Doc 20160415

"[HAGA CLIC AQUÍ Y ESCRIBA PROCESO]"
"[HAGA CLIC AQUÍ Y ESCRIBA NOMBRE PROCEDIMIENTO]"
VERSION: 1 CODIGO:
CODIGO: "[Haga clic aquí y escriba código]"
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1. OBJETIVO
[Haga clic aquí y escriba Proposito de la aplicación del procedimiento].
2. ALCANCE:
[Haga clic aquí y escriba aspectos que cubre el procedimiento y responsables de ejecución]
3. BASE LEGAL:
[Haga clic aquí y escriba normatividad]"
4. DEFINICIONES:(Glosario)
[Haga clic aquí y escriba TERMINO 1
[Haga clic aquí y escriba DEFINICION del TERMINO 1]
[Haga clic aquí y escriba TERMINO 2
[Haga clic aquí y escriba DEFINICION del TERMINO 2]
5. CONDICIONES GENERALES:
[Haga clic aquí y escriba ASPECTOS, POLITICAS A TENER EN CUENTA]
6. ACTIVIDADES:
Punto
No Respons Registr
Etapa Actividad able
de Flujograma
. Control o
Pág 1 de 40
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
Pág 2 de 40
"GESTION DOCUMENTAL "
"PROCEDIMIENTO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS "
VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-001
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1. OBJETIVO
Generar los documentos de la institucion y sus unidades administrativas en cumplimiento de sus funciones.
2. ALCANCE:
Comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias
de los procesos de la entidad y/o dependencia.
3. BASE LEGAL:
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos
GTC 185 Documentacion Organizacional
DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
NORMALIZAR
Actividad colectiva tendiente a unificar criterios en la producción de documentos.
SIGNAR
Hacer, poner e imprimir la firma
SOPORTE DOCUMENTAL
Medio en el cual se registra la informaciòn, siendo el mas común el Papel.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos.
Para la producción documental se deben tener en cuenta las normalizaciones adoptadas por la Entidad, acordes a las
Normas Técnicas Colombianas vigentes.
Las comunicaciones oficiales en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, correspondiendo el
original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera al documento, teniendo en
cuenta los anexos correspondientes, y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia,
por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se
elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Registro

Control Flujograma
1 Identificar, eligir y elaborar el Servidor Formatos Documento
Inicio
documento público de la preestablecido y
Entidad autorizados.
Instructivo INS-
DOC-001
Identificar, eligir y elaborar
2 Si no conoce las directrices para su Servidor Formatos

elaboración, pasa a la actividad 3, de público de la preestablecido y Si
lo contrario pasa a la actividad 4 Entidad autorizados. Conoce
Instructivo INS- instrucciones
DOC-001 ?
No
3 Consultar en el instructivo de de Servidor Consultar en el manual el
estandarización el formato específico público de la formato específico
que se va a utilizar, Entidad
4 Revisar el contenido, gramática y Servidor

Revisar contenido,
ortografía del documento público de la
Entidad gramática y ortografía
5 Determinar y seleccionar el soporte del Servidor

documento (papel, cinta magnética, CD, público de la Determinar y seleccionar
disquete, microfilme, video). Entidad soporte de documento
6 Generar el documento de acuerdo con el Servidor Original y dos Documento

tipo de soporte seleccionado público de la copias Documento
Entidad
7 Signar el documento Servidor Firmas

Signar el Documento
público autorizadas
autorizado
Fin
"PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS"
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REVISADO POR:
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1. OBJETIVO
Verificar y controlar la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica a la
institución, entregados en la Ventanilla Unica de Correspondencia.
2. ALCANCE:
Se aplica a todas las comunicaciones oficiales que se recepcionan o producen en la administración municipal .
3. BASE LEGAL:
Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.
Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones
recibidas y enviadas.
DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
RADICACION
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la ley.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable
del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
RUBRICAR
Rasgo que como parte de la firma se pone despues del nombre o título
Las comunicaciones se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional,
fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances
tecnológicos en la entidad. Los correos electrónicos deben recepcionarse y radicarse. Los funcionarios
encargados de recepcionar los fax oficiales recibidos en las Dependencias, en soporte papel químico, deben
fotocopiar el documento y remitirlo a la Ventanilla Unica de Documentos para su trámite respectivo.
El personal que desempeñe estas actividades debe tener conocimiento pleno de la entidad, mision, procesos,
procedimientos y competencias de las diferentes unidades administrativa, debe ser servidor público de planta.
No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario
presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al
comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales,
mecánicos o automatizados.
Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia personal no deberan abrirse y
estará plenamente identificada con mensajes como confidencial, estrictamente personal y otras similares; No
serán radicadas y deberán remitirse inmediatamente a su destinatario. Su distribución no genera ninguna
responsabilidad para la unidad de correspondencia.
Las publicaciones, libros, revistas, folletos y demás documentos de carácter informativo, como plegables,
publicidad, no deberán radicarse y su control se ejecutará mediante un registro especial Formato F13-PRC-
DOC-002
No Punto de
Etapa Actividad Responsable
Control
Registro Flujograma
.
Identificar medios de Inicio

recepción: mensajería, fax,
1. Recepción correo tradicional, correo Secretario
Identificar medios de
electrónico, página web, recepción
otros.
Verificar Recibir documentos

Recibir documentos oficiales
2 competenci Documento
oficiales.
a
Verificar que
Verificar y confrontación de
estén Verificar puntos puntos de
folios, copias, anexos,
completo, control
firmas, destino, datos de
firmas,
3 origen del ciudadano, o
anexos,
Entidad que remite,
datos de
Dirección de
origen, A
correspondencia y asunto
destino
No Punto de
Etapa Actividad Responsable Registro Flujograma
. Control
Si
Si los documentos no están Completos?
4 completos dejar constancia Documento
del faltante. No
Dejar constancia del
faltante
Registrar el
Dejar constancia del nombre de Dejar constancia del
5 recibido, fecha, hora y Recepcion quien recibe recibido, sello
rubricar (sello) junto a la
rúbrica
Si no está firmado ni Si
presenta el nombre del
responsable del contenido Firmado?
6
del documento, pasa a
actividad 7, de lo contrario
pasa a actividad 8 No
No radicar documento e
No radicar el documento e iniciar procedimiento de
distribución
7 iniciar el procedimiento de
distribución de documentos
Asignar un número Medio de

consecutivo a los recepción, Asignar número
documentos. Técnico consecutivo
ventanilla
única
8 Radicación Documento
Si se presentan errores en la Firma del Planilla o
En el libro No
numeración se dejará Jefe Errores
radicador
constancia por escrito inmediato, F01-PRC- numeración?
Técnico constancia DOC-002

de errores Si
ventanilla
única Dejar constancia por
escrito
9
Diligenciar planillas de Planilla

F01-PRC- Radicar según medio de
radicación y control o recepción
Técnico DOC-002
registrar en el sistema, Contenido
según medio de recepción. ventanilla
acuerdo 060
única
B
10
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
Si presentan errores en la Planilla

F01-PRC- B
radicación y se anulan los
DOC-002
números, dejar constancia
por escrito con la respectiva
justificación No
Errores
radicación?
Firma del
Recepcion Jefe Si
inmediato
Anular los números y dejar
constancia por escrito
Fin
11

"PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS"
ELABORADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

REVISADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

APROBADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Garantizar que los documentos lleguen a su destinatario final.
2. ALCANCE:
Se aplica a todos los documentos que se ingresen para iniciar un trámite en la administración municipal,
aplicando mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos, reconociendo el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución
3. BASE LEGAL:
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
COMUNICACIONES OFICIALES
Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una Entidad, independiente del medio utilizado.
CORRESPONDENCIA
Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envian a una Entidad Pública o Privada. No
todas generan trámites para las instituciones.
CORREO ELECTRONICO
Correo electronico o en inglés E-mail, es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes
rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas)
DOCUMENTO
Información y su medio de soporte

EMBALAJE
Es un recipiente o envoltura que contiene productos temporalmente y sirve principalmente para agrupar unidades
de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje.
ORGANIGRAMA
Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias
productoras de los documentos
PORTEO
Valor monetario de una cosa
Se debe seguir los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Mación para la administraciòn de
comunicaciones oficiales.
Los funcionarios encargados de recepcionar los fax oficiales recibidos en las Dependencias, en soporte papel
químico, deben fotocopiar el documento y remitirlo a la Ventanilla Unica de Documentos para su trámite
respectivo.
6. ACTIVIDADES:
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
1 Identificación Identificar si la Grupo de Recursos El mismo día de la
Fisicos Ventanilla recepción Inicio
tipo correspondencia es recibida o Unica de
correspondencia enviada. Correspondencia
No
Recibida?
1
Si
Si es recibida determinar si es Grupo de Recursos El mismo día de la
No
Fisicos Ventanilla recepción
externa o interna. Unica de Externa?
Correspondencia 2
Si
2 Distribución de Si es externa, identificar las Grupo de Recursos El mismo día de la
Fisicos Ventanilla recepción
documentos dependencias destinatarias de Unica de
acuerdo a la competencia Correspondencia
externos Identificar Dependencias
destinatarias
3 Clasificar las comunicaciones. Grupo de Recursos Según

Fisicos Ventanilla competencias Clasificar de las
Unica de
Correspondencia comunicaciones
4 Organizar los documentos en Grupo de Recursos El mismo día de la

buzones o casilleros. Fisicos Ventanilla recepción
Unica de Organizar los documentos
Correspondencia en buzones o casilleros
5 Enrutar los documentos a Grupo de Recursos El mismo día de la

dependencia competente. Fisicos Ventanilla recepción Enrutar los documentos a
Unica de la Dependencia
Correspondencia Competente
A
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
6 Reasignar documentos mal Grupo de Recursos Inmediatamente
A
direccionados. Fisicos Ventanilla
Unica de
Correspondencia
No
Mal
Direccionados
?
Si
Reasignar documentos
mal direccionados
7 Registrar en el control de entrega Grupo de Recursos Información Planilla

de documentos recibidos. Fisicos Ventanilla completa en
Unica de planilla respectiva,
Correspondencia firma, fecha, hora Registro Control
recibido
8 Distribución de Si es interna Identificar las Grupo de Recursos Organigrama, 2

dependencias de la estructura Fisicos Ventanilla Planta de Personal,
documentos Unica de el mismo día de la Identificar las
internos organizacional. Correspondencia recepción dependencias de la
Estructura Organizacional
9 Enrutar los documentos a Grupo de Recursos El mismo día de la

dependencia competente Fisicos Ventanilla recepción
Unica de Enrutar los documentos a
Correspondencia la Dependencia
Competente.
10 Registrar control de entrega de Grupo de Recursos Información Planilla Registrar en el control de

documentos internos. Fisicos Ventanilla completa en entrega de documentos
Unica de planilla respectiva, internos
Correspondencia firma, fecha y hora
de recibido
11 Distribución de Si los documentos son enviados Grupo de Recursos 1

definir medios de distribución: Fisicos Ventanilla
documentos Unica de
enviados personal, fax, correo tradicional, Correspondencia
correo electrónico, apartado Definir medios de
aéreo, trámite en línea, página distribución
web, otros
12 Verificar cumplimiento de Grupo de Recursos Firmas, anexos,

Verificar cumplimeinto
requisitos del documento. Fisicos Ventanilla número de folios,
Unica de información requisitos
Correspondencia destinatario
13 Definir métodos de empaque y Grupo de Recursos Guía

embalaje Fisicos Ventanilla
Unica de Definir métodos de
Correspondencia empaque y embalaje
14 Efectuar Peso y porteo de Grupo de Recursos

documentos. Fisicos Ventanilla
Unica de Efectuar peso y porteo
Correspondencia
15 Gestionar el correo tradicional: Grupo de Recursos

Normal, certificado, especial. Fisicos Ventanilla
Unica de Gestionar el correo
Correspondencia tradicional
16 Firmar guías y planillas de entrega Grupo de Recursos Firma, contenido, Guías y

Fisicos Ventanilla valor, fecha planillas F02- Guias de envio
Unica de PRC-DOC-003
Correspondencia
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
18 Organizar mensajería externa Grupo de Recursos
Fisicos Ventanilla B
Unica de
Correspondencia
Organizar mensajería
externa
19 Registrar control de envío de Grupo de Recursos Planilla F02-

documentos Fisicos Ventanilla PRC-DOC-003
Unica de Registrar control de envio
Correspondencia de documentos
Controlar las devoluciones Grupo de Recursos Guías

Fisicos Ventanilla Controlar devoluciones
Unica de
Correspondencia
FIN
"PROCEDIMIENTO DE TRAMITE DE DOCUMENTOS"
ELABORADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
APROBADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Dar curso al documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
2. ALCANCE:
Los documentos objeto de trámites administrativos allegados en las dependencias , integran sus respectivas series
documentales para conformar el archivo de gestión y se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el
trámite oportuno de las comunicaciones, cumpliendo la normatividad vigente.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política.
Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general
o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Artículos 6, 16, 17, 22.
Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Artículo 33. Derecho de turno.
Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de Unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específica.
TRAMITE DE DOCUMENTOS
Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa
Se debe seguir los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Mación para la administraciòn de comunicaciones
oficiales y las funciones y procedimientos establecidos al interior de la organización
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite oportuno de las comunicaciones oficiales será el
siguiente:
Derechos de Petición: 15 días hábiles

Solicitudes de Información: 10 días hábiles
Consultas: 30 días calendario
Las solicitudes de los organismos de control, Tribunales o Juzgados se atenderán en el plazo establecido en la solicitud
correspondiente.
Las respuestas que se proyecten, cuya petición haya sido dirigida al Señor Alcalde y delegada a una Dependencia en
particular, deberan identificar claramente el documento a que se refiere y adicionalmente todas deberán encabezar el
siguiente texto "En cumplimiento de instrucciones impartidas por el Señor Alcalde Municipal, Doctor JESUS MARIA BOTERO
GUTIERREZ.....", así mismo se remitirá copia de cada respuesta al despacho del Señor Alcalde para el respectivo control de
correspondencia.
6. ACTIVIDADES:
No Etapa Actividad Responsabl Punto de Registro Flujograma
. e Control
1 Recepción de Recibir documentos de la Servidor Verificar y Planilla
confrontación de
solicitud o Ventanilla única de público con folios, copias,
F01-PRC- Inicio
trámite Correspondencia la función anexos, firmas, DOC-002
asignada destino, datos de
origen del
ciudadano, o
Entidad que Recibir documentos de la
remite, Dirección ventanilla única
de
correspondencia
y asunto
2 Identificar el trámite. Servidor

Identificar el trámite
público con
la función
asignada
3 Si el documento no genera un Servidor TRD Si

trámite archivar en la serie público con Trámite?
documental correspondiente la función
asignada No
1
4 Si es trámite entregar Jefe de la Segumiento Nota
documento al funcionario Dependencia Tiempo de Interna Nota Interna. Entregar
competente para que proceda respuesta A07-PRC- documento
s/competencia
con el trámite DOC-001
5 Gestionar Análizar la solicitud Servidor Verificar

trámite público contenidos Analizar la solicitud
competente
6 Si la solicitud no es clara, Servidor Si

solicitar ampliar o precisar la público Claridad en
información. competente la solicitud?
No
Solicitar aclaración
7 Proyectar y preparar respuesta. Servidor INS-DOC-001 comunica-

Proyectar y preparar
público ción Oficial, respuesta
competente
Memorando
Interno,
Informe
8 Ejecutar el Trámite a que haya Servidor Documento producido

lugar con la producción de público según trámite
documentos hasta la competente
culminación del asunto.
A

. e Control
9 Revisar y firmar Jefe de la Verificar A
Dependencia contenidos,
fuentes y 2
veracidad de No
información Correcto?
Si
Firmar
10 Si no es correcta la respuesta, Jefe de la Devolver para

Corrección
devolver para corrección Dependencia
Corregir y ejecutar la actividad Corregir y volver a la

actividad 9
No. 9
11 Si la respuesta es para una Servidor Controles

dependencia, aplica el público establecidos No
procedimiento de distribución competente en el Rpta
Dependencia
de documentos internos. procedimiento ?
PRC-DOC-
003 Si
Aplicar procedimiento
distribución documentos
internos
12 Si la respuesta es para una Servidor Controles

Entidad externa, aplica el público establecidos
procedimiento para distribución competente en el Aplicar procedimiento
de documentos externos procedimiento distribución documentos
PRC-DOC- externos
003
1
13 Archiva los documentos en la Servidor TRD
serie documental respectiva público F03- Archivo
competente PRC-DOC-
005
Fin

"PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE GESTION"
ELABORADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
APROBADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Ejecutar acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad, como parte
integral de los procesos tècnicos archivísticos.
2. ALCANCE:
Se aplica en los archivos de gestión u oficina, aplicando las tablas de retención documental.
3. BASE LEGAL:
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen
convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios
que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.
Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y
Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los
demás detalles relativos a los mismos.
Ley 80 de 1993.
Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y
omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados
a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en
veinte (20) años.
Código de Comercio.
Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años,
contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso,
podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción
exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la
reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron
y el procedimiento utilizado para su reproducción.
Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de
las formalidades anteriores.
Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional.
Artículo 36.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos Privados.

Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos,
determina su integración y le fija la funciones.
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento
General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”
Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.
Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de
retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios
que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.
Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y
Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los
Ley
demás4 de 1913. Sobre
detalles régimen
relativos político y municipal.
a los mismos.
convenientemente
Ley 80 de 1993. el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios
que han 55.
Artículo funcionado o funcionen,depara
De la prescripción las que cumplan
acciones con sus deberes.contractual.
de responsabilidad Estas multas La se reputan
acción civilpenas correccionales.
derivada de las acciones y
Artículo
omisiones 337. El Gobierno,
a que refierenen
se referencialoslos asuntos50,51,52
artículos nacionales,
y 53 ydelas Asambleas
esta Departamentales,
Ley prescribirá en el términoendelos de los
veinte Departamentos
(20) años, contadosy
Concepto
Municipios, que hace al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal públicos
dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos y los
prescribirá en
demás detalles
veinte (20) años.relativos a los mismos.
Ley 80 de
de 1993.
CLASIFICACION
Código Comercio.DOCUMENTAL
Artículo 55.
Artículo 60. DeLoslalibros
prescripción
y papeles dealas
queacciones
se refierede este
responsabilidad contractual.
Capítulo deberán La acción civil
ser conservados derivada
cuando de por
menos las acciones y
diez años,
Fase del proceso
omisionesdesde a que el de organización
se cierre
refieren documental, en la cualdeseesta
identifican y establecen agrupaciones documentales de
contados delos artículos
aquéllos 50,51,52
o la fecha dely 53último Ley prescribirá
asiento, documento enoelcomprobante.
término de veinte (20) años,
Transcurrido contados
este lapso,
acuerdo
a partir de con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
podrán serladestruidos
ocurrenciapor de el
loscomerciante,
mismos. La acción
siempredisciplinaria prescribirá
que por cualquier en diez
medio (10)adecuado
técnico años. La acción penal
garantice su prescribirá en
reproducción
veinte (20)
exacta. años. ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la
Además,
DESCRIPCION ARCHIVISTICA
yCódigo de Comercio.
el procedimiento
Enunciación de los utilizado
diferentespara su reproducción.
componentes que identifican la carpeta (A38 ser conservados cuando menos por diez años,
Artículo 60.
Cuando Los
se expida libros
copiay de
papeles a que seconservado
un documento refiere estecomo
Capítulo deberán
se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de
contados desde el cierre
las formalidades anteriores. de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso,
podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción
DESCRIPCION
exacta. Además, DOCUMENTAL
ante Obligatoriedad
la cámara de de comercio donde de fueron
Decreto 1382 de 1995. la presentación las T.registrados
R .D. los libros se verificará la exactitud de la
Consiste
yDecreto en la identificación
el procedimiento utilizado de los principales elementos que caracterizan a un expediente tales como nombre de la serie,
254 de 2000. Por elpara
cualsusereproducción.
expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional.
contenido
Cuando sedel expediente,
expida copia de fechas extremas,conservado
un documento número de folios,
como se entre otros,
prevé en con
esteelartículo,
fin de elaborar
se hará inventarios, guías, indices,
constar el cumplimiento de
Artículo 36.
catálogos u otrosanteriores.
las formalidades instrumentos que permitan localizar y recuperar la información contenida en los documentos de archivo.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
Decreto 1382 de
ORDENACION
a los Archivos 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.
DOCUMENTAL
Privados.
Decreto
Fase del254
Acuerdo de007
proceso
AGN 2000.
de Por el cual se
deorganización
1994. queexpide el régimen
consiste para lasecuencias
en establecer liquidación de las entidades
dentro públicas deldocumentales
de las agrupaciones orden nacional.
Artículo
Artículo 36.
definidas en Ala “Reglamento
18. fase de clasificación.
General Determina quéque
de Archivos” documento
crea el va primero
Comité y cuálesde
Evaluador vanDocumentos
después. en los Departamentos,
determina su integración y le fija la funciones.
ORGANIZACIÓN
Decreto 4124 de 2004.DOCUMENTAL
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos
Acuerdo AGN 09 Privados.
de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Acuerdo
Acuerdo AGN
AGN 00712 dede 1995.
1994. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento
Artículo
General 18. A “Reglamento
de Archivos", General
"Órganos de Archivos”
de Dirección, que crea y el
Coordinación Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos,
Asesoría”
PRINCIPIO
determina su integración ORIGINAL
DE ORDEN y le fija la funciones.
Acuerdo
Es AGN
el orden en09
quedelos
1997. Reglamenta
documentos procedimiento
se producen para
para el la evaluación de TRD.
desarrollo
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.de un trámite. Al clasificar s debe restablecer, en lo
posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del trámite
administrativo.
Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento
GeneralDOCUMENTAL
Acuerdo
SERIE de
AGN Archivos", "Órganos
037 de 2002. de Dirección,
Establece Coordinación
especificaciones y Asesoría”
técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.
Acuerdo
Acuerdo AGN
Conjunto AGN 09 dede
039 1997.
de Unidades Reglamenta
2002. Por el de
documentales procedimiento
cual se regula
estructura para
el la evaluación
procedimiento
y contenidos de TRD.
para
homogéneos, laemanados
elaboración
de yunaplicación de las
mismo órgano tablas de
o sujeto
retención documental
productor, en desarrollo
como consecuencia del artículo
del ejercicio 24 funciones
de sus de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
específica.
Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o
Acuerdo
SUBSERIE AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.
privaticen.
Acuerdo
Conjunto AGN
Acuerdo AGN 039 de
de unidades
042 de2002.
2002.Por
Porelelcual
documentales cual
quese se regula
forman parteelde
establecen procedimiento
losuna serie,para
criterios para la elaboración
identificadas de forma
la organización y aplicación
deseparada
los de gestión
de ésta
archivos de las su
por tablas de
en las
retención
contenido documental
entidades ypúblicas y en
lasdesarrollo
sus características del
queartículo
específicas.
privadas 24 de
cumplen la Ley General
funciones dese
públicas, Archivos
regula594 de 2000. Único Documental y se
el Inventario
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Acuerdo
TABLA DE AGN 041 de 2002.
RETENCION Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o
DOCUMENTAL
privaticen.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.
etapa
AcuerdodelAGN
ciclo 042
vital de
de 2002.
los documentos.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades
Acuerdo AGN públicas
02 de y2004.
las privadas
Estableceque cumplen funciones
los lineamientos públicas, se de
para la organización regula el acumulados.
fondos Inventario Único Documental y se
TESTIGO:
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.
Circular AGN
Elemento 07 de la2002.
que indica Organización
ubicación de un y Conservación
documento de retira
cuando se los documentos de caso
archivo salida
de laspara
Entidades de la Rama
Acuerdo
EjecutivaAGN 015 de
del Orden 2003.
Nacional.Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041de
desu2002
lugar,
enenrelacióndecon préstamo,
la integración del Comité de
consulta,
Archivo deconservación,
las entidadesreproducción o reubicación
públicas en proceso y que puede contener notas de referencias cruzadas
de liquidación.
Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.
TIPO DOCUMENTAL
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.
Circulardocumental
Unidad AGN-DAFP simple
No. 004 de 2003.en
originada Organización
una actividad deadministrativa,
historias laborales.
con diagramación, formato y contenido distintivos que
Circularcomo
sirven AGNelementos
07 de 2002.
para Organización y Conservación
clasificarla, describirla y asignarlede categoría
los documentos de archivo de las Entidades de la Rama
diplomática.
Ejecutiva del Orden
Circular AGN Nacional. de 2004. Organización de historias laborales.
012 AGN-DAFP
UNIDAD DE CONSERVACION:
Circular
Circular AGN 01
01 de
de 2003.
AGNcontiene 2004. Organización
Inventario y Conservación de los documentos de archivo.
Cuerpo que un conjunto de de documentos
documentos de ataleliminar.
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser
unidades
Circular de conservación,
AGN-DAFP entre otros Organización
elementos, lasdecarpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Resolución AGN 147No. de004 de Por
1997. 2003.
la cual se crea el historias
Comité delaborales.
Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo
General
UNIDADAGNde la Nación.
DOCUMENTAL
Circular 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.
Resolución MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. (Expedida por el Ministerio
Circular
de Salud)AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
Resolución
Resolución AGN
AGN 147
081 de
de 1997. Por la cual
2001. Adopta se crea eldeComité
el Programa deDocumental
Gestión Transferencias
y sedeaprueba
la Documentación Histórica
la actualización de laalTabla
Archivo
de
General deDocumental
Retención la Nación. del AGN.
Resolución MinSalud
Resolución AGN 1995
183 de de 1999.
2004. Por la Establece normas
cual se crea paraTécnico
el Grupo el manejo
de de la Histórica
apoyo Clínica.
del Comité (Expedida
de Archivo por el Ministerio
del Archivo General
de
de Salud)
la Nación.
Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando está
constituido por un solo tipo documental (Ejemplos, actas, resoluciones. Circulares, memorando etc), o compleja cuando lo
constituyen formando un expediente.
Se debe seguir los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Mación para la organización de archivos, que
conlleve al establecimiento del Archivo Total, Así mismo es prerrequisito tener aprobadas las tablas de retención
documental o tablas de valoración documental . Para la formulación de las tablas de retención documental se siguen las
instrucciones de la Mini Manual de tablas de retención y transferencias documental.
Cuándo se esté llevando a cabo de foliación debe tenerse cuidado de no repetir números o de omitirlos como tampoco
dejar de numerar al gún folio. Si existe otra foliación, ésta se anulará con una linea diagonal (/) y quedará como válida la
última realizada. Cifras como 1A, 1B, ABis, no deben utilizarse en la foliación.
Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales, deben numerarse consecutivamente respecto
de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna diferenciación entre unos y otros.
Para el caso de las unidades documentales simples, al interior de la unidad de conservación se ordenan cronológicamente
de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antingua y el último el que registre la fecha más
reciente.
La foliación es constitutiva del Inventario Unico Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias
como secundatias
Cuando se utilizan separadores temáticos estos no son objeto de foliación. No se deben utilizar papel bond de cualquier
gramaje para cumplir la función de separador temático, se deben utilizar los separadores temáticos diseñados con los
módelos estandar que suministre la Administración Central. Cuando se utilicen testigos este debe contener Fondo,
sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde.
Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto
pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de
dependencia
6. ACTIVIDADES:

. e Control
1 IDENTIFICACIO Elaborar los separadores para Servidor El primer dìa Separadores
Inicio
NY cada una de las series y Público con hàbil de cada
CLASIFICACIO subseries de conformidad con funciones de vigencia. Cada
separador
N la información de las tablas de archivo
deberá
retenciòn documental, contener el Elaborar
código y Separadores
nombre de la
serie y
subserie.
2 Abrir las carpetas con base en Servidor Descripción Tapas

Legajadoras
la tabla de retención Público con Archivística Establecidas
documental, identificando cada funciones de por el
uno de los expedientes con la archivo Municipio.
siguiente informaciòn: Secciòn, F04-PRC- Apertura de
DOC-005 Carpetas
Subsecciòn, Serie (nombre),
Subserie, Código, Nombre del
Expediente, Fecha Inicial
(DD/MM/AA), Fecha Final
(DD/MM/AA), Número de
Folios, Número de carpeta,
Número de Caja. Ver Formato
F04-PRC-DOC-005
3 ORDENACION Ordenar los expedientes o Servidor Aplicación
carpetas que conforman la Público con TRD
serie o subserie en las funciones de Ordenar los
unidades de almacenamiento archivo Expedientes
(Archivadores) en estricto
orden en que aparecen
relacionadas en las tablas de
retención documental.
4 Marcar las gavetas de la Servidor TRD Rotulo en

Marcar las gavetas
unidad de Almacenamiento Público con la Gaveta
indicando las series que cada funciones de F05-PRC-
uno contenga. Ver FORMATO archivo DOC-005
F05-PRC-DOC-005
A

. e Control
5 Cuando el documento ha Servidor Máximo 200
A
cumplido el trámite, identificar Público con folios por
la serie y subserie a la que funciones de carpeta, con
corresponde y ubicarlo en el archivo un margen
expediente cumpliendo el de 10 tipos
Identificar la serie y
principio de orden original. documentale subserie y ubicar el
s por encima. documento en el
Perforar, con expediente
guía tamaño
oficio en el
lado
izquierdo.
Orden
6 Si la únidad documental es Servidor Principio de
compleja, ordenar el Público con Orden No
documento siguiendo los funciones de Original Compleja?
pasos que se han dado durante archivo
su trámite, aplicando el
principio de orden original. El
si
primer documento será aquel
que le ha dado origen al trámite Ordenar documento
bien sea una solicitud o un siguiendo los pasos
trámite de oficio, que se han dado
posteriormente se iran durante el trámite,
aplicando el principio
agregando los documentos que de orden original.
segùn el orden y uso se vayan
produciendo hasta el que
concluye el trámite.
7 Si la unidad documental es Servidor Ordenar aplicando el

simple, se ordena aplicando el Público con principio de orden
principio de orden original. funciones de original
archivo
8 Si el documento contiene Servidor

No
anexos impresos en tamaño Público con Anexos
carta y oficio, con texto funciones de texto
horizontal perforar en el archivo horizontal?
margen izquierdo horizontal, de
tal manera que se pueda Si
visualizar el contenido sin girar
el expediente, doblándose los Perforar en el margen
izquierdo horizontal,
anexos del lado derecho hacia doblar anexos del lado
dentro, manteniendo la derecho
uniformidad inicial.
9 Si se requiere abrir más de una Servidor En el campo

carpeta por expediente para Público con número de No
Requiere
una serie o subserie, abrir una funciones de carpeta más de una
carpeta identificándola con la archivo enumerarla carpeta?
misma información señalada en ej: 1 de 3, 2
la actividad No. 2. de 3, 3 de 3
Si
Abrir carpeta con la
misma identificación
Act. 2
10 FOLIACION Asignar un número consecutivo Servidor Cuando las Tipos

iniciando desde 1 a todos los Público con series document Asignar número
folios escritos de cada unidad funciones de documentale a-les consecutivo desde uno
a todos los folios
de conservación, en la parte archivo s estén
superior derecha a lapiz HB perfectament
e ordenadas.
B

. e Control
11 En el caso de existir más de Servidor Consecutivo
una unidad de conservación Público con de carpetas B
(carpetas) por serie o funciones de
subserie , la foliación de la archivo
No
segunda será continuación de
la primera, ejemplo si el último Carpetas
>1
folio de la primera carpeta es
200, la segunda carpeta
iniciará con el folio 201. . Si
Foliar continuando con
el número de la primera
12 Si los anexos son planos, Servidor Referenci No

mapas, fotografías, impresos Público con as
(periódicos, revistas), etc, foliar funciones de cruzadas. Mapas,
Planos,
en el orden consecutivo que le archivo F06- Fotos,
corresponde. F06-PRC-DOC- PRC.DOC
005 -005
Si
Foliar en orden
consecutivo.
13 Separar de la unidad de Servidor Contenido de

conservación de donde Público con la referencia
Separar de la Unidad
procede el anexo, dejando un funciones de cruzada. de Conservación,
testigo en el lugar de origen, archivo F06- dejando testigo.
como referencia cruzada , así PRC.DOC-
mismo se utiliza la referencia 005
cruzada para los anexos que
son en soporte diferente a
papel como discos, cintas de
audio y de video, negativos de
fotografías, acetatos,
disquettes, Ver Formato F06-
14 Dejar el mismo testigo en el
PRC.DOC-005 Servidor
lugar donde se ubique el Público con Dejar el mismo testigo
en el lugar donde se
soporte anotado (planoteca, funciones de ubique el soporte
mapoteca, fototeca, archivo
hemeroteca, etc)
15 DESCRIPCION Una vez terminada la vigencia Servidor Formato Inventario.

DOCUMENTAL y la ubicación física de todos Público con F07-PRC-
Inventario
los tipos documentales de funciones de DOC-005, documental
dicha vigencia, con su archivo INS-DOC-
respectiva foliación, elaborar el 002
inventario de los archivos de
gestión en el formato único de
inventario documental formato Fin
F07-PRC-DOC-005, siguiendo
el instructivo INS-DOC-002
Versión Descripción
"PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS"
ELABORADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
REVISADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
APROBADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Permitir el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
2. ALCANCE:
Se aplica en los archivos de gestión u oficina, archivo central y archivo historico, garantizando el derecho que
tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural o juriica privada o estatal ) de acceder a la información
contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Los archivos deben
atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al
usuario al funcionario competente. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe
del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
3. BASE LEGAL:
Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento
y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de
comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y
cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos
que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán
ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos
efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a
la documentación oficiales...
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las corporaciones y
autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están
confiados por razón de su empleo. ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios
de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el
certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al
interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tiene
derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las
oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia
suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la
inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar
copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera
otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.
Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

COPIA
Reproducción exacta de un documento.
TESTIGO:
Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo,
consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO
Son las unidades de conservación para almacenar la documentación de los archivos. (Archivadores tipo gaveta, rodantes,
planotecas, fototecas etc).
UNIDAD DE CONSERVACION:
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser
unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Se debe seguir los lineamientos establecidos por la normatividad vigente y el Archivo General de la Nación para
la consulta de documentos de archivos, que conlleve al establecimiento del Archivo Total.
Todas las áreas que ofrezcan este servicio, deberán crear una cultura institucional de “servicio al cliente” en
cada uno de los funcionarios
Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de
reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.
Ley 4 de 1913 ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan
en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de
reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las
copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta.
En el archivo Central los documentos de reserva son: Certificados de marcas de Ganado. En el Archivo de
Gestión las Historias Laborales, Las Historias Clínicas Ocupacionales, Los Expedientes de Procesos
Disciplinarios, Procesos Judiciales, Historias Vehiculares.
La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en día s y horas
laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos.
Toda persona tiene derecho a que se le expidan copias de los documentos que reposan en los archivos,
siempre y
cuando la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el solicitante pagará los costos de
reproducción de acuerdo a las tarifas señaladas por cada entidad.
Las restricciones para acceso a los documentos originales son: Cuando el estado físico del documento
presenta alteraciones que no permiten su reproducción por el sistema de reprografía común (fotocopias), Por
suceptibilidad de pérdida del documento por que su contenido tiene valores secundarios (científicos, técnicos e
históticos), Cuando la divulgación del contenido de un documetno vulnere el derecho a la intimidad, sin que
medie una autorización expresa.
Cuando se extravíe o pierda un documento el Responsable de su custodia o el Jefe de la Unidad debe colocar
denuncia de pérdida ante las autoridades competentes y se deberá informar a la dependencia competente
sobre esta situación
Los originales de los Acuerdos, Resoluciones, circulares, contratos y convenios, así como la titulación de bienes
muebles (escrituras) no podrán ser retirados de los Archivos de Gestión o Central para consulta de particulares.
En estos casos se suministrará siempre fotocopia. Se exceptuarán los documentos que para su aprobación
exijan de la presentación del original ante otras Entidades y cuando sea imperativa la notificación en el original,
situación en la cual se deberá dejar fotocopia auténtica del documento, acompañada de la ficha de préstamo del
original.
6. ACTIVIDADES:
No Etapa Actividad Responsable Punto de Registro Flujograma

. Control
1 Formulación de Determinar la necesidad y Funcionarios Ficha de
Inicio
Archivos de solicitud de
la consulta precisión del servicio de gestión u oficina, servicio,
archivo, la cual puede ser archivo central y requerimiento
archivo historico. por oficio.
personal o por escrito. F08-PRC-DOC- Determinar la
006 necesidad y
precisión de la
consulta
2 Determinar la competencia de Funcionarios

Si
Archivos de
la consulta. gestión u oficina, Competen
archivo central y cia?
archivo historico.
No
3 Si no es competencia de la Funcionarios
Archivos de
Entidad, remitir al usuario a gestión u oficina, Remitir al usuario a
otra fuente o a la Entidad que archivo central y otra fuente
archivo historico.
corresponda
1
4 Busqueda Si la información es Funcionarios
Archivos de
competencia de la Entidad gestión u oficina, Orientar al usuario
orientar al usuario sobre archivo central y
sobre requisitos
archivo historico.
requisitos y condiciones para para acceder a los
acceder a la consulta o documentos.
prestamo de los documentos.
5 Determinar posibles restricción de Funcionarios

consulta. Archivos de
gestión u oficina, No
archivo central y Restriccio
archivo historico. nes?
Si
6 Si hay restricciones informar al Funcionarios
Informar al usuario
usuario sobre la condición de Archivos de
gestión u oficina, la condición de
reserva y se facilita el acceso a archivo central y reserva y facilitar
otra fuente o soporte archivo historico. otra fuente
7 Entrega de Si no hay restricciones es un Funcionarios Acompañamiento

información usuario particular o Entidad Archivos de personalizado sin No
gestión u oficina, perder la custodia
Descentralizada, y el servicio archivo central y del documento. 2 Particular
solicitado es consulta acompañar archivo historico. Autorización del o Desc.?
al usuario para que efectue el jefe de Oficina en
fotocopiado del documento a su caso de los
archivos de Si
costa, y así dar cumplimiento al Gestión o del
derecho de la información. En custodio en el Acompañar al
ningún caso de prestará el Archivo Central e usuario para el
documento original Histórico. fotocopiado
A
No Etapa Actividad Responsable Punto de Registro A

Flujograma
. Control
9 Si es un servidor público de la Autorización del
A
Administración Central, Entidad de jefe de Oficina en
caso de los
Control o Judicial y el servicio archivos de 2
solicitado es consulta Gestión o del
proporcionar el fotocopiado de los custodio en el
documentos. Archivo Central e No
Histórico. Consulta?
Si
Proporcionar el
fotocopiado.
10 Si los documentos originales son Usuario. Entidades Acta de

requeridos por una Entidad Judiciales, Entrega.A01-
Expediente PRC-DOC-001 Reponer el
Judicial, reponer el expediente Foliado, Vo.Bo. Del expediente con
con fotocopias previo al préstamo, Jefe fotocopias previo al
tomadas del original debidamente préstamo
foliado.
Diligenciar la ficha de solicitud del Usuario Vo.bo. Del Jefe, Solicitud ,

servicio de documentos. F08-PRC- fima de quien Oficio
solicita Remisorio Planilla Préstamo
DOC-006
Facilitar el documento o Funcionarios Estado

expediente Archivos de Documentos,
gestión u oficina, folios Entrega de
archivo central y documento o exp.
archivo historico.
11 Registro Registrar el préstamo en la planilla Funcionarios Testigos o ficha de Planilla

de préstamo A08-PRC-DOC- Archivos de afuera firmada por Préstamo F14-
gestión u oficina, el Jefe o PRC-DOC-006,
006,dejando constancias (testigos archivo central y Responsable de la Testigo o ficha
o ficha de afuera) anexo en los archivo historico. custodia del de afuera F09-
espacios de los documentos documento. PRC-DOC-006, Planilla Préstamo
prestados. F09-PRC-DOC-006 para Vo.Bo. Del Jefe, F10-PRC-DOC-
firma del usuario 006
los archivos tipo gaveta y F10-PRC-
DOC-006 para los Archivos
Rodantes.
Devolución Revisar la planilla de prestamos Funcionarios Diariamente,

para gestionar el cobro de los Archivos de Control de Revisar diariamente
gestión u oficina, devolución, la planilla de
documentos archivo central y Tiempo de prestamos
archivo historico. prestamo
12 Una vez se entrega el documento Funcionarios Verificar folios, Planilla F14-

Descargar en la
por parte del usuario, descargar Archivos de estado del PRC-DOC-006
gestión u oficina, documento. planilla
en la planilla archivo central y
archivo historico.
13 Reubicar el tipo documental o Funcionarios Reubicar el tipo

expediente completo si es el caso Archivos de
gestión u oficina, documental o
en la unidad de conservación y de archivo central y expediente
almacenamiento, retirando el archivo historico. completo
testigo o ficha de afuera
3
Fin

"PROCEDIMIENTO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS"
ELABORADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

REVISADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

APROBADO POR:
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________
1. OBJETIVO
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
2. ALCANCE:
Se aplica en los archivos de gestión u oficina, archivo central y archivo historico, garantizandolas condiciones
mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados
Constitución Política.
para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.
Artículo
3. BASE95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el
LEGAL:
deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución
implica responsabilidades.
Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas,
cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes
culturales.
LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de
deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras
disposiciones.
Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de
imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos
Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de
las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su
correspondiente valor probatorio".
Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar
contratos.
Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12.
Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.
Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y
papeles del comercio.
Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias
o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los
archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos;
prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención
documental a partir de su valoración.
Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un
sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el
adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la
documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.
Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.
Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7 "Conservación de Documentos"
CONSERVACION PREVENTIVA
Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
DETERIORO
Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento
natural u otros factores.
FICHA TECNICA DIAGNOSTICO
Documento que consolida los datos recolectados en las encuestas, siendo insumo para elaborar el diagnóstico de la gestión
documental y el estado de conservación de la documentación de las Entidades.
SERVICIO DE REPROGRAFIA
Reproduccion de documentos, sea por fotocopia, fotografia, microfilmacion o cualquier otro medio.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION
Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acorden con el sistema de archivos establecido en la
Entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos,
independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el
momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
la conservacion de documentos de archivos, que permita la preservacion de la memoria institucional.
Es necesario partir de las evaluaciones técnicas sobre su conservación física, condiciones ambientales y
operacionales, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información. Por otro lado, se deberán garantizar
los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos, teniendo en cuenta
las especificaciones técnicas requeridas en los casos de construcción, adecuación de espacios, adquisición o
arriendo.
La preservación del material documental implica adelantar acciones de conservación preventiva y conservación
donde se hará especial énfasis en la conservación preventiva.
Los programas de conservación preventiva se formulen de acuerdo con los factores de alteración presentes y la
intensidad de su exposición y contemplan acciones a desarrollar tanto para prevenir el deterioro como para
corregirlo.
Estos programas se van a ajustar dependiendo de las necesidades a cubrir, el presupuesto y las posibilidades
reales que tiene la Entidad para llevarlos a cabo. Se deben formular conjuntamente con los planes de acción que
desarrolla la Entidad y es necesario coordinarlos con los de otras dependencias de la Entidad en la medida que
muchas de las acciones a implementar tienen que ver con los proyectos y programas que lleva a cabo las áreas
directivas, administrativas, de servicios generales y de adquisiciones entre otras.
6. ACTIVIDADES:
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
1 Diagnóstico Analizar las necesidades a Encargado Archivo Ficha Técnica
General de la Diagnóstico
partir del Diagnostico en la Nación F11-PRC-DOC-
unidad de correspondencia, los 007 Inicio
archivos de gestión, el archivo
General del Municipio y Archivo
Histórico, sobre la
conservación de documentos Diagnóstico
en sus diferentes soportes.
Siguiendo las pautas
establecidas por el Archivo
General de la Nación en la
publicación "Pautas para
diagnóstico integral de
archivos".
2 Diseño Diseñar el sistema integrado de Directora de Aval Comité de Formato F12-

Sistema
conservación partiendo del Recursos Físicos Archivo PRC-DOC-007
diagnóstico Integrado
3 Determinar si se cuenta con Directora de

espacios suficientes y adecuados Recursos Físicos
Si
para el almacenamiento de Espacios
documentos suficientes?
No
4 Si no hay espacios suficientes y Directora de Decisión del Acta A01-
adecuados para el Recursos Físicos comité de archivo PRC-DOC-
para tener en 001 Señalizar y adecuar
almacenamiento de documentos, cuenta en las areas
hacer la debida señalización y presupuesto
adecuación de estas áreas, con el
fin de habilitarlas para su
utilización en la Unidad de
Correspondencia, los Archivos de
Gestión, Central e Histórico.

equipo y mobiliario requerido Recursos Físicos
Si
Equipo
Mobiliario?
No
6 Si no hay equipo y mobiliario Directora de Decisión del Acta A01-

Recursos Físicos comité de archivo PRC-DOC- Suministrar mobiliario
adecuado, suministrarlo de para tener en 001 y equipo adecuado
acuerdo con lo expuesto en el cuenta en
presupuesto
Sistema Integrado de
Conservación
7 Si lo hay, organizar y distribuir el Responsable del Lineamientos AGN

equipo y mobiliario en las archivo de cada
dependencia, Organizar y distribuir
respectivas áreas Administrativas archivo central o el equipo mobiliario
destinadas al archivo de Gestión y histórico
las áreas por procesos técnicos y
depósitos de archivo central e
Histórico,
A
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
A
unidades de conservación Recursos Físicos
Si
Unidades de
conservación
?
No
9 Si no se cuenta con unidades de Directora de Lineamientos
conservación, Suministrar las Recursos Físicos dados por el AGN, Suministrar las unidades
unidades de conservación en las necesarias establecidas
condiciones establecidas en el
Sistema Integrado de
Conservación
10 Ubicar los documentos en las Responsable del Lineamientos Acta A01-

unidades de conservación archivo de cada dados por el AGN, PRC-DOC- Ubicar los documentos
dependencia, tiempos de 001 en las unidades de
establecidas para cada fase del archivo central o retención. Comité
archivo, de acuerdo con los histórico de Archivo conservación
tiempos de retención, formato s, establecidas para cada
fase del archivo
soportes y siguiendo los
lineamientos del acuerdo 039 de
2000
11 Determinar si se cuenta con Comité de Archivo y Seguimiento

medidas preventivas para la Dir. Recursos Físicos medidas Si
conservación de los documentos Medidas
preventivas?
No
12 Si no se cuenta con medidas Comité de Archivo y
preventivas incluirlas en el Dir. Recursos Físicos Incluirlas en el Sistema
Sistema Integrado de Integrado
Conservación
13 Aplicación Aplicar el Sistema Integrado de Directora de seguimiento

Conservación Recursos Físicos comité de archivo Aplicar el Sistema
Integrado de
Conservación
14 Seguimiento Hacer seguimiento a la Aplicación Acta A01-

Sistema Integrado de PRC-DOC- Acta de comité e
Conservación y presentarlo al 001, informe informe de
A05-PRC- seguimiento
Comité de Archivo
DOC-001
Fin
"PROCEDIMIENTO DE DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS"
ELABORADO POR: "
FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

REVISADO POR:
Constitución Política de 1991

Artículo 63.FIRMA:
Los bienes de uso público, los parques naturales,
_________________________________ las _________________________
FECHA: tierras comunales de grupos étnicos, las
tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son
APROBADO imprescriptibles
inalienables, POR: e inembargables.
Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El
Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la
investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
Artículo 71.FIRMA: _________________________________
La búsqueda del conocimiento y la expresión FECHA: _________________________
artística son libres. Los planes de desarrollo
económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio
cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.
1. OBJETIVO
Ley 47 de 1920.
Seleccionar losProtección del patrimonio
documentos documental
en cualquier y artístico.
etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de
Ley 14 de 1936.
Valoración Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.
Documental.
2. ALCANCE:
Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico
y monumentos públicos de la Nación.
Se aplica en los archivos de gestión u oficina, archivo central y archivo historico, una vez efectuada la valoracion
documental que permite definir el destino final de los acervos, la conservaciòn permanente o eliminación o
Ley 39 de 1981.
selección.1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen
Artículos
archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el
empleo
3. BASEdeLEGAL:
procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el
Gobierno Nacional.
Ley 80 de 1993.
Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación,
inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor
probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite
normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la
conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el
tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la
microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y
con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier
adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.
Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.
Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.
Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de
estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental
a partir de su valoración.
Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan
perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

CONSERVACION TOTAL
Es aquella que se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición
legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
ELIMINACION DOCUMENTAL
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin
de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente
DIGITALIZACION
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel,
video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
MUESTRA:
Parte representativa del fondo, seleccionada de manera aleatoria (números aleatorios), que garantiza la evaluación
certera de la totalidad del fondo documental
MUESTREO
Toma de la muestra seleccionada, cuyas características representan la población total del fondo.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición
final.
la conservacion de documentos de archivos, que permita la preservacion de la memoria institucional.
6. ACTIVIDADES:
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
Funcionarios
Identificar y determinar la Archivos de Inicio
gestión u oficina,
disposición final de las series y archivo central y
subseries documentales con archivo historico.
Identificaciòn
base en la tabla de retención
1 de disposición TRD Identificar y determinar
documental o en los asuntos disposición final según TRD
final
de la tabla de valoración
documental para el aval del
comité municipal de archivos.
1
2 Transferencias Realizar la transferencia Funcionarios
primaria al Archivo Central, Archivos de Aplicar metodología para
cumpliendo con los pasos gestión u Transferencia primaria
oficina,
metodológicos para las
trasnferencias. Ver instructivo
INS- DOC-003
A
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
3 Confrontar Inventario de los Funcionario Tiempo 1/2 A
documentos transferidos Archivo hora por caja,
Central Verifica Series,
Subseries,
Carpetas, Confrontar inventario
Folios,
preparación
física,
identificación, Si
conforme a la
Correcto?
TRD o TVD,
Tiempo de
Retención. No
Devolver las transferencia si no Funcionario Memorando
Archivo Devolver la
cumple con los criterios. transferencia
Central
Firmar el Inventario, Jefe del área Inventario

que transfiere, único.
Responsable F07-PRC-
de la Firmar el Inventario
DOC-005,
transferencia
del área y INS-DOC-
Responsable 002
del funcionario
del archivo
central.
4 Disposición Determinar si se requiere Funcionario TRD, TVD, Archivo

Final digitalización de las transferencias Archivo Controlar la Magnético
primarias recepcionadas, teniendo Central calidad durante No
en cuenta los criterios de la T:R:D, todo el proceso
Digitaliza-
o T.V.D. y los lineamientos del de ción?
Archivo General de la Nación en digitalización
relación a la disposición final de documental.
los documentos. Si
Aplicar procedimiento de
digitalización
Organización Organización de documentos Ubicación correcta

transferidos desde los archivos según Organizar los
dependencia documentos transferidos
gestión en los diferente modulos
del Archivo Central para
disponerlos al servicio de los
usuarios
5 Verificar y aplicar lo dispuesto Funcionario TRD Y TVD

en las T.R.D. o T.V.D. para cada Archivo
una de las series y subseries Central Verificar y aplicar lo
dispuesto en las TRD o
documentales de las unidades TVD, para las series y
administrativas, en cuanto a los subseries
tiempos de retención y
disposición final .
Determinar si se requiere hacer Funcionario No

selección documental. Archivo Selección
Central documental?
2
Si
Realizar la valoración Funcionario Aplicar

Archivo metodología y Realizar la valoración
correspondiente, en los según TRD Y TVD
términos establecidos en la Central criterios
básicos para la
TRD o TVD y aplica muestra de
selección
selección. Instructivo INS-DOC- documental.
004 B
No Punto de
Control
Registro Flujograma
.
6 Determina la existencia de Funcionario TRD, criterios
documentos para eliminar . Archivo de eliminación B
instructivo xxx Central
2
No
Doc para
eliminaciòn?
7 Aplicar el procedimiento para Funcionario Criterios Acta de Si

eliminación. instructivo xxx Archivo básicos para la Eliminació
Central eliminación de Aplicar procedimiento
n, eliminaciòn
documentos
Inventario
8 Transferencia al Realizar la transferencia de los Funcionario Metodología y

Archivo Central criterios Tranferir los documentos
Archivo documentos con valores establecidos al archivo históstico
Histórico secundarios al Archivo
Histórico, cuando en la
disposición final se determine
la Conservación Total.
Instructivo INS-DOC-004
Fin

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FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

GTC 185 Documentacion Organizacional

Hacer, poner e imprimir la firma

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

No. Etapa Actividad Responsable Punto de Registro

2 Si no conoce las directrices para su Servidor Formatos

4 Revisar el contenido, gramática y Servidor

5 Determinar y seleccionar el soporte del Servidor

6 Generar el documento de acuerdo con el Servidor Original y dos Documento

7 Signar el documento Servidor Firmas

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-002

CODIGO: "[Haga clic aquí y escriba código]"

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

Decreto 2150 de 1995.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-002

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-002

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Identificar medios de Inicio

Verificar Recibir documentos

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-002

Asignar un número Medio de

Técnico constancia DOC-002

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-002

Diligenciar planillas de Planilla

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-002

Si presentan errores en la Planilla

Fecha Versión Descripción

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-003

CODIGO: "[Haga clic aquí y escriba código]"

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

FIRMA: _________________________________ FECHA: _________________________

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Acuerdo 060 de 2001.

Información y su medio de soporte

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-003

Valor monetario de una cosa

3 Clasificar las comunicaciones. Grupo de Recursos Según

4 Organizar los documentos en Grupo de Recursos El mismo día de la

5 Enrutar los documentos a Grupo de Recursos El mismo día de la

VERSION: 1 CODIGO: PRC-DOC-003

7 Registrar en el control de entrega Grupo de Recursos Información Planilla

8 Distribución de Si es interna Identificar las Grupo de Recursos Organigrama, 2

9 Enrutar los documentos a Grupo de Recursos El mismo día de la

10 Registrar control de entrega de Grupo de Recursos Información Planilla Registrar en el control de

11 Distribución de Si los documentos son enviados Grupo de Recursos 1

12 Verificar cumplimiento de Grupo de Recursos Firmas, anexos,

13 Definir métodos de empaque y Grupo de Recursos Guía

14 Efectuar Peso y porteo de Grupo de Recursos

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

FIRMA: _________ FECHA: _

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FIRMA: _________ FECHA: _