Dirección de Proyectos

El control y seguimiento del proyecto

El control y seguimiento del proyecto

En Dios confiamos, los demás traigan datos”, decía William E. Deming, padre de la calidad. Y es que
no basta con un simple “vamos bien” a la hora de evaluar cómo va encaminado un proyecto. Se
necesitan datos concretos que nos permitan reaccionar oportunamente ante los posibles
problemas.

Imagine el plan de proyecto perfecto, un plan basado en necesidades y objetivos reales y precisos de su cliente
y usuarios; una estimación con técnicas formales basadas en estadísticas de productividad, y un equipo de
trabajo sumamente capaz. Todo parece perfecto, no hay razón alguna por la que este proyecto pudiera fallar, ¿o
si?
Malas noticias: a pesar de las ventajas mencionadas, el proyecto podría fallar. Si el líder de proyecto no es
capaz de mantener una visión clara y precisa respecto a la situación real del proyecto en todo momento, y/o si
no es capaz de reaccionar oportunamente y de manera eficaz ante las desviaciones, el proyecto podría caer
dentro de las estadísticas de fracasos.
Para mantener esa visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto, se necesita contar con información precisa de
lo que está ocurriendo en todo momento. Es mejor escuchar al padre de la calidad, William Edwards Deming,
cuando dice: “En Dios confiamos, los demás traigan datos”. No basta con confiar en un simple “vamos bien”
como respuesta, cuando su equipo le reporta el estado del proyecto.

Parámetros de control
En este punto es conveniente ponernos de acuerdo en el significado del concepto “proyecto fracasado”.
Normalmente, pensamos en proyectos que terminan en situaciones como no incluir todas las características que
el cliente quería (problemas de Calidad); no resolver al cliente sus necesidades (Alcance); no alcanzar el dinero
para pagarlo (Costos), o no terminar cuando se esperaba (Tiempo). Es decir, nos referimos a que alguno(s) de
los parámetros básicos de planificación y control del proyecto no se cumplió.

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El control y seguimiento del proyecto

Ser líder de proyecto es más que identificar el objetivo del mismo, armar el equipo, dar instrucciones y confiar en
que el equipo las va a seguir al pie de la letra. Es muy importante hacer todo lo anterior, pero el plan puede
empolvarse y descomponerse más pronto de lo que se imagina si no se tiene el cuidado necesario para que
éste se cumpla. Es aquí donde entra la actividad conocida como SEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto.
De acuerdo a ciertas definiciones, el seguimiento del proyecto consiste en proveer una adecuada visibilidad a
la administración sobre la situación del proyecto, esto para identificar oportunamente cualquier
desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones para corregirlas.

Punto Clave

La visibilidad apunta a que el líder del proyecto es el responsable de conocer, en todo momento, qué está
pasando.

Para una adecuada visibilidad del proyecto, existen algunas preguntas fundamentales que se deben poder
contestar. Entre ellas están: ¿cuál es el avance en las tareas de los recursos contra lo planificado? (cuánto
deberían haber logrado hasta ahora y cuánto se ha logrado); ¿cuál es la desviación en tiempo de las tareas (y
del proyecto)?; ¿cuál es la desviación en costo de las tareas (y del proyecto)?; ¿cuánto más se va a desviar el
proyecto considerando el nivel de retraso que se está teniendo en las tareas? (aplicar técnicas como valor
devengado o “earned value”); ¿cuál es la desviación en rentabilidad del proyecto?; ¿cuáles y cuántos han sido
los cambios al alcance original del proyecto? y, por último, ¿se están logrando los objetivos?

No permita que aumente la desviación

Al identificar las desviaciones, no sólo debe hacerse con las unidades de medición correspondientes, tales
como tiempo de retraso, dinero, funciones o características. Es igualmente importante tomar en cuenta el
porcentaje para cada uno de estos parámetros. Es decir, comparando el porcentaje de desviación de lo real
contra lo planeado, se logra identificar si existe una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo
del proyecto de manera exitosa.
Así, es importante saber que el proyecto ya se retrasó cinco días, pero también se debe saber si eso implica un
5% o un 50% de desviación contra lo planeado, o si el proyecto tiene una desviación en costos de $70.000,
saber si eso representa un 2% o un 80% del proyecto.

Frecuencia del monitoreo

Entre más pronto se identifiquen las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Por ello, se deben
buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia.
La recomendación es que, al menos una vez a la semana, se realicen actividades de seguimiento. Sin
embargo, si notamos que las cosas se están “poniendo feas”, debemos aumentar dicha frecuencia. Para evitar
que las cosas empeoren, quizás se deba revisar con detalle el estado del proyecto todos los días, o incluso
varias veces al día.

Técnicas de seguimiento
Pero ¿cómo se debería realizar el seguimiento? Existen una serie de técnicas básicas que, normalmente,
utilizamos para este fin. Entre ellas se encuentran las reuniones, las revisiones, los reportes y software de
administración.

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Reuniones: Encuentros con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso
de su trabajo.

Revisiones: Revisiones de los productos elaborados de acuerdo al plan de trabajo, para validar que los
avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.

Reportes: Informes individuales de los integrantes del equipo, de acuerdo a una frecuencia especificada.

Software de Administración: Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna
herramienta de planeación y administración de proyectos.

Reunión sobre el estado del proyecto

Es recomendable que las reuniones sobre el estado del proyecto se realicen
con todo el equipo. En forma práctica y sencilla, dichas reuniones no
deberían durar más de 30 minutos. Reuniones, Revisiones,
Inicialmente, se debe establecer el objetivo a tratar en la reunión. Reportes y Software de
Posteriormente, se debe obtener el estado de las tareas activas, es decir, las administración son
tareas que en ese momento están en ejecución o por ejecutar. Luego, para técnicas de seguimiento
cada una de las tareas activas, notificar con las letras “C” cuando está que permiten corregir las
Completo (tareas que al momento de control o reunión han finalizado), “V” o desviaciones y lograr
Verde (tareas que se encuentran en ejecución); “A” o Asunto o Problema objetivos.
(tareas que presentan dificultades y que pueden desviarse), y “R” o Rojo
(tareas que ya están atrasadas).
Para cada tarea es necesario registrar la descripción y el impacto del
problema (para A y R) en una pantalla donde todos puedan verla. Posteriormente, se debe establecer la
secuencia de problemas para discutirlos en la reunión de solución de problemas. Es en dicha instancia, y
NO en la reunión sobre el estado del Proyecto, donde se resuelven los problemas.
Finalmente, al cerrar la reunión, se establece una minuta en donde se indica el estado de los elementos de
acción y decisiones solamente.

Evitar la burocracia documental

En los proyectos, es común odiar la documentación y los reportes, pero al carecer de información precisa será
más difícil identificar oportunamente las desviaciones del proyecto y, por lo tanto, aumentará el riesgo de
fracaso. Es conveniente que el equipo se acostumbre a reportar la situación del proyecto y el líder, a revisarla y
analizarla, ya que un documento puede hacer la diferencia entre un proyecto exitoso y otro que no lo es.
Y aunque los reportes generados suelen representar burocracia, debemos considerar que lo importante es
identificar y reportar claramente la información valiosa con respecto a la situación del proyecto. No es necesario
contar con una plantilla o formato sumamente elaborado y complicado de llenar para obtener un reporte útil.
Asimismo, si se cuenta con los recursos para invertir en una herramienta de software para controlar los
proyectos y explotar la información, es recomendable adquirirla. La automatización puede ahorrar una buena
cantidad de esfuerzo y dinero en reportar la información del estado del proyecto.

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¿Qué debería incluir un reporte de estado del proyecto?

Para obtener un reporte valioso tenemos que recordar cuáles son los parámetros que, de cumplirse, hacen
exitoso un proyecto, y usar esos parámetros como los elementos o secciones a reportar.
Es recomendable incluir estas secciones, ya sea a través de ser un documento formal, una herramienta que
automatice la explotación de los datos del proyecto o simplemente un correo electrónico. En ellos debemos
incluir información sobre progreso, alcance, tiempos, costos, rentabilidad, riesgos, problemas, calidad de
recursos humanos y recursos materiales.

Toma de decisiones y liderazgo

Si el líder de proyecto consigue mantenerse informado oportunamente de lo que ocurre con el proyecto,
podemos asegurar que lleva la mitad del camino recorrido para realizar un buen seguimiento. Pero no hay que
confiarse. Tener esta información no significa que saldrá airoso en el proyecto, ya que, además, requiere tomar
buenas y oportunas decisiones.
Así, el seguimiento es otra oportunidad para demostrar el verdadero liderazgo de la persona que administra el
proyecto. Una vez obtenida la información precisa con respecto al estado del proyecto, y habiendo identificado
desviaciones contra lo planeado, lo que se requiere es TOMAR DECISIONES para corregir dichas
desviaciones.
El líder de proyecto debe analizar la situación, identificar las causas por las cuales el proyecto se enfrenta a una
desviación o situación problemática y plantear o buscar soluciones para resolverlo antes de que siga
ocasionando más desviaciones, retrasos o problemas.
Aquí de lo que se trata es de actuar rápido. El tiempo es oro y entre más se tarde en resolver las causas de los
problemas, las desviaciones seguirán aumentando y el éxito del proyecto se irá alejando cada vez más. Si no
se actúa rápido, el proyecto se retrasará más, costará más y el cliente pensará dos veces antes de volver a
contratar nuestra empresa.

Analizar y eliminar las causas de las desviaciones

El líder del proyecto es responsable de identificar correctamente las causas y tener la suficiente madurez para
asumir la responsabilidad de sus propias acciones. En muchas ocasiones, los recursos, por muy buenos que
sean, no reciben por parte del líder de proyecto todo lo que necesitan para poder desempeñar adecuadamente
su trabajo.
Por ello, es necesario analizar con cuidado y buscar las causas reales por las cuales el proyecto se está
desviando y eliminar dichas causas lo antes posible. El retraso de uno de los integrantes del equipo se puede
deber a distintos factores, como no poseer la información suficiente para trabajar; no entender lo que se le está
pidiendo; no saber lo que se espera de él; no se la han dado las instrucciones correctamente; no se le ha
transmitido adecuadamente el plan; no se le han asignado suficientes actividades; no comprende su lugar en el
proyecto; no cuenta con los recursos y herramientas necesarias; no tiene las habilidades requeridas; no tiene
una buena actitud; no está suficientemente interesado y motivado; está sobreexplotado y cada vez rinde menos,
o no está trabajando en suficiente colaboración con el equipo.
Aunque pueda sonar un poco agresivo, se debe pensar dos veces antes de regañar (o castigar, penalizar,
despedir, etc.) a una persona por no hacer su trabajo adecuadamente, pues podría ser que quien no está
haciendo su trabajo adecuadamente sea el líder de proyecto.

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El control y seguimiento del proyecto

Ser líder de proyectos -ya sea administrador, gerente o director- no consiste en sentarse en un trono esperando
a que sus súbditos cumplan con su trabajo y que, de vez en cuando, le rindan homenaje. Ser líder de proyecto
significa trabajar muy duro y, sobre todo, muy inteligentemente para tomar decisiones adecuadas en los
momentos más oportunos.
Ser el líder de proyecto requiere ciertas habilidades, pero también conocimiento formal. Por lo tanto, no hay que
dudar en invertir en preparación. Una buena capacitación garantiza el éxito como administrador de proyectos.
Cada vez son más las empresas que deciden dejar de tomar tantos riesgos y contratar líderes de proyecto con
preparación formal.

Ejercicio Práctico
¿Cuáles de las siguientes corresponden a técnicas de seguimiento que permiten corregir las desviaciones
y lograr objetivos?
I) Reuniones
II) Revisiones
III) Reportes
IV) Software de administración
Selecciona tu respuesta:

 A) I y III

 B) II y III

 C) I, II y IV

 D) II, III y IV

 E) I, II, III y IV

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