Sistemas Administrativos C
Sistema Nacional de Archivos
La gestión documental y la transparencia de la
Gestión Pública
ÍNDICE
ANÁLISIS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I. Introducción.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
II. Estado y sociedad.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
III. El Sistema de Gestión de Documentos de Ar-
chivo.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
IV. La Transparencia de la gestión pública: Mito o
realidad.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
V. El servicio público y el derecho a la informa-
ción.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
VI. Conclusiones.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
BITÁCORA INFORMATIVA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I. Sabía usted que…
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
II. Preguntas y respuestas SNA.
––––––––––––––––
(*) Abogada de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos. Magíster de la Maestría en Gestión de Políti-
cas y Egresada del Doctorado de la Universidad Na-
cional Federico Villareal. Consultora Internacional.
Miembro del CLAID team, equipo para la difusión
del Proyecto INTERPARES-International Research on
Permanent Authentic Records in Electronic Systems –
para el Caribe y América Latina (University of British
Columbia, Vancouver-Canadá).
Autora de libros y artículos publicados en ediciones
especializadas nacionales y extranjeras.
Aída Luz Mendoza Navarro(*)
Resumen Ejecutivo
La corrupción es un fenómeno que ha aplacado la conciencia de la gente a nivel social y eco-
nómico, en detrimento del cumplimiento de las obligaciones que nuestros gobernantes tienen
hacia nosotros. El problema pasa por la ausencia de una entidad que fiscalice efectivamente los
actos de los gobernantes, así como la insuficiente participación ciudadana en actos de fiscali-
zación y evaluación de la gestión pública, lo cual conlleva a que dichas autoridades manejen los
recursos públicos sin ninguna inspección.
En el presente artículo, la autora explica la importancia de contar con un Sistema de Gestión
Documental (tanto en soporte físico como electrónico) en las instituciones públicas, como me-
canismo para controlar los actos administrativos y demás gestiones que se realizan al interior
de las mismas. Esto servirá para garantizar la transparencia y el acceso a la información públi-
ca, y, en esa línea, combatir la corrupción a través del control de los funcionarios y servidores
públicos por parte de la ciudadanía.
I. Introducción En esas circunstancias, se siente real-
mente la necesidad de contar con un siste-
América Latina es una de las regiones don- ma de gestión documental sea electrónico
de el Índice de Percepción de la Corrupción o tradicional, lo importante es que funcione,
(IPC) que año a año informa Transparencia para el servicio inmediato como uno de los
Internacional (TI), concita una gran preocu- elementos, entre otros, que facilita la trans-
pación. Aunque los esfuerzos para superar la parencia de la gestión pública al brindar el
corrupción en algunos países no son escasos, acceso a la información que demandan los
por el momento no se vislumbran avances administrados.
significativos que permitan a los ciudadanos En este espacio definiremos el signifi-
recuperar la confianza en sus autoridades y en cado de un SGDA y su relación con la Trans-
el Estado mismo. Son muchos los programas, parencia de la Gestión Pública (TGP) con la
estrategias, compromisos y acciones aisladas, finalidad de contribuir, desde el campo de
individuales o conjuntas emprendidas para la los archivos, al logro del derecho a saber que
atención de este grave problema que aqueja tiene todo administrado y a la lucha contra
a los países de la región porque sus efectos se la corrupción en la que no se deben escati-
sienten principalmente en la población más mar esfuerzos, y mejor aun intentar diversas
necesitada, al no cumplirse los compromisos acciones que nos lleven a superar este grave
gubernamentales cuando los presupuestos problema que aqueja a la mayoría de países
asignados a su atención son desviados en favor del mundo y en especial a los de nuestra re-
de los funcionarios corruptos. gión.
Octubre de 2010 C1
 C Sistemas Administrativos
II. Estado y sociedad
Los archivos desde épocas milenarias regis-
tran todas las actividades de aquellos que rea-
lizan una función pública y van acumulándose
en las oficinas. Estos documentos deben estar
en condiciones de poder consultarlos cada vez
que se les necesite, sin embargo muchas veces
el personal se pasa horas, sino días o más bus-
cando un documento dentro de un conjunto
de papeles que no tienen orden alguno, donde
es imposible su localización.
El Estado, que representa a la sociedad or-
ganizada, cumple sus actividades mayormente
a través de los documentos de archivo, estos se
ubican primero en las oficinas, donde propia-
mente hablamos de los archivos secretariales
en la primera etapa de su ciclo vital. Las gran-
des cantidades de documentos que se produ-
cen tanto en soportes de papel, electrónicos
de origen o digitalizados como resultado de la
gestión pública hace inmanejable toda esa in-
formación cuando no se cuenta con un sistema
de gestión documental.
Aun tenemos grandes volúmenes de do-
cumentos de archivo en soporte de papel que
necesitan atención y otro tanto, o quizá en
mayor número, por medios electrónicos, col-
mando los servidores de las organizaciones
públicas que no siempre son suficientes para
almacenar la información textual, en hipertex-
to o con imágenes y sonido, porque ahora los
documentos de archivo, que por lo general se
circunscribían al texto alfabético, numérico o la
combinación de ambos, hoy se ven acompaña-
dos de las variantes anotadas. De esta manera,
los documentos de archivo, se hacen más en-
tendibles e inclusive más atractivos a la vista de
quienes los usan y se benefician con la infor-
mación que contienen. Entonces los documen-
tos, que no siempre son manejados a través de
óptimos sistemas de gestión de documentos
de archivo (SGDA), son los testimonios de los
actos y actividades administrativas, por tan-
to constituyen pruebas de la función estatal,
que es el punto de enlace con la TGP motivo
de este trabajo, que abordamos en un intento
de sostener ambos componentes como apoyo
al acceso a la información y a la lucha contra
la corrupción que es finalmente, estamos con-
vencidos, la meta a alcanzar cuando enlazamos
ambos tópicos.
II. El Sistema de Gestión de Documen-
tos de Archivo
El SGDA debe ser entendido como vincu-
lado al sistema de información de una orga-
nización porque todo sistema de información
en una dependencia debería registrar, y de ser
posible capturar, usar y mantener documen-
tos, bases de datos, vistas de bases de datos,
reportes de estadísticas etc. Lamentablemen-
te muchas veces no se asume con la dedica-
ción que merece, se piensa que la aplicación
de las TIC resolverá todo el problema de acu-
mulación de documentos, e inclusive existen
en el mercado muchas empresas para estos fi-
nes que ofrecen sus servicios y productos para
C2 Octubre de 2010
convertir los papeles a documentos digitales o
para sustituirlos por éstos últimos y no dudan
en afirmar que se está resolviendo la gran acu-
mulación de ‘papeles’ para dar paso a la mo-
dernidad de la gestión y las comunicaciones
electrónicas. No podemos negar el desarrollo
progresivo y asombroso de la informática, en
tanto se trata de un valioso instrumento para
casi todas las actividades del ser humano, sin
embargo para la gestión de documentos de
archivo se requiere de elementos tecnológi-
cos específicamente dirigidos para cada nece-
sidad organizacional y además se precisa del
cumplimiento de requisitos archivísticos para
ayudar a garantizar dos características básicas
de los documentos digitales archivísticos: su
autenticidad y su permanencia durante todo
el tiempo que se le necesite, sin que se afecte
esa autenticidad, de lo contrario esos docu-
mentos carecerán de valor probatorio para la
gestión administrativa y para demostrar los
derechos y obligaciones que se reflejan en los
documentos archivísticos con lo cual se debi-
lita la ansiada TGP.
Para Cruz Mundet un SGDA es el conjun-
to de tareas y procedimientos orientados a
lograr una mayor eficacia y economía en la
explotación de los documentos por parte de
las administraciones.(1) Podemos apreciar en el
concepto del autor, la idea de la gestión de do-
cumentos dirigida a lograr un cambio de la ar-
chivística tradicional hacia el concepto moder-
no que se tiene de los archivos basándose en
dos elementos fundamentales de la moderna
administración: la eficacia y la economía como
ejes fundamentales de un SGDA.
Philip C. Bantin sostiene lo siguiente: “Un
sistema de gestión documental difiere de otros
tipos de sistemas, tales como proceso de transac-
ciones o sistemas que administran documentos
o contenidos. Puede definirse como una clase
especial de sistema de información que maneja
y preserva documentos de archivo que propor-
cionan evidencia de las transacciones (trámites)
o de actividades personales. El Consejo Interna-
cional de Archivos define al sistema de gestión
documental como “un sistema de información
que ha sido desarrollado con el propósito de
almacenar y recuperar documentos de archivo
y está organizado para controlar las funciones
específicas para crear, almacenar y acceder a
documentos de archivo para proteger su auten-
ticidad y fiabilidad” (International Council of Ar-
chives 2005:14. Electronic Records: A WorkBook
for Archivists, ICA STUDIES 16. Paris: ICA). La ISO
15489 define a un sistema de gestión documen-
tal como “un sistema de información que cap-
tura (identifica y registra) maneja y proporciona
acceso a los documentos de archivo a través del
tiempo” (ISO, 2001, Sec. 3). En este contexto, el
concepto “sistema” es utilizado en su sentido más
amplio para representar (describir) la misión or-
ganizacional, procesos, políticas, procedimientos
y mecanismos humanos y automatizados para
alcanzar los productos deseados, en cuyo caso
es la conservación de confianza [confiable] de
los documentos de archivo.” (2) Como podemos
apreciar un SGDA debe entenderse como una
actividad archivística integral en la que habrá
que considerar una serie de procesos y proce-
dimientos que el archivero deberá atender.
Durante la implementación de un SGDA se
requiere una preparación técnico-archivística
actualizada del personal de archivos, también
es necesario dejar sentado que en ello partici-
pará todo el personal de la organización, por-
que todos manejan documentos. El éxito solo
será posible si todo el personal se compromete
con el desarrollo de cada una de las etapas del
programa de gestión, opinando, probándolo,
entendiendo cada uno de sus mecanismos de
ejecución desde las diversas necesidades de
información, recuperación y transmisión, a fin
de que resulte lo más eficaz posible.
El SGDA debemos verlo como una solu-
ción al manejo de los documentos que lleva
implícito una metodología, elementos técnico-
archivísticos a aplicar y la normalización de
algunos procesos archivísticos que así lo per-
mitan como la descripción documental, que
garanticen el flujo de la información para cu-
brir todas las necesidades de la organización y
sobre todo para atender a sus usuarios. El com-
promiso deberá empezar por la más alta au-
toridad y de allí hacia todos los componentes
de la organización. Una excelente referencia
es la Norma ISO 15489-1 y 2 que establece la
metodología y las estrategias para la creación e
implementación de la gestión de documentos
de archivo, que ha sido el punto de partida de
importantes investigaciones tanto en la ges-
tión de documentos en soporte de papel como
electrónico. La normalización marca el camino
hacia la obtención de la calidad en materia de
archivos y viene a complementar la normativa
especializada estableciendo ciertos estándares
para el tratamiento de los documentos de ar-
chivo.
IV. La Transparencia de la gestión
pública: Mito o realidad
“En los países más pobres, los niveles de co-
rrupción pueden significar la diferencia entre la
vida y la muerte, si lo que está en juego es el dinero
destinado a hospitales o al agua potable”, ‘señaló
Huguette Labelle, Presidenta de Transparency
International.’ “Los altos niveles de corrupción y
pobreza constantes que asolan a muchas de las
sociedades del mundo representan un desastre
humanitario continuo que no puede ser tolerado.
Pero incluso en países más privilegiados, en los
que la desigualdad en la implementación resulta
inquietante, se requiere una iniciativa más activa
en la lucha contra la corrupción”(3) En el repor-
te de Transparencia Internacional (TI) 2009 el
resultado de una encuesta señala que los en-
cuestados manifiestan, a nivel mundial, que los
partidos políticos son la institución nacional
más corrupta seguida de cerca por la adminis-
tración pública. Consideran que los gobiernos
no son efectivos en la lucha contra la corrup-
ción; persiste esta opinión en la mayoría de los
países a través de los años. El público por lo ge-
neral, considera mayormente que las medidas
impulsadas por su gobierno para combatir la
corrupción son inefectivas.(4) Notamos que el
problema se mantiene y se torna complejo de

erradicar, TI en el informe de IPC para el 2008
recomendó a América profundizar los sistemas
y las políticas democráticas en el continente,
como herramienta fundamental para combatir
la corrupción política(5). Sin duda las modalida-
des de corrupción son diversas, pero un gran
porcentaje se entiende como un problema ex-
clusivo de la función pública, sin que se deje de
lado la injerencia de la actividad privada donde
las posibilidades de erradicarla disminuyen en
tanto no es posible una actuación directa del
ciudadano y de las instituciones jurídicas, sin
mediar la denuncia en su vinculación con el
Estado, consecuentemente queda la función
pública –entendida en su más amplio sentido
comprendiendo todos los poderes del Estado
–como el bastión de la corrupción, por tanto,
es necesario apuntar a medidas que eviden-
cien los actos de corrupción y se sancione de
la manera más drástica a los responsables para
que la población sienta que se está luchando
contra ese flagelo y se ofrecen las facilidades
para la denuncia sustentada, cuando los deli-
tos sean fundamentados y demostrados ante
las autoridades competentes a fin de que
se sancione drásticamente sobre la base de
pruebas. Pero esas pruebas, que pueden ser
de diversos tipos, siendo una de ellas la ins-
trumental –prueba plena y privilegiada– como
jurídicamente se denomina a los documentos
probatorios, no siempre están a disposición de
quienes denuncian.
Los documentos de las organizaciones pú-
blicas y privadas que pueden probar los actos
jurídicos o compromisos realizados, no siem-
pre se encuentran organizados para el acceso.
Por una serie de razones, no es seguro que se
cuente con ellos para la probanza por la pro-
gresiva destrucción o desaparición de la que
son objeto. En este tema la TGP, legalmente
instituida, reviste especial importancia, desde
el momento que todo acto o actividad pública
deben quedar perfectamente evidenciados en
los documentos a conservarse en los archivos
públicos y también en los privados que reali-
zan actividades para el Estado. Solo de esta
manera podrá entenderse la transparencia
no como un mito sino como una realidad en
la que convergen otros elementos, junto con
un SGDA en cada organización pública, para
ir avanzando en otorgarle al administrado un
Estado en el cual pueda confiar a través de las
autoridades y funcionarios comprometidos en
un ejercicio regulado por la ley, con procesos
y procedimientos verificables de los cuales
puedan exhibirse documentos de archivo au-
ténticos como elementos probatorios ante los
órganos administrativos y jurisdiccionales co-
rrespondientes.
Es en la función pública donde los docu-
mentos adquieren una importancia signifi-
cativa cuando se trata de actuar con trans-
parencia. Sin embargo las denuncias sobre
ocultación de los documentos se repiten sin
tener fin, privándose a la opinión pública de
su derecho a informarse, con propósitos que
no siempre obedece a razones estrictamente
legales como es la protección a la intimidad
personal y la seguridad nacional, por lo que un
Sistemas Administrativos
tema que merece ser tratado en forma puntual
es la reducción de los plazos para acceder a los
documentos con la categoría de ‘clasificados’
con la finalidad de ampliar el derecho de los
ciudadanos a conocer como se desenvuelve la
gestión pública, debido a que muchas veces
las medidas restrictivas para el acceso dentro
del concepto de “documentos clasificados” no
obedece a argumentos suficientes que sosten-
gan las restricciones que se toman por parte de
las autoridades o quienes asumen la responsa-
bilidad de hacer accesibles los documentos.
Al respecto Kate Doyle sobre los plazos
para el acceso a la información sostiene: “Hay
que tener un proceso para asegurar que los fun-
cionarios de una dependencia pública no tienen
el derecho final de decidir cuál información van
a guardar y cuál van a liberar al público. Es de-
cir que debe ser la posibilidad de revisión afuera
de la dependencia gubernamental la que pueda
decidir. En los EEUU hay múltiples niveles de este
tipo de outside review (revisión independien-
te), por ejemplo: revisión judicial, revisión por la
legislatura, revisión interna por una comisión
especial o un grupo de representantes de varias
agencias, etcétera”. Luego prosigue: “Finalmente
el proceso de la negación de documentos tiene
que ser bastante transparente para que permita
algún tipo de debate abierto sobre la decisión
del gobierno a negarlos. Eso quiere decir que el
gobierno debe identificar en una manera clara
los documentos específicos que quiere mantener
en secreto.”(6) De acuerdo con lo manifestado
por la autora convenimos en la necesidad de
reducir el poder discrecional del funcionario o
autoridad pública, lo que es posible cuando se
cuenta con disposiciones legales claras, preci-
sas y suficientes, debidamente reglamentadas
para facilitar su entendimiento y aplicación,
donde la interpretación o discrecionalidad no
den pie a la negativa de servir los documentos
producidos en el ejercicio de las funciones de
la administración pública. Este es un tema que
causa gran preocupación en los administrados
en la mayoría de los países, sin embargo en
México de acuerdo con la Ley Federal de Trans-
parencia y Acceso a la Información Pública, la
situación es distinta. Ante una consulta que
le hicimos a Alicia Barnard(7) sobre el particu-
lar, nos comentó: “Cuando hay una solicitud
con información clasificada (aquí la llamamos
reservada a la que fue generada por la institu-
ción y puede afectar la seguridad pública o el
desarrollo de funciones y la confidencial que
son los datos personales o los entregados por
terceras personas) el documento primero es
clasificado por el productor, sin embargo, esto
obliga a que la clasificación sea revisada por el
Comité de Información (un representante del
Secretario, uno de la dependencia y uno del
órgano interno) quienes acuerdan o rechazan
la clasificación, si la mantienen reservada, el
solicitante puede interponer una resolución y
entonces es el IFAI(8) el que determina si pro-
cede la clasificación o no”. Advertimos en el co-
mentario de Alicia Barnard una situación que
difiere de la generalidad de los casos, aunque
en el Perú la ley no se contempla esta mecánica
de instancias de clasificación, los documentos
C
son clasificados por el funcionario competente
designado por cada organismo e inclusive es
posible la creación de un comité. Con posterio-
ridad a los cinco años de la clasificación, cual-
quier persona puede solicitar la información
clasificada como secreta, la cual será entregada
si el titular del sector o pliego respectivo con-
sidera que su divulgación no pone en riesgo la
seguridad de las personas, la integridad territo-
rial y/o subsistencia del sistema democrático.
En caso contrario deberá fundamentar expre-
samente y por escrito las razones para que se
postergue la clasificación y el período que con-
sidera que debe continuar clasificado. Se apli-
can las mismas reglas si se requiere una nueva
prórroga por un nuevo período. El documento
que fundamenta que la información continúa
como clasificada se pone en conocimiento
del Consejo de Ministros, el cual puede des-
clasificarla, como podemos constatar siempre
dentro del Poder Ejecutivo y en una instancia
cuyo nivel, dificulta la fluidez de la atención al
administrado. Dicho documento también es
puesto en conocimiento de la comisión ordina-
ria a la que se refiere el artículo 36 de la Ley Nº
27479 dentro de los diez (10) días posteriores
a su pronunciamiento.(9) Lo señalado en este
párrafo no impide que el Congreso de la Repú-
blica, la Defensoría del Pueblo y la Contraloría
General de la República o por mandato judicial
se acceda a la información clasificada en cual-
quier momento de acuerdo a lo señalado en el
artículo 18 de la Ley.
V. El servicio público y el derecho a
la información
Cuando hablamos de servicio público en-
tendemos que las funciones que se realizan en
nombre del Estado –donde están de por me-
dio los recursos financieros del erario público
para el desarrollo de las actividades que se le
encarga a los funcionarios–, entran en el con-
cepto en comentario, en tanto los presupues-
tos que manejan las organizaciones públicas
se financian con las contribuciones de todos
los administrados. Es por ello que los actos de-
lictivos realizados por los funcionarios públicos
que dañan el erario nacional motivan el repu-
dio de la población. Ya lo dijo Tomas Hobbes: “...
el robo y el fraude al tesoro o a las rentas públicas
es un delito mayor que el robo o el fraude hecho
a un particular, ya que robar al erario público es
robar a varios a un tiempo”. En consecuencia, a
los ciudadanos les asiste el derecho de conocer
cómo y en qué se utilizan estos recursos que a
todos nos interesa como contribuyentes.
En este contexto el derecho a la información
de que gozan los ciudadanos y que están prote-
gidos por las leyes empezando por la Constitu-
ción Política de cada uno de los países que han
introducido normas al respecto en su sistema
jurídico, exige que se ponga la información a
disposición de los interesados, cualquiera sea
la forma de entregarla, como puede ser la pu-
blicación de los documentos a través de las TIC.
En varios países los preceptos constitucionales
han motivado leyes especiales sobre TGP, poco a
poco se van sumando los países que ya cuentan
Octubre de 2010 C3
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con normas emitidas para tal fin, como es el caso
de México, Perú, Ecuador, Chile, Guatemala, Bo-
livia, Uruguay, etc. en esta región; estás leyes en
términos generales establecen la transparencia y
el acceso a la información pública, así como las
restricciones por razones de seguridad nacional
y protección de la intimidad personal. Esta nor-
mativa puesta en vigencia para hacerla viable y
eficaz necesariamente tiene que enlazarse con
la implementación de un SGDA en cada una de
las organizaciones públicas, porque si no tene-
mos los documentos organizados para el servicio
oportuno ¿de qué transparencia estamos hablan-
do? Nunca será una realidad si no contamos con
los documentos que le dan existencia a la TGP. En
la misma forma, encontramos una situación muy
positiva en el caso de México como señala Alicia
Barnad: “El Portal de Obligaciones de Transparen-
cia desarrollado por el IFAI debe ser actualizado,
según el rubro (son 17) al menos cada 6 meses, esto
ha obligado que las áreas entreguen información
periódica. A través del archivo organizado en am-
biente digital, las áreas entregan a la Unidad de
Enlace (vínculo entre la sociedad y la dependencia
para el acceso a la información) en formato electró-
nico, los documentos o los cargan directamente al
sistema, lo que no se sabe es si una vez que entrega-
ron las unidades administrativas guardan la infor-
mación y cómo lo hacen o si el IFAI al actualizar un
rubro conserva la información anterior si ésta se en-
cuentra en papel. Podemos afirmar que un número
importante de dependencias y entidades ya cuenta
con cuadros de clasificación, tablas de vigencia y
tiempos de clasificación de información por lo que
puede decirse que la información está organizada
para su acceso y disposición. En los lineamientos
para la organización y conservación de archivos
del Poder Ejecutivo Federal (participé parcialmente
en su elaboración) se incluyó ciertos elementos de
un sistema de gestión documental y los instrumen-
Bitácora Informativa
I. Sabía Ud. que...
De acuerdo con el artículo 4º de la Ley
27806 de Transparencia y acceso a la infor-
mación pública, los funcionarios o servidores
públicos que incumplen con las disposiciones
a que se refiere la Ley serán sancionados por la
comisión de una falta grave, pudiendo ser in-
cluso denunciados penalmente por la comisión
de delito de Abuso de Autoridad a que hace re-
ferencia el artículo 377° del Código Penal.
El artículo de la norma penal en referencia
sumillado como: Omisión, rehusamiento o de-
mora de actos funcionales establece: “El funcio-
nario público que, ilegalmente, omite, rehúsa o
retarda algún acto de su cargo, será reprimido
con pena privativa de libertad no mayor de dos
años y con treinta a sesenta días-multa”.
II. Preguntas y respuestas SNA(1)
a. ¿Qué se entiende por INFRACCIÓN, se-
gún el Reglamento de aplicación de san-
ciones administrativas por infracciones
C4 Octubre de 2010
tos técnicos que debe tener una dependencia, este
proyecto lo ha impulsado el Archivo General de la
Nación. Por falta de recursos el AGN no ha podido
divulgar los logros que se han tenido a partir de la
emisión de los lineamientos en el 2004, pero son im-
portantes en cuanto a los SGDA de dependencias
y entidades.” Lo que nos comenta Alicia Barnard
lo comprobamos directamente en una visita de
varias horas a las instalaciones de la Oficina de
Enlace de la Secretaría de Salud donde se desem-
peñaba como Directora del Centro de Documen-
tación Institucional de esa organización.
En consecuencia la vinculación gestión do-
cumental y transparencia es muy estrecha, los
documentos de archivo posibilitan entregar in-
formación al administrado cuando la requiere,
para ello la administración pública debe contar
con archivos técnicamente trabajados desde que
el documento es creado. De ninguna manera se
debe esperar a que se acumulen grandes canti-
dades de papeles en cualquier espacio de la or-
ganización para recién, en eso momento, iniciar
la aplicación de técnicas de archivo. El hacina-
miento en el que se encuentran los documentos
impide su inmediato y fácil acceso, en esa situa-
ción no se estará respondiendo al derecho a la in-
formación que se proclama tanto en los Estados
democráticos como por los administrados.
VI. Conclusiones
Para que se cumpla con una verdadera
transparencia de la gestión pública, las orga-
nizaciones que conforman el Estado peruano,
deben contar con archivos en condiciones de
servir la información de manera inmediata,
para ello es necesario implementar Sistemas
de Gestión Documental que permitan el trata-
miento técnico-archivístico de sus documen-
tos desde su creación hasta su destino final.
en contra del Patrimonio Documental
Archivístico y Cultural de la Nación,
aprobado por Resolución Jefatural Nº
076-2008-AGN/J?
Se considera infracción administrativa respec-
to al Reglamento, toda conducta por acción u
omisión que implique el incumplimiento de
las obligaciones dictaminadas por el AGN, la
normatividad aplicable a la administración
de los archivos y a la defensa y protección del
Patrimonio Documental Archivístico.
b. ¿Qué tipos de infracción existen?
Las infracciones serán determinadas en for-
ma objetiva y pueden ser calificadas como:
• Leves, cuando los incumplimientos afec-
ten a obligaciones de la gestión docu-
mental o al ámbito meramente formal;
• Graves, cuando el acto u omisión sean
contrarios a la legislación archivística,
se incumplan obligaciones que trans-
ciendan el ámbito meramente formal,
así como las referidas en materia de ar-
chivos;
La implementación de un Sistema de Ges-
tión Documental no solo contribuye a una mejor
gestión de la administración pública. Si los funcio-
narios públicos cuentan oportunamente con los
documentos necesarios para facilitar la toma de
decisiones, se mejora su imagen ante el adminis-
trado porque éste recibirá la información que re-
quiera sin dilación alguna, logrando la satisfacción
del servicio al que se encuentran obligados.
NOTAS: ––––––––––
(1) CRUZ MUNDET, José Ramón (2001) Manual de Ar-
chivística, Biblioteca del Libro, Fundación Germán
Sánchez Ruipérez, Madrid, España, p. 143
(2) C. BANTIN, Philip “Entendiendo a los datos y los sis-
temas de información para la gestión de archivos
(Understanding Data and Information Systems for
Recordkeeping. (The archives 6 record manager’s
bookshel; 2). Neal-Schuman Publishers, Inc. New,
York, 2008, pp. 32.
(3) Transparency International, http://www.trans-
parency.org/news_room/in_focus/2008/cpi2008/
espanol [Consulta: 23.08.09]
(4) Frequently asked questions, http://www.transpa-
rency.org/news_room/in_focus/2009/gcb2009
[Consulta: 25.08.09]
(5) Transparencia Internacional, Percepción 2008
http://luduran.wordpress.com/2008/09/29/
transparencia-internacionalpercepcion-2008/
[Consulta: 25.08.09]
(6) DOYLE, Kate Doyle, Universidad Iberoamericana
Biblioteca Francisco Xavier Clavijero 1ra. Edición
2001, México, p. 24
(7) Alicia Barnard archivera mejicana de gran ex-
periencia en el tema, fue directora del Centro de
Documentación Institucional de la Secretaría de
Salud en México, actualmente es miembro del
TEAM MEXICO.
(8) Instituto Federal de Acceso a la Información
(9) El artículo 36 de la ley 27479 se refiere a la Co-
misión Ordinaria de Inteligencia del Congreso de
la República, la que ve los casos de documentos
clasificados que se vinculan a la seguridad na-
cional.
• Muy graves, los que tengan una espe-
cial trascendencia por la naturaleza del
deber infringiendo o afectando el Patri-
monio Documental Archivístico.
Ojo: A cada infracción corresponde una
sanción.
c. ¿Qué es una SANCIÓN?
La sanción es la consecuencia jurídica puni-
tiva de carácter administrativo, que se deri-
va de la verificación de una infracción por
incumplimiento de las normas que regulan
el Sistema Nacional de Archivos y del Patri-
monio Documental Archivístico y/o Cultu-
ral de la Nación y demás normas conexas y
complementarias.
d. ¿Qué tipos de sanción contempla el Re-
glamento?
• Amonestación escrita;
• Multa;
• Incautación o decomiso.
__________
(1) Fuente: AGN.