TRANSPORTES

Elaboración: Octubre 2017

Dependencia a cargo : Administración

Informes

Contextualización.

Realizaremos el análisis de nuestros procesos internos y llevaremos a cabo las

mejoras, monitoreo y la implementación de los recursos financieros necesarios
para ello.

Información de los sistemas.

Recolección de información.

Realizamos recolección de información mediante encuestas de satisfacción a 15

de nuestros clientes y proveedores, con esto llevaremos a cabo las mejoras en
nuestros procesos y el análisis de la satisfacción de nuestros clientes y
proveedores.
1P.

2P.
P3.

P4.
P5.

P6.
P7.

P8.
P9.

Valor de la documentación

Realizamos reunión de las partes administrativa de GesLoc para llevar acabo la

Evaluación de los procesos de distribución y almacenamiento, Donde analizamos
nuestras debilidades, con ellos buscaremos mejoras y estabilidad en los
procesos.
Se realiza plan de acción para mejora de los procesos afectados, a continuación
desglosamos cada uno de ellos según los acuerdos de mejora.

Db – Debilidad.
Pa – Plan de acción.

Distribución.

Db. En ocasiones se presentan retrasos en la entrega de la mercancía por

inconveniente en las vías (cierre de carreteras, desastre natural, colapso
vehicular).

Pa. Ante esta debilidad trazar una plan de contingencia es poco probable que sea
efectivo, ya que no podemos pronosticar los inconvenientes que presentamos a
futuro, lo que si ponemos realizar es tener un plan contingencia ante la
comunicación del cliente de los hechos del momentos que se presentan.
Db. El conducto o el asistente no validan la medición de combustible y deben
realizar tanqueo en estaciones de gasolina que no hay convenio por ende los
costos se elevan.

Pa. Esto no es necesario trazar un plan de contingencia para esta debilidad, ya

que esto hace parte de la logística que debe establecer el jefe de distribución, se
le realizara la retroalimentación necesaria para que se establezcan correcciones
ante ello.

Db. Los clientes realizan el cambio de horario de entrega de la mercancía y no

contamos con el tiempo para realizar el cambio.

Pa. Para ello llevaremos a cabo la confirmación de la entrega del producto con un
día de anticipación, si el cliente cancela el pedido el día del despacho se volverá a
generar de nuevo los procesos de alistamiento y se validara fechas próximas de
entrega, con ello estableceremos la organización de los demás producto y no
incurrir en retrasos.

Db. No tenemos flexibilidad en los horarios de las rutas.

Pa. Este tema no tiene discusión ya que manejamos los horarios establecidos
para generar la constancia de nuestro cliente y garantizar nuestro servicio.

Db. Nuestro aliado de transporte aéreo es muy costoso.

Pa. En este caso realizaremos el cambio de nuestro proveedor ya que nos genera
costos muy altos, realizaremos el estudio de nuevos proveedores para generar la
estabilidad financiera en este tema.

Almacenamiento.
Db. La sistematización de los productos que ingresan no se realiza con agilidad.

Pa. Se lleva a la conclusión que el supervisor de almacenamiento cuenta con

mucha carga laborar donde se ve el atraso de la sistematización de los producto
recolectados ya sea en los establecimientos de los clientes o en puertos
aduaneros, para ello se generar un nuevo cargo para el área que contara con un
auxiliar de procesos.

Db. El cliente no valida su inventario vigente para realizar solicitudes y se debe

confirma con este los solicitado versus inventario.

Pa. Ante esta debilidad llevaremos a cabo la confirmación telefónica con el cliente
de las novedades del producto ya sea que solicite una cantidad mínima a la
cantidad total.
Db. Los operarios confunden el producto almacenado.

Pa. Se llegó a la conclusión de que los operarios no contaban con la guía del
supervisor ya que los productos no se encontraban sistematizados, por este
motivo el encargado de dicho procesos y la impresión de las etiquetas será el
auxiliar de procesos.

Db. Es necesario el cambio de estibas de maderas por plásticas para mayor

durabilidad.

Pa. Es necesario el cambio de esta ya que con frecuencia se está adquiriendo

nuevas por motivos de deterioro o madera muy débil, por ellos se generar el
presupuesto para este cambio en general pero progresivo.

Db. Debemos implementar sistema de alarma de los productos con mayores días
de almacenamiento para que el cliente tome las medidas pertinentes.

Pa. Se implementará un nuevo sistema de alarma donde el cliente contara con la

información de su producto por fecha de almacenamiento y fecha de expedición,
para que este cuente con el manejo de los indicies comerciales según su
competencia, pero además para generar ante GesLoc la satisfacción del cliente y
el mantenimiento de estanterías y demás estructuras.

Informe de auditoría de los departamentos.

En nuestra reunión anterior se llevó acabo el análisis de nuestras debilidades, en

este caso realizaremos la auditoria de nuestros procesos internos de los dos
departamentos para validar si existen aun las falencia detectadas.
Criterios evaluados.
 Seguimiento a los alineamientos planteados. Plan de mejoramiento.
 información actualizada al personal competente.
 Agilidad con la que se presenta los cambios.
 Actualización de normativas.
Informe de auditoría de inventario

Tema: auditoria de inventario área almacenamiento

Cliente: henkel

Criterios de auditoria

 Verificar que los inventarios en el almacén, correspondan a los que están

registrados en el sistema ALERTRAN, del mismo modo que se encuentren
impresos y con firma y sello.

Hechos relevantes a la auditoria

Se realiza la auditoria en el almacén y se verifico aspectos como inventario físico,

alertran, etc. Además se tendrán en cuenta el manual de funciones
correspondiente a cada proceso.

Resultados de la auditoria

Verificar que los inventarios en el almacén, correspondan a los que están

registrados en el sistema ALERTRAN, del mismo modo que se encuentren
impresos y con firma y sello.

Se revisó el archivo de los inventarios de almacén y se observó algunas cajas

sobrantes o faltantes como resultado del conteo físico realizado a la mercancía
que reposa en almacenamiento.

ARTICULO CANTIDAD CONTEO

ALERTRAN FISICO
CAJA CREMA CORPORAL 24 UNIDADES 752 756
CAJA DESODORANTE FOR MEN ROLON 1.235 1.111
CAJA DESODORANTE FOR WOMEN 986 986
ROLON
CAJA SHAMPOO PARA MUJER SABILA 1.720 1.720
CAJA ACONDICIONADOR CABELLO LISO 1.346 1.295
CAJA GEL PARA CABELLO HOMBRE 900 913
CAJA CREMA PARA PEINAR CABELLO 622 621
RIZADO
Se comprobó con el sistema alertran y se encuentra mercancía de carácter
devolutivo como:
 Caja de crema para peinar cabello riso
 Caja máquinas de afeitar
  Caja de desodorantes for men
 Caja de gel fijador para hombre
 Caja de shampoo para mujer en cojín

Se verifican los procedimientos que existen del área de almacén y se evidencia

que no se está cumpliendo con el de inventarios individuales y con el de ingreso
de almacén con relación a la asignación de elementos almacenados, esto con
relación a las observaciones que se realizaron en esta auditoría.

Conclusiones de la auditoria

En términos generales la Auditoria realizada al área de almacén arrojó unos

resultados que propenden a generar acciones de mejoramiento que dan pie a la
constitución de Plan de Mejoramiento.

Relación de anexos

 Inventarios individuales impresos y firmados

 Procedimientos correspondientes al Área de Almacén

Auditoria de facturas de transporte y contabilidad de operación

Criterios de auditoria

 Comprobar que las facturas recibidas por parte de los conductores de los
vehículos de la empresa correspondan a los que están registrados en el
libro de contabilidad.

Hechos relevantes a la auditoria

Se realiza la auditoria en el almacén y se verifico aspectos como facturas en físico,

alertran, etc. Además se tendrán en cuenta el manual de funciones
correspondiente a cada proceso.

Resultados de la auditoria

Verificar que las facturas emitidas por Gesloc LTDA, correspondan a los que
están registrados en el libro de contabilidad de operaciones.

Se comprobó con el libro de contabilidad de operaciones, que la empresa Gesloc

LTDA. Otorga un presupuesto a cada conductor de vehículo por 3.000.000 (tres
millones de pesos), esto con el fin de cubrir, ACPM, Mantenimiento, llantas,
peajes, hospedaje, alimentación. Se realiza auditoria a estas facturas
comprobando y asegurándose de que no haya sido adulterada. Se registró 3
viajes durante el periodo de enero a junio 2017.
Viaje 1 Bogotá – Barranquilla – Bogotá
MANTENIMIE LLANT PEAJE HOSPE ALIMENTA ACPM
NTO AS S DAJE CION
BTA - 170.000 85.000 276.40 180.000 57.000 539.676
BAQ 0
BAQ - 0 92.000 276.40 176.000 58.000 542.000
BTA 0
170.000 177.00 552.80 356.000 115.000 1.081.676
0 0
TOTAL: 2.452.476

A esto se comprueba que el tesorero firma el recibido de los $547.524 sobrantes

del dinero otorgado por Gesloc.

Viaje 2 Bogotá – Santa Marta – Bogotá

MANTENIMIE LLANT PEAJE HOSPE ALIMENTA ACPM

NTO AS S DAJE CION
BTA - 49.300 60.000 247.00 116.000 61.000 475.110
SMR 0
SMR - 98.800 85.000 247.00 109.000 65.000 582.000
BTA 0
148.100 145.00 494.00 225.000 126.000 1.057.11
0 0 0
TOTAL: 2.195.21
0

A esto se comprueba que el tesorero firma el recibido de los $804.790 sobrantes

del dinero otorgado por Gesloc.

Viaje 3 Bogotá – Cartagena – Bogotá

MANTENIMIE LLANT PEAJE HOSPE ALIMENTA ACPM

NTO AS S DAJE CION
BTA - 250.000 76.000 271.20 162.000 70.000 487.027
CTG 0
CTG - 0 43.000 271.20 155.000 77.000 499.054
BTA 0
250.000 119.00 542.40 317.000 147.000 986.081
0 0
TOTAL: 2.361.48
1
A esto se comprueba que el tesorero firma el recibido de los $638.519 sobrantes
del dinero otorgado por Gesloc.

Se verifican los procedimientos que existen del área de transporte y se evidencia

que se está cumpliendo con el control de facturas y con el de registro en el libro
contable con relación a la asignación de dineros destinados para el trasporte de
mercancía y la novedades que se presentan durante el recorrido ida y vuelta, esto
con relación a las observaciones que se realizaron en esta auditoría.

Conclusiones de la auditoria

En términos generales la Auditoria realizada al área transporte y contabilidad

arrojó unos resultados que promueven acciones de mejoramiento

Relación de anexos

 Facturas firmadas por conductor.

 Facturas Firmadas por encargado de tesorería.

Informe costos y servicio

Anteriormente se evidencio los costos generados en el área de trasporte, los

costos generados en el área de almacenamiento comprenden Nomina de
auxiliares de bodega, coordinadores, supervisores, etc. Como los costos de
arriendo y servicios públicos.

Arrendamiento 8.000.000
Energia, Agua 340.000
Telefono 95.000
Internet 80.000
Impuestos 300.000
Cuota del Banco 2.067.233
Nómina 8.536.696
Aportes Parafiscales 344.135
Seguridad Social 1.077.313
Prestaciones de Ley 1.988.217
Honorarios 1.600.000
Aseo y Cafetería 300.000
Papelería 450.000
Publicidad 1.000.000
Dotación 700.000
Seguros 600.000

$ 27.478.594
 DEVENGADOS DEDUCCIONES 0,0% 12% 0,522% 4%
NOMBRE CARGO SALARIO AUX TRANS SALUD PENSION TOTAL SALUD PENSION ARL COMFAMILIAR
Deisy Vargas Supervisora lider 1.800.000 - 72.000 72.000 1.656.000 - 216.000 9.396 72.000
Oscar Cajamarca Supervisor lider 1.800.000 - 72.000 72.000 1.656.000 - 216.000 9.396 72.000
Juan Sebastian Gonzalez Supervisor lider 1.800.000 - 72.000 72.000 1.656.000 - 216.000 9.396 72.000
Nubia Rodriguez Conductora 900.000 77.700 36.000 36.000 905.700 - 108.000 4.698 36.000
Jose Muñoz Auxiliar reparto 735.000 77.700 29.400 29.400 753.900 - 88.200 3.837 29.400
Rogelio Rios Auxiliar Bodega 689.455 77.700 27.578 27.578 711.999 - 82.735 3.599 27.578
Cecilia Vasquez Auxiliar Bodega 689.455 77.700 27.578 27.578 711.999 - 82.735 3.599 27.578
Martha Torres Servicios generales 689.455 77.700 27.578 27.578 711.999 - 82.735 3.599 27.578
- - - - - -
- - - - - - -

SUBTOTAL 9.103.365 388.500 364.135 364.135 8.763.596 - 1.092.404 47.520 364.135

TOTAL NOMINA 9.491.865
DEDUCCIONES 728.269
VALOR A PAGAR 8.763.596

APORTES PARAFISCALES
SEGURIDAD SOCIAL Comfamiliar 364.135
Salud 0
Pensiòn 1.092.404
ARL 47.520 TOTAL 364.135
TOTAL 1.139.923

PRESTACIONES DE LEY HONORARIOS

Cesantias 790.989 Contador 400.000
Intereses 94.919 Jurídico 200.000
Prima 790.989 Outsourcings 1.000.000
Vacaciones 379.306
TOTAL 2.056.202 TOTAL 1.600.000

TOTAL CAUSACION
MES 13.923.856
INFORME DE PRODUCTIVIDAD

CRITERIOS DEL INFORME

 Se realiza el siguiente informe con el fin de tener conocimiento de la

eficiencia de las actividades Logisticas realizadas en GesLoc.

HECHOS RELEVANTES DEL INFORME

Este informe se realiza con el respaldo del Sistema Alertran, ya que es el sistema
de la compañía y mostraremos los siguientes datos:

 Costo Logístico Vs. Ventas

 Costo Actividad Vs. Logístico Real
 Costo estándar promedio
 Costo del presupuesto y recursos logísticos Vs. Recursos reales ajustados
al rendimiento

VENTAS DEL AÑO 2016/2017

VENTAS TRANSPORTE 2016/2017

 GASTOS 2016/2017

VENTAS Vs. GASTOS

GASTOS GANANCIAS GANANCIAS AÑO

$ 1.049.743.128 $ 2.055.331.000 $ 1.005.587.872

La productividad presentada del año Diciembre 2016 y 2017 a noviembre, es de

un 97%, ya que presentamos unas ganancias de $2.055.331.00 pesos a una
inversión de $ 1.049.743.128 pesos, esto nos deja unas ganancias netas de
$1.005.587.872 pesos, para realizar una reinversión en las falencias que pueden
presentarse en el sistema o en el cualquier punto de la cadena Logística.
 INFORME GENERAL

En la visualización de los resultados finales podemos observar que nuestra

compañía se encuentra en un constante crecimiento, ya que tenemos una buena
visualización frente al mercado, hemos generado unas ganancias optimas
cerrando el año 2017, pero hay varias falencias en las cuales se debe invertir
tiempo, dinero y se deben corregir lo más pronto posible, ya que esto nos puede
representar mala calidad frente a los clientes y pérdidas considerables.

En el sondeo realizado a diferentes clientes, evidenciamos que presentamos

retrasos en nuestras entregas, los clientes solicitan cambios de último momento y
no contamos con la cobertura y disponibilidad para la satisfacción del cliente por lo
mismo nuestros horarios se vuelven inflexibles, no se utiliza el aliado para el envió
de mercancía por medio aéreo; adicionalmente evidenciamos de manera interna
que los conductores no realizan el llenado de gasolina a los vehículos en la
empresa con la cual realizamos el convenio para este servicio, presentamos
lentitud en el ingreso del material, no tenemos un inventario fiable para las
solicitudes de los clientes, las ubicaciones físicas están mal seleccionadas o mal
ubicadas en el sistema lo que genera confusión y retrasos, la mala estibación de
los productos genera ruptura en las estibas, no generamos reportes semanales a
los clientes con respecto a los elementos que tiene en bodega para que sea de su
uso.

En vista de estas falencias se presenta el siguiente plan de mejoramiento, esto

con el fin de minimizar la cantidad de errores posibles y mejorar la productividad
de nuestros servicios.

 Un plan de contingencia Vehicular es la compra de vehículos livianos para

casos de imprevistos, es decir, en caso de que un vehículo no pueda
realizar la entrega a un cliente por daño o accidente
 Se debe realizar la compra de Tablet para nuestros vehículos, esto con el
fin de instalar un sistema de GPS en el cual podamos conocer en tiempo
real en donde se encuentra el vehículo; dado caso este presente una falla o
retraso, el cliente pueda conocer las causas y nosotros como empresa
podamos accionar nuestro plan de contingencia vehicular.
 Realizar una retroalimentación a los Conductores del porque se contrató la
compañía que suministra la gasolina para que estos llenen los tanques;
adicionalmente evaluar porque no se está realizando el tanqueo en los
puntos autorizados y buscar una óptima solución.
 La contratación de una empresa de transportes para casos de emergencia,
dado caso nosotros no tengamos la cobertura necesaria para realizar cierto
tipo de entregas.
 Que nuestro equipo comercial realice llamadas antes de la entrega de
cualquier tipo de producto, para verificar la hora de entrega y la
disponibilidad del cliente, así podemos realizar un plan de rutas más
confiables; en caso de un improvisto, tener el contacto con nuestros
conductores de vehículos livianos para agilizar las entregas.
 Verificar con otro tipo de empresas de envíos aéreos y realizar un
comparativo con el aliado estratégico que tenemos, con eso evidenciar si
por tiempos, costos y calidad, debemos realizar el cambio de aliado o
continuamos con el mismo por efectos de calidad.
 Gestionar negociaciones con otro tipo de aliados estratégicos para las
entregas que se puedan enviar de manera aérea y marítima dado caso en
que se genere una expansión exponencial y empecemos a exportar
mercancía.
 Realizar una verificación del sistema que maneja la empresa (Alertran) o
buscar con otros proveedores, otra plataforma para el mejoramiento en la
calidad de la información y de la empresa.
 Realizar capacitaciones de manera periódica para el manejo del sistema, ya
que se están presentando falencias y retrasos al momento de ingresar los
productos.
 Realizar actualizaciones periódicas del sistema, para evitar cualquier tipo
de retrasos en la plataforma.
 Generar ID. en el sistema Alertran o el sistema contratado, de consulta para
que los clientes puedan visualizar los materiales de los que pueden
disponer en vivo y así realizar las solicitudes pertinentes en tiempo real.
 Generar capacitaciones a los operarios para la ubicación del material, que
este se encuentre de igual manera en el sistema como en la bodega
 Generar inventarios de 10 posiciones de manera diaria, para tener un mejor
control en la información
 Realizar inventarios mensuales en la bodega para verificar la información
presentada a diario y tener mejor control de la información
 Buscar insumos alternativos que no se descontinúen o se dañen de manera
fácil, para evitar costos innecesarios.
 Realizar actividades de esparcimiento, pausas activas y momentos
recreativos en familia, esto no solo ayuda para el mejoramiento del ánimo
en las áreas, sino que también maximiza el ambiente laboral y genera
mejores resultados y minimiza los errores.
 Realizar la búsqueda de nuevos clientes y fortalecer la unión con los
clientes que ya tenemos
Favor autorizar y ejecutar estos lineamientos en el menor tiempo posible para el
mejoramiento de la empresa y el crecimiento de la misma.

CONCLUSIONES

La verificación y ejecución de las auditorias, los gastos, las ganancias, las

falencias y las optimizaciones presentadas en los informes presentados
anteriormente, muestran que la empresa apenas se encuentra en crecimiento, que
puede que hayamos alcanzado metas propuestas, pero aun debemos mejorar el
proceso ya que presentamos muchos inconvenientes logísticos, de
aprovisionamiento, de producción, de almacenamiento y de distribución, nuestra
imagen aun no es la adecuada para alcanzar una expansión global; nuestros
clientes tienen confianza en nosotros pero debemos fidelizarlos al punto de que no
quiera retirarse y no pensar en otro tipo de aliado estratégico; nuestras
instalaciones son las adecuadas para el manejo que se realiza pero si el siguiente
año ejecutamos con totalidad el plan de mejoramiento presentado en el informe
general, creceremos de manera exponencial y tendremos que generar expansión
al punto de tener cobertura total en el país y empezar a tener cobertura
internacional.

Este tipo de verificación es la necesaria para el crecimiento de una compañía,

estos informes ayudan a tener una visualización global de la empresa y ayuda a
presentar planes de mejora.

Fuentes.

https://www.definicionabc.com/general/contextualizacion.php

http://www.zonalogistica.com/servicios/auditorias-logisticas/

https://prezi.com/doswplqtwpt-/auditoria-administrativa-en-el-area-de-logistica/