INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

PRESENTADO POR: LUISA FERNANDA VALCARCEL C.

APRENDIZ

PRESENTADO A: MARLON JOSE CARDENAS CASTELLANOS

INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENORNO LABORAL
2019
 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

RECEPCIÓN – clasificación – apertura – revisión – radicación – registro – reparto-

dependencia.

Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes

y diversos conductos, esos conductos pueden ser directos o indirectos. Ahí se debe
verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia
de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito e dar inicio a
los trámites correspondientes.

Clasificación: consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes

grupos:

Comunicaciones oficiales: son todas aquellas comunicaciones internas y externas

que son producidas o recibidas, a través de medios magnéticos o físicos que se
genera en pro de desarrollo de las actividades administrativas de determinada
organización. Se clasifican en internas y externas de la unidad de correspondencia.

Comunicaciones personales: pueden ser cartas, memorandos, correo

electrónico, conversaciones telefónicas, etc.

Apertura: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones

oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.
Revisión: las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen
del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar repuesta y
asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la
radiaciones del mismo.
Radicación: radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío.

Registro: una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual

consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un
formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización. La Unidad
de correspondencia registra la comunicación oficial con los siguientes datos: nombre
de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación y nombre del funcionario responsable del
trámite.
Distribución o reparto: paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la
distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y
trámite correspondiente. Las entidades que cuenten con la unidad de
correspondencia realizan este procedimiento por medio de un mensajero interno o
patinador, el cual hace los recorridos en horas fijas, dando así inicio al control y
Administración de comunicaciones oficiales.
Radicación de Documentos Es el procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a los documentos recibidos o producidos, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

CORRESPONDENCIA
Recibo:
La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los
aparatosaéreos y los servicios de correspondencia personalizado.Cuando el
procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido deque
las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar
documentacióndirectamente.Todo documento recibido tiene que ser canalizado
atreves de la oficina central.La primera tarea que debe asignarse en el recibo de la
documentación es la clasificación dela correspondencia, la cual puede agruparse
así:Correspondencia externaCorrespondencia internaFolletos, revistas,
publicaciones, paquetes.Correspondencia personalCorrespondencia confidencial de
carácter institucional.
Radicación:
El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante
el cual seva a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse
anualmente. Laactividad de radicación no se efectúa con toda la documentación
recibida. Solo se radicancartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional,haciendo la salvedad de que se debe radicar en
el sobre sin abrirse y algunos son documentosque hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la memoria institución.Otro paso de la
radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta informaciónes muy
importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad
dela entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación, yen muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no
coincide con la recepción.El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia
que debe encargarse del asunto.Cuando se decide centralizar la recepción, dentro
del trabajo preliminar del análisis del flujode la información, ese posible que se
asigne códigos a cada una de las dependencias. En estecaso es este el código que
registra en el documento.La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de
radicación un sello que puede sermecánico o electrónico, que tiene impresos los
datos mencionados. Para el control se adicionaun espacio para la firma de quien da
respuesta y la fecha de esta.Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del
departamento de sistemas, un programaen base de datos para el recibo y despacho
de su correspondencia.
Registro:
Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma
automatizada,el programa permite almacenar y mantener actualizada la información
sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a través de varios
conceptos: facha, remitente, destinatario, número de radicación, etc. Produce
listados sobre documentos en transito porque la información queda registrada
automáticamente. Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por
lo cual debe diseñar un formato que permita tener la información sobre la
correspondencia que se reciba y que se radica y la situación actual del trámite.
Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro, fecha de elaboración
y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio
para registrar el número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas
impresas que son funcionales y que pueden adecuarse a las necesidades de la
organización. Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener
en cuenta: 1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada
la información personal, se puede asumir como personal la que venga dirigida a un
funcionario y no tenga escrito el cargo que desempeña dentro de la organización.
Esta correspondencia solo se fecha en el sobre. 2. Colocar la fecha de recibo a:
folletos, revistas, publicaciones, inscripciones. 3. Devolver, sin abrir, la
correspondencia que por error llegue a esta oficina. 4. Hacer las observaciones
pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin firmar. 5. Verificar
que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración
en forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega
a través del correo.
Distribución y reparto
El último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su distribución o
reparto. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el
nombre de la dependencia o sus códigos, según el caso, donde se organiza la
correspondencia la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas para tal fin.
Siempre habrá dos bolsas para cada dependencia. Una permanecerá en la oficina
de correspondencia para guardar la que se recibe y otra en la oficina respectiva para
guardar la correspondencia que será enviada. Cuando el mensajero hace su
recorrido hará el cambio respectivo.
Recibo:
La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los
aparatos aéreos y los servicios de correspondencia personalizado. Cuando el
procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones claras en el sentido de
que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación
directamente. Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la
oficina centra
a primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la
clasificación de la correspondencia, la cual puede agruparse así: Correspondencia
externa Correspondencia interna Folletos, revistas, publicaciones, paquetes.
Correspondencia personal Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Radicación:
El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número mediante
el cual se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse
anualmente. La actividad de radicación no se efectúa con toda la documentación
recibida. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar
en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión
administrativa y que van a conformar la memoria institución. Otro paso de la
radicación es colocar la fecha que se recibe el documento. Esta información es muy
importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la responsabilidad
de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no
coincide con la recepción. El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia
que debe encargarse del asunto. Cuando se decide centralizar la recepción, dentro
del trabajo preliminar del análisis del flujo de la información, ese posible que se
asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el código que
registra en el documento. La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de
radicación un sello que puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los
datos mencionados. Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien da
respuesta y la fecha de esta. Otras organizaciones han diseñado, con el apoyo del
departamento de sistemas, un programa en base de datos para el recibo y despacho
de su correspondencia.
Registro:
Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma
automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la
información sobre la correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta a
través de varios conceptos: facha, remitente, destinatario, número de radicación,
etc. Produce listados sobre documentos en transito porque la información queda
registrada automáticamente. Cuando no es así, el registro deberá llevarse
manualmente, por lo cual debe diseñar un formato que permita tener la información
sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y la situación actual del
trámite.