MAPA DE RIESGOS AGN - 2015 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VALORACION DEL RIESGO CONTROLES VALORACIÓN CONTROLES RIESGO RESIDUAL

VALORACION DEL RIESGO CONTROLES VALORACIÓN CONTROLES RIESGO RESIDUAL ACCIONES DE MEJORAMIENTO

RIESGO RESIDUAL
TIPO DE PROCESO

TIPO DE CONTROL

IMPLEMENTACIÓN
TIPO DE IMPACTO

Existe Manual para

de la ejecucion y el
Esta la frecuencia
los responsbles y
PROBABILIDAD

RESPONSABLE
del seguimiento
Hay herramienta

Estan definidos
PERIODICIDAD

ZONA RIESGO
para el control

SEGUIMIENTO
VALORACIÓN
efectividad del
EXPOSICIÓN

seguimiento
Herramienta

OPCIÓN DE

ACCIONES
GRADO DE

CONTROL
PROCESO

IMPACTO

el manejo

EFICACIA

MANEJO
Efectiva
Número

control

FECHA
CONTEXTO ESTRATÉGICO ACCIONES MITIGACIÓN DEL
OBJETIVO DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONSECUENCIA CONTROLES INDICADOR
FACTORES Y CAUSAS RIESGO

Orientar la actuación del Interno: (i) Todos los procesos y Solicitar a las áreas los informes
AGN para el cumplimiento (i) Estructura organizacional procedimientos estan documentados y de gestión requeridos y de
a la misión institucional, débil. se mantiene la segregación de manera permanente y poder

Enero - Diciembre 2016

GESTIÓN ESTRATÉGICA

mediante la formulación de (ii) Ausencia de políticas funciones. determinar adecuadamente las

políticas, directrices y para la delegación de Delegación y Lesiona la imagen, (ii) Existe una politica de competencia decisiones.

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO
ESTRATÉGICO

Semestral
estrategias, promoviendo responsabilidad y autoridad descentralizacion sin control: credibilidad, la para la firma de documentos oficiales.

REDUCIR
POSIBLE

BAJO
Asignación de transparencia y la

4,00
la transparencia y la con respecto a la ejecución (iii) Existe manuales de funciones Se realizaran dos (2) rendiciones

N/A

N/A
1 3 15 15 30 15 25 4 ALTO DGE
relación con los Clientes y de los procesos de la responsabilidades, autoridad probidad. actualizados. de cuentas agrupando dos
la Ciudadanía, y Entidad. y capacidad para decidir, sin subdirecciones en cada jornada.
determinando y (iii) Incumplimiento criterios bien definidos.
suministrando los recursos normativo. Se cuenta con la página WEB
necesarios para su actualizada con información de
operación y mejora. interes para la ciudadania sobre
las acciones adelantadas por la
Orientar la actuación del Interno: Desconocimiento del actuar (i) Detrimento (i) Normas y dispocisiones emanadas Verificar que las Normas
AGN para el cumplimiento (i) Minima autoregulación estrategico y la patrimonial. por la Dirección General en aras de establecidas en el AGN son

Enero - Diciembre 2016

GESTIÓN ESTRATÉGICA

a la misión institucional, normativa extralimitación de funciones. (ii) Incumplimiento del garantizar la claridad en la ejecución suficientes para garantizar la

REDUCIR RIESGO
mediante la formulación de (ii) Ausencia de políticas plan estrategico de las actividades propias de la adecuada y eficiente gestión de

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO
ESTRATÉGICO

Trimestral
políticas, directrices y para la delegación de Entidad. la Entidad en terminos de

POSIBLE
DGE

BAJO
estrategias, promoviendo responsabilidad y autoridad (ii) Informes Gerenciales. eficacia, eficiencia y efectividad.

4,00
N/A

N/A
2 3 15 15 30 15 25 4 ALTO SGE
la transparencia y la con respecto a la ejecución (iii) Despliegue de la planeación
relación con los Clientes y de los procesos de la estrategica a través de una
OCI Se han actualizado y
la Ciudadanía, y Entidad. herramienta "GESDOC" que permite racionalizado los procedimientos
determinando y dar a conocer el Plan Nacional de de gestión estrategica que
suministrando los recursos Desarrollo, Plan de estratégico de generan como producto informes
necesarios para su Mincultura y el Plan estratégico del de seguimiento a la gestión, los
operación
Fijar y mejora.
los criterios, y normas Interno Falta de: AGNSelección
(i) y el plan estrategico de elpúblicos
de servidores area. cuales se producen de forma Actividades
técnicas y jurídicas, para (i) Clausulas contractuales idoneos y técnicamente (i) Regular la conformacion y ejecutadas /
hacer efectiva la creación, que impidan la circulación experimentados. funcionamiento de los comites Actividades
DESARROLLO DE LA POLITICA

organización, de información privilegiada o (ii) Procesos documentados en calidad técnicos. programada

transferencia, conservación que no es protegida por un y debida segregación de funciones. s * 100

1 de marzo de 2016

cada transaccion
y servicios de los archivos tiempo. (iii) Se establecieron plazos de (ii) Hacer estudios de seguridad

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION
ARCHIVISTICA

PREVENTIVO
públicos, teniendo en (ii) Pólizas que protejan al Uso indebido de la Lesiona la imagen, protección para el AGN en el manejo para el personal que ejecucta
MISIONAL

POSIBLE

ASUMIR
BAJO
cuenta lo establecido en la AGN en caso de tipificarse el información privilegiada credibilidad, la de la información, en las cláusulas de DEC proyectos y los que tengan con

4,00
N/A

Ley 594 de 2000 con sus
disposiciones. Realizar
actividades que permitan
la inspección, el control y
la vigilancia sobre la
función archivística del
estado colombiano.
Fijar los criterios, y normas
técnicas y jurídicas, para
DESARROLLO DE LA POLITICA
N/A
riesgo.
3 confidencialidad y las pólizas a que
15 15 30 15 25 4 ALTO los documentos historicos de la
derivada del ejercicio del transparencia y la SNA
(iii) Sanciones pecuniarias a cargo. probidad haya lugar. entidad. Marzo 2016.
los funcionarios y reportes a (iv) Control de las bases de datos
los organismos de control. tanto física como lógica, generadas en
(iv) Seguimiento por parte desarrollo de las funciones propias del
de las áreas y Supervisores AGN.
de contrato. (v) Se mejoro la seguridad del
sistemas de información, definiendo
Externo: perfiles de administración y de Hacer alianzas estrategicas con
(i) Carencia de mecanismos Incumplimiento o entes de control que nos

hacer efectiva la creación, adecuados para la Extralimitación de funciones. (i) Selección de servidores públicos permitan implementar buenas

Enero - Diciembre 2016

organización, adaptación de las nuevas idoneos y tecnicamente practicas en el AGN.
experimentados.

cada transaccion
transferencia, conservación normas que rigen el país.

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION
ARCHIVISTICA

IMPROBABLE

PREVENTIVO
y servicios de los archivos (ii) Estructura (ii) Procesos documentados en calidad
Lesiona la imagen,
MISIONAL

ASUMIR
públicos, teniendo en organizacional fragil. y debida segregación de funciones,

BAJO
credibilidad, la DIR

4,00
N/A

N/A
cuenta lo establecido en la (iii) Baja delegación de 3 2 (iii) Cuando se desarrolla una norma se 15 15 30 15 25 4 ALTO
transparencia y la OAJ
Ley 594 de 2000 con sus funciones. pone en consulta publica.
probidad
disposiciones. Realizar (iv) Falta de conocimiento (iv) Se tienen mecanismos para dejar
actividades que permitan técnico de la función documentado el trabajo que se realiza
la inspección, y el control y archivística y su impacto en en el desarrollo de la política
la vigilancia sobre la las organizaciones del archivística.
función archivística del Estado.
estado colombiano. (v) Minima autoregulación
Verificar que las entidades Externo Incumplimiento de las (i) Motivación y socialización del Actividades
INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA

públicas y privadas sujetas (i) Uso indebido de poder funciones por presión externa requerimiento ético para el ejecutadas /
a inspección, vigilancia y para incidir en el (i) Sensibilización sobre los valores y ejercicio de las funciones, Actividades
control, cumplan con la Ley cumplimiento de las la ética en el AGN. solicitar a recursos humanos por programada

Enero - Diciembre 2016

594 de 2000 y su funciones- (ii) La selección de personal de libre lo menos dos (2) socializaciones s * 100
nombramiento y los de carrera estan
INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

normatividad vigente. PREVENTIVO en relación con temas éticos.

MODERADO
Pérdida de credibilidad debidamente reglados.
MISIONAL

REDUCIR
POSIBLE

y se incrementa el (iii) Existe la politica que las visitas las GIV

8,00
N/A

N/A

3 15 0 30 15 25 3 MEDIO (ii) Promover en el AGN la

riesgo de pérdida del realicen mas de una persona, SNA cultura de la transparencia
patrimonio documental (iv) Desde el momento de la Generar cultura
preparación de la visita y durante el
desarrollo de la ruta tecnico - juridica
existen instancias y evidencias que
minimizan el riesgo.

Verificar que las entidades Interno: Incumplimiento de las Pérdida de credibilidad (i) Implementación de la respectiva Implementar una plataforma
públicas y privadas sujetas (i) Incumplimiento del funciones de Inspección, y reconocimiento del normatividad sancionatoria a los tecnologica robusta que permita
INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA

a inspección, vigilancia y proceso de inspección y Vigilancia y Control derivadas AGN como ente incumplimientos de las normas el monitoreo de forma
control, cumplan con la Ley vigilancia. de decisiones y/o informes autorizado para el archivistica. sistematizada para todo el SNA.
594 de 2000 y su (ii) El no confrontar lo de visita ajustados a los ejercicio de (ii) Informes de Gestión del Grupo de

Mayo - Diciembre 2016

normatividad vigente. expresado en las tablas con intereses de entes vigilados, inspección, control y Inspección y Vigilancia. Formulación de directrices que le
el archivo físico con obtención de beneficio vigilancia. (iii) Informes semestrales Consejos permitan a la Entidad y a los
INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO

MODERADO
correspondiente. propio o para terceros. Territoriales de Archivo (CTA). Control Consejos Territoriales realizar la
MISIONAL

REDUCIR
POSIBLE

Anual
de las actas de inspección, control y GIV labor de vigilancia a las

8,00
N/A

N/A

Externo:
4 3 vigilancia por parte del Coordinador del
15 15 0 15 25 3 MEDIO Entidades objeto de la Ley 594
SNA
(i) Presiones ejercidas por Grupo y el Subdirector del SNA son de 2000;
tercerso vigilados y/o esenciales.
ofrecimiento de prebendas, (iv) calificación a traves del Indice de Se van a realizar cinco (5)
gratificaciones, dadivas, etc. Gobierno Abierto (IGA) y el FURAG. reuniones de sensibilización y
capacictación a los Consejos
Territoriales, para la totalidad de
esas instancias territoriales.
 MAPA DE RIESGOS AGN - 2015 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VALORACION DEL RIESGO CONTROLES VALORACIÓN CONTROLES RIESGO RESIDUAL ACCIONES DE MEJORAMIENTO

RIESGO RESIDUAL
TIPO DE PROCESO

TIPO DE CONTROL

IMPLEMENTACIÓN
TIPO DE IMPACTO

Existe Manual para

de la ejecucion y el
Esta la frecuencia
los responsbles y
PROBABILIDAD

RESPONSABLE
del seguimiento
Hay herramienta

Estan definidos
PERIODICIDAD

ZONA RIESGO
para el control

SEGUIMIENTO
VALORACIÓN
efectividad del
EXPOSICIÓN

seguimiento
Herramienta

OPCIÓN DE

ACCIONES
GRADO DE

CONTROL
PROCESO

IMPACTO

el manejo

EFICACIA

MANEJO
Efectiva
Número

control

FECHA
CONTEXTO ESTRATÉGICO ACCIONES MITIGACIÓN DEL
OBJETIVO DEL PROCESO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONSECUENCIA CONTROLES INDICADOR
FACTORES Y CAUSAS RIESGO

Manejar técnicamente los
documentos considerados
como Patrimonio
documental en cada una
de las fases de su ciclo
vital, para su conservación
y consulta de información.
ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL
Interno: Sustracción de documentos (i) Pérdida del (i) Carnetizacion de los usuarios de la (i) Intensificar los procesos Actividade
(i) Falta de control en el del acervo documental Patrimonio documentación histórica, técnicos de microfilmación y ejecutadas /
acceso a los documentos histórico con fines de lucro Documental de la (ii) Registro de los documentos digitalización del acervo con el Actividades
históricos. personal y pérdida del Nación. solicitados y su devolución, fin de disminuir el acceso directo programada
(ii) Omitir el Sello patrimonio documental y la (iii) Documentos sellados con la a los documentos originales por s * 100
Institucional que se le memoria histórica. identificación Institucional que incluye parte de los usuarios. En la
impone a los documentos a el sello del escudo de la República de actualidad se viene desarrollando.

su ingreso al archivo. Colombia.

(iv) Camaras de circuito cerrado de (ii) Revisar el procedimiento de
Externo televisión en sala, consulta para incluir o actualizar
(i) El interés de los (v) Restringir la entrada de elementos un control respecto a que no se
anticuarios o comerciantes como maletines, bolsos, bolsas, puede dar al servicio del público

1 de enero de 2016
ASUMIR RIESGO
de documentos antiguos. paquetes, sobres etc a las salas de documentos originales que no

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO
(ii) Tráfico ilicito de consulta y la biblioteca especializada. esten con el sello institucional.
MISIONAL

POSIBLE
patrimonio. (vi) Restricción en el acceso físico a los

Anual
BAJO
4,00
N/A

N/A
5 3 depósitos donde reposa el acervo 15 15 30 15 25 4 ALTO GIFDH (iii) Crear espacios reservados
documental, así como la para adelantar los procesos
implementación de puertas de tecnicos que involucran los
seguridad en éstas. documentos originales y que no
(vii) Presencia de personal en la sala esten mezclados con oficinas ni
de consulta y biblioteca. circulación de visitantes.

(iv) Control en el acceso

enfocados al personal de planta
y contratistas que ingresan a los
depositos donde se custodia la
documentacion historica. Enero
2016

Manejar técnicamente los Interno: 6 Venta, alteración, (i) Vulneración de los (i) Identificación plena de los usuarios, (i) Insistir en que la Actividade

documentos considerados
como Patrimonio
documental en cada una
ADMINISTRACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL
4,00
(i) Debilidad en el control eliminacion de documentos derechos ciudadanos (ii) Registro en el libro y en la base de Superintendencia de Notariado ejecutadas /
físico u organización del del fondo notarial para en razón a que esta datos de los usuarios, asuma lo dispuesto en la ley Actividades
acervo notarial. favorecer un tercero. documentación (iii) Registro de los documentos para la conformación de los programada

de las fases de su ciclo (ii) Recurso Humano contempla valores solicitados y su devolución, archivos notariales. s * 100
vital, para su conservación negligente o deshonesto. administrativos y (iv) Restringir la entrada de elementos
y consulta de información. legales por ser básico como maletines, bolsos, bolsas, (ii) Fortalecer el vínciulo de
Externo para demostrar la paquetes, sobres etc a las salas de cooperación con la

Enero - Diciembre 2016

(i) Incumplimiento de la propiedad. consulta, y Superintendencia de Notariado y

ASUMIR RIESGO

cada transaccion
Superintendencia de (ii) Pérdidad del (v) Camaras de circuito cerrado de registro.

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION
IMPROBABLE

PREVENTIVO
notariado y registro de la ley Patrimonio televisión en sala.
MISIONAL

BAJO
594 de 2000, por la no Documental de la (vi) Microfilmación parcial

N/A

N/A
conformación de los Nación. ### (vii) Documentación empastada. 15 15 30 15 25 4 ALTO GIFDH
archivos generales de los (iii) Pérdida de (viii) Selección de personal idoneo que
circulos notariales. credibilidad y labora en sala de investigación,
reconocimiento de la (ix)
Entidad como custodio
principal del
Patrimonio
Documental
archivístico.

Desarrollar la gestión de Interno: Convalidación de tablas de (i) Pérdida del (i) Convalidación de las tablas de Actividade
GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTÍCOS

los proyectos y prestar los (i) El recurso humano que retención y valoración patrimonio retención y de valoración por parte de ejecutadas /
servicios que ofrece el maneja no sea lo documental que no documental, los funcionarios del AGN (i) Se han cursado oficios a los Actividades
archivo, con calidad para suficientemente idoneo. correspondan a la realidad (ii) Pérdida de dinero (ii) Se tienen expedientes por cada secretarios generales de programada

6Mayo - Diciembre 2016

sus clientes. (ii) El ejercicio de documental de las Entidades que las entidades entidad a la cual se le evalua la tabla. Ministerios, programando las s * 100

cada transaccion
evaliuacion de los o no corresponden a un invierten en trabajos (iii) Comparación de las tablas Vs la visitas a sus archivos y a los de
INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO
instrumentos archivisticos ejercicio de valoración de la archivísticos documentación , en los casos que se sus entidades adcritas.
MISIONAL

REDUCIR
POSIBLE

tiene criterios subjetivos documentación de acuerdo a incompletos o estimen necesarios.

BAJO
4,00
N/A

N/A

7 la normatividad vigente. insuficiente, 3 (iv) Visitas de los funcionarios del AGN 15 15 30 15 25 4 ALTO GIFDH (ii) Asesorar y capacitar
Favorecimiento de Entidades (iii) Vulneración de los a los archivos y entidades que permanente y continua a los
Externo o Empresas Privadas a derechos ciudadanos. presentan las tablas, miembros de los consejos
(i) Interes de las entidades cambio de dinero por la departamentales de archivo en el
en que no se registre toda la aprobación de éste tema de Tablas de retención y de
información que reposa en instrumento archivístico. valoración documental para
sus archivos por evitar o propender la correcta evaluación
impedir el trabajo técnico por parte de ellos.
correspondiente.
Desarrollar la gestión de (i) Inadecuada Favorecer la contratación de (i) No obtener los (i) Definición clara de metas y
los proyectos y prestar los estrucuturación del perfil del personas no aptas para el resultados esperados entregables por actividad (Pago
GESTION DE SERVICIOS

Mayo - Diciembre 2016

servicios que ofrece el contratista. servicio requerido o con en el tiempo asociado)

REDUCIR RIESGO

cada transaccion
archivo, con calidad para (ii) No verificacion de calificación inferior a otros establecido (ii) Renovación de contratos por
ARCHIVISTÍCOS

INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO

sus clientes. documentos y soportes candidatos (ii) Costo para el AGN cumplimiento de metas y calidad,
MISIONAL

POSIBLE

allegados por el contratista. se incrementa (iii) Base de datos donde se consolida

BAJO
4,00
N/A

N/A

(iii) Incumplimiento 8 significativamente. 3 los resultados de la evaluación de 15 15 30 15 25 4 ALTO GAP

normativo proceso de (iii) Lesiona la imagen, proveedores de servicios.
contratación directa en credibilidad, la (iv) Procedimiento de Control y
prestación de servicios. transparencia y la Seguimiento a contratistas.
probidad. (v) Se hacen pruebas de selección,
verificación de antecedentes y
entrevista a los candidatos.
Desarrollar la gestión de Interno: Sustracción de documentos (i) Pérdida del (i) Aplicar el FUID .
GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTÍCOS

los proyectos y prestar los (i) Falta de control en el del acervo documental Patrimonio (ii) Impedir el acceso a terceros que no
servicios que ofrece el acceso a los documentos histórico con fines de lucro Documental de la esten asignados al trabajo.
archivo, con calidad para históricos. personal. Nación. (iii) Protocolos de seguridad que

Mayo - Diciembre 2016

sus clientes. garantiza la trazabilidad de quien

REDUCIR RIESGO

cada transaccion
intervino en los procesos de
INACEPTABLE

PERMANENTE
CORRUPCION

PREVENTIVO

Externo organización de los archivos.

MISIONAL

POSIBLE

BAJO
(i) El interes de los

4,00
N/A

N/A

anticuarios o comerciantes
5 3 15 15 30 15 25 4 ALTO GAP
de documentos antiguos.
 MAPA DE RIESGOS AGN - 2015
TIPO DE PROCESO
PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO
Desarrollar la gestión de
GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTÍCOS
los proyectos y prestar los
servicios que ofrece el
archivo, con calidad para
sus clientes.
MISIONAL
Gestionar la provisión, el
desarrollo integral, las
condiciones debienestar,
seguridad, salud
ocupacional y la
permanencia del personal
GESTION HUMANA
del Archivo General de la
Nación Jorge Palacios
APOYO
Preciado, por medio de la
planeación, organización,
ejecución, seguimiento y
control de las acciones de
gestión humana en el
marco del Sistema
Integrado de Gestión para
cumplir dar cumplimiento a
la Plataforma Estrtégica de
la Entidad y al Plan
Administrar y controlar los
recursos financieros y
generar informacion
confiable para la toma de
GESTIÓN FINANCIERA
decisiones y la
sostenibilidad del AGN.
APOYO
Gestionar la adquisicion
eficaz y eficiente de los
bienes y servicios para
GESTIÓN DE COMPRAS Y
satisfacer las necesidades
del AGN cumpliendo con la
ADQUISICIONES
normatividad legal vigente
APOYO
y bajo parametros de
efectividad, calidad y
transparecnia.
Gestionar la adquisicion
eficaz y eficiente de los
bienes y servicios para
GESTIÓN DE COMPRAS Y
satisfacer las necesidades
ADQUISICIONES
del AGN cumpliendo con la
normatividad legal vigente
APOYO
y bajo parametros de
efectividad, calidad y
transparecnia.
1. Gestionar la adquisicion
eficaz y eficiente de los
bienes y servicios para
satisfacer las necesidades
del AGN cumpliendo con la
GESTIÓN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
normatividad legal vigente
y bajo parametros de
efectividad, calidad y
transparecnia.
APOYO
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS VALORACION DEL RIESGO CONTROLES VALORACIÓN CONTROLES RIESGO RESIDUAL ACCIONES DE MEJORAMIENTO
RIESGO RESIDUAL
TIPO DE CONTROL
IMPLEMENTACIÓN
TIPO DE IMPACTO
Existe Manual para
de la ejecucion y el
Esta la frecuencia
los responsbles y
PROBABILIDAD
RESPONSABLE
del seguimiento
Hay herramienta
Estan definidos
PERIODICIDAD
ZONA RIESGO
para el control
SEGUIMIENTO
VALORACIÓN
efectividad del
EXPOSICIÓN
seguimiento
Herramienta
OPCIÓN DE
ACCIONES
GRADO DE
CONTROL
IMPACTO
el manejo
EFICACIA
MANEJO
Efectiva
Número
control
FECHA
CONTEXTO ESTRATÉGICO ACCIONES MITIGACIÓN DEL
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONSECUENCIA CONTROLES INDICADOR
FACTORES Y CAUSAS RIESGO
Interno: Contratar más personal de (i) Generar (i) Reuniones periódicas de
los requeridos para favorecer sobrecostos y gastos. seguimiento de proyectos
(i) Inadecuada planeación a terceros o para lucrarse. (ii) Cobrarle más de lo (ii) Existen estàndares por actividades
de un proyecto o de un necesario a las y perfiles de cargos.
Mayo - Diciembre 2016
programa. entidades (iii) Existe una clasificación de
(ii) Elevar artificialmente el contratantes, por complejidad dela intervención de un
INACEPTABLE
PERMANENTE
CORRUPCION
PREVENTIVO
Trimestral
estandar de cálculo de contratistas que no se archivo.
REDUCIR
POSIBLE
BAJO
4,00
contratistas por actividad a requerian (iv) Revisiones periodicas por parte de
N/A
N/A
9 3 15 15 30 15 25 4 ALTO GAP
desarrollar la oficina de control interno o la Oficina
de Planeación desde el seguimiento de
PAI.
(v) Existen metas,
(vi) Existe el plan proyecto.
(vii) Existe un grupo de aseguramiento
de calidad, que colabora en la
construcción de acuerdo a las
Interno: Indebida aplicación de las (i) Detrimento (i) Se cuenta con un procedimiento de Dado a que la zona de riesgo es
(i) Ausencia de mecanismos normas y procedimientos en patrimonial. selección y vinculación; baja, no se establecen acciones
de selección para la beneficio propio o de un (ii) Pérdida de Imagen (ii) La entidad cuenta con un sistema de mitigación
provision de vacantes tercero, al conceder favores o credibilidad de la integrado de gestión con procesos y
defintivas, temporales de a traves del ofrecimiento de Entidad, procedimientos documentados,
personal provisional o en empleos en la planta de (iii) Altos costos (iii) Personal juridico en el grupo de
30 de abril de 2016
INACEPTABLE
CORRUPCION
cargos de libre personal. operativo o desgaste gestión humana,
PERIODICO
POSIBLE
nombramiento y remoción, administrativo. (iv) Manual de funciones definidos,
ASUMIR
Anual
BAJO
4,00
(ii) Sistema Integrado de (iv) Sanciones legales. (v) Estudios de verificación de
N/A
N/A
10 3 15 15 30 15 25 4 ALTO GGH
Gestión sin articulación cumplimiento de requisitos
sistemica y desactualizado.
(iii) Personal incompetente y
sin fortalecer valores.
(iv) Exceso de trabajo.
Interno: Inclusión de gastos no Detrimento (i) Todos los procesos y
(i) Ausencia de control que autorizados para beneficio de patrimonial por procedimientos estan documentados y
permite el beneficio personal, un tercero desfinanciación de la se mantiene la segregación de
Enero - Diciembre 2016
(ii) Desconocimiento en partida. funciones,
materia presupuestal del (ii) El manejo presupuestal, contable y
INACEPTABLE
PERMANENTE
CORRUPCION
IMPROBABLE
PREVENTIVO
ordenador del gasto. de tesoreria se realiza desde SIIF
ASUMIR
(iii) Inadecuada segregación Nación, el cual tiene instructivos y
Anual
BAJO
4,00
N/A
N/A
de funciones. 11 2 politicas de manejo. 15 15 30 15 25 4 ALTO GGF
(iv) Colusión.
(v) Desconocimiento en
materia presupuestal del
funcionario que adelanta el
tramite.
Interno: (i) Estudios previos o de (i) Detrimento (i) Manual de contratación actualizado, (i) Dado a que la zona de riesgo
(i) Desconocimiento técnico factibilidad direccionados o patrimonial. socializado y en el se establecen las es baja, no se establecen
del bien o servicio requerido. manipulados por personal (ii) Pérdida de imagen responsabilidades del área, acciones de mitigación; A la
Mayo - Diciembre 2016
(ii) Planeación inadecuada interesado en el futuro y credibilidad (ii) Se tiene los procedimientos fecha no se han tipificado los
Depcia riesgos en el AGN, por cuanto no
cada transaccion
proceso de contratación. institucional, documentados y actualizados;
INACEPTABLE
PERMANENTE
CORRUPCION
IMPROBABLE
PREVENTIVO
(Estableciendo necesidades (iii) Menoscabo de la (iii) En el proceso participan varias Solicitan se tienen demandas o tipos de
ASUMIR
te
inexistentes o aspectos que Mision Institucional, instancias que revisan y aprueban los procesos judiciales o
BAJO
4,00
N/A
N/A
Externo: 12 benefician a una firma en (iv) Sanciones 2 estudios; en el AGN se tiene la 15 15 30 15 25 4 ALTO GCA administrativos relacionados con
(i) Presiones ejercidas por particular). disciplinarias y/o herramienta Sistema de Informacion OAP el riesgo aquí expuesto.
terceros interesados y/o (ii) El precio de los bienes o fiscales Gerencial para la toma de decisiones DG
ofrecimiento de prebendas, servicios adquiridos superan (v) Sentencias (SIG) (ii) Actualizar los procesos y
gratificaciones, dadivas, etc. ostensiblemente valores de condenatorias. (iv) Para el caso de bienes o servicios procedimientos en lo que
mercado. de características altamente respecta a los procesos
(iii) Violacion de la especializados en los procedimientos contractuales para la adquisición
disposiciones contractuales, se tiene establecido que se solicite una de bienes y servicios.
Interno: (i) Los bienes y servicios (i) Detrimento (i) Manual de contratación actualizado, Dado a que la zona de riesgo es
(i) Desconocimiento por adquiridos no satisfacen las patrimonial. socializado y en el se establecen las baja, no se establecen acciones
parte de las personas que necesidades de la entidad y (ii) Decisiones responsabilidades del área, de mitigación.
29 de diciembre de 2016
intervienen en el proceso por afectan negativamente el ajustadas a interes (ii) En el proceso participan varias
Depcia
cada transaccion
parte del área técnica patrimonio. particulares. instancias que revisan y aprueban los
INACEPTABLE
PERMANENTE
CORRUPCION
PREVENTIVO
solicitante. (iii) Menoscabo de la estudios, a traves del SIG. Solicitan
POSIBLE
ASUMIR
te
(ii) Colusion (ii) Sobrestimación de las Misión Institucional, (iii) Verificación de las existencias en el
BAJO
4,00
N/A
N/A
(iii) Elevar artificialmente el 13 necesidades de los bienes 3 almacen del bien a adquirir. 15 15 30 15 25 4 ALTO GCA
estandar de cálculo de y/o servicios requeridos. (iv) La aprobacion del plan anual de OAP
elementos o bienes y adquisiciones y sus modificaciones son DG
servicios a contratar por avalados por el Comite Directivo y
parte de las areas aprobado por el Director.
solicitantes. (v) Verificación de los bienes y
servicios adquiridos por parte del
Interno: Estudios previos y pliegos de (i) Detrimento supervisor.
(i) Manual de contratación actualizado, Dado a que la zona de riesgo es
(i) Estructura organizacional condiciones hechos a la patrimonial. socializado y en el se establecen las baja, no se establecen acciones
centralizada, con exceso de medida de una persona en (ii) Decisiones responsabilidades del área, de mitigación.
cargas de trabajo por falta particular. ajustadas a interes (ii) Anualmente se da capacitacion a
de estudios de tiempos y particulares. los involucrados en el proceso de
movimientos. (iii) Menoscabo de la adquisicion de bienes y servicios.
(ii) Incompetencia o Misión Institucional. (iv) Publicacion oportuna del plan
desconocimiento de la anual de adquisiciones por parte de
29 de diciembre de 2016
normatividad en GCA en el SECOP y la página del AGN
contratacion por parte de la en un sitio de fácil acceso al ciudadano.
INACEPTABLE
PERMANENTE
CORRUPCION
IMPROBABLE
PREVENTIVO
instancia de aprobacion. (v) En el proceso participan varias GCA,
(iii) Inoportunidad, instancias que revisan y aprueban los
ASUMIR
Comuni
Anual
BAJO
4,00
N/A
N/A
inconsistencias, 14 2 estudios; en el AGN se tiene la 15 15 30 15 25 4 ALTO cacione
desactualización o no herramienta Sistema de Informacion s
publicacion del plan anual de Gerencial para la toma de decisiones
adquisiciones en la página (SIG)
del SECOP y de la entidad.
(iv) Tiempos restringidos
para la presentacion de las
propuestas, los cuales no
estan acordes con la
magnitud del trabajo.