UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA

PRÁCTICA

4
COMPUTACIÓN APLICADA

AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS

OBJETIVOS

 Crear macro utilizando la herramienta de programador de Excel.

 Automatizar tareas utilizando la creación de macros.

RECURSOS

 Guía de Prácticas
 Microsoft Excel

DURACIÓN DE LA PRÁCTICA

 Una sesión (Dos horas )

MARCO TEÓRICO

¿Qué es una macro?

Es un conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo, automatizando las operaciones

realizadas con el objeto de eliminar operaciones repetitivas.
Microsoft Excel proporciona varios controles para las hojas de diálogo que son útiles para seleccionar
elementos de una lista. Ejemplos de controles son cuadros de lista, cuadros combinados, botones de
número y barras de desplazamiento.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 1
Para obtener más información sobre los controles de formulario en Excel, consulte Información general
de formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de trabajo.

Los métodos siguientes muestran cómo utilizar cuadros de lista, cuadros combinados, botones de número
y barras de desplazamiento. Los ejemplos utilizan la misma función de índice, lista y vínculo de celda.

Habilite la pestaña Programador

Para utilizar los controles de formulario de Excel 2010, debe habilitar la pestaña Programador. Para ello,
siga estos pasos:

1. Haga clic en Archivo y luego en Opciones.

2. Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el panel izquierdo.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 2
 3. Active la casilla Programador en Pestañas principales a la derecha y luego haga clic en Aceptar.

Para utilizar los controles de formulario de Excel , debe habilitar la pestaña Programador. Para ello, siga
estos pasos:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Excel.

2. Haga clic en Popular, active la casilla Mostrar pestaña Programador en la cinta de opciones y
luego haga clic en Aceptar.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 3
Elaboración de Macros
Ejemplo 1. Calcular el monto total de los ingresos

1. Ir a la pestaña Desarrollador

2. En el grupo código presionar la opción Grabar macro

3. Realizar las acciones que se desean automatiza, para el ejemplo en la celda D10 se calcula la suma
de los montos obtenidos en los trimestres. =Suma(B4:D7)

4. Para terminar la grabación se presiona el botón Detener grabación

5. Insertar una forma y asignar la macro

INGENIERÍA INDUSTRIAL 4
6. Guardar el archivo seleccionando en tipo Libro de Excel habilitado para macros.

Ejemplo 2. Calcular el monto mínimo y monto máximo

Configurar la lista, el vínculo de la celda y el índice

1. En una nueva hoja de cálculo, escriba los elementos siguientes del rango H1:H20:

2. H1 : Roller Skates
3. H2 : VCR
4. H3 : Desk
5. H4 : Mug
6. H5 : Car
7. H6 : Washing Machine
8. H7 : Rocket Launcher
9. H8 : Bike
10. H9 : Phone
11. H10: Candle
12. H11: Candy
13. H12: Speakers
14. H13: Dress
15. H14: Blanket
16. H15: Dryer
17. H16: Guitar
18. H17: Dryer
19. H18: Tool Set
20. H19: VCR
21. H20: Hard Disk

22. En la celda A1, escriba la fórmula siguiente:

=INDEX(H1:H20,G1,0)

Ejemplo del cuadro de lista

1. Para agregar un cuadro de lista en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la pestaña Programador y
enInsertar en el grupo Controles y luego haga clic en Cuadro de lista (control) en la
sección Controles de formulario.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 5
 Para agregar un cuadro combinado en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en
el botón Cuadro de lista en la barra de herramientas Formularios. Si la barra de herramientas
Formularios no está visible, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y luego haga clic
en Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior
izquierda del cuadro de lista y, a continuación, arrastre este hasta donde desea situar la esquina
inferior derecha. En este ejemplo, cree un cuadro de lista que abarque las celdas B2:E10.

3. En el grupo Controles , haga clic en Propiedades.

4. En la ventana Formato de objeto, escriba la información siguiente y luego haga clic en Aceptar.

1. Para especificar el intervalo de la lista, escriba H1:H20 en el cuadro Rango de entrada.

2. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en

la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

Nota: La fórmula ÍNDICE() utiliza el valor de G1 para devolver el elemento apropiado de

la lista.

3. En Tipo de selección, asegúrese de que está seleccionada la opción Única.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 6
 Nota: Las opciones Múltiple y Extender solo serán útiles cuando use un procedimiento de
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones con el fin de devolver los valores de la lista.
Observe igualmente que la casilla Sombreado 3D agrega una apariencia tridimensional al
cuadro de lista.

5. El cuadro de lista debería mostrar la lista de elementos. Para utilizar el cuadro de lista, haga
clic en cualquier celda para que el cuadro de lista no se seleccione. Si hace clic en un elemento
de la lista, la celda G1 se actualiza con un número que indica la posición del elemento
seleccionado en la lista. La fórmula INDEX de la celda A1 utiliza este número para mostrar el
nombre del elemento.

Ejemplo de cuadro combinado

1. Para agregar un cuadro combinado en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la
pestaña Programador, haga clic en Insertar y luego haga clic en Cuadro combinado en la
sección Controles de formulario.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 7
 Para agregar un cuadro combinado en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en
el botón Cuadro combinado en la barra de herramientas Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior
izquierda del cuadro combinado y, a continuación, arrastre este hasta donde desea situar la
esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree un cuadro combinado que abarque las celdas
B2:E10.

3. Haga clic con el botón derecho del mouse en el cuadro combinado y luego haga clic en Formato
de control.

4. Escriba la información siguiente y haga clic en Aceptar.

1. Para especificar el intervalo de la lista, escriba H1:H20 en el cuadro Rango de entrada.

2. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en

la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 8
 Nota: La fórmula ÍNDICE utiliza el valor de G1 para devolver el elemento apropiado de la
lista.

3. En el cuadro Líneas de unión verticales, escriba 10. Esta entrada determina cuántos
elementos se mostrarán antes de que sea necesario utilizar una barra de desplazamiento
para ver los demás elementos.

Nota: La casilla Sombreado 3-D es opcional. Agrega una apariencia tridimensional a la

lista desplegable o al cuadro combinado.

5. La lista desplegable o el cuadro combinado deberían mostrar la lista de elementos. Para utilizar
la lista desplegable o el cuadro combinado, haga clic en alguna celda para que el objeto no se
seleccione. Al hacer clic en un elemento de la lista desplegable o del cuadro combinado, la celda
G1 se actualiza con un número que indica la posición en la lista del elemento seleccionado. La
fórmula ÍNDICE de la celda A1 utiliza este número para mostrar el nombre del elemento.

Ejemplo de botón de número

1. Para agregar un botón de número en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la pestaña Programador,
haga clic en Insertar y luego en Botón de número en la sección Controles de formulario.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 9
 Para agregar un control de número en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic
en el botón Control de número en la barra de herramientas Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior
izquierda del botón de número y, a continuación, arrastre este hasta donde desea situar la
esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree un botón de número que abarque las celdas B2:
B3.

3. Haga clic con el botón derecho del mouse en el botón de número y luego haga clic en Formato
de control.

4. Escriba la información siguiente y haga clic en Aceptar.

1. En el cuadro Valor actual, escriba 1. Este valor inicializa el botón de número para que la
fórmula ÍNDICE señale al primer elemento de la lista.

2. En el cuadro Valor mínimo, escriba 1. Este valor restringe la parte superior del botón de
número al primer elemento de la lista.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 10
 3. En el cuadro Valor máximo, escriba 20. Esta cifra especifica el número máximo de
entradas de la lista.

4. En el cuadro Cambio incremental, escriba 1. Este valor controla cuánto incrementa el

botón de número el valor actual.

5. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en

la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

5. Haga clic en alguna celda para que el botón de número no se seleccione. Al hacer clic en el
control hacia arriba o hacia abajo en el botón de número, la celda G1 se actualiza con un número
que indica el valor actual del botón de número más o menos el cambio incremental del mismo.
Este número actualiza a continuación la fórmula INDEX en la celda A1 para mostrar el elemento
siguiente o anterior. El valor del botón de número no cambiará si el valor actual es 1 y hace clic
en el control hacia abajo o si el valor actual es 20 y hace clic en el control hacia arriba.

Ejemplo de barra de desplazamiento

1. Para agregar una barra de desplazamiento en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la
pestañaProgramador, haga clic en Insertar y luego en Barra de desplazamiento en la
sección Controles de formulario.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 11
 Para agregar una barra de desplazamiento en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga
clic en el botón Barra de desplazamiento en la barra de herramientas Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior
izquierda de la barra de desplazamiento y, a continuación, arrastre esta hasta donde desea situar
la esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree una barra de desplazamiento que abarque las
celdas B2:B6 a lo alto y tenga aproximadamente un tamaño de un cuarto del ancho de la columna.

3. Haga clic con el botón derecho del mouse en la barra de desplazamiento y luego haga clic en
Formato de control.

4. Escriba la información siguiente y haga clic en Aceptar.

1. En el cuadro Valor actual, escriba 1. Este valor inicializa la barra de desplazamiento para
que la fórmula ÍNDICE señale al primer elemento de la lista.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 12
 2. En el cuadro Valor mínimo, escriba 1. Este valor restringe la parte superior de la barra
de desplazamiento al primer elemento de la lista.

3. En el cuadro Valor máximo, escriba 20. Esta cifra especifica el número máximo de
entradas de la lista.

4. En el cuadro Cambio incremental, escriba 1. Este valor controla cuántos números

incrementa el control de la barra de desplazamiento el valor actual.

5. En el cuadro Cambio de página, escriba 5. Esta entrada controla cuánto se incrementará

el valor actual si hace clic dentro de la barra de desplazamiento en algún lado del cuadro
de desplazamiento).

6. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en

la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

Nota: La casilla Sombreado 3-D es opcional. Agrega una apariencia tridimensional a la

barra de desplazamiento.

5. Haga clic en alguna celda para que la barra de desplazamiento no se seleccione. Al hacer clic en
el control hacia arriba o hacia abajo en la barra de desplazamiento, la celda G1 se actualiza con
un número que indica el valor actual de la barra de desplazamiento más o menos el cambio
incremental de la misma. Este número se utiliza en la fórmula ÍNDICE de la celda A1 para mostrar
el elemento siguiente o anterior al actual. También puede arrastrar el cuadro de desplazamiento
para cambiar el valor o hacer clic en la barra de desplazamiento en algún lugar del cuadro de
desplazamiento para incrementar en 5 (el valor de Cambio de página). La barra de
desplazamiento no cambiará si el valor actual es 1 y hace clic en el control hacia abajo, o si el
valor actual es 20 y hace clic en el control hacia arriba.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 13
 EJERCICIOS PROPUESTOS

 Desarrollar el archivo plantilla N°4.xls

TAREA N°6

1. Elaborar una plantilla de una factura y desarrollar mediante controles de formulario y/o macros,
cálculos automáticos y bases de datos.

INGENIERÍA INDUSTRIAL 14