Rotaract Club de Elói Mendes Este manual foi criado com o intuito de profissionalizar os sócios do club e do distrito. ( 1) Manual do Tesoureiro
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Rotaract Club de Elói Mendes Créditos da criação do Treinamento Willian Vinícius Peixoto Tesoureiro Distrital Gestão 2013/14 Tesoureiro Rotaract de Itaúna Cidade Universitária Gestão 11/12 e 12/13 Melhor Tesoureiro Distrito 4.560 Gestão 2011/12 ( 2) Introdução Hoje em dia, é comum o tesoureiro de
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um Rotaract Club utilizar softwares
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para controle das finanças do club. Na maioria desses softwares, o tesoureiro apenas lança os respectivos valores e obtém todos os relatórios desejados. Esse material mostrará como controlar as finanças sem o auxilio de um software financeiro especifico. ( 3) O Tesoureiro (a) A tesouraria é uma função de extrema responsabilida de e cobrança, aquele
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Rotaract Club de Elói Mendes que assumir este cargo, deverá partir do pressuposto que estará lidando com dinheiro, contas a pagar e a receber do club e além de tudo, ser bastante minucioso e dedicado aos procedimentos de contabilidade. Também, é responsável pela solvência e ( 4 ) estabilidade financeira do mesmo. Responsabilidades O tesoureiro terá sob sua
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responsabilidade todos os fundos
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do club, manterá a necessária contabilidade e depositará os fundos em conta bancária (caso o club possua) ou manterá em poder dele, aprovada pelo conselho Diretor. ( 5) Responsabilidades 1.Cobrar e receber mensalidades e outras obrigações financeiras, como pagar contas
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Rotaract Club de Elói Mendes do Club e reembolsar sócios e recolher quotas de fundos obtidos com captação de recursos; 2.Preparar relatórios financeiros e informar ao club e o seu saldo a cada reunião. 3.Manter a contabilidade do club atualizada e lançada em livro caixa apropriado; ( 6) 1. 2. 3. A A A Responsabilidades 4.Colocar os livros de contabilidade à disposição de qualquer sócio;
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Rotaract Club de Elói Mendes 5.Emitir recibo para todos os desembolsos ou arrecadações de recursos financeiros; 6.Trabalhar com o conselho diretor no preparo do orçamento; 7.Informar sobre a situação financeira do club a cada reunião; 8.Efetuar auditoria contábil ao final do ( 7) período fiscal. Responsabilidades O tesoureiro é responsável pela
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estabilidade financeira do clube e
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deve trabalhar com o conselho diretor para desenvolver o plano orçamentário das atividades do club. Poderá contar com o auxilio de um 2º Tesoureiro para a divisão das tarefas. ( 8) Per capta – RDR O tesoureiro deve pagar à
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Representação Distrital o valor
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referente da per capta distrital, estipulada e aceita na primeira represe do ano rotário em questão, até as datas impostas pela representação distrital, por meio de depósitos bancários e envio de ( 9 ) comprovantes. Simplicidade Tendo em vista que seus afazeres são principalmente manter registros e
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Rotaract Club de Elói Mendes trabalhar com numerário, o Tesoureiro deve ser uma pessoa muito responsável e organizada. A palavra-chave neste cargo é simplicidade. Os registros/controle de pagamento devem mostrar a quem foram feitos e para que, assim como devem estar instruídos da autorização dada para a (10) realização da transação. Escrituração do Livro Caixa O Livro Caixa nada mais é que a “ATA do movimento financeiro”, ou seja, nele
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Rotaract Club de Elói Mendes relatamos a “vida financeira” da Conferencia do Conselho, cujo dinheiro não pertence a estas unidades, mas aos associados, que são o motivo e a causa do nosso trabalho. Nele é escriturado com precisão, todos os gastos e arrecadações que ocorreram nessas (11) unidades. A correta escrituração A correta escrituração do livro caixa e como no livro ata, deve seguir sem
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Rotaract Club de Elói Mendes falhar nenhuma linha, cuidando para que não fiquem espaços principalmente entre os algarismos. Procure escrever os algarismos bem próximos, separados somente por vírgulas ou pontos, nos seus devidos (12) lugares. Padronização dos Livros Caixa De acordo com a contabilidade, todos os livros caixas são iguais, ou seja: seguem um padrão
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Rotaract Club de Elói Mendes mundial. E cada página é dividida em 05 colunas que são: data, histórico, débito, crédito, saldo (nesta ordem em todos os livros). OBS: As palavras que identificam as colunas de débito e crédito sempre vêm impressas nos livros, mas as colunas da data, histórico e às vezes até a do saldo, nem sempre são impressas em todos os livros. Neste caso você (13) mesmo pode escrever. Colunas 1ª Coluna – Data – Dia e Mês que foi efetuado o lançamento (Despesa ou Receita) Ex: 30/05
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Rotaract Club de Elói Mendes 2ª Coluna – Histórico – Palavra ou resumo que define o que foi pago ou recebido 3ª Coluna – Débito – Valor de um pagamento 4ª Coluna – Crédito – Valor de um recebimento 5ª Coluna – Saldo – é o estado total ou atual do caixa, que deve ser anotado na última coluna da direita e na mesma linha do lançamento. Seja (14) débito ou crédito. Importante É um grave erro lançar dois valores (débito e crédito) na mesma linha, porque histórico descrimina apenas
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um lançamento por vez, que só poderá ser 1 crédito
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ou 1 débito. Observação sobre o saldo: Não é necessário calcular após cada lançamento. Calcule de preferência no final de cada reunião ou sempre que houver movimentação financeira. Lembre-se que é obrigação de tesoureiro manter o livro atualizado, isto é, com saldo calculado. É obrigatório constar o saldo na última linda de cada página, sendo que o mesmo deve ser transportado para 1ª linha da página seguinte com omesmo valor, (15) usando no histórico apenas “Saldo Inicial”. Erros no livro caixa Rasurar ou apagar um valor não é permitido. Como acertar se não podemos apagar quando erramos o
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Rotaract Club de Elói Mendes valor lançado na coluna errada? O correto é fazer o estorno. Estorno significa: desfazer ou anular um erro escrito, ficando assim registrado a falha no livro. Em contabilidade todo estorno sempre é também uma inversão de débito com crédito. Exemplo: Se você lançou errado o valor de um crédito lance (escreva) na linha seguinte o mesmo valor na coluna de débito, ou vice-versa usando no (16) histórico a palavra estorno. Cuidados com o estorno Um estorno ou uma inversão que fez anular seu erro. Mas, cuidado para não somar os
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Rotaract Club de Elói Mendes valores de estorno (nem débito, nem crédito) na hora de fazer seu mapa. Desconsidere os dois valores, pois embora estejam escritos no livro, eles não exibiram realmente. Após estornar, não se esqueça de fazer o correto (acertar), lançamento em outra linha, o valor correto na coluna certa (débito (17) ou crédito). Exemplo de estorno
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Rotaract Club de Elói Mendes Data Histórico Débito Crédito Saldo
20/mar Coleta R$ 14,00 R$ 65,20
20/mar Material para escritório - R$ 22,00 R$ 43,20
20/mar Estorno do Lançamento anterior R$ 22,00 R$ 65,20
20/mar Material para escritório - R$ 28,00 R$ 37,20
22,00 (material de escritório): Erro – O
valor do débito certo seria de R$ 28,00, porém foi lançado errado por R$ 22,00 (18) Termo de abertura É um resumo feito nas primeiras linhas da primeira página, que identifica o
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Rotaract Club de Elói Mendes número do livro, nomes da unidade vicentina e conselhos a que está subordinada, cidade onde situa, quantidade de páginas e a data de abertura. Quando se tratar do primeiro livro não há saldo anterior, o que será diferente nos demais livros. (19) Exemplo de termo de abertura Exemplo: “Termo de abertura: Este livro Caixa nº 01 da Conferencia Nossa
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Rotaract Club de Elói Mendes Senhora Santana, subordinado ao conselho particular de São João e ao central de São Paulo da cidade de João Pessoa – PB da SSVP”. “Contém 60 páginas numeradas de 0 a 60, que servirão para escrituração contábil desta conferência”. João Pessoa 12 de Julho de (20) 2011. Termo de encerramento Termo de encerramento: É um resumo feito na última página, que deve constar: o número de páginas do
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Rotaract Club de Elói Mendes livro, nome da conferência, ou conselho. O período em que foi usado (datas da: primeira e ultima reunião) e principalmente o valor do saldo existente no dia em que se encerrou o livro e que será transportado para o próximo livro (citar o nº do próximo livro), nome da cidade onde atua, e a data do encerramento. Obs: Como é necessário espaço para fazer o termo de encerramento, fique atento para não preencher a última pagina completamente. Quando restar umas 08 ou 10 linhas para o fim da pagina faça o encerramento, (21) de preferência após fechar o saldo de uma reunião. Exemplo de termo de encerramento Termos de encerramento: Neste livro, contendo 60 páginas numeradas, foram escriturados os
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Rotaract Club de Elói Mendes lançamentos contábeis de conferencia de Santa Maria no período de 12 de agosto de 2011 à 20 de maio de 2012, cujo o valor do último saldo calculado é de R$ 130,00 ( Cento e trinta reais) que será transportado para a primeira pagina do livro ( citar o numero do próximo livro), nome da cidade onde atua, e a data de encerramento. Obs: Os termos de encerramento têm conteúdos iguais em todos os livros, somente os dados como: datas valores e todos os nomes é que mudam de (22) acordo com a conferência e conselhos. Resumo É obrigação de o tesoureiro manter atualizada a escrituração do livro caixa;
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Rotaract Club de Elói Mendes Para cada lançamento de débito ou credito usar uma linha diferente, que deverá contar data e histórico; O saldo deve ser calculado ao fim de cada reunião, ou sempre que houver lançamento em outra data, e deve ser anotado na mesma linha do último lançamento seja débito ou crédito, mas na última coluna à direita; Não é necessário calcular o saldo após cada lançamento; Usar a página até a última linha, sendo obrigatório contar nela o valor atualizado do saldo. No início de (23) cada página deve constar o saldo transportado da última linha da página anterior; Resumo Segundo as normas de contabilidade no livro caixa não podemos rasurar valores, e de
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Rotaract Club de Elói Mendes preferência escrever os algarismos bem próximos, usando somente ponto e/ou vírgula nos devidos lugares; Não se deve “pular” ou deixar linhas em branco, neste caso o correto é anular a linha traçando sobre ela uma reta; e Os livros caixas devem conter termos de abertura e encerramento. Eles contêm dados importantes do caixa da Conferência do Conselho, e identifica (24) a qual dessas unidades eles pertencem.
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