Entendimiento de Cierre Contable

Compañía Alacrán S.A.

Elaborado por XXX
Periodo evaluado 2013
Revisado por YYY
Aprobado por ZZZ

Objetivo:

El objetivo de esta narrativa es identificar y documentar las transacciones significativas, documentos y

procedimientos básicos, utilizados en el Cierre contable; Así como identificar al personal y las áreas
funcionales, que intervienen en este proceso.

Resumen del Proceso:

1) Preparación del cierre financiero

2) Actividades de Cierre
3) Aprobación y Autorización de EEFF

Encargados:

Jorge Araujo – Contador General

Mónica Queirolo – Gerente de Finanzas
Javier Moreno – Gerente General
Lilia Loza – Tesorería
Yovana Rondinel (Contabilidad)
Liz Quesquén (Contabilidad)
Alex Aguilar - Analista de sistemas y encargado de Recursos Humanos

General:

La compañía cuenta con un procedimiento y cronograma para el cierre contable mensual el cual se
estima dentro de los 5 días hábiles del mes siguiente. Así mismo realiza un anillado por la información
que reporta a su matriz en Francia a través del HFM, en la cual imprime los reportes y adjunta
sus anexos, esto se realiza mes a mes.

Preparación del Cierre Financiero

Para la preparación del cierre financiero las personas encargadas de realizar los registros contables
deben realizar el análisis y validación de sus registros, una vez realizados se procede a la consolidación
de la información ingresada a la fecha de cierre, este procedimiento es realizado por el Sr. Jorge Araujo y
realiza un comparativo con el Forecast o Plan Anual de la Compañía, para evaluar que no exista mucha
diferencia.

El responsable de hacer cumplir las fechas de cierre es el contador general:

Día 30 de cada mes en un avance del 80%

Día 30 al quinto día útil del siguiente mes se alcanza el 100%

La Compañía utiliza el sistema ISISOFT – SMART, en el que incluye módulos propios de la contabilidad
tales como compra, venta, registros diarios, entre otros; pero a través de este sistema no realizan el
registro de la planilla el mismo que es realizado bajo un sistema aparte.

La transferencia de los módulos a la contabilidad es realizada por el contador general con una
periodicidad mensual, previa comunicación con el encargado de cada módulo:
Modulo de Compras – Cuentas por Pagar
- Yovana Rondinel

Tesorería
- Lilia Loza

Modulo de Ventas – Cuentas por Cobrar

- Liz Quesquén

Otros módulos
- Son registrados por el Sr. Jorge Araujo.

El sistema cuenta con la opción habilitada de no modificar meses ya cerrados.

Actividades de Cierre

Asientos Manuales

Estos son ingresados por los encargados de cada módulo, y estos son identificados por un
código, los principales son:

DEPR - Depreciación
ADSE - Devengo de seguros
ASIDIA - Entregas a rendir
PROTP - Gastos de personal
PROVIS - Provisiones
COSCRE - Reclasificaciones

Posteriormente, los encargados generan la impresión de vouchers por dichos asientos, y estos
son visados por el Contador general.

Conciliaciones

Conciliaciones bancarias: La encargada de proporcionar este reporte es la Srta. Lilia Loza. Los reportes
son revisados mensualmente en la elaboración de los estados financieros por el Sr. Jorge Araujo.

Clientes: No se efectúan confirmaciones a clientes, pero si se envían avisos de cobro por escrito o vía
mail, o se les llama por teléfono (se pone énfasis en la cobranza vigente).

Proveedores: Cabe señalar que no se efectúan confirmaciones a proveedores por los pagos realizados
mediante avisos de pago o e-mail. Por lo general se realizan los pagos y se cancela en la contabilidad; y
si el proveedor realiza una llamada telefónica a la Compañía para conocer el estado de su pago se le
hace la confirmación del depósito o la emisión del cheque para su recojo en las oficinas.

Saldos intercompanies

Es realizado por Yovana Rondinel y Liz Quesquén, quienes generan un reporte de los saldos
por pagar y por cobrar y realizan un intercambio de correos electrónicos con relacionadas hasta
conciliar los saldos.

Entregas a rendir

El registro y control de los fondos a rendir son llevados por la Srta. Lilia Loza, quien a su vez realiza el
registro contable de los mismos y proporciona dicho anexo al contador general. El seguimiento de las
rendiciones de las entregas a rendir lo realiza Jorge Araujo.

Diferencia en cambio
El cálculo de la diferencia en cambio se realiza de manera automática en cada módulo, la
encargada de ingresar el tipo de cambio en la plantilla y que es consultada por los usuarios es
la Sra. Lilia Loza.

Impuestos

El Sr. Jorge Araujo es el encargado de realizar los cálculos de impuestos IGV, Renta 3ºcateg., ITAN,
Contribuciones y otros. Una vez realizada la hoja de trabajo de impuestos se presenta la información a
Mónica Queirolo para su aprobación.

Una vez aprobado por la Gerente de Finanzas, se procede a su presentación mensual o anual a la
SUNAT; las mismas que son presentadas antes de la fecha límite en la mayoría de oportunidades.

Según lo indicado por el contador general, la última fiscalización realizada a la Compañía fue en el
periodo 2011.

Los impuestos relacionados a la planilla lo realiza el Sr. Alex Aguilar, encargado de planillas.

Planillas

La planilla es realizada por el Sr. Alex Aguilar y la Sra. Monica Queirolo, quienes realizan la planilla de
empleados en Lima y operarios en Ica respectivamente. El cálculo de planilla se realiza quincenalmente
con la determinación de todos los beneficios sociales de ley.

Una vez determinada la planilla se procede a realizar el registro contable en el sistema especial de
planillas utilizado en Lima y en Ica, el mismo que se consolida para la elaboración de los Estados
Financieros mensuales.

Para el caso de la planilla proveniente de Ica se presenta al Departamento de Contabilidad y a la vez a la

Gerencia de Finanzas para proceder con los pagos respectivos a los trabajadores y realizar una
proyección de pago de los impuestos mensuales.

Activo Fijo

Jorge Araujo es el encargado de realizar el cálculo del Activo Fijo, lo realiza de manera manual mediante
un cálculo en Excel, igualmente realiza las adiciones y retiros correspondientes sustentándolos con sus
documentos y facturas correspondientes.

Impuesto a la Renta Diferido

El cálculo correspondiente lo realiza Monica Queirolo, que posteriormente lo envía por medio de un correo
electrónico a Jorge Araujo para su registro.

Aprobación y Autorización de EEFF

Una vez que los Estados Financieros son elaborados y revisados por el contador general, estos son
enviados a Mónica Queirolo para su conformidad (su aprobación es verbal) y posteriormente se pueda
realizar el cierre mensual.

La emisión de los EEFF contiene:

- Estado de Situación Financiera (mensual y anual)

- Estados de Resultados (mensual y anual)
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (mensual y anual)
- Estado de Flujos de Efectivo (anual)

Los mismos que se presentan en nuevos soles y dólares americanos con los análisis de cada cuenta, y
que son descargados del sistema contable y en Excel con tres juegos para las siguientes personas:

- Javier Moreno
- Mónica Queirolo
- Jorge Araujo

Los reportes de información a Northbay International son realizados por la Sra. Mónica
Queirolo, estos son enviados mediante los reportes HFM.
La encargada de preparar el Reporte al Grupo es Mónica Queirolo con apoyo de Jorge Araujo, mediante
un sistema de consolidación de empresas del grupo que se ingresa por Internet, llamado HFM.

Los únicos que tienen acceso con código usuario son Mónica Queirolo y Jorge Araujo.

Controles observados:

- Los estados financieros son comparados contra el plan anual de la Compañía

- Los estados financieros son aprobados por la Gerente de finanzas de la Compañía
- Los Estados financieros son reportados a Francia el quinto día de cada mes.
- El sistema ISISOFT – SMART cuenta con controles automáticos que no permiten la modificación
de periodos contables cerrados.