CONJUNTO RESIDENCIAL EL CAMINO DE LA VIDA P.H.

LISTA DE CHEQUEO DE CONTRATO

CONTRATO Nº XX DE 201X

CUMPLE
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EVIDENCIA OBSERVACIONES
SI NO
1. Deberá presentar siempre las hojas de vida de las personas que serán
designadas para la ejecución del contrato, para ser evaluadas y aceptadas
por EL CONTRATANTE al inicio de la ejecución del contrato y cuando se
requiera cambios de personal en virtud de la ejecución del mismo
2. Debe presentar cada mes con la factura los soportes de los pagos de
aportes de seguridad social de todo el personal asignado a CONJUNTO
RESIDENCIAL EL CAMINO DE LA VIDA P.H
elaborarán un ACTA DE LIQUIDACIÓN, en donde se verificará el
cumplimiento de las actividades ejecutadas, el estado de las pólizas de
seguros pactadas en este contrato, así como el pago de las obligaciones
laborales y de seguridad social para con los trabajadores asignados por EL
CONTRATISTA para la prestación del servicio, correspondientes a los
períodos mensuales causados durante la ejecución del contrato;
aportar un paz y salvo por pago de salarios, primas. Vacaciones e intereses
a las cesantías, emitido por los mismos trabajadores asignados para la
prestación del servicio ejecutado. Esta acta deberá ser suscrita por EL
CONTRATISTA, y el Revisor Fiscal para así generar los pagos pendientes
y los respectivos paz y salvos.
El pago se hara dentro de los cinco (05) primeros días del mes siguiente
de prestados los servicios (mes vencido), previa presentación de la factura
pertinente. junto con las respectivas planillas de pago de seguridad social y
riesgos laborales, del personal que haya dispuesto EL CONTRATISTA
para cumplir con la ejecución del presente contrato.
Se obliga a ejercer las facultades de ejecución, conservación,
representación y recaudos, teniendo como funciones básicas las
siguientes.
1. Cumplir con las funciones establecidas en la Ley 675 de 2001,
Reglamento de Copropiedad y Manual de Convivencia.
1. Atender de manera diligente los requerimientos que el Consejo de
Administración a través d su Presidente efectúe por escrito o de forma
verbal en las respectivas reuniones.
Convocar a Asambleas ordinarias o extraordinarias y someter a su
aprobación el Estado de Situación Financiera, Estado Integral de la
Actividad, Ejecución Presupuestal del periodo y el presupuesto detallado de
gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anua
1. Emitir los anteriores informes de prueba o por lo períodos que estime
conveniente el Consejo de Administración, para su seguimiento y control
1. Servir de secretario de la Asamblea General de Copropietarios y del
Consejo de Administración
Atender al público en las oficinas de la administración, ubicadas en el
domicilio de la copropiedad, en el horario que mediante acta se acuerde
con el Consejo de Administración
1. Diseñar y comunicar al Consejo de Administración los diferentes planes
de pago que se vayan a acordar con los deudores en mora para poner al
día sus obligaciones con la copropiedad
1. Llevar, administrar y custodiar en las oficinas de administración de la
copropiedad, los libros de actas de Asamblea, Consejo de administración,
registros de propietarios y residentes, así como los documentos legales,
contractuales. contables, de correspondencia, etc., en los términos del
Decreto 2649 de 1993, en concordancia con el artículo 48 y subsiguientes
del Código de Comercio y demás normas vigentes, concordantes y
aplicables, todo de acuerdo con las políticas de manejo documental que
establezca para el efecto el Consejo de Administración.
1. Llevar un inventario actualizado de las tarjetas de ingreso a
parqueaderos.
1. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o
conjunto, las actas de la Asamblea General y del Consejo de
Administración, si lo hubiere
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CONTRATO Nº XX DE 201X

CUMPLE
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EVIDENCIA OBSERVACIONES
SI NO
1. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las
cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de
propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el
balance general de las cuentas del ejercicio anterior los balances de
prueba y su respectiva ejecución presupuesta!. Precisándose que la
información pertinente, será presentada mensualmente y cuando sea
requerida, al Consejo de Administración y a la Revisoría Fiscal.
1. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del
edificio o conjunto, asegurando el cumplimiento de las normas definidas
por ley.
Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona
jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes
comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la
Asamblea General en el acto de desafectación, de conformidad con el
reglamento de propiedad horizontal
Cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos de administración,
conservación y disposición de los mismos, de conformidad con las
facultades y restricciones fijadas en el Reglamento de Propiedad Horizontal
Cobrar y recaudar, cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general
cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u
ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando
oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de
autorización alguna, asegurando que los recursos sean depositados
directamente en la cuenta bancaria del edificio
1. Informar de manera periódica y por los medios de comunicación que
establezca la copropiedad, sobre eventos, recomendaciones, notificaciones
y demás información que se deba publicar a la comunidad
Elevar a escritura pública y registrar las reformas al Reglamento de
Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de Propietarios,
e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la
existencia y representación legal de la persona jurídica
Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica en las
reclamaciones, juicios. actos, contratos, diligencias y actuaciones
concernientes a la administración y conceder poderes especiales para
tales fines, cuando la necesidad lo exija, mediante contrato escrito de
prestación de servicios profesionales para la defensa de los intereses de la
copropiedad. ante las autoridades administrativas, judiciales y entidades
particulares
Informar al Consejo de Administración sobre las multas a imponer a los
copropietarios por las infracciones que cometan al reglamento de
propiedad. manual de convivencia y la ley
1. Notificar a los propietarios de bienes privados. por los medios que
señala el respectivo
Reglamento de Propiedad Horizontal, las sanciones impuestas en su contra
por la Asamblea General o el Consejo de Administración, según el caso,
por incumplimiento de obligaciones
Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones
previstas en la ley. en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier
reglamento interno, que hayan sido impuestas por la Asamblea General o el
Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren
ejecutoriadas
Llevar los expedientes debidamente enumerados y foliados. en donde
reposen las actuaciones sancionatorias mencionadas en los numerales
anteriores. junto con las respectivas pruebas. constancias, certificaciones,
etc., de los actos objeto de sanción. de acuerdo con el plan de manejo
documental que se establezca
Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o
conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de
un bien de dominio particular
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CONTRATO Nº XX DE 201X

CUMPLE
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EVIDENCIA OBSERVACIONES
SI NO
Efectuar el acompañamiento al proceso de recepción de zonas comunes
liderado por el Consejo de Administración o Comité de Recepción de Zonas
Comunes, según sea el caso, nombrado por la Asamblea General de
Copropietarios
Cumplir y hacer cumplir las órdenes de la Asamblea General de la
Copropiedad, que estén ceñidas a la Ley, al Reglamento de Propiedad
Horizontal, y las normas de convivencia de la copropiedad
Dar respuesta a las solicitudes y peticiones realizadas por el Consejo,
copropietarios y entes gubernamentales. de acuerdo a los canales,
protocolos de comunicación definidos para tal fin y los términos de ley
1. previa aprobación del Consejo podrá contratar con empresas
independientes, autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia Privada
o la autoridad competente, los servicios de vigilancia. Así mismo con el
aseo, adecuaciones, obras civiles mantenimientos y conservación de áreas,
equipos. y elementos comunales y en general aquellos que requieran de
cierto grado de especialización y que no esté en capacidad de prestar
directamente, siempre que no excedan los topes presupuestales aprobados
por la Asamblea General de Copropietarios.-
1. podrá contratar y firmar contratos específicos, previa la aprobación del
Consejo de Administración, en aquellos casos de obras que se relacionen
con remodelaciones, reparaciones locativas, construcciones relacionadas
con la integridad de la copropiedad, contratos que se deben estipular. sobre
su valor la cantidad de obra y/o bienes, tiempo máximo de ejecución,
multas por incumplimiento, garantías y las formas de pago que se estipulen
en cada caso particular. Sobre tales sub-contrataciones, EL
CONTRATISTA deberá informar previamente al Consejo de
Administración. en la correspondiente reunión. No obstante, EL
CONTRATISTA deberá efectuar las contrataciones que estime necesarias
en caso de urgencia manifiesta, fuerza mayor o caso fortuito, con el fin de
evitar o subsanar daños directos o colaterales a los bienes privados y/o de
zonas comunes. En tales eventos. y no obstante lo anterior, EL
CONTRATISTA deberá informar y sustentar la respectiva contratación al
Consejo de Administración, de manera inmediatapara tal fin, así como de
ident
1. Ejecutar los pagos, previa revisión de facturas radicadas por los
proveedores de la COPROPIEDAD, y que se encuentren señaladas en el
presupuesto y aquellos otros que por circunstancias especiales de
urgencias deba atender, debiendo informar inmediatamente en sesión al
Consejo de Administración, la causa y razón del gasto extraordinario, para
obtener su aprobación
Servir de órgano de comunicación y representación ante terceros en su
condición de Administrador
1. Atender con respeto y buenas maneras, a los copropietarios que
acudan a oficina de administración con el fin que estimen conveniente,
dentro del marco de la ley y los reglamentos de la copropiedad
1. Pagar de manera oportuna todas las acreencias laborales de sus
empleados tales como. salarios, prestaciones sociales. aportes fiscales y
parafiscales. dotación y demás derechos laborales, que son su única y
exclusiva responsabilidad.
Cumplir con todos los servicios y valores agregados incluidos en la
oferta de servicios presentada por EL CONTRATISTA al
CONTRATANTE
Las demás funciones previstas en la Ley y en el Reglamento de
Propiedad Horizontal y sus eventuales modificaciones
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CUMPLE
OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EVIDENCIA OBSERVACIONES
SI NO
se compromete a constituir y mantener vigentes durante todo el plazo
pactado en este contrato y sus eventuales renovaciones, una póliza de
seguros. expedida por una compañía de seguros legalmente constituida
en el Pals y debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera,
que cubra los siguientes riesgos: 1.- Cumplimiento: Por un valor
asegurado equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato,
con una vigencia de duración igual al contrato y dos (02) meses más a
partir de la fecha de finalización del mismo. 2.- Responsabilidad Civil
Contractual y Extracontractual. Por DOSCIENTOS (200) SALARIOS
MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES con una vigencia de
duración igual al contrato y seis (06) meses más. 3.- Prestaciones
Sociales, que garantice el pago de las obligaciones laborales y de
seguridad social al personal que contrate por su cuenta y riesgo para el
desarrollo del presente contrato, por el Treinta (30%) por ciento del valor
total del contrato, con una vigencia
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guardar absoluta confidencialidad sobre toda la información, bases de
datos y demás, que llegaren a tener conocimiento con ocasión o en
desarrollo del presente contrato. Para efectos de la presente cláusula, EL
CONTRATISTA se obliga a: (i) No copiar o reproducir los documentos
suministrados para la ejecución del objeto pactado, as! como devolver la
totalidad de tales documentos a partir del momento en que éstos no sean
necesarios para la ejecución del objeto convenido: (ii) no utilizar los datos
revelados por EL CONTRATANTE para el desarrollo del presente contrato
para el lucro de EL CONTRATISTA o de terceros.
en caso de finalización del contrato, o en caso que no exista renovación del
mismo, se compromete a realizar el proceso de empalme con la nu eva
administración, quedando a su responsabilidad realizar del cierre contable
del periodo fiscal ejecutado hasta el mes de finalización del c o ntr at o ,
realizar la entrega de la contabilidad incluyendo la base de datos, l os
soportes flsicos contables y/o magnéticos. atender las peticiones realizadas
por la nueva administración en el marco de la Ley y que correspondan a l
periodo que se entrega, proceder a la entrega de todos los libros que
están a su cargo debidamente actualizados tales como: Mayor y Balances;
a la fecha acordada para su finalización, informes financieros, Inventarios,
Contratos y estado de las obras en ejecución, relación y detalle de los
cobros jurídicos, licencias de software vigentes, etc. Para la entrega se
adelantará la respectiva Acta de Entrega previo empalme con la nueva
administración designada por el Consejo de Administración, documento
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INDEMNIDAD. se compromete con EL CONTRATANTE, a responder
jurídica y patrimonialmente por cualquier reclamación que un tercero o
alguna de las personas designadas por EL CONTRATISTA para la
ejecución del presente contrato, adelante por cual vía en contra de EL
CONTRATANTE, por cualquier hecho u omisión ejecutado por EL
CONTRATISTA en virtud del desarrollo o ejecución del presente contrato.
no podrá ceder parcial o totalmente éste contrato

CONTENIDO DEL CHECK LIST

Las actas de los comites de obras/contratos
Bitacora para registrar las actividades dia a dia
Acta de inicio y entrega
Acta de visita o revision de trabajo
Despues de los primeros 5 dias de pago; al dia 7 exigir las planillas de aportes que evidencien la cobertura a los empleados
Manejo de residuos peligrosos
Entrega de Manual de Mantenimiento con normatividad vigente