Evidencia 18.

4 – Informe “Diagnostico ejecutivo”

FASE PLANEACIÓN
INTRODUCCIÓN

Todo diagnóstico parte de un problema, con el objetivo de encontrar sus causas y

brindar soluciones o en su defecto, aprovechar las oportunidades. Estas soluciones
se denominan planes de mejoras o hablando en términos gerenciales
ESTRATEGIAS.

Para que las empresas se vuelvan competitivas hasta la última milla, es importante
realizar diagnósticos sobre el estado de los procesos de cada área que la componen
(Situaciones, conflictos, capacidad, entre otros), esto permite saber con qué cuenta
para el eficaz y eficiente desarrollo de su cord comercial, evaluar capacidades de
crecimiento en el mercado y aumentar su productividad, generando nuevas
estrategias de crecimiento que le permitan ser competitivo cada día.
Este diagnóstico debe ir orientado, no sólo crear nuevas estrategias de crecimiento,
sino también, buscar cómo ejecutarlas, de modo tal que apunten al crecimiento en
el mercado y al cumplimiento de los objetivos, misión y visión de la organización.
No es posible crecer sin una estrategia de crecimiento sólida y mucho menos sin
diagnostico que logre la preferencia, lealtad y fidelidad de los clientes con los
servicios de la compañía.
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información
y los procesos, incluyendo:
⮚ Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución
y de devoluciones.

Empresa: BIP TRANSPORTES S.A.S.

BIP TRANSPORTES SAS, es una empresa de carácter privado, habilitada por el

Ministerio de Transporte, para prestar a nivel nacional, el Transporte Público
Terrestre Automotor Especial y de Carga.
Logística de aprovisionamiento: comienza en el área operativa quien identifica
las necesidades para mantener la operación sin contratiempos, el
coordinador operativo envía los requerimientos al área de compras y
abastecimiento quien es la encargada de negociar directamente con los
proveedores buscando precios justos, calidad y cumplimiento en las
entregas.
Instalaciones: BIP TRANSPORTES está en capacidad de prestar sus servicios de
transporte en todo el territorio Nacional, actualmente nuestra empresa tiene
cedes en Barranquilla y Bogotá, siendo esta ultima la cede principal.
Distribución y devolución: Ya que es una empresa que no fabrica ni comercializa
productos, si no que presta un servicio. Estos términos no son muy comunes
en la empresa pero podemos tomar como referencia la logística de
distribución que ofrecemos a nuestros clientes, recogiendo la mercancía en
sitio y entregándola en un destino dado bajo las condiciones negociadas,
tiempos, costos, y calidad en el servicio. Las devoluciones las podemos
comparar con los servicio que nos cancelan sobre en las solicitudes de
transporte de personal, donde nos vemos en riesgo con solo llegar tarde unos
pocos minutos.

⮚ Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico

La empresa maneja varios software así:

● Software Operativo:
Es un software orientada al sector del servicio público de transporte terrestre
automotor especial que contempla los requerimientos del ministerio de transporte
expedidos en el decreto 348 de febrero del 2015.
La aplicación ayuda a administrar y controlar todos los vehículos afiliados a la
empresa y genera alertas sobre los vencimientos de los requerimientos solicitados
por los entes de control, evitando infracciones e inmovilizaciones de los vehículos.
● Software de seguimiento o monitoreo (GPS)

Es una aplicación que permite monitorear los vehículos en tiempo real en todo el
territorio colombiano y adicional nos controla el consumo de combustible de cada
automotor.

● Software administrativo y contable

Es uno de los software más completos en la actualidad, con el generamos las

ordenes de servicio, aceptaciones, contabilidad y facturación.
 ⮚ Sistemas de medición de los procesos

Se miden los procesos operativos, HSEQ y los afiliados.

2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya

⮚ Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas)

✔ Misión.

Prestar el servicio de transporte público terrestre automotor especial y de carga, con

las mejores condiciones de servicio y seguridad al mayor número de
empresas de gestión privada y oficial a nivel Nacional.

✔ Visión.

Conocedores del crecimiento sostenido de la compañía durante sus primeros 15

años, del reconocimiento en el sector como una empresa sólida, de la
aceptación de nuestros clientes por el excelente servicio y del respaldo de
los colaboradores de BIP TRANSPORTES SAS; para el 2020 estaremos
prestando nuestro servicio de transporte especial y de carga a nivel nacional
en por lo menos tres regionales, distribuidas en el territorio colombiano.

✔ Principios, valores y políticas organizacionales.

1. Nuestro principal conductor: “DIOS”. Reconocemos, que Él es quien guía nuestro

camino.
2. Nuestro valor institucional: La Gente. Cada día iniciamos nuestras actividades
con la convicción de que somos un equipo que se preocupa por el bienestar
y crecimiento tanto de la organización, como de sus integrantes.

3. Nuestro valor de vida: El Respeto y la Disciplina. Aceptamos que la diferencia

hace la riqueza y que ser constantes y persistir en la labor, nos permitirá
recoger una mejor cosecha.

4. Nuestro valor organizacional: Actitud de servicio y compromiso con la calidad.

Hacer las cosas bien desde la primera vez, nos hace disfrutar las
obligaciones y sin duda, dejará satisfechos a nuestros clientes.
5. Nuestro valor social: La solidaridad y la cultura ciudadana. Cumplimos y acatamos
las normas, como principio social de organización y respeto por la autoridad,
entendiendo que siempre será mejor dar que recibir.

6. Nuestro valor moral: La transparencia e integridad. Proclamamos los valores, los

hacemos verbo en todas nuestras acciones.

7. Nuestro valor intelectual: Disposición permanente para aprender. Siempre

estamos dispuestos a aprender, no tememos a la innovación, y nos
aseguramos de hacer las cosas diferentes.
8. Nuestro valor en la innovación: Soñar.
Creamos servicios diferenciales y exclusivos, que marcan la diferencia y
generan valor.

9. Nuestro principio económico: Nunca sobrepondremos el precio al valor.

Reconocemos el valor del servicio y por eso nos esforzamos para que quien
lo utilice, quiera siempre… volvernos a contratar.

10. Nuestra manera de permanecer: Cumplir los compromisos

⮚ Breve presentación del producto de la empresa

BIP TRANSPORTES SAS, es una empresa de carácter privado, habilitada por el

Ministerio de Transporte, para prestar a nivel nacional, el Transporte Público
Terrestre Automotor Especial y de Carga, certificada bajo las Normas: ISO
9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001: 2007, NORSOK S-006: 2003.
En el año 2017 la revista Dinero nos reconoció dentro de las 5000 empresas más
grandes del país.

⮚ Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento,

incluyendo los actores que la conforman
No es una empresa que produzca o comercialice un producto. Es prestadora de un
servicio, más exactamente el transporte y se enfoca en el servicio especial
de transporte (transporte de personal) pero si necesita repuestos para el
mantenimiento de los vehículos propios.

Proveedores: los proveedores están ubicados en Bogotá y Barranquilla y nos

despachan repuestos según pedido dando crédito de hasta 60 días.

Mantenimiento: son los encargados de informar las necesidades (repuestos) que

se necesitan y de realizar los mantenimientos preventivos a los vehículos.

Supervisor operativo: Es el encargado de negociar con los clientes los servicios

de transporte ofrecidos.

Clientes: Son los que final mente toman los servicios de transporte personalizado.

⮚ Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro

con la descripción de equipos, materiales y herramientas

Área de compras: es la encargada de recibir las solicitudes del área de

mantenimiento y negociar con los proveedores las mejores alternativas para
la empresa.

No maneja área de almacenamiento. El área de distribución se puede comparar con

el área operativa quienes son los encargados de negociar y distribuir los
vehículos para los servicios de transporte solicitados.
 ⮚ Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despacho

Como lo dijimos en el punto anterior, no se maneja área de almacenamiento y la

preparación de pedido la podemos comparar con la solicitud de servicio.
Cuando se confirma la solicitud de pedido, el supervisor operativo es el encargado
de escoger el vehículo y conductor que prestara el servicio tratando que
todos recorran distancias similares en el mes. Si no se tiene disponibilidad
de vehículos propios se llama a uno de los afiliados a la empresa para que
preste el servicio a nombre de BIP TRANSPORTES.

⮚ Sistema de distribución

No tiene sistemas de distribución.

⮚ Proyecciones de ventas

La empresa en la actualidad está facturando en promedio 100 a 150 millones

mensuales y tiene la proyección para el año 2022 factura en promedio 200
millones mensuales.

⮚ Plan de compras, producción y ventas

No maneja estos temas ya que no es una fábrica o empresa productora.

⮚ Presupuestos

Ya que es una empresa con un buen tiempo en el mercado, encontró su equilibrio

económico y maneja un flujo de caja bastante grande para poder cumplirles
a los proveedores y trabajadores sin contratiempo.

⮚ Indicadores de gestión o KPI por áreas

Los indicadores se miden mensualmente

Indicadores del área operativa

● Servicios prestados sin contratiempos.

● Servicios cancelados.

⮚ Indicadores HSEQ
 ● Accidentes leves.
● Accidentes incapacitantes
● Accidentes con fatalidades

⮚ Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora

Como se mencionó anteriormente, no es una empresa que produzca o comercialice

un producto. Es prestadora de un servicio y se busca mejorar los puntos
fundamentales para la gestión, planificación y evaluación de sistemas de
transporte de pasajeros.

PROVEEORES:
1. Se deben estipular tiempos ágiles de entrega de repuestos cuando son
solicitados, es decir, el repuesto debe ser entregado dentro de las 24 horas
si es en Bogotá y 36 horas si es enviado desde la ciudad de Barranquilla.

2. A futuro se debe buscar reemplazar los proveedores de Barranquilla por otros en

la ciudad de Bogotá, por su cercanía a las oficinas principales.

3. Buscar proveedores eficientes y eficaces en ARL y pólizas de seguros, debido al

cord de la compañía, las personas están más expuestas a un accidente de
tránsito.

MANTENIMIENTO:
1. Los vehículos de transporte deben contar con cronograma de mantenimiento,
estipular un día de la semana y turnar las cuadrilllas de flotas para las
revisiones PREVENTIVAS y TECNICOMECÁNICAS en los Centros de
Diagnóstico Automotor (CDA), para dar cumplimiento de estos
requerimientos obligatorios expedidos por el ministerio de Transporte y evitar
sanciones.

2. El área de mantenimiento debe trabajar de la mano con el área de Seguridad y

Salud en el Trabajo, para velar por el bienestar de los conductores. Realizar
exámenes de todos los sentidos y de pruebas de toxicología de manera
regular.

SUPERVISOR OPERATIVO:
1. El Supervisor Operativo por ser elemento clave dentro de la organización,
debe garantizar, que todos los servicios que ofrece la compañía, los hace más
competitivos frente a otras.
2. Debe garantizar que toda la documentación este en regla, que todos los
vehículos tengan sus documentos actualizados para evitar contratiempos o
sanciones.

CLIENTE:
Es el que finalmente disfrutará del servicio, el pasajero debe garantizar el buen
uso del autobús.

CONCLUSIONES

El objetivo de este diagnóstico es entender las diferentes coyunturas que pueden identificar a
través de dicho informe y que ayudan a la compañía a la toma de decisiones para mejorar los
procesos y ser más competitivos frente al mercado.

Con este informe, podemos comprender cómo el sistema puede alcanzar el equilibrio, y los
distintos estados a los que puede llegar. A partir de esto podrás identificar y saber cómo
solucionar una serie de fenómenos que aparecen en las redes de transporte