5 Formas para Dominar el

flujo de tu trabajo
¿Ya es jueves?
Pues sí, eso dice el calendario…jueves 22 de octubre, y te puedo
decir que se me ha pasado la semana que ni me he enterado. Entre
unas cosas y otras he estado como loca con tareas que ya llevaba
tiempo queriendo cerrar, sacando tiempo para mi formación,
haciendo alguno de los recados que me había propuesto,
atendiendo llamadas y dedicando tiempo a mi entorno. ¡Está muy
bien para ser jueves!.

Y aquí estoy, fiel a lo que te comenté en mi anterior post “Comienza

tu Camino con Seguridad – 2ª Clave: Sistema“, donde te adelanté
que hoy, jueves comparto contigo 5 Formas para Dominar el Flujo
de tu trabajo.
Dentro del sistema GTD (Getting Things Done),método de gestión
de las actividades, entre muchas técnicas de como gestionar tus
actividades y ser eficaz, nos encontramos con su propuesta de
cómo dominar el flujo de trabajo, a través de 5 principios
universales. Esta es la forma más eficaz de capturar, pensar,
organizar y administrar el inventario de todas las cosas con las que
tenemos, queremos o necesitamos hacer algo en un momento
dado.
Tus decisiones marcan tu destino. Tómate el tiempo necesario para
tomar las decisiones correctas. Si cometes un error, no pasa nada;
aprende de él y no lo repitas. – Robert Kiyosaki
 Sin embargo, para que estos cinco principios universales sirvan
para algo, hay que seguirlos de forma correcta. Se trata de un
método, de llevar a cabo un paso a paso y como ya te comenté en
relación con establecer un sistema o un método es una de las
herramientas más eficaces para ahorrar tiempo y dinero en tu día a
día.

1. Recopilar.- se trata de recoger todo lo que tienes y/o te llega “en

bruto”. Es decir, hay que capturarlo TODO y sólo es eso, capturar
cosas. La acción de recopilar se puede hacer dejando todo lo que
vas capturando en un mismo lugar, bien una bandeja específica. Si
a la vez que recopilas te animas a tomar decisiones, decirte que
estas recopilando mal. Y por lo tanto, ya estás rompiendo con un
método que te va liberar en tu trabajo.
2. Procesar.- aquí si que llega el momento de la toma de
decisiones, qué hacer o no hacer, con qué o con quién y cuándo o
dónde hacer algo, por lo que es un paso más, completamente
independiente del primero y que pone la base de las siguientes
pautas.
3. Ordenar.- una de las principales acciones de mi método
OPD, Organizar, y esta fase en ocasiones resulta menos fácil,
porque aquí nos viene a la mente el cómo “priorizar” (lee mi post
con claves para priorizar), pero no olvides que en el anterior paso
 has realizado una toma decisiones, por lo que ahora se trata de
colocar cada acción con orden y en el lugar adecuado para verlas
solo cuando tiene sentido y podemos hacer algo al respecto.
4. Evaluar.- en este paso vas a definir que hacer en cada momento o
con cada acción. Antes de lanzarte a hacer, es vital que realices una
evaluación de cómo lo vas hacer y los pasos que vas a realizar, no
se trata de inventar nuevas fórmulas, aunque si de realizar una
breve reflexión de cómo lo vas completar.
5. Hacer.- es la expresión última de la productividad. No es suficiente
con los pasos anteriores porque, si bien la productividad personal
depende sobre todo de la calidad de las decisiones que tomas, si
no haces, no eres una persona productiva.

Antes de que en tu día a día te encuentres con una cantidad de

tareas que no sepas que hacer, por donde empezar, cómo hacerlas
y poder entrar en un estres que no te permita avanzar…decirte
que el principio de llevar a cabo estas 5 pautas es sacar las cosas
de la mente y hacerlas.

Hoy es un buen día para comenzar, ponlo en práctica y si tienes

alguna duda o alguna consulta, aquí me tienes, deja tu comentario.
Te guiaré para que puedas ser una persona efectiva en tu trabajo y
no se te acumulen las tareas.

La palabra más destructora del mundo es “mañana”. – Robert

Kiyosaki

Laura
hola@lauraechevarrieta.com
Consejos para ser productivo al trabajar bajo estrés
0
PUBLICADO EL 30 NOVIEMBRE, 2018 ·MARKETING

Trabajar como creativo puede ser bastante demandante. Parece ser necesario aprender a trabajar
bajo cierta presión. Puede que incluso se mencione en los anuncios de empleo o te hagan
preguntas sobre trabajo bajo presión en tu primera entrevista. Este trabajo bajo presión puede
tener como consecuencia el estrés laboral. Ya debes estar familiarizado con éste y es bastante
probable que ya lo hayas vivido en carne propia. Pero cuando se tienen fechas de entrega,
reuniones con cliente y trabajo con miembros de equipo manejar tu estrés puede ser
problemático y afectar seriamente tu desempeño. Por esta razón, en este artículo te damos
algunos consejos para ser productivo al trabajar en situaciones donde hay estrés.

Acepta que cierto nivel de estrés es parte de tu trabajo

Cualquier empleo relacionado a la creatividad es estresante, ya se trate de diseño, publicidad o

cualquier otra carrera relacionada. El primer paso para poder trabajar bajo estrés es aceptar que
tu empleo es, por inherencia, estresante. Por lo tanto, lo único que queda por hacer es aprender
a trabajar bajo esta situaciones.

Para algunas personas es mucho más sencillo que otras. El estrés puede tener consecuencias en
nuestra salud, así que debes aprender a mantenerlo bajo control. Un punto de vista interesante
que tal vez te puede ayudar a enfrentar situaciones de estrés en el trabajo es centrarte en los
resultados finales, particularmente la gratificación que se siente al finalizar, a pesar de todas las
dificultades.
Realizar un trabajo bajo presión, proponiendo fechas límites y entregando avances es
gratificante pues vas viendo poco a poco cómo el producto va evolucionando hasta llegar a su
versión final. Tanto en proyectos por encargo como personales trabajas con fechas límites.
Ponerte objetivos y cumplirlos es lo que hace que el trabajo sea gratificante.

Elimina todos los factores de estrés posibles

Existen muchos elementos que pueden incrementar tu nivel de estrés en el trabajo. Fechas de
entrega, clientes difíciles, pocos recursos económicos o de otro tipo, falta de comunicación con
otros miembros de equipo, etc. En ocasiones, no tienes control sobre estos elementos, lo que
hace estas situaciones mucho más estresantes. Pero algunas de ellas sí, así que concéntrate en
ellas e intenta solucionarlas. No sólo ayudas a mantener el estrés bajo control, sino que puedes
aprender a manejar ciertas situaciones como, por ejemplo, encontrar formas más efectivas de
comunicarte y trabajar con tus compañeros de equipo.

No olvides tomar descansos cortos durante horas de trabajo

Tomar descansos es esencial, sin importar la carga de trabajo que tengas en ese momento. Si
estás trabajando frente al ordenador, lo mejor es distanciarse de él un breve periodo de tiempo,
ya sea que tengas descansos de 5 ó 10 minutos. Anda a la cocina por un vaso de agua, sal a
caminar o realiza alguna otra actividad que no implique estar frente al ordenador, ese es un
tiempo de descanso apropiado. Aunque es un periodo de tiempo corto, intenta relajarte y
olvidarte del trabajo por un momento. Intentar ejercicios de respiración o yoga podría ayudar a
mantener tu mente despejada del trabajo por esos minutos. Encuentra alguna actividad corta,
sencilla y que te relaje completamente.

Ya que el objetivo es alejar tu mente del trabajo es recomendable no ingresar a redes sociales o
buscar videos en Youtube. Si bien son actividades que ayudan a mantener tu mente lejos del
trabajo, pueden también ser elementos distractores. Y finalmente, para realizarlas debes estar
frente al ordenador o la pantalla de tu móvil.

Utiliza el estrés a tu favor

No todas las personas reaccionan de la misma manera al estar bajo el estrés. Algunas personas,
al trabajar bajo presión pueden tener bloqueos creativos y malestares físicos como dolores de
cabeza. En estos casos, como hemos mencionado previamente, se deben eliminar todos los
factores de estrés posibles y si es posible tener rutinas de relajación para poder seguir
trabajando. Por otro lado, existen otras personas cuya productividad podría incrementar debido
al estrés. Si eres una de estas personas, puedes usar ese estrés a tu favor. Sin embargo, recuerda
que el estrés tiene consecuencias físicas y no es bueno para tu salud, así que intenta ecvitar
estas situaciones, pero en caso de ser absolutamente necesario, puedes utilizar ese estrés a tu
favor.
Mantén tus hábitos de productividad
Una vez que has tomado conciencia sobre el nivel de estrés que existe en tu empleo, lo mejor
que puedes hacer es no entrar en pánico. Entender que el estrés es parte de tu trabajo ayuda en
gran medida pues ya has logrado realizar otros proyectos con éxito, donde había cierta presión,
pero tal vez no la has notado en su momento.

Recuerda que ya has trabajado bajo presión, en mayor o menor medida. Así que sigue con tu
rutina diaria. Intentar realizar actividades que te relajen en tus descansos y sigue con los hábitos
que has establecido como adecuados para tu productividad, ya se trate de trabajar por las
noches, tomar alguna bebida antes de empezar a trabajar, realizar estiramientos, etc. Ya has
estado trabajando por un tiempo y debes tener algunos hábitos y rutinas que son positiva para tu
creatividad y productividad.
En conclusión…

En algún punto de tu carrera has sentido estrés, es inevitable. Lo importante es crear estrategias
para poder combatirlo y mantenerse creativos a pesar de todo. Estas técnicas están íntimamente
ligadas a tu forma de ser y trabajar. Mientras más te conoces a ti mismo, más descubres que
funciona para ti y que no. Dicho esto, esperamos que algún consejo mencionado en este artículo
te resulte especialmente útil la próxima vez que te encuentras trabajando bajo presión.
 Cómo ser más productivo es algo que seguro te has planteado si valoras tu tiempo
y quieres aprovecharlo al 100%. Puede que muchas veces te veas saturado por la
cantidad de tareas que se te acumulan en el día a día y no sepas por donde
empezar. A veces incluso sientes que no avanzas y cada vez te agobias más. Por
eso estás decidido a aprender de productividad y mejorar esa faceta de tu vida
profesional.

A continuación te damos unas pautas básicas de productividad para que vuelvas a

coger el control de tu actividad.

Índice de Contenidos [ocultar]

 1. ORGANÍZATE
o
 1.1. Haz una lista de cosas por hacer
 1.2. Clasifica y asigna prioridades
 1.3. Planifica el día
 1.4. Metas y recompensas
 1.5. Aprende y mejora diariamente
 2. CONCÉNTRATE
o
 2.1. Elimina las distracciones mientras trabajas
 2.2. Céntrate en una cosa a la vez
 2.3. Mantén tu casa y tu área de trabajo ordenada
 2.4. Analiza tus horas más productivas
 3. CUÍDATE
o
 3.1. Duerme suficiente
 3.2. Levántate temprano y aprovecha el día
 3.3. Come alimentos saludables
 3.4. Haz pequeños descansos
 4. SIMPLIFICA

1. ORGANÍZATE
1.1. Haz una lista de cosas por hacer
Las listas son la herramienta de productividad más simple y a la vez más
potente, si se saben utilizar. David Allen en su libro Organízate con Eficacia ya lo
decía, tus tareas mejor en listas. Algunos consejos para el uso de listas:
  Anota tareas concretas. Debe estar claro lo que hay que
hacer.

 Cada tarea tiene un objetivo. Piensa ¿qué es lo que

ocurrirá cuando esta tarea esté acabada?

 Divide las tareas grandes. Si la tarea es demasiado grande

o compleja acabaremos procrastinando. Hay que dividir la
tarea en pasos fáciles y claros. Si no sabes lo que es la
procrastinación puedes ver nuestro vídeo en Youtube: Qué
es la Procrastinación

 Intenta actualizar la lista una vez al día y revísala para

decidir qué hacer en cada momento.

1.2. Clasifica y asigna prioridades

Siempre hay tareas más importantes o urgentes que otras. Revisa tu lista y haz el
ejercicio de clasificarlas. Decide cuáles son las más urgentes o importantes y
termínalas cuanto antes. Te quitarás un gran peso de encima cuando finalices esa
tarea que tenías pendiente durante mucho tiempo y siempre la ibas
posponiendo. Stephen Covey en su libro Los 7 Hábitos de la Gente Altamente
Efectiva habla de los cuadrantes: 1) Importante/Urgente, 2) Importante/ No
Urgente, 3) No Importante/Urgente y 4) No Importante/No Urgente.

1.3. Planifica el día

Es importante elegir qué tareas vas a hacer cada día. Así te obligas a ponerte
objetivos y cumplirlos. Puedes revisar la lista al final del día para decidir qué
tareas importantes hacer al día siguiente, o hacerlo esa misma mañana como una
rutina.

Si puedes, haz esas tareas antes que nada, así sentirás que el día ya ha sido

productivo y todo lo que venga después será un extra

Intenta no sobreplanificar y ser realista. Deja tiempo para imprevistos.

1.4. Metas y recompensas

Al igual que es importante no sobreplanificar, tampoco te subestimes. Ponte
metas que te mantengan motivado. Si te concentras puedes cumplirlas, no te rindas
hasta que las completes. También funciona bien ponerte recompensas si cumples
tus objetivos diarios o semanales, como una motivación extra. Una cenita el viernes,
o un capricho el Martes, ¿por qué no? ¡Te lo has ganado!

1.5. Aprende y mejora diariamente

Todos tenemos días malos en los que sentimos que no hemos conseguido avanzar
nada en las tareas que nos hemos propuesto. Esto no debe desmotivarte. Intenta
analizar qué ha pasado. Puede que hayas estado más desconcentrado, o hayas
tenido muchos imprevistos. Anota lo que funcionó y lo que no para mejorar la
próxima vez.

2. CONCÉNTRATE
2.1. Elimina las distracciones mientras trabajas
Cada vez estamos más rodeados de distracciones que hacen más difícil estar
concentrado y con las que perdemos mucho tiempo. Los continuos emails,
notificaciones del teléfono móvil, Facebook, … Si nos dejamos llevar, es increíble el
tiempo diario que perdemos con esto. Intenta ser consciente de esto y ser tú el que
lo controlas, en lugar de estar a merced de esas distracciones.

 Desconecta las notificaciones del teléfono y mantenlo lejos si

hace falta.

 No mires el email cada 5 minutos. Fija unas horas al día para

hacerlo.

 Controla el tiempo que pasas en redes sociales u otros sitios

de ocio. Si no eres consciente, instala una extensión para tu
navegador como StayFocus que limita tu tiempo en sitios web
de ocio y evita que los visites durante ciertos momentos del
día.

 Deja este tipo de actividades como descanso y recompensa

de un buen avance en otra tarea importante.

2.2. Céntrate en una cosa a la vez

Hacer varias cosas a la vez no es productivo.
Hacer varias cosas a la vez NO ES PRODUCTIVO
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Cada vez que alternas, pierdes tiempo y concentración, y al final terminas por
dejarlas todas a medias. Es mejor elegir una tarea y concentrarse en ella hasta
acabarla o avanzarla lo que hayamos planificado ese día.

2.3. Mantén tu casa y tu área de trabajo ordenada

Ver la casa, la habitación o la mesa de trabajo desordenada, es un foco de
distracción. Cada vez más me gusta el ambiente minimalista para trabajar. Cuando
limpio mi escritorio y solo dejo el ordenador y alguna cosa más que necesite, me
siento más enfocado y me concentro mejor. Si quieres saber más sobre
el minimalismo aquí te dejamos un artículo que te ayudará a empezar a tener un
estilo de vida minimalista.

2.4. Analiza tus horas más productivas

Algunos trabajan mejor por la mañana y otros por la tarde. Identifica cual es el
momento en el que más concentrado estás y sácale el mayor rendimiento
haciendo las tareas mas importantes.

3. CUÍDATE
3.1. Duerme suficiente
7 horas es el mínimo que una persona adulta debe dormir para que el cuerpo
recupere completamente y complete las funciones regenerativas
nocturnas. Estarás mas descansado y enfocado para trabajar.

3.2. Levántate temprano y aprovecha el día

Puede que sea lo más difícil de todo, pero cuando lo conviertes en un hábito, es de
los más transformadores. Lo que haces durante la primera hora del día puede
determinar tu actitud el resto del día. Levántate antes, desayuna bien, haz algo
de ejercicio, y sobre todo organízate con calma y no con las típicas prisas y estrés
de llegar tarde. Si te da tiempo puedes incluso hacer alguna tarea de tu lista antes
de empezar la jornada en sí. Si haces todo esto, notarás que el resto del día estás
más relajado y enfocado.

3.3. Come alimentos saludables

Puede que no seas consciente de la importancia de la alimentación para
mantener la concentración y la energía necesaria para rendir en el trabajo. Come
alimentos frescos y evita los procesados y el azúcar. Intenta comer ligero ya que las

comidas muy pesadas te restarán energía y te darán ganas de una siesta

3.4. Haz pequeños descansos

Si no paras a descansar porque tienes muchas cosas que hacer, acabarás
consiguiendo el efecto contrario, hacer menos. Está comprobado que la
productividad aumenta si descansas entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de
trabajo. Estira, respira, relájate, bebe o come algo. La mente se despeja y
volverás a la tarea más enfocado y productivo.

Estira, Respira, Relájate, Bebe o Come Algo

¡Serás Más Productivo!» #emprender
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4. SIMPLIFICA
Por último, recuerda que la productividad no consiste sólo en hacer más cosas,
sino también en hacer las cosas correctas. Analizar el porqué de cada tarea te
ayudará a saber si realmente lo que estás haciendo te está acercando a tus
objetivos. Probablemente haya muchas cosas o tareas que no necesites hacer, o
compromisos a los que puedas decir que no. Prueba a hacer esa tarea de simplificar

y notarás el cambio

Y tú ¿qué técnicas de productividad diaria usas?

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productivos y estar menos estresados