INFORME PRACTICA ARCHIVO CENTRAL

Elaborado por: Paola Andrea Leytón Calderón

Fecha y lugar: 20 de agosto 2019 Centro Comercio y Servicios- SENA

1. OBJETIVO:
 Organizar serie Informes, sub series Informes Diarios de Tesorería para realizar
transferencias primarias al Archivo Central.
 Desarrollar las prácticas de campo en el archivo central.

2. DIAGNOSTICO:

a. El día 26 de marzo 2019 en hora 8:45 am fueron entregadas las dos cajas de la
dependencia tesorería del Despacho de la Dirección en la cual se observó en su interior
habían carpetas en cada una, el estado en el que se encontraban las carpetas presentaban
diferentes falencias tanto en organización como en los documentos al igual que la
rotulación en cajas y carpetas.

CAJA Cantidad de FECHA INICIAL FECHA FINAL

Carpetas
Despacho de la 10 08 agosto de 2018 23 agosto de 2018
Dirección
Despacho de la 9 23 agosto de 2018 30 de agosto 2018
Dirección

b. Organización y descripción:

Clasificación: Se comprobó que los documentos que se intervinieron pertenecían a la serie

Informes. Tipo documental Informes Diarios de Tesorería.
Ordenación: Se evidencio que los documentos se encontraban ordenados
numéricamente.
Descripción: se concluyó que esta no disponía de una presentación adecuada
archivísticamente hablando para hacer la debida transferencia, se realizó revisión de
índice percatando la falta de anexos y firmas, documentos de menor tamaño con la
perforación errónea, carpetas con daños físicos causados por el mal uso de estas en el
momento de consulta o manipulación.
Todas estas falencias encontradas fueron corregidas de manera detallada.
 Hoja de control: dispuesta para cada proceso, dentro de cada uno de los expedientes.
Foliación: No toda la documentación se encontraba foliada, los expedientes tenían errores
en la misma, lo cual tuvo que ser corregido.
Identificación: Tanto las cajas como las carpetas estaban identificadas de manera escrita
sin formato adecuado.

3. ORDENACIÓN

a. Inducción y capacitación: se recibió la adecuada inducción sobre el proceso.

b. Foliación: se corrigió la foliación de todos los expedientes.
c. Formato: se realizó el FUID por caja con las debidas correcciones.
d. Identificación: se diligencio y actualizo los rótulos de las cajas y carpetas.
e. Eliminación de documentos: se retiraron copias.
En ocasiones se presentó la ausencia de carpetas que hicieron que el proceso se atrasara
ya que se necesitaba el total de las carpetas para un orden correcto y consecutivo según
el orden establecido, se hizo solicitud de estas y su respuesta fue demorada sin embargo
se continuo con la labor haciendo alineación de los documentos para una perforación
pareja, en los documentos de tamaño menor fueron utilizadas hojas tipo carta y pegarlos.

4. CONCLUSIÓN

Como producto final se hace entrega de las respectivas cajas para transferencia primaria
serie Informes, sub serie Informes Diarios de Tesorería.
El proceso en el cual se realizó la práctica de una manera completa ya que estos
documentos generaron aclaración de algunas dudas que se presentan en un ambiente
laboral, se debe tener una buena disposición y entendimiento de la correcta organización
de los documentos para su transferencia ya que hasta el mínimo error puede causar
problemas.
ANEXOS
1. CAJAS MOMENTO DE ENTREGA
ANEXOS