Psicologia Organizacional Eje 2

PROTOCOLO PARA REALIZAR UN DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Tipo de Documento: Instructivo Código: 2019 Versión: 1
Empresa: En general Fecha de Publicación: 22/07/2019
TÉCNICAS Y MÉTODOS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN PROTOCOLO O MANUAL DE DIAGNÓSTICO

ORGANIZACIONAL
Docente
William Fernando León Cante
Psicología Organizacional
Presentado por:
Leidy Bibiana Baquero García
Nydia Elizabeth García Amaya
Silvana Alexandra Ruiz Bautista
Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras.

Especialización en Alta Gerencia
Bogotá, 22 de julio del 2019.
INTRODUCCIÓN
Con el pasar de los años y por la experiencia misma, con factores como la globalización, tecnología e innovación, las
organizaciones han identificado la necesidad de realizar un diagnóstico organizacional que las enfoque en el camino para la
consecución de objetivos y a su vez las catapulte y sostenga en el marco de la competitividad. Es así como el diagnostico
organizacional se convierte en una herramienta esencial para llevar a cabo un análisis objetivo de la situación real de las
organizaciones y de esta manera guía a sus dirigentes para anticiparse a problemas y promover soluciones estratégicas y eficientes; lo
cual aporta a la flexibilidad frente a los cambios organizacionales, al desarrollo y fortalecimiento de la organización y a la
sostenibilidad de la misma.
Por lo anterior es importante elaborar y establecer un protocolo que permita a los diferentes tipos de organización identificar su
situación real y crear compromiso de las diferentes áreas y sus integrantes, para tener todos una visión de negocio y una
responsabilidad que permita el alcance de los objetivos grupales y generales.
Objetivo General
Proponer un protocolo para realizar un diagnóstico organizacional de acuerdo a sus etapas que permita mejorar la eficiencia y
eficacia de cada uno de sus procesos organizacionales.
Objetivo Específicos
1. Reconocer la importancia de un diagnostico organizacional.

2. Identificar cada uno de los pasos necesarios para la elaboración de un protocolo.
Técnicas y métodos utilizados en el diagnostico organizacional

MÉTODO USOS VENTAJAS DESVENTAJAS ALCANCE
Modelo contingencias o  Se requiere resolver  Armonización de las  Pueden presentarse El alcance de este
modelo de Lawrence y problemas entre áreas limitaciones en el método puede ser por
Lorsch áreas.  Aplicar la división momento de la área a intervenir o la
 Comprender el del trabajo, según el diferenciación. totalidad de la
trabajo e impacto de modelo de Minzberg  Si no están organización, ya que se
las demás áreas de la  Aplicar la articuladas las áreas, entiende a esta como un
organización. coordinación entre la organización pasa sistema en donde cada
 Tener claridad de áreas según el de ser sistémica a aporte influye en el
los roles y alcances modelo de Minzberg sistemática, lo cual resultado.
de cada área en  Definición clara de no permite el
determinado roles y alcances en cumplimiento de los
negocio o situación. un proyecto o objetivos a
 Un problema macro actividad tanto cabalidad.
que requiera la puntual como  Si no se ejerce un
intervención e cotidiana de la liderazgo
interacción de actividad económica participativo, esto
múltiples  Empoderamiento de limita la
departamentos en los líderes y comunicación entre
donde su experticia miembros de la áreas y por ende
consiga el objetivo organización impacta
general  Comprensión del negativamente los
funcionamiento del resultados.
negocio,
entendiendo los
conceptos de
diferenciación e
interacción
 Trabajo en equipo
Modelo de Hax y  La toma de  La identificación de  Teniendo en cuenta Este método de
Majluf decisiones las personas idóneas que es un diagnóstico, aunque
 Estructurar y para desempeñar diagnóstico que impacta a toda la
enfocar en mejor determinado rol, las implica la cultura organización, tiene un
medida los objetivos cuales sean acordes organizacional, este alcance estratégico
estratégicos. a los objetivos puede llegar a ser principalmente, es decir
 Alinear la cultura planteados. subjetivo. que involucra a los
organizacional  Apropiación de la  Es un diagnostico líderes de mayor
 Valorar si una cultura minucioso, que conocimiento del
organización se está organizacional. involucra a toda la negocio e influencia en
volviendo obsoleta.  Realizar planes organización, por lo la toma de decisiones.
 Establecer estratégicos según cual puede presentar
correlaciones entre los recursos y cuellos de botella en
la estructura, la objetivos. la logística de la
estrategia y la  Identificación de elaboración, según
cultura retos críticos y la complejidad y
organizacional. oportunidades de tamaño de la
 Organizar la mejora. compañía.
estructura de manera  Alineación entre las
que esta se personas
encuentre alineada (estructura), la
con la estrategia forma de conseguir
corporativa. los objetivos
(estratégica) y el
ADN organizacional
(cultura).
 Identificación de
fortalezas para dar
provecho a
oportunidades de
negocio.
Modelo para armar  Realizar  Puntualización en  Se puede incurrir en Este modelo involucra a
diagnósticos las necesidades de errores respecto a la todas las áreas que
organizacionales diagnóstico elección de las intervienen en los
enfocados en temas detectadas. variables a elegir. aspectos a evaluar, por
específicos o  Diseño a la medida  Se pueden presentar ejemplo, en temas de
necesidades realzado por un sesgos cuando lo comunicación, toma de
puntuales. consultor interno o realiza un consultor decisiones, talento
 Cuando se desea externo. interno, teniendo en humano, clima
hacer el diagnostico  Definición y cuenta la cultura que organizacional, lideres
basado en el elección de las lo enmarca. entre otros.
conocimiento propio variables a evaluar,  Se debe ser muy
de la organización, y a fin de articularlas minucioso para
se diseña según el y evaluar su lograr comprender
objeto de estudio. relación. temas
 Cuando se desea  La valoración de comportamentales a
alinear los aspectos todas las variables nivel de clima
a diagnosticar con la que se consideren organizacional y
estructura relevantes, lo que cultura.
organizacional permite mayor
análisis y
conocimiento de la
compañía.
PROTOCOLO PARA LA REALIZACIÓN DE UN DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL

DEFINICIÓN
El diagnóstico organizacional permite realizar un análisis general de las organizaciones con el fin de conocer la situación real de la
empresa e identificar sus fortalezas y debilidades para afianzar las primeras y contrarrestar las segundas; y así introducir
modificaciones o cambios que luego serán evaluadas y analizadas con el fin de verificar su impacto.
Un adecuado diagnóstico organizacional permite a las empresas:
Crecimiento organizacional
Sostenibilidad empresarial
Clima organizacional óptimo
Incremento en la productividad
Disminución en los costos
Calidad del servicio
Selección de personal adecuado
Entre otros
TÉCNICAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Las técnicas para realizar el Diagnóstico Organizacional son: la observación, la entrevista, el cuestionario, Grupo de discusión,
análisis DOFA y árbol de problemas.
La Observación
El observador debe tener claro lo que va observar dando respuesta al qué, cómo, cuándo, dónde, por qué y para qué; por lo que es
necesario que realice anotaciones de aspecto a mejorar de acuerdo a la rúbrica, y habilidades y fortalezas de los funcionarios con el
propósito de asignarle una puntuación a los aspectos más relevantes, mediante una escala de uno a diez donde siendo uno (1) la
calificación menos significante y diez (10) el más significante.
La Entrevista
El conocimiento de funcionarios, clientes, proveedores o quienes intervienen en la operación de la organización es fundamental; es
así que se debe realizar entrevistas presenciales con el fin de conocer su apreciación del funcionamiento de la organización y
aspectos de mejora. Dentro del formato de la entrevista debe quedar evidente la fecha, la hora y los resultados obtenidos al detalle y
la trazabilidad del procedimiento ejecutado.
EL Cuestionario
El cuestionario permite obtener diversas opiniones mediante la aplicación de una serie de preguntas de respuestas múltiple, para
corroborar los conocimientos del funcionario frente a la organización, el área donde labora y las deficiencias de la entidad desde su
punto de vista; con el fin de ratificar el conocimiento del funcionario con respecto a la empresa y el conocimiento propio con el que
desarrolla sus actividades.
Grupo de Discusión
El grupo de discusión se encargará de analizar la información durante el desarrollo de cada una de las etapas del protocolo con fin
de aportar sus criterios constructivos para identificar las áreas álgidas, puntos críticos, acciones de mejora, estrategias a
implementar, entre otra información.
DOFA
La aplicación de la herramienta DOFA permitirá a la organización identificar sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas;
en búsqueda de estrategias que permiten el crecimiento en general de la organización desde diferentes puntos de vista.
Árbol de Problemas
La construcción del árbol de problemas permite identificar los problemas centrales por áreas con el objeto de buscar las causas
reales y los efectos que se ocasionan con las deficiencias; permitiendo así la toma de decisiones y estrategias más asertivas;
aplicadas mediante un plan de mejora con el fin de luego ser evaluado y ajustado a las nuevas necesidades.
OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnóstico organizacional a través del desarrollo de un proceso analítico y la puesta en marcha de diferentes técnicas,
de tal forma que se pueda conocer su situación real, identificar de manera precisa y concisa las áreas potenciales de desarrollo en
ella, y evidenciar tanto inconvenientes como oportunidades de mejora enfocadas a incrementar el nivel de eficiencia y optimizar el
desempeño de los procesos.
ALCANCE
Intervendrán todas las áreas estratégicas de la organización y en especial las de producción y administración.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Verificar la situación real de la empresa en todas las áreas de la organización

2. Analizar las etapas del diagnóstico organizacional mediante la ejecución del protocolo.
3. Velar por la ejecución y sostenibilidad del esquema de las organizaciones.
ETAPAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
El desarrollo de las etapas del diagnóstico organizacional se aplicará mediante el Ciclo de Eward Deming; gestión de la mejora
continua.
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLES DOCUMENTOS

Identificar los antecedentes de la empresa Grupo de discusión Formato de la
entrevista
Verificar el horizonte estratégico Gerente y líderes de Plataforma
área estratégica
Formato de
verificación
Analizar la situación actual de la empresa Gerente y líderes de Formato de
área verificación
PLANEAR
Definir los temas a tratar durante el diagnostico organizacional Gerente y líderes de Manual de
área Procesos y
procedimientos
Plantear los objetivos a lograr al finalizar el diagnostico organizacional Gerente y líderes de Acta
área
Identificar la documentación relevante de la empresa Gerente y líderes de Políticas, guías,
área manuales,
procesos y
procedimientos
Acta
Realizar estudio de cargas laborales Grupo Externo Informe
Seleccionar el personal que realizará e intervendrá en el diagnostico Gerente y grupo de Listado del
organizacional discusión personal
Acta
Definir las técnicas para elaborar el diagnostico organizacional Gerente y grupo de Acta
discusión
Elaborar cronograma de actividades que permita el seguimiento y Gerente y líderes de Cronograma y
cumplimiento de las tareas plantea a desarrollar durante el diagnostico área acta
organizacional
Seleccionar el personal que intervendrá en la elaboración del Gerente y grupo de Listado del
diagnóstico organizacional discusión personal
Acta
Entrevista al gerente de empresa con el fin de conocer los antecedentes Gerente y grupo de Formato de la
de la empresa discusión entrevista
Organizar un grupo de discusión para analizar el horizonte estratégico; Gerente Acto
con el fin de verificar su cumplimiento e identificar mejoras administrativo
HACER Mediante el grupo de discusión elaborar DOFA de la organización con Grupo de discusión Plataforma
el fin de identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas estratégica y
políticas
Acta
El gerente y los líderes de área realizaran un listado de los temas Gerente y líderes de Formatos de
relevantes a analizar mediante la aplicación de las técnicas de la área entrevista,
observación, entrevista y cuestionario; a los funcionarios de la observación y

organización, clientes y proveedores cuestionario
Acta
Los líderes de cada uno de las áreas analizarán los documentos más Líderes de área Políticas, guías,
importantes para crecimiento de la compañía; entre los cuales estarán manuales,
políticas, guías, manuales, procesos y procedimientos procesos y
procedimientos
Acta
Un grupo externo realizará el estudio de cargas laborales con el fin de Grupo externo Informe
identificar si el personal es suficiente o insuficiente, especializado en su
área, aplica tiempos y movimientos que le permitan optimizar su
tiempo y lograr ser más eficiente
Analizar el no cumplimiento del horizonte estratégico; con el fin de Gerente, grupo de Acta
implementar acciones de mejoras discusión y líderes
de área
Verificar las debilidades y amenazas con el fin de contrarrestar con las Gerente, grupo de Acta
fortalezas y oportunidades; en búsqueda de nuevas estrategias con el fin discusión y líderes
de cumplir el objeto social y objetivos corporativos de área
Analizar la información recolectada mediante las técnicas de a Gerente, grupo de Formatos de
observación, entrevista y cuestionario discusión y líderes entrevista,
de área observación y
cuestionario
Acta
Analizar de la información recolectada con el fin de aplicar la técnica Gerente, grupo de Acta
de árbol de problemas e identificar la causa real del problema discusión y líderes Árbol de
VERIFICAR de área problemas por
área
Identificar si todos los procesos se encuentran documentados, Gerente, grupo de Políticas, guías,
socializados, implementados y evaluados discusión y líderes manuales,
de área
procesos y
procedimientos
Acta
Verificar mediante el estudio de cargas laborales la situación real de Gerente, grupo Informe
cada uno del puesto con el fin de identificar como está afectando externo, grupo de Acta
favorablemente o desfavorable el crecimiento y funcionamiento de la discusión y líderes
organización de área
Diseñar planes de mejoramiento para cada una de las áreas Gerente, grupo de Planes de mejora
discusión y líderes Acta
de área
El análisis anterior permitirá a la organización tomar decisiones que apunten al mejoramiento de cada una de las
áreas de forma prioritaria; aplicando estrategias que impacten en:
El cumplimiento del objeto social y objetivos corporativos.
Incremento en la productividad
Disminución en los costos
Calidad del servicio
Cultura, clima y comportamiento organizacional óptimo
Trabajo en equipo
Compromiso del recurso humano con la aplicación de una excelente gestión del recurso humano
Comunicación asertiva
Resolución de conflictos
Calidad en la selección de proveedores
Crecimiento organizacional
Sostenibilidad empresarial
Entre otros
Evaluación de los planes de mejora Gerente, grupo de Planes de mejora
de área
ACTUAR Analizar los resultados de forma cuantitativa y cualitativa Gerente, grupo de Planes de mejora
discusión y líderes Indicadores
de área Análisis
Acta
Plantear acciones correctivas y de mejora Gerente, grupo de Planes de mejora
de área
Implementar nuevas estrategias, si es necesario Gerente, grupo de Planes de mejora
de área
Socializar los nuevos planes de mejoramiento Gerente, grupo de Planes de mejora
discusión y líderes Acta de
de área socialización
Promulgar el autocontrol y autodisciplina Gerente, grupo de Actas
discusión y líderes
de área
APROBACION DEL PROTOCOLO
CRITERIO NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORO Elizabeth García Profesional Universitario 09 – Julio - 2019
REVISO Bibiana Baquero Subgerente 15 – Julio - 2019
APROBO Alexandra Ruiz Gerente 22 – Julio - 2019
Link de donde se desarrolló el trabajo: http://meetingwords.com/spjHMvJgRX

Link de grabación: La plataforma meetingwords.com esta fuera de servicio, no permitió envío de la grabación
CONCLUSIONES
 De acuerdo con la información recopilada y la estructura establecida para la elaboración de este protocolo podemos concluir
que se adapta a las necesidades de una organización que esté dispuesta a implementar un diagnóstico organizacional con el fin
de detectar aspectos a mejorar, teniendo en cuenta las tendencias actuales, la globalización, los cambios constantes de la
tecnología; esto con el propósito de ser más competentes en el mercado, de una forma veraz y confiable por la toma de
decisiones y realización de ajustes de forma adecuada y oportuna.
 Existen diferentes métodos de diagnóstico organizacional, la elección, aplicación y éxito de determinado método dependerá de
las necesidades de la organización, así como de quien lidere el diagnostico; entendiendo que la metodología a usar sea la
correcta para la compañía.

 Es importante entender a las organizaciones como un todo, y como cada parte de esta representa un rol fundamental que
impacta a otras áreas y por ende al resultado de los objetivos.
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1. Verificar la situación real de la empresa en todas las áreas de la organización

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observación, entrevista y cuestionario; a los funcionarios de la observación y

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Link de donde se desarrolló el trabajo: http://meetingwords.com/spjHMvJgRX

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decisiones y realización de ajustes de forma adecuada y oportuna.

correcta para la compañía.

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impacta a otras áreas y por ende al resultado de los objetivos.

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