PSC-02

Versión 02
PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO PREVENTA Fecha: 2015-02-24
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PROCEDIMIENTO DEL PROCESO

DE PREVENTA

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Tabla de Contenidos

1 PROCESO DE VENTAS 1...............................................................................3

1.1 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTAS..........................................................4
1.1.1 Elementos del proceso.......................................................................4

1.1.1.1 1.Identificación y Registro de las oportunidades de negocios........4

1.1.1.2 2. Validación de la Oportunidad de Negocio................................4

1.1.1.3 3.Preparación de la Propuesta..................................................5

1.1.1.4 4.Presentación y seguimiento...................................................5

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P R O C E S O D E P R E V E N TA

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PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE

PREVENTA

ELEMENTOS DEL PROCESO

1.Recepción de la solicitud
Descripción
El departamento de ventas debe crear un Requerimiento a Preventa que debe incluir la siguiente
información:
 Arquitecto de soluciones con el que se va a trabajar el proyecto
 Documento con la información suficiente de las necesidades del cliente
La información suficiente de las necesidades del cliente deben ser consignadas en el archivo:
Preventa - Levantamiento información ventas vXX.xlsx
El cual está en el Portal de Redsis en los documentos de ISO9000
Si el Requerimiento no tiene la información suficiente, se procederá al cierre del Requerimiento, si
el Requerimiento contiene la información suficiente, se procederá a la creación del Acta de
Planificación.

1.1.1.1 2. Acta de Planificación

Descripción
En la aplicación de Requerimientos el Arquitecto de soluciones debe crear el Acta de Planificación
del Requerimiento, indicando la fecha comprometida para entregar la información requerida por el
departamento de Ventas. El tiempo que tiene el Arquitecto de soluciones para generar el Acta de
Planificación es de máximo un día hábil después de recibida la notificación del Requerimiento por
parte de la Coordinadora de Ingeniería.
Si hay una demora por parte del cliente en entregar información adicional que el Arquitecto de
soluciones le solicite al cliente y se requiera para poder hacer la arquitectura de la solución, es
posible crear una segunda Acta de Planificación donde se le indique al departamento de Ventas
que no se puede cumplir el tiempo estimado inicialmente y se le indica una nueva fecha
comprometida para entregar la información requerida por el departamento de Ventas.

3. Realizar configuraciones y Tabla de Costos

Descripción
Basado en la información suministrada por el Ejecutivo de Cuenta y por el cliente, el Arquitecto de
soluciones debe realizar las siguientes actividades:
 Realizar las configuraciones que cumplan las necesidades del cliente (archivos CFR, CSV
y TXT)
 Definir y listar los servicios asociados al proyecto.
 Elaborar Tabla con Requerimientos físicos y eléctricos de la solución ofrecida (Si aplica)

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 Realizar el descriptivo de la solución en Word (Este descriptivo debe incluir

OBLIGATORIAMENTE los alcances de los servicios ofrecidos)
 Realizar diagramas (si aplica)
 Elaborar Tabla de Costos del proyecto incluyendo todos los elementos de Hardware,
Software y Servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la solución
Con la información anterior se crea el Acta de Servicio.

4.Acta de Servicio
Descripción
En el tiempo comprometido al momento de crear el Acta de Planificación, el Arquitecto de
soluciones debe crear el Acta de Servicio e incluir los elementos listados en el punto anterior.
En el momento de crear el Acta de Servicio, el aplicativo de Requerimiento le pregunta al Arquitecto
se es necesario realizar un procedimiento de aseguramiento de calidad (SAR) y el arquitecto debe
indicar si se requiere o no.
Los criterios para solicitar un SAR son:
 Si la oportunidad vale mas de U$ 70,000
 Si la oportunidad es compleja: Tiene varias Brands, Virtualización, Backup.
Si no es necesario hacer el SAR, el Requerimiento se cierra y la información es enviada al
departamento de Ventas. Si es necesario hacer el SAR, se envía una notificación al Gerenta de
Preventa.

5.Realización del SAR

Descripción
Si es necesario realizar un procedimiento de aseguramiento de calidad (SAR), el Gerente de
Preventa debe coordinar los recursos necesarios para realizar dicho procedimiento.
Este procedimiento consiste en hacer una revisión por parte de una persona del área de Preventa
diferente al que hizo la arquitectura y/o una persona del área de Ingeniería, quienes revisarán la
documentación en detalle y darán su conformidad con la solución ofrecida o darán
recomendaciones para hacer algunos cambios que incluyan elementos que no habían sido
considerados por el Arquitecto original.
Se definen 2 horas Miercoles y Viernes de 8 am a 10 am con Ingeniería para hacer estos SAR.
• Documentos que se deben enviar a Juan Manuel Soto para hacer el SAR:
Propuesta
Tabla de Costos
Especificaciones eléctricas
Diagrama (Si aplica)
• Fechas límite:
Documentos recibidos hasta las 5 pm del Lunes se revisarán en la sesión del Miércoles

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Documentos recibidos hasta las 5 pm del Miércoles se revisarán en la sesión del Viernes
• Comité: Minimo deben asistir 1 persona de preventa y 1 de ingeniería del siguiente grupo:
Preventa: Juan Manuel, Octavio, Alessio, Adriana, Oscar, Fredy
Ingeniería: Marlon, Andres, Daniel
Después de realizar el SAR y hacer los cambios sugeridos (si aplica), el Requerimiento se cierra y
la información es enviada al departamento de Ventas.

1.1.1.2 6.Reunión de Handsoff

Descripción
Si la propuesta presentada es adquirida por el cliente, se crea el pedido y la Coordinadora de
Ingeniería enviará una notificación al(os) Arquitecto(s) involucrado(s) en el proyecto indicándole(s)
que se programará la reunión de Handsoff con las personas de Ventas, Preventa e Ingeniería en
máximo 3 días hábiles después de haber recibido la notificación del pedido.
El Gerente de Ventas designará una persona del equipo de Asistentes de Venta para que
documente la reunión, diligenciando durante esta reunión el formato de Handsoff que defina la
Gerencia de Ingeniería.

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