Manual de Calidad

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS
INDUSTRIALES - ESCUELA TECNOLÓGICA
ECCI
Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

“Diseño y Desarrollo de programas
académicos y Prestación del Servicio de
Educación Superior.”
Bogotá
2013 – Versión 05
Manual de Calidad Código: MN-SGC-001 Fecha de versión: -30 May-2013 Versión: 05
Página 1 de 95
INTRODUCCIÓN
La Escuela Colombiana de Carreras Industriales en los últimos años se ha

perfilado como un “modelo de crecimiento” entre las Instituciones de Educación
Superior, caracterizándose no sólo por su compromiso con su comunidad
educativa, con el país, sino consigo misma, a través del ofrecimiento de
programas académicos pertinentes y de calidad por ciclos propedéuticos
asequibles para las personas que desean continuar con su formación profesional.
La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – Escuela Tecnológica ha venido

desarrollando, desde hace algunos años, una cultura de autoevaluación que le ha
permitido un crecimiento en diferentes aspectos, la cual la ha llevado a una
madurez en su gestión buscando también fortalecer todos sus procesos
académico - administrativos.
Este Manual de calidad evidencia el compromiso de la dirección con la mejora

continua de los procesos de nuestra Institución, a través de la implementación de
un Sistema de Gestión de la Calidad, con el cual se asegure el cumplimiento de
las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
El manual documenta los lineamientos internos bajo los cuales se diseña y

desarrollan programas académicos y la prestación del servicio de Educación
Superior, bajo el marco de la norma ISO 9001:2008.
Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05
Página 2 de 95
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 2
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA ECCI 6
1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 11
1.2.1. Naturaleza de la Institución 11
1.2.2 Misión 11
1.2.3 Visión 11
1.2.4 Principios institucionales 12
1.2.5 Plan de desarrollo de 2012 – 2016 13
1.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD 18
1.3.1 Objetivos de la calidad 19
2. REFERENCIAS NORMATIVAS 20
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 25
3.1 TÉRMINOS 25
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 28

4.1. REQUISITOS GENERALIDADES 28
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 32
4.2.1 Generalidades 33
4.2.2 Manual de calidad 33
4.2.3 Control de los documentos 36
4.2.4 Control de los registros 36
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 37
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 37
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 38
5.3 POLÍTICA DE CALIDAD 41
5.4 PLANIFICACIÓN 42
5.4.1 Objetivos de la calidad 42
5.4.2 Planificación del sistema gestión de la calidad 42
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 43
5.5.1 Responsabilidad y autoridad 43
5.5.2 Representante de la dirección 47
5.5.3 Comunicación interna 47
Página 3 de 95
5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 49
5.6.2 Información para la revisión 49
5.6.3 Resultados de la revisión 50
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 51
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS 51
6.2 RECURSOS HUMANOS 51
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación 51
6.3 INFRAESTRUCTURA 52
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 58
7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO 59

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO 60
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 61
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con los servicios 61
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con los servicios 62
7.2.3 Comunicación con el cliente 62
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO 63
7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo 63
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 64
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo 65
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo 65
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo 66
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo 67
7.3.7 Control de los cambios de diseño y desarrollo 67
7.4 COMPRAS 68
7.4.1 Proceso de compras 69
7.4.2 Información de las compras 69
7.4.3 Verificación de los productos comprados 69
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 71
7.5.1 Control de la prestación del servicio 71
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio 72
7.5.3 Identificación y trazabilidad 72
7.5.4 Propiedad del cliente 72
Página 4 de 95
7.5.5 Preservación del producto 72
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 73
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 73
8.1 GENERALIDADES 73
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 73
8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME 74
8.4 ANÁLISIS DE DATOS 75
8.5 MEJORA 75
8.5.1 MEJORA CONTINUA 75
8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA 76
8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA 76
Página 5 de 95
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA ECCI
La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – Escuela Tecnológica, inició su

proceso fundacional desde el año de 1976 entregando ante el Ministerio de
Educación Nacional los documentos correspondientes para este proceso y
comenzando actividades el 10 de agosto de 1977, en la sede ubicada en la
Carrera 7 No. 53-30 en la ciudad de Bogotá, previo visto bueno de la División
Académica del ICFES en ese momento.
El primer nombre de la Institución fue Escuela Colombiana de Carreras

Intermedias, aprobado a través de la Resolución No.15572 del 25 de octubre de
1978 del Ministerio de Educación Nacional, entra en funcionamiento con los
programas de:
 Mecánica Automotriz
 Electromedicina
 Química de plásticos
 Electromecánica
Antes de promulgarse la Ley 80 de 1980 que definió la primera Ley General de la

Educación Superior, la Escuela Colombiana de Carreras Intermedias recibió la
aprobación de su plan de estudios para los cuatro (4) programas iniciales, donde
se cambia el nombre del programa de Química de Plásticos por Tecnología de
Plásticos y Electromecánica por Electrónica Industrial, según resolución No.03367
del 11 de marzo de 1980.
A partir de 1980 la ECCI traslada sus instalaciones a un edificio ubicado en la

carrera 19 No. 49-12, inmueble donde funcionaba el Colegio departamental
Antonio Nariño.
Mediante la Resolución No. 2683 del 28 de marzo de 1985, se reconoce la

Personería Jurídica a la Institución y según Resolución No. 2016 del 6 de
Página 6 de 95
noviembre del mismo año se inscribe y reconoce al Dr. Fernando Arturo Soler
López como el primer representante legal de la Institución.
A partir de la expedición de la Ley 30 de 1992, se dio la posibilidad de crear

nuevos programas y especializaciones en carreras técnicas previa notificación
conducente al registro en las bases de datos del ICFES. En este contexto se
registraron los programas técnicos profesionales de:
 Mecánica Industrial
 Ciencias de la Computación
 Telecomunicaciones
 Desarrollo Ambiental
 Desarrollo Empresarial
 Comercio Exterior
 Gestión Tributaria y Aduanera
 Mercadotecnia
 Diseño de Modas con Enfoque Industrial
Además se registraron las especializaciones técnicas en:

 Herramientas Informáticas
 Mantenimiento e Inyección de Plásticos
 Mantenimiento Electromédico
 Tecnología Automotriz
 Autómatas Programables
Después de la abolición de la nomenclatura de “Carreras Intermedias” en el

contexto de la Educación Superior, se presentó una reforma estatutaria con la que
se ajustaba la Institución a lo previsto en la Ley 30 de 1992 y por medio de la
resolución No. 00141 del 18 de enero de 1994 el Ministerio de Educación Nacional
reconoció el cambio de nombre de: Escuela Colombiana de Carreras Intermedias
a Escuela Colombiana de Carreras Industriales, y ratificó la reforma estatutaria
propuesta por el Consejo Superior según actas No. 03 y 04 del 3 de julio y 14 de
agosto de 1993 respectivamente.
Un aspecto muy importante que fortaleció las propuestas académicas de la

Institución, fue el convenio interinstitucional de mutua colaboración entre la
Universidad Santiago de Cali - USACA y la Escuela Colombiana de Carreras
Industriales – ECCI, firmado el 22 de septiembre de 1995, suscrito por el Dr.
Ricardo Maya Correa como Rector USACA y la Dra. Luz López de Soler como
Rectora ECCI.
Página 7 de 95
En el marco de este convenio se registraron los primeros programas de Ingeniería
por ciclos, en los cuales el Primer Ciclo es el Técnico Profesional o el Tecnólogo
correspondiente al área de Ingeniería específica y el Segundo Ciclo lo Constituye
el de Profesionalización, que incluye áreas de fundamentación no tratadas en la
formación Técnica y áreas encaminadas al diseño en cada disciplina de la
Ingeniería. Este esquema abrió nuevas posibilidades a Técnicos y Tecnólogos en
el país.
El 7 de noviembre de 1995 en carta conjunta la USACA y la ECCI inscriben

oficialmente estos programas y se reciben Técnicos Profesionales para que
mediante un Plan de Transición continúen sus estudios profesionales de
Ingeniería partiendo del sexto Semestre en el primer periodo académico de 1996
en la sede de la ECCI en Bogotá.
En el año de 1999 la Institución decidió iniciar el reto de obtener la acreditación

voluntaria de sus programas Técnicos Profesionales, mediante un procesos serio
de mejoramiento continuo, dando como resultado en los años 2002 y 2003, la
obtención de la Acreditación de tres de sus programas:
 Técnico Profesional en Mecánica Industrial
 Técnico Profesional en Desarrollo Empresarial
 Técnico profesional en Electromedicina
Posteriormente fruto del proceso de autoevaluación, la Institución logró en el

contar con siete (7) programas acreditados:
FECHA
PROGRAMA RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN VENCIMIENTO
Técnica Profesional en Mecánica 1624 17-jul-02 16-jul-05
Industrial
Técnico Profesional en 6508 26-sep-08 25-sep-12
Telecomunicaciones (segundo
proceso)
Técnica Profesional en Comercio 976 27-feb-09 26-feb-13
Exterior y Negocios Internacionales
(segundo proceso)
Técnica Profesional en Electrónica 10730 30-dic-09 29-dic-13
Industrial (renovación de acreditación)
Técnica Profesional en Mecánica 2032 24-mar-10 23-mar-14
Automotriz (renovación de
acreditación)
Página 8 de 95
Técnica Profesional en Desarrollo 5945 22-jul-11 21-jul-15
Empresarial (segunda renovación de
acreditación)
Técnica Profesional en Tecnología de 1314 12-feb-13 11-feb-17
Plásticos (segunda renovación de
acreditación)
Técnico Profesional en 8641 09-jul-13 08-jul-17
Electromedicina (segunda renovación
de acreditación)
Tabla 1 Programas acreditados.
Mediante Resolución No. 1899 del 5 de agosto de 2002 del Ministerio de

Educación Nacional, se ratificó la reforma estatutaria conducente al cambio de
carácter académico de la Corporación para funcionar como Institución
Universitaria - Escuela Tecnológica, la cual es producto de una actitud seria,
responsable y coherente con el compromiso social de la Educación Superior
Colombiana, de acuerdo con el texto de la mencionada resolución. A partir de este
momento la Institución inicia la creación de los programas profesionales y de
posgrado para ampliar su oferta y expedir sus propias titulaciones.
Se firma en el 2004 el convenio entre la Universidad Santiago de Cali – USC y la

Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI para llevar programas en
extensión de la ECCI a las sedes de la USC en la ciudad de Palmira y Cali,
iniciando con Electromedicina y ampliándose a Mecánica Automotriz, Mecánica
Industrial y Desarrollo Empresarial.
De igual forma para responder a las necesidades del sector productivo en los
diversos campos de la ciencia, la ingeniería, la tecnología y las humanidades con
una propuesta académica pertinente, la Escuela amplia su oferta educativa a
través de la creación de nuevos programas académicos de pregrado, posgrado y
de educación continua, permitiéndole ser reconocida en los sectores educativo y
productivo del país.
Dentro del marco de cambio de modalidad, la Escuela Colombiana de Carreras

Industriales, presenta la documentación ante el Ministerio de Educación Nacional,
para la creación y obtención del Registro Calificado de las especializaciones, y de
esta manera se espera brindar a nuestros egresados y demás profesionales la
posibilidad de ampliar su formación en un área específica, lo cual le permitirá al
país contar con especialistas en cada rama, actualmente cuentan ya con Registro
SNIES y registro calificado:
 Automatización Industrial
Página 9 de 95
 Producción y Logística Internacional
 Telecomunicaciones Inalámbricas
 En Gerencia de Ingeniería Hospitalaria
 En Gerencia de Mantenimiento
Las Directivas de la Universidad ECCI adelantan en el año 2005 la adquisición del

Teatro “El Dorado”, para un proceso de restauración que termina en el año 2007,
tomando el nombre del Teatro “El Dorado ECCI”. Este escenario es un punto de
encuentro para nuestra comunidad y el país, donde confluye el arte, la cultural, la
ciencia, la academia, la investigación entre otras manifestaciones.
La Escuela bajo el acuerdo 01 del 21 de enero de 2010 del Consejo Superior inicia
un proceso de transformación de sus programas del nivel de formación Técnico
Profesional a Tecnológico, articulado con el nivel de formación Profesional,
manteniendo así su esquema de ciclo propedéuticos.
Como parte del Proyecto de Internacionalización de la ECCI, es muy importante

resaltar la acogida que ha tenido el Programa de Movilidad Estudiantil que ha sido
posible a través del convenio con la Unión de Universidades de América Latina y
el Caribe (UDUAL), mediante el cual estudiantes de la ECCI han tenido la
posibilidad de cursar un semestre académico en las Universidades de Guadalajara
(México), Universidad Nacional Federico Villareal (Perú), Instituto Politécnico de
México y Universidad de Cuenca ( Ecuador) y también hemos recibido estudiantes
en intercambio de estas mismas instituciones. Así mismo la ECCI ha sido anfitrión
para la realización del 1er Encuentro Internacional de Universidades Colombia –
Argentina (Provincia de Córdoba) en el 2011 y actualmente lidera el 2do
Encuentro en la que Rectores viajaran a la Provincia de Córdoba para formalizar
convenios de movilidad con las Universidades de esa región de Argentina.
Dentro de las distinciones recibida por la Institución a lo largo de sus años de

servicio se encuentran:
 1999 - WPA. (Worldwide Prestige Award). Mención Mundial de Prestigio.
 2002 - Orden Civil al Mérito José Acevedo y Gómez. Grado Cruz de oro.
Resultado a una actitud seria y responsable coherente con el compromiso
social de la Educación Superior Colombiana.
 2004 - Mención Luis López de Meza a la Educación Superior y la Fe Pública
Otorgada por el Presidente de la República.
Página 10 de 95
 2006 - Premio a la Calidad Sudamericana ABIQUA. Otorgada en Sao Pablo
(Brasil) por la Asociación Brasileña de Incentivo a la Calidad.
 2008 - Orden al Mérito en Grado Comendador. Otorgado por el Senado de la
República. Por los servicios prestados a la Nación y a la Juventud.
 2010 - Certificación ISO 9001:2008. Otorgada por el Icontec al sistema de
gestión de calidad con el alcance definido como: “Diseño y desarrollo de
programas académicos y prestación del servicio de educación superior.”
1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1.2.1. Naturaleza de la Institución
La corporación Escuela Colombiana de Carreras Industriales es una Escuela

Tecnológica o Institución Universitaria comprometida fundamentalmente con el
desarrollo tecnológico e ingeneiril, con la posibilidad de ofrecer programas
académicos en los campos de la técnica, la ciencia, la tecnología, las
humanidades, el arte y la filosofía. Puede adelantar programas de formación en
ocupaciones, programas de formación académica en profesionaes y disciplinas
hasta niveles de posgrado. (Proyecto Educativo Institucional – PL-DP-003)
1.2.2 Misión
Somos una Institución de Educación Superior que fundamenta su quehacer en
principios de pertinencia, equidad, calidad, eficiencia y transparencia, para formar
profesionales íntegros, autónomos, libres, emprendedores, con pensamiento
crítico e investigativo, que mediante una propuesta pedagógica interdisciplinaria y
flexible, el crecimiento de sus actores y el perfeccionamiento de sus procesos,
aplica y genera conocimiento para la innovación, el mejoramiento de la calidad de
vida, el desarrollo social y económico del entorno local y global.
1.2.3 Visión
Seremos una Universidad reconocida por su humanismo y su tecnología, con
criterios de universalidad en el conocimiento, con programas pertinentes y de alta
calidad, líderes en principios y valores al servicio de la formación del capital
humano.
Página 11 de 95
1.2.4 Principios institucionales
Figura 1. Principios Institucionales
• Pertinencia: La oferta educativa de la Universidad ECCI implica definirla desde

su concepción y diseño en la integración de las dimensiones política, económica,
social y académica, en tanto debe responder a las orientaciones de los planes de
desarrollo del Estado, a las necesidades y expectativas de la sociedad. En esta
concepción descansa el principio de pertinencia. Lo anterior implica el compromiso
de la Universidad con la formación de recursos humanos idóneos para impulsar el
desarrollo científico y tecnológico del país con un claro concepto de la
responsabilidad social en el ejercicio de sus profesiones.
• Equidad: Como principio, la Universidad ECCI asume la equidad desde la

dimensión antropológica y social de la persona y desde un concepto político. Es
por ello que el considerar los derechos entre iguales como personas miembros de
una comunidad académica, el respetar las diferencias de género, sexo, origen,
raza, filiación política y religiosa, el ser determinantes frente a la inclusión con
fines de cobertura; el afianzar la unidad de criterios en la gestión de procesos
institucionales, así como lograr la participación colectiva y el diálogo para la
solución de diferencias en el respeto por la alteridad, posibilitan concretar este
principio institucional.
• Calidad: La Universidad ECCI asume para la proyección, la gestión y el

desarrollo de sus procesos institucionales, la búsqueda permanente y evolutiva del
cumplimiento de los requisitos definidos para los servicios de educación superior
de acuerdo a las normativas nacionales e internacionales. Por esto, se establece
como principio transversal la búsqueda del mejoramiento continuo de cada
actividad o resultado institucional, para lograr su propio aseguramiento y dar
confianza a la comunidad.
Página 12 de 95
• Eficiencia: La Universidad ECCI sigue proyectando como parte de sus principios
de gestión, el adecuado uso de los recursos, para cumplir y fortalecer los demás
principios institucionales. La pertinencia, la calidad, la transparencia y la equidad
están apoyadas de manera consistente en su aplicación a través de la búsqueda y
gestión de los medios necesarios, adecuados y oportunos en la realización de las
actividades de la Universidad.
• Transparencia: Como capacidad Institucional, la transparencia tiene inmersos

conceptos de comunicación clara, veraz, oportuna; y de probidad, que adquiere su
mayor significado pues compromete criterios de integridad en el actuar y en el
diseño y manejo de políticas, procesos y procedimientos. Los diferentes
reglamentos y normas se constituyen en referentes para el miramiento del
quehacer integral Institucional, en el marco de la Misión.
(Proyecto Educativo Institucional - PEI, 201 2).
1.2.5 Plan de desarrollo de 2012 – 2016
En sus 35 años de labores, la Escuela ha mantenido su compromiso social en el

desarrollo de las funciones sustantivas de la educación (docencia, investigación y
proyección social), evidenciando un crecimiento basado en un proceso de
planeación colegiado y estructurado alineado con el horizonte de la Visión
Institucional, el cual se refleja en su plan de desarrollo 2012-2016, basado en la
metodología de trabajó del Balanced Scorecard o el Cuadro de Mando Integral
como sistema de gestión (Kaplan y Norton, 2000). De igual forma los proyectos
con los cuales se ha comprometido la alta dirección responden a las necesidades
encontradas desde el proceso de autoevaluación que se realiza continuamente, el
marco legal interno y externo, a sus proyecciones de crecimiento y la dinámica del
entorno económico, social, político y tecnológico.
Dentro de los objetivos estratégicos que se propone alcanzar la Institución a través

del plan de desarrollo se encuentran los siguientes:
 Fortalecer el posicionamiento institucional.
 Diversificar la oferta de programas en la modalidad presencial y virtual –
distancia.
 Promover la excelencia académica.
 Alcanzar la máxima efectividad en la gestión institucional.
 Desarrollar las capacidades de la modalidad de educación a distancia y
virtual.
 Fortalecer el capital humano.
Página 13 de 95
 Proveer la infraestructura y los medios educativos necesarios para el
crecimiento.
 Optimizar la estructura de ingresos y egresos.
A estos se encuentran asociados una serie de proyectos.
Es importan te resaltar que el sistema de Gestión de Calidad se va a fortalecer con

la adquisición de una plataforma tecnologica para mejorar su seguimiento y
control, además de la inclusión de los temas de responsabidad social y ambiental
a la gestión institucional.
1.2.5. Metodología Balanced Scorecard
Esta metodología de planeación estratégica es una herramienta que se ajusta

para contribuir al cumplimiento de la Misión, la Visión y el PEI a través de acciones
y compromisos concretos que garanticen el crecimiento sostenible de la
Institución, bajo unos ejes de trabajo bien definidos denominados perspectivas y
unos objetivos estratégicos que buscan la satisfacción de las necesidades y las
expectativas de un grupo de los diferentes actores involucrados.
Estas perspectivas son:
 “Perspectiva del Cliente: Corresponde a la medida de la actuación de la

Institución en satisfacer necesidades de los usuarios del segmento servido,
en este caso los planes que nos permiten posicionar la Institución y
diversificar la oferta de programas académicos.
Mide la satisfacción del cliente, entendiendo como cliente los usuarios de

los distintos servicios, además de la calidad y pertinencia del servicio
ofrecido, la retención del cliente, y en general la efectividad en agregar el
valor prometido.
 Perspectiva Procesos Internos: Se constituye en la medida del grado de

excelencia en los procesos críticos para entregar el valor prometido los
usuarios y el sector productivo, logrando la satisfacción de las expectativas
de los fundadores y demás públicos involucrados. La excelencia
académica, la efectividad en la gestión institucional, el desarrollo de la
educación abierta y el incentivo a la investigación, se constituyen en ejes de
esta perspectiva.
Página 14 de 95
 Perspectiva Aprendizaje y Desarrollo: Esta perspectiva se relaciona con
las capacidades de la Institución para generar crecimiento y mejora de largo
plazo. Las capacidades residen en las competencias de las personas y en
los sistemas.
Mide cómo se prepara la Institución para llenar la brecha entre sus

capacidades actuales y las necesidades para el entorno competitivo futuro.
 Perspectiva Desempeño Financiero: Mide las consecuencias económicas

generadas por una estrategia efectiva y la capacidad de la Institución para
asegurar su crecimiento y permanencia en el tiempo.
El siguiente es el mapa estratégico derivado de los análisis anteriores, el

cual se constituye en el marco de fundamentación de los proyectos para el
nuevo quinquenio.”1
1
Plan de desarrollo 2012-2016.
Página 15 de 95
MEJORAR DIVERSIFICAR OFERTA
POSICIONAMIENTO DE PROGRAMAS POR
INSTITUCIONAL MODALIDAD
CLIENTES
ACRCEDITACIÓN DE ACRCEDITACIÓN CAMBIO DE CARÁCTER DESARROLLO DE PROGRAMAS DESARROLLO DE OFERTA

PROGRAMAS INSTITUCIONAL A UNIVERSIDAD PRESENCIALES A 4 AÑOS PROGRAMAS MODALIDAD
ESPECIALIZACIONES DISTANCIA Y VIRTUAL
DESARROLLO DEL
PROMOVER LA ALCANZAR MÁXIMA
PROCESO DE
EXCELENCIA EFECTIVIDAD
EDUCACIÓN A
ACADÉMICA ADMINISTRATIVA
DISTANCIA Y VIRTUAL
FORTALECIMIENTO DEL FORTALECIMIENTO DE DESARROLLO DE

PROCESO DE FUNCIONES FORTALECER PROCESO
PROGRAMAS DE
PROCESOS AUTOEVALUACIÓN SUSTANTIVAS DE VIRTUALIZACIÓN
ESPECIALIZACIÓN D Y V
INTERNOS
DESARROLLO DEL PLAN

FORTALECIMIENTO DE MEJORAR GESTIÓN DE
DE COMUNICACIÓN DE
BIENESTAR PROCESOS DE SOPORTE
PROGRAMAS A D Y V
Figura 2. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas cliente y procesos internos
Figura 3. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas Aprendizaje y desarrollo y financiera
Página 16 de 95
FORTALECIMIENTO PROVEER
DEL CAPITAL INFRAESTRUCTURA Y
HUMANO MEDIOS EDUCATIVOS
CONSOLIDAR SISTEMA
APRENDIZAJE Y DE INFORMACIÓN Y
PROYECTOS DE MEDIOS
DESARROLLO EDUCATIVOS
COMUNICACIÓN
DESAROOLO Y RETENCIÓN DEL DESAROOLO Y RETENCIÓN DEL

ESTAMENTO PROFESORAL PERSONAL ADMINISTRATIVO PROYECTOS DE
PROYECTOS DE PLANTA
PLATAFORMA
FISICA
TECNOLÓGICA
OPTIMIZAR
ESTRUCTURA,
INGRESOS Y EGRESOS
FINANCIERO
FORTALECIMIENTO DE LA CULTURA
ORGANIZACIONAL DEL USO RACIONAL DIVERSIFICACIÓN DE FUANTES DE
DE RECURSOS DISPONIBLES INGRESO DIFERENTES A MATRICULA
Página 17 de 95
1.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
Las directivas de la ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES,

definen y se comprometen a trabajar continuamente por la siguiente política de
calidad, dando cumplimiento a los requisitos de orden legal para la prestación del
servicio de educación superior, con miras a asumir la Responsabilidad Social de
la Institución garantizando el mejor ambiente Institucional y propiciando la
permanencia de nuestros estudiantes, a través de los siguientes principios:
1. El principio de la evaluación permanente y el mejoramiento continuo,

con el cual nos comprometemos a definir, mantener y mejorar los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Calidad, a través del conocimiento
permanente de las necesidades y expectativas del estudiante y su familia, del
egresado, de los profesores, de los colaboradores, de la familia, de los
empleados y el entorno empresarial y de los requerimientos de los entes de
regulación.
2. El principio del desarrollo del talento humano, esta orientado a la

formación y capacitación permanente de nuestro personal, en procura de la
autorrealización de la persona y de la generación de un mayor sentido de
pertenencia con la Institución, fortaleciendo así el nivel de servicio para la
satisfacción de nuestros estudiantes y las partes interesadas.
3. El principio del respeto, orientado a fomentar espacios para que todos los
miembros de la comunidad generen un clima organizacional que fomente la
cultura del BUEN SERVICIO.
4. El principio de la gestión racional de los recursos, el cual busca

asegurar la disponibilidad de los recursos para el cumplimiento de la misión
Institucional y la política de calidad, a través de una adecuada planeación de
todos los procesos.
5. El principio de la información clara, establece una estructura

organizacional adecuada y formal, acompañada de procesos definidos,
simplificados y revisados continuamente y soportados en sistemas de
información adecuados a las necesidades de dichos procesos.
6. El principio de la pertinencia, con el cual nos comprometemos a mejorar la

pertinencia de los programas académicos a través de la definición y
aplicación de la metodología e instrumentos orientados para este fin, como
mecanismo de realimentación para realizar adecuadamente los procesos
Página 18 de 95
misionales.
7. El principio del buen vecino, se encamina por definir y tomar las medidas
adecuadas que logren una sana convivencia con nuestro entorno más
cercano.
1.3.1 Objetivos de la calidad
PRINCIPIO OBJETIVO INDICADOR

1. Implementar y mantener un
1. Porcentaje de
sistema de mejoramiento avance e
continuo. implementación
del SGC-ISO9001
2. Disminuir el número de 1. No. De quejas
quejas y no conformidades por periodo / Meta
definida
3. Aumentar el número de 1. No. de
1. De la convenios interinstitucionales y convenios
Evaluación permanente aumentar la cobertura de nuevos / No. de
y Mejoramiento cubrimiento de dichos convenios activos
Continuo convenios 2.Cobertura de
convenios
nuevos /
Cobertura de
convenios activos
4. Disminuir la deserción 1. Porcentaje de
estudiantil deserción
estudiantil
2. Del Desarrollo 1. Promover la formación del 1. Porcentaje de
del Talento Humano personal en las especialidades cumplimiento del
de su trabajo. plan de
capacitación
(cuadros por
persona
3. De la Gestión del 1. Mantener un ejercicio 1. Indice de
Recurso financiero que le permita la rentabilidad.
viabilidad y crecimiento a la
Institución. 2. Presupuesto
ejecutado /
2. Aumentar el porcentaje de presupuesto
Página 19 de 95
aplicación del presupuesto de aprobado
acuerdo al plan de desarrollo.
3. Racionalizar el gasto de la
Institución. (Verificar el
histórico de gastos)
4. Del Respeto 1. Aumentar el nivel de 1. Porcentaje de
satisfacción del cliente interno satisfacción o
y externo percepción de
buen servicio.
Sophia porcentaje
/ límite superior
(Nota: 3.8 sobre
5.0)
1. Disminuir el nivel de 1. No. Quejas y
inconsistencias en la reclamos por
5. De la Información Clara información a nivel académico periodo / meta
y administrativo. definida
2. Cantidad de
solicitudes fuera
de términos /
meta definida
1. Minimizar el impacto 1. Índice de
negativo de la Escuela en el mejoramiento de
entorno más cercano. las relaciones
6. Del Buen Vecino (Consumo de licores e interinstitucionales
invasión del espacio público) con la c
2. Establecer mecanismos de
sensibilización sobre las
problemáticas comunales.
Tabla 2. Objetivos de calidad.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Página 20 de 95
Para los procesos a certificar se encuentran referenciados a través del siguiente
marco normativo que les aplica, teniendo en cuenta el tipo de servicio prestado:
A nivel Externo:
Norma NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad.

DE-NR-001
Requisitos.
Norma NTC ISO 19011 Directrices para la auditoria de los sistemas
DE-NR-005
de gestión de la calidad y/o ambiental.
DE-NR-006 Norma NTC ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad fundamentos

y vocabulario.
LEY 30/92 - Por el cual se organiza el servicio público de la
DE-LY-001
educación superior.
LEY 749/02 - Por la cual se organiza el servicio público de la
DE-LY-004 Educación Superior en las modalidades de formación técnica
Profesional y Tecnológica.
DE-LY-011 Constitución Política de Colombia 1991.
LEY 48 DE 1993 - Por la cual se reglamenta el servicio de

DE-LY-012
Reclutamiento y Movilización.
LEY 1188 de 2008 - Por la cual se regula el registro calificado de

DE-LY-015
programas de educación superior y se dictan otras disposiciones.
DECRETO 792/01 - Por el cual se establece estándares de calidad

DE-DC-001
en programas académicos de pregrado en Ingeniería.
DE-DC-004 DECRETO 2566/03 - Estándares mínimos de calidad
DE-DC-006 DECRETO 1403/93 - Reglamenta ley 30/92
DECRETO 1478/94 - Por el cual se establecen los requisitos y

procedimientos para el reconocimiento de personería jurídica de
DE-DC-007
instituciones privadas de educación superior, la creación de
seccionales y se dictan otras disposiciones.
DE-DC-008 DECRETO 2790/94 - Inspección y vigilancia programas pregrado
DECRETO 1225/96 - Por el cual se reglamenta la publicidad y el

DE-DC-010
registro del programa académico de Educación Superior.
Página 21 de 95
DE-DC-011 DECRETO 532/01 - Ratificación reformas estatutarias IES.
DECRETO 2233/01 - Por el cual se reglamentan los exámenes de

DE-DC-012 Estado de Calidad de la Educación Superior, de los estudiantes de
pregrado de Ingeniería Mecánica.
DE-DC-013 DECRETO 808/02 - Créditos académicos
DECRETO 939/02 - Estándares de calidad programas profesionales

DE-DC-014
en contaduría pública.
DE-DC-016 DECRETO 1791/03 - ECAES
DECRETO 1767/06 - Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional

DE-DC-017 de Información de la Educación Superior, SNIES, y se dictan otras
disposiciones.
DECRETO 808/02 - Por el cual se establece el crédito académico
DE-DC-021 como mecanismo de evaluación de calidad, transferencia estudiantil
y cooperación interinstitucional.
DECRETO 532/01 - Por el cual se reglamenta el procedimiento para
DE-DC-022 la ratificación de las reformas estatutarias de las Instituciones de
Educación Superior que modifiquen su carácter académico.
DECRETO 272/98 - Por el cual se establecen requisitos de creación y
DE-DC-023 funcionamiento de los programas académicos de pregrado y
posgrado en educación y se establece la nomenclatura de los títulos.
DECRETO 837/94 - Por el cual se establecen los requisitos para
DE-DC-024 notificar e informar la creación y desarrollo de programas académicos
de pregrado y de especialización de educación superior
DE-DC-025 DECRETO 1229/93 - Por el cual se reglamenta la ley 30/1992
DECRETO 230/02 - Por medio del se dictaminan normas en materia

DE-DC-029 de currículo, evaluación y promoción de los educandos y evaluación
institucional.
DECRETO 2904/94- Por el cual por el cual se reglamentan los
artículos 53 y 54 de la Ley 30 de 1992. Define la Acreditación, indica
DE-DC-031
quiénes forman parte del Sistema Nacional de Acreditación y señala
las etapas y los agentes del proceso de acreditación
DECRETO 860/03 - Por el cual se reglamenta el artículo 14 de la ley
DE-DC-032
30 de 1992
Decreto 1001/06 - Por el cual se organiza la oferta de programas de

DE-DC-035
posgrado y se dictan otras disposiciones.
Página 22 de 95
Decreto 3697 de 2007, por el cual se fijan plazos para presentar
solicitudes de registro calificado, y específicamente se establece
DE-DC-037
como fecha límite el primero de febrero de 2009, para la solicitud de
registro de los programas de especialización en funcionamiento.
Decreto 1295 de 2010 - Por el cual se reglamenta el registro
DE-DC-043 calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de
programas académicos de educación superior.
Decreto 3963 de 2009 - Por el cual se reglamenta el examen de
DE-DC-045
estado de calidad de la educación superior.
Tabla 3. Documentos externos que aplican a los procesos
A nivel interno:
PL-CO-001 Políticas de los departamentos de compras y de inventarios
PL-DP-001 Política de Calidad de la ECCI
PL-GF-001 Política financieras
Definición del gobierno y del plan estratégico de sistemas de

PN-GRI-001 información y conocimiento de la Escuela Colombiana de Carreras
Industriales ECCI
RG-DP-003 Estatutos de la Escuela
MN-GC-001 Manual de calidad
MN-GH-002 Manual de comunicación organizacional y atención al cliente
MN-MP-001 Manual de imagen Corporativa
MN-GH-001 Organigrama institucional
Plan De Capacitación y Formación Docente y Administrativa 2008-

PN-DP-002
2011
PN-DP-001 Plan de desarrollo 2012 - 2016
PN-GH-001 Plan maestro de emergencias
RG-DP-001 Reglamento Estudiantil
Página 23 de 95
Acuerdo 03 del 26 de junio de 2009 "Reglamento de
procedimientos financieros de pago de pago de los derechos
RG-DP-002
pecuniarios consagrados en el manual de convivencia en el
capítulo IV y se regulan otras disposiciones."
RG-DP-004 Reglamento de Bienestar Institucional
RG-DP-005 Reglamento de Propiedad Intelectual
RG-DP-006 Reglamento Docente
RG-DP-007 Reglamento Interno de Trabajo
RG-DP-008 Proyecto Educativo Institucional (P.E.I.)
RG-DP-010 Reglamento administrativo acuerdo 05 de 2009
Reglamento estudiantil para los programas de posgrados acuerdo

RG-DP-011
06 de 2009
Reglamento estudiantil para los programas la facultad de ciencias
RG-DP-012
de la salud - Acuerdo (06 de sept 24 de 2010)
RG-GH-001 Reglamento de higiene y seguridad industrial
RG-IN-001 Reglamento de investigación ECCI.
RG-DO-003 Reglamento de Opciones de Grado.
PN-IN-001 Plan Estratégico de Investigación
Tabla 4. Documentos internos que aplican a los procesos
Página 24 de 95
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para la implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad -

SGC son aplicables los términos y definiciones que se encuentran en la norma
técnica ISO 9000 en su numeral 3. Términos y definiciones. De igual manera
cada procedimiento e instructivo referencia un glosario, el cual le permite dar
claridad a cada documento.
3.1 TÉRMINOS
 Admitido: Persona natural que previo el proceso de selección realizado por la

Institución de educación superior y el cumplimiento de los requisitos de ley, es
aceptado en calidad de estudiante en el programa académico en el que se
inscribió.
Referencia:
Construcción a partir de diversas definiciones contenidas en Reglamentos Estudiantiles de instituciones de educación
superior, nacionales y extranjeras.
 Coordinación de programa: Cada programa académico estará orientado por

un coordinador adscrito a una facultad, quien estará encargado de controlar y
coordinar las actividades de docencia, investigación y extensión propias de su
programa.
Referencia:
Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001
 Consejo Académico: Órgano de gobierno de la corporación, el cual desarrolla

y ejecuta las políticas generales de la Corporación trazadas por el Consejo
Superior en lo referente al aspecto académico.
Referencia:
Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.
 Consejo Administrativo: Órgano de gobierno de la corporación, el cual

desarrolla y ejecuta las políticas generales de la Corporación trazadas por el
Consejo Superior en lo referente al aspecto administrativo, de bienestar o
relacionados con la correcta operatividad de la Institución.
Referencia:
 Consejo de Facultad: Órgano encargado de supervisar y evaluar el desarrollo

de los programas ofrecidos.
Página 25 de 95
 Consejo Nacional de Acreditación - CNA: Organismo de naturaleza
académica que depende del Consejo Nacional de Educación Superior (CESU),
integrado por personas de las más altas calidades científicas y profesionales
con presencia nacional e internacional, cuya función esencial es la de
promover y ejecutar la política de acreditación adoptada por el CESU y
coordinar los respectivos procesos; por consiguiente, orienta a las instituciones
de educación superior para que adelanten su autoevaluación; adopta los
criterios de calidad, instrumentos e indicadores técnicos que se aplican en la
evaluación externa, designa los pares externos que la practican y hace la
evaluación final.
Referencia:
Artículo 1º y 8º del Acuerdo 002 del 23 de junio de 2005, por el cual se subroga el Acuerdo 001 de 2000 del Consejo
Nacional de Educación Superior (CESU), y con el cual se expide el reglamento, se determina la integración y las
funciones del Consejo Nacional de Acreditación.
 Consejo Superior: Es la máxima autoridad de gobierno de la Corporación y

estará integrado por los miembros fundadores y de número.
Referencia:
Artículo 32 Órgano máximo, Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.
 Coordinación de programa: Cada programa académico estará orientado por

un coordinador adscrito a una facultad, quien estará encargado de controlar y
coordinar las actividades de docencia, investigación y extensión propias de su
programa.
Referencia:
 Docente: Persona natural que orienta el proceso de formación, enseñanza y

aprendizaje de los estudiantes, acorde con el proyecto educativo institucional y
las expectativas sociales, culturales, éticas y morales de la sociedad.
Referencia:
Artículo 104º de la Ley 115 de febrero 8 de 1994, por la que se expide la ley general de educación.
 Egresado: Persona que ha cumplido todos los requisitos académicos y

administrativos correspondientes a un plan de estudios.
 Estudiante: Es una persona natural, la cual puede en primera instancia

formalizar su matrícula para ingresar por primera vez a la Institución o es quién
posee una matrícula vigente para un programa académico ofrecido por la
Escuela; con el fin de recibir una formación integral que le facilite su
vinculación al sector productivo, aportando al desarrollo socioeconómico del
país.
Página 26 de 95
Todo estudiante ECCI adquiere derechos y deberes que lo acreditan como
miembro de la comunidad, que se encuentran reglamentados en el Manual de
Convivencia.
 Empresa: Es una organización, institución o industria, dedicada a una o varias

actividades económica, para satisfacer las necesidades de bienes y servicios
de los demandantes.
 Facultad: Es el órgano encargado de velar por la buena marcha de las

carreras a su cargo en cooperación con los Coordinadores de programa.
Referencia:
 Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior - ICFES:

Establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Educación
Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y
patrimonio independiente. Su objeto fundamental es evaluar el sistema
educativo colombiano en todos sus niveles y modalidades, y propender por la
calidad de dicho sistema a través de la implementación de programas y
proyectos de fomento de la educación superior.
Referencia:
Artículo 1º y 2º del Decreto 2232 de agosto 8 de 2003, por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano
para el Fomento de la Educación Superior, ICFES, y se dictan otras disposiciones.
 Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el

Exterior, Mariano Ospina Pérez - ICETEX: Entidad financiera de naturaleza
especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio,
vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Su objeto fundamental es el fomento social de la educación superior,

priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito
académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que
hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación
superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de
carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros.
Referencia:
Artículo 1º y 2º de la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, por la cual se transforma el Instituto Colombiano de Crédito
Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Mariano Ospina Pérez, Icetex, en una entidad financiera de naturaleza
especial y se dictan otras disposiciones
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL - MEN: Organismo de

administración del orden nacional que forma parte del Sector Central de la
Rama Ejecutiva del Poder Público (Administración Pública Nacional).
Página 27 de 95
Este Ministerio tiene como objetivos:
 Establecer las políticas y los lineamientos para dotar el sector
educativo de un servicio de calidad con acceso equitativo y con
permanencia en el sistema.
 Diseñar estándares que definan el nivel fundamental de calidad de la
educación.
 Promover la educación en los niveles de preescolar, básica y media,
desarrollando las políticas de cobertura y de calidad.
 Orientar la educación superior en el marco de la autonomía
universitaria, garantizando el acceso con equidad a los ciudadanos
colombianos, fomentando la calidad académica, la operación del
sistema de aseguramiento de la calidad, la pertinencia de los
programas, la evaluación permanente y sistemática, la eficiencia y
transparencia de la gestión para facilitar la modernización de las
instituciones de educación superior e implementar un modelo
administrativo por resultados y la asignación de recursos con
racionalidad de los mismos.
 Velar por la calidad de la educación, mediante el ejercicio de las
funciones de regulación, inspección, vigilancia y evaluación.
 Implementar mecanismos de descentralización, dotando al sector de
los elementos que apoyen la ejecución de las estrategias y metas de
cobertura, calidad y eficiencia.
 Dotar al sector educativo de un sistema de información integral.
 Establecer e implementar un sistema integrado de gestión de calidad
SIG, articulando los procesos y servicios del Ministerio de Educación
Nacional, de manera armónica y complementaria a los distintos
componentes de los sistemas de gestión de la calidad, de control
interno y de desarrollo administrativo.
Referencia:
Artículo 38º y 39º de la Ley 489 de diciembre 29 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el
ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan
otras disposiciones.
Artículo 1º del Decreto 4675 de diciembre 28 de 2006, por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Educación
Nacional y se dictan otras disposiciones.
 Rector: Es la primera autoridad ejecutiva de la corporación, será nombrado por

el Consejo Superior.
Referencia:
Artículo 32 El Rector, Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.
 Vicerrectoría Académica: Órgano operativo que dirige y coordina todas las

actividades académicas para el desarrollo de las funciones sustantivas de la
educación.
Página 28 de 95
Referencia:
Estatutos de la Corporación del 24 de noviembre de 2001.
 Vicerrectoría Administrativa: Órgano operativo que dirige y coordina todas

las actividades administrativas.
 Vicerrectoría de Investigación: Órgano misional encargado de la gestión de

los procesos de investigación para el cumplimiento de los referentes
nacionales e internacionales de la Educación Superior.

Referencia:
Página 29 de 95
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1. REQUISITOS GENERALIDADES
La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema

de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficiencia de acuerdo con los
requisitos de esta norma internacional:
a) Identificar los procesos necesarios para el Sistema de gestión de la

calidad SGC.
Se generó el mapa de procesos para la Escuela, en el cual se caracterizan tres (3)

grandes macro-procesos las actividades de direccionamiento, control, propiamente
administrativas y académicas de la Institución.
 Procesos de Direccionamiento y Control: Tienen por objeto generar las

directrices generales la Institución, la generación y manejo de la planeación
estratégica y el presupuesto a largo, mediano y corto plazo. Además incluye a
los procesos de control de las actividades académicas y administrativas.
 Procesos Misionales: Se relacionan con la razón de ser de la Institución, es

decir, la de ofrecer servicios de educación superior a través de ciclos
propedéuticos, cumpliendo con los requerimientos legales con el objetivo final
de formar la excelencia en nuestros egresados.
 Procesos de Apoyo: Son todos aquellos servicios administrativos que dan

soporte a la consecución de la misión y visión de la Institución, proporcionando
un servicio que genere valor agregado al cliente interno y externo.
Procesos de Direccionamiento Procesos Misionales Proceso de Apoyo

y Control
 Direccionamiento y  Admisiones y Registro  Gestión del Recurso
Planeación – (DP) Académico - (AR) Informático - (GRI)
 Sistema Integrado de  Investigación - (IN)  Créditos y Cartera - (CC)
Calidad (SIC)  Proyección Social - (PO)  Gestión Financiera - (GF)
 Docencia - (DO)  Bienestar - (BI)
 Gestión de los Medios  Gestión del Talento Humano -
Educativos - (GME) (GH)
 Graduación - (GR)  Mercadeo y Publicidad - (MP)
 Seguimiento a Egresados -  Compras - (CO)
(SE) 
Tabla 5. Clasificación de procesos
Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-Jul-2012 Versión: 04
Página 28 de 95
A continuación se muestra el mapa de procesos:
Figura 4. Mapa de procesos de la ECCI
Figura 5. Convenciones utilizadas en el mapa de procesos de la ECCI
Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-Jul-2012 Versión: 04
Página 29 de 95
Página 30 de 95
b) Secuencias e interacción de estos procesos
A partir de la definición del mapa de procesos de la Escuela, se generó un

levantamiento de información, por medio de entrevistas con los diferentes
responsables de los procesos definidos dentro de cada uno de los macro-procesos
(Direccionamiento y Control, Misionales y de Apoyo), para proceder a caracterizar
cada componente de los procesos de Direccionamiento y Control, Misionales y de
Apoyo, identificando las entradas o insumos y proveedores internos o externos,
que dan origen a sus diferentes tareas, con sus respectivas salidas y los clientes
finales. De igual manera, se identifican los requerimientos de recursos técnicos,
las competencias del personal; todo esto con el fin de generar indicadores
adecuados que permitan medir el nivel de cumplimiento con relación a la calidad y
el valor agregado de los diferentes procesos administrativos de la Institución y la
generación de estrategias de mejoramiento continúo.
Ver Listado Maestro de Documentos LMD-001: Anexo No 1. Caracterizaciones

de los procesos.
c) Determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que

tanto la operación como el Control:
- En cada una de las caracterizaciones de proceso se han definido las

actividades siguiendo el ciclo PHVA, las variables de control y los
indicadores de seguimiento.
d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios

para apoyar la operación como el control de estos procesos:

actividades siguiendo el ciclo PHVA, los recursos necesarios: técnicos,
humanos y de información.
e) Realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de

estos procesos:
actividades siguiendo el ciclo PHVA, las variables de control y los
indicadores de seguimiento.
f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados

planificados y la mejora continua de estos procesos:
En el formato de caracterización de cada uno de los procesos a certificar se

requiere que se definan claramente los siguientes puntos baja el ciclo PHVA:
Manual de Calidad Código: MN-SIC-001 Fecha de versión: 30-Jun-2012 Versión: 04
Página 31 de 95
 Nombre del proceso.
 Responsable.
 Propósito.
 Descripción del proceso (actividades, proveedores y entradas, salidas y
clientes del proceso)
 Indicadores.
 Documentos internos y externos relacionados con el proceso.
 Parámetros de control sobre las actividades críticas del proceso.
 Requerimientos a nivel técnicos, competencias y de la norma ISO.
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Figura 6. Requisitos de documentación
MANUAL DE CALIDAD
ACUERDO, DECRETO, LEY ,

POLÍTICA
REGLAMENTO, RESOLUCIÓN,
NORMA, DIRECTVA MINISTERIAL
PROCEDIMIENTO, MANUAL, PLAN

CONTROL DE
DOCUMENTOS
INSTRUCTIVO
FORMATO, GUÍA – INSTRUCTIVO,

PENSUM, ACTA
CUESTIONARIO
CONTROL DE
REGISTRO REGISTROS
La documentación de estos procesos es el medio por el cual se asegura que los

departamentos y personas que intervienen en estos procesos los conozcan y
cumplan con los requisitos especificados.
Página 32 de 95
4.2.1 Generalidades
La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:
a) Declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad. Los

cuales se relacionan en el numeral 1.3.1 y 1.3.2 de este manual.
b) Un manual de calidad (numeral 4.2.2). Documento MN-SIC-001.
c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por la norma son:
PR-SIC-001 Procedimiento de control de documentos

PR-SIC-002 Procedimiento de control de registro
PR-SIC-003 Procedimiento de auditoría interna
Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y
PR-SIC-004
de mejora
Procedimiento para el tratamiento de quejas, reclamos
PR-SIC-005
o sugerencias
PR-SIC-006 Procedimiento de producto no conforme
d) Los documentos incluidos los registros que la organización determina que son
necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación,
operación y control de sus procesos y los registros requeridos por esta norma. Se
anexan a este manual los procedimientos internos y registros de calidad
requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad para los dos procesos.
4.2.2 Manual de calidad
El manual de calidad debe incluir:
a) El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la

justificación de cualquier exclusión.
El alcance del sistema de gestión de la calidad:

“Diseño y Desarrollo de Programas Académicos y prestación del servicio de
Educación Superior”.
Página 33 de 95
Procesos de direccionamiento y planeación, Misionales y de apoyo descritos
en el mapa de procesos.
Parámetros para la definición del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad -

SGC inicia con:
 La iniciativa de las directivas por implementar un Sistema de Gestión de la

Calidad - SGC basado en la norma ISO 9001:2008, el cual evidencie el
mejoramiento continúo de los procesos que complemente el proceso de
acreditación de alta calidad que se ha logrado en varios de los programas de la
Institución.
 Explicación del análisis y realimentación del diagnóstico de problemas,

restricciones y vulnerabilidades realizada desde el año 2005.
 Plan de desarrollo: Dentro de este documento se encuentra definida la

Política de la Calidad del servicio Administrativo, a través de la cual las
directivas se comprometen mejorar y asegurar los distintos procesos
administrativos de la Institución.
 Los principios de la Política de Calidad que aplican a la alcance son:

El principio de la evaluación permanente y el mejoramiento continúo.
El principio del respeto.
El principio de la información clara.
 Reglamento Estudiantil, en el cual se reglamenta los parámetros de:

 Selección, admisión, ingreso y matrícula.
 Derechos pecuniarios.
 Régimen académico.
 Los aspectos académicos y del registro estudiantil.
 Proceso disciplinario.
 Estímulos.
 Representantes estudiantiles.
 Derechos y deberes
 Las opciones de grado y el título otorgado.
 En el Proyecto Educativo Institucional (PEI) dentro de las declaraciones y

prospectivas institucionales se establece las del SISTEMA INTEGRADO DE
CALIDAD – SIC, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las funciones
sustantivas de la Educación Superior y la calidad en sus procesos, la ECCI
propende por un Sistema Integrado de Calidad, que centraliza de forma
Página 34 de 95
sistémica y sistemática la información de los diferentes actores y procesos que
intervienen en la prestación del servicio de Educación Superior.
La interacción entre el Modelo de Autoevaluación Institucional y el Sistema de

Gestión de la Calidad se articulan desde conceptos Institucionales de
Autoevaluación y Autorregulación, posibilitando generar una visión global y
unificada sobre el estado real de los procesos de la Universidad, a través del
análisis de sus indicadores, el seguimiento a los proyectos de mejora, la
percepción de los actores del proceso, los resultados del proceso de auditoría
y la implementación de acciones correctivas y preventivas.
Dentro de cada una de las caracterizaciones definidas para cada proceso

se establecen los requisitos de la norma ISO 9001 que se deben cumplir
para asegurar la satisfacción de nuestro cliente.
Exclusiones NTC – ISO 9001:2008
 El numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición: En

este momento no aplica porque los procesos que se van a certificar no
cuentan con equipos que requieran seguimiento y medición para la
prestación del servicio.
b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de

la calidad o referencia a los mismos. Se hace referencia de estos documentos en
el numeral 4.2.1 Generalidades en su ítem “c”.
c) Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de

la calidad. Se referencia al punto “b” del numeral 4.1 Requisitos Generales.
Aspectos generales del manual de calidad: El manual de calidad agrupa los

lineamientos y el compromiso de las directivas con la consolidación de un Sistema
de Gestión de la Calidad – SGC en la Escuela Colombiana de Carreras
Industriales – ECCI.
Representante de la dirección es la persona responsable de presentar el manual

de calidad al Consejo Superior para su revisión y aprobación. El manual de la
calidad se revisará mínimo de una vez al año desde la última actualización.
Página 35 de 95
4.2.3 Control de los documentos
Generar mecanismos de control sobre los documentos elaborados dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad – SGC de la Escuela Colombiana de Carreras
Industriales – ECCI para sus procesos, tal como lo establece el numeral 4.2.3
Control de los documentos de la norma NTC ISO 9001:2008.
El procedimiento de control de documentos establece los siguientes controles:

 Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
 Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de
los documentos.
 Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
se encuentran disponibles en los puntos de uso.
 Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables.
 Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se
controla su distribución.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier
razón.
Ver procedimiento de control de documentos: PR-SIC-001.
4.2.4 Control de los registros
Generar mecanismos de control sobre los registros del Sistema de Gestión de la

Calidad – SGC de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI para
sus procesos tal como lo establece el numeral 4.2.4 Control de los registros de la
norma NTC ISO 9001:2008.
Los registros se deben mantener controlados porque ellos son la evidencia de la

conformidad del sistema de gestión de la calidad – SGC, permitiendo verificar la
trazabilidad de los procesos. Se ha establecido un procedimiento documentado
que le permita a los usuarios internos del sistema identificar, archivar, recuperar,
proteger, retener (tiempo de conservación) y disponer (uso) de ellos.
Ver procedimiento de control de registros: PR-SIC-002.
Página 36 de 95
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Figura 7. Responsabilidades de la dirección
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
Responsabilidad, autoridad y
comunicación
Definir Política de calidad

y objetivos de calidad
Revisión por la dirección del SGC
Disponibilidad de recursos
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación de

un Sistema de Gestión de la Calidad SGC para sus procesos, partiendo de la
formulación de:
 Planes de desarrollo 2007 – 2011 y 2012-2016.
 Proyecto Educativo Institucional.
 Reglamento Estudiantil.
 Política de calidad.
 Objetivos de calidad.
 Los procesos del Sistema de Calidad, con base en la misión, visión,
principios y objetivos institucionales.
 Reglamentos institucionales para los procesos misionales: Docencia,
estudiantil, investigación y los otros que sean necesarios.
Página 37 de 95
Así mismo:
a) Comunicar a todo el personal la importancia de satisfacer tanto los requisitos

del cliente, como los requerimientos legales y reglamentarios.
 Publicación de la política de calidad página web.
 Reuniones de sensibilización: docentes y administrativos.
 Cartelera del sistema de gestión de calidad.
 Enunciados en el boletín Rectoral.
 Explicación en las reuniones de inducción a docentes al inicio de cada
semestre.
 Proceso de inducción estudiantil.
b) Establecer la Política de calidad. (Numeral 1.3.1 de este documento).
c) Asegurar que se establecen los Objetivos de Calidad, (Numeral 1.3.2 de este

documento).
d) Llevar a cabo reuniones de revisión por parte de la dirección. Estas se realizan

con el Consejo Superior de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales
conservando los registros que derivan de las reuniones y definiendo las acciones
correctivas, preventivas o proyectos de mejora de los aspectos críticos para el
sistema de gestión. Estas se llevan a cabo por lo menos una (1) vez por año.
e) Asegurar la disponibilidad de los recursos, este aspecto se cumple a través de

diferentes procesos o actividades institucionales, como son:
 Mediante la aprobación y ejecución presupuestal que se define
anualmente, con el fin de ir dando cumplimiento a los ejes de desarrollo
propuestos en el Plan de desarrollo 2012-2016.
 Definición y ejecución del proceso de Compras y Gestión Financiera.
 Realización de los Consejos Académicos y Administrativos en los cuales
se tratan temas relacionados.
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
La Alta Dirección se asegura de que los requisitos del cliente se estipulen y se

cumplan con el propósito de aumentar su satisfacción, así como la apropiación de
la normativa y políticas que establece la Escuela Colombiana de Carreras
Industriales.
Página 38 de 95
Aspirante - Estudiante:
Que los programas cumplan los requisitos de ley.
Reconocimiento de la Institución.
Que los programas respondan a sus expectativas haciendo seguimiento a los
egresados.
Que el proceso de inscripciones y matrícula sea comprensible y fácil de llevar a
cabo por los aspirantes.
Que se facilite el acceso a la información relacionada con los procesos a través
Requisitos del uso de la tecnología.
del cliente La información para su proceso de inscripción y matricula sea clara y completa.
Que le brinden un servicio cordial y una información completa.
Que la planta física sea adecuada.
Que sus docentes sean idóneos, puntuales y respetuosos en todas las
actividades académicas que se realicen.
Que se disminuyan el número de pasos o actividades en los procesos.
Costos de matricula asequibles.
Que se pueda certificar su proceso de aprendizaje.
Flexibilidad en los horarios.
Proceso adecuado de evaluación.
Sistema de información académico que le permita conocer sus notas.
Que se realicen actividades deportivas y culturales.
Expectativas Que exista asesoramiento académico y psicológico.
Que los recursos educativos sean suficientes.
Ambiente adecuado para el desarrollo académico y personal.
Que existan convenios educativos.
Que se pueda realizar homologaciones.
Constitución política de Colombia.
Manual de convivencia.
Reglamento docente.
Reglamento administrativo.
Ley 30 de 1992, Por el cual se organiza el servicio público de la educación
Normativa superior.
Ley 749 de 2002, Por la cual se organiza el público de la educación superior en
las modalidades de formación técnica profesionales y tecnológica, y se dictan
otras disposición.
LEY 48 DE 1993 - Por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y
Movilización.
Decreto 1295.
Página 39 de 95
LEY 1188 de 2008 – Por el cual se regula el registro calificado de programas de
educación superior y se dictan otras disposiciones.
Formación por ciclos continuos o por currículo integrado.
Proceso de admisión equitativo y transparente
Actividades e información de inducción
Cursos de nivelación en áreas básicas, tutorías y asesorías
Registro de inscripción, admisión y matricula en el sistema académico
Generación de la carpeta del estudiante
Estudios de Homologación
Producto Código estudiantil
Carné del estudiantil
Póliza estudiantil
Horario estudiantil
Sabanas de notas
Exámenes y talleres
Programación de actividades deportivas, culturales y recreativas.
Certificaciones expedidas por la Escuela
Tabla 6. Expectativas del cliente (aspirante – estudiante)
Estudiante opta al grado - egresado
Graduarse en el programa académico que estudio

Requisitos
Tener un título de educación superior avalado por el ministerio de Educación
del cliente Que se ofrezcan servicios de formación avanzada y de educación continua de
acuerdo a las necesidades de los sectores laborales.
Documentos y certificados en buenas condiciones con estándares de seguridad
básicos.
Expectativas Que se certifique su estudio.
Participar en eventos para egresados.
Un distintivo que lo acredite como egresado de la Institución.
Manual de convivencia.
Ley 30 de 1992, Por el cual se organiza el servicio público de la educación
superior.
Ley 749 de 2002, Por la cual se organiza el público de la educación superior en
Normativa las modalidades de formación técnica profesionales y tecnológica, y se dictan
otras disposición.
LEY 48 DE 1993 - Por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y
Movilización.
Producto Registro en el libro de diplomas.
Página 40 de 95
Elaboración del acta o diploma con su asignación de folios.
Sabana de notas actualizada y disponible.
Registro como egresado.
Carné de egresado.
Registro de la información de los egresados en las bases de datos del Ministerio
de Educación Nacional.
Reportes, listados y certificaciones de los graduados a las asociaciones
profesionales Colombianas y demás organizaciones empresariales.
Certificados de estudio.
Tabla 7. Expectativas del cliente Estudiante opta agrado - Egresado
5.3 POLÍTICA DE CALIDAD
Esta Política de Calidad ha sido revisada por la Alta Dirección para asegurarse de
que:
a) Es adecuada para los propósitos de la Institución.

b) Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente
la eficiencia del Sistema de Gestión Calidad – SGC.
c) Proporciona un marco de referencia adecuado para establecer y revisar los
objetivos de calidad.
d) Es comunicada y comprendida por todo el personal.
e) Es revisada para su continua adecuación.
La Política de Calidad es el compromiso que las directivas de la Escuela

Colombiana de Carreras Industriales asume con la calidad, a través de su
elaboración, revisión y aprobación dada por la presidente del Consejo Superior y
el señor Rector, con el propósito que cada miembro de la organización la conozca
y la pueda apropiar a sus labores cotidianas.
El Representante de la dirección asume el compromiso de asegurar que la

Política de Calidad sea conocida, entendida, implementada y mantenida en todos
los niveles de las áreas involucradas en el alcance.
Se definieron los siguientes medios de comunicación para dar a conocer al

personal esta Política, a continuación se citan:
 Sesiones de sensibilización y/o capacitación a todo el personal.

 Publicación de la política y los objetivos de calidad a través de materiales de
apoyo como carteles, cuadros, página Web, comunicados, reuniones y
publicaciones.
Página 41 de 95
 Comunicados en el boletín Rectoral.
 Correos electrónicos.
La política de calidad se encuentra referenciada en el numeral 1.3.1 de este

documento.
5.4 PLANIFICACIÓN
5.4.1 Objetivos de la calidad

El Representante de la dirección al Sistema de Gestión de la Calidad – Vicerrector
de Investigación de la Institución, quien se asegura que los objetivos de calidad,
documentados en la sección 1.3.2 de este manual, se establecen en las funciones
y niveles pertinentes. Estos objetivos de calidad son medibles y coherentes con la
Política de Calidad y su logro se mide a través de los indicadores definidos para
cada proceso.
5.4.2 Planificación del sistema gestión de la calidad

La Alta Dirección se asegura que:
a) La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC se realiza con

el fin de cumplir con lo establecido en los objetivos de este manual, así
como con los objetivos de la calidad.
Están definidas las caracterizaciones de cada proceso en las cuales se

especifican a través del modelo PHVA las actividades que llevan a lograr el
objetivo planteado de cada uno de estos.
b) Se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC

cuando se planifican e implementan cambios en éste.
A través de los procesos de control de documentos se hace el control y

verificación de los documentos y caracterizaciones de manera periódica,
igualmente en los comités de calidad se revisan y se definen las
necesidades de actualización de los mismos.
Página 42 de 95
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
Los jefes de procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la
Calidad – SGC, se aseguran de que las responsabilidades y el nivel de autoridad
del personal que ejecuta y verifica las actividades que afectan a la calidad del
servicio suministrado sean definidas y comunicadas mediante procedimientos
documentados.
A continuación se expone la estructura organizacional de la Escuela Colombiana

de Carreras Industriales y la matriz de responsabilidad en el cual se relaciona los
requisitos de la norma ISO 9001 y los cargos.
Página 43 de 95
Figura 8. Organigrama de la ECCI
Página 44 de 95
Matriz de Responsabilidades
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN (La sigla RD quiere decir Responsabilidad Directa, RC Responsabilidad Compartida y NA: No Aplica)
Vicerrector de
RESPONSABLE Investigación - Oficina
Secretarí Coordinad Director Respons Jefe de Jefe de
Consejo Representante Vicerrector Vicerrector Auditoria de
Rector a or de de able del Gestión Planta
Superior de la dirección Académico Administrativo y Control Calida
General Programa Bienestar área Humana Física
CRITERIO d
4.1. REQUISITOS GENERALES RD

4.2.1 GENERALIDADES RD
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD RD RD
4.2.3 CONTROL DE RC
RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RD
DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE RC
RC RC RC RC RC RC RC RC RD RC RC RC
REGISTROS
5.1. COMPROMISO DE LA RC
RD RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC
DIRECCIÓN
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE RD RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC
5.3. POLÍTICA DE CALIDAD RD RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC
5.4. PLANIFICACIÓN RC
OBJETIVOS
5.5. RESPONSABILIDAD, RC
AUTORIDAD Y RD RC RC RC RC RC RC RC RC RC RC
COMUNICACIÓN
5.6. REVISIÓN POR LA RC
DIRECCIÓN
6.1. PROVISIÓN DE
RD
RECURSOS
6.2 RECURSOS HUMANOS RC RC RC RC RC RC RD
6.3. INFRAESTRUCTURA RD RC RC RD
6.4. AMBIENTE DE TRABAJO RD RC RC RC RD
7.1. PLANIFICACIÓN DE LA
REALIZACIÓN DEL RD RD RC RD RC RC RC RC
PRODUCTO
7.2. PROCESOS RC
RELACIONADOS CON EL RD RD RD RD RC
CLIENTE
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO RD RD RD
7.4. COMPRAS RC
Página 45 de 95
Vicerrector
RESPONSABLE de
Director Oficina
Investigación Vicerrector Secretari Coordinad Jefe de Jefe de
Consejo Vicerrector de Auditoria Responsab de
Rector - Administrativ o or de Gestión Planta
Superior Académico Bienesta y Control le del área Calida
Representant o General Programa Humana Física
CRITERIO r d
e de la
dirección
7.5. PRODUCCIÓN Y
PRESTACIÓN DEL RC RD RD RC RD RD RC RC RC
SERVICIO
7.6. CONTROL DE LOS
DISPOSITIVOS DE NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA
SEGUIMIENTO Y CONTROL
8.1. GENERALIDADES RD RC RC RC
8.2. SEGUIMIENTO Y RD RD
RC RD RC RD RD
MEDICIÓN
8.3. CONTROL DE
PRODUCTO NO RC RD RD RC RD
CONFORME
8.4. ANÁLISIS DE DATOS. RC RD RD RC RD
8.5. MEJORAMIENTO RC RD RD RC RD
Tabla 8. Matriz de responsabilidades – de los procesos
(La sigla RD quiere decir Responsabilidad Directo, RC Responsabilidad Compartida y NA: No Aplica)
Página 46 de 95
5.5.2 Representante de la dirección
La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización
quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener la
responsabilidad y autoridad que incluya:
a) Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos

necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad.
b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño de Sistema de Gestión de la
Calidad y cualquier necesidad de mejora.
c) Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la organización.
El Consejo Superior de la Escuela Colombiana de Carreras Industriales ha

nombrado como representante para la implementación del Sistema de Gestión de
la Calidad SGC al Ing. José Fernando López, el día 16 de marzo de 2009 a través
del acta de Consejo Administrativo No.03. Se anexa copia (Anexo 2).
Responsabilidades:
 Lograr que el Sistema de Gestión de la Calidad se constituya, implemente y

mantenga de acuerdo a lo establecido en la Norma NTC-ISO 9001:2008.
 Rendir los respectivos informes al Consejo Superior acerca del estado del
Sistema de Gestión de la Calidad.
 Promover la toma de conciencia para satisfacer los requisitos del cliente, en
todos los niveles de la Institución.
 Convocar a reunión a la alta dirección para la revisión del Sistema de Gestión
de la Calidad SGC.
 Convocar y presidir las reuniones del Comité de Calidad.
Autoridades:
 Autorizar cambios en este Manual de Calidad y en los procedimientos

requeridos por la Norma ISO 9001:2008.
 Revisar los avances del Sistema de Gestión de la Calidad y los mecanismos de
mejora continua, así como su vigencia.
 Revisar y autorizar el Programa de Auditoria.
5.5.3 Comunicación interna
La alta dirección establece el siguiente proceso de comunicación interna dentro de

la Institución, con el fin de asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la
Calidad – SGC.
Página 47 de 95
Las entradas a este proceso de comunicación son las solicitudes de información,
quejas, reclamos y sugerencias de nuestros usuarios internos y externos.
Los medios que la Institución ha definido para dar a conocer sus directrices y
resoluciones son:
 El boletín rectoral.
 Comunicados.
 Correos electrónicos masivos.
 Folletos.
 Cartelera.
 Publicaciones en la página Web.
 Reuniones de trabajo.
 Manual de comunicación organizacional.
Figura 9. Procesos de comunicación interna de la ECCI
MANUAL DE COMUNICACIONES ORGANIZACIONAL Y ATENCIÓN AL USUARIO
COMUNICACIÓN
--------------------------------------------------
 Boletín Rectoral
 Comunicados
 Correos electrónicos
ENTRADA SALIDA
-------------------------  Folletos -------------------------
 Solicitudes de  Actas
 Informes
información  Publicaciones en la página Web
 Quejas,  Toma de
reclamos o decisiones
sugerencias
 Reuniones de trabajo  Resultados
Nota1: La Institución elaboró un manual de comunicación organizacional para

contribuir al mejoramiento de los diferentes procesos, en razón al compromiso
adquirido por la Institución de dar cumplimiento a la política de calidad que
impacta directamente la prestación del servicio de educación superior por parte de
la ECCI. Este manual es una herramienta esencial para que se genere una
comunicación sana y responsable, al igual que una cultura del buen servicio con
calidad en cada una de sus áreas y colaboradores, siendo cada uno de ellos
Página 48 de 95
representante y replicadores de la filosofía, los valores, principios y la imagen
institucional.
5.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Figura 10. Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
Numeral 5.6.1 Numeral 5.6.2 Numeral 5.6.3
ENTRADA
------------------------------------------------------
SALIDA
 Resultados auditorías internas y
---------------------------------------
externas.
 Registros de retroalimentación del
cliente. Revisión SGC  Actas
 Desempeño de los procesos y
----------------------------
conformidad del servicio.  Informes
 Estado de las acciones correctivas y
preventivas.  Reuniones del  Toma de decisiones
 Acciones de seguimiento de Comité de Calidad
revisiones previas efectuadas por el  Reuniones de la alta  Resultados
Comité de Calidad, que aparecen
revisión
en las actas de las reuniones del
Comité.
 Los cambios sugeridos por el
Comité de Calidad.
 Las recomendaciones para la
mejora.
5.6.1 Generalidades
Para asegurar la pertinencia, adecuación y eficiencia continúa del Sistema de
Gestión de la Calidad – SGC, el representante de la alta dirección ha programado
reuniones periódicas con el Comité de Calidad y el Consejo Superior (alta
dirección), con el propósito de realimentar y fortalecer el Sistema de Gestión de la
Calidad, registrando en las respectivas actas de reunión las conclusiones
derivadas de las mismas y se socializan igualmente los temas de importancia en
los Consejos académicos y administrativos que se realizan mensualmente.
5.6.2 Información para la revisión

La información de entrada para la revisión:
a) Los resultados de las auditorías internas y externas.
b) Los registros de retroalimentación del cliente.
c) El desempeño de los procesos y conformidad del servicio.
Página 49 de 95
d) El estado de las acciones correctivas y preventivas.
e) Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por el Comité de
Calidad, que aparecen en las actas de las reuniones del Comité.
f) Los cambios sugeridos por el Comité de Calidad.
g) Las recomendaciones para la mejora.
5.6.3 Resultados de la revisión

Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y
acciones relacionadas con:
a) La mejora de la eficiencia de sistema de Gestión de la Calidad SGC.
b) Mejora del producto en relación con los requisitos del cliente.
c) Las necesidades de recursos.
Página 50 de 95
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – ECCI define y proporciona los

recursos necesarios para que los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
SGC funcione, a través de la planeación y ejecución presupuestal que se aprueba
anualmente y de las solicitudes directas que se realizan de recursos necesarios
básicos en el funcionamiento de cada uno de los procesos.
6.2 RECURSOS HUMANOS
6.2.1 Generalidades
El departamento de Gestión Humana con base en el análisis del perfil del puesto
determina si una persona es competente para desempeñar un cargo, sino se
cumple el perfil o se encuentran no conformidades, quejas o cuellos de botella por
formación y capacitación:
a) El Jefe de Proceso realiza el levantamiento de las necesidades de

capacitación de su personal.
b) El departamento de Gestión Humana recoge las necesidades de todos los
procesos y prioriza las necesidades.
c) El departamento de Gestión Humana prepara el plan de capacitación.
d) Se ejecutan las actividades del plan.
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales debe:
a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realizan trabajos

que afectan la calidad del servicio.
a. Esto se realiza a través de la definición de los perfiles de cargo descritos
en el Manual de funciones.
b. Se realizan evaluaciones de desempeño administrativo anualmente.
b) Proporcionar formación o la toma de otras acciones para satisfacer dichas

necesidades.
Página 51 de 95
A partir de las evaluaciones del personal se identifican las necesidades
primarias para la formación y capacitación del personal, además de algunos
requerimientos específicos del jefe de área, que alimentan el Plan Institucional
de Capacitación Docente y Administrativo.
- Resultados o seguimiento semestral y anual.
c) Evaluar la eficiencia de las acciones tomadas.

- Se verifica la eficacia del impacto de la capacitación por medio de la
aplicación de las evaluaciones de personal que se aplican a los
colaboradores y al jefe inmediato en los periodos posteriores.
- Y para el caso de los docentes se solicitan resultados que aseguren el buen
desempeño y avance en la formación avanzada recibida. Los docentes
deben entregar productos como: artículos, ponencias, entre otras.
d) Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia

de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.
- La alta dirección se asegura que su personal que participa en los procesos
conoce la pertinencia e importancia de sus actividades, aplicando los
mecanismos de comunicación interna descritos en el numeral 5.5.3 de este
documento.
- En las evaluaciones de desempeño se cuestiona al personal acerca del
entendimiento de la política y de su aporte a los objetivos de calidad.
- En las evaluaciones a docentes y estudiantes se evalúan los niveles de
servicio.
e) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y

experiencia.
- El departamento de Gestión Humana es el ente encargado de custodiar,
mantener y actualizar el expediente de personal que se encuentra asignado
a los procesos a certificar.
 Ver Hojas de vida: Documentos que sustentan la formación,
habilidades y experiencia.
 Actas y planillas de asistencia a capacitaciones.
f) Para el caso de los docentes se estableció un sistema para evaluar su proceso
de formación y la evaluación de su desempeño. Esto se viene aplicando desde
el periodo 2011-2, el cual institucionaliza la política de seguimiento docente
para la verificación de la buena asignación de los mismos en los cursos
programados semestralmente.
6.3 INFRAESTRUCTURA
Dando cumplimiento al marco legal vigente y para garantizar el adecuado

desarrollo de las funciones sustantivas de la educación, la ECCI reconoce como
aspecto fundamental la infraestructura física (aulas, biblioteca, auditorios,
Página 52 de 95
laboratorios, talleres, de bienestar entre otros) dentro de su propuesta pedagógica
interdisciplinaria y flexible, la cual responde a las necesidades de su naturaleza, a
las modalidades de formación, a su crecimiento poblacional, a la metodología y
estrategias pedagógicas que se deben desarrollar.
La Escuela Colombiana de Carreras Intermedias fue fundada en 1977,

inicialmente sus instalaciones estaban ubicadas en una casa de la carrera séptima
con calle 53, según fuente oral del Señor Rector Ing. Fernando Soler López. A
partir de 1980 la ECCI traslada sus instalaciones a un edificio ubicado en la
carrera 19 No. 49 - 12, inmueble donde funcionaba el Colegio departamental
Antonio Nariño, siendo este predio la primera propiedad de la Institución y la
génesis de su consolidación predial, con un área de lote de 381,95 mts2.
Para 1990 se inicia un proceso de concentración de la plata física entorno a las

instalaciones de la sede principal el cual se desarrolla durante toda la década; las
nuevas instalaciones se ubican en predios cercanos, de los cuales algunos son en
arriendo y otros propios, ubicados en la misma manzana y sobre la carrera 19
entre calles 48 y 51.
Es en ese mismo año se reglamenta a través del Acuerdo 6 de 1990 los Estatutos
de ordenamiento físico del Distrito Especial de Bogotá, como instrumento de la
gestión urbana, quedando la ECCI inmersa en un sector de área múltiple2.
En 1992 la Ley 30 permitió la creación de nuevos programas, este factor incide en

el desarrollo y consolidación de la Institución en este lugar, e incurre en varias
reformas que modifican las necesidades de la planta física, exigiendo la
construcción de nuevas edificaciones y adquiriendo nuevos lotes, visualizando el
futuro crecimiento de la ECCI.
2
Figura 11. Adquisición de Predios por Mt lote.
2
Área Múltiple hace referencia a los diferentes usos que tiene el suelo en un mismo sector.
Página 53 de 95
Fuente Listado de predios avaluó.
Durante la segunda década la Institución pasó a tener de 3.851,83 mts2 a

15.108,93 mts2 construidos, aumentando 4.5 veces su área construida inicial; de
estos 11.257,1 mts2 construidos nuevos, corresponden a los edificios de las
sedes: D, J e I, parqueadero y ampliaciones realizadas en talleres de la sede E,
Aulas en las sedes C y G.
Con el firme propósito de tener un escenario de encuentros que aportará al

desarrollo de carácter cultural, científico, académico y artístico, no sólo de la
comunidad ECCI, sino también de las necesidades del país, en el 2005 las
Directivas de la Universidad ECCI adelantan la gestión para la adquisición del
Teatro “El Dorado” e inicia su proceso de restauración, el cual termina en el 2008,
siendo esta obra un aporte significativo a la recuperación del centro histórico de
Bogotá, el Teatro colaboró con 1.512,00 mts2, para lograr consolidar en el 2011 un
área construida de 22.184,57 mts2.
2
Figura 12. Crecimiento Área Construida Mt
Página 54 de 95
Fuente Dirección de Planeación Arquitectónica
2
Figura 13. Área Construida Mt por Tipo
Fuente Dirección de Planeación Arquitectónica
La existencia de espacios y recursos físicos se constituye en un aspecto de gran

importancia para el desarrollo eficiente de las funciones de la Universidad, además
de contribuir a la conformación de un entorno de bienestar para la comunidad.
Página 55 de 95
La Universidad cuenta con una adecuada planta física que responde a los
aspectos específicos de cada programa, teniendo en cuenta el número de
estudiantes, las actividades de docencia, investigación, de proyección social,
bienestar y administrativas.
Del total del área se destina en un 25% por ciento para el uso de aulas, un 25%
por ciento se destina a laboratorios, salas de sistema y talleres. Sumando un total
de 50% por ciento que corresponde a un área de 10.500 mts2 en las que se
albergan 7.500 estudiantes, siendo en promedio 1.4 mts2 por estudiante. El salón
promedio de la Institución, cuenta con un área de 45 mts2, una altura de piso a
techo de 2,3 mts, se equipa con 10 lámparas tipo t8 que proyectan alrededor de
400 lúmenes sobre la superficie de los pupitres, se dota de 3 tomas eléctricas,
entradas de luz natural, ventilación natural, y un tablero con superficie mate de 1,2
mts. x 2,4 mts..
En este sentido cuenta con 153 aulas distribuidas así:
Tabla 9. Capacidad de estudiantes y aulas por sede
SEDE CAPACIDAD CANTIDAD

(No. estudiantes) (No. de aulas)
B 270 8
C 574 21
D 35 1
E 317 10
F 541 20
G 1267 38
J 865 24
J2 870 22
K 293 9
TOTAL 5032 153
Fuente Oficina de Planta Física.
Los laboratorios y talleres son utilizados por los diferentes programas para
desarrollar sus actividades:
Página 56 de 95
TIPO CAPACIDAD CANTIDAD

(No. estudiantes) (No. de Lab. / Talleres)
Laboratorio Electrónica 325 10
Laboratorio Mecánica 285 10
Taller Mecánica 301 11
Salas de Sistemas 1530 40
Laboratorio Enfermería 60 3
Laboratorio Química 115 3
Laboratorio Fotografía 90 3
Aula Dibujo 115 4
Taller Diseño de Modas 123 5
Taller Plásticos 25 1
Laboratorio. Industrial 35 1
Laboratorio Geología 35 1
Laboratorio Física 70 2
TOTAL 3109 94
Fuente Oficina de Planta Física.
A partir del presupuesto proyectado por las directivas de la Escuela Colombiana

de Carreras Industriales se asigna un rubro específico para la adquisición y
mantenimiento de la planta física de la Institución, el cual es ejecutado por el área
de Planta Física, además de la definición del proyecto arquitectónico para la
mejora de su infraestructura a quince (15) años, que se lleva ejecutando desde el
plan de desarrollo del 2007-2011, para dar cumplimento al Plan de Regularización
y Manejo necesario para cumplir con la normativa distrital.
Actualmente para mejorar la movilidad en horas pico del sector donde se

encuentran ubicadas las diferentes sedes de la institución, se construyó un
parqueadero de motos con capacidad de XX, de igual forma se destino una nueva
sede para el fortalecimiento de gestión documental, donde se centralizo el archivo
de estudiantes inactivos y egresados de la ECCI. Se mejoraron los laboratorios de
ambiental y la infraestructura del Centro de Información.
Página 57 de 95
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Un ambiente de trabajo adecuado en las dependencias que intervienen en los

procesos de la Institución, se considera lo siguiente:
a) Metodologías de trabajo creativas y oportunidades de aumentar la participación

activa para que se ponga de manifiesto el potencial del personal. A través de
reuniones periódicas para evaluar el desarrollo de los procesos.
b) El mobiliario, los equipos, el hardware y el software necesario.
c) La identificación y ubicación de los lugares de trabajo.
d) La iluminación, ventilación y limpieza necesaria.
g) La implementación de proyectos encaminados a mejorar los lugares de trabajo.
- El COPASO realiza con la ARL un plan de seguimiento anual para los

aspectos laborales que impactan en el bienestar del personal de la
Institución.
e) La evaluación continúa del estado y percepción de calidad de las aulas,

talleres y laboratorios por los estudiantes para el desarrollo de sus
actividades académicas.
f) Inclusión en el procedimiento de autoevaluación del capítulo de
Infraestructura, el cual contiene requisitos de cumplimiento para el
otorgamiento y mantenimiento de los registros calificados y los certificados
de acreditación de alta calidad.
Página 58 de 95
7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO
1. NECESIDADES
DEL CLIENTE
2. DEFINICIÓN DEL
ALCANCE DEL
SERVICIO
• Marco legal 3. DISEÑO DEL

SERVICIO
• Estudios económico
Proceso de referenciación
• Cadenas de 4. DESARROLLO
* Análisis de
producción DEL SERVICIO
Información
• Política Interna
*Estudio • Competencias 5. PRESTACIÓN
• Estudios sectorial Factibilidad
• Perfiles DEL SERVICIO
• Tendencias demanda *Títulos
de necesidades de Ofrecidos • Objetivos 6. VERIFICACIÓN
• Plan de Estudios
formación: • Misión/Visión DEL SERVICIO
• Macro- Micro Currículo
- Estudiantes 7. AUDITORIA
- Empresas INTERNA
- Familia • Talento Humano- Docencia • Operativizar PEP
- Competencias Ejecución del 8. AUDITORIA
•
- Perfiles Presupuesto • Procesos Internos EXTERNA
• Infraestructura • Estudiantes - Autoevalución
- Laboratorios (Materia prima) Procesos Internos
Institucional
PEP - Salones - Examen interno de
- Medios (HW/SW) - Autoevalución ciclo
• Presupuesto Permanente Procesos Externos
ECAES - ECAES
• Sistemas Evaluación - Estudios de Deserción
- Acreditación de
• Políticas - Seguimiento a Egresados estamentos nacionales e
• Procedimientos de trabajo internacionales
(CNA - Registro Calificado
• Investigación
MEN ISO)
• Proyección Social
Figura 14. Proceso de Docencia
Página 59 de 95
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO
Durante la planificación de la realización de los servicios, los procesos a certificar
determinan:
Los objetivos de la calidad y requisitos para el producto, se encuentran establecidos

en el alcance de este documento en el numeral 4.2.2 Manual de calidad ítem a.
a) La necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar

recursos específicos para el producto.
- Los requisitos para el servicio marcados en la normativa vigente, que se
cita en el numeral 2 de este documento y en cada procedimiento general.
- Documentos: Ver listado maestro de documentos.
b) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento e

inspección específicas para el servicio, así como los criterios para la
aceptación del mismo.
- Se encuentran señalados en las caracterizaciones de cada proceso,
además de los mecanismos generales que fija la Institución a nivel de
quejas, reclamos, sugerencias y en el proceso de autoevaluación
Institucional.
c) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de los procesos
que forman parte del alcance.
- Se definen en la caracterización del proceso en la sección de documentos

relacionados.
Página 60 de 95
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
Figura 15. Etapas 1 y 2 del proceso de docencia
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con los servicios

La Escuela determina:
a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las
actividades de entrega y las posteriores a la misma.
b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para la entrega

del servicio.
c) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables relacionados con los

procesos de la Institución. Se encuentran definidos en las referencias
normativas numeral 2 de este documento.
d) Cualquier requisito adicional que la Institución considere adicional.
- Se encuentran definidos en el numeral 5.2 Enfoque al cliente.

Página 61 de 95
- Estos requisitos obedecen principalmente y básicamente a los estándares
legales definidos para el servicio de educación superior a nivel nacional y a
través del cumplimiento de estándares de acreditación de alta calidad para
programas académicos.
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con los servicios
Los lineamientos relacionados con los servicios que se proporcionan, están

establecidos no sólo en la normativa interna de la Institución, sino en algunos
parámetros de orden legal que fija el estado los cuales están definidos en el
capítulo dos de este manual, para garantizar que:
a) Se definen los requisitos del servicio.
b) Se resuelven las diferencias existentes entre los requisitos del cliente y la

norma.
c) Se tienen documentados y definidos los requisitos a cumplir.
La Institución mantiene los registros de los resultados de la revisión y de las

acciones originadas por la misma. Se encuentran definidos en el numeral 5.2
Enfoque al cliente.
7.2.3 Comunicación con el cliente
Se han elaborado e implantado instrumentos para conocer el nivel de satisfacción

del cliente, los cuales se aplicarán unos de forma permanente y otros de acuerdo
a las actividades realizadas, como una disposición eficaz para la comunicación
con los clientes respecto a:
a) La información sobre el servicio que se ofrece. Esta información se encuentra

contenida no sólo en el manual de convivencia de la Institución, sino en la
diferente información publicitaria que se realiza para el proceso de inscripción,
matricula y grados, a través de folletos, la página web de la universidad y él
envió de correos masivos.
b) Las consultas del cliente respecto al servicio. Se efectúa a través de encuestas

de servicio periódicas, realizadas a los diferentes procesos.
c) La retroalimentación del cliente sobre la percepción del servicio, incluyendo sus

observaciones o quejas. Uno de los mecanismos internos para conocer las
Página 62 de 95
opiniones de nuestros clientes son los buzones de sugerencias ubicados en
áreas de atención al público además de los correos electrónicos y el formato
virtual de quejas, reclamaos, sugerencias y felicitaciones publicado en la página
web de la ECCI.
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

La Escuela debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto.
Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización debe determinar:

a) Las etapas de diseño y desarrollo.
b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y
desarrollo.
c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.
Página 63 de 95
La Institución dentro de la caracterización del proceso de docencia clarifica las
actividades y los productos de las estas etapas (diseño, desarrollo, revisión,
verificación y validación), además dentro de sus estatutos y manuales de
funciones define las autoridades y responsables de este proceso.
El diseño y desarrollo tiene las siguientes actividades:

 Aprobación de la denominación y creación del programa por el Consejo
Superior de la Institución.
 Aprobación del documento maestro del programa para solicitar visita de
registro calificado ante el MEN, por el Consejo Académico de la
Institución.
 Aplicación de los procesos de autoevaluación para verificar condiciones
mínimas de calidad por la Coordinación y la Jefe de acreditación.
 Cargue de documentación en el sistema de información SACES del
MEN.
o Si la información no se encuentra completa el programa es
devuelto por completitud.
 Visita de pares académicos para la aprobación del registro calificado del
programa.
 Cartas de respuesta por la Rectoría de la Institución para la aclaración
de requisitos.
 Emisión de Registro Calificado.
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

Estos elementos de entrada deben incluir:
a) Los requisitos funcionales y de desempeño.
b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
c) La información proveniente de diseños previos similares, cuando sea
aplicable, y
d) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo.
Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados.
Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser
contradictorios.
Los elementos de entrada están contemplados en:
 Información sectorial.
 Referenciales nacionales e internacionales para la creación y actualización
del programa.
 Reglamentación Ministerial. Decreto 1295.
 Reglamentación del CNA. para acreditación de alta calidad.
 Estatutos institucionales.
Página 64 de 95
 PEI - Proyecto Educativo Institucional.
 Reglamento Estudiantil.
 Reglamento docente.
 Caracterización del proceso.
 Formatos de currículos: Macro y micro por competencias.
 Revisiones o informes de visitas anteriores.
 Informes de autoevaluación institucional.
 Perfiles de cargo.
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

Los resultados del diseño y desarrollo deben proporcionarse de manera adecuada
para la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y
desarrollo. Y deben aprobarse antes de su liberación.
Los resultados del diseño y desarrollo deben:
a) Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y

desarrollo,
b) Proporcionar información apropiada para la contratación docente, la compra

de materiales y recursos, la producción y la prestación del servicio,
c) Contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto, y
d) Especificar las características del producto que son esenciales para el uso
seguro y correcto.
Nota: La información para la producción y la prestación del servicio puede incluir

detalles para la preservación del producto.
Los resultados del diseño y desarrollo son:
 Registro calificado emitido por el Ministerio de Educación Nacional. Este

documento es el único que valida las condiciones mínimas de calidad para
ofertar y entrar en funcionamiento el programa.
 Los Registros calificados son obligatorios para ofertar los programas y son
gestionados por el jefe de Acreditación y la Rectoría de la Institución.
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo
Página 65 de 95
En las etapas adecuadas, deben realizarse revisiones sistemáticas del diseño y
desarrollo de acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1) para:
a) Evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir

los requisitos, e
b) Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias.
Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las

funciones relacionadas con la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n)
revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de
cualquier acción necesaria (véase 4.2.4).
Los registros calificados de los programas deben ser renovados según la vigencia
definida por el MEN. De acuerdo al decreto 1295, la vigencia de los registros
calificados será de siete (7) años.
Una vez vencido este tiempo se deben solicitar visita para renovación del registro
antes de la fecha límite siguiendo el cronograma de las fases de renovación.
Igualmente, es obligatorio mantener de forma periódica los procesos de
autoevaluación institucional, para hacer seguimiento a las condiciones mínimas de
calidad.
De forma completa se realizan procesos de autoevaluación de uno (1) a dos (2)

años.
En los aspectos de docencia, coordinaciones de programa y servicios

administrativos asociados al programa se realizarán semestralmente en dos (2)
cortes por semestre.
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo
Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1), para

asegurarse de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de
los elementos de entrada del diseño y desarrollo. Deben mantenerse registros de
los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria (véase
4.2.4).
Adicional a lo especificado en el numeral 7.3.3., que es el requisito mínimo y único

de la revisión, verificación y validación por ser un servicio de educación superior.
Página 66 de 95
Se adicionan aspectos como:
 Revisiones de los comités:
a. Curricular,
b. Investigación y Proyección Social
c. Autoevaluación.
 Seguimientos a los egresados y empresarios.
 Información del observatorio laboral.
 Metodología de evaluación de la pertinencia.
 Pruebas Saber Pro.
 Seguimientos a los egresados y empresarios.
 Información del observatorio laboral.
 Metodología de evaluación de la pertinencia.
La Escuela realiza este proceso de validación no sólo a través del Comité

Curricular de cada programa académico, el cual está integrado por Estudiantes,
Egresados, Docentes y el Coordinador, con el fin de realizar las modificaciones al
currículo de acuerdo a las necesidades del entorno, del cliente y de las personas
encargadas de este proceso.
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo
Se debe realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado

(véase 7.3.1) para asegurarse de que el producto resultante es capaz de
satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto, cuando sea
conocido. Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la
entrega o implementación del producto. Deben mantenerse registros de los
resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria (véase 4.2.4).
La Institución formalizó la aplicación de la metodología de Pertinencia, que

consiste en una evaluación sistemática de las competencias de los egresados
durante su desempeño laboral.
Ver requisito 7.3.4.
7.3.7 Control de los cambios de diseño y desarrollo
Los cambios de diseño y desarrollo deben identificarse y deben mantenerse

registros. Los cambios deben revisarse, verificarse y validarse, según sea
apropiado, y aprobarse antes de su implementación. La revisión de los cambios
del diseño y desarrollo debe incluir la evaluación del efecto de los cambios en las
partes constitutivas y en el producto ya entregado. Deben mantenerse registros de
Página 67 de 95
los resultados de la revisión de los cambios y de cualquier acción que sea
necesaria (véase 4.2.4)
Cuando se ejecutan reformas curriculares a un programa académico, se deja

como registro un acta del comité curricular donde se toma la decisión.
Esta acta es aprobada por el Decano de la facultad a la cual pertenece el

programa, que realiza las funciones de Director de currículo y una vez autorizadas
las modificaciones estas son enviadas para última aprobación al Consejo
académico. Una vez aprobadas por el Consejo Académico, son remitidas al
Ministerio de Educación Nacional.
Según el decreto 1295, “el Artículo 42.- Modificaciones a programas.- Cualquier

modificación de la estructura de un programa que afecte una o más condiciones de
calidad, debe informarse al Ministerio de Educación Nacional y en todo caso requerirán
aprobación previa las que conciernen a los siguientes aspectos:
42.1. Número total de créditos del plan de estudios.

42.2. Denominación del programa.
42.3. Convenios que apoyan el programa, cuando de ellos dependa su desarrollo.
42.4. Cupos en programas del área de la salud.
42.5. Ampliación de énfasis en programas de maestría o inclusión de la modalidad
de profundización o investigación.
42.6. Creación de centros de asistencia a tutoría, para el caso de los programas a
distancia.
42.7. Adopción de la modalidad virtual en un programa a distancia.
42.8. Cambio de estructura de un programa para incorporar el componente
propedéutico.
Para tal efecto, el representante legal de la institución hará llegar al Ministerio de

Educación Nacional a través del sistema SACES o cualquier otra herramienta que éste
disponga, la respectiva solicitud, junto con la debida justificación, y los soportes
documentales que evidencien su aprobación por el órgano competente de la institución,
acompañado de un régimen de transición que garantice los derechos de los estudiantes.
En todo caso el Ministerio de Educación Nacional podrá requerir información adicional.”
7.4 COMPRAS
Figura 17. Compras
Página 68 de 95
REEVALUACIÓN
DE
PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
7.4.1 Proceso de compras
La Institución ha definido un procedimiento de compras y un instructivo de

evaluación de proveedores que le permita realizar un control sobre los
proveedores.
 Políticas de compras e inventarios: PL-CO-001.
 Procedimiento de compras: PR-CO-001.
7.4.2 Información de las compras
Las solicitudes de compras de bienes, materiales o servicios las realiza las áreas
involucradas en el alcance del sistema de gestión de calidad, a través de las
solicitudes de requerimientos de materiales semestrales que realizan y las
solicitudes eventuales dependiendo el requerimiento las realiza un responsable
definido en el procedimiento de compras.
Las compras sustanciales se especifican a través de la ejecución del presupuesto

aprobado anualmente, el cual hace el levantamiento de las necesidades, las
prioriza y autoriza su ejecución.
7.4.3 Verificación de los productos comprados
Inicialmente cada persona responsable de una adquisición debe verificar que ésta
cumpla con los requisitos de compra y especificaciones correspondientes, así
Página 69 de 95
como la oportunidad en la entrega. Cuando se identifique que el proveedor no
cumple con lo estipulado, no se recibe el producto y se busca otro proveedor. Las
anotaciones o comunicados deben estar registrados en la carpeta de cada
proveedor para ser tenida en las evaluaciones del mismo.
Página 70 de 95
7.4 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Figura 18. Etapas 5, 6, 7 y 8 del proceso de docencia
7.5.1 Control de la prestación del servicio
Los procesos de la Institución se planifican y llevan a cabo para la prestación del

servicio bajo condiciones controladas, conforme a la normativa aplicable por la
Institución. Las condiciones controladas incluyen, en los casos que sea aplicable:
a) La disponibilidad de información que describa las características del servicio.

Marco normativo que describa las características del servicio.
b) La disponibilidad de instrucciones cuando sean necesarios.

Se cuenta con un gestor de documentos en el cual se encuentra la documentación
necesaria para la prestación del servicio.
c) El uso del equipo apropiado para llevar a cabo los procesos que forman parte.
d) La implementación del seguimiento y de la medición.
Página 71 de 95
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio
La organización debe validar todo proceso de producción y de prestación del
servicio los productos resultantes no pueden verificarse mediante seguimiento o
medición.
- La aplicación del procedimiento de autoevaluación por programa e
institucional. Se ejecuta semestralmente y según sus resultados se hace
gestión de: Cursos, docentes, infraestructura y todo aquello que afecte la
prestación del servicio de educación superior.
- La aplicación de este procedimiento deja registros en el sistema de
información, en comunicados escritos enviados a las dependencias y
actualiza los indicadores de algunos procesos del mapa de procesos
institucional.
7.5.3 Identificación y trazabilidad

La Institución para sus procesos identifican los servicios de los diferentes registros
y procedimientos mediante códigos asignados a los formatos y registros, además
de la implementación del sistema de tablas de retención documental al través del
proyecto de Gestión Documental.
7.5.4 Propiedad del cliente

Los bienes que son propiedad del cliente mientras esté bajo su control o esté
siendo utilizada, conforme a lo establecido en las normas de la Institución. En el
caso de que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere
inadecuado para su uso debe ser registrado y comunicado al cliente.
- Los documentos entregados por los estudiantes son custodiados de
acuerdo a las normas de archivística a nivel nacional y existen formatos
para el control de entrega y devolución de documentos.
- Existe un reglamento de propiedad intelectual que específica las
condiciones de participación en los proyectos de grado e investigación
institucional.
7.5.5 Preservación del producto

Para los procesos la ECCI conserva la conformidad del servicio durante el proceso
interno y la prestación del servicio al destino previsto identificando, almacenando y
protegiendo los productos de los procesos que forman parte del alcance.
Página 72 de 95
7.5 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
No aplica porque los procesos que se van a certificar no cuentan con equipos que
requieran seguimiento y medición para la prestación del servicio.
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
Los procesos de la Escuela se planifican e implementan procesos de seguimiento,
medición, análisis y mejora necesarios para:
a) Demostrar la conformidad del servicio.
b) Asegurarse de la conformidad del Sistema Administrativo de Calidad.
c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema Administrativo de Calidad.
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1 Satisfacción del cliente
A partir de los instrumentos definidos en el numeral 7.2.3 el seguimiento a la

percepción de los clientes respecto al nivel de cumplimiento de los requisitos, se
definen como fuentes de información las quejas y reclamos del cliente, la
aplicación de encuestas, la comunicación directa con los clientes.
8.2.2 Auditoría interna
El comité de calidad propone un plan de auditoría interna conforme al

procedimiento de auditorías PR-SIC-003 para determinar si los procesos
auditados son congruentes con lo definido en la norma ISO 9001:2008 y si se han
implementado y mantiene de manera eficaz.
Dentro de los parámetros que se siguen para la elaboración del programa de

auditoría se encuentran:
 El estado y la importancia de los procesos.
 Áreas a auditar.
 El alcance.
Página 73 de 95
 Frecuencia.
 Metodología.
Una vez ejecutado el programa de auditoría, se retroalimentarán los resultados

con los jefes de proceso, con el fin de consolidar el Plan de Mejoramiento, en el
cual se identifican responsables y fechas de implementación de las acciones
correctivas necesarias para subsanarse la falencias detectadas en el proceso.
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
En cada una de las caracterizaciones se han definido indicadores, los cuales se

constituyen en un método para darle seguimiento a los procesos con el fin de
alcanzar los resultados planificados, deben llevarse a cabo las correcciones y
acciones correctivas según sea el caso.
8.2.4 Seguimiento y medición del servicio
La Escuela hace un seguimiento de las características del servicio para verificar

que se cumplen los requisitos del mismo. Esta verificación la efectúa en las etapas
apropiadas al proceso de realización del servicio de acuerdo con las disposiciones
planificadas. Mantiene, asimismo, evidencia de la conformidad con los criterios de
aceptación.
La liberación y prestación del servicio no se lleva a cabo hasta que se apliquen las
disposiciones planificadas, a menos que se apruebe por parte de los directores de
las áreas involucradas en los procesos que forman parte del alcance del Sistema
de Gestión de la Calidad y, cuando corresponda, por el cliente.
8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
Los procesos de la ECCI se aseguran de que el servicio que no sea conforme con
los requisitos se identifique y se controle para prevenir su uso o entrega no
intencional.
En caso de presentarse un producto no conforme los procesos, se toman acciones

inmediatas para eliminar las no conformidades detectadas. Los responsables de
cada proceso mantienen los registros de la naturaleza de estas no conformidades
y de las acciones tomadas al respecto, asimismo se asegura de la posibilidad de
demostrar su conformidad con los requisitos.
Cuando se corrige un servicio o producto no conforme, el dueño del proceso

realiza una nueva verificación para demostrar la conformidad con los requisitos.
Página 74 de 95
Cuando se detecta un servicio o producto no conforme después de su entrega o
cuando ha comenzado su uso, el responsable del proceso toma las acciones
necesarias respecto a los efectos potenciales de la no conformidad, lo cual se
especifica en el procedimiento del servicio o producto no conforme.
Ver procedimiento de producto no conforme No. PR–SIC-006
Anexo 3. Matriz de producto no conforme.
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
Los responsables de los procesos determinan, recopilan y analizan los datos

apropiados para demostrar la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad y
para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua del mismo, para lo cual
utiliza la información recabada por la medición y monitoreo de los procesos.
El resultado del análisis de los datos se presenta en las reuniones de revisión por
parte del comité de calidad, y en cada proceso, el análisis proporciona información
sobre:
 La satisfacción del cliente.
 La conformidad con los requisitos del servicio y la posibilidad de tomar
acciones preventivas.
 Las características y tendencias de los procesos y servicios, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas.
 Los proveedores.
Con la inclusión de estos datos se determinará la eficacia del Sistema. Finalmente,

con los resultados del análisis de datos se elaborará el diagnóstico para la mejora
de la eficacia global del Sistema de Gestión de la Calidad, que podrá incluir la
oportunidad de realizar acciones preventivas.
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
La alta Dirección y los responsables de los procesos mejoran continuamente la

eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, basándose en el análisis de
la política de calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías,
Página 75 de 95
las revisiones de la alta dirección, el análisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas realizadas.
8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA
Los responsables de los procesos toman acciones para eliminar la causa de no

conformidad con objeto de prevenir que no vuelva a ocurrir. Las acciones
correctivas son apropiadas para contrarrestar los efectos de las no conformidades
encontradas y se resuelven de inmediato.
El procedimiento para llevar a cabo acciones correctivas y preventivas es No. PR-

GC-004, el cual define los requisitos para:
 Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes).
 Determinar las causas de las no conformidades.
 Adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a
ocurrir.
 Determinar e implementar las acciones necesarias.
 Registrar los resultados de las acciones tomadas.
 Revisar las acciones correctivas tomadas.
8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA
Los responsables del proceso determinan las causas de las no conformidades

potenciales, con la finalidad de prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas
deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
El procedimiento para llevar a cabo acciones preventivas PR-SIC-004 define los

requisitos para:
 Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.
 Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no
conformidades.
 Determinar e implementar las acciones necesarias.
 Registrar los resultados de las acciones tomadas.
 Revisar las acciones preventivas tomadas.
Revisado por: Aprobado por:
Página 76 de 95
___________________________ ___________________________
Ing. José Fernando López Ing. Fernando A. Soler López
Representante por la dirección Representante Legal – Rector
ANEXOS
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1 Programas acreditados.

Tabla 2. objetivos de calidad.
Tabla 3. Documentos externos que aplican a los procesos
Página 77 de 95
Tabla 4. Documentos internos que aplican a los procesos
Tabla 5. Clasificación de procesos
Tabla 6. Expectativas del cliente (aspirante – estudiante)
Tabla 7. Expectativas del cliente Estudiante opta agrado - Egresado
Tabla 8. Matriz de responsabilidades – de los procesos
LISTADO DE FIGURAS
Figura 1. Principios Institucionales

Figura 2. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas cliente y procesos
internos
Figura 3. Plan de desarrollo 2012-2016 perspectivas Aprendizaje y desarrollo
y financiera
Figura 4. Mapa de procesos de la ECCI
Figura 5. Convenciones utilizadas en el mapa de procesos de la ECCI
Figura 6. Requisitos de documentación
Figura 7. Responsabilidades de la dirección
Figura 8. Organigrama de la ECCI
Figura 9. Procesos de comunicación interna de la ECCI
Figura 10. Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad
Figura 11. Adquisición de Predios por Mt2 lote.
Figura 12. Crecimiento Área Construida Mt2
Figura 13. Área Construida Mt2 por Tipo
Figura 14. Proceso de Docencia
Figura 17. Compras
Figura 18. Etapas 5, 6, 7 y 8 del proceso de docencia
ANEXOS
1. Anexo No 1. Caracterizaciones de los procesos
 Procesos de Direccionamiento y Control

 Direccionamiento y Planeación – (DP)
 Sistema Integrado de Gestión - (SIG)
Página 78 de 95
 Procesos Misionales:
 Admisiones y Registro Académico - (AR)
 Investigación - (IN)
 Proyección Social - (PO)
 Docencia - (DO)
 Gestión de los Medios Educativos - (GME)
 Graduación - (GR)
 Seguimiento a Egresados - (SE)
 Procesos de Apoyo:
 Gestión del Recurso Informático - (GRI)
 Créditos y Cartera - (CC)
 Gestión Financiera - (GF)
 Bienestar - (BI)
 Gestión Humana - (GH)
 Mercadeo y Publicidad - (MP)
 Compras - (CO)
 Planta Física y Servicios Generales - (PS)
2. Anexo No 2. Copia del acta No. 03 del Consejo Administrativo del 16 de marzo de 2009.
Página 79 de 95
Página 80 de 95
Página 81 de 95
Anexo 3. Matriz de producto no conforme
PRODUCTO NO RESPONSA REGISTRO DE

PROCESO TRATAMIENTO
CONFORME BLE CONTROL
1. Nuevas propuestas según las necesidades internas

DIRECCIONAMIENT
O Y PLANEACIÓN
2. Variación de las normas nacionales.

Desactualización de los
3. Estudiar la viabilidad y pertinencia de las propuestas Ediciones
reglamentos y directrices de RECTORIA
4. Actualización de las normas. anteriores
acuerdo a la dinámica actual.
5. Aprobación de las normas.
6. Emisión de las nuevas versiones de los documentos
1. Levantar la no conformidad
Revisión gerencial no
RECTORIA 2. Programar la reunión con la alta dirección Acta de la reunión
realizada
3. Dejar registro de la reunión
1. Se remite el informe de negación del programa a la
Que no aprueben la
ACREDITAC coordinación respectiva para revisión.
renovación de un registro Acta de ajuste
IÓN 2. Se realiza los ajustes sugeridos por MEN
calificado
3. Se prepara informe y se radica MEN
Que no se apruebe un
ACREDITAC coordinación respectiva para revisión.
Registro calificado de un Acta de ajuste
IÓN 2. Se realiza los ajustes sugeridos por MEN.
programa
3. Se prepara informe y se radica MEN.
Comunicado CNA
coordinación respectiva para iniciar proceso de mejoramiento a
Que no se renueve una ACREDITAC Comunicado de
las debilidades.
acreditación de alta calidad IÓN remisión del
2. Se prepara informe y después de dos años se radica informe al
programa
CNA.
Que no se aplique las
Informe estadístico
encuestas de autoevaluación ACREDITAC
1. Se toman los datos de un sólo corte. de cada corte y el
institucional en los periodos IÓN
consolidado
definidos
1. Recoger documento ubicados en el lugar donde fueron

identificados.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Documentos obsoletos que Matriz de

OFICINA DE 2. Verificar lista de distribución para detectar otras posibles áreas
se estén utilizando en distribución de
CALIDAD en donde se esté usando.
algunas dependencias documentos
3. Verificar todas las copias generadas y anularlas en conjunto.
4. Hacer levantamiento de no conformidad.
1. Recoger documento ubicados en el lugar donde fueron

identificados.
Matriz de
Documentación OFICINA DE 2. Verificar lista de distribución para detectar otras posibles áreas
distribución de
desactualizada CALIDAD en donde se esté usando.
documentos
3. Verificar todas las copias generadas y anularlas en conjunto.
4. Hacer levantamiento de no conformidad.
1. Levantar no conformidad.
Producto no conforme no OFICINA DE 2. Actualizar matriz de producto no conforme. Matriz de producto
identificado CALIDAD 3. Actualizar procedimientos y formatos si es necesario. no conforme
4. Socializar cambios de documentos y de la matriz.
Auditorías no finalizadas OFICINA DE Programa de
2. Verificar el plan de la auditoría.
- Con objetivos no cumplidos CALIDAD auditoria
3. reprogramar auditoría para finalizarla o cumplir objetivos.
Acciones correctivas, OFICINA DE Acta del comité de
2. Verificar el plan de acción del formato.
preventivas no eficaces CALIDAD calidad
3. Realizar comité de calidad.
1. Hacer comité de calidad.

2. Invitar al jefe de proceso que no ha finalizado la respuesta.
Quejas y Reclamos no OFICINA DE 3. Se actualiza el formato levantamiento, análisis y seguimiento de Acta de comité de
resueltos CALIDAD acciones de mejora. calidad
4. Actualizar matriz de tiempo de respuesta de quejas y colocar
observaciones de retraso.
Página 82 de 95
1. Verificar solicitud escrita. Formato de
Certificaciones que no 2. Ajustar el certificado solicitud para la
REGISTRO
cumplen con las necesidades 3. Consultar casos especiales con la Secretaría general. elaboración de
Y CONTROL
del estudiante 4. Generar nueva certificación y aprobarla. certificados y
5. Verificar con el solicitante la nueva generación. constancias
1. Solicitar autorización para realizar matrícula dependiendo el Acta de

VICERRECT caso, si es a nivel financiero a Vic. Administrativa y si es compromiso de
Matricula de estudiantes
ORIA Académico con Vicerrectoría Académica. (por disponibilidad de matricula
fuera de termino
ACADÉMIC cupos en las asignaturas) extemporánea -
extraordinario
A 2. Firmar acta de matricula extemporánea Planilla de registro
3. Firma lista de chequeo matricula de matriculas
1. Entrevista con el Vicerrector Académico para la autorización.

VICERRECT 2. Firma del compromiso del puntaje de ICFES, donde se Acta de
Admitidos que no cumplen el ORIA condiciona al estudiante a repartirlo o se acepta su admisión con documentos
puntaje del ICFES exigido ACADÉMIC ese puntaje. faltantes y puntaje
A 3. Realizar lista de bloqueos en el sistema de información por de Icfes
examen de ICFES a admitidos que lo deban repetir.
1. Acercarse a Registro y Control para verificación de contraseña.

2. Actualización de datos y contraseña
INFORMÁTI
El estudiante activo no puede 3. Si es por documentos faltantes el estudiante debe dirigirse con Log del sistema de
CA Y
acezar al sistema académico los documentos a Gestión. información
REDES
4. Documental para que los desactiven en el sistema de
información.
ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO
1. Verificar archivos emitidos por la entidad financiera de acuerdo

con los datos de pago que el estudiante reporta.
Cuando el admitido se INFORMÁTI 2. Identificar el registro de pago del estudiante y cargarlo en el
Log del sistema de
inscribe y no aparece registro CA Y sistema de información.
información
del pago de la Inscripción REDES 3. Actualiza el sistema de información.
4. Reporta Vicerrectoría Administrativa el error encontrado para
que lo haga conocer al banco.
Cuando un admitido genera
recibo de pago para
1. Reportar a Informática y Redes el caso del admitido.
inscribirse a un programa y INFORMÁTI
2. Corregir el registro de inscripción del admitido. Log del sistema de
decide inscribirse a otro y no CA Y
3. Confirmar con el admitido el cambio de su registro para información
se le genera el recibo con el REDES
proceder a matricularlo.
programa al cual se quiere
inscribir
1. Comunicarse con la Coordinación para conocer los motivos del

Cuando una solicitud de COORDINA Registro de
retraso.
homologación demora más CIONES DE reintegros y
2. Informar al estudiante y darle fecha exacta de entrega de
de cinco días hábiles en la PROGRAM homologados del
homologación.
coordinación. A periodo
3. Cuando es extremo el caso informar al jefe inmediato.
ADMISIONE 1. Informar al estudiante que según la coordinación no debe Formato de

Cuando se pasa a proceso
S homologar. solicitud y
de homologación a un
(Homologac 2. Se le da un reintegro automático y se le explica el aprobación de
estudiante que no aplica.
iones) procedimiento. homologación
Basado en los cuadros de

COORDINA 1. Verificar el título del aspirante para determinar si puede ver
homologación que debe ser
CIONES DE materias de los dos ciclos. Formato de
homologado pero la
PROGRAM 2. En el registro de la homologación especificar las materias a homologación
coordinación fija la excepción
A cursar.
de cursar alguna materias
Cuando se oficializa la ADMISIONE 1. Verificar el motivo por el cual no se puede cargar.

matricula de un homologado S 2. Corregir el error, ya sea cargar nuevamente los datos del Log del sistema de
y no aparece cargada la (Homologac estudiante o cambiar el número de documento de identidad. información
homologación iones) 3. Cargar homologación
Cuando un homologado o
1. Diligenciamiento del acta de compromiso de documento faltante Acta de
inscrito no trae los
ADMISIONE 2. Diligenciar la base de datos de documentos faltantes documentos
documentos conforme a los
S 3. Hacer bloqueo de compromisos no cumplidos en el sistema de faltantes y puntaje
requisitos exigidos (sabana
información. de Icfes
de notas autorizada por SG)
Página 83 de 95
Cuando un aspirante se
1. Reportar a Informática y Redes el caso del admitido.
inscribe a través de la pagina INFORMÁTI
2. Corregir el registro de inscripción del admitido. Log del sistema de
web y se le genera un recibo CA Y
3. Confirmar con el admitido el cambio de su registro para información
de pago por concepto REDES
proceder a imprimir nuevamente el recibo de pago.
diferente
1. Planillas de
1. El Coordinador verifica la situación.
asistencia
2. El coordinador hace llamado por escrito al docente.
2. Listado de
COORDINA 3. Se hace descuento de la hora no dictada o se solicita
Se termina una clase antes inasistencias por
DOR reposición de la clase.
de la hora estipulada docente.
DOCENTES 4. El docente repone la clase no dictada.
3. Base de datos
5. El Vic. Administrativo y el Coordinador del programa actualizan
consolidada de
el indicador de inasistencia o fallas.
inasistencia y fallas.
1. Revisar la evaluación del docente aplicada a través del sistema

de información.
2. Realizar seguimiento sobre los casos críticos que reporta la Acta de comité
Los contenidos
evaluación - Coordinación del programa. curricular
programáticos no cumplen
COORDINA 3. Presentar temas críticos en el comité curricular. Log del sistema de
las expectativas de los
DOR 4. Evaluar pertinencia de los temas. información
estudiantes o sector
5. Generar reforma curricular si es pertinente o cambio de Solicitudes
productivo
docente. estudiantiles
6. Dejar registro del tema tratado en el acta de la siguiente
reunión de comité curricular.
1. Llamado de
1. El Coordinador verifica la situación. atención en la hoja
2. El coordinador hace llamado por escrito al docente. de vida del
3. Se hace descuento de la hora no dictada o se solicita docente.
Un docente que no dicta una COORDINA
reposición de la clase. 2. Planilla de
clase DOR
4. El docente repone la clase no dictada. control del
5. El Vic. Administrativo y el Coordinador del programa actualizan coordinador.
el indicador de inasistencia o fallas. 3. Planillas de
asistencia.
DOCENCIA
1. El Coordinador verifica el estado del registro de notas en el

sistema de información.
2. El Coordinador hace llamado de atención por escrito al
1. Llamado de
docente.
atención en la hoja
El docente no registra a 3. En caso de repetirse por 2da vez, deja llamado de atención con
COORDINA de vida del
tiempo notas en el sistema copia a la hoja de vida del docente.
DOR docente.
de información 4. El Coordinador tiene en cuenta los retrasos en la evaluación del
2. Sistema de
docente.
información Sophia.
5. El Coordinador verifica tendencia de evaluación del docente y
toma decisiones de continuidad de contratación para el siguiente
semestre.
1. El asistente de redes levanta registro de la caída.

1. Sistema de
2. El asistente de redes verifica el caso y reporta en el formato la
información. Logs
Caídas de la plataforma situación.
de funcionamiento.
virtual cuando se debe JEFE DE 3. El Vicerrector académico según el reporte entregado solicita
2. Software de
entregar trabajos a través de REDES registro de no conformidad al proceso: de gestión de los recursos
control de red.
ésta informáticos o al proceso de servicios generales.
3. Planilla de
4. Se diligencia el formato FR-GC-002, levantamiento, análisis y
reporte de casos.
seguimiento de acciones de mejora.
1. La dirección de la ORI, ejecuta la encuesta de deserción.

2. La dirección de la ORI, socializa a las directivas académicas los
resultados encontrados y demás observaciones registradas
durante el semestre. 1. Software
DIRECTIVA
3. Todas las directivas académicas definen acciones de mejora en SPADIES.
S
Aumento de la deserción el formato FR-GC-002 y las envían al Consejo académico para su 2. Sistema de
ACADÉMIC
revisión. información
AS
4. El Consejo académico prioriza las propuestas y define su académico. Sophia.
implementación.
5. La dirección de la ORI, ejecuta el plan de trabajo o de mejora
para el siguiente semestre.
Página 84 de 95
1. El Coordinador organiza los casos de mayor impacto.
2. El Coordinador socializa los casos con el comité de currículo y
de autoevaluación.
3. El Coordinador solicita las explicaciones por escritos de los
casos a los docentes implicados en los cursos caracterizados.
4. El Coordinador envía a la decanatura respectiva y a la Vic.
DIRECTIVA Académica el informe de seguimiento de la mortalidad de cada 1. Sistema de
S programa. información Sophia.
Aumento de la mortalidad
ACADÉMIC 5. El Coordinador define las acciones de mejora particulares para 2. Tablero de
AS el programa, tiene en cuenta las situaciones para la evaluación y indicadores.
continuidad docente y actualiza sus indicadores.
6. El Vicerrector académico, socializa al Consejo académico las
situaciones o problemas institucionales relacionados en los
informes.
7. El Vicerrector académico actualiza la matriz de indicadores
para calcular la evaluación de desempeño de cada programa.
1. El Coordinador verifica la realización del acta de inicio de

clases en todos los cursos del docente.
2. El Coordinador hace llamado de atención por escrito al docente
y solicita diligenciamiento de las actas en la próxima clase.
1. Acta de inicio
COORDINA 3. En caso de repetirse por 2da vez, deja llamado de atención con
No firman las actas de inicio levantada.
DOR copia a la hoja de vida del docente.
de clase 2. Indicadores del
DOCENTES 4. El Coordinador tiene en cuenta la situación en la evaluación del
coordinador.
docente.
semestre.
1. El Coordinador verifica la realización de las actividades

encargadas al docente en el semestre.
2. El Coordinador hace llamado de atención por escrito al docente
1. Registro de
y solicita el cumplimiento de las actividades y la evidencia de su
actividades por
realización
Los docentes no cumplen docente.
COORDINA 3. En caso de repetirse por 2da vez, deja llamado de atención con
con las actividades básicas 2. Llamados de
DOR copia a la hoja de vida del docente.
que exige la coordinación atención en la hoja
4. El Coordinador tiene en cuenta la situación en la evaluación del
de vida del
docente.
docente.
semestre.
1. Evalúame.
1. El Coordinador solicita reunión del comité curricular.
Aplicación.
Cuando no hay desarrollo de 2. El Comité curricular analiza los datos entregados y proponen
2. Sistema de
las competencias especificas COORDINA los cambios requeridos.
información
de la asignatura por parte del DOR 3. Se actualiza el macro y el micro currículo.
académico.
estudiante 4. Se activa el procedimiento de actualización curricular.
3. Actas de
5. Se informa y pide aprobación de las modificaciones al MEN.
currículo.
1. El Coordinador verifica la situación a través del registro de

control del docente.
2. El Coordinador confirma con 2 o más estudiantes el
cumplimiento del programa.
3. El coordinador hace llamado por escrito al docente y solicita al
docente las correcciones posibles. 1. Registro de
4. El Coordinador deja llamado de atención por escrito en la hoja control de clases
El docente que no cumple COORDINA de vida del docente. por docente.
con el contenido curricular de DOR 5. El Coordinador socializa con el comité curricular los casos 2. Llamados de
la asignatura DOCENTES presentados para verificar posibles malos diseños curriculares. atención.
6. El docente lleva a cabo las correcciones posibles al caso. 3. Planillas de
7. El Coordinador entrega informe al Decano respectivo y al Vic. asistencia a clases.
Académico del porcentaje de completitud de los cursos de cada
programa.
8. El Vic. Académico socializa semestralmente al Consejo
académico el indicador respectivo y los casos prioritarios
reportados por los Coordinadores y por el área de calidad.
Página 85 de 95
Editor Jefe 1. Se recibe el artículo
Artículos científicos que no de la 2. Se elige para evaluador Formato de
INVESTIGACIÓN
cumplen con los requisitos Revista 3. Se reciben las recomendaciones del par evaluador a través de evaluación de
de publicación TECCIENCI correos electrónicos artículos
A 4. Se hace llegar al autor del artículos la recomendaciones
Anteproyectos para opción 1. Se evalúa el anteproyecto en el formato respectivo. Formato de

Gestor
de grado que no cumple con 2. Se regresa el trabajo con las observaciones y correcciones que evaluación de
Asesor
los requisitos establecidos hay que hacer anteproyecto
CAPACITAD
ORES -
CONFEREN 1. Suministrar los formatos necesarios para tomar asistencia.
Dejar de registrar la
CISTAS DE 2. Verificar que los capacitadores o conferencistas hayan tomado Formato de
asistencia de los
LA UNIDAD asistencia. asistencia
participantes a eventos
PROYECCIÓN SOCIAL
DE 3. Realizar el archivos de los formatos diligenciados

PROYECCI
ÓN SOCIAL
DOCENTES
ASOCIADO
1. Suministrar los formatos necesarios para tomar asistencia.
Dejar de registrar la asesoría S A LA Formato de
2. Verificar que los docentes hayan tomado asistencia.
dada a los estudiantes UNIDAD DE asesoría
3. Realizar el archivos de los formatos diligenciados
PROYECCI
ÓN SOCIAL
1. Verificar información faltante de actividades realizadas

Desactualización de UNIDAD DE
2. Remisión de información al administrador de la página web Correos
información del área en la PROYECCI
3. Constatar que la información haya sido ingresada a la página electrónicos
página web ÓN SOCIAL
web.
CENTRO DE INFORMACIÓN
1. En formato definido registrar las solicitudes de libros que no se

JEFE DEL puedan atender de nuestros usuarios
No hayan los materiales Formato de
CENTRO DE 2. Remitir este listado al finalizar el semestre a cada coordinación
necesarios para ofrecer el solicitudes no
INFORMACI para que se estudie su pertinencia para una posible compra.
servicio atendidas.
ÓN 3. Presentarle al estudiante la lista de convenios vigentes
interbibliotecarios donde puede conseguir el material solicitado.
Servicio de Internet:
1. Registrar en el formato respectivo el daño del equipo.
2. Remitir solicitud de reparación a soporte Informático
3. Reasignar al usuario en otro equipo que esta fuñicando.
JEFE DEL
GESTIÓN DE LOS MEDIOS EDUCATIVOS
El estado de los equipos o Formato Revisión

CENTRO DE Material Bibliográfico:
materiales para ofrecer el de material
INFORMACI 1. Identificar los libros que hay reparar
servicio no es el mejor bibliográfico
ÓN 2. Se registra en el cuadro. Revisión de material bibliográfico el
nombre libro que entre reparación.
3. si el estudiante requiere con urgencia el libro se presta como
colección cerrada (consulta interna) y luego se lleva a
restauración.
AUDIOVISUALES
1. llevar un control de la cantidad de solicitudes no atendidas. Indicadores de

No hay los suficientes AUDIOVISU
2. mostrar evidencia de la falta de equipos audiovisuales gestión
equipos audiovisuales ALES
3 Gestionar la compra de los equipos faltantes. (estadísticas)
1. Seleccionar los cables que se encuentran dañados.

AUDIOVISU 2. Llevar un registro de cuantos cables se encuentran
falla en los cables VGA Orden de compra
ALES defectuosos.
3. Gestionar la compra
1. Señalar los equipos que presentan deficiencia al momento de

ser usados.
daños en los equipos AUDIOVISU 2. Detectar la falla del equipo.
formato hoja de vida
audiovisuales ALES 3. Solicitar al laboratorio especializado la reparación de los
equipos.
4. Gestionar la compra de los repuestos que el equipo requiera.
LABORATORIO DE QUÍMICA DE PLÁSTICOS - BIOQUÍMICA
Página 86 de 95
1. Formato guía de
1. Verificar la existencia de reactivos o materiales de acuerdo al
protocolo de
stock y a la solicitud del docente para la práctica.
práctica.
2. Verificar en el laboratorio de bioquímica si tiene el reactivo o
Faltante de reactivos o JEFE DE 2. Formato reporte
material en la cantidad necesaria (pedir en calidad de préstamo).
materiales para el desarrollo LABORATO de inventarios.
3. Consultar con el docente si es posible sustituir el reactivo o
de las practicas RIO 3. Formato guía de
material si no lo hay.
protocolo de
4. Solicitar a la Coordinación la compra del reactivo o el material
práctica
en caso que no se pueda sustituir.
4. Comunicado
1. Señalizar el equipo o la máquina con un aviso fuera de servicio

2. Evaluar el daño para definir si internamente se puede resolver
o si se envía a un proveedor
JEFE DE 3. Informar a la coordinación respectiva el daño, si se requiere
Daños de equipos o Formato hoja de
LABORATO envía a un proveedor.
maquinas vida
RIO 4. Gestionar con compras el mantenimiento con el proveedor
externo.
5. Evidenciar el manteniendo en la hoja de vida del equipo si el
mantenimiento es interno o externo.
1. Clasificar los reactivos vencidos dentro de los residuos del área

JEFE DE
para su respectiva disposición.
Vencimiento de reactivos LABORATO Listado de reactivos
2. Informar a la coordinación respectiva la baja de los reactivos.
RIO
3. Actualizar el listado de reactivos
1. Verificar el formato de solicitud de equipos, materiales y

Log sistema de
reactivos al recibir nuevamente los elementos prestados.
información
2. Identificar el equipo o material que se daño o se perdió.
Formato acta de
Daños o perdida de los JEFE DE 3. Solicitar al estudiante o docente el diligenciamiento del acta de
compromiso de
equipos y materiales del LABORATO compromiso de reposición de material y retener el carné.
reposición de
laboratorio RIO 4. Entregar carné temporal para el ingreso hasta que se reponga
materiales
el material o equipo.
Formato carné
5. Bloquear al estudiante en el sistema de información si al
temporal
finalizar el semestre no reponen el material o el equipo.
Perdida de equipos, DIRECCIÓN

Formato reporte de
instrumentos o elementos DE 1. Reporta al departamento de inventarios
inventarios
deportivos o culturales BIENESTAR
La planeación integral que

DIRECCIÓN
esta propuesta no es
DE 1. Reunión de seguimiento por parte del comité de bienestar una Acta de reunión
ejecutada de forma
BIENESTAR vez al mes y una semanal del equipo administrativo.
homogénea
BIENESTAR
Cuando no se dejan Reporte de no

DIRECCIÓN 1. Levantar la no conformidad
registros de las actividades conformidad
DE 2. Retomar la planeación y aplicar los formatos definidos por el
que se ejecutaron según la Acta de equipo de
BIENESTAR área
planeación acordada. trabajo
DIRECCIÓN Acta de Consejo

Falta de escenarios 1. Presentar propuestas, requerimientos y alternativas para suplir
DE Administrativo
culturales y deportivos esa necesidad
BIENESTAR Comité de Bienestar
Página 87 de 95
Escasa cobertura de los
Programación de
servicios de bienestar para DIRECCIÓN 1. Diseñar estrategias de difusión de los servicios y oferta de
actividades
estudiantes nocturnos, DE programas de bienestar virtual.
Proyecto de
egresados, personal BIENESTAR 2. Gestión directa con los coordinadores de programa
bienestar virtual
administrativos
COORDINA
CIONES
Datos del estudiante 1. Verificar ortografía del archivo de registro de graduandos. Formato de registro
SISTEMA
reportados erróneamente 2. Revisión de diplomas versus el documento de identidad. de aspirantes a
DE
para grados 3. Corregir los documentos que quedaron mal elaborados grados
INFORMACI
ÓN
1. Reportar a la asistente el acta o diploma que quedó mal

diligenciado.
Formato de retiro de
Errores en la elaboración de 2. Verificar los documentos adjuntos al paz y salvo.
SECRETARI documentos de
diplomas o actas 3. Imprimir nuevamente el documento.
A GENERAL grado
4. Reportar en el formato de retiro de documentos de grado los
motivos por los cuales se corrigió el documento
Enmendaduras libro de SECRETARI Libro de registro de

1. Anular el registro
registro de graduación A GENERAL graduación
GRADUACIÓN
1. Verificar si el expediente está en calidad de préstamo en

alguna dependencia.
2. Informar al estudiante y solicitarle traer los documentos básicos
Perdida de expedientes de SECRETARI Registro producto
de matricula.( expediente académico )
estudiantes a graduarse A GENERAL no conforme
3. Armar nuevamente los documentos que radica nuevamente el
estudiante.
(Organizar el expediente con los documentos radicados)
1. Tomar los datos del estudiante.

En el listado de graduandos 2. Verificar con la asistente de Secretaria General las razones por
en el ensayo de grados no las cuales no se incluyó al estudiante.
SECRETARI Listados de
aparezca una persona que 3. Presentar caso a Secretaria General para autorización de
A GENERAL graduandos
cumplió con todos los inclusión del estudiante.
requisitos para participar. 4. Entregar invitaciones y protocolo para participar en grados (si
es autorizado).
1. Se identifica el error en pagos a diferentes entidades a las que

se encuentra afiliado el empleado.
2. Se envían las cartas correspondientes a las EPS involucradas

para notificar el error y que se redirecciones los pagos a la
Errores en pagos y Base Consolidado
GESTIÓN entidad afiliada correspondiente.
afiliaciones al Sistema de No
HUMANA
General de Seguridad Social Conformidades
GESTIÓN HUMANA
3. En el siguiente pago de Seguridad social, se corrige la entidad

a la cual se le han hecho los aportes por la entidad a la que el
trabajador realmente se encuentra afiliado.
4. Se notifica vía telefónica, correo electrónico o personalmente al

trabajador afectado, de la solución de su problema.
1. Cuando el trabajador vinculado no cumple con los
requerimientos competitivos del cargo desempeñado, se revisa el
proceso de selección. Base Consolidado
Contratar a una persona que GESTIÓN
de No
no cumpla el perfil definido HUMANA 2. Revisado el proceso de selección, se identifican los puntos de Conformidades
referenciarían y cumplimiento del procedimiento.
3. No existen perfiles de Cargo, se están produciendo.
Falencias en la confirmación Base Consolidado
GESTIÓN
de la hoja de vida de un 1. Las falencias en esta fase corresponden a falta de personal de No
HUMANA
candidato a ingresar a administrativo para realizar la verificación en temporada alta. Conformidades
Página 88 de 95
laborar en la Escuela
2. En temporada baja se realiza estrictamente el procedimiento
con el personal vinculado, el problema se presenta en temporada
alta, se presenta sugerencia para contratar personal para esta
actividad.
1. Detectado el error cometido en la certificación, se identifica el

tipo de error cometido.
Errores cometidos en la Base Consolidado

GESTIÓN
elaboración de 2. Se registra en la base de datos de no conformidades con el de No
HUMANA
certificaciones ítem de certificaciones, para identificar cuáles son los mayores Conformidades
errores presentados y su relevancia.
3. Se corrige el error en la certificación y se entrega al

destinatario la certificación corregida anulando la incorrecta.
1. Las falencias en esta fase corresponden a falta de personal

Incumplimiento del proceso administrativo para realizar la inducción en temporada alta. Base Consolidado
GESTIÓN
de inducción de un de No
HUMANA
empleado Conformidades
2. En temporada baja se realiza el procedimiento con el personal
vinculado, el problema se presenta en temporada alta, se
presenta sugerencia para contratar personal para esta actividad.
1. Identificado el individuo correspondiente, se procede a enviar

memorando al jefe directo, indicándole el desconocimiento de
Ingreso de trabajadores este individuo como trabajador de la ECCI toda vez que no ha
Base Consolidado
docentes o administrativos GESTIÓN culminado satisfactoriamente el proceso de contratación.
de No
sin completar proceso de HUMANA
Conformidades
contratación
2. Así mismo se informa que hasta que no se agote el proceso de
contratación exitosamente no se iniciará una relación laboral
directa con la ECCI, luego es responsabilidad del Jefe Inmediato
la aceptación de la iniciación de labores del individuo.
1. Identificado el trabajador ausente se procede a verificar, si

existe justificación de su ausencia o si existe cambio de horario
debidamente reportado.
2. Si no existe justificación de la ausencia o cambio de horario, se

No se reportan novedades procede a enviar comunicación vía email al Jefe Inmediato para Base Consolidado
JEFES DE
laborales a tiempo (cambios que se corrija la falta cometida. de No
PROCESOS
de horarios y ausencias) Conformidades
3. Igualmente se informa y recuerda al trabajador que ha
cometido la falta como a su jefe inmediato la obligatoriedad de
reportar todas las ausencias o cambios de horarios por pequeños
que parezcan.
4. Se registra en base de no conformidades las ausencias o
cambios de horario no reportados al departamento de Gestión
Humana
1. Una vez consolidada la información de las capacitaciones

desarrolladas por la Institución, se identificaran los empleados
convocados que no justificaron su inasistencia.
2. Una vez verificada las justificaciones previas con visto bueno

del jefe inmediato, se identifican los convocados que no
presentan justificación de ausencia. Base de
Inasistencias del personal a GESTIÓN
Capacitaciones
capacitaciones HUMANA
3. Identificados los convocados que no asistieron sin justificación, Especificas
se elabora el respectivo memorando desde el Departamento de
Gestión Humana, haciendo el llamado de atención por su no
asistencia.
4. Se archiva el memorando en la Hoja de Vida.
5. Se consolida el registro de no asistentes a capacitaciones para

informe anual de capacitaciones.
Página 89 de 95
1. Una vez detectado el error en pagos por concepto de nómina,
se le informa al docente y/o administrativo el procedimiento a
seguir, que es diligenciar el formato de reclamo de nómina y
presentarlo en el departamento de contabilidad para su revisión y
cotejo con los pagos aplicados a la nómina pagada.
Base Consolidado
Quejas, Reclamos de Pagos GESTIÓN
de No
por Concepto de Nómina HUMANA 2. Se registra el caso expuesto por el docente en la base de no Conformidades
conformidades del departamento de Gestión Humana.
3. verificar el caso de acuerdo a la gravedad del mismo, con la

dependencia correspondiente.
4. Verificar la solución de la no conformidad e informar al docente

y/o administrativo de su respuesta.
SALUD OCUPACIONAL
1. Realizar Inspección al puesto de trabajo.

El puesto de trabajo no SALUD
2. Realizar informe y enviar a Gestión Humana. Informe de
cumple con las normas OCUPACIONA
L 3. Reportar a las áreas pertinentes las observaciones de la inspección
mínimas de ergonomía
inspección (planta física, servicios generales)
Que no reporte un accidente SALUD 1. Llamar al trabajador para descargos sobre lo ocurrido
Registro del reporte
de trabajo oportunamente a OCUPACIONA 2. Realizar el reporte a la ARP de forma extemporánea.
L de la ARP
Salud Ocupacional 3. Solicitar cita médica por medicina laboral
Que no reporte un accidente SALUD 1. Llamar al trabajador para descargos sobre lo ocurrido
Registro del reporte
de trabajo a la ARP OCUPACIONA 2. Realizar el reporte a la ARP de forma extemporánea.
L de la ARP
oportunamente 3. Solicitar cita médica por medicina laboral
Que no reporte el personal

SALUD
que va a diligencias 1. Enviar comunicación al empleado notificando la importancia de
OCUPACIONA Comunicado
institucionales a la ARP L reportar sus diligencias Institucionales
oportunamente
1. Identificar los accidentes que no se han investigado.

Que no se realice la
2. Conformar grupo de investigación. Formato de
investigación de un COPASO
3. Realizar la investigación investigación
accidente
4. Identificar acciones correctivas.
1. Verificar en el inventario de la dependencia los equipos y

enseres. Reporte de
Desactualización del
2. Comparar con el inventario registrado por el departamento de Inventarios
inventario (no se reportan los INVENTARIOS
inventarios los enseres y equipos de la dependencia. Registros Sistema
traslados ni dadas de baja)
3. Diligenciar el reporte de inventarios de Información
4. Actualizar los registros de inventarios
COMPRAS
1. Verificar los documentos soportes del estudio de proveedores.

2. Levantar la no conformidad en el proceso
Contratar proveedores que
3. Constatar la razón porque no cumple el proveedor
no cumplen con los
COMPRAS 4. Emitir comunicado al jefe del departamento / responsable para Orden de Compra
requisitos de la Orden de
los respectivos descargos y con las recomendaciones del
Compra
proceso.
5. Solicitar al jefe o responsable realizar la respectiva revaluación.
Página 90 de 95
1. Verificar en las diferentes fuentes de información los datos del
Desactualización de los proveedor (internet, 113, páginas amarillas, cotizaciones, entre Listado maestro de
COMPRAS
datos de proveedores otros) proveedores
2. Actualizar listado maestro de proveedores
1. Se pasa el requerimiento a la Dirección Financiera.

2. Se estudia viabilidad financiera y prioridad de la solicitud.
Cuando se solicitan cosas
COMPRAS 3. Si se aprueba la solicitud se remite al departamento de Presupuesto
fuera del presupuesto
compras, se anexa en el listado de eventualidades.
4. Si no se informa a la dependencia
1. En la orden de compra se registra las observaciones de las

mismas.
Compras que no cumplen 2. Se contacta al proveedor para conocer los motivos del
con las especificaciones COMPRAS incumplimiento. Orden de Compra
requeridas 3. Mediar con el proveedor la garantía o el cambio del producto -
se tiene en cuenta esta situación para la revaluación de
proveedores
1. Verificar los datos de contacto básicos del estudiante.
Radicación de 2. Contactar telefónicamente las referencias que coloca el
CRÉDITOS Y Formato solicitud de
documentación falsa para CARTERA estudiante
crédito educativo
solicitar crédito 3. Dejar registro de la confirmación de datos en el formato
respectivo.
Estudiantes a los cuales las 1. Se condiciona otorgamiento de crédito interno con la
entidades proveedoras del CRÉDITOS Y Institución. (aprobación ) Formato solicitud de
servicios de financiación no CARTERA 2. Radicación de solicitud de crédito con soportes según acuerdo crédito educativo
les aprueba el crédito 3. Legalización de crédito
CREDITOS Y CARTERA
1. Estudiante se acerca a la oficina de créditos y cartera

Dificultan en la plataforma 2. Las auxiliares o coordinadora de Icetex contacta la entidad
Formato control del
del ICETEX Y Fincomercio CRÉDITOS Y para verificar que sucedió
CARTERA servicio de
para imprimir recibos de 3. Notifica al estudiante
proveedores
pago 4. Tiene en cuenta la situación para la revaluación de
proveedores
inconsistencia de los datos 1. Depuración de la información

CRÉDITOS Y
de SIIGO con la base de CARTERA 2. Se cotejan base de siigo y Excel Informes
créditos y cartera 3. Unificación de Nit
1. Revisión del historial crediticio del estudiante.

Legalización de créditos que CRÉDITOS Y Formato de solicitud
CARTERA 2. Estudio socio económico del solicitante
no cumplen requisitos de crédito
3. solicitar autorización
1. Registrar en el formato de caída de servicio

ANALISTA DE
GESTIÓN DEL RECURSO INFORMÁTICO
2. Verificar el tipo de problema (servidor - Administrador de redes

Caída en los servicios DESARROLLO Formato de caída
DE y si es del aplicativo - desarrolladores)
informáticos de servicio
SOFTWARE 3. Informar a los afectados que el servicio esta puesto en marcha.
4. Documentar porque se presento la falla.
1. Realizar diagnostico
ADMINITRAD formato de reporte
Fallas en el software y/o 2. Diligenciar el formato de reporte de fallas del área de redes
OR DE LA de fallas del área de
Hardware RED 3. Realizar el mantenimiento respectivo.
redes
4. Verificar el funcionamiento.
Los equipos de las salas no 1. Verificar que la coordinación haya realizado el requerimiento de
JEFE DE
cumplan con los software. Formato realización
SOPORTE
requerimientos del software INFORMÁTICO 2. Programar instalación del software de mantenimiento
que se requiere 3. Diligenciar el formato de realización de mantenimiento.
Página 91 de 95
Instalación de software no JEFE DE 1. Desinstalar el software. Formato de
licenciado por parte de SOPORTE 2. Se deja registro en formato de mantenimiento administrativos. mantenimiento
terceros INFORMÁTICO 3. Aplicar el reglamento administrativo
1. Solicitar un listado de funcionarios activo

Desactualización de los
WEBMASTER 2. Comparar el listado con los correos institucionales existente Log del sistema
correos institucionales
3. Eliminar correos de las personas no activas
1. Informar sobre los datos desactualizados

Desactualización en la WEBMASTER 2. Enviar información actualizada al web máster para subir a la
información publicada en la DEPENDENCI página. Log del sistema
página web AS 3. Actualizar la página
4. Verificación por parte de la dependencia solicitante
1. Bajar el servicio para pruebas

formato de registro
Cuando un aplicativo no 2. Verificar la funcionalidad del aplicativo
DESARROLLO de caída del
funciona adecuadamente 3. Se corrige el error si existe
servicio
4. Registrar en el formato de registro de caída del servicio
1. Realizar el levantamiento del reporte de novedad de planta

física.
Formato novedades
Que no se cumplan con las JEFE DE 2. Verificar la rutina de aseo del área afectada.
del reporte de
actividades de aseo SERVICIO 3. Asignar a un funcionario para verificar el reporte y realizar el
GENERALES planta física
programadas aseo.
4. Verificar con el personal asignado al área la razón por la se
realizo el reporte.
1. Realizar el levantamiento del reporte de novedad de planta

física.
2. Verificar el área afectada.
No se cumplan con las JEFE DE
3. Asignar a un funcionario para verificar el reporte y realizar el Formato FR-GME-
PLANTA FÍSICA Y SERVICIOS GENERALES
actividades de PLANTA
FÍSICA mantenimiento. 019
mantenimiento programadas
4. Verificar con el personal asignado al área la razón por la se
realizo el reporte.
5. Reportar al jefe de planta física la ejecución del mantenimiento
1. evaluar la situación en cuanto al tipo de material y urgencia del Formato de

mantenimiento. evaluación y
Incumplimiento del
JEFE DE 2. Se contacta al proveedor y se le solicita cumplimiento. selección de
proveedor en caso de
PLANTA 3. Cambiar de proveedor si no se puede llegar a ningún acuerdo. Proveedores -
actividades de FÍSICA 4. Verificar que el proveedor cumplió con lo pactado. Formato de
mantenimiento
5. Tener en cuenta la situación para la revaluación de revaluación de
proveedores proveedores
1. Diligenciar el reporte de novedades de seguridad (afectado).

Cuando se presentan robos Formato reporte de
JEFE DE 2. Verificar a través de los diferentes medios que sucedió.
dentro de las instalaciones SEGURIDAD novedades de
3. Dejar constancia de la verificación en el formato de reporte de
de la Escuela seguridad
novedades.
1. Identificar que personas no portan el carne institucional.

2. Verificar si es estudiante se le expide un formato de
autorización de ingreso, y si no se verifica el motivo de la visita.
JEFE DE
Control de acceso SEGURIDAD 3. Solicitar autorización de ingreso al funcionario responsable de Formato
la dependencia a la cual se dirige el visitante.
4. Entregar ficha de visitante a cambio debe dejar un documento
con foto diferente a la cédula.
PUBLICIDA
MERCADE
1. Se identifica cual es la información desactualizada.

Publicaciones
2. Se identifica la fuente de información.
OY
MERCADEO Y
desactualizadas( por imagen Soporte de arte
D
PUBLICIDAD 3. Se rectifica la información.

o contenidos)
4. Se publica y se revisa nuevamente como quedo el anuncio.
Página 92 de 95
1. Se recibe la solicitud a través del formato de piezas
publicitarias.
2. Se programa fecha de entrega de acuerdo con el tipo de pieza.
3. Gestionar con el proveedor la elaboración inmediata del boceto
Formato de solicitud
No se entrega a tiempo las MERCADEO Y de pieza.
PUBLICIDAD de piezas
piezas publicitarias 4. Se presenta la bocetación a la dependencia solicitante para su
publicitarias
aprobación.
5. Se envía aprobación al proveedor para la producción de la
pieza.
6. Se lleva registro del caso
1. Identificar problemas de impresión

2. Comunicarse con el proveedor
Se generan errores de MERCADEO Y Base de no
PUBLICIDAD 3. Hacer la devolución de la producción
impresión conformidades
4. Cuando se realiza la revaluación de proveedores se mira esta
información.
Visitas que no cancelan a

MERCADEO Y 1. Diligenciar el formato de visitas y escribir la observación.
tiempo por parte de los PUBLICIDAD Formato de visitas
2. Reprogramar la visita y escribir datos en el formato de visita.
colegio o empresas
* Verificar e identificar e identificar los errores que presentaron los

ingresos y egresos.
CONTABILIDA * Consolidar informe y presentar al contador. Informe de
Registros contables erróneos D * El contador verifica las causas que ocasionaron los errores en contabilidad
los registros contables y autoriza la elaboración de notas
contables, anulación, de baja respectivamente.
Daños en el archivo físico

GESTIÓN FINANCIERA
histórico de contabilidad
(declaraciones de impuestos, CONTABILIDA * Digitación de los archivos prioritarios.
D Archivo digitalizado
estados financieros y pago * Adecuación del archivo contable de la institución.
de afiliaciones a pensiones y
salud)
* Mejora en la red eléctrica

* Mejora la parte técnica que soporta el sistema contables Listado emitido por
Los registros contable no CONTABILIDA
D * Contratar temporalmente de una persona de apoyo para digitar SIIGO de
están al día
en SIIGO. comprobantes
* Adecuación de planta física asignada a contabilidad.
Perdida de facturas TESORERIA Verificar en compras los datos de la factura reportada Registro SIIGO
Desactualización de los CONTABILIDA Identificar los registros que están pendientes por ingresar e Listado emitido por
registro contables de SIIGO D ingresarlos SIIGO
Página 93 de 95

Manual de Calidad

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de Calidad

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS

INDUSTRIALES - ESCUELA TECNOLÓGICA

Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

Manual de Calidad Código: MN-SGC-001 Fecha de versión: -30 May-2013 Versión: 05

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales en los últimos años se ha

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – Escuela Tecnológica ha venido

Este Manual de calidad evidencia el compromiso de la dirección con la mejora

El manual documenta los lineamientos internos bajo los cuales se diseña y

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 28

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO 59

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

1.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA ECCI

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales – Escuela Tecnológica, inició su

El primer nombre de la Institución fue Escuela Colombiana de Carreras

Antes de promulgarse la Ley 80 de 1980 que definió la primera Ley General de la

A partir de 1980 la ECCI traslada sus instalaciones a un edificio ubicado en la

Mediante la Resolución No. 2683 del 28 de marzo de 1985, se reconoce la

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

A partir de la expedición de la Ley 30 de 1992, se dio la posibilidad de crear

Además se registraron las especializaciones técnicas en:

Después de la abolición de la nomenclatura de “Carreras Intermedias” en el

Un aspecto muy importante que fortaleció las propuestas académicas de la

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

El 7 de noviembre de 1995 en carta conjunta la USACA y la ECCI inscriben

En el año de 1999 la Institución decidió iniciar el reto de obtener la acreditación

Posteriormente fruto del proceso de autoevaluación, la Institución logró en el

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

Tabla 1 Programas acreditados.

Mediante Resolución No. 1899 del 5 de agosto de 2002 del Ministerio de

Se firma en el 2004 el convenio entre la Universidad Santiago de Cali – USC y la

Dentro del marco de cambio de modalidad, la Escuela Colombiana de Carreras

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

Las Directivas de la Universidad ECCI adelantan en el año 2005 la adquisición del

Como parte del Proyecto de Internacionalización de la ECCI, es muy importante

Dentro de las distinciones recibida por la Institución a lo largo de sus años de

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1.2.1. Naturaleza de la Institución

La corporación Escuela Colombiana de Carreras Industriales es una Escuela

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

• Pertinencia: La oferta educativa de la Universidad ECCI implica definirla desde

• Equidad: Como principio, la Universidad ECCI asume la equidad desde la

• Calidad: La Universidad ECCI asume para la proyección, la gestión y el

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

• Transparencia: Como capacidad Institucional, la transparencia tiene inmersos

1.2.5 Plan de desarrollo de 2012 – 2016

En sus 35 años de labores, la Escuela ha mantenido su compromiso social en el

Dentro de los objetivos estratégicos que se propone alcanzar la Institución a través

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

A estos se encuentran asociados una serie de proyectos.

Es importan te resaltar que el sistema de Gestión de Calidad se va a fortalecer con

1.2.5. Metodología Balanced Scorecard

Esta metodología de planeación estratégica es una herramienta que se ajusta

Estas perspectivas son:

 “Perspectiva del Cliente: Corresponde a la medida de la actuación de la

Mide la satisfacción del cliente, entendiendo como cliente los usuarios de

 Perspectiva Procesos Internos: Se constituye en la medida del grado de

Manual de Calidad Código: MN-GC-001 Fecha de versión: 30-May-2013 Versión: 05

Mide cómo se prepara la Institución para llenar la brecha entre sus

 Perspectiva Desempeño Financiero: Mide las consecuencias económicas

El siguiente es el mapa estratégico derivado de los análisis anteriores, el