Comunicarea scrisă

Elementele mesajului scris

Pentru stabilirea unor relaţii corespunzătoare, de durată, comunicarea între partenerii de afaceri este
esenţială. Comunicarea verbală este o metodă de comunicare, dar de multe ori nu cea mai eficientă.
Mesajul nu este înţeles cu claritate din cauza influenţei unor factori precum limbajul paraverbal (ton,
volum, viteză de rostire etc.) şi cel nonverbal (expresia feţei, poziţia, mişcarea , îmbrăcămintea etc.).
Mesajul iniţial trimis de emiţător se pierde pe parcurs intervin factori care pot distrage atenţia. De
aceea, comunicarea verbală se completează cu cea scrisă.

Comunicările scrise cer mai mult timp pentru realizare, nu primesc un feedback instantaneu, pot fi
analizate mai atent şi mesajul rezistă în timp. Stabilirea scopului în cazul în care vrem să transmitem
un mesaj este foarte important înainte de a comunica.

Comunicarea scrisă poate fi definită ca fiind o scrisoare, conţinutul unei scrisori, schimb de scrisori
între două sau mai multe persoane.

Mesajul scris se caracterizează prin următoarele:

a) Necesită anumite restricţii de utilizare;

b) Trebuie să fie conceput cât mai explicit (clar);
c) Implică un control exigent privind informaţiile, faptele şi argumentele folosite;
d) Poate fi exprimat sub diferite forme;
e) Este analizat, apreciat după fondul şi forma textului.

Comunicarea scrisă prezintă un feedback întârziat, se înregistrează permanent, prezintă eficienţă

pentru mesaje complexe, îşi păstrează acurateţea. Informaţia are un rol important în comunicarea
scrisă. Informaţia reprezintă un mesaj, o ştire, un semnal.

Comunicare apare atunci când un emiţător codifică un mesaj folosind simboluri pe care apoi
receptorul le decodifică pentru a înţelege mesajul. Receptorul reacţionează trimiţând un contramesaj
către emiţător (proces denumit feedback), prin care îl anunţă că a receptat mesajul lui. Receptorul
trebuie să fie pregătit să primească mesajul, adica să-l poată decodifica şi întelege.

Ca atare, informaţia circulă între emiţător şi receptor prin canale specifice (poştă, telefonul, email
etc.) şi poate fi sub formă de: date, texte, imagini fixe, secvenţe audio sau video etc. Cantitatea de
informaţii care se vehiculează între emiţător şi receptor constituie fluxul informaţional. Distingem un
flux de intrare de informaţii şi un flux de ieşire de informaţii.

Comunicarea se desfăşoară în bune condiţii în cazul în care fluxul informaţional cu elementele sale
componente - preluarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor respectă o serie de reguli
referitoare la alegerea sursei de informaţii potrivite. Esenţa procesului de comunicare constă în
transferul sau transmiterea informaţiei de la receptor la emiţător. Nu trebuie omisă circulaţia
informaţiei şi în sens invers (feedback), deoarece, de obicei, comunicarea se realizează în vederea
obţinerii unui răspuns. Emiţătorul transmite receptorului o informaţie prin intermediul unui canal cu
scopul de a produce anumite efecte asupra receptorului.
Sursele de informaţii pot fi comenzile, cercetările de piaţă, baza propriei de date, anuarele, minutele,
contractele, serviciul de informaţii teletext. După preluarea unei informaţii, aceasta trebuie
transmisă (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informaţiei) persoanelor competente,
acestea pot păstra informaţia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau
nivel extern, sub forma unei informaţii-răspuns adecvate.

Modalitatea de prezentare a informaţiilor transmise constituie un element-cheie în dezvoltarea unei

imagini favorabile a firmei. Având în vedere modul de prezentare a informaţiilor, mesajul trebuie să
fie foarte clar, să răspundă intereselor celor care au cerut sa fie într-o formă cât mai atractivă.

Pentru exactitatea şi coerenţa informaţiei, este deosebit de important canalul ales pentru
transmiterea informaţiilor. Dacă nu se ţine cont de importanţa canalului de comunicare, pot apărea
distorsiuni.

Comunicarea grafică constituie un element esenţial ce urmăreşte ordonarea şi prezentarea unui

ansamblu de date referitoare la o anumită problemă. Utilizarea ei îmbunătăţeşte comunicarea şi
trezeşte interesul şi atenţia receptorului.

Ştiaţi ca…?

 75% dintr-o zi de muncă vorbim şi

ascultăm.
 75 % din ceea ce auzim, auzim
imprecis.
 75% din ceea ce auzim cu acurateţe,
uităm în următoarele trei săptămâni.

 Primele scrieri datează de acum circa

5000 de ani, şi se datorează chinezilor
şi mayaşilor.