¿Qué son las Tablas de retención Documental?

Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Desde la creación
del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2 de diciembre de
1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la
organización y la conservación de los documentos. El primer acuerdo que hablo
frente a la presentación de tablas de retención documental es el Acuerdo No.12 de
1991”por el cual se fija el plazo de seis meses para la presentación de las tablas
de retención documental de los órganos nacionales del orden central”. Años más
adelante en el Acuerdo No.7 de 1994 por el cual se adopta y se expide el
reglamento general de archivos en el Articulo 23 Valoración documental, dice “las
entidades oficiales elaboraran las respectivas tablas de retención de documentos
a partir de su valoración y será adoptada por el comité de Archivo”, más adelante
se expide el acuerdo No. 9 de 1995 el cual dice: “por el cual se reglamenta la
presentación de las tablas de retención documental al archivo general de la
nación. Ordenado por el decreto No. 1382 de 1995”, más adelante se prorroga el
plazo para la presentación de las tablas según el acuerdo No. 2 de 1997.
Otras normas que tienen relación con la elaboración y presentación de las tablas
de retención documental son:
 Acuerdo No. 5 de 1997 “por el cual establecen los requisitos minimos para
las personas naturales jurídicas de derechos privados, que presten los
 servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención,
almacenamiento o bodegaje de la documentación de las entidades
públicas.
 Acuerdo No. 9 de 1997 “por el cual se reglamenta el procedimiento para la
evaluación de las tablas de retención documental” Ley 594 de 2000, “por
medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones” mencionando en el artículo 24 la obligatoriedad para las
entidades del estado en elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental.
 Circular externa No 001-2001, elaboración y adopción de las tablas de
retención documental.
 Acuerdo 39 del 2002, “por el cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en
desarrollo del artículo 24 de la ley 594 del 2000.
 Circular externa 01 del 2009. “presentación de las tablas retención
documental y tablas de valoración documental al archivo general de la
nación.
 Circular externa 02 del 2009. “Tablas retención documental.
  Resolución No. 0128 del 2010. “por la cual se actualiza la metodología de
evaluación de tablas de retención documental y de tablas de valoración
documental.
 Acuerdo 4 del 2013. “por el cual se reglamenta parcialmente los decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de
retención documental y las tablas de valoración documental”
Lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se ha escrito para
la organización y la conservación de los documentos producidos por las entidades
frente a la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. De
todas las normas expuestas nos centraremos en el acuerdo 9 del 2002.

El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la
elaboración y aplicación de las tablas de retención documental, los cuales son:
 PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes
documentales.
Esta primera etapa busca reconstruir toda la información respecto a disposiciones
legales y actos administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de
la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones). También se consultaron los
manuales de funciones y procedimientos actualizados dentro de la estructura
orgánica de la compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del
organigrama. También se debe realizar una Encuesta documental mediante una
entrevista a los funcionarios que conforman la sección y subsecciones, esto con la
finalidad de identificar y definir las unidades documentales que se producen. Para
esto se puede utilizar el formato de encuesta documental que puso a disposición
el Archivo General de la Nación en sus publicaciones.
 SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada.
Con la recopilación de la información expuesta en la primera etapa mediante los
estatutos, manuales de funciones y procedimientos, organigrama de la entidad y la
entrevista documental se realizara el respectivo análisis identificando los valores
de los documentos y creando:

1. Codificación de la estructura orgánica de la entidad.

2. Conformación de series y subseries
3. Elaboración del cuadro de clasificación documental
4. Diagrama de flujo documental.

 TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación.
 En esta etapa se consolido toda la información expuesta en el Cuadro de
Clasificación Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los tiempos de
permanencia de la documentación dentro del concepto de archivo total. Una vez
elaborada la Tabla se presenta a los productores de la información y al comité de
archivo acompañada de la información recogida en la etapa 1 y 2 para que ellos
aporten las diferentes correcciones que se le debería realizar. La Tabla de
Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante resolución,
después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con
obligatoriedad de cumplimiento.
 CUARTA ETAPA. Aplicación.
Después de aprobada la tabla de retención documental los encargados del archivo
deberán capacitar a todos los funcionarios de la entidad.
 QUINTA ETAPA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención
Documental.
Los encargados del archivo establecerán un cronograma de seguimiento para la
verificación de la aplicación de las tablas de retención documental. Estos son los
pasos que hay que seguir para la elaboración y aplicación de la tabla de retención
documental según el acuerdo 39 del 2002. Para concluir podemos decir que hay
que seguir unos pasos metodológicos muy precisos para la elaboración de las
tablas de retención documental de una entidad sea de razón privada o pública.