Guía de Certificación

Qué esperar durante el proceso y

cómo le puede ayudar BSI
Su guía de certificación

Bienvenido(a)
Estamos aquí para ayudarle con el proceso de certificación y
facilitarle todo el viaje.
Es posible que ya cuente con todo lo que necesita, pero siempre
vale la pena verificar.

Antes de que inicie su viaje hacia la certificación, puede utilizar la siguiente lista de verificación y plantilla de planeación del proyecto para
mantenerse por el buen camino y bajo control.

Lista de Verificación de Certificación

Un claro análisis de las necesidades – Definir las necesidades de la Plan del proyecto – Debe contener el detalle de todas las
organización e identificar cualquier debilidad potencial y áreas de actividades, las partes responsables y los tiempos clave para la
mejora de su sistema actual implementación de su sistema de gestión

Objetivos, alcance y recursos – Anote lo que su organización espera Retroalimentación de los clientes y los proveedores – Se trata de
obtener de la certificación, al igual que los tiempos que se proponen una forma excelente de obtener aportaciones para dar forma a sus
y los recursos disponibles ideas y crear un plan de acción para las mejoras necesarias

Sistemas, políticas, procedimientos y procesos – Considere cómo Motivación de los empleados – Mantenga al personal
se compara su sistema actual con el estándar y prepare la involucrado e informado en todo momento con comunicaciones
documentación de soporte y actualizaciones regulares

Trabajo en equipo – Tal vez quisiera formar un equipo con el
personal clave de todos los departamentos y entonces asegurarse
de que los miembros del equipo sepan trabajar juntos, al igual que
en sus responsabilidades individuales
Capacitación del personal – En el caso de que sus mismos
empleados realicen las auditorías internas, obtendrá una idea
temprana de los problemas potenciales o las formas de mejorar;
alternativamente, pudiera preferir contratar a un consultor para
estas auditorías internas

Nuestro proceso de evaluación

Existen varios pasos que su organización tendrá que seguir para obtener la certificación. Primero, debe comprar una copia del estándar, puede hacerlo
llamando al +52 (55) 5241 1370. A continuación, considere la capacitación que puede solidificar la comprensión del estándar de su equipo. Después
un análisis de brechas opcional, o evaluación pre-certificación que le puede ayudar a evitar dificultades durante la fase final de la auditoría.

Entonces BSI conducirá una auditoría formal en dos fases: La auditoría Fase 1 y Fase 2. Una vez que su Client Manager recomiende la certificación,
nuestro equipo de cumplimiento revisará su recomendación y, si tiene éxito se le otorgará su certificado formal con vigencia de tres años

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Estar preparado para la Fase 1

es importante
Una auditoría de pre-certificación le podría ayudar a ahorrar tiempo y dinero
Podemos realizar un análisis de brechas, que se conoce como una pre-auditoría. Esta auditoría de práctica le proporciona una
visión más clara de los procesos y los procedimientos existentes y los compara con los requisitos del estándar. Esta pre-auditoría
revela cualquier omisión o debilidad potencial para que pueda tomar las medidas necesarias. Asimismo, es una buena introducción
al proceso de la auditoría y le proporciona a su equipo la oportunidad de comprender lo que supondrá la auditoría formal.

BSI le ofrece otras herramientas que le pueden ayudar a tener un buen comienzo
BSI Training Academy

Su personal es crucial para el éxito de su negocio. Nuestra capacitación proporciona una ruta de aprendizaje paso a paso
para integrar la excelencia a su organización. Contamos con una gama completa de oportunidades de capacitación y
nuestros instructores ampliamente calificados imparten el conocimiento y la experiencia para implementar, auditar y
mejorar de forma exitosa su sistema de gestión.

Cuando se capacita con BSI, obtiene todos los beneficios de nuestro conocimiento experto. Conocemos el razonamiento
detrás del estándar. Nuestros instructores utilizan esa experiencia para impulsar e inspirar a su gente. Conocemos el
proceso de auditoría y podemos capacitar a su personal para que comprenda mejor los requisitos.

Nuestros instructores expertos lo facultan para transformar su organización al enseñarles a todos aquellos que
puedan tener un efecto en el cambio; así es como convertimos nuestra experiencia en su experiencia.

Software Entropy™

Si su manejo de documentos pudiera mejorar o existen deficiencias en su comprensión y medición de

los KPI, entonces Entropy™ podría ser la solución perfecta. En más de 14,000 sitios en todo el
mundo usan Entropy™ para mejorar el desempeño del negocio.

Entropy™ ofrece un mayor control, visibilidad, aseguramiento y rendición de cuentas al mismo

tiempo que reduce los riesgos, los incidentes, los costos y el tiempo que se dedica a gestionar
los estándares.

Recopilar, Corregir, Completar.

Tome el control con Entropy™
Entropy™ de BSI le ayudará a gestionar cualquier acción que haya identificado. Con el uso
de su Compliance Manager, puede registrar los hallazgos incluso las no conformidades,
las mejoras, las recomendaciones, las acciones correctivas y las mejores prácticas que se
detecten durante una auditoría o conforme las descubra. Lo anterior también asegura
que las cuestiones se resuelvan eficientemente.

Explore la forma en que Entropy™ de BSI le puede ayudar en:

https://www.bsigroup.com/es-MX/nuestros-servicios/Entropy-software/.
Contacte a su Gerente de Cuenta.

Para obtener más información llame al +52 55 5241 1370

 Su guía de certificación

Fase 1 Su primera auditoría

Por ahora, ha implementado su nuevo sistema de gestión. Durante su auditoría, su Gerente de Cuenta confirmará si ha cumplido
con los requisitos del alcance que propuso y los objetivos que usted mismo determinó. Lo anterior se realizará de forma
constructiva y positiva para asegurarle el máximo aprovechamiento de su sistema de gestión. Podríamos dejarle
trabajo adicional, pero no se preocupe; la meta es prepararlo para la Fase 2 y trabajaremos en estos retos con usted.

Su primera auditoría tendrá que completarse dentro de los 90 días de su solicitud, a pesar de que muchas organizaciones deciden hacerlo
antes. Cuando se complete la Fase 1, prepararemos un resumen de nuestros hallazgos en un informe y haremos un plan para la auditoría Fase 2.

Su Client Manager de BSI le proporcionará el soporte al:

Asegurarse de que comprenda el estándar, lo que requiere y la Verificar sus documentos

operación general de su sistema de gestión Platicar con sus empleados e inspeccionar su sitio

Verificar el proceso de auditoría interna y revisión de la gerencia

Revisar el alcance que usted propone y asegurar que incluya los
aspectos estatutarios y regulatorios al igual que hacer énfasis en Evaluar el desempeño de su sistema de gestión y las operaciones
cualquier riesgo relacionado del sitio para asegurarle que está listo para la Fase 2

Al final de la auditoría su Client Manager comentará y resumirá cualquier hallazgo en un informe para que tenga una mejor comprensión de
lo que está funcionando y lo que no. Lo anterior pudiera significar que existen algunos elementos en su sistema que necesitan algún trabajo
adicional. En conjunto, las llamamos no conformidades. Son una parte normal de un proceso y no le deben preocupar; sin embargo, deberán
abordarse antes de que empiece la Fase 2.

Le recomendamos que existan por lo menos 30 días entre las auditorías Fase 1 y Fase 2, pero no más de 90 días; sin embargo, lo anterior pu-
diera variar con ciertas normas, lo puede discutir con su Client Manager o su equipo de planeación.

Recordatorio de la auditoría Fase 1

Informe de la auditoría Fase 1

El Informe de la Auditoría describirá las observaciones generales, al igual que cualquier área que
no cumpla con el estándar. Agrupamos las no conformidades en dos categorías: menor y mayor.

No conformidades menores No conformidades mayores

No se consideran serias. Simplemente debe desarrollar,
seguir y completar su propio Plan interno de Acciones
Correctivas (CAP) antes de la Fase 2. No tiene que
enviarnos su CAP para no conformidades menores en
la Fase 1.
Algunos ejemplos de no conformidades menores
incluyen:
• Un retraso de dos meses en su programa de auditoría
• Un registro de capacitación que no está disponible
Son más serias y tendrá que elaborar un CAP para
BSI con todas las acciones completadas antes de la
Fase 2. Tendrá que someter su CAP con nosotros
antes de programar la Fase 2 y pondremos especial
atención en él en nuestra siguiente visita. Envíe su
CAP a su auditor e incluya su número de reporte de
BSI en la línea del asunto.
Algunos ejemplos de no conformidades
mayores incluyen:
• Cambios a los documentos que se realizan de forma
rutinaria sin autorización
• No se han planeado las auditorías internas futuras

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 Fase 2 Se obtiene la aprobación
Ésta es la segunda parte de su auditoría inicial que se realiza una vez que haya completado exitosamente la Fase 1 y haya
corregido cualquier no conformidad. La Fase 2 confirma que su sistema de gestión está alineado por completo al estándar y
es totalmente operativo en su organización. Evaluaremos la implementación y su eficacia y haremos la recomendación para
su certificación formal.

Su Client Manager de BSI:

Recopilará la evidencia de su alineación con los
requisitos del estándar
Verificará que su sistema de gestión cumpla con los
requisitos legales pertinentes
Evaluará la eficiencia y la relevancia total de su sistema
de gestión
Le pedirá que demuestre el monitoreo, la medición, el
reporte y la revisión clara de su sistema en comparación
con los objetivos clave de desempeño
Evaluará el control operativo de sus procesos
Asegurará que se hayan llevado a cabo las auditorías
internas y las revisiones de la gerencia suficientes
Evaluará cómo se desempeña su sistema de
gestión en comparación con sus objetivos
Hará la recomendación para la certificación
para que la revise el equipo de cumplimiento
de BSI

Una vez que se haya completado la auditoría Fase 2, pudiera haber la necesidad de algunas mejoras finales. En
esta fase se pudieran resaltar algunas no conformidades adicionales que tendrían que resolverse con nuevos
procedimientos de acciones correctivas. Al igual que con la Fase 1, se pueden considerar como una forma
positiva de mejorar su sistema de gestión.

Las buenas noticias son que siempre y cuando cuente con un procedimiento de acciones correctivas
para cualquier no conformidad menor, esto no retrasará su certificado. Sin embargo, todas las no
conformidades mayores se tendrán que abordar antes de que se pueda emitir el certificado y volveremos
a visitarlo en un plazo de 30 días para verificar su progreso.

Recordatorio de la Auditoría Fase 2

Informe de la Auditoría Fase 2

El informe de la auditoría describirá todos los hallazgos de la auditoría Fase 2. Este informe incluirá cualquier
observación positiva, al igual que las oportunidades de mejora y las áreas que no cumplen con el estándar. Estas
áreas, conocidas como no conformidades se agrupan en dos categorías: menores y mayores.

No conformidades menores No conformidades mayores Oportunidades de Mejora

• A diferencia de la Fase 1, se debe enviar por escrito
a BSI un Plan de Acciones Correctivas (CAP),
ya que es cuando se toma la decisión de la
certificación
• Su Client Manager revisará el CAP y deberá
contener los detalles de la no conformidad, la
causa, la acción correctiva que se propone, el/la
responsable y la fecha en la que se implementará
la acción; contará con cinco días hábiles para
hacer esto
• En el caso de que se levante una no conformidad o
se encuentre pendiente de la Fase 1, se tendrá que
programar una visita adicional para confirmar la
implementación de un CAP eficiente
• Esta visita adicional tendrá lugar en un plazo de
30 días; sin embargo, pude solicitar que se realice
antes
• Las no conformidades mayores se deben resolver
en un plazo de seis meses a partir de la evaluación
y antes de la emisión del certificado
• Durante una auditoría, su Client Manager pudiera
encontrar una situación que no calificara como no
conformidad, pero que pudiera mejorar su sistema
• Estas Oportunidades de Mejora (OFI) se revelan
durante el proceso de la auditoría e incluyen cualquier
sugerencia de mejora al igual que cualquier hallazgo
que pudiera llevar a una no conformidad potencial
• A pesar de que no es necesario que se incluyan las
OFI en su CAP, su Client Manager las incluirá en su
informe de auditoría para alentar la mejora continua

• Envíe su CAP a su Client Manager e incluya su

número de reporte

Para obtener más información llame al +52 55 5241 1370

Su guía de certificación

Los siguientes tres años con BSI

Obtenga más beneficios de su certificación

Celebre y promueva su éxito

Una vez que haya obtenido la certificación, es esencial que transmita el mensaje
a todos los interesados. Promueva su logro entre sus clientes, mande un
comunicado de prensa, comunique su importancia internamente y actualice
su papelería corporativa y su página web con la Marca de Aseguramiento de
BSI reconocida internacionalmente. Trabajaremos con usted para promover
su éxito y reconocer el logro que se ha ganado.

Auditoría de Vigilancia Su Client Manager evaluará lo siguiente en cada

Durante los tres años siguientes a la certificación trabajaremos con usted
para asegurar que obtenga el mayor beneficio de su inversión y continúe
mejorando su negocio. La auditoría de vigilancia es un evento regular que se
puede completar en etapas, por lo general cada año. La vigilancia se planea en
un periodo de tres años y asegurará la reevaluación de todos los elementos de
la organización que se cubrieron en la evaluación en la Fase 2. Le proporciona
la seguridad de que todos sus sistemas y procesos funcionan exactamente de
acuerdo con la intención original.
Estas auditorías siempre cubrirán las siguientes áreas:
• El mantenimiento del sistema
• La eficiencia de las auditorías internas y las acciones de seguimiento
• Las revisiones de la gerencia
• Las acciones preventivas
• Los procesos de las acciones correctivas
• Las quejas de los clientes
• Los cambios al sistema documentado
auditoría de vigilancia:
• Una revisión de las acciones relacionadas con cualquier no
conformidad anterior
• Qué tan eficiente es el desempeño de su sistema de gestión en
comparación con sus objetivos
• El progreso de cualquier actividad nueva y planeada dirigida a la
mejora continua
• Los resultados de cualquier auditoría interna anterior
• El uso de las marcas de aseguramiento y cualquier otra referencia
de la certificación
• Los registros y los procesos relacionados con alguna queja sobre el
cliente que se le haya referido a BSI
Cada auditoría de vigilancia no solo le ayudará a verificar que obtenga los
beneficios que deseaba de la auditoría, sino que también le ayudarán a
prepararse para la siguiente auditoría de recertificación que se planea al final
de cada ciclo de certificación de tres años.

Se otorga el certificado

El ciclo de recertificación Vigilancia

vuelve a comenzar Su primera visita será a los seis
Ciclo de meses y después cada seis a
certificación de doce meses subsiguientes
tres años

No conformidades
Recertificación
Se pueden detectar durante toda la
Tres meses antes del aniversario de tres
vigilancia y se tienen que resolver de la
años de su certificado lo visitaremos para
misma manera que en la Auditoría Fase 2
otra auditoría

Recertificación Los siguientes elementos se evaluarán en cada

Su certificado tiene vigencia por tres años a partir de la fecha de emisión antes
de la cual se tendrá que recertificar. El proceso de recertificación requiere una
evaluación en el sitio y por lo general no se requiere de una auditoría Fase 1.
El propósito de la recertificación es:
• Verificar la eficiencia de todo su sistema de gestión
• Demostrar su compromiso con la mejora continua y mantener la
eficacia de su sistema de gestión certificado
• Determinar si la operación de su sistema de gestión contribuye al logro
de las políticas y los objetivos de su organización
• Desarrollar un plan estratégico de auditoría para el siguiente ciclo
de certificación
auditoría de recertificación:
• Una revisión de sus objetivos y metas de desempeño
• Qué tan bien se desempeña su sistema de gestión en comparación con
los objetivos y el alcance de su certificación
• Una revisión del alcance, su relevancia y aplicabilidad a sus operaciones,
política y necesidades organizacionales actuales
• Toda la documentación e informes de las auditorías internas
• Cualquier hallazgo pasado, lo que incluye patrones y las áreas
de inquietud
• Las revisiones de la gerencia y la eficiencia de las acciones correctivas
y preventivas
El Logro de la Excelencia
Respuesta a sus preguntas
Entendemos que pudiera tener algunas preguntas para nosotros; con esto en mente, hemos compilado una lista de las que
se formulan con mayor frecuencia.

Preguntas frecuentes

P: ¿Cuál es la vigencia de mi solicitud?
R: Su auditoría Fase 1 se tendrá que completar en un plazo de 90 días a partir del
sometimiento de su solicitud y sus evaluaciones se llevarán a cabo en
fechas convenidas de mutuo acuerdo. Si decide no realizar la auditoría en
el plazo de los 90 días, pudiera tener que volver a someter la solicitud.
P: ¿Cuándo debemos reservar nuestras visitas de auditoría?
R: Depende de la estructura del sistema de gestión que ya tenga su organización
y qué tan alineados estén con el estándar. ¿No está seguro de estar listo? Su
Client Manager o su equipo de planeación le puede ayudar a planear su
enfoque. Un análisis de brechas de un día le puede ayudar y se puede solicitar
en cualquier momento antes de la auditoría Fase 1.
P: ¿BSI me puede ayudar con consultoría estilo asesoría para integrar
el estándar?
R: Para algunas organizaciones el compromiso con la mejora continua
puede estar obstaculizado por la falta de recursos, tiempo o conocimiento
especializado interno. Ya que fungimos como su auditor, no se nos permite
ofrecer servicios de consultoría, pero ahí es dónde el Programa de
Consultores Asociados de BSI le puede ayudar. Le proporciona el acceso a
una red de consultores independientes que pueden ofrecer su apoyo.
Nosotros no representamos, recomendamos ni certificamos a estos
consultores, pero sí sabemos que nuestros miembros en todo el mundo
cuentan con amplia experiencia al trabajar con sistemas certificados
de gestión. Si lo requiere lo pondremos en contacto con algunos de ellos.

P: ¿Cómo puedo estar seguro de la experiencia de mi auditor?
R: BSI está acreditado por el Consejo de Acreditación Nacional (ANAB) ANSI-ASQ.
La acreditación es esencial para los organismos de certificación como BSI,
para demostrar las competencias y la imparcialidad al auditar y certificar las
organizaciones que cumplan con los estándares de los sistemas de gestión.
P: ¿Voy a recibir a una persona diferente en cada auditoría?
R: Se le designará un Gerente de Cuenta que conozca su industria y, de ser
posible, que no se encuentre muy lejos de su sitio. Para demostrar la
imparcialidad, podemos hacer un cambio de vez en cuando, pero
comprendemos que, por lo general, la familiaridad crea una relación
laboral más constructiva.
P: ¿Cuándo recibiré el plan de mis auditorías?
R: Una vez que se programe la visita, recibirá un plan detallado con la
confirmación del programa del (de los) día(s) de la auditoría.
P: ¿Cómo puedo cambiar la fecha de una auditoría?
R: Llame al +52 55 5241 1370 lo antes posible para cambiar la fecha y haremos
lo posible por complacerlo. Sin embargo, por favor tome en cuenta que si
pospone una auditoría dentro de los 30 días de su fecha programada,
tendrá que cubrir el costo de la auditoría.

Términos comunes que utilizamos

Comprendemos que parte de la terminología de la auditoría puede ser un poco confusa al principio, por lo que a continuación le presentamos algunas
definiciones para aclarar:

Certificación – Significa que los han evaluado exitosamente en relación con los Plan de Acciones Correctivas (CAP) – Un plan para abordar las causas raíz de
requisitos de un estándar de sistemas de gestión. Emitiremos un certificado y una las no conformidades que se levantaron durante la auditoría y prevenir su
marca de aseguramiento que podrá utilizar para promover su logro. Entonces reincidencia.
podrá decir que está “certificado”.
Oportunidades de mejora (OFI) – Nuestros Client Manager son expertos en la
Acreditación – Su logro con BSI no significa que esté “acreditado”. BSI es el implementación de los sistemas de gestión y comprenden muy bien el sector
acreditado por el Consejo Nacional de Acreditación (ANAB) de ANSI-ASQ, lo que de la industria que auditan. Al conducir una auditoría se pueden encontrar con
significa que contamos con el conocimiento especializado y las competencias una situación que no califica como no conformidad, pero si se resuelve el sistema
para realizar evaluaciones independientes. puede mejorar. Su Client Manager incluirá estas sugerencias en el informe final
de la auditoría.
No conformidad – Se trata del incumplimiento de una parte del estándar y se cla-
sifica como menor o mayor. Las no conformidades menores por lo general no son
nocivas y se les debe considerar como una oportunidad para desarrollar y acre-
centar la madurez a su sistema de gestión. Sin embargo, las no conformidades
mayores pudieran retrasar su solicitud de certificación, pero al solucionarlas su
sistema de gestión mejorará considerablemente. Su Client Manager estará ahí
para brindarle soporte durante todo el proceso de las acciones correctivas.

Acción correctiva y acción preventiva (CAPA) – También se conocen como

acción correctiva/ acción preventiva o simplemente acciones, se trata de mejoras
a los procesos de la organización en un esfuerzo por eliminar las causas de las no
conformidades.
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colegas. El informe examina el desempeño de su sistema de gestión
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con las otras organizaciones de su sector.
El Informe Excellerator se basa en los hallazgos de su Client Manager
durante el proceso de auditoría. Con esta información puede
tomar decisiones para prevenir y reducir los riesgos posibles.
Asimismo, puede cambiar las situaciones de las áreas adónde no se
está desempeñando tan bien como pudiera o reconocer que es
sobresaliente y asegurarse de seguir así.
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BSI Group México

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