UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

“EL OTORGAMIENTO DE LOS ENCARGOS AL PERSONAL Y SU

INCIDENCIA EN LA GESTION ECONOMICA DE LA
MUNICIPALIDAD JOSE LEONARDO ORTIZ, PERIODO DE 01 DE
ENERO DEL 2014 AL 31 DE JULIO 2018”

INFORME DE INVESTIGACION
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
AUTORES:

Echeandia Amaya Dannia

Parimango Reyna, Betty
Ponce Gil, Andrés
Villegas Rodríguez, Myli.
Villarreal Rios Diana
Zegarra Gurbillon, Karen
DOCENTE:

CPC. FRANCISCO MAURO PAREDES CRUZ

Trujillo – Perú

2019
1
 INDICE
PRESENTACIÓN ................................................................................................................................ 3
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 4
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4
1.1 Formulación del problema .................................................................................................... 4
1.1.1 Realidad Problemática: ................................................................................................ 4
1.1.2 Enunciado del Problema .............................................................................................. 6
1.1.3 Antecedentes ................................................................................................................. 7
1.1.4 Justificación................................................................................................................... 7
1.2 Hipótesis ................................................................................................................................ 8
1.3 Objetivos: .............................................................................................................................. 8
1.3.1 objetivo General............................................................................................................ 8
1.3.2 objetivos específicos ...................................................................................................... 8
1.4 Marco Teórico....................................................................................................................... 9
1.4.1. Antecedentes de la Investigación ....................................................................................... 9
1.4.2. Marco Histórico ................................................................................................................ 17
1.4.2.1 Auditoría Gubernamental.............................................................................................. 17
1.4.2.1 Gestión Pública ............................................................................................................... 27
1.4.3 Bases Teóricas .................................................................................................................... 31
1.4.3.1. La Auditoría Gubernamental ....................................................................................... 31
1.5 Marco Conceptual .............................................................................................................. 62
1.5.1 Rendición de Cuentas ................................................................................................. 62
1.5.2 Titular de la entidad ................................................................................................... 62
1.5.3 Gestor .......................................................................................................................... 62
1.5.4 Entidad ........................................................................................................................ 63
CAPÍTULO II: INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD ................................................ 64
II. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD.................................................................... 64
2.1 Reseña Histórica ................................................................................................................... 64
2.2 Organigrama ......................................................................................................................... 67
2.3 Misión .................................................................................................................................. 69
2.4 Visión ................................................................................................................................... 69
2.5 Objetivos estratégicos y acciones estratégicas .................................................................. 69
CAPÍTULO III: PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS..................................... 72
III. PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS...................................................... 72
3.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ............................................................................ 72
3.2 DISCUSION DE RESULTADOS

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
2
3
 PRESENTACIÓN

Tenemos el agrado de presentar la siguiente auditoria de cumplimiento, la

cual ha sido desarrollada por alumnos de la Universidad Privada Antenor Orrego,

de la carrera de contabilidad; con el objetivo de dar conocer si el otorgamiento de

los encargos al personal incide en la gestión económica de la municipalidad jose

leonardo ortiz, periodo de 01 de enero del 2014 al 31 de julio 2018.

4
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN I.

INTRODUCCIÓN

1.1 Formulación del problema

1.1.1 Realidad Problemática:

En las instituciones publicas de nuestro país, la rendición de

cuentas es un mecanismo a través del cual, los titulares, autoridades

en general, funcionarios y servidores públicos informan sobre la

gestión que realizan, con la finalidad de evaluar sus posibilidades y

condiciones para el cumplimiento de su rol institucional y

coadyuvar al mejoramiento continuo de su actividad.

Con la Rendición de Cuentas se contribuye a lo

siguiente:

 La mejora continua de la gestión del Sector

público, al abrir espacios para la
retroalimentación.
 Fomentar la cultura de transparencia de la
gestión al difundirse periódicamente los
resultados.
Ambos aspectos contribuyen a la gobernabilidad y sostenibilidad

del país en el largo plazo, dado que se institucionaliza el

compromiso de la Administración Pública de brindar servicios de

calidad y en forma oportuna a la ciudadanía en un ambiente de

respeto al ordenamiento legal.

El Informe de Rendición de Cuentas contiene aspectos relevantes

referidos al uso de los fondos y bienes del Estado, así como el

resultado de su gestión: planeamiento estratégico, número y costo

del personal, número y costo de obras públicas

5
(en ejecución, paralizadas o concluidas), y los proyectos

de inversión pública en fase de inversión.

Los ministerios, organismos autónomos, organismos

adscritos, universidades, empresas bajo el ámbito del Fondo

Nacional de Financiamiento de la Actividad

Empresarial del Estado (FONAFE), sociedades de

beneficencia públicas, cajas municipales de

ahorro y crédito, servicios de administración tributaria,

empresas de saneamiento, institutos viales. provinciales,

entre otros, están obligadas a presentar la

mencionada rendición.

Aproximadamente 2,400 titulares de los tres niveles de

gobierno están obligados a rendir cuenta anualmente a la

Contraloría; sin embargo, los gobiernos regionales y

las municipalidades provinciales y distritales, que suman

1,900 aproximadamente, el plazo para la presentación de sus

informes finales 2018, venció el pasado 21 de enero

porque que las autoridades salientes concluyeron

funciones el 31 de diciembre del año pasado. Todos los

informes registrados estarán a disposición de la

ciudadanía en el portal institucional de la Contraloría con

la finalidad de promover una opinión pública informada

y el ejercicio del control social.

La Contraloría General de la Republica, presenta anualmente

al Congreso de la República, el informe de evaluación de la

Cuenta General de la República referida

6
a los resultados
 presupuestarios, financieros, económicos, patrimoniales y de

cumplimiento de metas e indicadores de gestión financiera.

Conforme a su ley orgánica el accionar de la CGR abarca

además de la auditoría financiera, el control de la legalidad, la

evaluación de la gestión en función de los objetivos trazados y

los resultados obtenidos con relación a los recursos asignados,

para tal efecto considera en su estrategia de mediano plazo, la

evaluación del desempeño de las entidades públicas,

considerándose como una de sus herramientas los Informes de

Rendición de Cuentas de los Titulares de las entidades pública.

El estado está llamado a generar los canales propicios que

permitan a los ciudadanos acceder permanentemente a la

información. La publicación de informes, documentos y

resultados debe hacerse de tal manera que todos los ciudadanos

interesados tengan acceso a ella. Dicho acceso a la información

pública y su divulgación está protegido por nuestras leyes.

1.1.2 Enunciado del Problema

¿De que manera el otorgamiento de los encargos al personal

incide en la gestiòn economica de la municipalidad jose
leonardo ortiz, periodo de 01 de enero del 2014 al 31 de julio
2018?

7
1.1.3 Antecedentes
Realizando investigaciones respecto al problema de estudio se
constata la existencia de trabajos de investigación relacionados
con el tema de estudio, los cuales sirven de apoyo a la
investigación.
Al respecto se ha encontrado las siguientes tesis:
Ámbito internacional:
Salas (2015) en la investigación titulada “La rendición de
cuentas en la gestión del sector público centralizado de Costa
Rica”, memoria para obtener el grado de Doctor en Gobierno y
Administración Pública, cuyo objetivo fue realizar un índice de
rendición de cuentas en la gestión de sector público costarricense,
con la finalidad de contribuir y cooperar a incrementar el nivel de
transparencia y eficacia en sus funciones. La investigación
desarrollada en la Universidad Complutense de Madrid Programa
de Doctorado, fue de tipo exploratorio porque se efectuó sobre un
tema poco estudiado, descriptivo debido a que consistió
fundamentalmente en caracterizar una situación concreta
indicando sus rasgos más peculiares y explicativo ya que se buscó
comunicar de un aspecto de la realidad, indicando su significancia
dentro de una teoría de referencia, adicionalmente se
complementó con entrevistas y cuestionarios.
La muestra representa al Ministerio de Ambiente, energía y
comunicaciones y al Ministerio de agricultura y ganadería.
Obteniendo del MINAE como resultado de la hipótesis inicial, un
promedio general de 46,83 puntos y el MAG 53,17 puntos de 100
del total de indicadores, lo cual determinó que el proceso de
rendición de cuentas no se desarrolló correctamente, sobre todo en
las dimensiones de auditoría externa y auditoria de gestión, debido
a que la calificación de la primera dimensión solamente obtuvo 25
puntos para el MINAE y 13 puntos para el MAG. Los resultados
no fueron sorpresivos pues se evidenció la falta de apertura de
nuevos tipos de controles que vayan más allá de los tradicionales.
Como resultado de esta investigación concluyó que Costa Rica a
pesar de ser considerada uno de los países con una de las
8
democracias ejemplares a nivel latinoamericano, aún presenta
deficiencias en el sistema de rendición de cuentas existente, la cual
resulta alarmante debido a que esta dimensión contiene a los
indicadores de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los
recursos estatales. Por consiguiente, se afirmó que no existe una
cultura de rendición de cuentas consolidada, pues existe escasa
verificación de facturas que todo funcionario debe presentar al
rendir por los gastos incurridos en viajes (nacionales,
internacionales), tales como hospedaje, alimentación. Se utilizó
como antecedente la investigación descrita en los párrafos
anteriores debido a que el tema que se abordó trata sobre rendición
de cuentas la cual corresponde a la variable estudiada en la
presente tesis.
Carrillo (2014) en la investigación titulada “Transparencia y
rendición de cuentas aplicadas a los Gobiernos Regionales. Un
análisis de la información digital disponible para el ciudadano
en Sudamérica”, tesis para optar el grado de Doctor en Sistema
de Información Contable, cuyo objetivo fue determinar el nivel de
transparencia y el grado de rendición de cuentas de los gobiernos
regionales pertenecientes a Sudamérica a través de sus portales
virtuales web y a los diversos aspectos que los condicionan. La
investigación desarrollada en la Universidad de Oviedo en el
Programa de Doctorado, fue de tipo descriptivo y se complementa
con estudios estadísticos.
La población de estudio estuvo constituida por 213 gobiernos
regionales de Sudamérica, pero debido a las limitaciones se
realizó basándose en una muestra de tipo no probabilística de 68.
Como resultado de esta investigación presentó el análisis entre las
variables cualitativas a través de una tabla de contingencia y del
test chi cuadrado de Pearson para la variable dependiente
Divulgación y la Variable Población, visualizándose que se
rechaza la hipótesis de independencia entre la divulgación y la
población (p.<05), para el estudio de la relación entre las variables
cuantitativas ingresos y deudas, realizó un contraste de medias,
previa comprobación de la hipótesis de normalidad a través del
9
test de KolmogorovSmirnov.
Concluyó que la información que presentan los 10 países
sudamericanos estudiados no son completas y en algunos casos
carentes de información, muy a pesar de que los mismo difunden
las políticas de gobierno abierto, determinándose de igual manera
que los países sudamericanos estudiados
cuentan con constituciones que establecen artículos relacionados
con el acceso y divulgación de la información pública, excepto el
país de Argentina, pues su constitución no la detalla
explícitamente.
Adicionalmente se pudo apreciar que, si bien es cierto, los países
de la región cuentan con normativas que exigen la elaboración de
información económico - financiero, sin embargo, pocas de estas
normativas señalan obligación de publicarlas. Se utilizó como
antecedente la investigación descrita en los párrafos anteriores
debido a que el tema que se abordó trata sobre la rendición de
cuentas y transparencia, las cuales corresponde a la variable que se
está desarrollando en la presente tesis y a una de las dimensiones
que la conforman
Ámbito nacional:
Layme (2015) en su trabajo de investigación: Evaluación de los
Componentes del Sistema de Control Interno y sus efectos en la
Gestión de la Subgerencia de Personal y Bienestar Social de la
Municipalidad Provincial Mariscal Nieto. Tesis para obtener el
título de Contador Público. Universidad José Carlos Mariátegui.
Moquegua, Perú, concluye que: La Subgerencia de Personal y
Bienestar Social, respecto a la percepción de sus funcionarios y
servidores sobre el desarrollo normas de control interno y
procedimientos, alcanzado una media general de 2.64 lo que
califica de grado “INSATISFACTORIO”, y el resultado del
análisis inferencial no logra establecer significancia estadística, es
decir que: El nivel de desarrollo de los componentes de control
interno en la percepción de funcionarios y servidores de la SPBS –
MPMN, se muestran insatisfactorios, en el marco del Sistema de
Control Interno.
10
Entonces afirmamos que las charlas de sensibilización y
capacitación colaboran con el cumplimiento de las normas,
logrando la participación de todos los agentes involucrados.
Ámbito local:
NAQUIRA, Carlos y POMATANTA, Mónica (2017), En su tesis
titulada “El sistema de control interno y su influencia en la
gestión económica y financiera de la Municipalidad Distrital de
El Porvenir, Provincia de Trujillo, Año 2016” presentada para
obtener el título Contador Público en la Universidad Privada
Antenor Orrego.
Concluyeron que:
1. De la información obtenida en el trabajo de campo, se observó
que el Sistema de Control Interno es deficiente, ocasionando
distorsión en la gestión económica y financiera de la
Municipalidad Distrital de El Porvenir.
2. En el análisis de los datos conseguidos en el cuestionario, se
verificó que no existe un ambiente de control, en las áreas de
contabilidad y tesorería, los empleados carecen de una
sensibilización adecuada de las normativas del sistema de control
interno para realizar sus labores cotidianas.
3. Se determinó que las actividades de control no están
debidamente implementadas ocasionando deficiencias en la
gestión económica y financiera de la Municipalidad Distrital de El
Porvenir.
4. Asimismo, la supervisión no se ha realizado de acuerdo a la
normatividad del sistema de control interno, generando desinterés
de los trabajadores que pertenecen a las áreas de contabilidad y
tesorería de la Municipalidad Distrital de El Porvenir.
FIGUEROA, Elga y GELDRES, Esther (2008), En su tesis
titulada “La demora en las entregas a rendir cuenta, genera
problemas que afectan a la empresa agroindustrial Talito S.A.
de la ciudad de Trujillo, en el año 2007” presentada para obtener
el título Contador Público en la Universidad Privada del Norte.
El estudio de este trabajo se basa en el perjuicio que ocasiona el
atraso de los rendimientos de cuenta y los problemas que dañan a
11
 la Empresa Agroindustrial TALITO S.A. del Departamento de
Trujillo, en el ejercicio 2007”, en esta empresa Agroindustrial se
utilizaron muestras como mecanismo de investigación, preguntas
y respuestas en trabajo de campo. La búsqueda de la investigación
está orientada en el procedimiento analítico de la situación actual
del rendimiento de cuentas cuyo proceso e influencia que acoge
de ésta en la situación financiera de la Empresa, con el objetivo de
mejorar el proceso mediante la elaboración de uno nuevo, para
que los Estados Financieros emitan la información contable real.
El trabajo empleado en esta tesis fue el desarrollo normal; de este
análisis de resultado, se dedujo que el presente proceso del
rendimiento de cuentas muestra inconsistencias en el control
propio, así como su actividad, ocasionando la elaboración de un
nuevo proceso que permita hacer seguimiento a los desembolsos
efectuados de los rendimientos de cuentas, garantizando la
conformidad de la información a utilizar en la toma de decisiones
de la empresa.

1.1.4 Justificación
1.1.4.1 Justificación teórica:
Esta investigación se realiza con el propósito de
aportar al conocimiento existente sobre el
otorgamiento de los encargos al personal que se da en
la municipalidad José Leonardo Ortiz y como incide
en su gestión económica, cuyos resultados podrán
sistematizarse en una propuesta para ser incorporados
como conocimiento a las instituciones públicas, ya
que se estaría demostrando que el otorgamiento de los
encargos al personal incide de forma significativa en
la gestión económica de las municipalidades.

12
1.1.4.2 Justificación practica:
Esta investigación se realiza porque existe la
necesidad de determinar si los encargos otorgados al
personal inciden de forma significativa en la gestión
económica de la municipalidad José Leonardo Ortiz,
periodo de 01 de enero del 2014 al 31 de julio 2018

1.1.4.3 Justificación metodológica:

La determinación de los encargos otorgados al
personal, se indagan mediante métodos científicos,
situaciones que puede ser investigados por la ciencia,
una vez que sean demostrados su validez y
confiabilidad podrán ser utilizados en otros trabajos de
investigación y en otras instituciones públicas.

13
1.2 Hipótesis

El otorgamiento de los encargos al personal incide de forma significativa en la

gestiòn economica de la municipalidad jose leonardo ortiz, periodo de 01 de

enero del 2014 al 31 de julio 2018.

1.3 Objetivos:

1.3.1 objetivo General

Determinar si los encargos otorgados al personal incide en la

gestiòn economica de la municipalidad jose leonardo ortiz, periodo

de 01 de enero del 2014 al 31 de julio 2018

1.3.2 objetivos específicos

 Determinar si el otorgamiento de encargos a personal de la

institución, se realizaron cumpliendo con las disposiciones

establecidas en el marco normativo correspondiente.

 Establecer si el otorgamiento de encargos a personal de la

institución, fueron rendidos en las formas y los plazos

establecidos en la normativa correspondiente.

14
1.4 Marco Teórico
1.4.1 Marco Histórico
1.4.1.1 Encargo a personal de la Institución
El inciso 40.1 del Artículo 40ºde la Directiva de Tesorería
Nº 001-2007-EF/77.15, modificado con la Resolución
Directorial Nº 400-2009-EF/77.15 establece:
La ejecución del gasto en la modalidad de “Encargo a
personal de la Institución”, consiste en la entrega de
dinero mediante cheque o giro bancario a personal de la
institución para el pago de obligaciones que, por la
naturaleza de determinadas funciones o características de
ciertas tareas o trabajos indispensables para el
cumplimiento de sus objetivos institucionales, no pueden
ser efectuados de manera directa por la oficina general de
Administración o la que haga sus veces en la unidad
ejecutora o Municipalidad, tales como:
 Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones,

cuyo detalle de gastos no pueda conocerse con

precisión ni con la debida anticipación.

 Contingencias derivadas de situaciones de

emergencia declaradas por Ley.

 Servicios básicos y alquileres de dependencias

que por razones de ubicación geografía ponen en

riesgo su cumplimiento dentro de los plazos

establecidos por los respectivos proveedores.

 Adquisición de bienes y servicios, ante

restricciones justificadas en cuanto a la oferta

local, previo informe del órgano de

abastecimientos u oficina que haga sus veces.

Tipo de Operación Encargo Interno:

15
Ministerio Economía y Finanzas (2009)

comprende:

Los gastos que en los cuales se entrega recursos a

un trabajador de la entidad con cargo a que él

rinda cuenta luego de ejecutado el gasto. Este

Tipo de Operación se encuentra normado en el

artículo 40 de la Directiva de Tesorería Nº 001-

2007-EF/77.15 para el año 2007.

Artículo 40°.- “Encargos” a personal de la

institución:

Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad

de “Encargo” a personal expresamente designado

para la ejecución del gasto que haya necesidad de

realizar, atendiendo a la naturaleza de

determinadas funciones, al adecuado

cumplimiento de los objetivos institucionales, a

las condiciones y características de ciertas tareas

y trabajos o a restricciones justificadas en

cuanto a la oferta local de determinados bienes y

servicios. En este último caso, con previo informe

del órgano de abastecimiento u oficina que haga

sus veces.El uso de esta modalidad debe

regularse mediante Resolución del Director

General de Administración o de quien haga sus

veces, estableciéndose que, para cada caso,

se realice la descripción del objeto del

16
“Encargo”, los conceptos del gasto, sus montos
máximos, las condiciones a que deben sujetarse

las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas

y el tiempo que tomará el desarrollo de las

mismas, señalando el plazo para la rendición

de cuentas debidamente documentada, la que no

debe exceder los tres (3) días hábiles después

de concluida la actividad materia del encargo,

salvo cuando se trate de actividades desarrolladas

en el exterior del país en cuyo caso puede ser

de hasta quince (15) días calendario.

Encargo Interno para Viáticos

Ministerio Economía y Finanzas (2009) explica:

De los mismos gastos explicados en el Tipo de

Operación A, los cuales son asignaciones de

viáticos entregadas a trabajadores de la

institución para gastos por Alimentación,

hospedaje y movilidad local, según sea el caso

cuando el funcionario o servidor público se

desplaza fuera de la localidad.

Cumplimiento de rendición de viáticos

Cabrera y Rojas (2015), indicaron:

El proceso de rendición de cuentas existe en toda

organización política y para ello son necesarios

ciertos mecanismos que permitan ejercer el

control de la conducta de los subordinados, sin

embargo en el caso de los monarcas o soberano,

este no suele responder ante nadie por 17

su
conducta. En un estado democrático, el pueblo

asume el papel de soberano y se encarga de

elegir a sus gobernantes mediante elecciones

periódicas, en el cual le confieren un mandato y/o

responsabilidad, que deben cumplir conforme a

las reglas establecidas (marcos constitucionales),

siendo estas las que marcan las potestades,

obligaciones y responsabilidades con las cuales

ha de ser ejercido, éste régimen se extiende en lo

conducente a todos los funcionarios y servidores

públicos (p.49).

Los viáticos se encuentran clasificados en una

partida de gastos con afectación presupuestal los

cuales comprenden coberturas de gastos de

hospedaje, movilidad local y alimentación

cuando el comisionado se desplace fuera del

centro de trabajo o localidad (Cabrera y Rojas,

2015).

Artículo 62º.- Del manejo de fondos en la

modalidad de “Encargos” Se denomina

“Encargante” a la Unidad Ejecutora de donde

proceden los recursos y “Encargada” a la

Unidad Ejecutora u Operativa que los recibe.

Artículo 63°.- Casos de Encargos

El manejo de fondos públicos en la modalidad de

“Encargos” puede darse en los casos siguientes:

a) Entre Unidades Ejecutoras que pertenecen18a

diferentes pliegos presupuestales. En este caso,

los titulares del pliego o los funcionarios a

quienes les sea delegada esta función en forma

expresa, suscriben un Convenio.

b) Entre la Unidad Ejecutora y una o más de

sus Unidades Operativas. En este caso, el titular

del pliego o el funcionario a quien se le delegue

esta función en forma expresa deberá emitir una

Directiva.

Las Unidades Operativas "Encargadas" deben

efectuar el registro de sus operaciones de gasto en

el módulo SIAF-SP, que será instalado en la

oportunidad en que la Unidad Ejecutora

correspondiente asegure a la DNTP la

disponibilidad de equipos, software y líneas

de comunicación necesarias para ello. Sólo

proceden los “Encargos” a Municipalidades que

utilizan el SIAF-SP.

Artículo 64°.- Principales términos y condiciones

de Convenios y Directivas de Encargos

Los Convenios y las Directivas a que se refiere el

artículo precedente, entre otros términos y

condiciones que se estimen pertinentes para

garantizar la adecuada ejecución de los encargos,

deben contemplar lo
19
siguiente:
a) La fuente de financiamiento de los recursos

a ser ejecutados en la modalidad de “Encargo”.

b) Los fondos que provengan de la fuente de

financiamiento Recursos Ordinarios u otros

administrados y procesados a través de la DNTP

son manejados exclusivamente en el Banco de la

Nación para cuyo efecto, en el caso de las

Unidades Ejecutoras, la “Encargante” debe

solicitar la apertura de una cuenta central de

"Encargos" y de la(s) cuenta(s) bancaria(s) de

reversión necesarias y, de ser pertinente, las

cuentas corrientes específicas conforme a lo

establecido en la presente Directiva. Los

encargos otorgados por las Municipalidades

se manejan en Cuentas corrientes específicas a

solicitud de la “Encargante”.

c) Las condiciones o requisitos de los actos

administrativos propios de la ejecución del gasto

que es materia del Encargo, en el marco de los

procedimientos y plazos establecidos a través

de la normatividad presupuestal y de tesorería

vigente.

d) Inmediatamente después de aprobado el

crédito presupuestario a través del

Calendario de Compromisos del período, la

“Encargante” determina l os conceptos y

montos de las transferencias y realiza 20

el
Gasto Comprometido, Devengado y Girado en

el mismo período y con la debida oportunidad a

fin de permitir que la “Encargada” registre en el

SIAF-SP la información de sus operaciones.

e) Los términos a que deben sujetarse las

rendiciones de cuenta por parte de la

“Encargada”, respecto del cumplimiento de

las actividades y proyectos encomendados, con

indicación de la documentación e información

sustentatoria correspondiente.

f) Las rendiciones de cuentas

documentadas sobre el estado de ejecución

del gasto por los encargos recibidos deben

realizarse cada 30 días.

g) Los comprobantes de pago que sustenten la

ejecución del gasto deben ser emitidos a nombre

de la “Encargante”.h) Las reversiones a que

hubiera lugar por parte de las “Encargadas”,

producto de la recuperación de pagos

indebidos y devoluciones, deben ser

depositados directamente por ellas en la

respectiva cuenta central de Encargos de la

“Encargante”, a través del SIAF-SP, mediante

Papeleta de Depósitos (T-6), con indicación

expresa del número de registro de la operación

en el SIAF-SP en virtud de la cual se afectó la

21
ejecución del gasto para efectos de las remesas
 correspondientes.

i) Se prohíbe a las “Encargadas” delegar en

otras Unidades Ejecutoras, Unidades

Operativas o instituciones, la ejecución de

los fondos recibidos en la modalidad de

“Encargo”.

j) El incumplimiento de los términos y

condiciones establecidos a través de la

correspondiente Directiva o Convenio dará lugar

a la suspensión de la entrega de nuevas remesas.

1.4.2.1 Gestión Económica

La palabra gestión proviene del latín “gesio” y

su origen etimológico hace referencia a la acción

y al efecto de gestionar o de administrar. Se trata

por lo tanto de la concreción de diligencias

conducentes al logro de un negocio o de un

deseo cualquiera. La noción implica además

acciones para gobernar, dirigir, ordenar, disponer

u organizar. De esta forma la gestión supone un

conjunto de trámites que se llevan a cabo para

resolver un asunto, concretar un proyecto o

administrar una empresa u organización.

Joan Amat, (2000) define que: “La Gestión es

dirigir las acciones que constituyan la puesta en

marcha concreta de la política general de la

empresa, es tomar decisiones orientadas 22a

alcanzar los objetivos marcados, por otra parte la

gestión de la producción es un conjunto de

responsabilidades y de tareas que deben ser

satisfechas para que las operaciones propiamente

tales de la producción sean realizadas respetando

las condiciones de calidad, de plazo y de costos

que se desprenden de los objetivos y de las

estrategias de la empresa.

Segùn Darromán S y Velázquez L (2011) indican

que el proceso de gestión económica tiene

cuatros importantes etapas las cuales son:

- Etapa de planificación:

Se deben establecer los objetivos y procesos

necesarios para conseguir resultados la política

de la organización, se determinan las decisiones,

en este caso incluyen: el esclarecimiento de los

objetivos establecidos de las políticas, la fijación

de programas, la determinación de métodos y

procedimientos específicos, así como, la fijación

de previsiones para organizar y agrupar las

actividades necesarias para desarrollar los planes

en unidades directivas y definir las relaciones

existentes entre los ejecutivos y los empleados

en tales unidades, así como, coordinar los

recursos a obtener para su empleo en la

organización, el personal ejecutivo, el capital , el

23
crédito y los demás elementos necesarios para
 realizar los programas.

-Etapa de implementación.

La concreción en acciones oportunas de los

movimientos estratégicos a realizar, tanto si

implican la continuidad de los cursos de acción,

como si representan una transformación de la

organización. La profundidad de su contenido

depende de la situación estratégica concreta y de

su contexto. La implementación es el objetivo

del proceso estratégico, y es lo que garantiza que

la estrategia se convierta en acciones para lograr

la ejecución de la visión y los objetivos

estratégicos de la organización.

-Etapa de Control.

Se debe vigilar si los resultados prácticos se

conforman lo más exactamente posible a los

programas. Implica “estándares”, conocer la

motivación del personal a alcanzar estos

estándares, comparar los resultados actuales con

los estándares y poner en práctica la acción

correctiva cuando la realidad se desvía de la

previsión.

DANNIA DESDE AQUÍ PARA ABAJO

24
(HASTA EL PINTADO DE PLOMO)

Situación Económica

Fabra (2014) señala que:

El concepto de situación económica hace referencia al

patrimonio de la persona, empresa o sociedad en su

conjunto, es decir, a la cantidad de bienes y activos que

posee y que les pertenecen.

La situación económica de una empresa es la capacidad

que tiene la misma para generar resultados positivos. Se

establece entonces que la empresa es rentable cuando

tiene capacidad para generar resultados positivos, o sea

para generar utilidades.

Desde un punto de vista contable, la situación económica

se refiere a los resultados que se obtienen en un periodo

determinado (usualmente 12 meses) con relación al

desarrollo de una actividad por parte de una entidad.

Esta información se encuentra en el Estado de

Resultados. (p.15).

La Gestión Económica en términos de mejora

continúa

Gavilán, Guezuraga y Beitia (2008) refieren que:

permanente porque su finalidad es alcanzar sus objetivos

25
de la mejor manera posible (eficiente y eficaz en la

gestión, toma de decisiones racionales y establecimiento

de líneas de actuación).

Objetivos, establece acciones para lograrlo, identifica

personas responsables y elabora un plan de financiación

para lograrlo a través de previsión de ingresos,

necesidades de tesorería y estrategia financiera de

captación de fondos.

Necesita llevar un control, seguimiento y evaluación de

resultados, corrigiendo sus desviaciones, analizando la

eficiencia y eficacia en la gestión de los recursos,

solvencia, liquidez y sostenibilidad económica de la

municipalidad.

Necesita organizar y archivar correctamente sus

documentos económicos para asegurar su administración

y control interno. (p.8).

Es así que en resumen de la gestión económica y

financiera la vemos sintetizada en los estados

financieros, los cuales a través de las razones financieras

y sus respectivos análisis nos permitirán tomar las

decisiones adecuadas para nuestra entidad.

Importancia de la Gestión Económica

Según Gavilán, Guezuraga y Beitia (2008) manifiestan

que:
26
Es una herramienta más al servicio de la gestión integral
de la organización, permite que los propósitos y fines de

la organización se alcancen en el futuro.

Debe adoptar el compromiso de rendir cuentas de la

gestión de los fondos obtenidos a través de los recursos

propios o los que transfiere el gobierno central,

mostrando su información económica y financiera a

través de sus procesos de gestión y control, de forma

abierta y clara.

La transparencia en el uso de los recursos y la eficacia y

eficiencia en la gestión económica y financiera son los

principales factores que contribuyen al mantenimiento

de la confianza depositada. (p.9).

La gestión económica en las Organizaciones Estatales

Según Instituto Pacifico S.A.C. (2015) describe que:

A nivel macroeconómico nuestra gestión económica y

financiera se encuentra agrupada al nivel del Ministerio

de Economía y Finanzas en cuatro sistemas:

a. Sistema Nacional de Presupuesto

b. Sistema Nacional de Tesorería

c. Sistema Nacional de Endeudamiento

d. Sistema Nacional de Contabilidad

27
Las cuales son las encargadas de la administración de los
recursos financieros, denominada también

administración financiera en la gestión pública.

De acuerdo con las características y finalidad de cada

institución, las actividades y áreas funcionales tienen su

propio ordenamiento y funciones. En la actividad

privada todas buscan la racionalidad del

comportamiento, en cuanto el uso adecuado de sus

recursos se incluye términos de rentabilidad, costos, etc.

En instituciones de desarrollo sin fines de lucro, la

administración financiera se orienta al uso racional de

los recursos buscando el cumplimiento y satisfacción de

metas y objetivos propuestos, resguardando de igual

forma la capacidad de sus recursos, velando por su uso

adecuado y buscando su optimización. Algunas

instituciones públicas tienen el criterio de incrementar

sus recursos propios y sus lineamientos de acción

institucional, como los créditos, producción de servicios

y otros. Las actividades son afines en ambos sectores.

En este marco las finanzas, consiste en la estimación y

manejo de los ingresos, egresos y patrimonio de una

institución con la finalidad de optimizar sus recursos

monetarios.

En una institución pública la función financiera es la

realización del planeamiento financiero, obtención de

28
fondos, asignación y control de fondos; y la función
económica enmarca al manejo de las operaciones para

que la entidad continúe con sus actividades cotidianas en

un corto plazo. (p. IV-4).

También de acuerdo al Instituto Pacifico S.A.C. (2015),

los ámbitos más importantes de la gestión económica

son:

El planeamiento financiero: Estima el comportamiento

futuro de las diferentes fuentes de ingreso y egreso de la

institución, con el propósito de evaluar el impacto sobre

los resultados del periodo de planeamiento financiero

debe considerar el tipo de operaciones de la institución,

el comportamiento histórico, las expectativas de

crecimiento, el contexto en el que se desenvuelve y las

tendencias de las variables de control.

La obtención de fondos: Implica la consecución de los

fondos necesarios y suficientes en las condiciones

proyectadas, atendiendo a su vez los requerimientos de

recursos definidos en la etapa de planeamiento. De este

modo, los fondos requeridos pueden conseguirse tanto en

el interior de la institución (ejemplo: aporte propio de

sus asociados: cofinanciamientos), como en el exterior

de ella (ejemplos: endeudamiento, donaciones) pudiendo

ser su origen nacional y/o extranjero. Asimismo, los

resultados de las actividades y tareas de obtención de

fondos determinan la estructura de capitales de la

29
institución, la estructura que representa las proporciones
de capital y deuda a corto plazo y largo plazo, utilizadas

en la financiación.

La asignación de fondos: Expresa la utilización de los

recursos monetarios de acuerdo con lo establecido en la

planeación financiera, pueden ser orientados para

constituir activos de corto plazo, donde se vincula con el

criterio de liquidez mientras que la conformación de

activos fijos o a largo plazo guarda relación con el

aspecto de consolidación de inversión (algunos activos

fijos no 31 tangibles son muy valiosos y rentables,

ejemplo una marca registrada, una patente, etc.).

30
1.5 Marco Conceptual

1.5.1 Rendición de Cuentas: Es el proceso mediante el cual el Titular

de la entidad informa a la Contraloría sobre el uso de los fondos y

bienes del Estado a su cargo y el resultado de su gestión,

entendido como el logro de los objetivos y metas establecidas por

la entidad y si estos fueron cumplidos con eficacia; para fines de

su evaluación y publicación, coadyuvando a la transparencia de la

gestión pública y el control social. (directiva N°015-2016-CG/

GPROD, p4)

1.5.2 Titular de la entidad: Es la más alta autoridad ejecutiva de las

entidades mencionadas en el numeral 3.1 de acuerdo a las

disposiciones que las regule, quien es responsable de la

presentación del Informe a la Contraloría. (directiva N°015-2016-

CG/ GPROD, p4)

1.5.3 Gestor: Es el funcionario responsable de la unidad orgánica de

una entidad o de una unidad ejecutora adscrita a esta, quien

registra y remite la información requerida para la presentación

del Informe

31
 por parte del Titular de la entidad. (directiva N°015-2016-CG/

GPROD, p4)

1.5.4 Entidad: Es toda colectividad que puede considerarse como

una unidad. El concepto suele utilizarse para nombrar a

una corporación o compañía que se toma como persona

jurídica.(Definicion.de,2019)

1.5.5 Encargos: Acción y resultado de encargar o de encargarse, en

recomendar, asesorar, orientar, advertir o prevenir o que se puede

imponer algún compromiso y obligación. (definiciona.com, 2019)

1.5.6 Administración publica: Grupo de entidades, organismos,

creados por el estado para controlar y gestionar todo lo relativo y

concerniente a este.

32
CAPÍTULO II: INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

II. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

2.1 Reseña Histórica

Creación

En la década de los 40, Chiclayo empezaba a experimentar el fenómeno de

la concentración urbana.

El Municipio de Chiclayo se vio en la necesidad de mejorar el sistema

urbano y dotar de mejores condiciones de vida a los habitantes del "Barrio

de las Latas", una barrera de casas rústicas con techos y puertas de lata

situadas norte de la antigua calle "Miraloverde", actualmente avenida

Pedro Ruiz Gallo.

El 29 de octubre de 1943, por Resolución Suprema se expropia la "Quinta

Barsallo" de una extensión superficial de 394 mil 866 mt2 desde la acequia

Cois hacia el norte, donde se posesiona el primer núcleo de pobladores,

integrado por despedidos de las haciendas azucareras, trabajadores de la

Municipalidad de Chiclayo y vecinos de Las Latas. Nacía un nuevo centro

urbano.

El alcalde de Chiclayo Rogelio Llanos Barturén inicia el proyecto de

"Urbanización Municipal" que continuó e impulsa Carlos Castañeda

Iparraguirre. Es así como se crea el "Barrio 27 de Octubre" en memoria del

movimiento político encabezado por el general Manuel A. Odría.

Cuando inició su primera gestión edilicia (1949-1952), Carlos Castañeda

Iparraguirre, armado de tractores y policías municipales, borró del plano de

33
la ciudad lo que era una afronta y un peligro. Desapareció el Barrio de las

Latas con sus chozas y chicheríos. El hampa perdió su baluarte.

De gran calidad humana, a Carlos Castañeda no le bastó con desaparecer el

barrio de Las Latas sino que también se ocupó personalmente de reubicar a

sus habitantes en el "Barrio 27 de Octubre" que posteriormente cambió de

nombre. Se denomina "Barrio San Carlos" como gratitud a su impulsor y

benefactor don Carlos Castañeda Iparraguirre.

Entre las familias fundadoras están los hermanos Garnique Bonilla,

hermanos Martínez, Barturén Sánchez, Fernández Verona, Silvia

Caylloma, Arenas Ramírez, Clovis Ayala, Deza Barrantes, Gastelo

Mundaca, Anaya Romero, Camacho Cruzate, Burgos Vílchez Heredia,

Supo Capuñay.

También varios ciudadanos como Agustín Vallejos Zavala, Amalia

Cabrejos, Jorge Vásquez, José del Carmen Niño Valiente. Amadeo Arana,

entre otros.

Ellos lucharon para sacar adelante a este pueblo pujante que nació como

una alternativa a la necesidad de vivienda, sin servicios básicos como

agua, desagüe y luz. Por ello se creó el "Comité de Progreso Local" que

logró conquistar el terreno para el parque San Carlos, el mismo que fue

cercado con palos de escoba por Don Agustín Vallejos Zavala, un político

y luchador social que se convirtió en un cercano colaborador de Castañeda

y juntos gestionaron importantes obras para el naciente distrito otra labor

del Comité fue la designación del nombre de las calles que hasta hoy se

mantienen: Incanato, Conquista, Coloniaje y República, Ayacucho, Junín,

Huáscar y Atahualpa.
34
Ubicación

El distrito de José Leonardo Ortiz pertenece a la provincia de Chiclayo y a

la región Lambayeque. Está situado en la parte baja del valle Lambayeque,

al norte de la ciudad de Chiclayo, separado por la acequia Cois.

Geográficamente se ubica a 40 msnm de la altitud, 06°44'54" de latitud y

79°50'06" de longitud.

Límites y Linderos

Por el Norte, con los distritos de Lambayeque y Picsi.

Por el Sur con el distrito de Chiclayo

Por el Este con los distritos de Picsi y Chiclayo. Por el Oste con el distrito

de Pimentel

Según su ley de creación, los linderos del distrito Leonardo Ortiz son: al

Norte la acequia Chilape; por el Este la carretera a Ferreñafe; por el Sur, la

acequia Cois, desde su intersección con la carretera a Ferreñafe hasta

encontrar la Urb. San Lorenzo, de donde sigue con línea quebrada en

dirección Nor Oeste, bordeando dicha urbanización hasta la línea del

ferrocarril a Lambayeque, que constituye el lindero Oeste.

Cabe indicar que la urbanización San Lorenzo si bien físicamente

pertenece al distrito de José Leonardo Ortiz, continúa dependiendo

administrativa y tributariamente a la Municipalidad Provincial de

Chiclayo, controversia entre la comuna leonardina y la chiclayana

pendiente de solución.

Relieve, extensión y población

Es uno de los distritos de suelo más llano. Su extensión es de 28.22 km2 de

superficie, con una población al año 2007 de 165, 453 habitantes,

35
 Constituyéndose en el distrito de mayor densidad poblacional con 5,863

habitantes por km2.2

Además de sus urbanizaciones y pueblos jóvenes, el distrito leonardino

tiene como centros poblados rurales, los caseríos de Culpón y Chilape.

Recursos Naturales

Cuenta con 1092.88 hectáreas de zonas agrícolas, que están disminuyendo

ante la expansión urbano. Agua: para el riego proviene del río Lambayeque

y para el consumo humano, de la laguna Boró, administrada por EPSEL.

2.2 Organigrama

36
37
2.3 Misión

"Nuestra responsabilidad social con la población Leonardina constituye al

mejoramiento en la calidad de vida por cuanto estamos dispuestos a la

prestación de servicios públicos en todos los niveles, mediante la ejecución

de obras de corto y largo plazo que garanticen ser oportunos y óptimos con

una administración transparente, capacidad de gestión adecuada y práctica

concertadora, abierta al dialogo y al cambio social".

2.4 Visión

Ser competentes en el Gobierno Municipal, demostrando acercamiento a

los Pueblos Jóvenes, garantizando su bienestar y progreso acorde con la

tecnología, la democracia y la ciencia.

2.5 Objetivos estratégicos y acciones estratégicas

Objetivos estratégicos del Plan Estratégico Institucional – PEI

1. Incrementar sostenidamente los ingresos económicos propios

directamente recaudados y otros ingresos.

2. Desarrollar proyectos de infraestructura y social a través de la

promoción de la inversión público-privada y de cooperación

internacional.

3. Mejorar el nivel de aceptación y de satisfacción del ciudadano con

la gestión municipal.

4. Desarrollar una marca ciudad y lograr la identificación de los

ciudadanos del distrito con esta.

5. Promover la participación ciudadana organizada para lograr una

mayor colaboración e integración municipio-ciudadana.

38
 6. Contar con personal motivado, capacitado especializado y con las

competencias necesarias para desarrollar con eficiencia las

actividades propias a su labor municipal.

Objetivos Institucionales y Acciones Estratégicas. -

1. Promover el mejoramiento institucional y la marca ciudad de

un distrito moderno en lo urbanismo, financiero y comercial:

Fortalecer la institucionalidad municipal velando por la

conservación de sus justos intereses.

Promover las actividades comerciales y financieras en óptimas

condiciones de limpieza y urbanismo.

Fomentar todo tipo de inversión pública y privada dirigida al

mejoramiento urbano comercial y financiero.

2. Optimizar la administración de los recursos humanos y

tecnológicos para contribuir al fortalecimiento institucional

Desarrollar nuevas capacidades al trabajador municipal para brindar

con eficiencia los servicios publicos y el acceso a la información y

transparencia de la gestión municipal.

Implementar tecnologías de la información y comunicaciones

(TICS) para agilizar y transparentar los procesos administrativos y

el acceso a la información de la gestión pública.

Implementar programas de capacitación especializada a los

funcionarios, trabajadores empleados y obreros de la

municipalidad.

39
3. Promover el desarrollo económico social a través de la

asistencia técnica y socio-educativa a

la población vulnerable, la promoción y

el apoyo técnico a las medianas y pequeñas empresas del

distrito

Fortalecer los programas sociables alimentarios dirigidos a las

organizaciones de base que atienden a infantes, adultos mayores

personas con discapacidad.

Cumplir con los derechos que la legislación reconoce en defensa de

los derechos de los niños y adolescentes.

Promover la creación, formalización, apoyo y asistencia técnica a

las medianas y pequeñas empresas existentes en el distrito.

40
CAPÍTULO III: PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS

3.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

En el presente estudio se analizó el otorgamiento de los encargos al

personal y su incidencia en la gestión económica de la municipalidad jose

leonardo Ortiz.

Iniciaremos el estudio mostrando el detalle de encargos no rendidos por la

entidad

3.1.1 Determinar si el otorgamiento de “Encargos” a personal de la institución,

se realizaron cumpliendo con las disposiciones establecidas en el marco

normativo correspondiente.

Durante el periodo de enero de 2014 a agosto 2018, se ha evidenciado el

otorgamiento de fondos públicos, bajo la modalidad de “Encargos” a 8

funcionarios y/o servidores de la entidad, los cuales, pese al plazo

transcurrido en exceso, se encuentran pendientes de rendición.

TABLA 1:
Detalle de encargos no rendidos por la entidad

N° NOMBRES Y MONTO DE DEVOLUCIÓN PERJUCIO

APELLIDOS
RENDICIÓN EFECTUADA A ECONOMICO

SEGÚN ENTIDAD O SEGÚN

ENTIDAD S/. RENDICIÓN COMISIÓN

(a) CONFORME AUDITORA S/. ©

SEGÚN ENTIDAD = (a)-(b)

S/.(b)

1 Rald CLAY De la 330,000.00 10,236.93 319,763.07

Piedra Arévalo
2 Carlos Antonio Diaz 75,497.00 55,000.00 20,497.00
Piscoya
3 Chistian Paúl Neyra 30,000.00 30,000.00
Muñoz
4 Alfonso Manuel 28,800.00 28,800.00
41
Porfirio Soto Sánchez
 5 César Santiago de los 25,000.00 25,000.00
Rios Perez
6 Pedro Pablo Nanquen 10,000.00 10,000.00
Flores
7 Edilberto Enrique 4,500.00 500.00 4,000.00

8 Marco Antonio Santa 3,500.00 1,518.00 1,982.00

Cruz Ramos
507,297.00 67,254.93 440,042.07

FUENTE: comprobantes de pago SIAF e informes de la Sub Gerencia de contabilidad

ELABORADO POR: Comisión auditora

De acuerdo al numeral 5.4 del rubro de disposiciones generales de la

directiva n° 008-2013 MD LO/GPP (apéndice n°5) el monto máximo a

solicitar mediante la modalidad de encargos internos es de 3 unidades

impositivas tributaria (UIT) vigentes.

Al respecto, cabe precisar que en el año 2017 el valor de la UIT era de s/

4,050.00, en tal sentido, en concordancia de la mencionada norma, en dicho

periodo el monto máximo que se podía solicitar como anticipo (encargo

interno) era un importe de 12,150.00, asimismo en el año 2018 el valor de la

UIT era de S/. 4,150.00; por lo que el máximo para otorgar era el monto de

S/12,450.00

42
 TABLA 2:
Encargos otorgados por montos superiores al límite establecido
ADMINISTRADOR DE ENCARGO
AÑO REG. SIAF LIMITE
FONDO OTORGADO

2017 Rald Clay De la Piedra Arévalo 0000000193 20,000.00 12,150.00

2017 Rald Clay De la Piedra Arévalo 0000000219 310,000.00 12,150.00

2017 Carlos Antonio Díaz Piscoya 0000000234 20,000.00 12,150.00

2018 Carlos Antonio Díaz Piscoya 0000000288 15,000.00 12,450.00

2018 Carlos Antonio Díaz Piscoya 0000001163 40,000.00 12,450.00

2017 Christian Paulo Neyra Muñoz 0000000971 30,000.00 12,150.00

2017 Alfonso Manuel Porfirio Soto 0000001884 15,000.00 12,150.00

Sánchez

2017 César Santiago de los Rios 0000001720 25,000.00 12,150.00

Fuente: Comprobantes de pago

Elaborado por: Comisión Auditora

- Al señor Rald Clay de la Piedra Arevalo, sub gerente de logística, se otorgo dos (2)
anticipos para actividades de evacuación de aguas y otros que se encuentran en
estado de emergencia y desastres, por el monto de s/330.000.00, el cual en el plazo
de rendición no debe exceder los tres días, hábiles.
Revisando la documentación, se encontró que no presento requerimiento ni solicitud
de encargo, y en ambas resoluciones administrativas no se estableció los conceptos
del gasto, los montos, las condiciones a que están sujetas las adquisiciones y
contrataciones a ser realizadas.

- Al señor carlos Antonio Diaz Piscoya, responsable del manejo del fondo fijo para
caja chica central, se le otorgo el monto total de s/75 497.00 los cuales no cuentan
con requerimiento.
Dentro del importe esta los s/20,000.00 otorgados para cumplir actividades
denominadas evaluación de aguas y otros se encuentren en estado de Emergencia y
desastres, fue sin que exista previa solicitud y/o requerimiento de encargo.
Asimismo, con la información revisada, se determino la inexistencia de información
que sustente que tales contrataciones no pudieron ser realizadas de manera directa
por la Gerencia de Administración y finanzas.
43
 Los encargos están referidos a servicios básicos y alquileres de dependencias, y no a
preparación de alimentos del personal policial y militar, ni con acciones calificadas
de acuerdo a la ley como carácter “reservado”, a cargo de las dependencias del
ministerio del interior, sistema nacional de inteligencia y de ministerio de
inteligencia.
- El Christian Paul Neyra Muñoz, Gerente de desarrollo Economico y Social,
solicitó en 1 encargo el importe de s/30,000.00, en atención al informe 11-2017-
MDJLO/GDYES ( Apéndice N° 26) del 31 de marzo de 2017, con el motivo de
atención de albergue instalado en el estadio municipal Carlos Castañeda, a este
pedido se emitió la resolución administrativa N° 21-2017- MDJLO/GA Y F
( Apéndice N° 26) para el otorgamiento de los s/30,000.00; teniendo como plazo
máximo para la rendición los tres días hábiles, después de haber concluido el término
de la ejecución de la actividad,
De la revisión al numeral 5.1.1 de la directiva N° 001-2016-MDJLO/GM ( Apéndice
n° 9) se advierte que el fondo para caja chica es un fondo permanente y renovable
destinados para la atender gastos menudos y urgentes que demandan su cancelación
inmediata o que por finaliad y características no deben ser debidamente
programados en atención a las necesidades de la municipalidad Distrital Jose
Leonardo Ortiz. Asimismo de conformidad con el numeral 5.2.3 de la precitada
directiva el monto máximo para la adquision de bienes y servicios no podrán superar
el 20% de la UIT ( unidad impositiva tributaria) vigente para el año fiscal
correspondiente, que para el periodo 2017, dicho porcentaje ascendió al monto de
s/810,000

- El sr. ALFONSO MANUEL PORFIRIO SOTO SANCHEZ, Jefe de relaciones

públicas e imagen institucional, solicitó cinco asignaciones económicas por el monto
total de S/28, 800.00 de los cuales se tiene el siguiente detalle:
20-07-2017: s/.1,500.00, para celebración de fiestas patrias
01-08-2017: s/.600.00, misa Tedeum 196° por aniversario de la independencia del
Perú.
13-09-2017: s/. 15,000.00 Anticipo de caja chica para campaña de medios de
comunicación para diversas actividades.
14-09-2017: s/. 2,500.00, para fortalecimiento de la ampliación de la amnistía
tributaria 2017.
01-10-2017: s/. S/9200.00 para fortalecimiento de la ampliación de la amnistía
44
 tributaria 2017.
Dichas asignaciones económicas, se otorgaron como anticipo de caja chica,
disponiendo un plazo para la rendición que no debía de exceder los 3 dias hábiles
después de haber concluido el término de ejecución de la actividad del proyecto.
De acuerdo a la revisión al numeral 5.1.1 de la directiva N° 001-2016-MDJLO/GM,
los anticipos otorgados no corresponden a la descripción de de un fondo de caja
chica, además los montos superan el exceso del limite establecido.
Asimismo se determinó la inexistencia de información que sustente que tales
contrataciones no pudieron ser realizadas de manera directa por la gerencia de
administración y finanzas y que estas resultaron indispensables para el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
- El. Sr. CESAR SANTIAGO DE LOS RIOS PEREZ, SUB Gerente de Logística ,
Solicitó un fondo en el marco del plan de incentivos para impulsar actividades
urgentes para incentivar la recaudación económica por el importe de s/25.000.00,
mediante carta N° 145-2017-MDJLO/ SGL.
En atención al citado requerimiento, se emitió la resolución Administrativa N° 43-
2017-MDJLO/ GA Y F, firmado por James Edward Barragan Marin, gerente de
administración y finanzas, que autorizó el otorgamiento del importe en mención al
citado funcionario.
De acuerdo a la revisión al numeral 5.1.1 de la directiva N° 001-2016-MDJLO/GM,
los anticipos otorgados no corresponden a la descripción de de un fondo de caja
chica, además los montos superan el exceso del limite establecido.

3.1.2 Establecer si el otorgamiento de “Encargados” a personal de la institución, fueron

rendidos en las formas y los plazos establecidos en la normativa correspondiente.

a) Con relación a la autorización y otorgamiento, se ha evidenciado que existen

encargos entregados a funcionarios y servidores municipales que no tienen la

condición de nombrados, formalizando la entrega de recursos mediante

45
 resoluciones administrativas que, en algunos casos no esta visada por la

gerencia de Asuntos Jurídicos, Gerencia de planeamiento y presupuesto ni la

Gerencia solicitante; inobservando lo dispuesto en la directiva interna.

Asimismo, se ha otorgado encargos por importes mayores al límite máximo

de tres (3) unidad impositiva tributaria (UIT) establecido en normativa.

TABLA 3:
Procedimiento de autorización y otorgamiento según directiva n°008-2013-MDJLO/GPP

ACCIONES ORIGEN DETALLE DESTINO DISPOSICIONES

GENERALES

Elaboración de la Gerencia elabora y emite la resolución Gerencia los encargados deberán ser

Resolución Gerencial Municipal Gerencial que autoriza el encargo Municipal autorizados expresamente

( AUTORIZACIÓN) Gerencia Remite resolución para registro del Sub Gerencia de mediante Resolución de

Municipal devengado en el SIAF-GL Contabilidad Gerencia Municipal,

Registro de devengado Sub Registra el devengado en el SIAF-GL Sub Gerencia de estableciéndose en ella para

en el SIAF-GL Gerencia de Contabilidad cada caso, se realice la

( AUTORIZACIÓN) Contabilidad descripción del objeto del

Sub Remite Registro de devengado, para Gerencia de encargo, asimismo la

Gerencia de la orden de giro correspondiente administración y resolución deberá ser visada

Contabilidad finanzas por la gerencia de asuntos

Emitir comprobante de SUB procede a emitir el comprobante de sub Gerencia de jurídicos, Gerencia de

pago , giro y Entrega de Gerencia de pago, girar y entregar el cheque a Tesorería planeamiento y presupuesto y

46
cheque ( Tesorería nombre de la persona autorizada la Gerencia solicitante.

OTORGAMIENTO)

Fuente: Directiva n°008-MDJLO/GPP aprobada por resolución de Gerencia Municipal N°602-2013-MDJLO/GM

Elaborado por: Comisión Auditor

De conformidad con el numeral 5.7 del rubro de disposiciones generales de la directiva,

solo se autoriza la entrega de cargos internos a funcionarios y servidores

municipales nombrados, prohibiéndose la entrega de encargos a personas contratadas

bajo la modalidad de designación en cargos de confianza, contrato de servidores

administrativos y/o locación de servicios, bajo la responsabilidad.

47
TABLA 4:

Funcionarios que no tienen la condición laboral de nombrado

 NOMBRE CARGO DOCUMENTO DE CONDICIÓN

DESIGNACIÓN LABORAL

Rald Clay De la Sub gerente de Contrato administrativo de Empleado

Piedra Arévalo logística servicios N° 008-2017- MDJLO de designado

1 de febrero de 2017 y resolución

de alcaldía n°060-2017MDJLO de

1 de Febrero de 2017

Chistian Paúl Neyra Gerente de desarrollo Resolución de alcaldía n°072-2017 Empleado

Muñoz Económico y Social MDJLO/A de 8 febrero de 2017 designado

Alfonso Manuel Jefe de relaciones resolución de Gerencia Municipal Empleado

Porfirio Soto publicas e imagen N° 507-2017-MDJLO/GM de 13 designado

Sánchez Institucional de Junio de 2017

César Santiago de Sub gerente de Resolución de alcaldía n°340-2017 CAS-

los Rios Perez logística MDJLO/A de 08 de agosto 2017 Funcionario

Edilberto Enrique sub gerente de defensa Resolución de alcaldía N°261-2014 Empleado

civil MDJLO/A de 14 de Marzo 2014 designado

Marco Antonio sub gerente de riesgo Resolución de alcaldía n° 407- Empleado

Santa Cruz Ramos de desastres y defensa 2017- MDJLO/A de 29 de designado

civil e ITSE setiembre 2017

Fuente: Documentos de designación y oficio n° 045-2018-MDJLO/GADH de 25 de octubre de 2018

Elaborado por: Comisión Auditora

b) Con respecto a la rendición:

El encargado del manejo del fondo por encargo elaborará y presentará

ante la sub gerencia de contabilidad la rendición de cuenta debidamente

documentada.

Todos los documentos sustenatatorios del gasto deberán contar con el

v° B° y sello del gerente de la unidad organica que solicito el encargo.

existe catorce (14) encargos que se encuentran pendientes de rendición

a pesar de haber concluido la actividad en materia de, o debido a que la

Sub Gerencia de Contabilidad no aprueba la fase de rendición, ya que

los gastos efectuados no se ajustan a la normativa vigente, asi como,

dichos, así como, dichos gastos no guardan relación con la finalidad del

encargo.

CONCLUSIONES:
 c) Del requerimiento, de conformidad con el numeral 7.1 del

procedimiento de la directiva, el gerente de la unidad orgánica que

requiera encargos debe presentar su requerimiento ante la gerencia

de administración y finanzas.

TABLA 5:
Procedimientos de requerimiento según directiva N° 008-2013

ACCIONES ORIGEN PLAZO DETALLE DESTINO DI

Solicitud de Gerente de la Anticipación Se presenta el requerimiento Gerencia de

Encargo unidad Orgánica mínima de 48 mediante solicitud le encargó administración y
solicitante horas, salvo indicando: finanzas
excepciones  Programa de actividad o
autorizadas por proyecto
la gerencia  Periodo y o plazo de

municipal ejecución
 Presupuesto de la
actividad o proyecto a
nivel de centro de costos y
específicas del gasto.
 Detalle de los bienes y
servicios indicando el
costo estimado y la
específica del gasto en
cada una de ellos.
 apellidos y nombres del
solicitante encargado
Disponibilidad Gerencia de Solicitar la disponibilidad Gerencia de
presupuestal: administración y presupuestal planeamiento y
finanzas presupuesto

Gerencia de registrar el compromiso gerencia de

planeamiento y presupuestal en el SIAF-GL planeamiento y
presupuesto presupuesto

Gerencia de comunicar para que efectúe la gerente de la unidad

administración y solicitud de modificación orgánica solicitante.
sin disponibilidad
finanzas presupuestaria conforme a la
presupuestal
Norma vigente

DISCUSIÓN DE RESULTADOS:
 Las situaciones descritas han sido ocasionadas por la decisión de
funcionarios de los funcionarios y servidores que intervinieron en el
proceso de autorización, trámite y otorgamiento de fondos de la
entidad bajo la modalidad de encargos, sin cumplir los requisitos
indispensables previstos en la normativa, asi como, de los
funcionarios y servidores que no efectúen rendiciones,
incumpliendo la normativa aplicable.

 Revisando la documentación adjunta a los comprobantes de pago a

través de los cuales se otorgaron los encargos, de determinó la
inexistencia de información, que sustente que tales contrataciones,
no pudieron ser realizadas de manera directa por la gerencia de
Administración y Finanzas. Y que estas resultaron indispensables
para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

 El monto máximo a solicitar es de tres (3) UIT

 Solo se autoriza la entrega de encargos y/o servidores municipales

nombrado

 Deben ser autorizados mediante Resolución de Gerencia Municipal

y/o Resolución de administración y finanzas

 El importe de 30,000.00 soles otorgados al Sr. Christian Paul Neyra

Muñoz, no corresponden a la descripción de un fondo fijo para caja
chica, según lo dispuesto de la citada normativa, asimismo los
montos otorgados superan el exceso de límite establecido

Además dicho requerimiento no cuenta con detalle relacionado a

programa de actividad, o proyecto, y/o plazo de ejecución,
presupuesto de la actividad o proyecto, a nivel de centro de costos y
especificas del gasto detalle de bienes y servicios indicando el
costo estimado.

Igualmente en la resolución administrativa no se ha establecido los

conceptos del gasto, los montos, las condiciones a las que están
sujetas las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas el tiempo
que tomara ser desarrolladas las mismas. Dicha resolución no se
encuentra visada por la gerencia de planeamiento y presupuesto.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS

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%3D13722%26Titul
o%3DFormato
%2520del
%2520Estado
%2520de
%2520Implementaci
on%2520de
%2520las
%2520Recomendaci
ones%2520de
%2520Informe
%2520de
%2520Auditoria
%2520Mayo%2520-
%2520Junio
%25202017%26Ruta
_Web
%3Dmunimanantay.
gob.pe/resoluciones
/pdfMDM/OCI/form
ato%2520de
%2520implementaci
on%2520de
%2520las
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on%2520del
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