Directrices en la Elaboración de los PIPOC

• El PIPOC es un mapeo de alto nivel del proceso en análisis y que incluye sus
interacciones hacia atrás – Proveedores y hacia delante Clientes.
• Permite definir las fronteras o alcances del proyecto, con el propósito de acotar el
análisis a sus puntos de inicio, para resolver las interacciones y requisitos a
acordar con sus Proveedores y sus puntos de entrega o término, para definir las
interacciones o requisitos con sus clientes.
• En la medida que todos los procesos claves se definen de esta forma permiten
tener una perspectiva global de un Sistema de Gestión de la Organización para
abordar entre otras acciones, su mejora.

Secuencia recomendada para su desarrollo

1. Identifique el comienzo y el término del proceso en estudio
2. Establezca la razón de ser del proceso o sus Objetivos Operacionales o Misión,
escríbalo en la Carátula del Proceso. Pregúntese:
a. ¿Para qué existe el proceso?
b. ¿Razón de ser o Propósito?
c. ¿Cuál es el resultado que refleja el propósito?
3. Determinar los pasos intermedios o etapas claves del proceso y llene la parte
central del formulario “PROCESO” con los 5 o 7 pasos más importantes, no es
la idea que estas etapas enfrenten una a una con cada salida o entrada, por el
contrario es mejor que no lo haga o se va restringir en su análisis.. Como
orientación se `puede preguntar:
a. ¿Qué actividades de transformación sufre cada entrada?
b. ¿Qué actividades tengo que hacer para entregar las salidas?
Sugerencia: Asegúrese de forzar el análisis para no exceder los 5 o 7
pasos. Lo que se desea es un “Big Picture” resístase a la tentación de
investigar los detalles.
4. Identifique las salidas (OUTPUT) claves (ojo con la razón de ser, punto 2) del
proceso “ITEM o VARIABLE”, las salidas pueden ser productos, entregables,
información o servicios. Para identificar estas salidas hágase preguntas como
las siguientes:
a. ¿Qué productos, entregables, servicios y/o información, entrega o
produce este proceso “aguas abajo”?
b. ¿En que punto pudo dar como finalizado este proceso?
c. ¿Mi salida “dispara” algún proceso aguas abajo?
5. Identifique a los clientes para cada salida, tenga en consideración que su
cliente puede ser otro proceso, o eventualmente un archivo de registro, hágase
preguntas como las siguientes:
a. ¿Quién usa o necesita los productos, entregables, servicios,
información que entrega o produce este proceso “aguas abajo”?
b. ¿Quiénes son los clientes más relevantes de mi proceso?
c. ¿Por qué esa salida es importante para ese cliente?
6. Defina y acuerde con cada uno de los clientes de su proceso los REQUISITOS
O ESPECIFICACIÓN que debe cumplir cada una de sus salidas del proceso,
por ejemplo: en forma oportuna, 3 días ates del cierre, rangos de certeza, etc
llene la columna respectiva frente a cada salida, hágase preguntas como las
siguientes:
a. ¿Cuáles son sus verdaderos requisitos, especificaciones o
necesidades?
b. ¿Cómo puedo saber sus requisitos o necesidades?
c. ¿Cómo mi proceso mide o me permite tener conciencia sobre mi
habilidad o capacidad para satisfacer esos requisitos?

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Este es documento interno de Quality College para propósitos de entrenamiento, prohibida su reproducción.
 d. ¿Cómo mi proceso puede detectar eventuales cambios en sus
requisitos?
Sugerencia: El levantamiento de estos conceptos le va a ser de gran ayuda
al momento de identificar los controles para el cumplimiento de los objetivos
de gestión del proceso
7. Identifique las Entradas (INPUT) claves del proceso “ITEM O VARIABLE”
(aquellas que al no materializarse, le impiden la ejecución de alguna salida
clave del proceso), las entradas pueden ser productos, entregables,
información o servicios. Para identificar estas salidas hágase preguntas como
las siguientes:
a. ¿Qué entrada me dispara el inicio del proceso?
b. ¿Qué fluye dentro del proceso?
c. ¿Qué necesito para llevar a cabo ese proceso?
d. ¿Qué se me proporciona para el proceso?
8. Identifique a los proveedores claves para cada entrada, tenga en consideración
que su proveedor puede ser otro proceso, hágase preguntas como las
siguientes:
a. ¿De dónde proviene la información?
b. ¿Quiénes son mis proveedores internos?
c. ¿Qué me suministran?
d. ¿Dónde o en que parte del flujo del proceso me pueden afectar?
e. ¿Cómo les informo los cambios en mis requisitos?
9. Defina y acuerde con cada uno de los Proveedores de su proceso los
REQUISITOS O ESPECIFICACIÓN que debe cumplir cada una de las
entradas a su proceso, por ejemplo: aprobado por el Gerente de ¿?, debe
entregarse 10 días antes del fin de mes, formulario con todos los datos que se
solicitan, etc. Llene la columna respectiva frente a cada salida; hágase
preguntas como las siguientes:
a. ¿Los proveedores conocen mis verdaderas necesidades o requisitos?
b. ¿Cómo les comunico mis requisitos o necesidades?
c. ¿Tienen mis proveedores la capacidad de cumplir mis requisitos y de
medir el grado de cumplimiento?
10. Establezca los objetivos de gestión que le van a permitir entender y
comprometer los niveles de desempeño de su proceso o controlar su eficacia.
Recuerde la sigla SMARTER que hay que tener presente al definir esos
objetivos
Specific – Específicos a una persona, función o proceso o departamento.
Measurable – Medibles capaz de ser seguido y medido
Achievable – Alcanzables para incorporar el máximo nivel de motivación.
Relevant – Pertinentes a la política, cliente, empleado, u otra parte interesada
Timely – Oportunos establecido dentro de un marco de tiempo que
posibilite de que el seguimiento se pueda realizar
Evaluate– Evaluados evaluar los resultados del seguimiento y su grado de
logro
Review– Revisados revisar en forma crítica las características de los
objetivos definidos, una vez que se hayan analizado los
resultados de la evaluación
11. Establezca la descripción genérica de cada uno de los objetivos aplicables a su
proceso, defina su KPI (Key Performance Indicator) o Indicador clave de su
desempeño y eventualmente su fórmula de cálculo, cuál es la meta de
desempeño que se le va a fijar a ese indicador y defina si hay algún plan o
programa sistemático que le va a permitir su logro o meta.
12. Como ejemplo vea el PIPOC del proceso de preparación de café adjunto.

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 P I P O C de Proceso de Preparación de Café Filtrado
INPUTS (ENTRADAS) OUTPUTS (SALIDAS)
PROVEEDOR CLIENTE
Item o Variable
Requisitos PROCESO Item o Variable
Requisitos
(Interno o Externo) (Interno o Externo)
(Especificación) (Especificación)
Tostado a Temperatura
especificación correcta
Proveedor ABC Granos de Café Granulometría y Taza de Café
Presentación
Calidad
Impecable
Especificada Consumidor de Café
Lead Time 3 Minutos
Cumplir Verificar Limpieza
Instructivo Ajustar la Máquina Endulzantes Disponibilidad
Trabajo dosificación Dosificar Café
Operador de Máquina
Mantenimiento Elaborar y Filtrar Montaje en
Competencia Servir Loza por Lavar Bandejas de Proceso de Lavado
Manipular, Medir Residuos Lavado
Asegurar Residuos Líquidos Mediciones de Proceso de Manejo de
Cantidad en Stock y Sólidos Peso y Volumen Residuos
Insumos y/o
Otros Proveedores
Consumibles Cumplir Encuestar
Encuesta de Proceso de Mejora
Especificaciones diariamente al
Satisfacción Continua
de compra 10% de Clientes

OBJETIVOS DE GESTIÓN DEL PROCESO (Control de Eficacia)

Descripción KPI (Fórmula) Metas Planes/Programas
Satisfacción por el Servicio
Satisfacción de los Clientes Superior al 90% Por Definir
Promedio de los 5 criterios
Semestre actual un 2% ,menor al
Disminuir los Residuos Sólidos Peso Por Definir
semestre anterior

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