Acta de constitución del proyecto

Fecha:<dd/mm/aa>

Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA
 <Nombre de la Institución Educativa>

Realizado <Nombre Lider proyecto>

Ciudad, Año

Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA
 DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versión Descripción Autor

I Acta de Iniciación de un proyecto

1. Descripción del Proyecto

Debe describir conceptualmente en que consiste el proyecto. Debe explicar cuál es la

necesidad o el problema que genera el proyecto. Debe además explicar los antecedentes
del presente proyecto: otros proyectos en el área, otros proyectos con los que se
relaciona, etc.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Definir objetivo general del proyecto ( Que busca este proyecto, para
Objetivo general que está?) Debe responder a la pregunta DE “QUÉ” “PARA QUÉ” él o los
“actores” principales quieren el proyecto.
Especifique los pasos para alcanzar el objetivo general. Que se debe
Objetivos específicos lograr o alcanzar con el producto a realizar para cumplir con el objetivo
general.
Para cada Objetivo específico definir los “entregables” que serán
Entregables necesarios terminar para que el objetivo específico sea alcanzado. A partir
de los entregables definidos, se deberá definir la WBS o EDT del proyecto
Objetivos El proyecto propuesto no puede estar aislado del plan estratégico
institucionales que institucional, por lo tanto anote a cuál o cuáles objetivos apoya el
apoya el proyecto proyecto propuesto

3. Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

[Mencione las oportunidades a corto mediano y largo plazo de realizar el proyecto]

4. Cronograma

4.1.Hitos1
Adicionalmente, se deberán definir al menos dos puntos de control de avance en el transcurso del
proyecto y detallar los entregables intermedios que serán exigidos para verificar que se terminó
cada etapa.
1
Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc.
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 4.2. Criterios de aceptación
Se debe especificar detalladamente las características que se exigirán de cada entregable, de
forma que quede definido de antemano hasta donde se debe llegar en cada uno. Este punto es
muy importante que sea detallado ya que define que será exigido para terminar el proyecto y cada
una de sus etapas. Se debe especificar también cómo será aprobado cada uno de los entregables
exigidos.

4.3.Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

En este punto debe especificar las actividades del proyecto en detalle. Se recomienda dividir las
actividades por fases, de manera que se facilite definir los entregables, los hitos que ayudaran a
controlar el avance del proyecto. (Para este ítem se debe usar una herramienta de gestión que
permita desglosar las actividades del proyecto)

4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

En este punto se deberá realizar en un software de gestión de proyectos:

 Identificación de las tareas a realizar, descripción de las mismas, recursos
necesarios y tiempos estimados.
 un diagrama de GANTT del proyecto con nivelación de recursos. (opcional)
 Identificación del camino crítico (opcional)

Se generará a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de

inicio, fecha de fin, horas hombre de dedicación programadas y Recursos.
Además, se adjuntarán dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: %
realizado, horas reales.

4.5. Recursos

Recursos Descripción Proveedor

Equipo del
proyecto
Equipamiento,
Hardware
Software
Formación
Otros

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado Requerimientos exigidos

Cliente Necesidad o requerimiento del interesado
Patrocinador

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 …

6. Organizaciones funcionales y su participación.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo
del desarrollo del proyecto

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo

Patrocinador2
Líder funcional3
Usuarios Finales4
Coordinador o
director del proyecto5

7. Asunciones o supuestos.
Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hipótesis que estamos haciendo y
que deben cumplirse para alcanzar los objetivos).

8. Restricciones
Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

2
Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.
3
Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o
laborales).
5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto
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 10. Análisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el éxito tanto técnicos,
como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Dos aspectos a considerar como base para el análisis de riesgo son:

- Los supuestos y restricciones identificados

- El análisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificará la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto
de cada riesgo identificado..-

De este análisis surgirán aquellos de mayor impacto y más alta probabilidad de ocurrencia, para los
cuales se deberá establecer que acciones y planes se realizarán. Se deberá definir un plan mediante el
cual se tome alguna de las posibles acciones:

• Se evite el riesgo
• Se mitigue el riesgo
• Se transfiera el riesgo
• Se realice un plan de contingencia
• Se acepte el riesgo

11. Requisitos para la aprobación del proyecto

Qué constituye el éxito, quién lo decide y quién firma la aprobación del proyecto. Escriba los factores
a tener en cuenta.

[Nombre del Líder funcional y cargo] [Nombre del coordinador y cargo]

Líder funcional Coordinador del proyecto

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