REPÙBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITÈCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO ARAGUA
“FEDERICO BRITO FIGUEROA”
LA VICTORIA – ESTADO ARAGUA

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION WEB PARA EL

CONTROL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.” UBICADA EN
CAGUA – EDO. ARAGUA

Coordinador: Autores:

Prof. Oscar Villegas Carlos García C.I. 7.117.603

Flor Guevara C.I. 16.762.184
Neuwman Pérez C.I. 13.769.438
INTRODUCCION
 EL PROBLEMA

Situación problemática

La información y las comunicaciones, son factores claves en el desarrollo de

cualquier actividad que genere beneficios, tanto en lo económico, tecnológico y
social, para cualquier empresa, organización o nación en el mundo.

Como es sabido en el mundo existe un gran porcentaje de países

subdesarrollados, esta condición va de la mano con la cultura de sus habitantes y de
las políticas de los dirigentes de dichos países en la implementación de las
tecnologías de información y comunicación, de ahora en adelante llamadas TIC, para
utilizarlas como un instrumento que pueda contribuir al logro de amplios objetivos en
materia del desarrollo y automatización de los procesos de sus empresas u
organizaciones.

Tomando esta acotación, como partida, podemos referirnos a America Latina

donde la mayoría de sus países van en vías de desarrollo pero por contar con
empresas donde sus procesos no son automatizados en parte o completamente, el
camino hacia el desarrollo se hace cuesta arriba y esto representa una desventaja con
respecto a los países que integran a las TIC como política de desarrollo.

En este orden de ideas Venezuela se encamina a solventar la problemática que

representa la falta de automatización en el aparato productivo del país, mediante la
puesta en marcha de proyectos tecnológicos y de comunicación que ayuden a cubrir
esta deficiencia, entre los que se puede llamar a colación el lanzamiento de los
satélites Simon Bolívar y Miranda, que son solo uno de los planes del gobierno
nacional en pro de estar a la par con los países desarrollados.
 Siendo las cosas así, la organización “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO
S.A.” pretende modernizar sus gestiones administrativas; dicha organización es sin
fines de lucro, con personalidad jurídica propia, que fundamenta su organización y
funcionamiento en los principios y condiciones establecidas en la Ley de Cajas de
Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. La organización tiene
por objeto establecer y fomentar el ahorro sistemático y estimular la formación de
hábitos de economía y previsión social entre sus afiliados, además recaudar,
administrar y resguardar los aportes monetarios de los trabajadores de la empresa
“CENTRO DE DISTRIBUCION RED DE ABASTOS BICENTENARIO S.A.”, así
como atender todas las solicitudes de los socios en cuanto a préstamos, cotizaciones,
acumulados y liquidaciones. Está estructurada por un Consejo de Administración:
Presidente, Tesorero y Secretario; de igual manera existen Suplentes para cada cargo,
quienes permanecerán en sus respectivos cargos tres (3) años.

Sucede, que los registros operacionales se administran y que permiten el normal

funcionamiento de la caja de ahorros, se ejecutan en su mayor parte, de forma
manual, ya que solo cuentan con la herramienta de “Hoja de Cálculo Excel” para el
registro de saldos acumulados, prestamos, ingresos, egresos o liquidaciones; el
manejo de expedientes se realiza en forma física y no digital, lo que acarrea un
congestionamiento en el espacio físico, por la gran cantidad de documentos en papel
que se recopila. La carga de información (Datos) en los registros que maneja la
organización “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO .S.A.”, se realizan en forma de
trascripción manual, socio por socio, mes por mes, lo que conlleva a errores de
trascripción y se traducen a un manejo de información no confiable, además los
tiempos de respuesta a las solicitudes de préstamos, de retiros parciales o de cualquier
otra índole se incrementan de forma sustancial, lo que supone quejas de los socios por
la tardía respuesta.
 Tomando en consideración la problemática existente se plantean las siguientes
interrogantes

 ¿Se podrá realizar la recolección de información y análisis de las

necesidades reales del usuario?
 ¿Se planteara un cronograma de actividades para poder disponer del tiempo
necesario para lograr los objetivos planteados?
 ¿Bastaría desarrollar un sistema de información web para almacenar, respaldar
y procesar los datos de la organización y los inherentes procesos?
 ¿Se podría implementar el sistema en la organización con sus respectivas
pruebas y adestramiento al usuario?
 Cuadro 1: Matriz DOFA

Análisis Situacional Desarrollo e Implementación del Proyecto

Fortalezas: Debilidades:
-Gran interés por parte de la -Poco conocimiento o dominio en
organización en que se desarrolle el metodologías de desarrollo
sistema
-
Oportunidades: Amenazas:
-Organización o comunidad sin ningún -Poco tiempo para desarrollar el sistema
tipo de sistema que automatice sus -Cambio de patrono o finalización de
operaciones actividad de la empresa
-Paro de actividades en la institución
universitaria

Fuente: Los Autores

Año: 2013

Una vez definido el diseño de la investigación, relacionada con el problema en

estudio, el siguiente paso fue la recolección de datos, el cual representa uno de los
problemas más complejos en una investigación.

Las técnicas e instrumento de recolección de datos son los medios que permiten
recopilar la información necesaria para la realización de este trabajo investigativo,
tomando en cuenta su origen y ambiente para dar inicio a la aplicación de
instrumentos que proporcionan datos significativos en el desarrollo sistemático de la
investigación (Carlos Sabino, 1992).

La observación participativa es una técnica de observación utilizada en las

ciencias sociales en donde el investigador comparte con los investigados, su contexto,
experiencia y vida cotidiana, para conocer directamente toda la información que
poseen los sujetos de estudio sobre su propia realidad (Wikipedia, 2013).
 Son muchos los autores que se han preocupado por definir la entrevista, los
primeros y a su vez los más citados fueron Bingham y Moore (1973, 13), quienes la
definen como "conversación que se sostiene con un propósito definido y no por la
mera satisfacción de conversar".

Silva y Pelachano (1979, 13) la definen de la manera siguiente: "Es una

relación directa entre personas por la vía oral, que se plantea unos objetivos claros y
prefijados, al menos por parte del entrevistador, con una asignación de papeles
diferenciales, entre el entrevistador y el entrevistado, lo que supone una relación
asimétrica".

Se seleccionó como técnicas la observación participativa y la entrevista como

medio principal para el desarrollo práctico de la investigación, se entrevistó al
presidente de la organización y al secretario general que son los involucrados
directamente con el proceso administrativo, obteniéndose después de un análisis de
la información que el conjunto de entrevistados destacaron la necesidad de contar con
una herramienta informática rápida, confiable y actualizada que proporcione las
respuestas necesarias para agilizar mediante la automatización, los procesos
administrativos de la CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.
 OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General

Desarrollo de un sistema de información WEB para el control de los procesos

administrativos de la organización “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.” ,
ubicada en Cagua, Edo Aragua.

Objetivos Específicos
 Diagnosticar la situación actual en los procesos administrativos de la
organización para la solución mas adecuada de la problemática presente.
 Diseñar el sistema por medio de metodologías de ingeniería informática que
permita la visualización de lo que será la aplicación.
 Programar el sistema de control de los procesos administrativos para dicha
organización con herramientas de lenguaje de programación para la
obtención de un sistema técnicamente excelente.
 Realizar un plan de pruebas basado en procesos, estándares y métodos de
software para la conformidad del producto.
 Implementar el sistema con el respectivo adiestramiento al usuario para una
correcta adaptación y funcionamiento.
 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE DEL PROYECTO

Objetivo General

Conocer herramientas e ingeniería de software que permitan el desarrollo y

evaluación de proyectos informáticos que den solución a problemas micros y macros
que afecten a cualquier comunidad.

Objetivos Específicos

 Saber técnicas de recolección y análisis de datos para el diagnóstico de

situaciones problemáticas de procesos administrativos.
 Aprender a dar solución a los problemas encontrados optando por la
corrección más competente para los mismos.
 Formarse en diseño y programación de aplicaciones WEB utilizando
programación orientada a objetos y modelado UML.
 Conocer las pautas y requerimientos de implementación y pruebas de sistemas
informáticos
 Alcances

Tomando en cuenta la investigación que se efectúo y un estricto análisis de los

requerimientos, se desarrolla un “Sistema de información bajo plataforma WEB de
Control de Procesos Administrativos” que será capaz de automatizar los métodos de
trabajo efectuados en la “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.”, tales como:

El tiempo de respuesta de la organización en cuanto a la solicitud de cualquier

requerimiento se reduce de forma sustancial en relación al modelo de trabajo que se
realiza manualmente.

El sistema puede ser usado por los administradores y usuarios, donde el

administrador tiene una permisología sin restricciones de editar, guardar y borrar
datos, mientras el usuario común solo podrá realizar consultas y solicitudes
personales y tendrá un perfil más restringido y limitado.

La aplicación ocupa poco espacio en memoria física y puede ser utilizado en

cualquier navegador. Los datos serán resguardados por un Sistema Gestor de Base de
Datos (SGBD) eficiente y confiable, el cual almacenara, respaldara y tendrá siempre
a disposición la información necesaria para el correcto funcionamiento de la
organización.

El control para los descuentos de retiro parcial será más confiable ya que la
aplicación contara con herramientas que calcularan e informaran el monto de la deuda
y esto evitaría que a cualquier socio se le descuente menos o más a su respectiva
deuda.

El asociado a la “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.” tendrá la

opción de crear un usuario y clave personalizada en el sistema por medio de la cual
podrá acceder de manera segura al mismo y realizar diferentes consultas de su estado
de cuenta.

En el manejo de esta aplicación se presentara una interfaz muy fácil de usar,

accesible y coherente, tanto el administrador de la aplicación, como los usuarios, se le
hará sumamente sencillo su manejo. Toda la información y ayuda de la aplicación a
desarrollar, será obtenida de forma rápida, didáctica e inteligente.
 Justificación

El proyecto que se desarrolla tiene la finalidad de agilizar la recepción,

almacenaje, procesamiento y obtención de información de forma eficiente en la
organización “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.”; hará satisfacer en
tiempo record, las consultas de los asociados, las operaciones financieras (Aportes,
Préstamos o retiros), los responsables de la administración directa de la organización,
ya no tendrán que pasar horas, en busca de la información de uno o varios asociados
en los registros físicos que se encuentran en la oficina, ya que la aplicación gestionara
todo la información en segundos.

De no implementarse la propuesta planteada, resulta claro que el continuar con

dicha operación manual y tomando en cuenta las proyecciones que apuntan a un
incremento de la población de socios, la administración enfrentaría graves problemas
en el tema de control de ingresos de socios, culminación de contratos, generación de
reportes de solvencias de cuentas, por consiguiente, se generarían retrasos en los
procesos de entrega de préstamos, liquidaciones y se extendería el lapso de tiempo
entre la solicitud de una información y su respectiva respuesta, produciendo
incomodidad y desconfianza entre los socios, posibles deserciones en grupos de
socios de la organización y perdida de información valiosa.

A su vez la carga de información en la base de datos no se efectuara

manualmente (registro por registro), se lograra en forma automática disminuyendo
las horas de trabajo, así la “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.” ganará
seguridad y confiabilidad en sus registros además de automatización, para el
beneficio de todos los usuarios involucrados.
 Los asociados a la organización “CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.”
ya no tardaran horas o días para obtener la información de su estado de cuenta o de su
solicitud de préstamo.

Factibilidad

Para esta aplicación se usara como lenguaje de programación PHP y como

sistema manejador de la base de datos MYSQL. Este proyecto es técnicamente
factible, ya que la organización cuenta con los recursos mínimos y necesarios para
realizar la aplicación. Poseen los equipos precisos con las especificaciones y
características requeridas.

La operatividad del sistema automatizado que se implantara en la organización

“CAJA DE AHORRO BICENTENARIO S.A.”, será supervisado directamente por
los administradores, quienes se encargaran del buen funcionamiento del mismo,
contactando a los técnicos y especialistas que se requieran en caso de que se
presenten fallas o desperfectos, para así mantener el buen funcionamiento del mismo,
así como también inducir al usuario del sistema a los conocimientos necesarios para
su uso.

Los recursos financieros necesarios para el desarrollo del proyecto son

mínimos, esto debido que los programas que sustentaran la aplicación son de licencia
libre. La organización que está implicada en el proyecto, está determinada a invertir
en los equipos y Hardware necesarios para dicho fin, además la empresa vinculada
con esta organización no tiene inconveniente, en incorporarlas en su intranet, lo que
representa un minúsculo gasto monetario.
 METODOLOGIA INVESTIGACION ACCION PARTICIPATIVA (IAP)

La Investigación Acción Participativa es una forma de indagación introspectiva

colectiva emprendida por participantes en situaciones sociales o educativas, así como
su comprensión de esas prácticas y de las situaciones en que éstas tienen lugar.
Kemmis, S y McTaggart, R. (1988).

La IAP comprende una serie de fases para el desarrollo de proyectos

Observación: Se realiza una observación de los procesos administrativos de la

organización donde se aprecian las áreas con problemas o carentes de automatización.

Diagnóstico: En esta fase se determina las causas y consecuencias de la

problemática existente en la organización.

Planificación: Luego de realizar la observación y diagnostico se procede a

ejecutar una planificación donde se determinan las pautas o procesos a seguir para
lograr el objetivo planteado.