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Introducción a Excel
Excel es una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Interfaz de Excel La interfaz de Excel puede cambiar cuando usas el programa en un computador con sistema
operativo.

1. Barra de accesos rápidos:

Aquí encontrarás accesos a funciones como Guardar y Deshacer. También allí estará el acceso a Archivo, que será la
primera opción que encontrarás en la barra, la cual te llevará a la vista Backstage del programa.

2. Cinta de opciones:

Aquí están todos los comandos y herramientas que necesitarás para trabajar en un libro de cálculo. Estos estarán
agrupados en pestañas dependiendo de su función. Por ejemplo, si necesitas trabajar con fórmulas y funciones en
una hoja de cálculo, en la pestaña Fórmulas encontrarás todas las herramientas para hacerlo.

3. Barra de fórmulas:

En este espacio verás las funciones, fórmulas o datos de la celda seleccionada.

4. Buscar en la hoja:

En esta barra puedes escribir aquello que quieras encontrar en la hoja de cálculo y el sistema hará la búsqueda por
ti.

5. Calificar el programa:

Desde aquí podrás enviar un comentario a Microsoft comentando qué te gusta de la versión para macOS del
programa y qué no.
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6. Compartir:

Al hacer clic en este comando podrás acceder a las opciones que tienes para compartir el archivo con otras personas
como, por ejemplo, Invitar a personas o Copiar vínculo.

7. Hojas de cálculo:

En esta parte de la interfaz de Excel verás y accederás a las hojas que conforman el libro de cálculo. Desde allí también
podrás crear nuevas hojas de cálculo haciendo clic en el símbolo más (+).

8. Opciones de vista:

Aquí puedes seleccionar cómo quieres visualizar la hoja de cálculo en que estás trabajando entre las
opciones Normal o Diseño de página. Esta última opción te mostrará cómo se verá el documento al imprimirlo.

9. Zoom:

Aquí podrás controlar cuán cerca o lejos quieres ver la hoja de cálculo en que estás trabajando. Si deslizas el
controlador hacía la derecha, te acercarás a la celda que tengas seleccionada. Si deslizas el controlador hacía la
izquierda, te alejarás de la hoja de cálculo.

Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las
distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las
veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su
nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:
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Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la
que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque
el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que
estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a
trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de
dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo,
como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los
pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:
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Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por
debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo
de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para
introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial,
sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no
se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el
posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en
la barra de fórmulas para encontrar el error.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la
introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la
tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una
posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después

activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo
clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a
su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
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Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor
directamente sobre ésta.

Descripción general de fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por
un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o
valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en
una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias,
operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión.
Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido
calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes.
Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Utilizar constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias
trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una
constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el
resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden
predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos
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Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar
resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3
– (signo menos) Resta 3–1
Negación –1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos
operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo "Viento"&"n
orte"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas B5:B15
entre dos referencias, éstas incluidas.
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; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B
15;D5:D15)

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas B7:D7 C6:C8
comunes a dos referencias

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es
importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados
deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual
(=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están
los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula
de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en
la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene
un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= Comparación
< >
<=
>=
<>

Utilizar referencias en fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué
celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos
de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a
celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas.
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Estilo de referencia A1
Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se
refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16,384 columnas) y a las filas con números (del 1 al
1,048,576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una
celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la
intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20

Hacer referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula
el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia
o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

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Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una
celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas.
Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas:
=$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una
columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta
adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia
relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena
una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta