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Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.
Teniendo en cuenta que toda persona desde su nacimiento inicia una relación con
la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le
permite ejercer como ciudadano, Su creación, existencia, desempeño y
desaparición son siempre demostrables a través de documentos. Por otra parte, los
archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual
favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado.
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos
para conseguir este conocimiento.
El personal de archivística cumple un rol importante debido a que cumple con unas
cualidades tales como el orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo
profesional y concentración. Que harán que a la hora que se recurre a ellos
tendremos la satisfacción de que no nos vamos a venir con las manos vacías, pues
seremos muy bien atendidos por un personal profesional.
En el archivo se aplica mucho lo que tiene que ver con la tecnología, debido a que
las tecnologías de la información y la comunicación están inmersas con el fin de
agilizar los procesos archivísticos, de tal manera que los documentos primarios de
valor temporal y permanente los describe, organiza, conserva y los pone al uso del
que hace el documento y al usuario externo.