Manual de Formação

Gestão do Tempo e Organização

do Trabalho
UFCD 0382
Ação 1
Ficha técnica

Título Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

Autoria Raquel Araújo
Coordenação

Versão 042019
Data Abril2019
Entidade Formadora Set & Start Focus, Lda. - InFocus

Condições de utilização
O presente manual destina-se ao curso de (Nome do Curso/ Módulo/ Ação), sendo o conteúdo o mesmo, propriedade
da Set & Start Focus.

A sua duplicação para outros fins só poderá ser feita, mediante autorização expressa da Set & Start Focus.

O Manual está estruturado de acordo com o índice e os conteúdos inseridos estão adaptados em função dos objetivos
/competências do curso e do público-alvo, sendo um instrumento de apoio à realização da ação de formação.

Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
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Índice
Objetivos gerais.............................................................................4
Objetivos Específicos......................................................................4
Público Alvo................................................................................... 4
Introdução Gestão do Tempo......................................................... 5.
Módulo I – O que é o tempo e como geri-lo?.....................................6
Leis e Princípios de Gestão de Tempo........................................................7
Gestão de tempo:algumas das causas mais frequentes para perda de
tempo.......................................................................................... 10
Módulo II –Definir Objetivos e Prioridades..............................................12.
Módulo III –Planear Atividades e Tarefas.................................................15.
Módulo IV – Organização Pessoal...........................................................17.
Módulo V- Organização do Trabalho..............................................20.
Módulo VI – Organização do Trabalho em Equipa ....................................25.
Organização do Trabalho em Equipa:Condução de Reuniões ....................26
Bibliografia.................................................................................. 29

Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
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Objetivos gerais

Aplicar técnicas de gestão do tempo no âmbito da atividade profissional.

Aplicar os princípios de organização do trabalho em equipa e elaborar um plano de ação pessoal.
Dotar os formandos de um conjunto de competências promotoras de uma boa gestão do tempo e de
organização do trabalho.

Objetivos Específicos

No final da ação os formandos estarão aptos a :

Tomar consciência dos impactos do tempo na vida pessoal e profissional;

Identificar e compreender os princípios e leis de gestão do tempo;
Determinar prioridades entre assuntos urgentes e/ou importantes;
Planear e organizar atividades para atingir objetivos;
Conseguir resultados mais proveitosos dentro do tempo disponível;
Conhecer e utilizar técnicas de gestão do tempo na vida profissional e pessoal;
Organizar as atividades profissionais de uma forma eficiente;
Fazer da gestão do tempo uma abordagem positiva da vida.

Público Alvo

Diretores, Técnico, Administrativos, Responsáveis de Departamentos Administrativos e Financeiros,

Contabilistas, Gestores de Empresas, e pessoas que necessitem de melhorar a sua organização pessoal e
gestão do tempo.

Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
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Introdução a Gestão de Tempo

Tempo: O que é?

Significa a duração sucessiva de qualquer fenómeno ou acontecimento;

Sucessão de dias, horas, momentos.

Usar o Tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais para que se consiga atingir
objetivos e ter sucesso

Existem Estratégias para tirar o melhor partido do tempo e da organização do trabalho.

Iremos DESENVOLVER a sua competência para gerir o tempo e a organização do seu trabalho.

1.O que é o tempo e como geri-lo

2.Estabelecer prioridades e objetivos

3.Planear atividades e tarefas

4.Organização pessoal

5.Organização do trabalho.
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Organização do Trabalho
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Módulo I

O que é o Tempo e como geri-lo?

O que afinal o Tempo? O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera.

Apesar de pensarmos que “temos todos o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo
que não o usemos ele permanece limitado. É algo que te significados diferentes ao longo da vida e que
não é adaptável.

É impossível Gerir o Tempo, é sim possível gerirmo-nos a nós mesmos

Gestão de Tempo: muitas vezes a dificuldade não está no facto de existirem muitas tarefas para gerir, mas
a forma como utilizamos o tempo.

Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas estabelecidas.

Gerir o Tempo implica:

- Saber definir objetivos e prioridades

- Saber o que se quer do Futuro e o que fazer para o alcançar

- Pensar a longo prazo e não apenas no dia de hoje

- Auto conhecimento – conhecer horários “ mais produtivos” , motivações, método de trabalho

Gestão do Tempo e
Organização do Trabalho
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Leis e Princípios de gestão de tempo

- Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

. O Essencial leva pouco tempo ( 20%)

.O Acessório leva muito tempo ( 80%

Devemos concentrar- nos no essencial.

80% dos resultados obtêm- se com 20% do nosso esforço!

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Lei das sequências homogêneas de trabalho

. Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará muito mais tempo , do que executado de modo
contínuo

. Evitar Interrupções

.Evitar o Multitasking

Lei de Parkinson

Muitas pessoas investem esforço num trabalho de acordo com o tempo que têm disponível ( e não do que
é necessário).

Devemos pensar em função do tempo necessário para a realização da tarefa e não em função do que
dispomos para a realizar

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Lei Contra Produtividade

. Nada adianta trabalha muitas horas: A produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativo.

.ePrincípio do Equilíbrio: Saber quando é hora de parar.

Lei do Ritmo Biológico

Cada ser humano tem o seu ritmo biológico, devemos direcionar as tarefas tendo em conta o mesmo

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Gestão de tempo: algumas das causas mais frequentes para a perda
tempo

Barreiras Humanas ao Tempo, que envolvem diretamente a natureza humana

Barreiras ambientais ao Tempo, incidindo sobre as preocupações de tempo que têm origem na envolvente

Barreiras Administrativas ao Tempo, onde são focadas certas competências administrativas que, quando
negligenciadas, causam perdas de tempo significativas

Barreiras Humanas ao Tempo

Esforçar-se demais

Desorganização pessoal

Incapacidade de dizer “não”

Falta de autodisciplina

Procrastinação, indecisão

Deixar tarefas inacabadas

Socializar

Barreiras Administrativas ao Tempo

Falta de objetivos, prioridades e planificação

Delegação ineficiente

Falta de comunicação

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Não saber escutar

Falta de padrões de controlo e relatórios de progressos

Barreiras Ambientais ao Tempo

Interrupções ao telefone
Visitantes ocasionais
Encontros
Informação atrasada ou incompleta
Burocracias
Falta ou excesso de recursos pessoais
Barulho, distrações visuais

Módulo II
Planeamento na Gestão de Tempo : Estabelecer objetivos e prioridades

Estabelecer Objetivos e Prioridades

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A importância de criar objetivos

Mensurável: algo que possa ser medido, não pode ser abstrato

Atingível: a não ser impossível de conseguir

Realista: não ser algo nem demasiado difícil nem demasiado fácil

Compatível: ser algo que pode ser realizado sem ir contra ao que se quer

Prazo: definir prazos limite

Especifico: não ser algo geral, mas concreto

Pessoal: algo seu, adaptável a si e ao que a pessoa quer

Escrito: pode ser registado para que possa ser memorizado

Deve- se atender á hierarquia dos Objetivos

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Estabelecer Prioridades

Não basta definir objetivos, muitas vezes é necessário estabelecer prioridades sobre esses mesmo
objetivos.

Critérios Comuns para estabelecer Prioridades do Tempo

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.O que eu gosto mais antes do que não gosto

.O de execução mais rápida e posteriormente a mais lenta

. Tarefas fáceis antes das mais difíceis

.Tarefas em que se dispõe dos recursos materiais

.Tarefas marcadas com outros – reuniões- antes das que não têm horário previsto

.Tarefas planeadas antes das planeadas

.Resposta às exigências dos outros antes das respostas às nossas exigências

.Trabalhos urgentes antes dos importantes e não urgentes

O que eu gosto mais antes do que não gosto

.O de execução mais rápida e posteriormente a mais lenta

. Tarefas fáceis antes das mais difíceis

.Tarefas em que se dispõe dos recursos materiais

.Tarefas marcadas com outros – reuniões- antes das que não têm horário previsto

.Tarefas planeadas antes das planeadas

.Resposta às exigências dos outros antes das respostas às nossas exigências

.Trabalhos urgentes antes dos importantes e não urgentes

Módulo III
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Planear Atividades e Tarefas

Outra estratégia da gestão do tempo, após estabelecer objetivos e prioridades é o planear as atividades e
tarefas.
Eis alguns itens a ter em conta:

Vantagens de fazer um Plano :

. Obriga a pensar no futuro
.Ajuda a evitar problemas
.Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho
.Fornece mais tempo útil
.Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros
.Ajuda a gerir o tempo dos outros
Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
. Ajuda a dizer “não” mais vezes
. Ajuda a trabalhar com mais calma

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Elaborar um Plano Semanal

. Defina Objetivos
.Estabeleça prioridades para todas as atividades
.Seja realista quanto ao tempo
.Divida os trabalhos quando complexos
.Desenhe o seu plano em função do tempo
.Escolha a melhor sequência de atividades
.Defina locais para realizar as tarefas
. Deixe algum tempo para imprevistos
. Transforme o ato de planear num hábito

Exemplo de Planificação de Atividade Anual

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Módulo IV
Organização Pessoal

Ferramenta que permitem organizar e rentabilizar o tempo

Minimize as interrupções
. Analise as interrupções
.Seja breve
.Reorganize se
. Defina um prazo
. Escreva
.Desloque-se
. Conjugue assuntos
.Aprenda a comunicar melhor

Telefonemas, como se organizar:

. Agrupe os telefonemas a fazer e faça-os de uma vez
. Deixe mensagens claras e completas
.Atualize o voice mail diariamente
.Mantenha a área do telefone arrumada

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.Programe os números que mais utiliza

Telefonemas, como os fazer:

. Planeamento
. Prepare a abertura
.Escolha a melhor altura para ligar/pergunte
.Fale devagar
.Forneça informações detalhadas
-Se tiver de pedir para aguardar, explique o motivo e agradeça quando regressar
.Deixe mensagens com significado
.Procure formas de contacto alternativas

Telefonemas , o que evitar:

. Ter longas mensagens no voice mail ou saudações pouco profissionais
. Deixar as pessoas aguardar indefinidamente
.Falar com outras pessoas ao mesmo tempo
.Autorizar interrupções
.Teclar no computador
.Ler o email

Emails : a ter em conta

. Ver a caixa d correio regularmente
.Ler de acordo com o assunto e remetente
.Responder rapidamente
.Ser educado
.Gravar quando necessário

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.Ser breve
.Quando responder verificar quem vai receber o seu email
.Quando fizer foward (reencaminhar) mudar o assunto
Emails: a evitar
.Escrever tudo em maiúsculas ou sinais de exclamação
.Ser abrupto
.Dar ordens
.Assumir que o email é lido
.Enviar mensagens confidenciais
.Gravar a menos que necessário uma documentação
.Reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer

Procrastinação – “Arte de adiar “

Motivos habituais
.Desorganização

.Desejo de evitar tarefas desagradáveis

.Medo de falhar

.Medo do sucesso e as suas implicações

.Não saber por onde começar

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.Perfecionismo

.Falta de confiança e diálogos internos negativos

.Medo da mudança ou rejeição

.Não ter recursos para fazer o trabalho

Módulo V

Organização do Trabalho

Além da gestão do tempo e e organização pessoal, também a organização do trabalho e as diferentes fases
contribuem para o rentabilizar:

1ª Fase – O que faço na minha vida profissional?

Os principais objetivos nesta fase são:
.Clarificar todas as atividades que lhe competem;
.Tomar consciência das tarefas – de gestão e de execução – com que ocupa o seu tempo de trabalho

2ª Fase – Para que serve esta tarefa? Qual a sua finalidade?

Os principais objetivos nesta fase são:
.Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários

3ª Fase – Quem deve fazer a tarefa? Quem a poderá/deverá fazer?

Os principais objetivos nesta fase são:
.Delegar
.Redefinir funções e responsabilidades
4ª Fase – Como poderá ser realizada? Quais as informações ou meios que necessito para realizar a
tarefa?

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Os principais objetivos nesta fase são:
. Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação
.Afeta apenas os meios e as informações necessários e suficientes

5ª Fase – Qual o praz ou data estipulada?

.Quanto tempo deverá estar concluído?
.Quanto tempo é necessário para a realizar?
.Quando a deverei realizar?

Itens importantes para melhor organizar o trabalho e ter tempo pessoal

1. Delegar as tarefas
2.Ter em conta a comunicação dentro da equipa para que facilmente se resolvam imprevistos
3.Criar dois documentos importantes: Plano/Agenda Anual e Lista diária

Delegar

Pressupõe uma preparação cuidada e um amadurecimento das pessoas em quem se delega.

Implica que, em momentos críticos, o líder assuma o “comando das operações”

Organização do trabalho : Comunicação

Comunicação- do latim comunicare, que significa pôr em comum, partilhar , entrar em relação com.
Processo de troca de informação, sentimentos, experiências, entre duas ou mais pessoas

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Existem dois tipos de comunicação :

Comunicação Verbal
Comunicação Verbal: a comunicação realizada através de símbolos ( sonora- fala/ visual- escrita) ou
palavras . Exemplo: Cartas, radio, telefone, televisão, palestras, diálogo

Comunicação Não-verbal

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Tudo o que é dito …

Aprender a comunicar de acordo com o perfil

Comunicar com Perfil Dominante

Ao comunicar com alguém que seja ambicioso, enérgico, decidido, com força de vontade, independente
e orientado para objetivos:
• Seja específico, breve e vá direto ao assunto
• Cinja-se aos assuntos profissionais que tem a tratar
• Esteja preparado com todo o material de apoio organizado
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Fatores que irão criar insatisfação:
• Falar de temas irrelevantes
• Deixar pontos controversos por esclarecer
• Parecer desorganizado

Comunicar com Perfil Influente

Ao comunicar com alguém que seja entusiasta, com magnetismo, amigável, expressivo e astucioso:
• Crie um ambiente caloroso e amigável
• Não trate de muitos detalhes (ponha-os por escrito)
• Faça perguntas do tipo “o que sente em relação a…” para obter as suas opiniões
Fatores que irão criar insatisfação:
• Ser frio ou de poucas falas
• Controlar a conversa
• Conduzir a conversa para factos e números

Comunicar com Perfil Estável

Ao comunicar com alguém que seja previsível, paciente, de confiança, descontraído e simples:
• Quebre o gelo – comece por um comentário pessoal
• Apresente o assunto de forma suave, não ameaçadora
• Faça perguntas começadas por “Como…?” para obter as suas opiniões
•
Fatores que irão criar insatisfação:
• Avançar precipitadamente para o assunto
• Ser dominador ou exigente
• Forçar a pessoa a reagir rapidamente às suas questões

Comunicar com Perfil Analítico

Ao comunicar com alguém que seja arrumada, metódica, perfecionista, cuidadosa e atenta a
procedimentos:
• Prepare os temas antecipadamente
• Cinja-se ao assunto que vai tratar
• Seja rigoroso e realista
Fatores que irão criar insatisfação:

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 • Ser descuidado, irrefletido, informal, espalhafatoso
• Ser irrealista com prazos
• Ser desorganizado e desarrumado

Organização do trabalho: Criar Plano/Agenda Anual

. Dimensão adaptada ás necessidades mas de acesso rápido e fácil
.Evitar a utilização de duas agendas em simultâneo e/ou sincronizá-las
. Ter atenção á data limite para a realização das diversas tarefas
. Utilizar dois níveis de registo: de visão rápida e alargada no tempo, e a agenda propriamente dita com os
pormenores
. Na agenda de papel, escrever a lápis para que possa fazer alterações

Organização do trabalho: Lista Diária

Deve ser colocada junto da agenda
. Nela deverão figurar as tarefas que se deseja realizar no dia por ordem de prioridades
. No sistema de ordenação devem ser respeitados os seguintes princípios:
- Tarefas Importantes/Urgentes
- Tarefas Importantes/ Não Urgentes
- Tarefas não Importantes /Urgentes
- Tarefas Não Importantes /Não Urgentes
.Reservar para cada tarefa um período de tempo e controlar o seu cumprimento no fim do dia
.Deixar algum tempo para imprevistos, que poderão ser prioritários
.Fazer controlos sistemáticos a longo do dia

Módulo VI
Organização do Trabalho em Equipa

Organização do trabalho em Equipa

Equipa é um conjunto limitado de pessoas, unidos por objetivos e características comuns e que
desenvolvem múltiplas interações entre si.

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É muito mais do que a simples soma de elementos que o compõem.
Ao pensamento individual , sobrepõem- se a consciência coletiva. Há influência recíproca dos seus
elementos

Vantagens do Trabalho em Equipa

Maior rapidez e eficácia na concretização dos objetivos;

.Enriquecimento das decisões;

.Divisão de tarefas;

.Segurança;

.Criação de laços de amizade;

Organização do trabalho em Equipa: Condução de Reuniões

As Três Fases das Reuniões

Preparação

 Definir local, data, hora de início e fim da reunião

 Definir objetivo da reunião
 Listar os temas a tratar
 Alocar tempo a cada tema
 Preparar a documentação necessária
 Preparar a logística
 Convocar intervenientes

COMO ORGANIZAR OS TEMAS?

• Equilibrar os itens urgentes e importantes
• Eliminar itens desnecessários

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Condução
INICIAR A REUNIÃO
 Garantir a pontualidade
 Dar as boas-vindas
 Apresentar os participantes
 Colocar os participantes à vontade
 Referir o objetivo da reunião
 Referir horários da reunião
 Reforçar os pontos de agenda
 Mencionar as vantagens da presença na reunião
 Referir que haverá tempo reservado para questões
 Identificar o participante que realizará a ata

DURANTE A REUNIÃO…

CONTROLAR A REUNIÃO | PARTICIPANTES DIFÍCEIS

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ENCERRAR A REUNIÃO
 Ser simples e breve
 Recapitular o que foi discutido
 Reforçar as tarefas / responsabilidades dos participantes
 Definir next steps e timings de execução
 Referir quando a ata será distribuída
 Realçar pontos fortes
 Avaliar a reunião
 Agradecer a participação e presença
 Agendar a próxima reunião

A reunião enquadra-se num ciclo que exige continuidade!

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COMO AVALIAR A REUNIÃO?

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6.Bibliografia

Bird, P. (2004). Gestão do Tempo. Lisboa: Espírito de negócios. [PS. 142 Bir*Ges]

Fontana, D. (1993). Managing Time. London: British Psychological Society. [G. 173 Fon*Man]

Guerra, P. (2000). Cerebrus ? Gestão Intra-pessoal. Colecção Empresa Inteligente. Cascais: Pergaminho.

Haynes, M. (2004). Gestão do tempo. Lisboa: Monitor . [G.173 HAY*Ges]

Hindle, T. (1998). Como gerir o seu tempo. Lisboa: Civilização

Mackenzie, A., & Nickerson, P. (2009). The Time Trap: The Classic Book on Time Management (Fourth
Edition.). AMACOM.

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