de la recepție, inventariere și până la livrarea lor.

Pentru a oferi informații agregate și rapide departamentului comercial, Daw Bența utilizează
soluția de business intelligence, Charisma Analyzer, care susține procesul de analiză a
indicatorilor de performanță financiară și de vânzări.

Rezultate

 Beneficiul major obținut în urma implementării Charisma a fost automatizarea


transmiterii informațiilor între mașinile de colorat și sistemul financiar contabil și
posibilitatea descărcării de gestiune în zona de colorare. “Acum, descărcarea de
gestiune din Charisma este corelată cu descărcarea fizică bazată pe rețetele din mașinile
de colorat. Nu mai avem gestiuni scriptice și gestiuni fizice ci o singură situație de
gestiune care ne arată stadiul exact al producției cu costurile aferente.” declară
Information Technology Project Managerul.

 S-a obținut automatizarea generării unui articol compus în Charisma, fără să mai fie
necesară intervenția umană, verificări in mai multe sisteme, introduceri de date etc.
Practic, produsul colorat se generează în Charisma în momentul ofertării sau în
momentul lansării comenzii, având atașat calculul de preț și discountul;

 Întreaga activitate logistică și comercială din companie s-a uniformizat, organizându-se


pe baza unor proceduri complete. “Am reușit să creăm un flux de lucru clar care
automatizează întrega activitate de aprovizionare și livrare dintre sediul central,
depozite, puncte de lucru și furnizorii externi astfel încât să știm în fiecare moment
care este situația vânzărilor și a stocurilor” susține Managerul de Proiecte Informatice al
Daw Benta.

 Baza de date unică și sistemul de raportare complex, permit urmărirea corectitudinii


înregistrărilor, simplificând activitatea departamentului de controlling.

 Implementarea soluției de management al depozitelor a avut ca efect eliminarea


greșelilor de livrare, a prețurilor eronate și a redus semnificativ timpul de vânzare și
livrare. Din momentul primirii cererii de ofertă până la facturarea și livrarea propriu-
zisa a produselor, toți pașii se regasesc în sistem.

 Procesul de colorare este un proces de producție important și se regăsește în Charisma


“În momentul în care pe mașina de colorat se face un up-date al rețetelor, acest up-date
se realizează automat și în Charisma eliminându-se astfel orice discrepanță dintre
producție și descărcarea de gestiune.” Mărturisește reprezentantul Daw Bența.

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


4. Caroli

O componentă importantă a soluţiei a fost modulul de producţie care urmăreşte toate


etapele procesului de producţie: lansarea comenzii, programarea aprovizionării, planificarea
pe puncte de lucru şi urmărirea fluxului de producţie, gestionarea ordinelor de producţie,
monitorizarea comenzilor generate automat, generarea şi evaluarea comenzilor de achiziţie.

- Caroli

Compania
Caroli, a doua companie ca mărime în cadrul industriei de mezeluri din România, s-a impus în
ultimii ani pe o piaţă extrem de competitivă. Cu o cifră de afaceri de peste 70 de mil. de euro şi
aproximativ 1300 de angajaţi, Caroli asigură producţia şi distribuţia de mezeluri proaspete la
nivel naţional. Grupul Caroli dispune de 8 locaţii aflate în Piteşti, Bucureşti, Cluj, Timişoara,
Constanţa, Galaţi, Braşov şi Bacău şi include două linii de business majore: o componentă de
producţie, realizată prin TC AFFAIRES, şi una de distribuţie, realizată de Caroli Prod 2000.

Situaţia
Una dintre provocările cu care se confruntă managementul unui grup de companii este luarea
unor decizii care să influenţeze pozitiv întregul grup, nu doar o linie de business. Pentru
aceasta, utilizarea unei infrastructuri software capabilă să ofere o imagine de ansamblu este
vitală. Cele două componente ale Grupului Caroli utilizau aplicaţii software diferite pentru
managementul activităţilor, situaţie care conducea la o activitate extrem de dificilă de
centralizare a datelor, în special datorită nomenclatoarelor şi planurilor de conturi diferite.

Caroli Prod 2000 utiliza o soluţie sub DOS pentru facturare, stocuri şi contabilitate. Principalele
probleme ridicate de această aplicaţie erau dificultatea cu care se gestionau listele de preţuri,
procesul extrem de anevoios prin care se preluau datele transmise de filiale către locaţia din
Bucureşti pentru centralizare.

TC AFFAIRES, îşi gestiona activitatea prin intermediul mai multor module dezvoltate în
FOXPRO care funcţionau independent unul de celalalt şi care nu permiteau obţinerea de
informaţii corecte despre necesarul de stocuri şi materii prime. Totodată, închiderea de lună pe
producţie era dificilă şi necesita implicarea unei persoane tehnice, iar rapoartele de producţiei
erau greu de întreţinut, incomplete şi înglobau date vechi. În plus, modulul de producţie nu
permitea calcularea unui cost pe producţie care să includa atât cheltuielile directe cât şi
indirecte, iar noţiunea de centru de cost lipsea cu desăvârşire.

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Pentru alegerea unei soluţii software, reprezentanţi din toate departamentele companiei au
participat la demo-uri live ale mai multor soluţii software. S-au evaluat ofertele şi s-a calculat
un punctaj pentru fiecare soluţie în parte. Decizia finală a fost luată pe baza acestui
punctaj, Charisma ERP detaşându-se de celelalte soluţii prin flexibilitate, conformitate cu
legislaţia din România şi preţul competitiv.

Soluţia
Primul pas în implementarea Charisma a fost redactarea unei specificaţii, pe baza discuţiilor cu
reprezentanţii Caroli, urmată de importul de date şi lansarea soluţiei Charisma ERP cu
următoarele module: contabilitate, financiar, achiziţii, gestiunea stocurilor, vânzări, mijloace
fixe, resurse umane, salarizare, BI, logistică, acces pontaj, rutare, parc auto, mentenanţă, market
spy.

O componentă importantă a soluţiei a fost modulul de producţie care urmăreşte toate etapele
procesului de producţie: lansarea comenzii, programarea aprovizionării, planificarea pe puncte
de lucru şi urmărirea fluxului de producţie, gestionarea ordinelor de producţie, monitorizarea
comenzilor generate automat, generarea şi evaluarea comenzilor de achiziţie, evaluarea
costurilor, validarea fiecarui pas din fluxul de producţie, raportare producţie realizată vs. în
curs de execuţie. Închiderea de lună nu mai necesită implicarea unei persoane tehnice întrucât
datele sunt disponibile acum în timp real.

De asemenea, o funcţionalitate dezvoltată în cadrul proiectului a fost calculul costului din


producţie cu cheltuielile directe şi indirecte de secţie, dar şi integrarea cântarelor în procesul
de producţie. Practic, acum se poate face înregistrarea directă a produselor rezultate pe
parcursul procesului de producţie direct de la cântar.

Deşi cele două business-uri funcţioneză fiecare cu propria baza de date, la nivel de grup acestea
sunt extrase şi prelucrate cu ajutorul componentei de BI (Charisma Analyzer). Se pot lua astfel
decizii strategice privind evoluţia celor două linii de business pe baza unor informaţii
actualizate, relevante, detalitate şi în timp real furnizate de solutia ERP.

Rezultate
După implementarea sistemului informatic integrat, rezultatele nu au întârziat să apară. Caroli
Grup are posibilitatea gestionării unitare a celor două business-uri, integrând activitatea de
producţie cu cea de vânzări şi distribuţie. În plus, prin implementarea modului de SFA (Sales
Force Automation) care presupune folosirea terminalelor protabile pentru introducerea
comenzilor de la clienţi, se realizează:

 evidenţe clare şi în timp real pe categorii de produse


 repartizarea vânzărilor pe regiuni şi agenţi de vânzări
 urmărirea comenzilor (facturate şi nefacturate)
 urmărirea facturilor (încasate sau nu)
 folosirea terminalelor protabile pentru introducerea comenzilor de la clienţi

Matei Andreea & Mihalcea Madalina


Matei Andreea & Mihalcea Madalina