PROTOCOLO ESCRITO DOCUMENTOS OFICIALES
El protocolo escrito es una de las estrategias con la que cuenta la
empresa y el trabajador como elemento primordial para crear
imagen.
Hay muchas maneras de decir las cosas. Entre ellas destacan las
tarjetas de visita, tarjetón, doc. Oficiales y las cartas comerciales.
TARJETA DE VISITA
Tarjeta de presentación, anuncio de una empresa o bien para
acompañar cualquier documento u objeto que se envié a otra
persona.
Las tarjetas de visita o tarjetas de presentación recogen los
principales datos de contacto de una persona y que se entrega en la
primera entrevista o como forma de identificación junto a un regalo,
pésame o felicitación.
a) Personales. La tarjeta de visita personal es utilizada para
establecer contactos personales, entre personas que
mantienen o quieren mantener algún tipo de vínculo:
amigos, vecinos, compañeros de trabajo, etcétera. Solo se
imprimen datos básicos como nombre, dirección y
teléfono.
b) Profesionales. Utilizada para establecer algún tipo de
contacto comercial. En ella deben figurar los datos
necesarios para establecer ese contacto: nombre de la
empresa, nombre de la persona que la representa, cargo,
dirección, teléfono, correo electrónico, etcétera. Cualquier
dato que pueda ser importante, no debe faltar en una tarjeta
de visita profesional.
TARJETÓN
Documento que se emplea como anuncio de un acto solemne o como
anuncio e invitación a la vez, o solo como invitación. Los tarjetones
también pueden ser personales, profesionales y oficiales.
Aquellos tarjetones que contengan una invitación, deben constar
siempre los datos necesarios, del acto, lugar, día, hora. Estas notas
pueden ir en ordenador, pero su motivo les permite una frase de
saludo manuscrita.
La administración pública dispone de maneras específicas para
comunicarse entre los distintos departamentos y organismos que la
constituyen.
Las comunicaciones deben resultar de gran rapidez. Responden a
una estructura ya prefijada, con fórmulas establecidas. De este
modo, en la redacción de los documentos se dispondrá el texto de
forma clara, concisa e impersonal. Las comunicaciones se
formalizan en 3 doc.
a) Instancia. Documento en que se formula una petición
dirigida a una entidad o persona que puede conceder u
ordenar la concesión de aquello que se solicita.
b) Oficio. documento que sirve para comunicar
disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también
para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones,
de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc
c) Certificado. Documento mediante el cual su expedidor da
fe de un hecho.
CARTAS COMERCIALES
Documento que una empresa o persona envía a otra para tratar
asuntos comerciales, y se convierte en fiel reflejo de la imagen al
exterior.
La información que contiene la carta se considera como una
confirmación de lo que se ha recibido por otros medios.
CORREO ELECTRÓNICO
Se debe exponer bien claro en el “asunto” de lo que trata el mensaje,
ya que llegan una cantidad ilimitada de mensajes a una empresa y
puede pasar desapercibido. Los e-mails irán con membrete de la
empresa y dirección, como si se tratase de una carta enviada por
correo ordinario. No estaría de más llamar a la persona destinataria
para avisarle de que se ha enviado vía e-mail.