MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE EL COLLAO ILAVE

ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE EL COLLAO
ILAVE.

Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2006

ILAVE, OCTUBRE 2007

 MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO DE LA AUDITORIA A LOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL 2006.

I. INTRODUCCION

El Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de El Collao –

Ilave, en cumplimiento al Plan Anual de Control PAC 2007, aprobado con
Resolución de Contraloría Nº 125-2007-CG de fecha 16.Abril.2007, se realizó
la Auditoría a los Estados Financieros 2006, teniendo como objetivo; emitir
opinión sobre la razonabilidad, confiabilidad de los Estados Financieros de la
Municipalidad Provincial de El Collao – Ilave, se han realizado de acuerdo a la
Normatividad Vigente.

La acción de Control abarca la revisión, análisis y evaluación selectiva de la

Información contenida en los Estados Financieros de la Municipalidad
Provincial de El Collao – Ilave, por el período comprendido del 1º de Enero al
31 de Diciembre del 2006, que no constituye una opinión integral de la
estructura de control interno.

Como resultado del examen a los estados financieros y practicado las acciones
de control interno, a continuación se detalla las observaciones y
recomendaciones determinadas durante el proceso de la ejecución de la
Auditoría para la adopción de las medidas correctivas que los casos ameritan.
 MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO DE LA AUDITORIA FINANCIERA A LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE EL COLLAO ILAVE

1. EL AREA DE CONTABILIDAD NO CUENTA CON MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS NI DIRECTIVAS INTERNAS.

El área de Contabilidad no cuenta con un Manual de Procedimientos

Administrativos y Directivas Internas para el registro y contabilización de
operaciones, por otro lado, el Manual de Organizaciones y Funciones no es
de conocimiento del personal que labora en el área.

La Jefa de Contabilidad manifestó que no contaban con un manual de

procedimientos ni con directivas internas, el accionar del área se regía por las
directivas generales que emiten los organismos normativos de las actividades
del sector público.

Las normas de Control Interno aprobadas mediante Resolución de

Contraloría Nº 320-2006-CG , Título III Normas Generales de Control Interno,
numeral 1.4 Estructura organizacional en su Ítem 03 señala: “Las entidades
públicas, de acuerdo con la normativa vigente emitida por los organismos
competentes, deben diseñar su estructura orgánica, la misma que no sólo
debe contener unidades sino también considerar los procesos, operaciones,
tipo y grado de autoridad en relación con los niveles jerárquicos, canales y
medios de comunicación , así como las instancias de coordinación interna e
interinstitucional que resulten apropiadas. El resultado de toda esta labor
debe formalizarse en manuales de procesos…”, que viene a constituir un
documento de gestión los mismos que deben ser de conocimiento del
personal, y deben estar al alcance del personal para su uso y consulta.

Estos documentos son de importancia para el mejor conocimiento por parte

del personal, de la estructura de la organización, su ubicación dentro de ella
así como cuales son sus funciones y por lo tanto sus obligaciones para el
eficiente cumplimiento de su desempeño laboral, a la vez permite a la
organización establecer sanciones ante el incumplimiento de su función por
algún integrante de la misma.

El manual de procedimientos es de suma importancia ya que permite al

trabajador conocer como tiene que desarrollar sus labores y permite
normalizar estos procedimientos impidiendo que cada persona desarrolle la
misma labor de acuerdo a su criterio. Asimismo, las directivas internas
norman el accionar de determinadas actividades de acuerdo al interés de la
Entidad para el mejor funcionamiento de la misma

RECOMENDACIÓN

La Oficina de Contabilidad deberá hacer de conocimiento del personal de los

documentos de gestión y de las funciones que debe realizar cada servidor,
tales documentos deben encontrarse al alcance del personal de dicha
Oficina. Asimismo, sobre operaciones, transacciones y registros que
requieran un tratamiento específico, deberá emitirse directivas e instructivos
 que establezcan los mejores procedimientos adecuados a las normas y
políticas contables.

2. EXISTEN DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO PARA EL CONTROL DE

CAJA Y TESORERIA

Durante el ejercicio 2006 se realizaron sólo un Arqueo inopinados del manejo

de fondos, en el mes de Octubre 2006 a las Oficinas Renta – Recaudaciones,
Oficina de Comercio Informal, Oficina de Recaudaciones del Programa
Terminal Terrestre, Oficina de Discapacitados y a los Fondos de Pago en
efectivo manejos por el Sr. German Sosa Gutiérrez conforme se muestra en el
Informe Nº 028-2006-MPCI/SGC de fecha 07.Nov.2006; lo cual evidencia que
no es una política establecida el arqueo de fondos.

Hechos que contravienen la NGT 08 Arqueos sorpresivos, aprobado con

Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15; dispositivo que estable que deben
realizarse con una frecuencia mensual, con el finalidad es la de comprobar y
determinar en cualquier momento su existencia física y concordancia con los
saldos contables.

La verificación oportuna sobre la custodia y/o manejo de fondos, va a

contribuir a su buen uso y prevenir errores en su manejo.

RECOMENDACIÓN

Que la Oficina de Administración disponga se establezca como practica sana

el arqueo periódico de fondos en las divisiones y dependencias que tienen
manejo de efectivo.

3. NO EXISTE EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

PARA EL EJERCICIO 2006

En el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se prevé los bienes,

servicios y obras que se requerirán durante un ejercicio presupuestal y el
monto del presupuesto requerido, por lo que mediante Oficio Nº 044-2007-
MPC-I/OCI de fecha 29.Abr.2007, el Órgano de Control Institucional solicito
entre otros que la Sub Gerencia de Logística y Patrimonio remita el Plan
Anual de Adquisiciones de bienes y servicios del periodo 2006 y reiterado
mediante Oficio Nº 046-2007-MPC-I/OCI de 14.May.2007. Al respecto en su
Informe Nº 092-2007-MPC/SGL la Sub Gerente de Logística y Patrimonio
manifiesta remitir entre otros Plan Anual de Adquisiciones de bienes y
servicios, sin embargo de la verificación efectuada a la documentación
alcanzada no corresponde al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y
solo es un reporte generado del Sistema Electrónico de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado (SEACE).

Por lo que, verbalmente se le solicito las aclaraciones correspondientes

habiendo manifestado que seria remitido una vez ubicado dicho documento
de gestión. Sin embargo, a la fecha de la emisión de nuestro Memorandum de
Control Interno no fue remitido.
 Lo indicado evidencia descuido de los funcionarios y/o servidores que tienen
a cargo la custodia del Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, por no haber cautelado su resguardo en la Sub Gerencia de Logística
y Patrimonio del la Municipalidad Provincial de El Collao – Ilave.

Las normas de Control Interno aprobadas mediante Resolución de Contraloría

Nº 320-2006-CG, Título III Normas Generales de Control Interno, numeral 3.4
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos señala: “ El acceso a los
recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea
responsable por la utilización o custodia de los mismos… el acceso a los
recursos y archivos se da de dos maneras: (i) autorización para uso y (ii)
autorización de custodia… la restricción de acceso a los recursos reduce el
riesgo de la utilización no autorizada o pérdida…”.

RECOMENDACIÓN

Se disponga a la Sub Gerencia de Logística y Patrimonio en lo sucesivo,

cautelar los documentos de gestión institucional como es el Plan Anual de
Contrataciones y Adquisiciones entre otros, a fin de evitar se incurra en las
deficiencias detectadas.

4. EL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS NO SE ENCUENTRA SELLADAS NI

FOLIADAS POR LA NOTARIA.

Durante nuestro examen se apreció que el libro auxiliar bancos sólo se

encuentra legalizadas y numeradas hasta el Folio cuatrocientos (400) por la
Notaria Luis Eduardo Manrique Salas, no encontrándose legalizadas y
foliadas a partir de los meses de octubre a Diciembre del 2006.

Hechos que transgreden lo establecido en la Resolución de Superintendencia

Nº 234-2006/SUNAT de fecha 27 de Diciembre 2006 “Libro y Registros
Vinculados a Asuntos Tributarios” que establece que en su articulo 2 del
capitulo II del Procedimientos de autorización de los Libros y Registros
Menciona que deben ser legalizados por los notarios los libros y/o Registros
Contables, incluso cuando estas se llevan hojas sueltas o continuas, y el
Instructivo Nº 1 “Documentos y Libros Contables”, menciona que la
legalización de los libros contables principales deberán estar debidamente
legalizados.

RECOMENDACIÓN

La entidad debe hacer legalizar en su oportunidad los libros contables a

efectos de dar confiabilidad al contenido de los mismos.

5. LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO CUYO VALOR NETO AL 31.DIC.2006 ES

DE S/. 67 430 621.75 NO SE ENCUENTRAN COBERTURADOS CON
POLIZAS DE SEGUROS A EXCEPCION DEL VEHICULO CAMIONETA PU
2343 DE ALCALDIA AÑO 2006.

Ninguno de los bienes del activo fijo, como edificios, maquinarias y equipos,
muebles y enseres, unidades de transportes, etc. se encuentran coberturados
 con una póliza de seguro, contra riesgo de incendio, desastres naturales,
actos vandálicos, actos terroristas, inundaciones, etc. que pueda cubrir
posibles perdidas por contingencia producidas por los hechos mencionados.

Cabe señalar que solo existe póliza de seguro de la camioneta PU 2343 de

Alcaldía año 2006, conforme lo indica la Sub Gerente de Logística y
Patrimonio según Informe Nº 166-2007-MPCI/SGL de fecha 12.Ago.2007.

Al respecto los niveles directivos y administrativos de la Municipalidad

Provincial de El Collao – Ilave, tienen funcionalmente la responsabilidad de
cautelar y conservar y garantizar él optimo estado de los bienes de la entidad.

La situación descrita implica que la entidad esta asumiendo un riesgo

potencial muy alto, en caso de producirse siniestros de los bienes del activo
fijo antes mencionados.

RECOMENDACIÓN

Disponer que la Gerencia de Administración previa evaluación, elabore y

presente un Estudio Técnico ante los niveles competentes, para la
contratación de Pólizas de Seguros de manera que los bienes del activo fijo
de la entidad se encuentren debidamente asegurados en caso de siniestros.

6. NO EXISTE DIRECTIVAS INTERNAS QUE REGULEN EL MANEJO DE

RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS.

De la verificación al manejo de Recursos Directamente Recaudados – RDR

se ha observado que los depósitos bancarios se realizan acumulando varios
días, como es caso de de la recaudación del Camal Municipal, las
recaudaciones correspondientes al 25 de Setiembre al 01 de Octubre 2007, lo
realizo en fechas 27.Set.2007 y 01 Oct.2007, conforme se aprecia en las
papeleras de Depósito al Banco de la Nación Nros. 30445266 y 30445219
respectivamente.

Los procedimientos para la apertura de cuentas y operaciones de

Recaudación y Pagos con Recursos Directamente Recaudados, aprobado
con Resolución Directoral Nº 051-EF-77.15 señala: Artículo 15º los Fondos
de la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados
depositados bajo determinado tipo de instrumentos financieros o mecanismos
de colocación establecidos en virtud de norma legal expresa, deberán
depositarse en le Cuenta Central RDR de la respectiva Unidad Ejecutora,
dentro del 24 horas de efectivizada su respectiva percepción.

La verificación del manejo de Fondos por Recursos Directamente

Recaudados requiere asegurar el control de los fondos de la Entidad en
cuanto a ingresos y egresos.

RECOMENDACIÓN

Que la Gerencia Municipal, disponga implementar procedimientos a través de

un Manual o Directiva Interna, para la administración de los Recursos
Directamente Recaudados que permita lograr el ingreso oportuno de fondos a
las cuentas respectivas, así como el registro de las fechas de recaudación y
deposito.
7. DOCUMENTOS DE GESTION PENDIENTES DE APROBACION

De la verificación efectuada a los documentos de gestión, se ha determinado

que se suscribió el contrato de Locación de Servicios Profesionales -2006 s/n
con el Sr. Héctor Raúl Aquino Arias en fecha 23 de mayo 2006, para la
elaboración de Documentos de Gestión Institucional de la Municipalidad
Provincial de El Collao – Ilave como son Estructura Orgánica de la
Municipalidad, Cuadro de Asignación de Personal (CAP), Presupuesto
Analítico de Personal (PAP), Reglamento Interno de Trabajo (RIT),
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de Organizaciones
y Funciones (MOF) cuyo plazo de ejecución fue de 60 días calendario

Al respecto, mediante Informe Nº 604-2006-GRPDI-MPCI/G de fecha

22.Nov.2006, e Informe Nº 040-2007-GPDI-MPCI/G de fecha 11.Fe.2007, la
Gerencia de Planeamiento y Desarrollo Institucional, informan que los
mencionados documentos de gestión se encuentran custodiados en su
Gerencia para su aprobación en sesión de consejo, sin embargo a la fecha no
se encuentran aprobados los documentos de gestión.

RECOMENDACIÓN

A través del Consejo Municipal de la Municipalidad Provincial de El Collao –

Ilave se meritue la aprobación de los documentos de Gestión Institucional,
teniendo en cuenta la normatividad legal vigente.

8. EN EL AUXILIAR ESTANDAR NO SE CONSIGNO LA CUENTA DEL

MAYOR CONFORME AL PLAN CONTABLE GUBERNAMENTAL.

De la verificación efectuada al Auxiliar Estándar correspondiente al ejercicio

2006 se ha determinado que la Sub Gerencia de Contabilidad, consigno
erróneamente la cuenta del mayor 40 asignándole la denominación cuentas
por pagar diversas.

Siendo la denominación correcta de la cuenta de mayor Tributos por pagar de

conformidad a lo establecido en la Resolución de Consejo Normativo de
Contabilidad Nº 010-97-EF/93.01 de fecha 19.Set.1997.

Lo antes mencionado, se debe a que la Sub Gerencia de Contabilidad no ha

tomado en cuenta lo establecido en la normatividad en la aplicación del Plan
Contable Gubernamental

Esta situación genera que los estados financieros no sean confiables por lo
que perjudica a la toma de decisiones adecuadas.

RECOMENDACION

Que la Sub Gerencia de Contabilidad de estricto cumplimiento en la

aplicación del Plan Contable Gubernamental, a fin de evitar distorsiones en su
presentación de la información financiera.
9. LOS ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRALES DEL EJERCICIO 2006 NO
HAN SIDO FORMULADOS EN LOS PLAZOS PREVISTOS POR LA
NORMATIVIDAD.

Los Estados Financieros trimestrales de la Municipalidad Provincial de El

Collao – Ilave, no se han cumplido en presentar en las fechas establecidas
por la normatividad vigente, habiéndose recepcionado por la Contaduría
Pública de la Nación los estados financieros y presupuestarios al I y II
Trimestre 2006 el 15 de Agosto, asimismo los estados financieros y
presupuestarios al III Trimestre fueron presentados el 14 de noviembre del
2006, habiéndose incumplido ampliamente los plazos establecidos para su
presentación.

Incumpliendo a lo establecido en el Instructivo Nº 6 “Periodicidad de

Presentación de Estados Financieros y Presupuestarios” que indica la fecha
de presentación vence a los 15 días hábiles siguientes del mes o trimestre
terminado.

Esta situación genera que la alta dirección no cuente con la información

oportuna para la toma de decisiones.

RECOMENDACIÓN

Disponer a la Sub Gerencia de Contabilidad, tomar en cuenta a lo establecido

en la normatividad vigente con relación a la presentación oportuna de los
Estados Financieros y Presupuestarios.

10. NOTA A LOS ESTADOS FINANCIEROS NO CONCUERDAN CON SALDO

QUE SE MUESTRA EN LA CUENTA CONTABLE OTRAS CUENTAS DEL
ACTIVO DEL BALANCE GENERAL

De la revisión efectuada a los Estados Financieros y Notas a los Estados

Financieros Nº 11 Otras Cuentas del Activo al 31 de diciembre 2006, se ha
evidenciado que existe diferencia en los importes reflejados conforme se
detalla a continuación:

DETALLE IMPORTE IMPORTE

SEGÚN SEGÚN NOTA A DIFERENCIA
BALANCE (S/.) EE.FF. (S/.) (S/.)
Activo No Corriente
Otras Cuentas del 1 335 428.49 1 484 686.00 149 257.51
Activo

Lo descrito ha transgredido a lo establecido en el NIC Nº 1 Presentación de los

Estados Financieros, Información a Presentar en el Balance General o en las
Notas. La entidad debe revelar en el balance o en las Notas del citado informe
contable, información adecuada fidedignamente sobre la situación financiera de
la entidad.
RECOMENDACIÓN

Disponer a la Sub Gerencia de Contabilidad, desarrollar políticas contables

que aseguren que los estados financieros proporcionen información fidedigna
y razonable.

Ilave, Octubre 2007