LENGUAJE II

Dra. LILIANA PAZ RAMOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. La solicitud

1.1. Definición
Es un documento dirigido a una autoridad, pidiendo el goce de un derecho, beneficio o servicio. El que redacta una solicitud lo hace como
persona natural, con derechos y responsabilidades, desligándose del cargo que pueda desempeñar en alguna institución.
Por su naturaleza puede ser tramitada en forma personal, o por intermedio de otra persona y se debe tener en cuenta que en ocasiones es
imperativo adjuntar otros documentos que sustenten o den trámite al pedido como fotografías, partidas, certificados, facturas, entre otros.

1.2. Características
Como más adelante hablaremos de los elementos y recomendaciones de redacción de este documento, solo destacaremos en esta oportunidad
las siguientes características:
- Se escribe en papel tamaño A4 o en formularios establecidos por cada entidad.
- Se redacta siempre con al menos una copia conocida con el nombre de CARGO, en el que se señala día y hora de recepción. El cargo será la
única forma de acreditar la realización del trámite.
- Puede ser presentada por cualquier miembro de una institución, e incluso por una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del
pedido.
- Es un documento formal, en el que predomina el lenguaje cortés.
- Los datos personales contenidos en el exordio son cambiantes. Debemos incluir aquellos datos que faciliten el trámite de nuestro pedido. Así
pues, son las circunstancias y necesidades las que determinan la información contenida en esta sección (facultad, ID, ciclo de estudios, entre
otros).
- Debe listarse documentos adjuntos (certificados, recibos, fotos). El adjunto o anexo es una sección muy frecuente en la solicitud.

1.3. ¡Identifiquemos la estructura de una solicitud!

Lee la siguiente solicitud y señala sus partes obligatorias y complementarias.

A) A) SOLICITO CERTIFICADO DE TRABAJO

B)
B) Señor
JEFE DE PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO
C)
a) Teresa Neyra Brivio, docente del curso de Actividad Formativa IV,
C.a.
C)

con DNI 23456787, ID 0005598 y domiciliada en Av. España 237 de

esta ciudad, ante Ud. con el debido respeto me presento y expongo:
b) Por motivo de actualizar mi currículo vitae con los documentos
C.b.) probatorios pertinentes, solicito se me otorgue un certificado de
trabajo por los servicios prestados en esta universidad del 17 de marzo
del 2010 al 31 de diciembre de 2015.
C.c. c) POR LO EXPUESTO:
Es justicia que espero alcanzar.

D)) D) Trujillo, 11 de marzo de 2016

E)) E) Teresa Neyra Brivio

Docente

F)
F) ANEXOS: Relación de cursos dictados en el periodo 2010-2015

Exordio Anexos Sumilla Firma y postfirma Exposición Lugar y fecha

exos
Cuerpo Destinatario Conclusión
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1.4. Recomendaciones a tener en cuenta en la redacción de una solicitud
Muchas de las partes de los documentos administrativos responden al uso y la costumbre. La solicitud, en especial, posee elementos y fórmulas
que no encontrarás en otros documentos, por eso es importante que tengas presente las siguientes recomendaciones al momento de redactarla.

 Como ya has notado la sumilla es un elemento que solo encontramos en la solicitud y equivale al asunto de los otros documentos. Debes
escribirla en la parte superior derecha del papel. Puedes redactarla de diversas formas; busca siempre la forma de resaltar el pedido
(subrayada, en mayúsculas).
 En el destinario, escribe en mayúsculas el cargo de la autoridad a quien diriges tu solicitud.
 Divide el texto de tu solicitud en tres secciones: a) exordio (datos que particularizan al solicitante), b) exposición (desarrollo de los motivos)
y c) conclusión.
 Al iniciar el exordio, evita empezar usando el pronombre “yo”. Esto es necesario ya que tus nombres y apellidos (subrayados) hacen evidente
quien es el emisor del documento. Eso sí, menciona tus datos básicos: DNI, dirección y otros indispensables para lograr tus objetivos. Esta
sección termina con la frase de cortesía -o variantes- de “ante usted me presento y expongo” seguida por dos puntos.
 De la misma forma, no inicies tu exposición con el relativo “que”. Actualmente se le considera un arcaísmo y vicio de expresión.
 Al redactar tu exposición, ordena tus motivos expresándolas en orden de importancia o en orden cronológico de tal forma que expliques
el pedido realizado en la sumilla.
 Si presentas otros documentos junto con tu solicitud, inclúyelos en el texto como adjuntos o enuméralos en su propia sección: el anexo.
 Al escribir la conclusión usa las frases “POR LO EXPUESTO” o “POR TANTO”, escritas en mayúsculas, seguidas por dos puntos y luego como
muestra de cortesía utiliza la expresión “Es justicia que espero alcanzar”.
 Y no lo olvides, el lugar y fecha en la solicitud se ubica al término del documento, después de la conclusión y no en el encabezamiento,
como en la mayoría de los otros documentos.

¿En qué situaciones o casos podemos redactar una solicitud?

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2. El memorial

2.1. Definición
El memorial es un documento cuya petición es de interés colectivo o público. Solo se dirige a las autoridades de organismos estales o privados,
jamás a las personas naturales.
La palabra memorial deriva del latín memorialis, que significa “memoria” o “lo que ayuda a recordar”. En este se pide el cumplimiento de un
derecho, un favor o gracia, sosteniendo sus fundamentos o razones. “El memorial se puede señalar como un recurso usado por los miembros de la
comunidad para solicitar algo en bien de la colectividad” (San Marcos; 2008, p. 157).
Es similar a la solicitud en cuanto a su estructura pero se diferencia por el número de firmantes.

2.2. Características
El memorial, como especie discursiva administrativa, posee una serie de rasgos inherentes a su redacción y uso. Algunos de ellos son:
 A diferencia de la solicitud, el memorial puede iniciar con el lugar y la fecha.
 El cuerpo o exposición de motivos se divide en párrafos numerados.
 El memorial es un documento cuya extensión depende de los asuntos, motivos, argumentos de las peticiones o quejas que se formulan.
 Los firmantes de un memorial deben ser ciudadanos mayores de edad, hombres y mujeres.
 Cuanto mayor sea el número de firmantes, mayor será la atención que se preste a la petición que se formula o la que se eleve.

2.3. Recomendaciones a tener en cuenta en la redacción de un memorial

Si bien su redacción es muy similar al de una solicitud, ten en cuenta las siguientes sugerencias:
 Redacta la sumilla y el texto del memorial en primera persona del plural. Por ejemplo:
Solicitamos instalación de agua potable.

 Elabora el exordio en términos generales:

Los suscritos/los firmantes, moradores del Asentamiento Humano Los Liberadores, ante Ud., con el debido respeto nos presentamos y
exponemos:

 Enumera los considerandos o fundamentos.

 No solo debes consignar la rúbrica de los firmantes sino también sus nombres y apellidos completos, DNI u opcionalmente su huella digital.
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2.4. ¡Identifiquemos la estructura de un memorial!
Lee el siguiente memorial y señala sus partes obligatorias y complementarias.

A) A) SOLICITAMOS MAYOR
INTERVENCIÓN DE SERENAZGO
B) Señor
B)
Elidio Espinoza
ALCALDE PROVINCIAL DE TRUJILLO
C)
a) Los suscritos, pobladores de la Junta Vecinal N° 11 de la Urb. El Alambre,
C)

C.a. con el debido respeto nos presentamos y exponemos:

b) 1. En un periodo de tres meses se han producido seis robos de casas,
muchos de ellos a mano armada, tal como consta en los respectivos
partes policiales de la comisaría de El Alambre.
2. Como consecuencia las cuarenta familias que integramos esta Junta
C.b. Vecinal nos hemos visto seriamente perjudicados, debido al clima de
inseguridad y zozobra al que estamos expuestos.
3. Nuestra modesta condición económica, nos impide contratar servicios
de seguridad privada diurna y nocturna, por lo que solicitamos
incremente la presencia de serenazgo, estableciendo una caseta
permanente del mismo.

C.c. c) POR LO EXPUESTO:

Es justicia que esperamos alcanzar.

D)) D) Trujillo, 22 de febrero de 2016

E) Angélica
9.4.3.Castañeda
El oficio Matías Gonzales
DNI 34567812 DNI 98765432

E))

Luzmila Malca Ruiz Arturo Huamán Alberca

DNI 45647899 DNI 46789034

Cuerpo Exordio Sumilla Firmas y postfirmas Exposición Lugar y fecha

exos
Destinatario Conclusión

¿En qué situaciones o casos podemos redactar un memorial?

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3. El oficio
3.1. Definición
El oficio es documento que se cursa entre funcionarios de una institución, o en su defecto entre una persona jurídica y una autoridad, o viceversa.
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El oficio transmite información diversa desde dar órdenes, dar respuestas, realizar invitaciones institucionales, dictar normas, agradecer, hacer
consultas o enviar documentos, entre otros.
Para Mateo, M. (2012), el oficio es el documento de mayor difusión en el mundo administrativo y circula a dos niveles: externo (establece
comunicación entre funcionarios de distintas instituciones e interno (facilita la comunicación dentro de una institución que tiene funcionarios que
ocupan cargos de dirección).
3.2. Características
 El estilo de redacción es sobrio, claro, conciso, serio, veraz, natural y cortés.
 Es el documento de mayor difusión en la administración pública y privada.
 Se utiliza en dos niveles: externo (entre autoridades de diferentes empresas) e interno (entre funcionarios de una misma entidad).
 Se escribe siempre tipografiado.
 Se extiende en original y duplicado.
 Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
3.3. ¡Identifiquemos la estructura de un oficio!
Observa el siguiente oficio y señala sus partes obligatorias y complementarias.

A)

B) B) Trujillo, 12 de marzo de 2016

C) C) OFICIO MÚLTIPLE Nº 053-2016-DAH-UPAO

D) D) Señor(a) Docente
………………………………………………………………………………………..
E) E) ASUNTO: Entrega de documentos para legajo personal

E)
1. Me es grato dirigirme a Ud., expresándole mis sentimientos de cordial estima. Al
E)

E.1)
mismo tiempo que se les exhorta a llenar la Ficha Personal adjunta a la presente y a entregar
su currículo documentado siguiendo el modelo que se indica.
2. Estos documentos confidenciales formarán parte del Legajo Personal Docente de
E.2)
nuestra carrera, y son parte esencial del proceso de Acreditación, por lo que su entrega
deberá realizarse hasta el 16/11/15 en un sobre sellado en la secretaría de nuestro
departamento.
E.3) 3. Agradeciéndole la atención que se sirva brindar a la presente, expreso a Ud. de mi
especial consideración.
F) F) Atentamente,

G) G) Luis Bonilla Mercado

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES
H) H) Se adjunta Ficha Personal
I) CC:
(1) Archivo
I)
(1) Oficina de Recursos Humanos
. (60) Docentes del Departamento
J)
J) LBM/nrp

Destinatario Antefirma Código Cuerpo Pie de página Membrete Lugar y fecha

exos
Exposición Lugar y fecha Introducción Firma, posfirma y sello Asunto Con copia

exos exos
Despedida

3.4. Clases de oficio

Existen diferentes clases de oficio. Los cuales se utilizan de acuerdo a las necesidades del emisor y el número de destinatarios.
a. Oficio simple. Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una
invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente
se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
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b. Oficio múltiple o circular. Los destinatarios son muchos, por lo general se usa dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo
del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación. Se debe tener
en cuenta que el código será siempre el mismo en todos los oficios múltiples.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.

3.5. Recomendaciones a tener en cuenta en la redacción de un oficio

Como habrás observado, el oficio respeta la estructura general de los documentos administrativos, que ya vimos al inicio de esta sesión, motivo
por el que solo daremos pautas sobre la redacción del TEXTO.
 Proporcionar tu mensaje de forma clara, precisa y concisa. El texto del oficio siempre será su sección más importante.
 Utiliza algunas de las siguientes expresiones: Tengo a bien comunicarle, le comunico, comunico a usted, etc., para iniciar la exposición de tu
texto.
 En la despedida, como muestra de cortesía, puedes usar alguna variante de esta expresión: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar
mi consideración y estima personal.
 Cuida que el sello esté obligatoriamente al lado izquierdo de la firma y posfirma.

¿En qué situaciones o casos podemos redactar una oficio?

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4.4. Carta comercial
4.1. Definición
Etimológicamente, carta deriva del latín charta que significa “papel escrito”. El género epistolar cuenta con diferentes clases de cartas, entre que
destacan las cartas familiares, comerciales y administrativas. Hoy en día, debido al alcance de las redes sociales, solo la carta comercial puede ser
considerada como una especie vigente.
La carta comercial es el documento usado por empresas y personas naturales para tratar asuntos de índole corporativo. Su objetivo es mejorar
las relaciones entre clientes y proveedores. Así Fernández (2010), resalta su relación con el proceso de compra-venta de cualquier clase de bienes.
Esta carta no posee normas estrictas. Al respecto Serra (2006) señala que “debemos confiar en nuestro sentido común y evitar la artificialidad.
El secreto del género epistolar consiste en que cada carta ha de tener un estilo y tono propio, que debemos adaptar a la posición de nuestro
destinatario, su cultura o su carácter” (p. 112).
4.2. Características
Una carta comercial se caracteriza por:
 La claridad y veracidad de su contenido.
 El lenguaje es conciso y preciso.
 Es flexible. Posee una gran cantidad de aplicaciones y usos: a) trasmitir mensajes financieros, influir en el cliente con sutileza y sagacidad,
o con argumentos bien definidos y fundamentados.
 Su estilo se adapta a las circunstancias y sujetos involucrados en el proceso comunicativo. Así el estilo puede ser protocolar (en el caso de
realizar negocios con entidades del estado), conservador (al relacionarse con una empresa formal) o moderno (al tratarse de una línea
comercial juvenil).
 Es un documento externo e interno.
 Es emitido por personas naturales y jurídicas.
 En el caso de las personas jurídicas, las cartas deben llevar la rúbrica de los representantes autorizados de la empresa.

4.3. Clases
La carta comerciales se clasifica de acuerdo a su contenido o temática. Así tenemos cartas de presentación, cartas de pedidos, cartas de reclamos,
cartas de pago, cartas de cobranza, cartas de remesas, cartas de crédito, cartas de promoción (ofertas), cartas de trámite (aceptaciones,
devoluciones, solicitud de empleo, de renuncia), etc.

4.4. Recomendaciones a tener en cuenta en la redacción de una carta comercial

Para redactar una carta comercial debes planificar cuidadosamente el mensaje a trasmitir, de esta forma evitarás inconsistencias o faltas ortográficas.
- Establece bien el propósito de la carta, ¿será una carta para solicitar información?, ¿para realizar un reclamo?
- Recopila toda la información necesaria (lugares y fechas, horarios, precios, etc.).
- Aplica la técnica de la lluvia de ideas para luego asociar y desarrollar cada una.
- Una vez que tengas en claro sobre lo qué vas a escribir y cómo lo vas a hacer, debes redactar tu primer borrador.
- Si deseas que tu carta sea eficaz, revisa cada elemento de ella. Tacha, añade, cambia frases o términos.
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- Expresa una idea, en cada párrafo. No existe un número determinado de párrafos para una carta. Lo único imprescindible es que cuente con un
párrafo de introducción y otro de conclusión.
- En el párrafo de introducción debes atraer la atención del cliente. Usa algunas técnicas básicas como despertar la curiosidad, hacer cumplidos
y elogios, dar las gracias, presentar hechos, dar la impresión de “estamos aquí para ayudarlo”. En general, debemos guiar al posible comprador
despertando su deseo por adquirir lo que se está ofreciendo.
- En el párrafo de conclusión, consolide la impresión favorable del cliente o proveedor. Cause un buen efecto en el ánimo del lector.
- Revisa el diseño gráfico de tu carta. Este elemento es particularmente importante en la carta comercial. Forma parte de la imagen que se quiere
proyectar como empresa.

4.5. ¡Identifiquemos la estructura de una carta comercial!

Observa la siguiente carta comercial y señala sus partes obligatorias y complementarias.

A)
Importaciones FullPower S.A.C
Parque el Carmen 101, Pueblo Libre
Teléfono 2345678 – Celular 98976578

B) B) Lima, 11 de mayo de 2016

Señor
Rafael Vásquez Cedamanos
Jefe de Compras de Servicios Automotores SAC
Av. España 234
Trujillo.-
C)

Estimado cliente: D)

Desde hace más de quince años, nuestra empresa se encuentra presente en veinte
departamentos de nuestro país, donde distribuimos motocicletas, autopartes y demás
artículos relacionados.
Nos complace informarle que a partir del 01 de junio implementaremos un nuevo
sistema de asistencia técnica vía web, que sin duda cubrirá buena parte de sus necesidades a
costo cero.
Si desea más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros en nuestro sitio
web, http://motorclub.com.pe o a nuestra central telefónica, en donde lo atenderemos
gustosamente.
E)

Agradeciendo su confianza y preferencia, reciba nuestro más afectuoso saludo

institucional.

F) Atentamente,

Gabriel Donovan Hopkins

G)
GERENTE GENERAL DE IMPORTACIONES FULLPOWER

Destinatario Antefirma Vocativo Cuerpo Firma y posfirma Membrete Lugar y fecha

exos

¿En qué situaciones o casos podemos redactar una carta comercial?

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PRÁCTICA N° 09

Nombre y apellidos: ______________________________________________________________________________

Escuela: ______________________________ Turno: ____________________ Fecha: _______________________

1. Menciona las diferencias y semejanzas entre solicitud, memorial y oficio.

DIFERENCIAS SOLICITUD MEMORIAL OFICIO CARTA COMERCIAL

EMISOR

RECEPTOR

USOS O FINALIDAD
DEL DOCUMENTO

SIMILITUDES

2. Lee los siguientes casos o situaciones comunicativas, analízalos y determina el tipo de documento que deberás usar y luego, redacta cada
documento en hojas aparte.
Caso 1
El presidente del grupo de danzas “Raza de Bronce” desea que el Instituto Nacional de Cultura (INC) los apoye económicamente en la adquisición
de vestimentas nuevas para así poder participar en el “V Festival de Internacional de Danzas Universitarias”, a realizarse del 21 al 29 de octubre
en la ciudad de Berlín.

Solicitud Oficio Memorial Carta comercial

Caso 2
El Consejo Nacional de Ciencia, Tecnología (Concytec) ofrece una serie de becas para cursar estudios en el extranjero. Selecciona y redacta el
documento pertinente en el que expongas tu deseo de participar en dicha convocatoria.

Solicitud Oficio Memorial Carta comercial

Caso 3
Los pobladores de las comunidades indígenas de Imaza-Chiriaco (Amazonas) desean reclamar ante el Ministerio de Energía y Minas por el
derrame de petróleo del 25 de enero, debido a la rotura del oleoducto Norperuano operado por Petroperú.

Solicitud Oficio Memorial Carta comercial

Caso 4
Como usuaria del Banco Internacional “RCP” has consignado como pago frecuente tus recibos de luz y agua, y autorizado el descuento
automático de tu cuenta de ahorros; pero este mes te han descontado el doble. Ahora deseas presentar el documento con el correspondiente
reclamo.
Solicitud Oficio Memorial Carta comercial