Sunteți pe pagina 1din 4

Gestiune – CURS 10

Organizarea și efectuarea inventarierii

Organizarea și efectuarea inventarierii patrimoniului de societățile comerciale este


standardizată la nivel național și este reglementată prin acte normative. Răspunderea pentru
buna organizare a inventarierii revine administratorului (conducătorului unității) sau altă
persoană care are obligația gestionării patrimoniale. Din punct de vedere metodologic etapele
inventarierii sunt aceleași indiferent de obiectul de activitate al unității și de natura
elementelor patrimoniale care se inventariază.

Având în vedere ordinea și succesiunea de realizare și natura lucrătorilor ce se


inventariază, inventarierea patrimoniului presupune următoarele etape:

1. pregătirea inventarierii;

2. inventarierea propriu-zisă;

3. evaluarea și stabilirea rezultatelor inventarierii;

4. înregistrarea în contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii;

Pregătirea inventarierii se referă la măsuri cu caracter organizatoric și contabil care să


asigure desfășurarea în bune condiții a celorlalte etape care se succed. Mai întâi se constituie
comisia de inventariere prin decizie scrisă, semnată de instructajul membrilor comisiei
(asupra modului de organizare și desfășurare a inventarierii, a tehnicii de lucru sau
procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de inventariere). Comisia este formată
din cel puțin 2 persoane cu pregătire corespunzătoare, în special una cu pregătire economică,
ir a doua cu pregătire în domeniul activității pe care o desfășoară societatea.

Acolo unde este cazul, comisiile de inventariere sunt coordonate de o comisie centrală.
La lucrările de inventariere trebuie să participe întreaga comisie.

Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiți, decât în cazuri bine justificate și


doar prin decizie scrisă, emisă de persoane care i-au numit. Nu pot face parte din comisia de
inventariere a gestionării: șeful compartimentului supus inventarierii, contabilii care țin
evidența gestiunilor respective, cu excepția unităților mici.

Tot sub aspect organizatoric se iau măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare
de lucru, a comisiei de inventariere prin: stabilirea elementelor patrimoniale care se
inventariază, ordinea în care se face inventarierea, asigurarea personalului necesar pentru
manipulările materiale care se inventariază, sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora,
întocmirea etichetelor de raft, separarea bonurilor deteriorate de cele în stare bună, asigurarea
aparatelor și instrumentelor adecvate în număr suficient pentru măsurare și cântărire,
asigurarea formularelor și rechizitelor necesare înscrierii inventarului, dotarea comisiei de
inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate, dotarea
gestiunilor inventariate cu 2 rânduri de încuietori diferite.

Din punct de vedere contabil, se iau măsuri de înregistrare la zi în evidența tehnico-


operativă (fișele de magazie) și în contabilitatea sintetică a tuturor documentelor de plată până
la data efectuării inventarieii, stabilindu-se solduri în fișe sintetice și analitice ale conturilor
respective.

Inventarierea propriu-zisă se realizează la locuri de păstrare sau depozitare. Înainte de


începerea operațiunii de inventariere, comisia ia o declarație scrisă de gestionar din care să
rezulte dacă gestionează valorile și în alte locuri de depozitare, dacă are bunuri în gestiune
aparținând terților primite cu sau fără documente, dacă are plusuri sau minusuri în gestiune
despre a căror cantitate sau valoare are cunoștință, dacă are materiale nerecepționate sau care
trebuie livrate pentru care s-au întocmit documente aferente, dacă a primit sau a eliberat
valorile materiale fără documente legale, dacă deține numerar sau alte hârtii de valoarea
rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa, dacă are documente de primire sau de
eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau nu u fost predate la contabilitate.

Gestionarul va menționa în declarația scrisă numărul și data ultimului document de


intrare în gestiune și de ieșire a bunurilor din gestiune.

Declarația trebuie să conțină: data când se întocmește și semnătura gestionarului acelei


gestiuni ce urmează a fi inventariată și semnăturile membrilor comisiei de invetariere care
atestă faptul că a fost dată în prezenț acestora.

Declarația trebuie să fie în corelație cu modul de desfășurare a invetarului, stipulându-


se modul cum se face înregistrarea produselor din gestiune. Stabilirea stocurilor faptice se
face prin: numărare, cântărire conform particularităților bunurilor, fac excepție de la regulă
bunurile aflate în ambalaje originale, intacte, care se desfac prin sondaj; bunurile cu grad mare
de perisabilitate se inventariază cu prioritate; pentru desfacerea corespunzătoare a
inventarierii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operațiuni de predare-primire a
bunurilor supuse inventrierii. Pentru a nu se stânjeni procesul de primire-predare a bunului,
operațiunile se pot efectua numai în prezența comisiei de inventariere care va menționa pe
documentele respective „primit” sau „eliberat” în timpul inventarierii.

Bunurile degradate, greu vandabile, inutilizabile se trec în liste separate. Bunurile care
aparțin altor unități, închiriate, primite în regim de leasing, în custodie, în consignație, se
înscriu în liste separate, iar o copie a listei se transmite legal unităților patrimoniale cărora le
aparțin bunurile respective pentru confruntare.

Toate bunurile inventariate se înscriu în liste de inventariere, care trebuie să se


întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni, pe categorii de bunuri, pe caracteristicile
respective.

Modul de efecture al inventarierii și datele tehnice care au stat la baza calculelor se


menționează în lista de inventariere. Stabilirea lipsurilor și plusurilor de valori materiale
constatate cu ocazia inventarierii, se efectuează în cadrul listelor de inventariere
centralizatoare prin preluare din lista de inventariere numai a pozițiilor cu diferențe.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii


inventariate, în casete, încuiate și sigilate, în dulapuri. Lista de inventariere este semnată pe
fiecare filă de membrii comisiei de inventariere și de către gestionar. Pe ultima filă a listei de
inventariere, gestionarul trebuie să menționeze dacă toate valorile materile și bănești din
gestiune au fost inventariate și consemnate în listă în prezența sa; acesta menționează dacă are
obiecții despre modul de efecture al inventarierii.

Inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezintă valori materiale se efectuează


prin prezentarea acestor în situații analitice distincte, al căror total să justifice soldul
conturilor sintetice respective în care aceste sunt cuprinse și care se preiau în Centralizatorul
listelor de inventariere.

EVALUAREA ȘI STABILIREA REZULTATELOR INVENTARIERII:

Evaluarea stocurilor faptice în lista de inventariere se face utilizând aceleași prețuri


folosite în înregistrarea bunurilor în contabilitate. Stocurile și celelalte bunuri se evaluează la
valoarea actuală numită VALOARE DE INVENTAR. Bunurile depreciate se efectuează la
valoarea de utilitate a fiecărui element în funcție de utilitatea bunului și de prețul pieții.

Creanțele și datoriile se evaluează la valoarea normală, creanțele și datoriile incerte se


evaluază la valoarea de utilitate stabilită în funcție de valoarea probabilă de încasat, de plată;
creanțele și datoriile externe în valută se evaluează la cursul de schimb al pieții valutare
comunicat de BNR, în ultima zi a examenului.

Titulurile imobilizate se evaluează la valorile de utilitate la cursul mediu al ultimei luni


din an sau la valoarea prealabilă de negociere după caz.

Stabilirea rezultatelor inventariate se realizează prin confruntarea datelor consemnate


în lista de inventariere cu cele din evidența operativă; pentru ca cifrele să fie comparabile și
diferențe reale, este necesar ca datele inventariate să fie stabilite la aceeași dată calendaristică.

Determinarea rezultatelor inventariate, a diferențelor, în plus sau în minus se face în


lista de inventariere. Datele din lista de inventariere servesc la întocmirea registrului inventar.
Rezultatele inventariate se consemnează în documentul numit PROCES VERBAL DE
INVENTARIERE, în care se înscriu perioada și gestiunea inventariată și persoanele care au
participat la inventariere, plusurile sau minusurile constatate, compensările efectuate, bunurile
depreciate și creanțele și obligațiile incerte sau în litigiu.

VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII: CONCLUZIILE ȘI


PROPUNERILE REFERITOARE LA INVENTARIERE:

Pentru a stabili caracterul diferențelor, comisia de inventariere analizează cauzele care


au produs plusurile sau minusurile, solicită explicații în scris de la gestionar și formulează
conform dispozițiilor legle propuneri de regularizare a acestora și înregistrare a diferențelor de
inventar.

Înregistrarea rezultatelor reinventarierii se face în scopul punerii în acord a datelor


contabile cu realitatea faptică constatată.

Conform articolului 48 din Ordinul Ministerului de Finanțe 1783/2004, rezultatele


invetarierii trebuie înregistrate în evidența tehnico-administrativă și în contabilitate în cel mult
5 zile de la terminarea operațiunilor de inventariere.

De regulă, valorificarea inventarierii se face prin înregistrările plusurilor și imputarea


minusurilor. Dacă lipsurile nu se datorează vinovăției unei persoane, acestea se trec pe
cheltuielile unității patrimoniale. Se admit compensări cantitative ale lipsurilor cu plusurile
doar când există risc de confuzie, când se referă la aceleași produse, la aceeași perioadă de
gestiune fără a diminua valoric patrimoniul unității.

Lipsurile peste normele stabilite și pierderile cauzate de proasta gestiune se pot imputa
vinovaților de valoarea de înlocuire reprezentată de costuri de achiziție ce cuprind: prețul de
cumpărare practicat de piață la care se adaugă taxele nerecuperabile.

După efectuarea înregistrării plusurilor și minusurilor constatate la inventariere,


valoarea totală a stocurilor din lista de inventariere trebuie să corespundă cu soldurile
conturilor de natura stocurilor și cu stocurile cantitative ale elementelor respective din fișele
de magazie.

DOCUMENTELE CONTABILE UTILIZATE ÎN EVIDENȚA DE GESTIUNE


ȘI GESTIUNEA OPERAȚIUNILOR ECONOMICO-FINANCIARE:

Indiferent de profilul de activitate, profilul farmaceutic desfășoară activități ce parcug


același circuit al documentelor justificative, documente ce constituie materie primă a
înregistrării informațiilor economico-financare în evidența contabilă.

În principiu documentele justificative se întocmesc pe formulare tipizate sau netipizate


la locul unde se produc fenomene economice.

Cele mai utilizate documente justificative, utilizate frecvent în activitatea unei societăți
sunt: factura fiscală (document pe baza căruia se asigură documentarea informațiilor privind
produsele și mărfurile livrate și este folosiă ca document pentru înregistrarea în contabilitatea
furnizorului și a cumpărătorului; se întocmește în 3 exemplare – 2 rămân la furnizor și 1 la
cumpărător; aceasta cuprinde elemente de identificare ale furnizorului și factura fiscală,
elemente ce trebuiesc completate la toate rubricile conform prevederilor Codului Fiscal;
formularul de factură fiscală necesită completarea rubricilor privind identificrea mărfurilor
livrate, cantitatea, prețul unitar fără TVA, valoarea produselor fără TVA, valoarea TVA-ului,
total plată. Factura trebuie să cuprindă: datele de identificare ale expeditorului, semnătura sa,
semnătura primitorului; ștampilele nu mai sunt obligatorii).