Manual Configuraciones Generales Afilmed E1

Fecha: 26/04/13
Manual de funcionamiento Código: R-02

ID R005450 Revisión: 00
Manual de Usuario Afilmed
ETAPA 1
Configuraciones Generales
Sistema: AFILMED
Módulo: Configuraciones Generales
Fecha de creación: 01/08/2016

Fecha: 28/01/08
Tabla de contenido
1. Objetivo .......................................................................................................................4
2. Alcance ........................................................................................................................4
3. Menú Configuración ......................................................................................................6
3.1 Organización .........................................................................................................7
3.1.1 Entidad Jurídica ..............................................................................................7
3.1.2 Entidades .....................................................................................................12
3.1.3 Gerencias .....................................................................................................15
3.2 Facturación y Cuentas Corrientes ...........................................................................17
3.2.1 Bancos .........................................................................................................17
3.2.2 Tarjetas........................................................................................................21
3.2.3 Tipos de IVA .................................................................................................25
3.3 Programas ...........................................................................................................28
3.3.1 Configuración de Período de Carencias por Cambio de Cobertura .......................28
3.4 Afiliaciones ..........................................................................................................31
3.4.1 Estados Civiles ..............................................................................................31
3.4.2 Declaración de Estado de Salud ......................................................................34
3.4.3 Nacionalidades .............................................................................................37
3.4.4 Cargos .........................................................................................................40
3.4.5 Profesiones ..................................................................................................43
3.4.6 Tipos de E-mail .............................................................................................46
3.4.7 Tipos de Certificados .....................................................................................49
3.4.8 Motivos de Rechazo ......................................................................................52
3.4.9 Motivos de Habilitación / Inhabilitación ...........................................................55
3.4.10 Motivos de Reactivaciones .............................................................................58
3.4.11 Motivos de Retiro de Responsable Pagador......................................................61
Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 2 de 63

Módulo: Configuraciones Generales Autor: isanchez
Fecha: 28/01/08
Manual de funcionamiento - Historial de cambios
Fecha Versión Autores Cambios Realizados
01/08/2016 001 Isanchez Confección inicial del documento
16/08/2016 001 Nagüero Revisión inicial del documento
002 Ajustes al documento
002 Revisión final del documento

Fecha: 28/01/08
1. Objetivo
Proporcionar la información necesaria para el entendimiento de cada funcionalidad del módulo
de Configuraciones Generales, logrando identificar el proceso de configuración de los ABM del
aplicativo.
2. Alcance
El presente documento tiene como alcance las funcionalidades que se presentan a continuación,
en las próximas entregas se irán habilitando nuevas opciones a medida que sean requeridas por
cada módulo:
Entrega 1 – Configuraciones Generales Etapa 1
AFILMED
MENÚ CONFIGURACIÓN
 Organización
 Configuración de Entidades Jurídicas
 Configuración de Entidades
 Configuración de Gerencias
 Facturación y Cuentas Corrientes

 Configuración de Bancos
 Configuración de Tarjetas
 Configuración de Tipos de IVA
 Programas
 Configuración de Período de Carencias por Cambio de Cobertura
 Afiliaciones
 Configuración de Estados Civiles
 Configuración de Declaración de Estado de Salud - Ventana nueva
 Configuración de Nacionalidades
 Configuración de Cargos
 Configuración de Profesiones
 Configuración de Tipos de E-mail
 Configuración de Tipos de Certificados
 Configuración de Motivos de Rechazo
 Configuración de Motivos de Habilitación / Inhabilitación
 Configuración de Motivos de Reactivación
 Configuración de Motivos de Retiro de Responsable Pagador

Fecha: 28/01/08
PRESMED - Ver ajustes en los manuales de Presmed

 Configuración de Municipios
 Configuración de Líneas de Negocio
 Configuración de Tipos de Vías
 Configuración de Regionales

Fecha: 28/01/08
3. Menú Configuración
El módulo de Configuraciones está diseñado para realizar la creación, modificación y eliminación
de características propias de Coomeva MP, las cuales se relacionan con la forma como opera el
negocio, y aspectos estructurales y legales de Colombia. Estas configuraciones se requieren para
ser utilizadas a través de todo el aplicativo de Afilmed.
Las características del módulo de Configuraciones que se visualizan en esta primera entrega, se
agrupan bajo los siguientes cuatro Submenús:
 Organización
 Facturación y Cuentas Corrientes
 Programas
 Afiliaciones

Fecha: 28/01/08
3.1 Organización
El menú Organización, agrupa las características que conforman la estructura general a nivel
organizacional, en este se encuentran:
3.1.1 Entidades Jurídicas
A través de esta opción se configuran los datos jurídicos de la empresa, tales como razón social,
número de nit, domicilio y demás información que posteriormente será utilizada para armar las
facturas que se emitirán a los asociados.
IMPORTANTE: Esta información se envía pre cargada en la implementación. Para el

funcionamiento del aplicativo SOLO SE DEBEN tener configurados y vigentes los datos entregados.
Paso 1: Para crear o dar de baja una entidad jurídica se debe ingresar por el Menú: Configuración
/ Organización / Entidades Jurídicas.
Paso 2: Para ingresar una Entidad Jurídica, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se
deben diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios:
Entidad Jurídica, Razón Social, Fecha de Vigencia, Nit, Inicio de Actividad, Cod. Entidad SSS, Nro.
Inicial, Domicilio, Municipio, Departamento, Comuna, Barrio y C.P. Terminado el diligenciamiento
se debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte
inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.1.1.1 Campos
 Ent. Juridica: Se refiere al código del registro a ingresar. Campo de tipo numérico.
 Razón Social: Nombre de la organización. Campo de tipo texto.
 Fecha de Vig: Se refiere a la fecha vigente a partir de la cual se comienza a utilizar el

aplicativo. Campo de tipo fecha, formato DD/MM/AAAA.
 NIT: se refiere al número de identificación tributaria de la empresa/razón social que se está

registrando. Se debe ingresar sin el dígito de verificación, pues este será calculado de manera
automática al completar el dato en pantalla. Campo de tipo numérico
 Inicio de Actividad: Permite ingresar la fecha de inicio de actividades de la empresa. Campo

de tipo fecha, formato DD/MM/AAAA.
 Cód. Entidad SSS: Se refiere al código de Coomeva MP asignado por la Superintendencia

Nacional de Salud. Campo de tipo numérico.
 Nro. Inicial: Se refiere al número máximo de socio que se haya migrado desde SIAS a Afilmed.
Campo de tipo numérico.
 Domicilio: permite diligenciar o seleccionar el tipo de vía del domicilio a ingresar. Si el usuario
conoce la abreviación del tipo de vía, puede ingresarlo en el primer textbox y el sistema

Fecha: 28/01/08
automáticamente cargará el nombre de la misma, de lo contrario podrá realizar la búsqueda

oprimiendo el botón .
Se debe tener en cuenta que este campo valida que el dato ingresado se encuentre en la lista
de tipos de vías creadas en la base de datos. Una vez ingresado el tipo de vía, en el siguiente
textbox se visualiza el nombre de la misma. Este último campo no es editable.
 Nro.: permite ingresar el número de la placa del domicilio. Este es un campo de tipo
alfanumérico, permite ingresar letras y el guión separador.
 Complemento: campo usado para ingresar información adicional sobre el domicilio. Es un

campo de tipo alfanumérico.
 País: permite ingresar o seleccionar un país. Si el usuario conoce la abreviación del país,
puede ingresarlo en el primer textbox y el sistema automáticamente cargará el nombre del
mismo, de lo contrario podrá realizar la búsqueda oprimiendo el botón .
de países creados en la base de datos.
 Departamento: permite ingresar o seleccionar un departamento. Si el usuario conoce la

abreviación del departamento, puede ingresarlo en el primer textbox y el sistema
automáticamente cargará el nombre del mismo, de lo contrario podrá realizar la búsqueda
oprimiendo el botón , este campo valida que el dato ingresado se encuentre en la lista de
municipios creados en la base de datos.
Se debe tener en cuenta que si previamente se ha ingresado el dato municipio, el sistema
automáticamente cargará el departamento asociado al mismo, de lo contrario listará todos
los departamentos asociados al país seleccionado previamente.
 Municipio: permite ingresar o seleccionar un municipio. Si el usuario conoce la abreviación

del municipio, puede ingresarlo en el primer textbox y el sistema automáticamente cargará el
nombre del mismo, de lo contrario podrá realizar la búsqueda oprimiendo el botón , este
campo valida que el dato ingresado se encuentre en la lista de municipios creados en la base
de datos.
Se debe tener en cuenta que si previamente se ha ingresado el dato departamento, el
sistema listará solo los municipios asociados al mismo, de lo contrario listará todos los
municipios asociados al país seleccionado previamente y al momento de seleccionar un
municipio de la lista proporcionada, automáticamente se cargará el dato del departamento
que tiene asociado.
 Comuna: permite ingresar o seleccionar una comuna. Si el usuario conoce la abreviación de la

comuna, puede ingresarla en el primer textbox y el sistema automáticamente cargará la
denominación de la misma, de lo contrario podrá realizar la búsqueda oprimiendo el botón
.
de comunas creados en la base de datos y que estén asociadas al municipio seleccionado
previamente.

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El campo comuna se carga automáticamente después de ingresar el barrio. Campo de tipo

Textbox no editable. --- ESTO APLICA PARA LA PROXIMA VERSION
 Barrio: permite ingresar o seleccionar un barrio. Si el usuario conoce la abreviación del barrio,
puede ingresarlo en el primer textbox y el sistema automáticamente cargará la denominación
del mismo, de lo contrario podrá realizar la búsqueda oprimiendo el botón .
de barrios creados en la base de datos y que estén asociados a la comuna seleccionada
previamente.
 C.P.: permite ingresar o seleccionar un código postal. Si el usuario conoce la abreviación del
dato, puede ingresarlo en el primer textbox y el sistema automáticamente cargará la
denominación del mismo, de lo contrario podrá realizar la búsqueda oprimiendo el botón
. Se listarán los códigos postales asociados a la comuna seleccionada previamente.
de códigos postales creados en la base de datos y que estén asociados a la comuna
seleccionada previamente.
 Pié de Factura a Emitir: permite ingresar información adicional que se requiera imprimir en el
pié de la factura. Campo de tipo alfanumérico.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las entidades jurídicas ya registradas.
3.1.1.2 Botones
 Alta: botón siempre activo. Al presionar se habilitan los campos del encabezado para
permitir el ingreso de los datos, y si existen campos con datos por default, se cargan en
este momento.
 Baja: este botón se habilita cuando el cursor se encuentra posicionado sobre un registro
para darlo de baja. Al presionar se visualizará la Fecha de Baja en el correspondiente
campo del registro seleccionado, tomando como base la fecha del sistema. El registro se
visualizará en color rojo.
Al posicionarse sobre un registro dado de baja se emitirá Msj:”El registro ya fue dado de
baja, lo desea recuperar?” Botones; Aceptar: graba los cambios en la base de datos, o
sea, borra la fecha de baja, y Cancelar: devuelve el control al usuario.
 Grabar: Este botón permite actualizar y guardar los cambios que se realicen en la
información de los registros a modificar o crear.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las entidades jurídicas
creadas.
 Cancelar: Este botón permite anular los movimientos realizados y NO grabados aún.

Fecha: 28/01/08
 Histórico: En el caso que el cursor se encuentre posicionado sobre un registro no

grabado en la base de datos, al presionarlo se mostrará el mensaje: “No existen datos
para mostrar”. Cuando el cursor se encuentre posicionado sobre un registro grabado en
la base de datos, al presionar se desplegará una nueva ventana con los siguientes datos:
o Columna: se refiere al campo de la tabla

o Acción: muestra la acción ejecutada sobre ese campo
o Valor Anterior: según corresponda, se refiere al valor del campo que tenía antes de
ser modificado. Puede ser nulo.
o Valor Nuevo: muestra el último valor del campo
o Fecha: muestra la fecha y hora en que se realizó la respectiva acción sobre el campo
correspondiente.
o Usuario: muestra el nombre del usuario que ejecutó la acción sobre cada campo.
 Logotipo: Este botón permite seleccionar un archivo de tipo .jpg para adjuntar el logotipo
de la entidad jurídica. Este logotipo no es obligatorio y se utiliza en el módulo de Caja.
 Salir: Este botón permite cerrar la ventana

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3.1.2 Entidades
A través de esta opción se configuran y asocian las demás entidades que dependen de las
entidades jurídicas creadas.

Las entidades que se agreguen deberán tener la marca de “es externa”.
Paso 1: Para crear o dar de baja una entidad se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Organización / Entidades.
Paso 2: Para ingresar una Entidad, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios: Entidad,
Pertenece a, Denom. Extensa, Denom. Abrev, Autonumérico, Nro. Inicial y Min. Retroactivo.
Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el registro y
éste aparezca en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.1.2.1 Campos
 Entidad: Se refiere al código del registro a ingresar. Campo de tipo numérico.
 Pertenece a: permite asociar la entidad que se está creando a una Entidad Jurídica
existente. Campo de tipo dropbox.
 Externa: permite indicar si la entidad que se está creando es o no externa. Por defecto
aparece desmarcado para indicar que no es externa. Campo de tipo check.
 Denom. Extensa: permite ingresar el nombre completo de la entidad que se está creando.
Campo de tipo alfanumérico
 Denom. Abrev.: permite ingresar el nombre abreviado de la entidad que se está creando.
Campo de tipo alfanumérico.
 Autonumérico: Este campo se utiliza para las entidades que no son externas y sirve para
asignar el número de contrato en ventas nuevas. Campo de tipo numérico.
 Nro. Inicial: Este campo se utiliza para las entidades que no son externas y sirve para
asignar el número inicial de contrato en ventas nuevas. Campo de tipo numérico.
 Min. Retroactivo: Este campo se utiliza para las entidades que no son externas y sirve
para indicar cuándo comenzará a facturar el aplicativo. Campo de tipo fecha, formato
DD/MM/AAAA.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las entidades ya registradas.
3.1.2.2 Botones
este momento.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las entidades creadas.

Fecha: 28/01/08


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.1.3 Gerencias
A través de esta opción se configuran las gerencias de la estructura organizacional de la empresa.
Paso 1: Para crear o dar de baja una gerencia, se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Organización / Gerencias.
Paso 2: Para ingresar una Gerencia, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios:
Denominación Extensa, Denominación Abreviada y se debe indicar si se refiere a una gerencia
externa o interna. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se
grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.
3.1.3.1 Campos
 Gerencia: Se refiere al código del registro a ingresar. Campo de tipo numérico

autosecuencial. No editable.

Fecha: 28/01/08
 Denominación Extensa: permite ingresar el nombre completo de la gerencia que se está

creando. Campo de tipo alfanumérico
 Denominación Abreviada: permite ingresar el nombre abreviado de la entidad que se

está creando. Campo de tipo alfanumérico.
 Es Externa: permite indicar si la entidad que se está creando es o no externa. Campo de

tipo dropbox con opciones de SI y NO.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las gerencias ya registradas.
3.1.3.2 Botones
este momento.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las entidades gerencias
creadas.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.2 Facturación y Cuentas Corrientes

El menú Facturación y Cuentas Corrientes, agrupa las características de configuración requeridas
para la administración de los datos necesarios para facturar y recaudar, entre estas se
encuentran:
3.2.1 Bancos
A través de esta opción se crean todos los bancos requeridos en la operatoria del negocio.
IMPORTANTE: Esta información se envía pre cargada en la implementación.
Paso 1: Para crear o dar de baja un banco se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Facturación y Cuentas Corrientes / Bancos.
Paso 2: Para ingresar un Banco, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos: Código y Nombre del Banco. Terminado el diligenciamiento se
debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior
de la ventana.

Fecha: 28/01/08
Paso 3: Una vez grabado el registro, estando posicionado sobre el mismo, se le pueden crear
sucursales a través del botón “Sucursales”. Para ingresar una sucursal, se debe oprimir el botón:
“Alta” y posteriormente se deben diligenciar los campos requeridos: Código y Denominación
Sucursal. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el
registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.2.1.1 Campos Bancos
 Código: Se refiere al código del registro a ingresar. Campo de tipo numérico.
 Banco: Se refiere al nombre del banco. Campo de tipo alfanumérico.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los Bancos ya registrados.
3.2.1.2 Campos Bancos/ Botón Sucursales

 Sucursal: Campo textbox doble de tipo alfanumérico donde en la primera parte se debe
ingresar el código de la sucursal, y en la segunda, el nombre de la misma.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las sucursales ya registrados.
3.2.1.3 Botones

Fecha: 28/01/08
este momento.
información de los Bancos.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los Bancos creados.


correspondiente.
 Sucursales: Este botón permite crear, modificar o dar de baja sucursales de los bancos
previamente creados.
Al presionar el botón “Sucursales” (estando posicionados sobre el registro de un banco)
se abre una ventana nueva que posee los botones: Alta, Baja, Grabar, Imprimir, Cancelar,
Histórico y Salir; los cuales funcionan de la misma forma que los de la ventana principal.
Para crear una nueva sucursal, se debe oprimir el botón “Alta”, posteriormente ingresar
el código y denominación del registro (campos de tipo numérico y alfanumérico,
respectivamente) y finalizar oprimiendo el botón “Grabar”.

Fecha: 28/01/08
3.2.2 Tarjetas
A través de esta opción se crean los tipos de Tarjetas (crédito y débito) requeridas para realizar las
transacciones en la operatoria del negocio.
Paso 1: Para crear o dar de baja una Tarjeta se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Facturación y Cuentas Corrientes / Tarjetas.
Paso 2: Para ingresar una Tarjeta, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios:
Denominación, Día Acreditación, Tipo, Valor Inicial, Long. Del Nro. Terminado el diligenciamiento
se debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte
inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
Paso 3: Una vez grabado el registro, estando posicionado sobre el mismo, se le debe asociar una
entidad jurídica y una unidad de negocio a través del botón “Ent./Sucursales”. Para ingresar una
entidad jurídica y unidad de negocio, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos: Entidad Jurídica y Unidad de Negocio. Terminado el
diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca
en la parte inferior de la ventana.
IMPORTANTE: Se envía pre cargada en la implementación la unidad de negocio 1. Para el

3.2.2.1 Campos Tarjetas
 Tarjeta: Se refiere al código de la tarjeta que se está creando. Campo de tipo numérico
 Denominación: Se refiere al nombre del tipo de tarjeta. Campo de tipo alfanumérico.
 Día Acreditación: Se refiere al día en que la tarjeta informa lo recaudado, es informativo.


Fecha: 28/01/08
 Tipo: Se refiere al tipo de tarjeta (Débito/Crédito). Dropbox que despliega lista con
opciones configuradas.
 Valor inicial: Se refiere al primer dígito con el que comienza el número de tarjeta. Campo
de tipo numérico.
 Long. del nro.: Se refiere a la cantidad de dígitos que posee el número de la tarjeta que se
está creando. Campo de tipo numérico.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las tarjetas ya registradas.
3.2.2.2 Campos Tarjetas/ Botón Ent./Unidad

 Entidad Jurídica: Se refiere a la Entidad Jurídica a la cual se asociará la tarjeta
seleccionada. Dropbox que despliega lista con las entidades configuradas.
 Unidad de Negocio: Se refiere a la Unidad de Negocio a la cual se asociará la tarjeta

seleccionada. Dropbox que despliega lista con las unidades de negocio configuradas.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las asociaciones ya creadas.
3.2.2.3 Botones
este momento.
información de las Tarjetas.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las Tarjetas creadas.


Fecha: 28/01/08

correspondiente.
 Ent./Unidad: Este botón permite crear, modificar o dar de baja las asociaciones de las
tarjetas con respecto a las entidades jurídicas/unidades de negocio.
Al presionar el botón “Ent/Unidad” (estando posicionados sobre el registro de una tarjeta)
se abre una ventana nueva que posee los botones: Alta, Baja, Grabar, Imprimir, Cancelar y
Salir; los cuales funcionan de la misma forma que los de la ventana principal.
Para crear una nueva asociación, se debe oprimir el botón “Alta”, posteriormente
seleccionar una Entidad Jurídica y una unidad de negocio de las listas desplegables que
proporciona cada campo y finalizar oprimiendo el botón “Grabar”.

Fecha: 28/01/08
3.2.3 Tipos de IVA
A través de esta opción se configuran los tipos de IVA requeridos para realizar las diferentes
transacciones impositivas de Coomeva MP.

Paso 1: Para crear o dar de baja una condición de Iva se debe ingresar por el Menú Configuración
/ Facturación y Cuentas Corrientes / Tipos de IVA.
Paso 2: Para ingresar un Tipo de IVA, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios: IVA,
Denominación y Letra del Comprobante. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón
“Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.2.3.1 Campos
 Iva: Se refiere al código del IVA que se está creando. Campo de tipo alfanumérico.
 Denominación: Se refiere al nombre del tipo de IVA. Campo de tipo alfanumérico.
 Cod. ARCIBA: se retirarán en entrega de Ctas y Subctas
 Letra del Comprobante: se refiere a la letra del comprobante que se va a generar cuando
se facture.
 Es gravado: Checkbox para indicar si el tipo de IVA que se está creando es o no gravado.
Campo de tipo alfanumérico.
 Código Afip: se retirarán en entrega de Ctas y Subctas
 Calcula IIBB: se retirarán en entrega de Ctas y Subctas
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los tipos de IVA ya registrados.
3.2.3.2 Botones
este momento.
información de los tipos de IVA.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los tipos de IVA creados.


Fecha: 28/01/08

correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.3 Programas
El menú Programas, agrupa las opciones para la configuración de las características de los
programas anexos, entre estas se encuentra:
3.3.1 Configuración de Período de Carencias por Cambio de Cobertura
A través de esta opción se configuran los tiempos de carencia que se requieren para tener
derecho a la cobertura definida en el grupo de programa destino de la misma línea de negocio del
grupo de programa origen.
Paso 1: Para crear, modificar o dar de baja un período de carencia por cambio de cobertura se
debe ingresar por el Menú: Configuración / Programas / Período de Carencias por Cambio de
Cobertura.
Paso 2: Para ingresar un período de carencia por cambio de cobertura, se debe oprimir el botón:
“Alta” y posteriormente se deben diligenciar los campos requeridos: Vigencia desde, Tipo de
Subcuenta destino, Grupo de programa origen, Grupo de programa destino y Tiempo de Carencia.

Fecha: 28/01/08
3.3.1.1 Campos
 Vigencia desde: Se refiere a la fecha a partir de la cual comienza a funcionar la carencia

por cambio de cobertura que se está creando. Campo de tipo datetime DD/MM/AAAA.
 Tipo de Subcuenta destino: Se refiere al tipo de subcuenta a la cual se está cambiando la

cobertura. Campo de tipo dropbox que lista todos los tipos de subcuentas existentes
activas.
 Grupo de programa origen: Se refiere al grupo de programa origen sobre el cual aplicará
el período de carencia que se está creando. Campo de tipo dropbox que lista todos los
grupos de programas cargados desde Presmed y que se encuentren activos.
 Grupo de programa destino: Se refiere al grupo de programa destino sobre el cual

aplicará el período de carencia que se está creando. Campo de tipo dropbox que lista
todos los grupos de programas cargados desde Presmed, que se encuentren activos y que
pertenezcan a la misma línea de negocio del grupo de programa origen seleccionado.
 Tiempo de Carencia: Se refiere al dato de la cantidad de meses que aplicará la carencia.

NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los Períodos de carencia por cambio de
cobertura ya registrados.
3.3.1.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
información de los Bancos. El único campo de la ventana que se permite modificar es el
de Tiempo de Carencia.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los Períodos de carencia por
cambio de cobertura que se encuentran en el cuerpo de la ventana.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4 Afiliaciones
El menú Afiliaciones, agrupa las opciones que permiten configurar características que son
requeridas por el módulo de ingreso de datos de los beneficiarios, entre estas se encuentran:
3.4.1 Estados Civiles
A través de esta opción se configuran los estados civiles que serán utilizados a lo largo del
aplicativo como datos personales de los afiliados.
Paso 1: Para crear o dar de baja un estado civil a se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Estados Civiles.

Fecha: 28/01/08
Paso 2: Para ingresar un Estado Civil, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios: Estado
Civil, Denominación y Cod.SSS. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar”
para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.
3.4.1.1 Campos
 Estado civil: Se refiere al código que identificará al estado civil que se está creando. Campo
de tipo alfanumérico.
 Denominación: Se refiere al nombre del Estado Civil. Campo de tipo alfanumérico
 Cod. SSS: Se refiere al código de homologación para la Superintendencia Nacional de Salud,

no es obligatorio. Campo de tipo alfanumérico.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los estados civiles ya registrados.
3.4.1.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los estados civiles.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.2 Declaración de Estado de Salud
A través de esta opción, se configuran las preguntas y los tipos de respuestas que se espera para
cada una al momento de registrar la Declaración de Estado de Salud de cada beneficiario.
Paso 1: Para crear o dar de baja una pregunta de la Declaración de Estado de Salud, se debe
ingresar por el Menú: Configuración / Afiliaciones / Declaración de Estado de Salud.
Paso 2: Para ingresar una pregunta de la declaración de estado de salud, se debe oprimir el
botón: “Alta” y posteriormente se deben diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben
completar los campos obligatorios: Línea de Negocio, Vigencia Desde, Nro. Pregunta,
Denominación, Orden, Tipo Respuesta y Longitud. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir
el botón “Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.4.2.1 Campos
 Línea de Negocio: Se refiere a las líneas de negocio de Coomeva Mp. Para la creación se
deberá seleccionar una de la lista presentada. Campo de tipo Dropbox que lista las líneas de
negocio existentes activas en el ABM de Presmed. Campo de ingreso obligatorio.
 Vigencia Desde: Se refiere a la fecha a partir de cuándo se habilitará la pregunta. Campo de

tipo Datetime en formato: DD/MM/AAAA, de ingreso obligatorio.
 Nro. Pregunta: Se refiere al número de la pregunta que se va a crear. Campo de tipo

numérico autosecuencial. No editable.
 Denominación: Se refiere a la descripción de la pregunta de declaración de estado de salud

que se está creando. Campo de tipo textbox, de ingreso obligatorio.
 Orden: Se refiere al número de orden que indicará la secuencia en que va a aparecer la

pregunta en la solicitud. Este número no se puede repetir dentro de la misma línea de
negocio. Campo de tipo numérico, de ingreso obligatorio.
 Tipo Respuesta: Se refiere al tipo de respuesta que se desea configurar para la pregunta que
se está creando. Campo de tipo dropbox que lista las opciones: Boolean / Decimal. Es de
ingreso obligatorio.
 Longitud: Se refiere a la cantidad de dígitos que deberá tener el campo de respuesta dentro
de la solicitud. Campo de tipo textbox, de ingreso obligatorio.
 Máscara: Se refiere al tipo de máscara que se deberá definir en el campo de respuesta de la

solicitud. Por ejemplo: para los tipos de respuesta= Decimal, la máscara será 000,00. Campo
de tipo textbox, de ingreso opcional.
 Observ. Obligatoria: Se refiere a si la observación en la pregunta que se está creando es de

ingreso obligatorio o no, esto en el caso de que se haya contestado de manera afirmativa.

Fecha: 28/01/08
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las preguntas de declaración de estado de

salud ya registradas.
3.4.2.2 Botones
este momento.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las preguntas de declaración
de estado de salud creadas.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.3 Nacionalidades
A través de esta opción se configuran las nacionalidades que serán utilizados a lo largo del
Paso 1: Para crear o dar de baja una nacionalidad se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Nacionalidades.
Paso 2: Para ingresar una Nacionalidad, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se
deben diligenciar los campos requeridos, mínimo se deben completar los campos obligatorios:
Código y Nacionalidad. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para
que se grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.4.3.1 Campos
 Código: Se refiere al código que se designará como abreviación para la nacionalidad que se
está creando. Campo de tipo alfanumérico de ingreso obligatorio.
 Nacionalidad: Se refiere al nombre de la nacionalidad que se está creando. Campo de tipo

alfanumérico, de ingreso obligatorio.
 Cod. SSS: Se refiere al código de homologación para la Superintendencia Nacional de Salud,

no es obligatorio. Campo de tipo alfanumérico.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las nacionalidades ya registradas.
3.4.3.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las nacionalidades creadas.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.4 Cargos
A través de esta opción se configuran los cargos que serán utilizados a lo largo del aplicativo como
datos personales de los afiliados.
Paso 1: Para crear o dar de baja un cargo se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Cargos.
Paso 2: Para ingresar un Cargo, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos obligatorios: Cargo y
Denominación. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se

Fecha: 28/01/08
3.4.4.1 Campos
 Cargo: Se refiere al código del Cargo que se está creando. Campo de tipo alfanumérico de
ingreso obligatorio.
 Denominación: Se refiere al nombre del Cargo que se está creando. Campo de tipo
alfanumérico, de ingreso obligatorio.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los Cargos ya registrados.
3.4.4.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los Cargos creados.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.5 Profesiones
A través de esta opción se configuran las Profesiones que serán utilizados a lo largo del aplicativo
como datos personales de los afiliados.
Paso 1: Para crear o dar de baja una profesión se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Profesiones.
Paso 2: Para ingresar una Profesión, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se deben
diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos obligatorios: Profesión y

Fecha: 28/01/08
3.4.5.1 Campos
 Profesión: Se refiere al código de la profesión que se está creando. Campo de tipo textbox
alfanumérico de ingreso obligatorio.
 Denominación: Se refiere al nombre de la Profesión que se está creando. Campo de tipo

textbox alfanumérico de ingreso obligatorio.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las Profesiones ya registradas.
3.4.5.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de las Profesiones creadas.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.6 Tipos de E-mail
A través de esta opción se configuran los tipos de emails que serán utilizados a lo largo del

Paso 1: Para crear o dar de baja un tipo de email se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Tipos de E-mail.
Paso 2: Para ingresar un tipo de email, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se
deben diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos obligatorios: Código y

Fecha: 28/01/08
3.4.6.1 Campos
 Código: Se refiere al código del tipo que se está creando. Campo de tipo textbox
 Denominación: Se refiere al nombre del tipo que se está creando. Campo de tipo textbox
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los tipos de Email ya registrados.
3.4.6.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los tipos de email creados.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.7 Tipos de Certificados
A través de esta opción se configuran los tipos de certificados que serán utilizados a lo largo del

Paso 1: Para crear o dar de baja un certificado se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Tipos de Certificados.
Paso 2: Para ingresar un tipo de certificado, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se
deben diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos obligatorios: Certificado
y Denominación. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se

Fecha: 28/01/08
3.4.7.1 Campos
 Certificado: Se refiere al código del tipo que se está creando. Campo de tipo textbox
 Denominación: Se refiere al nombre del tipo que se está creando. Campo de tipo textbox
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los tipos de certificados ya registrados.
3.4.7.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los tipos de certificados
creados.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.8 Motivos de Rechazo
A través de esta opción se configuran los motivos de rechazos que serán utilizados por las
solicitudes para indicar la causa del rechazo de las mismas.
Paso 1: Para crear o dar de baja un motivo se debe ingresar por el Menú: Configuración /
Afiliaciones / Motivos de Rechazo.
Paso 2: Para ingresar un motivo de rechazo, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se
deben diligenciar los campos requeridos, se debe completar el campo obligatorio: Descripción.

Fecha: 28/01/08
3.4.8.1 Campos
 Código: Se refiere al código del motivo que se está creando. Campo de tipo numérico
 Descripción: Se refiere al nombre del motivo que se está creando. Campo de tipo textbox
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los Motivos de Rechazo ya registrados.
3.4.8.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los motivos de rechazo
creados.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.9 Motivos de Habilitación / Inhabilitación
A través de esta opción se configuran los motivos de Habilitaciones e Inhabilitaciones que serán
utilizados por las solicitudes para indicar si el contrato se encuentra en condiciones de recibir
servicio y/o facturarse.
Afiliaciones / Motivos de Habilitación/Inhabilitación.
Paso 2: Para ingresar un Motivo de Habilitación / Inhabilitación, se debe oprimir el botón: “Alta” y
posteriormente se deben diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos
obligatorios: Código, Denominación, Tipo Uso, Tipo Proceso y Restringe. Terminado el
diligenciamiento se debe oprimir el botón “Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca
en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.4.9.1 Campos
 Código: Se refiere al código del motivo que se está creando. Campo de tipo textbox
 Denominación: Se refiere al nombre del motivo que se está creando. Campo de tipo textbox
 Usa morosidad: Se refiere a si el código será utilizado por el proceso de Morosidad. Campo
de tipo checkbox.
 Tipo Uso: Se refiere a si el código será utilizado para habilitar inhabilitar al contrato. Campo
de tipo dropbox de ingreso obligatorio.
 Tipo Proceso: Se refiere a si el código será utilizado por procesos de tipo

Manual/Automático/Ambos. Campo de tipo dropbox de ingreso obligatorio.
 Restringe: Si el Tipo Uso = Inhabilitar, se refiere a si el código será utilizado para restringir
Cobertura(servicio)/Facturación/Ambos. Campo de tipo droptbox de ingreso obligatorio.
 Usa Alta Total: Se refiere a si el código será utilizado por la solicitud de Venta Nueva. Campo
de tipo checkbox.

Fecha: 28/01/08
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los motivos de habilitación/inhabilitación

ya registrados.
3.4.9.2 Botones
este momento.
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los motivos de

habilitación/inhabilitación creados.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.10 Motivos de Reactivaciones
A través de esta opción se configuran los motivos que serán utilizados por las solicitudes para
indicar la causa de la reactivación del contrato o beneficiario.
Afiliaciones / Motivos de Reactivaciones.
Paso 2: Para ingresar un motivo de reactivación, se debe oprimir el botón: “Alta” y

posteriormente se deben diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos
obligatorios: Motivo y Denominación. Terminado el diligenciamiento se debe oprimir el botón
“Grabar” para que se grabe el registro y éste aparezca en la parte inferior de la ventana.

Fecha: 28/01/08
3.4.10.1 Campos
 Motivo: Se refiere al código del motivo que se está creando. Campo de tipo numérico
 Desistimiento: Se refiere a si el motivo será utilizado para indicar desistimiento. Campo de

tipo checkbox.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los motivos de reactivación ya registrados.
3.4.10.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los motivos de reactivación
creados.


correspondiente.

Fecha: 28/01/08
3.4.11 Motivos de Retiro de Responsable Pagador
A través de esta opción se configuran los motivos que serán utilizados por las solicitudes para
indicar la causa del retiro del responsable pagador.
Afiliaciones / Motivos de Retiro de Responsable Pagador.
Paso 2: Para ingresar un tipo de certificado, se debe oprimir el botón: “Alta” y posteriormente se
deben diligenciar los campos requeridos, se deben completar los campos obligatorios: Código y

Fecha: 28/01/08
3.4.11.1 Campos
 Código: Se refiere al código del motivo que se está creando. Campo de tipo numérico
 Fallecimiento: Se refiere a si el motivo será utilizado para indicar fallecimiento. Campo de

tipo checkbox.
NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán los motivos de retiro ya registrados.
3.4.11.2 Botones
este momento.

Fecha: 28/01/08
 Imprimir: Este botón permite que se ejecute la impresión de los motivos de retiro de
responsable pagador registrados.


correspondiente.


Manual Configuraciones Generales Afilmed E1

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Manual Configuraciones Generales Afilmed E1

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Fecha: 26/04/13

Manual de funcionamiento Código: R-02

Manual de Usuario Afilmed

Módulo: Configuraciones Generales

Fecha de creación: 01/08/2016

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 2 de 63

Manual de funcionamiento - Historial de cambios

Fecha Versión Autores Cambios Realizados

01/08/2016 001 Isanchez Confección inicial del documento

16/08/2016 001 Nagüero Revisión inicial del documento

002 Ajustes al documento

002 Revisión final del documento

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 3 de 63

Entrega 1 – Configuraciones Generales Etapa 1

 Facturación y Cuentas Corrientes

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 4 de 63

PRESMED - Ver ajustes en los manuales de Presmed

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 5 de 63

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 6 de 63

3.1.1 Entidades Jurídicas

IMPORTANTE: Esta información se envía pre cargada en la implementación. Para el

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 7 de 63

 Razón Social: Nombre de la organización. Campo de tipo texto.

 Fecha de Vig: Se refiere a la fecha vigente a partir de la cual se comienza a utilizar el

 NIT: se refiere al número de identificación tributaria de la empresa/razón social que se está

 Inicio de Actividad: Permite ingresar la fecha de inicio de actividades de la empresa. Campo

 Cód. Entidad SSS: Se refiere al código de Coomeva MP asignado por la Superintendencia

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 8 de 63

automáticamente cargará el nombre de la misma, de lo contrario podrá realizar la búsqueda

 Complemento: campo usado para ingresar información adicional sobre el domicilio. Es un

 Departamento: permite ingresar o seleccionar un departamento. Si el usuario conoce la

 Municipio: permite ingresar o seleccionar un municipio. Si el usuario conoce la abreviación

 Comuna: permite ingresar o seleccionar una comuna. Si el usuario conoce la abreviación de la

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 9 de 63

El campo comuna se carga automáticamente después de ingresar el barrio. Campo de tipo

NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las entidades jurídicas ya registradas.

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 10 de 63

 Histórico: En el caso que el cursor se encuentre posicionado sobre un registro no

o Columna: se refiere al campo de la tabla

 Salir: Este botón permite cerrar la ventana

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 11 de 63

IMPORTANTE: Esta información se envía pre cargada en la implementación. Para el

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 12 de 63

 Entidad: Se refiere al código del registro a ingresar. Campo de tipo numérico.

NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las entidades ya registradas.

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 13 de 63

 Histórico: En el caso que el cursor se encuentre posicionado sobre un registro no

o Columna: se refiere al campo de la tabla

 Salir: Este botón permite cerrar la ventana

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 14 de 63

A través de esta opción se configuran las gerencias de la estructura organizacional de la empresa.

 Gerencia: Se refiere al código del registro a ingresar. Campo de tipo numérico

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 15 de 63

 Denominación Extensa: permite ingresar el nombre completo de la gerencia que se está

 Denominación Abreviada: permite ingresar el nombre abreviado de la entidad que se

 Es Externa: permite indicar si la entidad que se está creando es o no externa. Campo de

NOTA: En la parte inferior de la ventana se visualizarán las gerencias ya registradas.

 Histórico: En el caso que el cursor se encuentre posicionado sobre un registro no

o Columna: se refiere al campo de la tabla

 Salir: Este botón permite cerrar la ventana

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 16 de 63

3.2 Facturación y Cuentas Corrientes

IMPORTANTE: Esta información se envía pre cargada en la implementación.

Título: Manual de Usuario Afilmed – E1 - Configuraciones Generales Página 17 de 63