PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE DO

LOGO DE LA EMPRESA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en e
identificables y accesibles; protegiéndolos contra daño, deterioro o pérdida.

CARACTERISTICAS:
° El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias
° Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un período mínimo de veinte
con la empresa. Segun los lineamientos del Decrerto 1072, artículo 2.2.4.6.12.

TIPO DE DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
TIEMPO DE

DOCUMENTO

PROGRAMA
RESPONSABLE DE
REGISTRO

NOMBRE DEL DOCUMENTO CONSERVACIÓ

LA CUSTODIA
N

Conceptos de Aptitud de los exámenes medicos Responsable de

x 20 años
ocupacionales de ingreso, periódico y de retiro SST

Historias Clinicas Ocupacionales y resultados de los

exámenes complementarios tales como
paraclinicos, pruebas de monitoreo biológico,
Responsable de
audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax x 20 años
SST
y en general, las que se realicen con el objeto de
monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos

Resultados de mediciones y monitoreo a los Responsable de

x 20 años
ambientes de trabajo SST
Registros de asistencia a capacitación, formación y Responsable de
x 20 años
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo SST
Registro de entrega de elementos y equipos de Responsable de
x 20 años
protección personal SST
Politica de Seguridad y Salud en el Trabajo x
Matriz de Peligros x x
Perfil Sociodemográfico de la poblacion
x x
trabajadora
Diagnóstico de las Condiciones de Salud x x
Plan de Trabajo en SST x
Plan de Capacitación x
Normas de Seguridad x
Soportes de eleccion y conformacion del COPASST x
Actas de Reunion del COPASST x
Soportes de eleccion y conformacion del Comité de
x
Convivencia
Actas de Reunion del Comité de Convivencia x

Reportes de Accidentes e Incidentes de Trabajo x

Investigaciones de Accidentes e Incidentes de
x
Trabajo
Plan de Emergencias x x
Sistemas de Vigilancia Epidemiológica x x
Registros de Inspecciones de Seuridad x
Matriz Legal x
Matriz de Gestion del Riesgo x x
 FECHA DE
CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN FECHA
ELABORACIÓN
ACTUALIZACIÓN

UD EN EL TRABAJO

la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente

do el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.

n período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador

MEDIO DE HERRAMIENTA DE
CONSERVACION ALMACENAMIENTO
CARPETA FÍSICA
ARCHIVADOR

DIRECCIÓN Y AUTORIZADOS PARA

MAGNÉTICO

MAGNÉTICA
CARPETA

UBICACIÓN NOMBRE DE LA CONSULTAR EL

FÍSICO

HERRAMIENTA ARCHIVO
n legibles, fácilmente

ción laboral del trabajador

MECANISMOS PARA
GARANTIZAR LA
CONSERVACION DEL
DOCUMENTO