1.

OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para la elaboración, modificación, actualización,
control e identificación de los documentos del sistema de gestión de la calidad de la
compañía Confecciones S.A

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la documentación, procedimientos, manuales,
instructivos, formatos de origen interno y externo con el objetivo de la creación,
modificación, identificación, actualización y divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.

3. RESPONSABLE
La persona encargada del proceso, cumplimiento, socializado y desarrollado dentro
de las instalaciones de la compañía Confecciones S.A, el coordinador de cada área y en
su defecto el encargado del sistema de gestión de calidad.

3.1. Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad

Asesora y coordina a los líderes de los procesos para la gestión, controla y administra el
proceso de la documentación del SGC de forma exacta, relacionada y consistente de
acuerdo con la Norma ISO 9001:2015.
Revisa los documentos elaborados en el proceso y cuando sea necesario define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establece los acuerdos con el líder del proceso e incorpora los ajustes finales del
documento, presenta para la aprobación a la directora de Recursos Humanos y
Representante de la dirección.

3.2. Asistente – Practicante Profesional

El asistente del Área o practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Colabora a los líderes de los procesos para que garantice que:
 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y se aprobar
nuevamente.
 Identificar los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
 Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
 Mantener los documentos legibles y fácil identificación.
 Garantizar la socialización de los documentos.
 Prevenir el uso intencionado de los documentos obsoletos.
 Controlar los documentos en medio magnético con el fin de preservar y proteger
la información.
  Mantener una codificación única según las directrices que se dan en este
documento.
 Mantener actualizados los listados pilotos.

3.3. Líderes del Proceso

Todos los líderes de procesos son los responsables de velar con el cumplimiento del
proceso establecido sobre la elaboración, actualización y anulación de los
documentos.
4. ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN
La compañía Confecciones S.A, la cual se dedica al diseño y manufactura de prendas
de vestir, elabora la siguiente estructura documental del SGC:

DOCUMENTOS

POLITICA SGC

MAPA DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS - INSTRUTIVOS

MANUALES - MATRICES

PROTOCOLOS - PROGRAMAS

PLANES DE CALIDAD

FORMATOS - FICHAS - GUÍAS

 4.2. Disposiciones sobre reproducción de formatos
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo
casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión
de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son los documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos, se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea
más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de
forma digital.
 Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien
y cuando lo hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.).
4.3.1. Los registros deben garantizar
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o
tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena.

4.3.2. Uso de los registros

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. Flujograma para el control de documentos

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del documento y enviar

Identifica necesidad de por correo a la Directora del Departamento
1 creación o mejora de Líder del proceso de Biblioteca con copia al Profesional de
documento Apoyo de corrección de estilo para su
respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y sintaxis se

hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
mejora sea evidente. Sin embargo, en los
Revisa la adecuación de la casos problemáticos para la interpretación
documentación del sentido el corrector enviará sugerencias
y comentarios al líder del proceso para que
2 Corrector de Estilo intervenga en el texto antes de su envío
como versión final al Sistema de Gestión de
la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la documentación
revisada.

En caso de requerir ajustes en partes

SI Modifica y envía
La problemáticas para la interpretación el líder
documentaci nuevamente al del proceso hará las modificaciones en las
3 corrector Líder del proceso
ón requiere partes indicadas por el corrector y le
ajustes? enviará nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12 Enviar por correo al Coordinador de Salud,

mejora o anulación de Solicitud de Seguridad e Higiene en el trabajo con copia
documento creación, mejora a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el
o anulación de formato Solicitud de Creación, Mejora o
4 documentos Líder del proceso
Anulación de Documento F-SO-OH-12
junto con el documento sometido a
consideración (Resultado de la revisión del
corrector de estilo)

1
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 Profesional de Apoyo SG-

QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad
de crear, modificar o anular el documento.
5
Revisa solicitud y verifica
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se registra

y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del Salud, Seguridad e Higiene
la proceso en el Trabajo
Cuando se considere necesario define la
Solicitud?
intervención de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su
SI 3 aprobación final.

Según corresponda se presenta al Consejo

Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro Solicitud

Registra aprobación en la de Creación, Mejora o Anulación de
7 Solicitud de creación, Auxiliar del Documento F-SO-OH-12, marcando la
Mejora o Anulación de casilla de aprobado, diligenciando la fecha
Documentos SG-QHSE de implementación del cambio.

Profesional de Apoyo SG-

QHSE
Para el caso de creación de documentos se
Codifica y/o actualiza la
8 realiza la respectiva codificación y para
versión
Auxiliar del mejora se actualiza la versión.

SG-QHSE

Al editar los documentos se deben registrar

Coordinador del Área de
las firmas de elaboró, revisó y aprobó, si
Salud, Seguridad e Higiene
Emite y Aprueba aplica. El coordinador del Área de Salud
en el Trabajo
Documento Ocupacional informa al líder sobre la
aprobación del documento.
9
Profesional de Apoyo SG- Una vez firmados los documentos se
QHSE identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos) y
se adaptan en el aplicativo disponible.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Auxiliar SG-QHSE

Se publican los nuevos documentos en la

Retira de Intranet los intranet
documentos obsoletos
Profesional de Apoyo SG-
10
QHSE Al documento físico se le coloca el sello de
original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye la
versión anterior.

Profesional de Apoyo SG-

QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de
Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
11
Documentos Documentos F-SO-OH-013
Auxiliar del
F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del Área de
Salud, Seguridad e Higiene Se comunica al líder que el documento se
12 Socializa con el líder del en el Trabajo encuentra liberado y se autoriza su uso.
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Libera Documento
Informar los cambios de la documentación
Aplica documento en el a los participantes del proceso.
proceso correspondiente Líder del proceso
13
3
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
 5.2. Flujograma para el control de los documentos

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestión en Los líderes de proceso con apoyo del
controlar Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad e
en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en el
Líderes de procesos trabajo

Enviar por correo al Coordinador de

NO Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en
Hay solicitud o el Trabajo con copia a la Profesional de
necesidades de
3 registros
1 Líderes de procesos Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud
de Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con
SI el documento sometido a consideración

Coordinador de Gestión en
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
de crear, modificar o anular el documento.
necesidades de registros en el Trabajo

Si es una solicitud de anulación, se registra

y el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del Coordinador de Gestión en intervención de un experto a fin de
5 o necesidad de proceso Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
registros en el Trabajo aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al Consejo

Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.

El Coordinador de Gestión en Salud,

Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
Coordinador de Gestión en
Se autoriza y controla los los registros que se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene
registros controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Establecer criterios de El Coordinador de Gestión en Salud,

Coordinador de Gestión en
control de registros Seguridad e Higiene en el Trabajo
7 Salud, Seguridad e Higiene
establece criterios de control sobre los
en el Trabajo
registros del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestión en Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento se

9 Coordinador de Gestión en encuentra liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1

Informar los cambios de la documentación

Aplica documento en el
a los participantes del proceso.
proceso correspondiente Líder del proceso
13
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.
3

FIN
6. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la

operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos,
Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos,
Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales
del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus
portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social
de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica
o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito
particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal
de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un
Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de
cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas
involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad
de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la
Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e
Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la
palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan
problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.